Bedriftsmidler. Bruk av Forskningsrådets systemer for søknadsbehandling i VRI-regionene

Transkript

1 Bedriftsmidler Bruk av Forskningsrådets systemer for søknadsbehandling i VRI-regionene

2 Bakgrunn Statsstøttereglene har ført til økt byråkratisering av tildelingen av midler til forprosjekter i VRI I dag brukes et papirbasert system som ikke er optimalt Regionene (fylkeskommunene) har ofte egne systemer de bruker til å styre sin aktivitet, men disse er ikke integrert med Forskningsrådets behov for saksbehandling og statistikk. Det fører til mye manuelt ekstraarbeid Vi ønsker å undersøke om bruk av våre systemer kan effektivisere prosessene og øke kvaliteten i saksbehandlingen Alternativet er å forbedre papirskjemaet og jobbe med prosessen på andre måter.

3 Utfordringer Dårlig fungerende skjema følger ikke intensjonen om enkelhet og oversikt. Svake rutiner for statistikk og arkivering Oppfordringer internt om elektronisk saksbehandling i alle Forskningsrådets programmer Reg.rep-ene er ukomfortable med sin rolle og oppgave Uklare tildelingskriterier

4 Kriterier for suksess Regionene skal Ha størst mulig fleksibilitet og selvstyre i virkemiddelbruken Gjøre mest mulig av saksbehandlingen Følge reglene Forskningsrådet må bevilge pengene Vi må ha en søknad som dokumenterer at prosjektet er i henhold til reglene Etablere rutiner som Gjør saksbehandlingen rask og korrekt Unngå dobbeltarbeid (i forhold til rapportering, søknadsvurdering)

5 Bruken av forprosjektmidler varierer i omfang og form De fleste av 15 regioner bruker forprosjektmidler som virkemiddel selv om omfanget varierer I 2011 ble det innvilget ca 144 søknader i regionene. I tillegg kommer de søknader som fikk avslag

6 VRI-regionen kvalifiserer søknaden Faktagrunnlag Er det samarbeid med et godkjent FoU-miljø? Forankring i bedriftens ledelse, dvs. en fra ledelsen av bedriften må oppgis som administrativt ansvarlig Finansiering og egenandeler(egeninnsats og/eller egenfinansiering) Er daglig leder eller styreleder kvinne? Er bedriften en SMB? Sikre habilitet av saksbehandler i regionen Regionale krav Ligger søker innenfor regionen? Er søknaden innenfor det regionale satsingsområdet? Andre regionale krav

7 Regionen gjør pkt 1 og 2, Forskningsrådet gjør pkt 3 1. Prosjektet må falle inn under reglene for statsstøtte 2. Prosjektet må være støtteverdig i forhold til følgende søknadskriterier: Prosjektkvalitet FoU-utfordring i bedriften Samarbeid med FoU-miljø Innovasjonsgrad eller innovasjonspotensial for bedriften i forlengelse av prosjektet Gjennomføringsevne Addisjonalitet 3. Sluttbehandle (bevilge/ikke bevilge) søknaden i systemet

8 TO-BE Søknadsbehandling med e-søknad (utkast) Bedrift Sender søknad Mottar avslag Klageprosess Prosjekt rcn.no min side Søknadsskjema og prosjektbesk VRIregion Link fra regional VRI-side Kvalifiserer søknad i e-vurdering Avslagsbrev Avtalebrev Reg rep Sluttbehandler søknad i e-vurdering Nei Initierer læringsprosess VRI-sekr Kjører mottak e-vurdering Søknad Innstilt søknad Bevilget søknad

9 Fordeler og ulemper ved å bruke elektronisk søknad Fordeler Ulemper Gjør bedrifter kjent med (mobiliseringseffekt) Tvinger Forskningsrådet og regionene til å formulere klare kriterier Entydig versjonshåndtering av dokumenter Entydig arbeidsflyt Automatisk arkivering Vi kan dokumentere saksbehandlingstid og effektivitet når vi blir utsatt for kritikk Koblinger til Forskningsrådets datavarehus, Brønnøysund, mv Automatisk statistikk på noen områder mulig redusert rapportering for regionene Innføring vil kreve ressurser til opplæring og oppsett av utlysninger og skjemaer Krever ressurser til brukerstøtte (betydelig mindre enn RFF) Vil kreve noe opplæring av kompetansemeglere Systemet er ikke integrert med andre regionale oppfølgingsverktøy Omfatter ikke andre virkemidler enn forprosjekter

10 Neste skritt Etter innspill fra regionene lages det et beslutningsunderlag med eventuell gjennomføringsplan for endelig beslutning i august. Piloter? Opplæringsbehov Maler sentrale eller regionale? Habilitet må ivaretas

11 Back-up

12 Notater fra diskusjonen av bedriftsmidler på felles avdelingsmøte RFI/REGKONT 10.5 Nytt suksesskriterium: brukervennlighet for bedriftene PL fra regionen gjør all saksbehandling OG søknadsbehandling, FR bare bevilger M&R: også styreleder underskriver bevilgningen Systemet med esøknad blir veldig paralellt til skattefunn Det er viktig hvem som innstiller ifht habilitet. Må tydeliggjøres, saksbehandler må være habil Kommentar: Det finnes retningslinjer for når man er habil som saksbehandler som utdyper de generelle habilitetsreglene som ligger offentlig tilgjengelig, kanskje finner du også noe interessant her: I:\Innovasjon\Felles ID\Søknadsbehandling Det må være åpning for eksperimenterende vm og for mobilitet. (Bør snakke med Siren om Agder) Opplæring for regrep og regionene viktig Regionen kan avvise, men ikke avslå søknader Flere fordeler felles arbeidsrom: alle kan trekkes inn i søknadsutformingen færre elektroniske spor på alle pcer, sikkerhetsfordel profesjonalitet Divisjon z10 (RFF) er ikke inne i datavarehuset Bruk av ekspert-ekspertisen i FR? Forprosjekt vs små fou-prosjekt PL i RFF har hatt store (?) problemer med å komme inn i FRs systemer (men noe skyldes brukere og noe deres pcer) Kvalitetskravene må være kjent

13 Alle virkemidler som skal bevilges av Forskningsrådet skal gjennom systemet Alle prosjektmidler som går til bedrifter Mobilitetsordninger der bedrifter får tilført ressurser. Studentoppgaver er ikke del av dette så lenge det ikke betales lønn til studenten. Hvis det betales lønn må det søkes om prosjektstøtte Fagekspertordningen (minst to års ansiennitet i FoU, 50% av lønn kan dekkes) må ha eget skjema.

14 Eksperimentell utvikling som er tilegnelse, kombinering, utforming og bruk av eksisterende vitenskapelig, teknologisk, forretningsmessig og annen relevant kunnskap og ferdigheter for å utarbeide planer, prosjekter eller tegninger til nye, endrede eller forbedrede produkter, prosesser eller tjenester. For eksperimentell utvikling kan det i VRI gis inntil 35 % støtte til SMBer og inntil 25 % støtte til større bedrifter. Støttesatsen kan økes til inntil 50 % støtte til SMBer og 40 % støtte til større bedrifter hvis følgende to vilkår er oppfylt: FoU-miljøet som det samarbeider med står for 10 % av prosjektkostnadene og FoU-miljø har rett til å offentliggjøre resultatene som de står bak Industriell forskning som er planlagt forskning eller kritisk undersøkelse med sikte på tilegnelse av ny kunnskap og ferdigheter for å utvikle nye produkter, prosesser eller tjenester eller som kan føre til betydelig forbedring av eksisterende produkter, prosesser eller tjenester. For industriell forskning kan det i VRI gis inntil 50 % støtte uavhengig av bedriftsstørrelse Tekniske forstudier som er støtte til kostnader ved tekniske forstudier i forkant av industriell forskningsvirksomhet og eksperimentell utvikling. Som tekniske forstudier regnes utgreiinger av mulige tekniske tilnærminger, hvilken teknologi som er tilgjengelig og vurderinger av tvilsmomenter i prosjektplanen. For tekniske forstudier kan det i VRI gis inntil 50 % støtte til SMB-er og 40 % støtte til store bedrifter

15 Utkast til Mal Innledning bakgrunn for prosjektet Prosjektmål hva skal prosjektet lede til? FoU-utfordring Skal det utvikles ny kunnskap/prosesser/ferdigheter for å utvikle nye produkter/tjenester? Skal det anvendes eksisterende kunnskap/teknologi for å utvikle nye produkter/prosesser/tjenester? Er prosjektet et forstudium før et større FoU-prosjekt, i så fall beskriv dette kort Vil FoU-partneren i prosjektet ha anledning til å offentliggjøre resultatene av prosjektet? Organisering/roller og gjennomføring av prosjektet Hva vil bedriften gjøre dersom det ikke gis støtte? Er styreleder eller daglig leder en kvinne?

16 TO-BE Søknadsbehandling med e-søknad (utkast) Bedrift Sender søknad Klageprosess Prosjekt rcn.no min side Søknadsskjema og prosjektbesk Avslag Avtalebrev Link fra regional VRI-side VRIsatsing «Ekspertvurdering» Avslagsbrev Kopi av avtalebrev Reg rep Sluttbehandler søknad i e-vurdering Nei Initierer læringsprosess VRI-sekr Kjører mottak e-vurdering Søknad Innstilt søknad Bevilget søknad