Tilleggsinnkalling til Bystyret

Transkript

1 FLORA KOMMUNE Tilleggsinnkalling til Bystyret Møtedato: Møtestad: Flora samfunnshus Møtetid: 17:00 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melde frå så snart råd er, tlf , eller til organisasjonogpersonal@flora.kommune.no, slik at varamedlem kan bli innkalla. Varamedlemar møter etter nærare innkalling. Alternative framlegg til vedtak i nokon av sakene kan du sende på e-post til framlegg@flora.kommune.no. Flora kommune Ola Teigen ordførar Arne Schei sekretær

2 Saknr. Tittel Sakliste 028/16 Prosjekplan retaksering eigedomsskatt /16 BOTNANESET INDUSTRISELSKAP AS - BRUK AV FORKJØPSRETT VED SAL AV AKSJER NB! Saka er unnateke offentlegheit jf. offentleglova ledd og vert utdelt i møtet.

3 FLORA KOMMUNE Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 028/16 Bystyret PS Sakshandsamar Arkiv ArkivsakID Rune Osa 16/701 Prosjekplan retaksering eigedomsskatt 2016 Framlegg til vedtak: Som takstnemnd II vert oppnemnd: Agnar Strømsnes, Nelly Nekkøy og Åge Larsen Takstnemnd III: Rolf Endestad, Torfinn Søvik og Brynjar Svardal Vedlagde prosjektplan vert teken til vitande. Rådmannen får fullmakt til å supplere takstnemnd etter behov. Revidert budsjett for eigedomsprosjektet vert å ta opp i forbindelse med revidert budsjett. Terje Heggheim Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har difor ingen signatur.

4 FLORA KOMMUNE Saksopplysingar: Kva saka gjeld: Retaksering av eigedomsskatt Flora kommune. Innleiing: Flora bystyre har i sak nr av vedteke at det skal føretakast ny fullstendig retaksering av eigedomsmassen i kommunen. I bystyrets vedtak heiter det: "Etter 8A-3 i eigedomsskattelova kan det vere allmenn taksering i kommunen kvart tiande år. Det betyr at Flora kommune kan gjennomføre ny allmenn taksering. Sjølve arbeidet med allmenn taksering vert å gjennomføre i 2016, med verknad for skatteåret 2017". Bystyret har i forbindelse med konstitueringa utnemnd ei skattenemnd. Ein ser det som umuleg at denne nemnda kan rekke over alle eigedommane i det tidsaspektet ein har til rådvelde. Det vil difor vere behov for å utnevne fleire nemnder slik det vart gjort ved føre taksering i Slik ein ser det vil det i det minste vere behov for 2 nemnder til. I den forbindelse har ein vore i kontakt med fleire personar som har sagt seg villige til å bidra i dette arbeidet. Dette er personar som nyleg er pensjonerte og har tid og høve til å gjere ein innsats. Ein vil med dette få utført arbeidet på ein svært og og effektiv måte. Dersom det skulle vere behov for det ber rådmannen om at han får fullmakt til å supplere takstnemndene. Økonomiske konsekvensar: Jfr. førebels budsjett som er satt opp i prosjektplanen som fylgjer som vedlegg. I fylgje førebels budsjett kan det sjå ut for at avsette budsjettmidlar ikkje vil strekke til. Usikkert stipulat er pr i dag på kr , og er kr over budsjetterte midler. Dette må då takast opp i samband med revidert budsjett. Miljømessige konsekvensar: Vedlegg: Prosjektplan. Aktuelle lover, forskrifter, avtalar mm: 32T Prosjektplan Flora

5 FLORA KOMMUNE

6 Retaksering Eigedomsskatt i Flora kommune Prosjektplan

7 1. Innledning Flora bystyre har i forbindelse med budsjettvedtak, sak 111 av vedteke å føreta retaksering av eigedomsskatten i 2016 gjeldande frå Mål for arbeidet Gjennomføre ny taksering av alle eigedomar innan 01.november 2016, slik at takstane på eigedommane skal bli tilnærma markedsverdi i kommunen og få registrert desse over i komtek. 3. Organisering Kemnerkontoret er kommunens eiendomsskattekontor. Rådmannen har utnemnd Rune Osa som prosjektleiar. Det må utnemnast prosjektmedarbeider som rapporterer administrativt og faglig til prosjektleder. Disse 2 personer utgjør arbeidsgruppen. Prosjektleiar bør ha fylgjande fullmakter: Kjøpe dei nødvendige dataprogrammer Kjøpe anna utstyr Engasjere takstpersonell som kan komme med sjablongsatser slik at eigdedomane får takst nærast lik markedsverdi. (evt. konsulentar som kan komme med takstforslag) Engasjere evt. personell til oppmåling og besiktigelse Andre kostnader relatert til prosjektet Det ansettes en prosjektmedarbeider i full stilling frå mars 2016 til klagebehandlingen er ferdig, anslått til Prosjektleiar skal ha den daglege oppfylgjinga og kvalitetssikring av arbeidet. 4. Framdrift Det skal utarbeidast fylgjande dokumenter: a) Prosjektplan innen utgangen av februar 2016 b) Takseringsregler vår 2016 Prosjektet deles inn følgende hovedfaser: 1. Taksering av verk og bruk, næringsbygg innen , (eksterne takstmenn) 2. Oppdatering/kvalitetssikring av Matrikkelen ferdig innen Taksering av fritidsboliger innen Taksering av bustadar innen Etterbehandling (klagebehandling) ferdig innen Prosjektplan og informasjonsplan vil være interne dokumenter som vil være viktige i arbeidet, men som vil være historiske når arbeidet er ferdig. Informasjon vil være særdeles viktig for et vellykket prosjekt. Takseringsreglane vil være offentlege frå det tidspunkt dei er ferdige og vil være eit aktivt dokument i minst 10 år til neste omtaksering. Takseringsreglane vert utarbeide parallelt med oppdatering av matrikkelen. Takseringsreglane skal vedtakast av sakkyndig nemnd.

8 5. Opplæring av takstnemndene KS tilbyr kurs og opplæring av takstnemndene. Dette kan utførast i slutten av mars og i samarbeid med Førde kommune som også har behov for oppdatering av nye takstfolk. 6. Informasjonsplan Informasjon og opplæring vil delvis overlappe kvarandre. Informasjon vil være eit kritisk element i gjennomføringa. Det skal gjevast informasjon både internt og eksternt. God og ikkje minst forståelig informasjon vil medføre mindre klager basert på misforståelser eller mangel på kunnskap. Det vil også hjelpe dei som har grunn til å klage slik at dei er i stand til å fremje ei klage. God informasjon vil også betale seg i form av meir arbeidsro undervegs. 6.1.Konkret informasjon Det vert oppretta eit eige område på kommunen si heimmeside der informasjon vert lagt ut fortløpande. Mars kort generell informasjon om eiendomsskatteprosjektet på kommunen si heimmeside April brev til eigarar av verk og bruk, samt næringseigedomar om at kommunen har engasjert eit takstfirma som vil gjennomføre taksering. April/Mai brev til alle innbyggjarar og utenbygds eigarar av bustadar om at eigendomsskattetaksering vert gjennomført. Mai - brev til eigarar av fritidsbustadar med opplysningar om matrikkeldata for bustaden som eigar bør kontrollere, og informasjon om at kommunen skal taksere alle fritidsbustadar. Juni-November takksering av bustadar, og registrering i Komtek. Mars 2017 skatteseddel sendes ut med informasjon om eiendomsskattens beregning og klagemulighet. Dette skal også kunngjøres i media. 7. Programvare og utstyr Kommunen har programvare for handsaming av eiendomsskatt. (må sjekke nærare om kva system som finst med tanke på bl.a. ipad bruk ved synfaring etc.) 8. Taksering av verk og bruk og næringseigedomar Innkjøpsansvarleg utarbeider anbudsdokument for engasjement av takstfirma som skal utarbeide takstforslag for verk og bruk. Ferdig innen 1. april 8.1.Synfaring og takstforslag Ferdig innen 1. september. 9. Oppdatering av matrikkelen for fritidsbustadar 9.1.Gjennomgang og analyse av matrikkelen for fritidsbustadar Kvaliteten på hele prosjektet vil avhenge av at det er gjort eit godt arbeid med oppdatering av matrikkelen. Det må derfor settast inn nødvendige ressurser til dette arbeid. Prosjektmedarbeider skal i løpet av mars/april gjennomgå og analysere matrikkelen, dette arbeid skal skje i nært samarbeid med plan og samfunn. Denne gjennomgangen skal avgjere kva arbeid som må utførast for å oppdatere matrikkelen. Avgjer om oppdatering av matrikkelen for fritidsbustadar skal takast innan utgangen av april. Ferdig innen 30. april

9 9.2.Oppdatering av matrikkelen for fritidsbustadar Oppmåling av fritidsbustadar for oppdatering av matrikkelen vert føreteke av prosjektmedarbeidar eventuelt i samarbeid med kjentmann. Resultatet av pkt vil avgjere kor mykje arbeid det vil kreve for å oppdatere matrikkelen. Det må derfor setjast inn personell for å klare å oppdatere matrikkelen innen utgangen av juni. Oppmåling av tomtar er ikkje ein del av eigedomsskattearbeidet og er ikkje ein del av dette prosjekt. Ferdig innen Kvalitetssikring av matrikkelopplysningar for fritidsbustadar I august kvalitetssikrar ein opplysningar om eigedommane ved at data vert sendt til eigarane som får høve til å komme med innspell dersom dei meinar at grunnlagsdata er feil. Alle tilbakemeldingar skal fylgjast opp. Det kan då verte nødvendig med ny synfaring på enkelte eigedommar. Matrikkeldata for fritidsbustadar skal også gjennomgåast med "teknisk etat/andre personer" som er godt kjent i kommunen spesielt med det for auge å sikre at alle fritidsbustadar er komt med i matrikkelen. Matrikkelen vert oppdatert i samråd med "teknisk etat". Ferdig innen Utarbeiding av takseringsretningslinjer Takstnemnda fastset takseringsreglane. Ved behov får rådmannen fullmakt til å supplere takstnemnda. Ved utarbeiding av takseringsregler må vi bruke profesjonelle takstfolk evt. meglarar i kommunen. Dette for at vi skal få eit godt resultat med omsyn til sjablong takstar som vil gi tilnærma markedspris på eigedommane. Arbeidet startar med eit møte i sakkyndig nemnd (mars/april) der prosjektleiar/prosjektmedarbeider informerer om det arbeidet som skal utførast og dei problemstillingar som det må takast stilling til før takseringsretningslinjer kan vedtakast. Prosjektleiar/prosjektmedarbeidar legg fram eit forslag til takseringsretningslinjer. Sakkyndig nemnd må ha fleire møter før takseringsretningslinjene kan endelig vedtakast. Takseringsretningslinjene er ikkje offentlege før dei er endeleg vedtekne. Retningslinjene for taksering skal godkjennast av formannskapet/bystyret jfr bystyresak 154/06. Ferdig innen Taksering av fritidsbustadar Alle takstvedtak vert å rekne som førebelse inntil sakkyndig nemnd har gått gjennom alle takstforslag. Sakkyndig nemnd evaluerer fortløpande dei prinsipp, takstnivået og takstforskjeller. Dette for å revurdere om valgte sjablongar og prinsipp for enkelttakseringar er rette. Sakkyndig nemnd kan så justere endring av rammene for takseringa, for deretter å gjere endeleg takstvedtak. 12. Klagehandsaming Kommunene vil motta klager etter at takstane er lagt ut. Det vil være et mål å kvalitetssikre arbeidet slik at det kjem inn minimalt med klager. Det vil være klager av forskjellig art. Konkrete klager basert på antatt feil i grunnlagsdata i matrikkelen. Feil i matrikkelen medfører feil takst. Det er viktig å sørge for god informasjon om eiendomsskatt for å redusere antall klager. Det kan også komme klager som er av politisk art. For å redusere feil vil informasjon være viktig, jfr.pkt om informasjon.

10 Mindre og opplagte feil om bygning kan rettast av eigedomsskattekontoret. Klager av politisk art vert avviste av eigedomsskattekontoret. Sakkyndig nemnd handsamar alle andre klager. Frist innen Klager som ikkje får medhald i sakkyndig nemnd skal handsamast i klagenemnda. Frist innen Budsjett Eit budsjett for retakseringa av eiendomsskatt vil nødvendigvis være basert på mange usikre postar og må justerast undervegs. Første versjon er lagt medio mars Prosjektmedarbeider /prosjektleder Kjøp av takseringstjenester verk og bruk/næringseigedommar Programvare med tilrettelegging og installasjon/nettbrett/ Anna materiell og utstyr til takstnemndene Opplæring Informasjon Godtgjørelse nemndene Transport utgifter Reserve, uforutsett Kommunikasjon Åpen og offensiv kommunikasjon Alle som ønsker det, får innsyn i takseringsgrunnlaget for sin eigedom både når det gjeld metode for taksering, faktagrunnlag, sjablongar og vurderingar. Dette vil bidra til at både at eigedomsskattekontoret får færre henvendelsar og at det vert fremma reelle klager. Informasjonen skal ha som mål å skape brei forståing for retakseringa av eigendomsskatten. Henvendelsar om faktafeil skal være skriftlege frå eigar. Henvendelsar om å delta ved synfaring kan være muntlege. Andre klager skal være skriftlege. Eigedomsskattekontoret skal informere om metode ved taksering i forbindelse med utsending av brev om takst og skatt Krav til kunnskap Alle som skal kommunisere med publikum skal samordne seg slik at dei kan informere om:

11 Lovgrunnlag og viktige element i lovgrunnlaget Politiske rammer for arbeidet Rammer som sakkyndig nemnd trekker opp, herunder o Takseringsmetode o Gruppering av eigedommar o Metode for arealberegning o Sjablonger som skal nyttast Eiendomsskattekontoret skal sørge for at alle som skal kommunisere med bygningseigarane har kunnskap om taksering som spesifisert ovenfor Kommunikasjonsadferd Prosjektet vil sikkert få mange typer henvendelsar. Viktige rammer for adferden er: Skille klart mellom takseringsfaglege henvendelsar og politiske henvendelsar. Henvis politiske henvendelsar til politisk leiing. Dei som besiktiger svarar på konkrete takseringsspørsmål. For øvrige henvendelsar vises det til punkt kontaktinformasjon i utsendt informasjonsskriv. Vær vennlig, presis, imøtekommande og fast. Henvendelsar som avviker frå vanlig høflighet, vert henvist til rådmannen. Muntlige henvendelsar kan ein svare på muntleg. Skriftlege henvendelsar vert besvart skriftleg. Gje ikkje svar på spørsmål du ikkje har kunnskap om eller på vegne av andre. Ta med henvendelsen til rett mottakar i kommunen slik at den kan handterast derifrå Handtering av uforutsette hendingar Prosjektet vil oppleve uforutsette hendingar. Handteringa av slike hendingar kan ikkje planleggast, men ein kan trekke opp rammer for handteringa med sikte på å samordne handteringa og å sikre at handteringa skjer på rett nivå i kommunen (prosjektleiing, administrativ leiing, politisk leiing). Den som registrerer uforutsette hendingar, melder frå slik at prosjektleiing, rådmann og leiar i den sakkyndige nemnda får informasjon om hendinga. 15. Kvalitetssikring Dokumentasjon av verksomheita er viktig. Det gjelder både dokumentasjon av grunnlag for takseringen og dokumentasjon av saksbehandlinga knytta til takseringa. Alle medverkande må kjenne til dei rammer og retningslinjer for takseringa som er gjeve av sakkyndig nemnd. Jevnlege møter mellom alle som er rørt av takseringsarbeidet vil bidra til at avvik frå metode og rammer vert handterte. Det må leggast stor innsats i å oppnå likehandsaming ved vurderingane knytta til taksering. Dette gjeld spesielt dei som er ute og synfarer og medlemmane i sakkyndig nemnd og klagenemnd. 16. Evaluering/sluttrapport Etter at arbeidet er ferdig utarbeider prosjektmedarbeider en evaluering med samme punkter som denne prosjektplan. Det skal og lagast ein oversikt over antall takstar, klager av forskjellig typer og handsaming av klager. Rune Osa

12