KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FROGNER KIRKE ORGELREHABILITERING MED TILLEGGSELEMENTER

Transkript

1 1 KONKURRANSEGRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FROGNER KIRKE ORGELREHABILITERING MED TILLEGGSELEMENTER

2 2 KONKURRANSEGRUNNLAG OPPDRAGET OPPDRAGSGIVER... 3 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON: ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG FREMDRIFTPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN - TENTATIV KONTRAKT Kontraktsperiode/fremdrift Kontraktsbestemmelser KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN PROSEDYRE TILBUDSFRIST INNLEVERING AV TILBUD ØNSKET PRESENTASJONSFORM VEDSTÅELSESFRIST DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD OG MINSTEKRAV TILBUDSBEFARING/TILBUDSKONFERANSE OPPLYSNINGSPLIKT TAUSHETSPLIKT OFFENTLIGHET LEVERANDØRENS TIDLIGERE OPPDRAG FOR OPPDRAGSGIVER FORBEHOLD FEIL I KONKURRANSEGRUNNLAGET KRAV TIL LEVERANDØREN GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV ANDRE KVALIFIKASJONSKRAV Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner KRAV TIL TILBUDET REGISTRERING OG ÅPNING AV TILBUD TILDELINGSKRITERIENE TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KLAGEADGANG VEDLEGG... 12

3 3 1. OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr Dem herved til å inngi tilbud på entreprisen rehabilitering av orgelet i Frogner kirke i Oslo. Oppstart av kontraktsarbeidet skjer umiddelbart etter kontraktsinngåelse, anslått til februar Entreprisen organiseres som en totalentreprise. Kirkelig fellesråds oppgaver Kirkelig fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesser i forhold til kommunen. Kirkelig fellesråd er ansvarlig for: Bygging, drift og vedlikehold av kirker, samt anlegg, drift og forvaltning av kirkegårder. I Oslo er kirkegårdsforvaltingen etter avtale ivaretatt av Oslo kommune v/gravferdsetaten. Kirkelig fellesråd forvalter inntekter og formue knyttet til kirke og kirkefond, midler som utredes av kommunen eller staten og midler menighetsråd stiller til fellesrådets disposisjon for å løse oppgaver i soknene. Regler om budsjettordning, regnskapsføring og revisjon gis av departementet. Kirkelig fellesråd utfører for øvrig de oppgaver som det til enhver tid er pålagt av Kongen eller departementet, eller som etter avtale blir overlatt det av det enkelte menighetsråd. Mer informasjon om Oppdragsgiver finner du på denne siden: Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Nekom AS v/otto Berg E-post adresse: otto.berg@nekom.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt med andre enn oppdragsgivers kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Det er planlagt et orgel med 55 stemmer fordelt på 3 manualer og pedal. Nåværende orgel inneholder 53 stemmer, hvorav 35 stemmer, samt lader og belger er fra et orgel som den norske orgelbygger August Nilsen bygget til Oslo domkirke i 1880-årene. Størst mulig grad av pipematerialet, samt orgeldeler fra dette orgelet skal inngå i det nye orgelet og legge premisser for en klanglig/estetisk helhet. Det fyldige grunntonefundamentet som dagens orgel har; særlig hovedverk og pedal, skal bevares. Nåværende verkoppstilling ønskes i hovedsak videreført, men orgelet skal ha nytt frittstående spillebord med elektrisk traktur og registratur med setzerkombinasjoner. Det står for øvrig leverandør fritt til å foreslå ny disposisjon og tekniske løsninger inspirert av August Nilsens opprinnelige orgel.

4 4 Orgelhus/fasade er av svak håndverksmessig og materiell kvalitet. Som opsjon ønskes derfor forslag og pristilbud på nytt orgelhus/fasade tilpasset kirkens interiør. er den formelle og aktuelle oppdragsgiver for prosjektet. Arbeidene skal utføres i henhold til kravspesifikasjon vedlegg 3. Generelt. Oppdragsgiver er v/ prosjektleder Ole Spydevold. Oppstart av kontraktsarbeidet er planlagt til februar Estimert total kontraktsverdi, inkl. opsjon på ny orgelfasade er inntil NOK 8,5 mill. ekskl. mva. Det forutsettes at arbeidene utføres skånsomt og forsvarlig og at særlig varsomhet utvises i forhold til ansatte og brukere av kirken Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen - tentativ Planlagt uke Aktivitet Uke 39 Kunngjøring av konkurransen Onsdag , kl Tilbudsbefaring Mandag , kl Tilbudsfrist Mandag , kl Tilbudsåpning Uke 51-52/2014 Leverandørkvalifsering/Tilbudsevaluering Uke 3/2015 Forhandlinger Uke 4/2015 Sluttevaluering/Valg av tilbud Uke 4/2015 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 5/2015 Karensperiode på 8 dager Uke 6/2015 Kontraktsinngåelse Uke 7/2015 Oppstart av kontrakt 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode/fremdrift Det forventes at kontrakt inngås i løpet av februar 2015, og oppdragsgiver forventer oppstart av kontraktsarbeidet umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Fremdrift i henhold til tilbud og avtale Kontraktsbestemmelser Entreprisen organiseres som en totalentreprise. Avtaleforholdet vil bli regulert av følgende kontraktsbestemmelser; Henvisning til NS 3431, Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser, 2. utgave av september 1994, med de endringer og suppleringer som er fastsatt i vedlagte kontraktsdokument. Oppdragsgiver ønsker fastpris på entreprisen uten regulering av kontraktssummen. Betaling skal skje pr. 30 dager fra mottatt korrekt faktura.

5 5 Betalingsbetingelser: 30 % ved kontraktsinngåelse. 20 % ved oppstart av arbeidet på verkstedet. 40 % når orglet er levert til kirken Restbeløpet når orglet er intonert, og godkjent av domorganisten i Oslo. Bankgaranti: Det stilles bankgaranti for de to første innbetalingene unntatt merverdiavgiftsbeløpet. Garantien heves når orgeldelene er levert kirken ved at returnerer garantidokumentene. For ytterligere opplysninger om kontraktsvilkår, se vedlegg Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Se også vedlagte kontraktsdokument om disse forhold Forbehold Leverandørene må være oppmerksomme på at endringer i økonomiske og/eller politiske rammebetingelser kan medføre at oppdraget økes/reduseres. Oppdragsgiver tar derfor forbehold mot endringer i økonomiske og/eller politiske rammebetingelser Antikontraktørklausul Det er i kontrakten stilt krav om at arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-11 (4) 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin og TED. Det understrekes at dette er en TED kunngjøring av en anskaffelse som følger forskriftens del II i og med at kontraktsverdien er under eøs-terskelverdiene. Dette er gjort for å nå et bredere marked. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Frogner kirke - orgel, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson, se pkt. 1.1 Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen.

6 6 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer eller endringer kunngjøres i doffin. 2. REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Frogner kirke - orgel". Tilbudet skal være på skandinavisk språk eller engelsk og leveres i ett eksemplar. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på CD-rom/minnepinne. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med utarbeidelse og innlevering av tilbud, må dekkes av tilbyder. Vi gjør oppmerksom på at tilbudet ikke kan leveres på e-post. Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Besøksadresse: Akersbakken 32 Akersbakken Oslo 0172 Oslo

7 7 Ved personlig levering skjer dette i ekspedisjonen i Akersbakken 32. Det gis kvittering for mottatt tilbud. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 5 punkt Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. 6 punkt Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 7 punkt Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 1/5 9 Sladdet utgave av tilbudet, jfr. pkt Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til , kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudsbefaring på prosjektet onsdag 15. oktober 2014, kl med oppmøte utenfor hovedinngangen til Frogner kirke i Oslo, Bygdøy allé 36. Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med deltakelse på tilbudsbefaring, må dekkes av tilbyder. Før innlevering av tilbud skal tilbyder ha gjort seg kjent på stedet, og medtatt i prisene alle forhold som kan påvirke tilbudet.

8 8 Referat fra tilbudsbefaringen legges ut på doffin, og må lastes ned av leverandørene. Referatet blir en del av konkurransegrunnlaget. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen.

9 9 3. KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. Oppdragsgiver skal bare forholde seg til én leverandør, og leverandøren har samme ansvar for sine underleverandører/samarbeidspartneres ytelser som for egne ytelser Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon De leverandører som ikke oppfyller de angitte kvalifikasjonskrav og som ikke leverer obligatorisk dokumentasjon innen tidsfristen risikerer å bli avvist. Det skal gis en selvstendig redegjørelse i forhold til kvalifikasjonskravene. Det er ikke tilstrekkelig å henvise til nettsteder eller annen dokumentasjon som ikke er vedlagt tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg imidlertid retten til å gi tilleggsfrist, men leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest (skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder. Merverdiavgiftsattest (attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg 5) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og signert HMS-egenerklæring Dersom én eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte-/merverdiavgiftsattest eller annen offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen.

10 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest med foretaksnummer Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusiv noter, styrets god økonomisk årsberetning og revisjonsberetning, samt nyere kapasitet til å opplysninger som har relevans for foretakets gjennomføre regnskapstall. oppdraget/kontrakten Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å innhente kredittvurdering av leverandørene Forsikringsbevis for ansvarsforsikring Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, skal han bekrefte sin økonomiske og finansielle stilling på annen måte Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne, herunder tilfredsstillende kapasitet til å gjennomføre oppdraget Meget god faglig kompetanse hos leverandøren generelt og hos de personer som skal være ansvarlig for utførelsen av kontraktsarbeidene Det kreves at leverandøren som firma har god erfaring fra gjennomføring av tilsvarende arbeider, herunder arbeid med restaurering av kirkeorgler innenfor det aktuelle stilområdet. Beskrivelse av leverandørens totale bemanning og organisasjonskart Bemanning for dette oppdraget med navn, CV og liste over relevante referanseprosjekter for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Referanseprosjekter på tilsvarende arbeider for nøkkelpersoner. Oversikt over de viktigste relevante leveransene de siste 5 år, herunder opplysninger om type prosjekt, prosjektets verdi, tidspunkt, mottaker (navn, telefon og e-post) og entrepriseform

11 11 Krav Det kreves at leverandøren har et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem Dokumentasjonskrav Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem, samt innholdsfortegnelse Det gjøres oppmerksom på at kvalifikasjonskravene som stilles her gjelder firmaet som helhet, og om leverandøren anses egnet til å levere ytelsen. Kvalitetsvurderingen ved tildelingen (punkt 4.2) gjelder kvalitet på leveransen og oppgaveforståelse av oppdrag og avgjør hvilket av tilbudene som anses best. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted mandag , kl Leverandørene får ikke være til stede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Tilbudsbrev og komplett utfylt tilbudssammendrag. Kvalitet (herunder musikalske og tekniske kvaliteter på tilbudt instrument, materialvalg og tekniske løsninger og stilistisk profil) og oppgaveforståelse Frogner kirke er listeført av Riksantikvaren, og evt. ny orgelfasade krever derfor godkjennelse både av Oslo biskop og av Riksantikvaren. 40 % Oppdragsgiver oppfordrer tilbyderne til å vise kvalitet og oppgaveforståelse for oppdragets utfordringer gjennom en redegjørelse for hvordan den aktuelle tilbyder ser for seg å utføre kontraktsarbeidet basert på elementene angitt i kriteriet. Leverandørens restaureringsforslag. Beskrivelse. Garanti/service. Beskrivelse. Oppdragsgiver vil vektlegge den oppgaveforståelse som tilbyderne demonstrerer i tilbudet. Oppstarts- og ferdigstillelsesfrist 10 % Leverandøren skal i tilbudet angi tidspunkt for oppstart og ferdigstillelse av kontraktsarbeidet

12 12 Pris: Alle punkter i tilbudssammendraget må fylles ut. Ved evalueringen av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt poeng fra Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil bli gitt poeng 10, mens det blir gitt en poengsum som gjenspeiler forskjellene i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengsummen multipliseres med den angitte vekten og summeres. Oppdragsgiver understreker viktigheten av at tilbyder presiserer og vektlegger tildelingskriteriene ved utarbeidelsen av tilbudet. Vi anbefaler at tjenesteyter gir en fyllestgjørende redegjørelse i tilbudsbrevet med fokus på ovennevnte tildelingskriterier. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Tilbudssammendrag Kontraktsbestemmelser Kravspesifikasjon/ytelsesbeskrivelse Forpliktelseserklæring HMS-egenerklæring Oslo, den *** Med vennlig hilsen for Torbjørn Borgen (sign.)