FORESPØRSEL OM INFORMASJON (RFI) regnskapsløsning for idrettslag

Transkript

1 FORESPØRSEL OM INFORMASJON (RFI) regnskapsløsning for idrettslag Versjon 0.1 / 8. januar 2014

2 Endrings- og godkjennelseslogg Distribusjonsnivå Nivå Ingen begrensning/åpent Kun for forespurte leverandører Kun i henhold til distribusjonsliste Distribusjonsliste Navn Anita Pelsholen Gry Torp Kjetil Bakke Lars-Erik Olsen Thomas B. Dalen Stine Schultz Heireng IT-Utvalget Prosjektdeltagere Ja / Nei Ja Nei Nei Rolle Prosjekteier, Økonomisjef NIF Leder IKT-forvaltning Leder, NIF-IT Leder, NIF-IT system Leder, NIF-IT drift Controller, NIF Økonomi Endringslogg Kjetil Bakke 0.1 Etablert dokumentet Kjetil Bakke 1.0 Revidert etter innspill Godkjennelseslogg Navn Versjon godkjent Rolle Dato Kjetil Bakke 1.0 Leder NIF-IT Innhold 1 Generell informasjon og bakgrunn for forespørsel Forespørsel om informasjon (RFI) Rammebetingelser Prosess og tidsplan Svar på forespørsel Løsning (bør inneholde min. disse elementene) Firmainformasjon Kommersielle forhold... 8 Side 2

3 1 Generell informasjon og bakgrunn for forespørsel Norges idrettsforbund og Olympiske og paralympiske komité (heretter NIF) er det øverste organ i Norges største folkebevegelse. NIF består av 54 særforbund, 19 idrettskretser, 366 idrettsråd, og har samlet ca. 2, 2 millioner medlemskap fordelt på i underkant av idrettslag. NIFs visjon er "idrettsglede for alle", og har som formål: «arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov. Organisasjonen skal være en positiv verdiskaper for individ og samfunn og dermed styrke sin posisjon som folkebevegelse og drivkraft i samfunnet. Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.» NIF har hovedkontor i Idrettens hus på Ullevål Stadion, og er en desentralisert organisasjon med representasjon i alle landets fylker. For ytterligere informasjon om NIF og norsk idrett vises det til Idrettens IKT-strategi sier at idretten skal ha et felles nasjonalt medlems- og organisasjonsregister. Gjennom en egen forskrift pålegges alle idrettslag å føre elektronisk medlemsliste og oppdatere det nasjonale medlems- og Side 3

4 organisasjonsregisteret med medlemsopplysninger. Bl.a. skal betaling av medlemskontingent registreres som en selvstendig identifiserbar og sporbar betalingstransaksjon med betalingsdato og beløp, og oppdateres mot det sentrale registeret. Idrettens egen løsning for medlemsadministrasjon, KlubbAdmin, er utviklet for å ivareta de krav forskriften stiller og er en enkel, sikker, nettbasert løsning som skal tilby det rimeligste alternativet for online betaling i markedet. KlubbAdmin er kostnadsfri for idrettens klubber. KlubbAdmin dekker i gjeldende versjon området medlemsadministrasjon. Dette inkluderer innkreving av betalinger, primært via en egen online betalingsløsning og innholder en struktur med oversikt over utsendte, forfalte, purrede, betalte og krediterte betalingskrav. Videre er det lagt til rette for å registrere/gruppere betalingskravene mot inntektskonti. En evt. overføring til regnskap er manuell i form av predefinerte bilagsrapporter eller eksport til regneark. For å kunne gi idrettslagene et enhetlig og godt tilbud er det ønskelig å inngå samarbeide med en til to kommersielle aktører som kan tilrettelegge og integrere en enkel, sikker og nettbasert regnskapsløsning. Side 4

5 2 Forespørsel om informasjon (RFI) NIF-IT har i dag rollen som den sentrale IT-leverandøren for idretten, organisert i 3 enheter; utvikling, drift og support. Løsningsportefølje og leverandøravtaler er ivaretatt av en egen enhet. NIF ønsker med denne forespørselen å få en oversikt over løsningsplattformer som finnes i markedet, hvorledes disse løsningsplattformene potensielt kan dekke organisasjonens behov, og få oversikt over kostnader ved bruk. NIF er ikke underlagt lov om offentlige anskaffelser, men vil for ikke å diskriminere leverandører videreformidle spørsmål av vesentlig betydning til alle som melder sin interesse for denne forespørsel. Side 5

6 3 Rammebetingelser NIF-IT tilbyr i dag en standard mulighet for integrasjon mot idrettens sentrale database via web-servicer. Leverandøren må selv bære kostnader ifm. tilpassning og integrasjon av sin løsning. NIF vil bistå med å promotere valgt løsning ovenfor idrettslagene, og legge til rette for relevant informasjonsspredning. Det er ønskelig at løsning/programmet, samt selve bokføringen, er enkelt og intuitivt å ta i bruk og at det er ikke er for omfattende. Følgende punkter anses som viktige; Mulighet for mva-behandling og rapportering Reskontromulighet (både kunde og leverandør) Enkel fakturamulighet til tredjepart (ikke medlemmer som ivaretas gjennom KlubbAdmin) Mulighet for ulike rapportpakker Norsk standard kontoplan Mulighet for føring på avdeling/prosjekt Mulighet for å scannne/sende inn bilag Side 6

7 4 Prosess og tidsplan Tidsplanen og prosess er planlagt som følger; 17. januar Utlysning av forespørselen 30. januar Informasjonsmøte/gjennomgang av KlubbAdmin Idrettens Hus, Sognsveien 73, Ullevål Stadion kl februar kl 12 Frist for spørsmål 27. februar kl 12 Frist for levering av besvarelse, men vi mottar gjerne informasjonen før dette tidspunkt Uke Ev. demo av løsninger, dersom NIF finner det formålstjenlig/ nødvendig. Primo mars 2014 Et begrenset utvalg av leverandører vil motta forespørsel om å levere bindende tilbud på løsning 14 dagers leveringsfrist April 2014 Valg av leverandør. Vi ønsker primært svar i form av et Word dokument, svaret bes sendt på e-post. NIF forbeholder seg retten til å forkaste samtlige besvarelser og/eller avlyse prosessen på ethvert tidspunkt. Side 7

8 5 Svar på forespørsel Leverandører bes i sin besvarelse å følge oppsett tilsvarende de 3 etterfølgende punktene, løsning, firmainformasjon, kommersielle forhold. Eventuelle spørsmål i forbindelse med denne forespørsel, samt besvarelse av forespørselen, skal sendes på e-post til leder NIF-IT Kjetil A. Bakke, kjetil.bakke@idrettsforbundet.no 5.1 Løsning (må inneholde min. disse elementene) Beskrivelse av standarfunksjonalitet Overordnet løsningsskisse (eventuelt med alternativer) Administrasjon og revisjon Utvidelsesmuligheter Annet 5.2 Firmainformasjon I vurderingen av leverandørene vil NIF i tillegg til funksjonelle og tekniske perspektiver også vurdere; nøkkelinformasjon om firmaet (antall ansatte, omsetning, etc.) selskapets økonomiske situasjon, soliditet og langsiktighet partnere og underleverandører som kan være aktuelle metodikk og kompetanse for leveranse referanser NIF vil kun ta ev. kontakt med referanser etter forutgående avtale med leverandøren fleksibilitet ift. leveransemodell for løsningen 5.3 Kommersielle forhold NIF har som en frivillig organisasjon spesielle betingelser fra flere leverandører. Leverandører bes opplyst om mulig spesialprising. For å kunne gjennomføre en grundig vurdering bes det estimert; Prismodell Opplæring Vedlikehold Side 8