Veiledning for komiteledere

Transkript

1 Formannskapet Veiledning for komiteledere Vedtatt av formannskapet Arkivsak 15/

2 2

3 1 Innhold 1 Innhold Innledning Komitelederrollen Forholdet til administrasjonen Forholdet til Bystyresekretariatet Komitereglementet Kontrollkomiteens reglement Etiske retningslinjer

4 2 Innledning Komiteene har en sentral rolle i den politiske beslutningsprosessen i Trondheim. De er både innstillende organ overfor bystyret og politiske verksteder som på selvstendig grunnlag kan fremme såkalte komiteinitiativ. I tillegg avgir komiteene uttalelser og arrangerer høringer. Komiteene kan også be om tilleggsopplysninger i saker de behandler hvis den mener at det er nødvendig for at saken skal bli godt nok utredet og belyst. Komiteene oppnevner også saksordførere til de sakene som skal oversendes Bystyret. Saksordføreren er den som formelt fremmer komiteens innstilling i en sak når den er til behandling i Bystyret. Komiteene har ca. 12 møter pr. år. Komitelederen og nestelederen har hovedansvaret for at disse funksjonene blir ivaretatt på en god måte. Denne veiledningen er vedtatt av formannskapet og retter seg både mot ledere og nesteledere i komitéene. Den skal bidra til at formannskapets forventninger til komitéene og ledelsens arbeid er tydelig kommunisert, og at både leder og nesteleder ivaretar sitt ansvar i tråd med disse forventningene. 4

5 3 Komitelederrollen Komiteene er viktige i Trondheims politiske styringsmodell. De arbeider på vegne av Bystyret, og behandler saker av stor betydning for byens befolkning. Komitéledelsens fremste oppgave er å sørge for at dette ansvaret forvaltes på en god måte, og at komiteen framstår som seriøs, grundig og engasjert. Alle ledere er forskjellige. Ulik personlighet og forskjell i erfaringer og bakgrunn gjør at ledere løser oppgaven på ulike måter. Det er rom for dette også i bystyrekomiteene, og det er ikke unaturlig at komitelederne setter sitt preg på komiteens arbeidsform. Lederne skal imidlertid drøfte arbeids- og møteform med hele komiteen, og bli enige om felles kjøreregler, og hvordan det er ønskelig at komiteen skal framstå både innad og utad. Den nåværende styringsmodellen bygger på et mål om å gjøre komiteene til politiske verksteder der saker diskuteres og belyses før de oversendes bystyret. Erfaringene viser at komiteenes aktivitetsnivå er ujevnt, at saksmengden er ulik, og at engasjement og innsats kan variere. Det er avgjørende for den politiske debatten i komiteen, at komiteens arbeidsutvalg (AU) tilrettelegger arbeidet på en god måte, både når det gjelder den tekniske og praktiske møtegjennomføringen og den politiske prosessen generelt. Arbeidsutvalgene skal ha faste møter hver mandag. 3.1 Den formelle rollen. Komitelederens formelle rolle er å utføre følgende oppgaver: Lede komitemøtene, lede komiteens arbeidsutvalg (AU), godkjenne sakslistene, godkjenne protokollene, sørge for at komiteens reglement blir etterlevd, skaffe erstatter for saksordfører ved forfall og varsle ordfører om dette, sørge for at komiteen blir orientert om store saker på et tidlig tidspunkt i saksgangen, sørge for at relevante saker, som behandles av en annen innstillende komite, kommer til høring i egen komite, sørge for at komitemedlemmene holdes orientert om aktuelle problemstillinger innenfor fagområdet, sørge for at det gjennomføres temamøter og høringer etter behov, 5

6 sørge for at det utarbeides halvårsplaner, slik at komiteens medlemmer i god til får anledning til å sette seg inn i sakene og eventuelt innhente ytterligere opplysninger, sørge for at komitemedlemmene får tilstrekkelig opplæring innenfor fagområdet og i relevante lover og reglementer, og legge til rette for at medlemmene innenfor rammen av komiteens budsjett kan delta på relevante kurs, konferanser og møter, avklare eventuelle avvik i saksflyt og endringer i framdrift med ordfører. 3.2 Den uformelle rollen Komitéledelsen har et spesielt ansvar for at komiteen fungerer godt og at den enkelte medlem finner seg til rette. Komitelederen skal: Planlegge og tilrettelegge for gode møter, etablere god balanse mellom komiteens funksjon som politisk verksted og den formelle rollen som innstillende organ, etablere god balanse mellom rollen som møteleder og som debattant, sørge for at saksordføreroppgaver fordeles på alle, og at alle komiteens medlemmer får meningsfylte oppgaver, involvere komiteens medlemmer ift opplæringsplan, økonomi og spørsmål omkring komiteens arbeidsform og funksjon, sørge for aksept i komiteen for møte- og arbeidsform, framgangsmåte, høringer, orienteringer og lignende, bidra til god dialog og godt samarbeid mellom komiteen, sekretariatet og rådmannen i alt som har med komiteens virksomhet å gjøre, bidra til at komiteen benytter seg av mulighetene til å fremme såkalt komiteinitiativ, og for øvrig være aktiv og oppsøkende når det gjelder saker og spørsmål som komiteen kan engasjere seg i. 3.3 Hva som forventes av lederen og nestelederen Det er en krevende oppgave å lede en komite. Derfor har bystyret vedtatt et godtgjøringsreglement som sikrer at komitelederne er frikjøpt i to hele dager pr. uke, og nestlederne én dag pr. uke, for å ivareta sine forpliktelser og oppgaver. I tillegg til det som går fram av pkt. 3.1 og 3.2 skal komiteledelsen: Delta på faste møter mellom ordfører og ledelsen i komiteen 6

7 være til stede på Rådhuset, spesielt på mandager som er felles oppmøtedag for alle politikere, tilpasse seg den møteplanen som formannskapet har vedtatt når det gjelder ferier og fridager og melder ifra om permisjoner, ferier eller andre former for fravær, levere sykemelding ved lengre sykefravær, delta på opplæringstiltak og bidra i å utarbeide komiteens egne opplæringstiltak. 7

8 4 Forholdet til administrasjonen Trondheim styres etter formannskapsmodellen. I formannskapsmodellen ledes administrasjonen av en politisk uavhengig rådmann. Det er et klart og lovbestemt skille mellom politisk og administrativt nivå. Med noen unntak, er Rådmannen innstillingsmyndighet i saker til bystyret. Rådmannen og hans/hennes kommunaldirektører utgjør kommunens administrative toppledelse, kalt Strategisk ledelse. Formannskapet utgjør kommunens politiske toppledelse. I en slik styringsmodell er det en innarbeidet praksis og bred enighet om at politikere skal unngå saksbehandlerrollen og at rådmannen skal unngå politikerrollen. Dette praktiseres på en god måte i de fleste sakene som behandles. Et slikt skille betyr ikke at det er forbudt med kontakt og dialog på tvers av de to nivåene. Men det stilles krav til hvordan kontakten skal foregå. Det er et viktig prinsipp at politikere bare kjenner rådmannen. Det betyr at komiteledelsen, på samme måte som andre politikere, skal forholde seg til rådmannen ved direktørene. Verken komiteledelsen eller andre folkevalgte skal kanalisere sine spørsmål, kommentarer, innspill og lignende direkte til saksbehandlere i rådmannens fagstab eller til enhetsledere. Hvis slik kontakt av spesielle grunner er nødvendig skal dette klareres med rådmannen. Et skille mellom administrasjon og politikk, slik vi har i formannskapsmodellen, innebærer klare forpliktelser til aktørene på begge sider til å forholde seg til det som er deres rolle i styringen av kommunen, til å benytte de kommunikasjonskanaler som er korrekte i de enkelte sammenhenger, til å ivareta hensynet til gjensidig informasjonsplikt, til å holde en høy etisk standard i samspillet politikk administrasjon til å bidra til at forholdet mellom politisk og administrativt nivå bygger på tillit, åpenhet og forutsigbarhet Som komiteleder og nestleder skal man gå foran med et godt eksempel når det gjelder disse forpliktelsene. Komiteleder skal også formidle disse prinsippene til komiteens medlemmer. 8

9 5 Forholdet til Bystyresekretariatet Bystyresekretariatet administrerer det politiske beslutningssystemet i kommunen, og er direkte underlagt ordfører og bystyret. Bystyresekretariatet er ikke en del av rådmannens stab. Sekretariatet har som overordna mål å bidra til politisk styring av Trondheim kommune. Dette innebærer blant annet å sørge for at de formelle prosessene fungerer optimalt, og at det legges til rette for gode og effektive politiske prosesser. Sekretariatet har også en råd- og veiledningsrolle overfor alle folkevalgte i Trondheim. Komiteledere og nestledere er blant de politikerne som har tettest kontakt med sekretariatet. For at samarbeid og samhandling mellom komiteledelsen og sekretariatet skal fungere godt må følgende prinsipper ligge til grunn: Det skal etableres faste møtepunkter, og løpende kommunikasjon og dialog. Samarbeidet skal bygge på gjensidig respekt for hverandre og hverandres roller. Det skal tilstrebes en tydelig og avklart arbeids- og ansvarsfordeling. Komiteledelsen og sekretæren fører i fellesskap budsjettkontroll. Komitelederen eller nestelederen har ikke fullmakt til å disponere komiteens midler på egen hånd. Bruk av komiteens midler skal avklares med sekretariatet og komiteen. Sekretæren sender møteprotokoll til komiteleder for godkjenning, før den ferdigstilles, publiseres og legges fram for endelig godkjenning i påfølgende komitemøte. Komiteleder skal gå nøye gjennom protokollen. 9

10 6 Komitereglementet Reglement for komiteene ble vedtatt i bystyrets møte , og trådte i kraft Komitelederne har et spesielt ansvar for at komiteens reglement blir etterlevd: 1 Valg, sammensetning og myndighetsområde. 1.1 Bystyret fastsetter selv til enhver tid antall komiteer og fordelingen av saksområder på komiteene. 1.2 Bystyret velger i sitt konstituerende møte medlemmer og varamedlemmer av bystyrekomiteene. Bystyrets faste medlemmer, med unntak av formannskapets medlemmer, fordeles på komiteene. Varamedlemmer til komiteene velges blant bystyrets varamedlemmer Medlemmer og varamedlemmer av kontrollkomiteen kan ikke velges som medlemmer og varamedlemmer av de øvrige komiteene. 1.3 Bystyret velger selv ledere og nestledere for komiteene. 1.4 Valget av leder og nestleder for komiteene skjer i tilknytning til fordelingen av bystyrets faste medlemmer på komiteene. 1.5 Leder og nestleder skal ikke tilhøre samme parti. 1.6 Medlemmer og varamedlemmer til formannskapet er ikke valgbare til kontrollkomiteen. 1.7 Ordføreren er bindeledd mellom komité og formannskap, og møter komitéledere regelmessig. Minst et møte annenhver måned. 1.8 Hver komité skal etablere et arbeidsutvalg bestående av leder og nestleder med komitésekretær som sekretariat. Rådmannen har møteplikt både i arbeidsutvalget og i komitémøtene. 1.9 Ordfører avgjør hvilken komité som får hovedansvaret for å realitetsbehandle og innstille i saker. Arbeidsutvalget i innstillende komité avgjør hvilke komiteer som eventuelt skal høres Det påhviler den enkelte komité: å avgi innstilling til bystyret i løpende saker å avgi uttalelse til formannskapet om rådmannens budsjett- og økonomiplanforslag å avgi uttalelser i saker som forelegges av ordfører, formannskapet og/eller av andre komiteer Utover de saker som sendes til komiteen, kan komiteens medlemmer selv ta opp saker til behandling. Flertallet i komiteen kan beslutte at forslaget sendes bystyret uten nærmere behandling. Det er opp til bystyret å avgjøre om saken skal fremmes på vanlig måte. Dersom bystyret ønsker det, kan det utarbeides en ordinær sak, som følger vanlig saksgang. 10

11 1.12 Bystyrekomiteene har rett til å ta selvstendig initiativ overfor administrasjonen for å be om opplysninger eller utredninger Bystyrekomiteene har ansvar for å etterspørre og evaluere effekter av vedtak som er fattet innenfor sitt saksområde Hver bystyrekomité disponerer en egen budsjettpott som komiteen forvalter til kurs, befaringer, seminarer, frikjøpsordninger for saksordfører o.l. 2 Komiteenes møteform. 2.1 Komiteene behandler sine saker i møte. 2.2 Komitémøter avholdes i henhold til vedtatt møteplan og ellers når komitéleder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. 2.3 Komiteenes møter, med unntak av kontrollkomiteens møter, holdes for åpne dører, dersom ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. 2.4 Foruten komiteens medlemmer har representanter fra formannskapet, rådmannen og revisjonsdirektøren møte- og talerett i komiteene. 3 Forberedelser av saker til komiteen. 3.1 Møteleder setter opp sakslisten til komiteens møter. 3.2 Komiteene utpeker saksordførere med ansvar for å legge fram komiteens innstilling i bystyret, jfr. bystyrets reglement 4.6. Saksordfører skal på en upartisk måte sammenfatte hva saken gjelder, gjengi flertallets avveininger og synspunkter opp mot mindretallets, samt konkludere med komitéflertallets innstilling i saken overfor bystyret. Komiteen kan, i saker hvor det vurderes som hensiktsmessig, oppnevne to saksordførere. Disse gjengir henholdsvis flertallets og mindretallets syn overfor bystyret. Forøvrig gjelder bestemmelsene i bystyrets reglement. 4 Komitélederens arbeidsoppgaver 4.1 Komitéleder sørger for at komiteen blir orientert om store saker på et tidlig tidspunkt i saksgangen. 4.2 Komitéleder sørger for at komitémedlemmene får tilstrekkelig opplæring innenfor saksfeltet og i relevante lover og reglement. 4.3 Komitéleder i samarbeid med rådmann og sekretariat sørger for at komitémedlemmene holdes orientert om aktuelle problemstillinger innenfor saksfeltet og sørger for at medlemmene innenfor rammen av eget budsjett kan delta på relevante kurs/ konferanser/møter etc. 4.4 Komitéleder sørger for at det gjennomføres temamøte og høring etter behov. 11

12 4.5 Komitéleder sørger for at det utarbeides halvårsplaner, slik at komiteens medlemmer i god til får anledning til å sette seg inn i sakene og eventuelt innhente ytterligere opplysninger eller planlegge høringer. 5 Saksbehandling i komiteen. 5.1 Bystyrekomiteene legger fram innstilling for bystyret i alle saker som forutsettes sluttbehandlet i bystyret. Når komitéen behandler en sak, kan den vedta: innstilling til bystyret å uttale seg til innstillende komité å utsette saken til et senere møte, for eksempel for å gjennomføre befaringer, høringer, eller be om tilleggsopplysninger fra rådmannen å sende saken til ordføreren, for å få vurdert om saken skal sendes tilbake til rådmannen 5.3 En bystyrekomité kan gjennomføre en eller flere høringer som ledd i sitt arbeide under følgende forutsetninger: a. AU eller minst 1/3 av komiteens medlemmer, kan beslutte at det skal kalles inn til høringer for å få belyst et saksområde som hører under komiteens forvaltning. b. Komiteen står for arrangementet. Komiteen bestemmer tema, plan for avviklingen av møte og hvordan møte skal bekjentgjøres. Komiteen bestemmer hvilke personer, foreninger, organisasjoner m.v. som skal inviteres og hvem som skal ha talerett. Komiteen kan bestemme at møtene skal starte med innlegg fra navngitte personer, at komiteens medlemmer stiller spørsmål og at ordet deretter gis fritt. c. Ønske om bistand fra kommunens forvaltning rettes til rådmannen. Er responsen negativ, kan komiteen bringe saken inn for formannskapet. d. Høringen ledes av komitélederen eller den han/hun utpeker. Møtelederen avgjør taletid for innlegg og hvem som kan stille spørsmål/tale. e. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner. Komiteen avgjør i ordinært komitémøte hvordan oppfølgning av det som fremkom under høringen skal gjøres. f. Det skal utarbeides referat fra høringen som skal omhandle høringens tema, hvem som var tilstede fra komiteen og innkalte/inviterte, og hvem som uttalte seg/svarte på spørsmål. Komiteen avgjør utover dette om det skal føres referat fra høringen eller om det skal foretas båndopptak. 5.4 Bystyrekomiteene kan avholde temamøter. Komiteen avgjør om bystyrets øvrige medlemmer skal inviteres. 5.5 Saker som skal behandles i bystyret, må være ferdigbehandlet i komiteen senest 14 dager før bystyremøtet (bystyrekart, med dokumenter, skal foreligge minst en uke før bystyremøtet) Komiteens medlemmer skal sendes dokumentene senest 7 dager før møtet skal finne sted (møtedagen inkludert) for at sakene skal kunne realitetsbehandles. 12

13 5.6 Uttalelser fra andre bystyrekomiteer i en sak skal refereres og protokolleres hos den innstillende komité. 5.7 Møtebok skal føres og den skal inneholde: tid og sted for møtet innkalling (dato og måte) hvem som møtte og var fraværende. Går noen fra møtet, eller kommer noen til, skal det bokføres, så møteboka viser hvem som har vært med på å behandle hver sak hvilke saker som ble behandlet og gangen i forhandlingene evt. innkomne uttalelser fra andre komiteer evt. endret innstilling under møtet alle framsatte forslag, merknader og avstemningsresultat angivelse av saksordfører partienes stemmegivning i de enkelte saker Forøvrig gjelder bestemmelsene i bystyrets reglement. 6 Møteplikt/rett/inhabilitet. Bystyrets bestemmelser gjelder. 13

14 7 Kontrollkomiteens reglement Vedtatt i Bystyret , sist endret Virkeområde Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vedtatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, gjelder i sin helhet for kontrollkomiteens virksomhet. I tillegg gjelder følgende reglement : 2 Kontrollkomiteen Kontrollkomiteen skal på vegne av bystyret føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollkomiteen skal blant annet sørge for at det blir utført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollkomiteen skal fremstå som et kompetent, uavhengig, objektivt og synlig organ med høy integritet. 3 Formål Kontrollkomiteen skal sikre den allmenne tillit til at de kommunale oppgaver blir ivaretatt på en best mulig måte ved å bl.a påse at : - Kommunen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med bystyrets vedtak og forutsetninger - Kommunens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området - Lov- og regelverk etterleves i den kommunale forvaltningen - Kommunens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige - Resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med bystyrets forutsetninger - Kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte 4 Valg, sammensetning Kontrollkomiteen skal ha 5 medlemmer valgt blant bystyrets faste medlemmer. Bystyret velger i sitt konstituerende møte selv medlemmer og varamedlemmer til komiteen. Blant medlemmene velges leder og nestleder. Kontrollkomiteens leder skal velges fra opposisjonen, nestleder fra posisjonen. Kontrollkomite bør velges som første valg etter formannskapet. Utelukket 14

15 fra valg til kontrollkomiteen er ordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskapet, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med beslutningsmyndighet og ansatte i kommunen, jf. kommuneloven 77 nr. 2. Bystyret kan når som helst foreta nyvalg av komiteens medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av komiteen, skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer. For øvrig vises til reglement for bystyrekomiteene, vedtatt Saksbehandling Vedtaksforslag som fremlegges av komitemedlemmene under kontrollkomiteens møter skal være skriftlige. Innkalling til møte sendes komiteens medlemmer, varamedlemmer, ordfører, rådmann revisjonsdirektør og bystyresekretariat. For øvrig følger kontrollkomiteen de saksbehandlingsrutiner som følger av reglement for bystyrekomiteene, dog med unntak av 1.8 siste punktum og 2.4, unntatt det som omhandler revisjonsdirektøren som har møte- og talerett i kontrollkomiteens møter etter forskrift om kontrollutvalg Kontrollkomiteens oppgaver Kontrollkomiteen avgjør saker som gjelder komiteens ansvarsområde og oppgaver etter kommuneloven kap. 12, forskrift om revisjon og forskrift om kontrollutvalg så lenge disse reglene ikke legger avgjørelsesmyndigheten til bystyret. Kontrollkomiteen avgir innstilling til bystyret i de saker som bystyret skal sluttbehandle. Som et ledd i oppfølgingen av revisjonsarbeidet, skal virksomhetsplan for Trondheim kommunerevisjon legges frem for komiteen. Vesentlige avvik skal revisjonsdirektør rapportere direkte til komiteen. Kontrollkomiteen innstiller til bystyret om budsjettene for komiteen og Trondheim kommunerevisjon. 7 Anvisningsmyndighet Kontrollkomiteens leder har anvisningsmyndighet for komiteens og revisjonsdirektørens egne utgifter. Lederens egne utgifter anvises av ordføreren. 8 Bruk av sakkyndig hjelp Kontrollkomiteen kan innhente sakkyndig hjelp utover bistand fra sekretariat og Trondheim kommunerevisjon når dette vurderes som nødvendig. 9 Personalsaker Kontrollkomiteen avgir innstilling til bystyret i saker om ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av revisjonsdirektør. Myndigheten til å foreta ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjed av revisjonens øvrige personale delegeres til revisjonsdirektør. I disse sakenefungerer 15

16 kontrollkomiteen som klageinstans. Overfor personalet på Trondheim kommunerevisjon foruten revisjonsdirektøren, har kontrollkomiteen lønnsfastsettende myndighet innenfor de bestemmelser lønnsutvalget til enhver tid gir komiteen. 10 Arbeidsgiveransvar Kontrollkomiteen har arbeidsgiveransvar for kontrollkomiteens sekretariat. Dette innebærer: - Ansettelsesmyndighet - ansvar for lønnsplassering og lønnsforhandling - ansvar for medarbeidersamtaler - ansvar for de øvrige plikter som tilligger arbeidsgiver etter lov, forskrift og avtaleverk 11 Åpne høringer Kontrollkomiteen kan avholde høringer innenfor sitt ansvarsområde. Med høring menes et møte i komiteen der den mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringene avholdes i henhold til reglement for bystyrekomiteene 5.2, samt etter denne bestemmelsen. En tredjedel av komitemedlemmene kan bestemme at det skal avholdes høring. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men komiteen kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i lukket møte. Komiteen kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører. Under en åpen høring må komiteens medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollkomiteens informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet Forberedelse av høringen Før høringen gjennomfører kontrollkomiteen et saksforberedende møte. På dette møtet skal komiteen gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilken sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet til å reservere seg fra å møte for eksterne aktører, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte. Kopi av dette reglementet skal følge 16

17 innkallingen. Den innkalte skal ha tilgang til komiteens saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare komiteens spørsmål, og kan anmode om å få avgi forklaring for lukkete dører. Dersom slik anmodning fremsettes, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte Gjennomføring av høringen Komiteleder innleder høringen ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før komiteen starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Etter at hovedutspørrer er ferdig med sine spørsmål, kan komitemedlemmene stille oppfølgingsspørsmål. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom komiteens medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Komiteen avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp.det skal føres referat fra høringen Kunngjøring Åpne høringer i kontrollkomiteen skal kunngjøres. 12 Ikrafttredelse Reglementet trer i kraft trer i kraft straks det er vedtatt. 17

18 8 Etiske retningslinjer Vedtatt i Bystyret (tidligere vedtatt , revidert og ) Folkevalgte og ansatte blir daglig utfordret til å ta stilling til etiske dilemmaer. Disse retningslinjene skal bevisstgjøre og oppfordre til etisk refleksjon blant folkevalgte og ansatte i Trondheim kommune. Som forvalter av samfunnets fellesgoder, samt utøvelse av makt og myndighet, stilles det spesielt høye krav til folkevalgte og ansatte. Retningslinjene skal brukes til å reflektere over hvordan etikken treffer hver og en av oss, og hvordan den skal påvirke valg, atferd og vår profesjonskultur i alt vi gjør. Disse retningslinjer skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Alle ledere i Trondheim kommune har gjennom ord og handlinger stor innflytelse på kulturen og normene for adferd i organisasjonen. Det er ledernes ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent og at det legges til rette for gjennomgang av de etiske retningslinjer og etisk refleksjon. 1. Generelt Folkevalgte og ansatte i Trondheim kommune skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med lover, regler, kommunens verdigrunnlag og politiske vedtak. Vi opptrer på en måte som gir tillit i befolkningen og som ikke skader kommunens omdømme. Vi er redelige, ærlige og åpne i enhver sammenheng. 2. I møte med andre og hverandre. Vår atferd og holdninger danner grunnlaget for innbyggernes tillit til kommunen. Vi behandler brukere, kolleger og andre vi kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter, med høflighet og respekt. Vi er åpne og tydelige, samt bidrar til gode løsninger. Vi opptrer på en måte som ikke krenker menneskeverdet og tar aktivt avstand fra enhver uetisk praksis. Vi lytter til innbyggernes interesser og sikrer likebehandling. Vi opptrer med et godt skjønn i sosiale medier. 3. Åpenhet Vi bidrar til at Trondheim kommune er en åpen organisasjon. I en åpen organisasjon er offentlighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre innsyn og kontroll med kommunens virksomhet. Vi bidrar til at kommunen i enhver sak vurderer offentlighet, ut over det som følger av lover og regler. 18

19 4. Habilitet a) Unngå konfliktsituasjon i forhold til inhabilitet. Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og egne interesser. Dette gjelder også forhold som ikke direkte rammes av inhabilitetsbestemmelsene i lovgivningen. Dersom spesielle personlige interesser likevel kan påvirke avgjørelsen i en sak du har faglig ansvar for, eller for øvrig deltar i saksbehandlingen eller forberedende saksbehandling i, skal du ta dette opp med overordnet. Folkevalgte og ansatte oppfordres til å registrere opplysninger om styreverv/ økonomiske interesser i Styrevervregisteret. Rådmannens ledergruppe bør ikke delta aktivt i partipolitisk virksomhet. b) Rutiner ved inhabilitet på rådmannsnivå. I de tilfeller hvor rådmannen selv er inhabil fattes alle beslutninger og vedtak i saken av det nærmeste kompetente politiske organet. Ordføreren må i slike tilfeller vurdere om sakens art tilsier at saksforberedelse bør foretas av en annen kommune. Hvis spesiallovgivningen tillegger vedtakskompetansen til en bestemt stilling, og personen som innehar denne stillingen er inhabil, oppnevner kommunaldirektøren eller rådmannen en kompetent stedfortreder for han/henne. 5. Forvaltning av samfunnets fellesmidler, herunder kommunens ressurser Vi forvalter fellesskapets midler på vegne av alle innbyggerne i kommunen. Kommunens ressurser ivaretas på den mest hensiktsmessige og rasjonelle måte. Vi skal ikke bruke kommunes eiendeler privat eller tilegne oss personlige fordeler av kommunens ressurser. 6. Integritet og omdømme a) Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den kan påvirke beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det. b) Ansattes reise-, opphold og kurskostnader i faglig sammenheng kan bare dekkes av kommunen selv, en annen kommune, staten, kommunenes sentralforbund (KS), fagforening o.l. Reiser og opphold skal i alle tilfeller avklares med nærmeste overordnede i forkant. Folkevalgte orienterer ordfører rutinemessig i forkant om reiser som dekkes av andre enn kommunen, en annen kommune, staten, kommunenes sentralforbund (KS), eget politiske parti o.l. Unntatt fra dette er kostnadsdekning i forbindelse med oppdrag som naturlig følger av vervet. Ordføreren orienterer formannskapet om slike saker. Folkevalgte som er i tvil om reiseutgiftene kan dekkes av andre kan få saken fremlagt for formannskapet for beslutning. Ordfører og rådmann kan beslutte unntak fra hovedregelen for eget vedkommende, men skal da i etterkant orientere formannskapet om dette. c) Folkevalgte og ansatte skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner o.l. som han/hun på vegne av kommunen har kontakt med. 19

20 7. Bekjempelse og forebygging av korrupsjon a) Gaver kan bevisst eller ubevisst skape en form for lojalitet, uansett størrelse. Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke saksforberedelser eller vedtak eller utøvelse av tjenester, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster o.l. b) Ved tilbud om gaver som har et omfang som går ut over kommunens retningslinjer, skal nærmeste overordnet kontaktes. Slike gaver returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for kommunens regler om dette. Kopi av returbrevet sendes Kommunerevisjonen. c) I alle typer kontakt og nettverksbygging er vi bevisst på grensen mot kameraderi, smøring og korrupsjon og beveger oss ikke mot denne grensen. Det er derfor viktig å ha et avklart forhold til hva som menes med å ha gode relasjoner til leverandører, forretningspartnere og beslutningstakere. 8. Reklame og referanser Kommunen som organisasjon, folkevalgte eller ansatte deltar ikke i reklameøyemed for leverandører som har levert produkter eller tjenester til kommunen. Vi kan opptre som referanser for en leverandørs kunder når avtalen om å være referanse inngås uten at det skal påvirke leverandørens pris ovenfor Trondheim kommune. 20

21 21