Etikk i Agder Energi

Transkript

1 Etikk i Agder Energi

2 1. Innledning Etisk plattform Taushetsplikt Habilitet Sikkerhet Skikkelighet i informasjon, regnskap og rapportering Skikkelighet i konkurranseforhold Forholdet til leverandører, kunder og andre forretningsforbindelser Korrupsjon og etiske retningslinjer hos forretningsforbindelser Deltakelse i annen virksomhet og innsidehandel Bruk av konsernets eiendeler Reiser, representasjon og interne arrangement Tjenestereiser Ledsager på tjenestereiser og aktiviteter Representasjon Internt arrangement Likeverd og mangfold Politisk virksomhet, mellommenn og lobbyister...9 Kjære kollega! Etikk og etiske retningslinjer dreier seg om normer og prinsipper til veiledning for våre handlinger. Agder Energis etiske retningslinjer, samlet i Etikk i AE, viser hvordan vi ønsker at konsernet skal styres og drives. Etikk i AE skal hjelpe oss ansatte, tillitsvalgte, styremedlemmer, innleide, konsulenter, mellommenn eller lobbyister med hensyn til hvordan vi skal opptre i vårt daglige arbeid i og på vegne av Agder Energi. I Agder Energi skal vi ha en høy etisk standard i alt vi foretar oss. Dette skal prege alle våre aktiviteter slik at vi sikrer vår konkurransekraft og vårt omdømme. I disse retningslinjene er vi tydelige i forhold til vanskelige problemstillinger som den enkelte vil møte i sitt arbeid. Gjennom retningslinjene vil vi fremme den enkeltes forståelse og bevissthet for hva som er akseptabel og hva som er uakseptabel praksis. Retningslinjene skal i tillegg gi veiledning ved vanskelige vurderinger som hver enkelt av oss vil møte. Vi håper at Etikk i AE vil bidra til en trygg og god tone i Agder Energi. Vennlig hilsen Tom Nysted Konsernsjef 15. Etiske tvilstilfeller og varsling Etisk råd Overtredelser, personlig ansvar og lederansvar Ansvarserklæring...11 Produsert i april 2007 Vi gjør oppmerksom på at det er den elektroniske versjonen av disse retningslinjene som til enhver tid er gjeldende, da revisjoner kunngjøres i den elektroniske versjonen. Den elektroniske versjonen publiseres på AE Portalen og

3 1. Innledning De etiske retningslinjer som er vedtatt for Agder Energi, angir ønsket atferd i organisasjonen. Retningslinjene angir den etiske standarden som skal ligge til grunn for alle ansatte, tillitsvalgte, styremedlemmer, innleide, konsulenter, mellommenn, lobbyister og andre som opptrer på vegne av Agder Energi, heretter referert til som den enkelte. 2. Etisk plattform - LIT De etiske retningslinjene i Agder Energi er basert på LIT: Lojalitet Den enkeltes plikt til lojalitet overfor konsernet handler grunnleggende om å unngå situasjoner der konsernets interesse kommer i konflikt med den enkeltes egeninteresse. Dersom slik interessekonflikt likevel oppstår, skal den enkelte umiddelbart underrette sin nærmeste overordnede/oppdragsgiver om situasjonen. Kravet til lojalitet omfatter også en plikt for den enkelte til å informere sin nærmeste overordnede/oppdragsgiver om forhold som er eller kan være skadelige for konsernet. Integritet Det skal ikke være tvil om den enkeltes integritet i omgang med forretningsforbindelser. Relasjoner skal ikke på noen måte være så tette at det kan reises tvil om det forretningsmessige forholdet. Tillit Konsernet har tillit til den enkeltes lojalitet og dømmekraft. Den enkelte skal avstå fra handlinger som kan skape konflikt mellom egne private forhold og de interesser som skal ivaretas i forhold til selskap og konsern. 3. Taushetsplikt Alle ansatte i Agder Energi har skrevet under på en taushetserklæring ved ansettelse. Taushetsplikten skal forhindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade Agder Energis virksomhet eller omdømme. Taushetsplikten skal også beskytte den enkeltes personvern og integritet. Den enkelte må derfor vurdere med hvem, hvor og hvordan Agder Energi-relaterte forhold kommuniseres, slik at ikke uvedkommende får tilgang til slik informasjon. Den enkelte skal overholde kravene til konfidensiell behandling av informasjon. Gradert informasjon/beredskapsinformasjon skal heller ikke gjøres kjent for ikke-autorisert personell i Agder Energi. Dette gjelder også sensitiv informasjon om personer, sikringstiltak, kommersielle, tekniske eller kontraktsmessige forhold samt lovbeskyttet informasjon. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet er opphørt eller at oppdraget er utført. 4. Habilitet Den enkelte skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som er av direkte eller indirekte betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre, søsken eller andre nærstående personer. som er av direkte eller indirekte betydning for selskap, organisasjon eller offentlig organ der vedkommende er medlem av styrende organ eller har annen innflytelse eller interesse. når det foreligger andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. Det samme gjelder dersom forholdet kan oppfattes slik av andre. Den enkelte har selv ansvar for å vurdere om det foreligger inhabilitet. Når noen ber om det, eller den enkelte selv finner grunn til det, skal spørsmål forelegges nærmeste overordnet myndighet eller konsernsjefen. I styret treffes avgjørelsen om inhabilitet av styret, men uten at vedkommende medlem selv deltar i avgjørelsen. Styremedlemmer skal selv gjøre oppmerksom på forhold som kan tenkes å føre til inhabilitet. 5. Sikkerhet I Agder Energi går sikkerhet foran alt. Daglige ledere for selskapene har arbeidsgiveransvaret slik dette er utformet i Arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiveransvaret innebærer bl.a. at selskapene driver et systematisk og planmessig HMS-arbeid. Linjeledelsen er delegert myndighet til å sørge for

4 og påse at dette gjøres innenfor respektive avdelinger og arbeidsplasser. Alle ansatte har et spesielt ansvar for å ivareta arbeidskollegers og egen sikkerhet i det daglige arbeidet. 6. Skikkelighet i informasjon, regnskap og rapportering Agder Energi skal gi fullstendige, korrekte og nøyaktige redegjørelser i sine rapporter til tilsynsmyndigheter og andre. Den enkelte skal sikre at informasjon, regnskapsføring og rapportering er nøyaktig og fullstendig. All regnskapsinformasjon skal være korrekt, registrert og gjengitt i overensstemmelse med lover, regler og relevante regnskapsstandarder. 7. Skikkelighet i konkurranseforhold Den enkelte er forpliktet til å rette seg etter gjeldende konkurranselovgivning og skal derfor opptre slik at konsernet ikke kan bli rammet for brudd på konkurranseregulerende regelverk. Ved tvil om et tiltak eller en handling er forenlig med gjeldende konkurranserett, skal tiltaket stilles i bero inntil forholdet til konkurranselovgivingen er avklart. 8. Forholdet til leverandører, kunder og andre forretningsforbindelser Den enkelte som opptrer på vegne av Agder Energi, skal unngå personlige fordeler av enhver art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Situasjoner og relasjoner som kan medføre konflikt mellom konsernets interesser og den enkeltes egeninteresse, skal unngås. Disse regler er likevel ikke til hinder for at den enkelte kan motta oppmerksomhet og gaver i moderate former, for eksempel blomster eller lignende til en verdi av maksimalt kr 500. Den enkelte som mottar slike gaver, skal informere nærmeste overordnede/oppdragsgiver. Den enkelte skal ikke be om eller motta fordeler av noen art fra konsernets leverandører eller kunder. Rabatt som mottas ved private kjøp på grunn av tilknytning til Agder Energi, kan bare anvendes når dette foreligger som en generell ordning innført for samtlige av konsernets / det enkelte selskaps ansatte. De reiser som den enkelte foretar i arbeidsmessig sammenheng, skal dekkes av Agder Energi med mindre noe annet på forhånd er godkjent av konsernsjefen. 9. Korrupsjon og etiske retningslinjer hos forretningsforbindelser Den enkelte skal ha et bevisst forhold til at handlinger og relasjoner ikke kan medføre at beslutninger treffes på annet enn rent forretningsmessige premisser. Den enkelte skal derfor unngå å komme i en situasjon der hun føler press, forpliktelse eller forventning i retning av å ta utenforliggende hensyn i sine vurderinger. Det som her er fastlagt, skal likevel ikke være til hinder for vanlig utslag av normal kontakt i forretningsforhold, gjensidig informasjonsutveksling og vanlig gjestfrihet. Også i slike forhold skal imidlertid den enkelte ha skjerpet aktsomhet i forhold til hva som kan bli feiloppfattet, både av forhandlingsmotparten, internt i konsernet og av media. Vi forventer at våre forretningsforbindelser har etiske retningslinjer, og det skal arbeides for at egne retningslinjer gjøres gjeldende overfor disse gjennom kontrakter/samarbeidsavtaler etc. Alle forretningsforbindelser skal gjøres kjent med de etiske retningslinjene der dette er en naturlig del av samarbeidet/ avtalen/kontrakten. 10. Deltakelse i annen virksomhet og innsidehandel Ansatte i Agder Energi kan ikke uten tillatelse fra overordnet utføre annet lønnet arbeid eller drive privat næringsvirksomhet som vil være av et slikt omfang at det kan gå ut over vedkommendes arbeidsytelse i Agder Energi. Ansatte i Agder Energi har plikt til å informere nærmeste overordnet om eksterne styreverv. Ved tvil om vervet kan komme i konflikt med konsernets interesser avgjøres spørsmålet av daglig leder/konsernsjef. Tilsvarende har ansatte i Agder Energi ikke anledning til å investere i næringsvirksomhet som driver beslektet eller konkurrerende virksomhet med konsernets, dersom dette kan medføre interessekonflikt mellom vedkommende virksomhet og Agder Energi. Ansatte i Agder Energi er utelukket fra å delta i konkurranse om levering av varer og tjenester til noe selskap i konsernet. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av ansatte. Ansatte kan ikke delta som konsulent, representant eller underleverandør for tilbyder til selskapene.

5 Ansatte i Agder Energi er forpliktet til å informere sin nærmeste overordnede om andre tillitsverv og investeringer som kan tenkes å være av betydning etter denne bestemmelse. Den enkelte skal ikke bruke eller medvirke til at andre bruker innsideinformasjon om Agder Energi eller andre selskaper til å tegne eller handle verdipapirer privat eller på vegne av Agder Energi. Innsideinformasjon er opplysninger egnet til å påvirke kursen på verdipapirer og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. 11. Bruk av konsernets eiendeler Den enkelte har ikke anledning til å benytte konsernets driftsutstyr, så som verktøy, kopimaskiner og lignende til privat bruk uten godkjennelse fra nærmeste overordnet eller den som forvalter utstyret. Dette gjelder likevel ikke for benyttelse i ubetydelig omfang som er beregnet for den enkeltes personlige bruk (for eksempel kopiering). Agder Energis eiendom og eiendeler skal behandles på en forsvarlig måte og skal kun benyttes til de formål de er ment å tjene. Den enkelte skal beskytte selskapets eiendom og eiendeler mot tap, skade og misbruk. Det er utarbeidet egen instruks for bruk av konsernets IKT-utstyr. 12. Reiser, representasjon og interne arrangement 12.1 Tjenestereiser Hovedregel: I Agder Energi konsernet reises det på mest økonomiske måte. Reisereglementet gjelder under reiser i AEs tjeneste for alle ansatte. Ved flyreiser dekkes kun økonomiklasse. I særlige tilfeller kan konsernsjef forhåndsgodkjenne annen klasse. De forskjellige satser vil stort sett være i samsvar med Statens reisereglements satser, men endringer i disse satser vil for konsernets vedkommende gjelde fra den dato endringene vedtas i konsernet. Reisegodtgjørelsen skal dekke de merutgifter en har som følge av tjenestereiser og er ikke ment å innebære en generell form for kompensasjon Ledsager på tjenestereiser og aktiviteter Hovedregel: I Agder Energi betales det ikke for ledsager på reiser og aktiviteter. I særlige tilfeller (eks. stedlig skikk / forretningsmessig sedvane) kan konsernsjef godkjenne at reiseutgifter for ledsager betales av Agder Energi. Deltakelsen skal forhåndsgodkjennes og merkostnaden lønnsinnberettes Representasjon Hovedregel: I Agder Energi tilbys eller mottas representasjon i tråd med våre etiske retningslinjer Representasjon kan kun tilbys eller mottas innenfor rammene av den ordinære forretningsvirksomhet. Arrangementet har et formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. Det er en forutsetning at representasjonen i sin form er moderat, slik at dette ikke kan utlegges som en bestikkelse, forpliktelse eller smøring. Her forutsettes det at den enkelte utøver måtehold og godt skjønn Internt arrangement Hovedregel: I Agder Energi gjennomføres interne arrangement i moderate former I forbindelse med møter/arrangement hvor det kun er interne deltakere (AE konsernet) har ansvarlig leder ansvar for at arrangementet gjennomføres i moderate former. Det forutsettes at den enkelte utøver måtehold og godt skjønn. Retningslinjen er at man i forbindelse med middag kan servere tre retter og drikke til maten. Liste over deltakere følger faktura/refusjonskravet. Dersom arrangementet tilsier at maksimalsatsen (f.t. kr. 600) pr. deltaker må fravikes, skal dette alltid godkjennes av daglig leder i selskapet. 13. Likeverd og mangfold Agder Energi skal vise respekt for enkeltmennesket og arbeide aktivt for et godt arbeidsmiljø preget av likeverd og mangfold. Agder Energi støtter prinsippene i FNs menneskerettighetserklæring og ILO konvensjonen 94. Agder Energi aksepterer ingen form for diskriminering. Diskriminering er all forskjellsbehandling, eksklusjon eller preferanser gjort med grunnlag i rase, kjønn, alder, funksjonshemning, seksuell legning, religion, politisk oppfatning, nasjonal eller etnisk opprinnelse eller andre lignende forhold som fører til opphevelse eller svekking av likebehandling. Det kan dog enkelte ganger være lovlig og saklig begrunnet å forskjellsbehandle for å oppnå likeverd og mangfold. Agder Energi har en bevisst holdning mot enhver form for mobbing. Denne holdning skal prege konsernet som arbeidsplass. 14. Politisk virksomhet, mellommenn og lobbyister Agder Energi støtter ikke noe enkelt parti eller noen politiker. Agder Energi vil kunne delta i den offentlige debatt der det er i konsernets og/eller datterselskapenes interesse. Den enkelte står fritt til å delta i demokratisk politisk arbeid, men da uten referanse til deres forhold til Agder Energi.

6 Mellommenn er agenter, konsulenter eller andre som i vår forretningsvirksomhet fungerer som bindeledd mellom Agder Energi og en tredjepart. Før mellommenn engasjeres skal den aktuelle leder forsikre seg om at mellommannens omdømme, bakgrunn og dyktighet er passende og tilfredsstillende. Agder Energi krever at mellommenn handler i samsvar med Agder Energis etiske retningslinjer og dette kravet skal inkluderes i mellommannens kontrakt med Agder Energi. Avtaler med mellommenn skal være skriftlige og forretningsmessig og beskrive det reelle avtaleforhold. Lobbyister er mellommenn som benyttes for å påvirke beslutninger både i offentlig og privat virksomhet. Det er bare lov å benytte en lobbyist dersom denne fullt ut tilkjennegir overfor den som søkes påvirket at hun representerer Agder Energi. Det er derfor et ufravikelig krav at det i alle våre kontrakter med lobbyister pålegges en plikt for lobbyisten til å opplyse om dette. For øvrig gjelder prinsippene for bruk av mellommenn også for bruk av lobbyister. 15. Etiske tvilstilfeller og varsling I mange tilfeller finnes det ikke entydige svar på hva man skal gjøre, altså hva som er etisk forsvarlig. Dersom den enkelte i en gitt situasjon står overfor et etisk dilemma, kan det være lurt å stille seg noen kontrollspørsmål: Vil jeg mislike at dette blir kjent for ledelsen eller mine arbeidskolleger? Vil dette svekke tillit eller posisjon for Agder Energi dersom det blir omtalt i media? Kan dette komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt, for eksempel ved at jeg i kraft av min stilling oppnår en fordel? Vil dette svekke respekten for vedtak og synspunkter i Agder Energi? Vil jeg kunne skape bindinger eller relasjoner til leverandører som senere kan begrense selskapets handlefrihet? Etiske tvilstilfeller og brudd på Agder Energis etiske retningslinjer skal umiddelbart tas opp med egen leder, eventuelt leders leder eller Agder Energis etiske råd. En leder som mottar en slik henvendelse, skal konsultere egen leder i tvilstilfeller. Den enkelte som melder fra om slike saker kan være anonym hvis ønskelig. Agder Energi vil ikke iverksette negative sanksjoner overfor ansatte som i god tro og på en lojal måte informerer til ansvarlig person, enhet eller myndighet om mulige brudd på Agder Energis etiske retningslinjer, gjeldende lover eller andre kritikkverdige forhold i Agder Energis virksomhet. 16. Etisk råd Agder Energis etiske råd består for tiden av Dag Nodeland (internkontrollansvarlig), Johan Ekeland (konserntillitsvalgt), Tone Garcia de Presno (mellomleder) og leder av konsernets internrevisjon. Rådet skal sikre høy oppmerksomhet, lik forståelse og etterlevelse av Agder Energis etiske retningslinjer i henhold til rådets mandat. Etisk råd har en rett og plikt i forhold til konsernstyret når det gjelder ivaretakelse av aksjonærverdier gjennom pliktig, habil og tidlig informasjon til styret om forhold av etisk karakter 17. Overtredelser, personlig ansvar og lederansvar Agder Energi vil sørge for at de etiske retningslinjene blir gjort kjent og at nødvendig opplæring tilbys regelmessig. Det personlige ansvar, kravene til behandling av etiske spørsmål og de fora og hjelpemidler som er etablert, skal sikre at Agder Energi etterlever sine etiske standarder og krav. Praktisering av de etiske retningslinjene skal følges opp gjennom konsernets internkontrollsystem. Det foretas årlig gjennomgang av retningslinjenes funksjon og gjennomslag i konsernet. Den enkelte skal sette seg inn i og utføre sitt arbeid i samsvar med de krav som er nedfelt i dette dokumentet, og aktuelle lover og regler. Leder skal sørge for at virksomheten innen eget ansvarsområde skjer i henhold til kravene i dokumentet. Leder er ansvarlig for å kommunisere retningslinjene og skal gi råd om forståelse og praktisering. Brudd på konsernets etiske retningslinjer eller relevante lovbestemmelser kan medføre disiplinære reaksjoner, oppsigelse, avskjed og anmeldelse til relevant myndighet. Disiplinære retningslinjer skal være detaljerte med hensyn til reaksjoner og i samsvar med lover og regler. 18. Ansvarserklæring Dokumentet skaper ingen rettigheter for kunder, leverandører, konkurrenter, aksjonærer eller andre personer eller enheter

7 12 Agder Energi AS Serviceboks Kristiansand