Etikk i AE. Kjære kollega! April INGTRY Konsernstyret

Transkript

1 OPPRETTET DATO: REVIDERT DATO: DOK. FORFATTER: April INGTRY DOK. NR.: REVISJONS NR.: GODKJENT AV: GODKJENT DATO: Konsernstyret Etikk i AE Kjære kollega! Etikk og etiske retningslinjer dreier seg om regler, normer og prinsipper. Agder Energis etiske retningslinjer, samlet i Etikk i AE, viser hvordan konsernet skal styres og drives. Etikk i AE er en veiledning for medarbeidere, styremedlemmer, innleide, konsulenter og alle andre som opptrer på vegne av Agder Energi med hensyn til hvordan vi skal opptre. Dette skal prege både lederskap og bedriftskultur hos oss på en måte som gjør at våre omgivelser har tillit til oss. I Agder Energi skal vi følge gjeldende regelverk og ha en høy etisk standard i alt vi foretar oss. Dette skal gjenspeiles i alle våre aktiviteter, slik at vi sikrer vår konkurransekraft og vårt omdømme. I "Etikk i AE" er vi tydelige på hvilke problemstillinger den enkelte kan møte i sitt arbeid. Gjennom disse retningslinjene ønsker vi å bidra til den enkeltes forståelse og bevissthet for hva som er akseptabel og hva som er uakseptabel praksis. Slike grensedragninger gir trygghet for hvilke holdninger og hvilken adferd som er akseptabel, og er i tråd med våre verdier: Nærhet, Troverdighet, Handlekraft og Nytenking. Våre retningslinjer er basert på vår etiske plattform som vi kaller LIT: Lojalitet Integritet og Tillit. Kontroll er imidlertid nødvendig for å sikre at vi til enhver tid har holdninger og en kultur som retningslinjene fordrer. Jeg oppfordrer alle til åpenhet rundt etiske dilemmaer og utfordringer, og ansatte som løfter fram etiske problemstillinger vil bli godt ivaretatt. Jeg forventer at Etikk i AE vil bidra til økt bevissthet om hvordan vi vil at våre omgivelser skal oppfatte oss og prege vår hverdag. Vennlig hilsen Tom Nysted Konsernsjef

2 1 ETIKK I AGDER ENERGI 1.1 Målgruppe De etiske retningslinjer som er vedtatt for Agder Energi, angir ønsket og pålagt atferd i organisasjonen. Retningslinjene angir den etiske standarden som skal ligge til grunn for alle ansatte, ansatte i alle datterselskap hvor Agder Energi er majoritetseier, styremedlemmer, innleide, konsulenter, mellommenn, politiske påvirkere og andre som opptrer på vegne av Agder Energi 1.2 Agder energis forpliktelser I sin virksomhet retter Agder Energi seg etter gjeldende lover og regler, handler på en etisk bærekraftig og sosialt ansvarlig måte, brudd på lover og etiske krav er en trussel mot konsernets konkurransedyktighet og omdømme. Agder Energi skal etterleve høy etisk standard. I tilfeller der Agder Energi sine etiske retningslinjer er mer vidtgående enn gjeldende lover og regler, skal disse oppfylles. Brudd på disse retningslinjene vil ikke bli akseptert, og kan, som nedfelt i relevante lovbestemmelser, føre til interne reaksjoner, oppsigelse, eller i siste instans til rettslige skritt med tilhørende straffeforfølgelse. Skulle tvilsom praksis eller uregelmessigheter bli avdekket innenfor Agder Energi, vil nødvendige justeringer bli foretatt og det vil bli iverksatt tiltak for å hindre at slike ting gjentar seg. 1.3 Visjon og verdier Verdiene i Agder Energi er en rettesnor i hverdagen, både når det gjelder din egen atferd og hva du skal forvente av andre. Verdiene gir sammen med våre etiske retningslinjer retning og styrke til å ta gode valg. Visjonen er vår ledestjerne og bestemmer vår ambisjon og retning. Verdiene er grunnleggende krav til alle medarbeidere i konsernet og beskrivende for kjernen i vår atferd både internt og eksternt. Alle har ansvar for å etterleve verdiene. Lederkravene beskriver kjernen i lederstilen i konsernet. Konsernstrategien er fundamentet for vår virksomhet og uttrykker våre eieres forventninger til oss. Alt vi gjør skal være forankret i strategien. 1.4 Etisk plattform - LIT De etiske retningslinjene i Agder Energi er basert på Lojalitet, ' Integritet og Tillit - LIT: Lojalitet Den enkeltes plikt til lojalitet overfor konsernet handler grunnleggende om å bidra til at virksomheten lykkes med sine mål basert på forretningsmessig konkurranse, og til å unngå situasjoner der konsernets interesse kommer i konflikt med den enkeltes egeninteresse. Kravet til lojalitet omfatter også en plikt for den enkelte til å informere sin nærmeste overordnede/oppdragsgiver dersom det er oppstått en situasjon der den enkelte har en interessekonflikt.

3 Integritet Den enkelte skal unngå å opptre på en måte som skaper tvil om selskapets eller den enkeltes etterrettelighet. Relasjoner skal ikke være så nære at det kan reises tvil om det forretningsmessige i forholdet. Tillit Konsernet har tillit til den enkeltes lojalitet og dømmekraft. Som en del av god virksomhetsstyring har Agder Energi iverksatt kontrolltiltak for å bistå den enkelte med å bevare sin integritet i møte med situasjoner som erfaringsmessig kan representere fristelser. Den enkelte må lojalt slutte opp om slike kontrolltiltak, og bidra til et arbeidsmiljø som viser åpenhet, årvåkenhet og sunne holdninger. 1.5 Hjelp til vurdering I mange tilfeller finnes det ikke entydige svar på hva man skal gjøre, altså hva som er etisk forsvarlig. I Agder Energi er det ikke etisk å balansere på kanten av straffbarhetsgrensen. Dersom den enkelte i en gitt situasjon står overfor et etisk dilemma, kan det være lurt å stille seg noen kontrollspørsmål: - Vil jeg mislike at dette blir kjent for ledelsen eller mine arbeidskolleger? - Vil dette svekke tillit eller posisjon for Agder Energi dersom det blir omtalt i media? - Kan dette komme i konflikt med de interesser jeg skal ivareta som ansatt, for eksempel ved at jeg i kraft av min stilling oppnår en fordel? - Vil dette svekke respekten for vedtak og synspunkter i Agder Energi? - Vil jeg kunne skape bindinger eller relasjoner til leverandører som senere kan begrense selskapets handlefrihet? - Er dette en problemstilling som er så vidt komplisert at jeg trenger juridisk bistand? Agder Energi ønsker å stimulere til åpen diskusjon om ansvarlig adferd. Slik diskusjon bør skje i en konstruktiv og ubyråkratisk atmosfære. Etiske tvilstilfeller og brudd på Agder Energis etiske retningslinjer skal umiddelbart tas opp med egen leder, eventuelt leders leder, eller konfidensielt til HR-seksjonen, Agder Energis etiske råd eller gjennom Agder Energis Varslingskanaler. 1.6 Uttrykk for bekymring og fritak for straff Hvis du i god tro henvender deg til en relevant instans i Agder Energi om en mulig overtredelse av loven eller selskapets retningslinjer, skal du være beskyttet mot sanksjoner knyttet til at du tok opp saken. Dersom din henvendelse viser at selskapet som sådan har begått tjenestefeil, vil det bli ansett til din fordel at du meldte i fra. Det vil bli ansett som brudd på disse retningslinjene å diskriminere eller trakassere noen for å ha kommet med slike henvendelser. Den som rapporterer uriktig i den åpenbare hensikt å skade noen, kan risikere disiplinærtiltak, oppsigelse eller offentlig påtale. Hvis du føler at du på noen måte blir utsatt for trakassering som følge av å melde fra om brudd på disse retningslinjene, må du kontakte din overordnede eller Etisk Råd i Agder Energi.

4 1.7 Taushetsplikt Alle ansatte i Agder Energi har skrevet under på en taushetserklæring ved ansettelse. Taushetsplikten skal forhindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade Agder Energis virksomhet eller omdømme. Taushetsplikten skal også beskytte den enkeltes personvern og integritet. Den enkelte må derfor vurdere med hvem, hvor og hvordan Agder Energi-relaterte forhold kommuniseres, slik at ikke uvedkommende får tilgang til slik informasjon. Den enkelte skal overholde kravene til konfidensiell behandling av informasjon. Gradert informasjon/beredskapsinformasjon skal heller ikke gjøres kjent for ikke-autorisert personell i Agder Energi. Dette gjelder også sensitiv informasjon om personer, sikringstiltak, kommersielle, tekniske eller kontraktsmessige forhold samt lovbeskyttet informasjon. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet er opphørt eller oppdraget er utført. 2 REGLER FOR GOD OPPTREDEN 2.1 Helse miljø sikkerhet (HMS) Agder Energi (AE) skal prioritere helse, miljø og sikkerhetsarbeid i forbindelse med alle aktiviteter og skal ha et arbeidsmiljø som fremmer trivsel og helse. Personsikkerhet skal gis høyeste prioritet. Daglige ledere for selskapene har arbeidsgiveransvaret slik dette er utformet i Arbeidsmiljøloven. Arbeidsgiveransvaret innebærer blant annet at selskapene driver et systematisk og planmessig HMS-arbeid. Linjeledelsen er delegert myndighet til å sørge for at dette gjøres i sine enheter Alle medarbeidere skal medvirke til gjennomføring av HMS-tiltak og har et spesielt ansvar for å ivareta arbeidskollegers og egen sikkerhet i det daglige arbeidet. 2.2 Mobbing, likeverd og mangfold I Agder Energi har vi en bevisst holdning mot enhver form for mobbing og trakassering uttrykt gjennom målbildet: "Nulltoleranse for mobbing og trakassering i Agder Energi". Denne holdningen skal prege konsernet som arbeidsplass. Det er opprettet varslingskanaler og rutiner som sikrer håndtering av slike forhold om de oppstår. Status når det gjelder mobbing blir fulgt opp i konsernets arbeidsmiljøundersøkelse. Agder Energi skal vise respekt for enkeltmennesket og arbeide aktivt for et godt arbeidsmiljø preget av likeverd og mangfold. Agder Energi støtter FNs Global Compact med sine 10 prinsipper for samfunnsansvar. Disse prinsippene dekker områdene menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og anti-korrupsjon. Agder Energi skal alltid gjøre sitt beste for å drive sin virksomhet i tråd med disse ti prinsippene. Agder Energi aksepterer ingen form for diskriminering. Diskriminering er all forskjellsbehandling, eksklusjon eller preferanser gjort med grunnlag i, kjønn, alder, funksjonshemning, seksuell legning, religion, politisk oppfatning, nasjonal eller etnisk opprinnelse eller andre lignende forhold som fører til opphevelse eller svekking av likebehandling. Det kan dog enkelte ganger være lovlig og saklig begrunnet å forskjellsbehandle for å oppnå likeverd og mangfold.

5 2.3 Sosiale medier Konsernets etiske retningslinjer gjelder også ved bruk av sosiale medier. Sosiale medier defineres som samfunn og aktiviteter på nett som er basert på innhold laget av bruker. Eksempler er sosiale nettverk, bloggfora, diskusjonssider o.l. Taushetsplikten gjelder også ved bruk av sosiale medier. Det er også viktig å tenke på om skriftlige eller muntlige utsagn som privatperson kan tolkes som Agder Energis mening. 2.4 Adferd En ansatt skal ikke, uansett tidspunkt, oppføre seg på en måte som kan krenke menneskeverd eller som er egnet til å bringe Agder Energi i miskreditt. Ansatte som er på tjenestereise eller annet oppdrag for Agder Energi skal derfor avstå fra kjøp av seksuelle tjenester. Dette gjelder også i den ansattes fritid på slike oppdrag. Agder Energi er en rusfri arbeidsplass. Bruk av narkotika er forbudt. Alkohol kan imidlertid serveres i forbindelse med representasjon eller bedriftsarrangementer, forutsatt at forbruket er moderat, og forutsatt at det ikke vil bli kombinert med håndtering av maskiner, bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol. 2.5 Bruk av konsernets eiendeler Den enkelte har ikke anledning til å benytte konsernets driftsutstyr, så som kjøretøy, verktøy, kopimaskiner og lignende til privat bruk uten godkjennelse fra nærmeste overordnet eller den som forvalter utstyret. Dette gjelder likevel ikke for benyttelse i ubetydelig omfang, beregnet for den enkeltes personlige bruk (for eksempel kopiering). Agder Energis eiendom og eiendeler skal behandles på en forsvarlig måte og skal kun benyttes til de formål de er ment å tjene. Den enkelte skal beskytte selskapets eiendom og eiendeler mot tap, skade og misbruk. Det er utarbeidet egen instruks for bruk av konsernets IKT-utstyr. 2.6 Reiser og interne arrangementer I Agder Energi konsernet reises det på mest økonomiske måte. Reisereglementet gjelder under reiser i AEs tjeneste for alle ansatte. I særlige tilfeller kan styreleder, konserndirektør eller daglig leder forhåndsgodkjenne unntak. I Agder Energi gjennomføres interne arrangement i moderate former. Det forutsettes at den enkelte utøver måtehold og godt skjønn, og at ansvarlig leder har ansvar for at dette etterleves. Oppdaterte retningslinjer finnes i Personalhåndboken på Energisk. 2.7 Personlig ansvar Ansatte i Agder Energi har et selvstendig ansvar for å sette seg inn i og etterleve de krav som er nedfelt i "Etikk i AE" og aktuelle lover og regler Er det innhold i den etiske plattformen vi ikke forstår, eller om vi opplever etiske dilemmaer, søker vi råd hos nærmeste leder eller bruker varslingsprosedyren Varsling av kritikkverdige forhold i Agder Energi. Denne finnes på Energisk, "Min side". Brudd på konsernets etiske retningslinjer eller relevante lovbestemmelser kan medføre disiplinære reaksjoner, oppsigelse, avskjed og anmeldelse til relevant myndighet. 2.8 Lederansvar Ledere skal tilrettelegge for og sikre at hver enkeltes oppgaver innen eget ansvarsområde blir utført i henhold til krav og forventninger i "Etikk i AE". Ledere skal påse at egen og ansattes atferd er i henhold til "Etikk i AE, og skal agere ved brudd på krav og forventninger.

6 3 ETIKK I FORRETNINGSMESSIGE FORHOLD 3.1 Relasjoner til leverandører, kunder, mellommenn, andre forretningsforbindelser samt offentlige myndigheter Den enkelte skal opptre på en måte som inngir respekt og er egnet til å gi et godt inntrykk av Agder Energi. Den enkelte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved vedkommendes integritet. Den enkelte har videre en plikt til å sørge for at alle beslutninger treffes på forretningsmessige premisser. Gjestfrihet og moderate former for sosialt samvær hører likevel med til høflig forretningsomgang. Ved langvarige avtaleforhold er det heller ikke unaturlig at det utvikles relasjoner med kunder og leverandører. Slike relasjoner kan gi selskapet legitime fordeler, men i disse tilfellene er det særlig viktig å søke å unngå at det tas utenforliggende hensyn. Den enkelte leder må vurdere hvilke kontrolltiltak som er nødvendige for å sikre dette, herunder om det er nødvendig å veksle på hvem som ivaretar relasjonen på selskapets vegne. Det må også utvises varsomhet og årvåkenhet med hensyn til hvordan forholdet fremstår utad. Grensen mellom ulovlig smøring og lovlig kundepleie er ikke skarp, og det er derfor viktig at kundepleie er gjennomtenkt og tåler dagens lys. Etter omstendighetene kan selv ytelser med begrenset økonomisk verdi anses som en bestikkelse. Derfor bør det utvises tilbakeholdenhet og edruelighet Gaver I Agder Energi er hovedregelen at den enkelte for seg selv eller andre ikke må tilby eller motta gaver, provisjon, tjeneste eller annen ytelse. Dersom ytelsen har en verdi på under 500 kroner, kan unntak gjøres i særlige tilfeller, forutsatt at godkjennelse innhentes fra den nærmeste overordnede. Den enkelte har som hovedregel plikt til å avslå tilbud om personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester eller utlån av utstyr uten vederlag til privat bruk. Det er lov å foreta handler der ansatte benytter fremforhandlede kontrakter med spesielle vilkår for ansatte i Agder Energi. Agder Energi skal ikke godkjenne gaver eller betaling eller tilby noe av verdi til offentlige tjenestemenn. I rimelig utstrekning kan imidlertid Agder Energi dekke utgifter for offentlig tjenestemenn i forbindelse med salgsfremmende tiltak, demonstrasjoner av produkter og tjenester, inngåelse av kontrakter, m.v. Det skal innhentes forhåndsgodkjenning fra konserndirektørnivå før slike utgifter pådras. Dette kan typisk være rimelige kostnader til reise og overnatting. Det skal ikke gis godkjenning dersom dekning av slike utgifter medfører brudd på korrupsjonslovgivning eller annet regelverk, eller hvis betalingen i offentlighetens øyne er egnet til å fremstå som urettmessig eller suspekt Reiser Utgifter til reiser i anledning arbeidsforholdet skal dekkes av Agder Energi, med mindre noe annet er godkjent på forhånd av konsernsjefen Bruk av mellommenn Bruk av mellommenn har ofte vist seg å være forbundet med fare for korrupsjon. Mellommenn er agenter, konsulenter eller andre som i vår forretningsvirksomhet fungerer som bindeledd mellom Agder Energi og en tredjepart. Før mellommenn engasjeres skal den aktuelle leder forsikre seg om at mellommannens omdømme, bakgrunn og dyktighet er passende og tilfredsstillende. Agder Energi krever at mellommenn handler i samsvar med Agder Energis etiske retningslinjer og dette kravet skal inkluderes i mellommannens kontrakt med Agder

7 Energi. Avtaler med mellommenn skal være skriftlige og forretningsmessig og beskrive det reelle avtaleforhold. Egnede kontrolltiltak skal iverksettes for den enkelte kontrakt, etter samråd med konsernets sikkerhetssjef. I enkelte land er det vanlig med tilretteleggingsbetalinger, det vil si betalinger som foretas for å fremskynde levering av produkter, tjenester m.v. som man har rettmessig krav på. Agder Energi er prinsipielt motstander av slike betalinger, selv om de i det enkelte tilfellet anses lovlige Informasjonsplikt Det forventes at Agder Energis leverandører, partnere, kunder og andre forretningsforbindelser gjøres kjent med konsernets retningslinjer, og følger etiske standarder som i hovedsak samsvarer med Agder Energis etiske krav. Agder Energi forventer at alle leverandører følger Agder Energis etiske retningslinjer. 3.2 Korrupsjon Agder Energi aksepterer ingen former for korrupsjon og jobber mot korrupsjon i alle former i både offentlig og privat sektor. Vi verken tilbyr, gir, aksepterer eller tar i mot smøring eller andre utilbørlige fordeler. Korrupsjon er ulovlig og fører til konkurransevridning, skader bedriftens omdømme og utsetter personer og selskaper for risiko. Forbudet mot korrupsjon rammer både det å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel (aktiv korrupsjon) og det å kreve, motta eller akseptere en slik fordel (passiv korrupsjon). Det er også korrupsjon om man gjennom en tredjemann forsøker å påvirke noen til å utføre sitt arbeid på en bestemt måte (påvirkningshandel). Det er ikke et vilkår for korrupsjon at ytelsen gis for å påvirke mottakeren til å fatte en bestemt beslutning; bare det å gi en slik fordel til (evt. motta fra) en person som selskapet har en virksomhetsmessig kontakt med, kan rammes. 3.3 Politisk virksomhet og politiske påvirkere Agder Energi støtter ikke noe enkelt parti eller noen politiker. Agder Energi vil kunne delta i den offentlige debatt der det er i konsernets og/eller datterselskapenes interesse. Den enkelte står fritt til å delta i politisk arbeid, men da uten referanse til deres forhold til Agder Energi. Politiske påvirkere er mellommenn som benyttes for å påvirke beslutninger både i offentlig og privat virksomhet. Det er bare tillatt å benytte en politiske påvirker dersom denne fullt ut tilkjennegir overfor den som søkes påvirket at vedkommende representerer Agder Energi. Det er derfor et ufravikelig krav at det i alle konsernets kontakter med politiske påvirkere pålegges en plikt til å opplyse om dette. For øvrig gjelder prinsippene for bruk av mellommenn også for bruk av politiske påvirkere. 3.4 Rettferdig konkurranse Agder Energi skal konkurrere på en hederlig, skikkelig og etisk forsvarlig måte innenfor rammeverket til konkurranselovgivningen som gjelder i markedene der selskapet opererer. Kraftbransjen er kjennetegnet av felleseide kraftverk og krysseierskap mellom aktører som opererer i samme markeder og av at enkeltaktører har store markedsandeler i sine hjemregioner. Årvåkenhet rundt etterlevelse av konkurransereglene er derfor særlig viktig. Agder Energi har utarbeidet egne retningslinjer for etterlevelse av konkurranseloven som den enkelte som arbeider med konkurranserelaterte problemstillinger plikter å sette seg inn i. Både uttrykte og stilltiende avtaler mellom to eller flere aktører innenfor en bransje om deling av markeder, begrensninger i produksjon, priser og rabatter, innhold i tilbud ved anbud, m.v. er forbudt. Ved slike avtaler begrenses eller elimineres konkurransen og kunden betaler en høyere pris enn hvis det hadde vært en reell konkurranse i markedet.

8 I tillegg er det forbudt å misbruke en dominerende stilling i markedet. I de markeder selskaper i Agder Energikonsernet er så store at de i betydelig grad kan opptre uavhengig av konkurrenter og kunder, vil selskapet ha et særlig ansvar for ikke å begrense konkurransen. Misbruk av dominerende stilling kan skje f eks i form av utestengelse av konkurrenter (typisk marginskvis, visse eksklusivitetsavtaler og lojalitetsrabatter/koblingshandel), overfor kunder direkte ( typisk urimelige priser eller forretningsvilkår, visse forretningsnektelser og visse former for forskjellsbehandling). Dersom man er i tvil om et tiltak eller en handling er forenlig med gjeldende konkurranselovgivning, skal tiltaket stilles i bero inntil dets lovmessighet er avklart. 3.5 Markedsadferd Agder Energi har børsnoterte obligasjoner og er derfor underlagt verdipapirloven. Det skal utvises særlig aktsomhet knyttet til finansiell- og annen markedsinformasjon. Agder Energi besitter mye informasjon som kan ha betydning både for prisdannelsen i kraftmarkedet og for verdien på de selskaper konsernet gjør forretninger med. Innsideinformasjon er opplysninger egnet til å påvirke kursen på verdipapirer og prising i kraftmarkedet, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. Den enkelte skal ikke bruke eller medvirke til at andre bruker innsideinformasjon om Agder Energi og dets virksomhet eller andre selskaper til å tegne eller handle kraft, kraftrelaterte verdipapirer, aksjer eller andre verdipapirer privat eller på vegne av Agder Energi, Innsideinformasjon skal aldri videreformidles til utenforstående, og den enkelte skal også overfor kolleger som utvise stor varsomhet ved omtale av forhold som potensielt kan være innsideinformasjon. Den enkelte må heller ikke bidra til spredning av, falsk, uriktig eller villedende informasjon om Agder Energi og dets virksomhet, om Agder Energis samarbeidspartnere, om tilbud og etterspørsel etter kraft eller tilknyttede finansielle instrumenter, eller om andre forhold som kan ha betydning for prisdannelsen i markeder der Agder Energi og/eller selskaper Agder Energi gjør forretninger med opptrer. Misbruk av innsideinformasjon og markedsmanipulasjon er også straffbart etter norsk lov. 3.6 Deltakelse i annen virksomhet Ansatte i Agder Energi kan ikke uten tillatelse fra overordnet utføre annet lønnet arbeid eller drive privat næringsvirksomhet som vil være av et slikt omfang at det kan gå ut over vedkommendes arbeidsytelse i Agder Energi. Ansatte i Agder Energi har plikt til å informere nærmeste overordnet om eksterne styreverv. Ved tvil om vervet kan komme i konflikt med konsernets interesser avgjøres spørsmålet av daglig leder/konsernsjef. Tilsvarende har ansatte i Agder Energi ikke anledning til å investere i næringsvirksomhet som driver beslektet eller konkurrerende virksomhet med konsernets, dersom dette kan medføre interessekonflikt mellom vedkommende virksomhet og Agder Energi. Ansatte i Agder Energi eller firma som helt eller i overveiende grad eies av ansatte eller deres nærstående er utelukket fra å delta i konkurranse om levering av varer og tjenester til noe selskap i konsernet. Ansatte kan ikke delta som konsulent, representant eller underleverandør for tilbyder til selskapene. Ansatte i Agder Energi er forpliktet til å informere sin nærmeste overordnede om andre tillitsverv og investeringer som kan tenkes å være av betydning etter denne bestemmelse. Leders leder kan imidlertid godkjenne unntak fra forbud mot å handle fra ansattes nærstående dersom det skriftlig godtgjøres at transaksjonen skjer til faste priser i markedet, at Agder Energi er en liten kunde av virksomheten, at transaksjonen er til beste for Agder Energi, og at det ville være urimelig å utelukke virksomheten fra å handle med Agder Energi. Den ansatte må i slike tilfeller ikke være involvert i kommunikasjon eller beslutninger i saken.

9 3.7 Habilitet Den enkelte ansatte skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål - som er av direkte eller indirekte betydning for vedkommende selv eller ektefelle, samboer, barn, foreldre, søsken eller andre nærstående personer; - som er av direkte eller indirekte betydning for selskap, organisasjon eller offentlig organ der vedkommende er medlem av styrende organ eller har annen innflytelse eller særlig interesse; - når det foreligger andre forhold som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes upartiskhet. Det samme gjelder dersom forholdet kan oppfattes slik av andre. Den enkelte har selv plikt til å vurdere om det foreligger inhabilitet. Når noen (i eller utenfor Agder Energi) ber om det, eller den enkelte selv finner grunn til det, skal spørsmål forelegges nærmeste overordnede eller konsernsjefen. I styret i datterselskapene treffes avgjørelsen om inhabilitet av styret, men uten at medlemmene selv deltar i avgjørelsen. Styremedlemmer skal selv gjøre oppmerksom på forhold som kan tenkes å føre til inhabilitet. 3.8 Skikkelighet i informasjon, regnskap og rapportering Agder Energi skal gi fullstendige, korrekte og nøyaktige redegjørelser i sine rapporter til tilsynsmyndigheter og andre. Den enkelte skal sikre at informasjon, regnskapsføring og rapportering er nøyaktig og fullstendig. All regnskapsinformasjon skal være korrekt, registrert og gjengitt i overensstemmelse med lover, regler, relevante regnskapsstandarder samt god regnskapsskikk. 3.9 Redelighet i eksternt kommunikasjonsarbeid, møter med offentlige instanser, privatpersoner etc. Agder Energi skal være redelig og etterrettelig i sitt eksterne kommunikasjonsarbeid uavhengig av hvem det kommuniseres med. AE skal etterstrebe åpenhet i sin eksterne kommunikasjon og skal bidra med saklig, faglig og etterprøvbar informasjon.

10 4 VARSLING Kravet til lojalitet omfatter en plikt for den enkelte til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten eller dersom det er oppstått en situasjon der den enkelte har en interessekonflikt. Retten til å varsle er lovfestet, jf. arbeidsmiljøloven 2-4. Når det gjelder visse kriminelle forhold og omstendigheter som medfører fare for liv og helse, har arbeidstaker en lovfestet plikt til å varsle, jf. arbeidsmiljøloven 2-3. Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Eksempler på kritikkverdige forhold er: Opplysninger om kriminelle forhold Manipulering av finansiell rapportering, økonomisk utroskap, innside-handel Mislighold av andre lovbestemte påbud eller forbud Brudd på virksomhetens retningslinjer om etikk eller HMS Brudd på alminnelige etiske standarder som har bred allmenn tilslutning. Der det anses forsvarlig, anbefaler konsernet at varsleren henvender seg til sin nærmeste leder, tillitsvalgt eller verneombud. Den enkelte kan velge å varsle gjennom konsernets varslingskanaler ved å følge linken "Varsling av kritikkverdige forhold" på Energisk (Min side). Dette kan for eksempel være nødvendig dersom den overordnede selv er involvert i saken, eller hvis den enkelte ikke har tillit til at den overordnede tar saken på tilstrekkelig alvor. Det er tillatt å varsle anonymt, men konsernet anbefaler at varsling skjer under fullt navn. Konsernet vil da kunne innhente ytterligere opplysninger fra varsleren og gi tilbakemelding om hva som gjøres med forholdet. Alle opplysninger meldt inn i konsernets varslingskanal vil under enhver omstendighet bli behandlet fortrolig. 4.1 Etisk råd Konsernet har etablert et etisk råd, som har som oppgave å gi råd til konsernsjef og ansatte i etisk vanskelige saker. Etisk råd er samtidig en kanal for varsling av misligheter og kritikkverdige forhold, og en kontrollinstans for hvordan slike varslinger håndteres.

11 5 OVERTREDELSER, PERSONLIG ANSVAR OG LEDERANSVAR Den enkelte skal sette seg inn i og utføre sitt arbeid i samsvar med de krav som er nedfelt i "Etikk i AE", og aktuelle lover og regler. Brudd på konsernets etiske retningslinjer eller relevante lovbestemmelser kan medføre disiplinære reaksjoner, oppsigelse, avskjed og anmeldelse til relevant myndighet. Leder skal kommunisere retningslinjene til sine underordnede og gi råd om forståelse og praktisering, sørge for at arbeidsmiljøet og kontrolltiltak i virksomheten støtter utvikling av en høy etisk standard, og påse at virksomheten innen eget ansvarsområde skjer i henhold til kravene. Agder Energi vil sørge for at de etiske retningslinjene blir gjort alminnelig kjent og at nødvendig opplæring gjennomføres regelmessig. Sammen med det personlige ansvar, kravene til behandling av etiske spørsmål og de fora og hjelpemidler som er etablert, skal dettesikre at Agder Energi etterlever sine etiske standarder og krav. Praktisering av de etiske retningslinjene skal følges opp gjennom konsernets internkontrollsystem. Det foretas årlig gjennomgang av retningslinjenes funksjon og gjennomslag i konsernet. 6 ANSVARSERKLÆRING Dokumentet skaper ingen rettigheter for kunder, leverandører, konkurrenter, aksjonærer eller andre personer eller enheter.