FJELL KOMMUNE PLAN- OG UTBYGGINGSSJEFEN Byggprosjekt KLEIVANE GRAVPLASS

Transkript

1 FJELL KOMMUNE PLAN- OG UTBYGGINGSSJEFEN Byggprosjekt KLEIVANE GRAVPLASS BOK 0 TOTALENTREPRISEKONKURRANSE TILBUDSINNBYDELSE OG GENERELLE BESTEMMELSER Dato:

2 FJELL KOMMUNE SIDE 2 INNHOLD Del GENERELT Tilbudsinnbydelse Orientering om prosjektet Tiltakshaver Anskaffelsens formål Forbehold om gjennomføring Oppbygging av tilbudsgrunnlaget Tilbudsbefaring Prosjektorganisasjon Overordnet fremdrift KRAV TIL LEVERANDØR Organisasjon og juridisk stilling Økonomisk stilling Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Tekniske og faglige kvalifikasjoner Godkjenning etter Plan- og bygningslov Kapasitet 1.03 KONKURRANSEREGLER Regelverk Kunngjøring Krav til dokumentasjon Språk Tilbudsfrist Åpning av tilbud Innleveringssted Spørsmål til tilbudsgrunnlaget Forbehold Vedståelsesfrist Alternative tilbud Retur av tilbud Val av tilbud Melding om tildeling av kontrakt

3 FJELL KOMMUNE SIDE KONTRAKTSREGLER Generelle kontraktsregler Spesielle kontraktsregler Avtaledokument 1.05 FORRETNINGSRUTINER Korrespondanse Fakturering Endringsarbeid Rekningsarbeid 1.06 ANDRE REGLER Ansvar Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Forebyggende tiltak Forhåndsmelding FDV-dokumentasjon 1.07 ANNET Byggeledelse DEL 2 TILBUDSKJEMA 2.01 Totalentreprisetilbud 2.02 Alternativ fastpristilbud 2.03 Regningsarbeid 2.04 Alternativ byggetid 2.05 Totalentreprenøren sin organisasjon 2.06 Sikkerhet for kontraktsforpliktelser 2.07 Godkjenning av tilbudsgrunnlag

4 FJELL KOMMUNE SIDE 4.01 GENERELT.01.1 TILBUDSINNBYDING Fjell kommune innbyr med dette til åpen anbudskonkurranse i samsvar med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Anskaffelsen gjelder totalentreprisetilbud på prosjektet Kleivane gravplass ved Fjell kirke på tettstedet Fjell. Prosjektet er en utvidelse av eksisterende gravplass på Kleivane. Tilbyderen selv må innhente tilbud på de deler av entreprisen som han selv eventuelt ikke dekker eller har ansvarsrett for Orientering om prosjektet. Fjell kommune skal anlegge ny gravplass ved Kleivane gravplass knyttet til gamle Fjell kirke i samsvar med forslag til ny reguleringsplan med illustrasjon plan. Reguleringsplanen er ferdigbehandlet sommeren det skal søkes om dispensasjon fra gjeldende vekteket som følge av endret utførelse av rassikring rundt gravplassen.. Tiltaket er planlagt i samråd med Fjell sokneråd., som skal forvalte og drifte gravplassen. Planarbeidet og utarbeidelse av tilbudsgrunnlag er utført av Akasia som er en del av Bergen Kirkelige Fellesråd (BKF). Fjell kommune vedtatt utbyggingen og prosjektet er planlagt ferdigstilt til 3. kvartal Den nye delen av gravplassen vil inneholde ca 560 kistegraver og ca 200 urnegraver. Gravplasser for andre religioner inngår i antall for kistegraver. Området der gravplassen skal anlegges, ligger øst for eksisterende gravplass på Kleivane, like ved Kolavatnet. Akasia er ansvarlig for funksjonen Ansvarlig søker og vil søke om rammetillatelse parallelt, basert på godkjent reguleringsplan. Søknad om igangsetting vil bli sendt når valg av utførende entreprenør er avklart. Rigg og drift er beskrevet i Teknisk beskrivelse fra Akasia og skal prises der. Alle forhold knyttet til rigging og drift av byggeplass og gjennomføringen av prosjektet skal være inkludert i tilbudet fra totalentreprenør Tiltakshaver. Fjell kommune ved avdeling Byggprosjekt vil være tiltakshaver og skal overlevere ferdig opparbeid gravlund til Fjell sokneråd Anskaffelsens formål. Anskaffelsen har som formål å inngå kontrakt om utbygging av ny gravplass med installasjoner etter NS8407.

5 FJELL KOMMUNE SIDE Forbehold Det tas forbehold om godkjenning av endelig finansiering før oppstart og gjennomføring av prosjektet. Det går en kraftlinje over deler av gravplassen, og den skal legges i kabel. Tiltakshaver tar forbehold om at det blir gitt dispensasjon eller tillatelse fra BKK til å arbeide nær kraftlinjen. Det kan ikke påregnes at linjen blir flyttet før planlagt oppstart av gravplassen, men den kan bli flyttet underveis i prosjektet Oppbygging av tilbudsgrunnlaget Del 1 Tilbudsinnbydelse med generelle bestemmelser Del 2 Tilbudsskjema Del 3 Teknisk beskrivelse og tegninger.01.7 Anbudsbefaring. Det blir organisert en befaring på stedet fredag kl Frammøte ved det gamle forsamlingshuset. Referat fra befaringen blir en del av tilbudsgrunnlaget, og vil bli lagt ut på Doffin som del av grunnlaget Prosjektorganisasjon Prosjektorganisasjon under prosjekteringsfasen er som følgjer: Tiltakshaver Brukar Reguleringsarkitekt Landskap/prosjektering : Fjell kommune Byggprosjekt v/eirik Milde : Fjell sokneråd ved kirkeverge Annlaug Børve eller driftsleder Norvald Snekkevik : Akasia v/frode Røynesdal : Akasia v/frode Røynesdal og Stine Fyrdal Nilsen.01.9 Overordna framdrift Utlysing av tilbudskonkurranse på Doffin : Utlegging av tilbudsgrunnlag på Doffin : Frist for innlevering av tilbud : Antatt godkjent ny reguleringsplan : Er godkjent, men vedtekter må endres noe Godkjenning prosjekt i KFF og KS : Vår/sommer-2013 Planlagt byggestart : 3. kvartal-2013 Ferdigstillelse av gravplassen : 3. kvartal KRAV TIL LEVERANDØR.02.1 Organisasjon og juridisk stilling Leverandør skal være registrert i faglige register.

6 FJELL KOMMUNE SIDE 6 Krav til dokumentasjon: Firmaattest.02.2 Økonomisk stilling Leverandør skal ha en finansiell og økonomisk stilling slik at de uten problem for tiltakshaver kan oppfylle kontrakten. Krav til dokumentasjon: Skatteattest MVA-attest ikke eldre enn 6 mnd. Hovedtall fra regnskap de 2 siste årene Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Leverandør skal oppfylle alle krav som angitt i lover og forskrifter i Norge for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Krav til dokumentasjon: HMS egenerklæring i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser. Totalentreprenør skal være HMS-ansvarlig i hele gjennomføringsfasen Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandør skal dokumentere bred erfaring og kompetanse med gjennomføring av lignende prosjekt, utført i totalentreprise. Alt arbeid skal utføres av fast ansatte, eller lovlig innleid arbeidskraft. Alt arbeid som blir utført, uansett nasjonalitet på arbeidstaker, skal utføres med norske lønns- og avtaleforhold. Det blir stilt krav om at totalentreprenør skal ha system for identifisering av arbeidstaker som til ei hver tid oppholder seg på byggeplassen. Det blir og krevd at leverandørens prosjektleder, anleggsleder skal ha kompetanse og erfaring i disse rollene fra totalentreprise med tilsvarende kompleksitet. Krav til dokumentasjon: Liste med de viktigste oppdragene de siste 5 årene. Liste over relevante oppdrag gjennomført i totalentreprise de siste 3 årene med en kort beskrivelse av oppdragenes omfang og størrelse. CV med liste over referanseprosjekt for tilbydd prosjekt- og anleggsleder, hvor det blir oppgitt funksjon og størrelse på de relevante prosjektene. Beskrivelse av gruppens tekniske personell og tekniske enheter som skal brukes til oppfylling av kontrakten. Dokumentere aktuell del av internkontrollsystem Dokumentere foretaket sitt system for styring og kvalitetssikring Godkjenning etter Plan- og bygningsloven Leverandør skal selv, eller via sine underleverandører, ha sentral godkjenning i tiltaksklasse 2 eller lokal godkjenning og ansvarsrett i tiltaksklasse 2 for alle de fagområdene som blir gjort

7 FJELL KOMMUNE SIDE 7 gjeldende for denne byggesaken. Leverandør skal ha tilfredsstillende system for kvalitetssikring og styring av slike prosjekt. Dersom det ikke oppnås ansvarsrett for de nødvendige godkjenningsområdene etter at kontrakt er underskrevet, blir det å se på som brudd på avtalen og gir tiltakhaver rett til å heve kontrakten. Akasia vil stå som ansvarlig søker for tiltaket, og skal samordne søknad om igangsetting og ferdigattest med totalentreprenør. Krav til dokumentasjon: Bevis på sentral godkjenning i tiltaksklasse 2, eventuelt dokumentasjon på at sentral godkjenning har vært gitt i tilsvarende tiltak Kapasitet Leverandør skal dokumentere nødvendig kapasitet for gjennomføring av kontrakten. Krav til dokumentasjon: Oversikt over foretaket sin totale kapasitet og forventa tilgjengelig kapasitet for de ytelser som kontrakten vil omfatte..03 KONKURRANSEREGLER.03.1 Regelverk For konkurranseregler vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser av 2006, sist revidert Totalentreprisekonkurransen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriften del II Anskaffelser under EØS-terskelverdiene Kunngjøring Kunngjøring av konkurransen blir som følger: Kunngjøring konkurranse i Doffin-base Kunngjøring via annonse i lokalpresse Krav til dokumentasjon. Det vises til pkt..02 Krav til leverandør og underpunktene , hvor krav til dokumentasjon er listet opp, og her samlet: 1. Tilbudsbrev med aksept av konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal og inneholde dokumentasjon på tilbydd utstyr og materiell til prosjektet. 2. Skatteattest - attest på innbetalt skatt og arbeidsgiveravgift 3. MVA-attest attest på innbetalt merverdiavgift 4. Firmaattest 5. Egenerklæring om lønn- og arbeidsvilkår 6. Forpliktelseserklæring ved bruk av underentreprenører og leverandører 7. HMS-erklæring 8. Sentralgodkjenning,alternativ lokal godkjenning i tiltaksklasse 2

8 FJELL KOMMUNE SIDE 8 9. Hovedtall fra tiltakets regnskap for de 2 siste årene 10. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap 11. Liste over oppdrag fra de 5 siste årene som er relevante for dette oppdraget 12. Beskrivelse av leverandørens organisering og bemanning, teknisk personell og utstyr til oppfyllelse av kontrakten. 13. Dokumentasjon på internkontrollsystem 14. Dokumentasjon på foretaket sitt system for kvalitetssikring og styring av avvik Tilbudet skal leveres skriftlig i lukket konvolutt, merket Tilbud Kleivane gravplass og skal inneholde tilbudsbrev med tilbudssum, overført fra Del 2 Tilbudsskjema. I tillegg skal det leveres digitalt format (gab-fil) eller som lagres på CD eller minnepenn, levert i samme konvolutt Språk. Tilbudsgrunnlaget er utarbeidet på norsk. Tilbyder skal og utforme tilbudet på norsk Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er sett til kl Tilbud som er mottatt av tiltakshaver innen fristens utløp, kan anses som rettidig levert Innleveringssted Tilbudet skal leveres til følgende adresse: Fjell kommune Servicetorget Rådhuset 5353 STRAUME Tilbudet skal merkes: Tilbud Kleivane gravplass.03.7 Åpning av tilbud Tilbudsåpning vil finne sted kl Fjell kommune praktiserer lukket anbudsåpning, og det blir derfor ikke anledning for tilbyderne å være tilstede under åpningen. Det vil bli utarbeidet protokoll fra anbudsåpningen som blir distribuert til tilbyderne Spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Eventuelle spørsmål til tilbudsgrunnlaget skal rettes skriftlig til: Akasia v/frode Røynesdal Bjørnsgate 1 Postboks 54 Nygårdstangen 5838 BERGEN E-post frode.roynesdal@akasia.no.03.9 Forbehold

9 FJELL KOMMUNE SIDE 9 Forbehold og avvik i tilbudet i forhold til grunnlag vil bli priset av tiltakshaver i evalueringen av tilbudene. Forbehold som ikke kan kostnadsberegnes kan føre til at tilbudet bli å regne som ufullstendig, og derfor kan bli avvist Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist skal være 90 dager fra innleveringsdato Alternative tilbud Alternative tilbud vil ikke bli vurderte Retur av tilbud. Mottatte tilbud blir ikke returnerte Valg av tilbud og tildelingskriterier. Fjell kommune vil velge det laveste tilbudet basert på utfylt tilbudsgrunnlag, som og inkluderer tilbudsbefaring med protokoll. I tillegg vil enhetspriser bli vektlagt i evalueringen. Tildelingskriterium 1. Laveste tilbudssum som angitt i tilbudsbrev Melding om tildeling av kontrakt Melding om tildeling av kontrakt vil bli gitt til alle tilbyderne i god tid før kontrakt blir inngått. Meldingen skal grunngi valget. Frist for å klage på tildelingen blir satt til 10 dager..04 KONTRAKTS REGLER.04.1 Generelle kontrakts regler Som kontrakts regler skal NS 8407 legges til grunn for avtale, med tillegg for følgende endringer:.04.2 Spesielle kontrakts regler Punktene under er endringer og tilføyelser til NS 8407 som inngår som del av kontrakts grunnlaget. Pkt. 7.3 Sikkerhet: Endring: Byggherren Fjell kommune stiller ikke garanti for sikkerhet for oppfyllelse av sine forpliktelser.

10 FJELL KOMMUNE SIDE 10 Pkt Totalentreprenørens arbeidsgrunnlag : Tilføyelse: Totalentreprenøren skal utføre mengdekontroll for de ytelser som er beskrevet etter NS3420, mens øvrige ytelser i beskrivelse for arbeider i grunn skal avregnes etter faktisk utførte mengder. Pkt Endring: Betalingsfrist: Byggherren plikter å betale innen 30 kalender dager fra mottak av faktura Avtaledokument. Som avtaledokument skal Formular for kontrakt om utførelse av bygge- og anleggsarbeider nyttes, basert på NS FORRETNINGSRUTINER.05.1 Korrespondanse All korrespondanse skal ha følgende oversikt: Kleivane gravplass Sak: Hvert brev eller notat skal omhandle en sak. Det skal påføres hvem som får kopi og hvilke vedlegg som følger med. Dette gjelder også ved oversendelse av sak pr. e-post Fakturaer Alle fakturaer skal sendes til Fjell kommune Fakturamottak Postboks STRAUME og merkes Kleivane gravplass. Faktura med feil og/eller mangler blir returnert for korrigering. Forfallsdato blir regnet fra den dagen korrekt faktura med vedlegg blir mottatt. Faktura skal sendes ei gang pr. måned. Avdragsnota skal sendes i samsvar med godkjent/avtalt faktureringsplan. Ved faktura for endringsarbeid skal det legges ved underbilag som dokumenterer skriftlig bestilling fra tiltakshaver, eller annen aksept for det som blir fakturert. På avdragsnota skal følgende gå klart fram:

11 FJELL KOMMUNE SIDE 11 Kontrakts sum Tidligere fakturert Fakturert i denne periode Innestående sum Merverdiavgift Notaene skal nummereres sammenhengende i 2 ulike serier: En serie for avdrag på kontrakt: A1, A2 osv. En serie for endringsnotaer påført endringsnummer: E1, E2. Original endringsmelding skal følge faktura som vedlegg. I tillegg skal faktura for lønns- og prisregulering følgje egen serie: L1, L2. Dersom tiltakshaver finner feil eller mangler, som f.eks. for høyt vurderte poster, skal han straks varsle entreprenøren om de rettingene som tiltakshaver vil gjøre før attestering. Sluttfaktura blir betalt når ferdigattest/brukstillatelse er gitt, under forutsetning av at all dokumentasjon er levert tiltakshaver, og at etterarbeid som blir påpekt under overtakingsforretning er utført og godkjent..05. Endringsarbeid Straks tiltakshaver eller totalentreprenør blir oppmerksomme på at en endring er nødvendig eller aktuell, skal han sende ut en endringsmelding til totalentreprenør/tiltakshaver med beskrivelse av endringen.. Endringa skal meldes på egne skjema og merkes med sammenhengende nummer. Pristilbud på utsendte forespørsler skal sendes til byggeleder med kopi til prosjektleder. Endringsarbeid som tiltakshaver bestiller som ikke kan prises med enhetspriser fra kontrakt, skal dokumenteres med detaljerte kalkyler eller med tilbud fra underleverandør. Pristilbudet skal klart spesifisere hva for et arbeid som blir endret eller erstattet. Alle pristilbud av endringer skal være komplette med alle kostnader, inkl nødvendig prosjektering Regningsarbeid Ved regningsarbeid skal kopi av timelister legges ved faktura. Det skal gå klart frem av listene hva arbeidet gjelder. De skal attesteres av totalentreprenør og tiltakshaver. Listene skal legges frem regelmessig hver uke dersom det blir utført regningsarbeid. Ved regningsarbeid skal det ikke utføres overtidsarbeid uten godkjenning fra tiltakshaver.

12 FJELL KOMMUNE SIDE ANDRE REGLER.06.1 Ansvar Totalentreprenør har ansvar som hovedbedrift i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven, og koordinator i utførelsesfasen i samsvar med bestemmelsene i Byggherreforskriften Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Totalentreprenøren har ansvar for at alle som skal arbeide på byggeplassen i kortere eller lengre tid, er gjort kjent med tiltakshaver sin plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHAplan), med tillegg for egen informasjon som totalentreprenør utarbeider, samt nødvendig oversettelse for utenlandske arbeidstakere Internkontroll Tilbyder skal beskrive intern kontroll systemet som blir benyttet, og levere den som separat dokumentasjon. Kopier av internkontrollsystemet som er aktuell for dette prosjektet skal legges ved tilbudet Kvalitetssikring Tilbyder skal beskrive kvalitetssikringssystemet som skal benyttes og levere det som separat dokumentasjon. Kopier av de delene av kvalitetssikringssystemet som er aktuelle for dette prosjektet skal legges ved tilbudet Forebyggende tiltak. Totalentreprenøren skal iverksette nødvendige tiltak for å hindre at uvedkommende får tilkomst til byggeplassen. Han har og ansvar for å holde god orden og hygieniske forhold på byggeplassen. Han skal etablere sikker tilkomst til byggeplassen og sikre veier inne på denne. Totalentreprenøren skal etablere sikre områder for lagring av forskjellige materialer, særlig farlige materialer og stoffer. Han er ansvarlig for vedlikehold, kontroll før igangsetting og kontroll av anlegg og utstyr, og for å kunne rette opp feil som kan påvirke arbeidstakernes sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Totalentreprenøren er ansvarlig for lagring, håndtering og fjerning av avfall og farlige materialer. Han er ansvarlig for avfallshåndtering og skal lage avfalls plan før igangsetting. Sluttrapport for avfallshandtering skal følge søknad om ferdigattest. Alt avfall skal kilde sorteres.

13 FJELL KOMMUNE SIDE Forhåndsmelding. Totalentreprenøren skal sende forhåndsmelding til Arbeidstilsynet ved oppstart FDV-dokumentasjon. Totalentreprenør skal bidra til utarbeiding av nødvendig FDV-dokumentasjon ved å levere all teknisk informasjon om de produktene som blir leverte til prosjektet..07 ANNET.07.1 Byggeledelse. Fjell kommune vil selv ivareta byggeledelse i gjennomføringen av prosjektet. DEL 2 TILBUDSSKJEMA TILBUDSSKJEMA 2.01 Totalentreprisetilbud: Totalentreprenør tilbyr seg å levere komplett ferdig gravplass med tilhørende anlegg i samsvar med tiltakshaver sin kravspesifikasjon med tegninger til: KAPITTEL 01 Rigg og drift kr.. KAPITTEL 02 Forberedende arbeid kr. KAPITTEL 03 Grunnarbeider kr. KAPITTEL 04 Dekkearbeider kr. KAPITTEL 05 Anleggsgartnerarbeid kr. KAPITTEL 08 Generelle kostnader kr ,- Andre kostnader (spesifiser) Sum kostnader eks. mva. kr. kr. 25% mva. kr. Totalentreprisetilbud kr

14 FJELL KOMMUNE SIDE 14 De oppsatte summene representerer et fullstendig utført arbeid i samsvar med kravspesifikasjon og tegninger Alternativ fastpriskontrakt : I stedet for regulering for lønns- og prisendring etter NS 8405, kan tilbyder gi opsjonspris på fastpristillegg. Dette betyr at tilbyder tar på seg all risiko for svinginger i lønninger, priser, sosiale utgifter med videre fra tilbudsdato til ferdigstilling for en fast pris Fastpristillegg ekskl. mva Regningsarbeid 1.04 Totalentreprenør tar på seg å utføre regkningsarbeid på grunnlag av timeprisene som er ført opp her. Timeprisene skal inkludere alle påslag som sosiale utgifter, reiser, administrasjon, risiko, fortjeneste, håndtverktøy etc., men ekskl. mva. Timeprisene skal reguleres etter samme regler som kontraktsarbeidet. Timepriser Fag Fagarbeider Hjelpearbeider Kapittel 02 Kapittel 03 Kapittel 04 Kapittel 05 Kapittel 08 Honorarer Kalkulasjonsfaktorer for materialer, utstyr og transport Tilbyder skal føre opp kalkulasjonsfaktor der alle tillegg til netto selvkost (listepriser) på materialer, leid utstyr og transport er inkludert. Fakturert pris skal være netto selvkost multiplisert med faktor. Fag Materialer Utstyr Transport Kapittel 02 Kapittel 03 Kapittel 04 Kapittel 05

15 FJELL KOMMUNE SIDE 15 Maskiner Tilbyder skal føre opp maskiner som blir tilbydd med timepris inkl. fører:.kr. / time.kr. / time.kr. / time.kr. / time 2.04 Alternativ byggetid Totalentreprenøren tilbyr: Ferdigstilt innen.. Alternativ byggetid medfører følgende endringer til tilbuds summen ekskl. mva: Alt. tillegg: Alt. fradrag: Totalentreprenøren sin organisasjon.1 Intern organisasjon/rådgivere Organisasjonskart for hele organisasjonen samt CV for medarbeider ligger ved. Vedlegg nr. Prosjektleder - PL Anleggsleder Navn/firma CV ligg ved. Sett kryss i rute nedenfor KS-ansvarlig SHA-ansvarlig

16 FJELL KOMMUNE SIDE 16.2 Underentreprenører Firma Grunnarbeid Betongarbeid Anleggsgartner Asfaltarbeid Murerarbeid Elektriske installasjoner Sanitærinstallasjoner Andre 2.06 Sikkerhet for kontraktplikter Selvskyldner bankgaranti på 10% av kontrakt sum blir stilt gjennom: Godkjenning av tilbudsgrunnlag Undertegnede totalentreprenør kunngjør at tilbudet er gitt i samsvar med tilbuds- Innbydelsen og tilbudsgrunnlaget...., den.../... Stempel og underskrift fra tilbyder