Rotary. ÅnsruørE DrsrRrKT 23ro. Vedtak: Liv Sæteren, Oslo RK og Dankert Freilem, Drammen RK ble valgt.

Transkript

1 Rotary ÅnsruørE DrsrRrKT 23ro LøRDAC 15. OKTOBER Kt. 09:30-11:30 unton scene, DRAMMEN Sted: Dato: Tilstede: MØteansvarlig: Ordstyrer: Sekretær: Union Scene, Drammen kl. 09:30 - LL:30 51 klubber var titstede med 173 deltakere av 191 påmeldte. DG Runar Bakke Per Olav Stenseth - Distriktsleder lovrådet Øivind Hannisdal DG Runar Bakke ønsket velkommen til årsmøtet 2016 i Distrikt 23L0. Sak 1 Godkjenning av innkalling Vedtak: lnnkalling ble godkjent. Sak 2 Konstituering Delegatavklaringframmøte (gjøres ved i n nsjekking) 51 klubber i D2310 var representert. Ordstyrer redegjorde for alternative stemmerettsregler. Vanlig fremgangsmåte er at alle delegater har stemmerett. 83 stemmeberettigede var tilstede fra klubbene. Vedta k: Tilstedeværende rotarianere har stemmerett. Valg av ordstyrer Vedtak: Per Olav Stenseth ble valgt. Godkjenning av saksliste Vedtak: Sakslisten ble godkjent. Valg av to representanter til å underskrive protokollen Vedtak: Liv Sæteren, Oslo RK og Dankert Freilem, Drammen RK ble valgt. Valg av tre representa nter ti! fu I lmaktskomite/tellekorps Vedtak: Tellekorps velges dersom dette kreves. Minneord v/dg Runar Bakke Rotarianere som gikk bort i løpet av året, ble minnet med 1 minutts stillhet.

2 Sak 3 Årsberetning v/tpdg Trygve Danielsen Vedtak: Årsberetningen for tas til orientering. Sak 4 Regnskap med revisors beretningvldø Christian Borgen Regnskapet for L6 for distrikt 23L0 ble presentert og gjennomgått kr av overskuddet vedtatt brukt tiltrf-arrangementer i Rotary-året L7. Vedtak: Regnskap for ble godkjent. Orientering TRF regnskap v/pdg Sverre Bjønnes. Årsmøtet tok dette til etterretning. Sak 5 Sak 6 Budsjett vldø Christian Borgen Budsjettet for 2Ot5-2O17 ble presentert og gjennomgått. Vedtak: Budsjettet tor 20!6-!7 ble godkjent. Valg av styre for Distrikt OL6-17 Styret i D2310 foreslås å bestå av: DG Runar Bakke, styreleder, Lier Øst RK DGE Stig Asmussen, nestleder, Oslo RK DistriktsØkonom Christian Borgen, Bærums Verk RK Distriktssekretær Øivind Hannisdal, Lier Øst RK Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt ved akklamasjon. Sak 7 Sak 8 Valg av distriktets representant til Iovrådet v/valgkomiteens leder PDG Arild Wilberg. Valgkomiteens leder Arild Wilberg hadde fravær. Marianne Smith Magelie foreslo på vegne av valgkomiteen at Per Olav Stenseth ble valgt som distriktets representa nt ti I lovråd et Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt ved akklamasjon. lnnkomne forslag Sak 8.1 Forslag om endring av distriktets vedtekter. Forslagsstiller: Oslo Vest Rotary Klubb og Majorstuen Rotary Klubb Vedtak: Forslaget trekkes, men at det behandles som vist i neste forslag. Sak 8.2 Forslag om gjennomgang av distriktets vedtekter. Forslagsstiller: DG Runar Bakke Forslag: Det opprettes et utvalg for å gjennomgå distriktets vedtekter.

3 Utvalget skal ha et forslag klar til PETS 2017 for orientering/drøfting. Endelig forslag skal fremlegges på Distriktskonferansen Vedtak: Forslaget ble vedtatt. Sak 8.3 Forslag om organisering av valgkomite for valg av ny distriktsguvernør. Forslagsstiller: PDG Per Olav Stenseth Forslag: Valgkomite for innstilling på valg av ny guvernør utgjøres av de siste fem guvernører før årets guvernør. Leder av valgkomiteen er siste tjenestegjørende DG (l PDG). Vedtak: Forslaget ble vedtatt. Forslagene følger lenger bak. Sak 9 Bekreftelse av nominasjonsvalget for DG Vedtak: Nominasjonsvalget av DG Svein Eystein Lindberg ble enstemmig vedtatt. Sak 10 Presentasjon av DGE Stig Asmussen, Oslo RK og hans tanker for rotaryåret 2017-L8 DGE Stig Asmussen ga ÅrsmØtet en kort presentasjon av seg selv og tanker rundt sitt år som DG for 2Ot Sak 11 Guvernørkandidat for perioden lngen guvernørkandidat er mottatt. Marianne Smith Magelie refererte til at fristen var utsatt til for å foreslå guvernørkandidater til Sak 12 Årets Rotarianer v/ipdg Trygve Danielsen Årets rotarianer nomineres av klubbene, og utnevnes av AG'ene. Jan Haraldseth fra Nesbyen Rotaryklubb er utnevnt til årets rotarianer. Kl. 11:10: Avslutning v/dg Runar Bakke Godkjent som referat: Liv Sæteren, Oslo RK: Dankert Freirem, Drammen RK: $^*MR fl!^^

4 Vedlegg: lnnkomne forslag. Sak 8.1 Forslag om endring av distriktets vedtekter. Forslagsstiller: Oslo Vest Rotary Klubb og Majorstuen Rotary Klubb FORSLAG TIt VEDTEKTSENDRINGER FRA MRK OG OVRK TilÅrsmøtet: Majorstuen Rotary Klubb og Oslo Vest Rotary Klubb fremmer herved nedenstående forslag til vedtektsendringer for behandling av de møtende delegater i Årsmøtet. Forslagene bes behandlet og stemt over hver for seg, og ikke under ett. Bakgrunnen for forslaget er en prosess som de to klubbene har initiert i forhold til Distriktet, under overskriften «Åpenhet i Rotary», ikke minst med bakgrunn i den senere tids utvikling blant andre foreninger vi ikke nødvendigvis ønsker å sammenligne oss med, f eks FIFA og enkelte norske idrettsforbund (med sine utfordringer med reiseregninger mv). Som yrkesorganisasjon, der etikk står i sentrum, er det for MRK og OVRK viktig at vi er bevisste hvordan en organisasjon kan oppfattes hvis det for eksempel ikke er tydelig for alle hva som skjer med Økonomien og klubbmedlemmenes kontingenter. Vi hevder ikke at det er noe «galt», og ønsker slett ikke å øve kritikk mot menneskene som gir av sin dyrebare fritid for å drive vårt Distrikt 2310, men akkurat som i utøvelsen av vårt yrke, tror vi også at Rotary kanskje kan bli enda bedre på enkelte felter. Dette gjelder ikke minst hvordan det vanlige klubbmedlem kan forstå hva som skjer I de «organer)) som ligger ((over)) klubbene. Da snakker vi særlig om Distriktene, NORFO og for så vidt Rotary Norden og de Økonomiske forhold der. Det hadde vært ønskelig å ta opp alle disse områdene nå, men vi nøyer oss med det mest nærliggende, dvs. vårt eget distrikt. Vi har derfor fremmet forslag om at man også i Distriktets vedtekter (og ikke bare i håndboken - Manual Of Procedures) kan lese hvordan prosessen for valg av Distriktsguvernør skjer, selv om det er MOPen som styrer dette. Da kan klubbmedlemmene lettere se alt på ett sted, dvs i vårt eget Distrikts vedtekter sammen med alt annet som vedgår dette. Derfor foreslås følgende nye punkt innatt som L. FORSIÅG Distriktseuver.nøren (DG) Prosedvren for nominasion og valg av DG fastsettes av Rotarv lnternational og fremgår av Rotarv lnternationals «Manual of Procedure eller MOPS». Måten dette praktiseres i Distrikt 2310 er sammenfattet nedenfor. Ved eventuell motstrid med MOPS. kan Rl kreve at sistnevnte har forrang. Formelt sett velges DG ikke av klubbene, men av Rl på Convention året før tiltredelsen. DG er Rl-Presidentens representant lokalt og Rl-Presidenten er dennes overordnete. DG har altså ikke noe overordnet organ i Norge.

5 Prosedvren er som følger: a) Klubbene foreslår DG-kandidater til distriktets nominasionskomite. I Norge starter denne prosessen på sommeren i kalenderåret før den nve guvernøren velges på Rotarv Convention. b) Distriktets nominasionskomite vurderer kandidatene og foreslår en kandidat til distriktets årsmøte. Før årsmøtet er vedkommende kandidat DGND (District Governor nominated designate). c) Distriktets årsmøte giør et valg og kandidaten blir nominert som DGN (District Governor Nominee). d) DGNs kandidatur behandles underveis i Rl og på den etterfølgende convention giøres det formelle valget av neste rotaryårs distriktsguvernør. e) Fra os med convention blir kandidaten DGE (District Governor Elect) for sin funksionstid som starter fra convention-datoen. Gamle punkt t blir da punkt 2 ogfår en passende overskrift: 2.0 Distriktsrådet *******{.* Den videre punktnummereringen under, justeres da tilsvarende I punktet om Distriktsadministrasjonen som nå er punkt 2 og foreslås å bli punkt 3, foreslår vi å utvide det som nå blir punkt for å tydeliggjøre at Distriktet, med sin omsetning på mange millioner blant annet bør utarbeide regnskapene itråd med loven og god regnskapsskikk, som vist nedenfor: FORSIAG 2 3. Distriksadministrasjonen 3.3 Oppgaver Ta seg av det praktiske arrangementet i forbindelse med større møter så som PETS, d istri ktssa m li ng, distri ktskonferanse etc Bistå guvernøren og distriktsrådet med utarbeidelse av navne- og adressel ister, klubboversi kter og statistiske oversikter Sørge for inn- og utbetalinger til og fra distriktet, føre, alternativt føre tilsyn med, fortløpende regnskap over distriktskassens disposisjoner i.h.t. økonomihåndbok for distrikter og i tråd med regnskapsloven og god regnskapsskikk. samt å forberede årsregnskap for Distriktet innenfor fastsatte tidsfrister. slik at DG kan sende dette ut i god tid før Årsmøtet. Fordi vi vet at mange klubbkasserere sliter med korrekt innberetning til myndighetene av avgiftspliktige og trekkpliktige betalinger, og fordi det mest naturlige og rasjonelle ville være

6 at kassererne kan støtte seg på Distriktet og Distriktskassereren hvis man er i tvil om hvordan man behandler bl.a. nevnte saker i klubbenes Økonomi, foreslås det videre at det føyes til et helt nytt punkt 3.3.7, slik: Distriktskasserer fremlegger regnskap for DG hvert kvartal Distriktssekretær sørger for regelmessig informasjon ti! klubbene og medlemmer av distriktsrådet samt NORFO Delta på distriktsmøter, og på distriktsrådets møter når guvernøren ønsker det Distriktskasserer fungerer også som fagorgan for å kunne rettlede klubbkassererne i Distriktets klubber i forbindelse med spørsmål om korrekt regnska psføri ng os i n n beretn i n g av u I i ke skatte/avgiftspl iktige betalinger. I denne sammenheng utarbeider Distriktsadministrasionen en håndbok om slike spørsmål til å rettlede klubbkassererne i deres arbeid, med ekstern bistand fra aktuellfagekspert. som skal oppdateres etter behov. Håndboken utarbeides gierne av. eller i samarbeid med andre. distrikter, eventuelt NORFO. Distriktskasserer skal støtte DGE i utarbeidelsen av neste års budsiett som DGE vil bli ansvarlig for ifr. punkt 7.2 nedenfor. *** ***** * Vi har tidligere hatt deltakere fra våre to klubber i det nå nedlagte Økonomiutvalget. Vi synes det hadde vært fint å flagge muligheten for at dette gjenoppstår, selv om dette er opp til den til enhver tid sittende DG. Derfor foreslår vi at gamle punkt 3 (om Arbeidsutvalg) som nå ville bli punkt 4 endres slik: FORSTAG Arbeidsutvalt Her foreslås det noen små tillegg til de to første underpunktene: 4.1 Formål For å effektivisere arbeidet med distriktets!øpende arbeidsoppgaver kan DG opprette et arbeidsutvalg (AU)og et eventuelt et økonomiutvalg (ØU). 4.2 Sammensetning av A,[J utvalg DG velger et hensiktsmessig arbeidsutvalg og velger selv hvem og hvor mange som skal delta. Normalt vil dette være D-sekretær, D-kasserer og minst en AG itillegg i tillegg til DG. For Økonomiutvalget kan det også velges fagpersoner fra klubbene.

7 Så fores!ås et helt nytt punkt 5 om regnskapet, for god ordens skyld, da dette mangler. F eks er det i dag ikke et tydelig krav til revisjon og at dette ikke kan utføres av «hvemsomhelst». Her er det også Ønskelig å presisere ønsket om den detaljgrad som tidligere var etterlyst og som i fjorårets regnskap kom inn på en god måte etter vårt skjønn, og som vi ønsker å trygge at videreføres for å gi klubbene best mulig informasjon om «hvor pengene våre går». FORSTAG Årsregnskapet Distriktets foreslåtte årsregnskap skal være klubbene i hende senest 3 uker før årsmøtet og gierne tidligere. Årsregnskapet skal være revidert av statsautorisert revisor og skal være utarbeidet i tråd med regnskapsloven og god regnskapsskikk og med en slik detaligrad. gierne ved bruk av noter. slik at leserne lett kan se hvor pengene kommer fra og hvordan de brukes. ikke minst med hensvn til den betvdelige giennomstrømning av midler av klubbene til de ulike deler av Rotarv. slik som Rl. TRF, NORFO og Rotarv Norden. Når årsregnskapet er godkient i Årsmøtet, ifr. punkt 6, nedenfor. publiseres dette ved at det legges ut på Distriktets hiemmeside på lnternett. Alternativt kan det registreres i Regnskapsregisteret. ***** **** Når det gjelder Distriktskonferansen og Årsmøtet, foreslår vi noen språklige endringer i punktet om Distriktskonferansen og Årsm6tet, som da ville blitt nr 5. Her foreslås det også et helt nytt punkt 5.3 der DG så langt han/hun er i stand til dette orienterer møtet om hva som ligger i NORFOs årsregnskap slik det da foreligger, eventuelt i utkasts form, og som NORFOS eget årsmøte ventes å skulle behandle kort tid etter Distriktets Årsmøte. Bakgrunnen for dette er klubbenes behov og naturlige rett til å se hvordan deres felles midler disponeres også på NORFO nivå. Som mange nå kanskje vilvære kjent med, har det for eksempel i NORFO over en årrekke hopet seg opp millionbe!øp i likvide midler. Noen mener at disse kanskje bedre kunne disponeres ved å levere dette tilbake til klubbene. Vi foreslår derfor at Distriktskonferansen får noe informasjon om NORFOS økonomi. Dette er ellers lkke informasjon som klubbene ellers er avskåret fra. FORSLAG Distriktskonferanse. Årsmøte 6.1_ Distriktsguvernøren er ansvarlig for gjennomføring av en årlig Distriktskonferanse, åpen for alle rotarianere og Rotaractere i distriktet. 6.2 I løpet av Distriktskonferansen skal det avholdes Årsmøte. ÅrsmØte skal behandle følgende saker:

8 6.2.L Årsmelding, regnskap - herunder et eget TRF-underregnskap supplert med kort muntlig orientering om Distriktets bruk av TRF-midler, Budsjett, Valg av DGN, Valg av statsautorisert revisor og, Evt. vals av representant til Lovrådet og andre Iovpålagte valg I tillegg behandle og vedta/forkaste aktuelle innstillinger, resolusjoner og uttalelser samt evt. vedtektsendringer. 6.3 DG, eller den denne utpeker, presenterer også hovedtall fra det foreløpige resnskapet for NORFO hvis dette er tilgiengelig. som NORFO vanligvis behandler i sitt årsmøte på høsten. når regnskapet er ferdig. I det punktet om Innkommende guvernør - DGE, som da ville blitt nr 7, er foreslått følgende endringer, dette gjelder budsjettprosessen, og beskriver først og fremst den reelle situasjon - men bør, etter forslagsstillernes vurdering, også vedtektsfestes for god ordens skyld for å sikre en videreføring av dagens gode praksis : FORSTAG 6 7.0lnnkommende guvernør - DGE 7.1 DGE skaltidligst mulig etablere neste års distriktsorganisasjon, sørge for gjennomføring av PETS, Pre-PETS og Distriktssamling i perioden før tiltredelse som guvernør. 7.2 DGE er ansvarlig for å utarbeide et forslag til budsjett for Distriktet for kommende år for eodkienning i Årsmøtet. 7.3 DGE sørger for at det utarbeides et foreløpig budsiett, med forslag til prosessplan/tidsplan for sluttføring av budsiettet. Dette fremlegges for de innkommende presidenter i løpet av PETS, for deres godkienning. Prosess og timeplan skal angi hvilken og når nødvendig informasion forventes å bli innhentet, og hvilket ansvar som klubbene tillegges i prosessen. DGE tar dette med i sitt endelige budsiettfor lag. med de ulike prosiekter. og som etter Distriktsrådsmøtets behandling skal legges frem for og godkienning av Årsmøtet, ifr. punkt DGE skalfå dekket løpende uteifter, attestert av DG. 7.5 DGE skal få overført nødvendige midler fra inneværende års budsjett, til dekning av løpende utgifter. FORSLAG 7 Nummereringen i alle punkter i vedtektene oppdateres tilsvarende

9 Sak 8.2 Forslag om giennomgang av distriktets vedtekter. Forslagsstiller: DG Runar Bakke Bakgrunn: Vedtektene for Rotary Distrikt 2310 ble vedtatt på årsmøtet i 2008 og med mindre endringer i 2012 og2014. Forslaget til vedtektsendringer fra Majorstuen Rotary Klubb og Oslo Vest Rotary Klubb er omfattende og kan ha implikasjoner som det har vært for kort tid til å kunne gjennomdrøfte. Samtidig er vedtektene i seg selv ikke oppdaterte. Eksempelvis står det ikke noe om et styre, hvilket er et krav etter frivillighetsregisteret i Brønnøysund. Vedtektene er også på enkelte områder ikke i samsvar med den praksis som er utviklet over tid. Det er derfor hensililsmessig å foreta en fullstendig giennomgang av distriktets vedtekter. Det foreslas derfor følgende : Forslag: Det opprettes et utvalg for å gjennomgå distriktets vedtekter. Utvalgets settes sarnmen av representanter for distrikt og klubber med et antall på maks 5 medlemmer. Utvalget skal ha kompetanse både fra klubbledelse, distriktsledelse samt nødvendig juridisk kompetanse. Utvalget skal ha et forslag til nye vedtekter klart til orienteringldrøfting på PETS 2017 Endelig forslag behandles av distriktets årsmøte Sak 8.3 Forslag om organisering av valgkomite for valg av ny distriktsguvernør. Forslagsstiller: PDG Per Olav Stenseth Bakgrunn: Distrikt 2310har ikke definert sammensetningen av valgkomite for guvemørvalg, men benytter RIs unntaksbestemmelse som sier at dersom intet annet er bestemt skal denne valgkomiteen bestå av 5 tidligere distriktsguvemører (PDGer). I tillegg praktigeres dette slik at leder av valgkomiteen et år er den som var guvernør 4 år tidligere, og muligens ikke er den mest oppdaterte på klubbene og distriktet. I tillegg, den kandidaten som skal velges vil tiltre 7 åtr etler at nåværende leder av valgkomiteen selv var DG. Forslag: Valgkomite for innstilling på valg av ny guvemør utgjøres av de siste fem guvernører før årets guvernør. Leder av valgkomiteen er avtroppende DG (IPDG).

10 i! li i? I Begrunnelse: IPDG vil normalt være best oppdatert på status i klubbene, i dlstriktet og i forhold til RI. IPDG støttes av 4 erfame PDGer, slik at både i forhold til arbeidsbelastring og kunnskap om prosessen fuafør vil IPDG trelke på sine kollegaer. IPDG vil være oppmerksom på oppgaven under uførelsen av sin guvemøroppgave, og kan bidra til ytteiligere kvalifisering av valgkomiteen. Godkjent som referat: Liv Sæteren, Oslo RK: Dankert Freilem, Dramnien RK: a! l0