INNKALLING TIL ÅRSMØTE I KJERRINGØY BÅTFORENING

Transkript

1 INNKALLING TIL ÅRSMØTE I KJERRINGØY BÅTFORENING LØRDAG 23. APRIL 2016 KL 17:00, KJERRINGØY HAVN BRYGGEHOTELL Saksliste: 1. Valg av møteleder 2. Godkjenning av innkalling 3. Godkjenning av frammøtte representanter 4. Godkjenning av saksliste 5. Valg av referent 6. Valg av to representanter til å underskrive årsmøtereferat 7. Årsberetning 8. Regnskap 9. Kontigent Styret foreslår uendret kontingent og drifts og serviceavgift for Driftsbudsjett 11. Innkomne saker Vedtekter Styret har som vedtatt på årsmøtet gjennomgått gjeldene vedtekter samt forslag til endringer og har følgende forslag til endringer. Gjeldene 2 Kjerringøy Båtforenings formål er å fremme båtkultur og båtinteresse, og ivareta medlemmenes interesser, gjennom: Regulering av fortøyningsforholdene på havna. Innkjøp og produksjon av flytebrygger med utliggere, for medlemmenes båter. Videreutvikling av marineanlegget etter behov. Salg av båtplasser. Skape et godt båtmiljø og sikre båthavnen og opplagsplasser. Utbre kjennskap til lokalsamfunnet ved turer og felles arrangementer. Bekjempe forurensing av sjø og strender. Utbre kunnskap om sjøvett og båtmateriell. Samarbeide med myndigheter for å løse oppgaver innen rammen av formålet.

2 Forslag til ny 2 Kjerringøy Båtforenings formål er å fremme båtkultur og båtinteresse. Virke for utbredelse av kunnskap om sjøvett, sikkerhet og kystkultur. Virke for kjennskap til det lokale farvannet ved turer og felles arrangementer. Gjeldene 3 Som medlem av Kjerringøy Båtforening kan styret oppta enhver som er eier av båt eller er interessert i å arbeide for K.B.F.s formål. Alle som betaler kontingent, blir medlem med fulle rettigheter. Medlemskapet er personlig og kan ikke overdras. Alle medlemmer plikter å gjøre seg kjent med vedtektene og å etterleve disse. Utmeldelse må være skriftlig og være styret i hende innen årets utgang. Styret utsteder andelsbevis med angivelse av bryggebetegnelse og båtplass til hver båtplasseier. Forslag til ny 3 Som medlem av Kjerringøy Båtforening kan styret oppta enhver som er eier av båt eller er interessert i å arbeide for K.B.F.s formål. Medlemsskapet er personlig og kan ikke overdras. Alle medlemmer plikter å gjøre seg kjent med vedtekter og reglementer å etterleve disse. Inn og utmeldelse må være skriftlig, eget skjema for dette finnes også på båtforeningens hjemmeside. Styret utsteder andelsbevis med angivelse av bryggebetegnelse og båtplass til hver båtplasseier. Gjeldene 4 Årskontingenten følgerkalenderåret, den forfaller til betaling ved årets begynnelse, og må være innbetalt innen 1. februar. For innmelding etter 1. juli betales halv kontingent. Medlem som ikke har betalt kontingent etter purring, blir automatisk strøket som medlem. Ved purring på betaling av kontingent eller drifts- og vedlikeholdsgebyr belastes et purregebyr på Kr. 50,-.

3 Forslag til ny 4 Årskontingenten følger kalenderåret, og må være innbetalt innen forfallsdato. For innmelding etter 1. juli betales halv kontingent. Medlem som ikke har betalt kontingent etter purring, blir automatisk strøket som medlem. Ved purring på betaling av kontingent eller drifts- og vedlikeholdsgebyr belastes et purregebyr. Kontingenten fastsettes av årsmøtet. Gjeldene 5 Kontingenten fastsettes av årsmøtet med alminnelig flertall. (Foreslås tatt inn i 4) Forslag til ny 5 Kjerringøy Båtforenings organer er: 1. Årsmøtet 2. Styret 3. Faste komiteer Gjeldene 6 Kjerringøy Båtforenings administrative organer er: 1. Årsmøtet (generalforsamlingen) 2. Styret 3. Faste komiteer (Foreslås flyttet til 5) Forslag til ny 6 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av april. Medlemmene varsles skriftlig med 8 ukers frist med angivelse av hvilke saker som står på dagsorden. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende senest 14 dager etter varsel om årsmøte. Medlemmer som har registrert sin elektroniske adresse til K.B.F kan varsles digitalt. Innkalling til årsmøte med eventuelle innkomne forslag til saker fra medlemmene skal sendes ut skriftlig/digitalt senest 4 uker før årsmøte dato. Styret kan, når det finner det nødvendig, og skal, når minst 1/5 av medlemmene forlanger det, med skriftlig angivelse av hvilke saker som ønskes behandlet, innkalle til ekstraordinært årsmøte.

4 Gjeldene 7 Årsmøtet er foreningens øverste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av april påfølgende år. Medlemmene innkalles med 1 måneds varsel ved skriftlig innkalling sendt tilhvert enkelt medlem og med angivelse av hvilke saker som står på dagsorden. ( Foreslås flyttet til 6 med endringer) Forslag til ny 7 Innkalling til årsmøtet skal inneholde følgende: a) Styrets årsberetning b) Årets resultat c) Budsjettforslag fra styret d) Saksliste med innkomne saker fra medlemmene og styrets saker Saksliste årsmøte: 1. Registrering av deltagere og fastsettelse av stemmetall 2. Valg av møteleder og referent 3. Godkjenning av innkalling og saksliste 4. Valg av to medlemmer som skal underskrive årsmøteprotokollen sammen med møteleder 5. Styrets årsberetning 6. Regnskap og revisjonsberetning 7. Budsjettforslag fra styret 8. Handlingsplan 9. Innkomne forslag 10. Fastsettelse av kontingent 11. Valg Gjeldene 8 Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende senest 14 dager før årsmøtet. (Foreslås flyttet til 6 med endringer) Årsmøtet skal velge følgende: Forslag til ny 8 a) Leder b) Nestleder c) Kasserer d) Sekretær e) 1 3 styremedlemmer f) 2 varamedlemmer g) 2 revisorer h) Andre komiteer og utvalg i) Valgkomite` - inkl. ledervalg Valgkomiteen fremmer forslag på kandidater til de ulike styrevervene og styret

5 fremmer forslag på kandidater til valgkomite. Styret skal bestå av 5 7 medlemmer. Leder velges for ett år om gangen. De øvrige styremedlemmene velges for to år av gangen. Valget av styremedlemmer skal tilpasses slik at minst to representanter er på valg hvert år. Varamedlemmer, revisorer, valgkomite samt medlemmer i komiteer og utvalg velges for ett år av gangen. Valg av styret skal foregå skriftlig hvis noen forlanger det. Alle medlemmer bør motta valg, men kan frabe seg valg for like lang tid som vedkommende har fungert. Styret har ansvar for å påse at valgkomiteen starter sitt arbeid i god tid før årsmøtet. Årsmøtet er behandlingsdyktig når det er innkalt i overensstemmelse med 6. Vedtak gjøres ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet avgjør dirigentens dobbeltstemme utfallet. Båtforeningen tilbyr medlemskap i to kategorier: 1. Medlemmer som til enhver tid har båtplass. Medlemskap er obligatorisk for alle som innehar båtplass. 2. Andre som ønsker å stå tilsluttet båtforeningen uten båtplass. Medlemmer i denne kategorien har ikke stemmerett i spørsmål om oppløsning av foreningen eller vedtektsendringer samt fastsettelse av avgifter og avhending av båtplasser. 3. Båtplass tilsier en stemme under medlems/årsmøtet, selv om vedkommende har flere båtplasser. Gjeldene 9 Det ordinære årsmøtet skal behandle: 1. Styrets årsberetning. 2. Regnskap fremlagt i revidert stand. 3. Fastsettelse av kontingent. 4. Innkomne forslag. 5. Valg: a) Leder b) Nestleder c) Sekretær, kasserer, 1 3 styremedlemmer samt to varamedlemmer. d) 2 revisorer.

6 e) Andre komiteer og utvalg. f) Valgkomite inkl. ledervalg. Valgkomiteen fremmer forslag til vervene under punkt 5 a, b, c, d og e. Styret fremmer forslag på kandidater til valgkomite, punkt 5 f. Forhandlingene ledes av en dirigent og protokolleres av en sekretær. Disse to velges på årsmøtet. Referat fra møtet gjøres kjemt for medlemmene ved oppslag eller på annen måte. Styret skal bestå av 5 7 medlemmer. Leder velges for ett år om gangen. De øvrige styremedlemmene velges for to år slik at det hvert annet går ut to (tre) styremedlemmer. Varamedlemmer, samt medlemmer fra punkt d f, velges for ett år om gangen. Styret ansetter det nødvendige personalet for driften. Årsmøtet er behandlingsdyktige når det er innkalt i overensstemmelse med 7. Vedtak gjøres ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet avgjør dirigentens dobbeltstemme utfallet. Bare medlemmer som har betalt årets kontingent har stemmerett på årsmøtet. For å bli valgt må en kandidat ha minst halvparten av de avgitte stemmer. Hvis ikke holdes det omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Ved vedtektsendringer kreves dog 2/3 flertall av de frammøtte. Valg av styret skal gå skriftlig hvis noen forlanger det. Alle medlemmer bør motta valg, men kan frabe seg valg for like lang tid som vedkommende har fungert. Når innkalling til årsmøtet er utsendt, starter valgkomiteens leder sitt arbeid med innstilling av styresammensetningen til årsmøtet. (Foreslås flyttet til 8 med endringer) Forslag til ny 9 Styret har den administrative myndighetet og representerer foreningen utad. Styret skal drive i henhold til de instrukser/retningslinjer som er vedtatt av årsmøtet. Det besørger alle løpende forretninger, sammenkaller til møte og ivaretar foreningens økonomiske interesser. Bare årsmøtet kan gjøre vedtak om opptak av lån. Styret er beslutningsdyktig når leder og tre styremedlemmer er tilstede. Leder og to styremedlemmer forplikter i fellesskap med sine underskrifter foreningen like overfor tredjemann. Minst fire av styrets medlemmer skal være fastboende i Kjerringøy. Styret oppnevner de komiteer og utvalg som er nødvendige for å løse bestemte oppgaver, med mindre disse oppnevnes på årsmøtet.

7 Gjeldene 10 Styret har den administrative myndighet og representerer foreningen utad. Det besørger alle løpende forretninger, sammenkaller til møte og ivaretar foreningens økonomiske interesser. Bare generalforsamlingen kan gjøre vedtak om opptak av lån. Styret holder møter så ofte det finner det nødvendig og skal legge fram for det ordinære årsmøte beretning om foreningens virksomhet samt revidert regnskap. Styret er beslutningsdyktig når formann og tre styremedlemmer er tilstede. Formannen og to styremedlemmer forplikter i fellesskap med sine underskrifter foreningen like overfor tredjemann. Minst fire av styrets medlemmer skal være fastboende i Kjerringøy. Styret oppnevner de komiteer og utvalg som er nødvendig for å løse bestemte oppgaver, med mindre disse oppnevnes på årsmøtet. Styret bestemmer i samarbeid med komiteene når og hvor og innen hvilke rammer de forskjellige arrangementer i foreningens regi skal holdes. (Foreslås flyttet til 9 med endringer) Forslag til ny 10 Årsmøtet fastsetteret årlig drifts- og vedlikeholdsgebyr for marineanlegget, med brygger og utliggere. Dersom eier av båtplass vil foreta framleie av sin plass midlertidig, skal dette meddeles styret, for oppdatering av medlemsoversikter m.v. Leie av båtplass mer enn 3 måneder krever medlemskap i bårforeningen. Gjeldene 11 Årsmøtet fastsetter et årlig drifts- og vedlikeholdsgebyr for marineanlegget, med brygger og utliggere. Dersom eier av båtplass vil foreta framleie av sin plass midlertidig, skal dette meddeles styret, for oppdatering av medlemsoversikter m.v. Framleie av båtplass under 3 måneder krever ikke medlemskap i båtforeningen. (Foreslås flyttet til 10 med endringer) Forslag til ny 11 Styret utarbeider utfyllende reglement og retningslinjer for bruk av fortøyningsplasser, brygger og opplagsplasser m.v., som forelegges årsmøtet for godkjenning. Dersom styret finner det hensiktsmessig, for å oppnå bedre utnyttelse av fortøyningsplassene og havna, kan styret i samarbeid med båteierne iverksette

8 praktiske løsninger, for brygger og utliggere. Om de berørte parter mener seg urettferdig behandlet bruker en følgende saksgang: 1. Skriftlig klage til styret. 2. Styret behandler klagen på førskommende styremøte, den fornærmede inviteres til møtet. 3. Styrets vedtak kan ankes til årsmøtet. 4. Anken har ikke oppsittende virkning. Gjeldene 12 Styret kan, når det finner det nødvendig, og skal, når minst 1/5 av medlemmene forlanger det, med skriftlig angivelse av hvilke saker som ønskes behandlet, innkalle til ekstraordinært årsmøte (generalforsamling). (Foreslås flyttet til 6) Forslag til ny 12 Havnebasen har det daglige oppsyn med brygger, fortøynings- og opplagsplasser. Innstruks for havnebasens arbeid skal utarbeides av styret. Gjeldene 13 Styret utarbeider havnereglement og innstruks for fortøyningsplasser, brygger og opplagsplasser m.v., som forelegges årsmøtet for godkjenning. Dersom styret finner det hensiksmessig, for å oppnå bedre utnyttelse av fortøyningsplassene og havna, kan styret i samarbeid med båteierne iverksette praktiske løsninger, for brygger og utliggere. Dersom de berørte parter føler seg urettferdig behandlet kan de anke saken inn for medlemsmøtet eller årsmøtet, som avgjør saken etter vanlig flertall. (Foreslås flyttet til 11 med endringer) Forslag til ny 13 Båtforeningen skal forsikre brygger og fortøyninger med tilstrekkelig dekning. Den enkelte båteier skal ha minst ansvarsforsikring på egen båt i Kjerringøy Havn. Bruk av båtplass skjer på eget ansvar. Båtforeningen kan ikke holdes ansvarlig for skader som måtte oppstå på båt, båtfortøyninger eller anlegg som følge av vær, vind, tyveri eller hærverk, det samme gjelde personskade. Gjeldene 14 Havnebasen har det daglige oppsyn med brygger, fortøynings- og opplagsplasser. Instruks for havnebasens arbeid utarbeides av styret og godkjennes av årsmøtet. (Foreslås flyttes til 12 med endringer)

9 Forslag til ny 14 Styret ajourfører ventelisten over medlemmer og ikke medlemmer som har gitt beskjed om at de ønsker å kjøpe båtplass i K.B.F. Styret skal informere selger av båtplass om hvem som står på ventelisten. Styret lager også en liste over folk som ønsker å leie en båtplass. Medlem som ønsker å selge båtplassen sin kan gjøre dette fritt, men skal informere styret på forhånd slik at de som står på ventelisten kan informeres så langt dette er mulig. Styret kan gå inn i et salg ved fortrinnsrett, men da kun på vegne av båtforeningen og ikke et medlem. Selger skal informere styret om at salg av båtplass har skjedd med informasjon om hvem kjøper er slik at styret kan registrere vedkommende som ny eier av båtplassen. Selger skal også informere kjøper om at det er medlemsplikt for å eie båtplass i K.B.F. Selger forplikter som eier, inntil eierskiftet er behandlet og registrert av styret. Styrets behandlingstid etter å ha mottatt alle nødvendige informasjoner om kjøper skal være maksimalt 1 mnd. Det skal foreligge ekstra sterke grunner for at styret skal nekte å godkjenne et salg. Styret vil deretter utstede et nytt andelsbevis som fortrinnsvis vil bli sendt til ny eier elektronisk. (Dette er identisk med gjeldene 16) Gjeldene 15 Båtforeningen skal forsikre brygger/fortøyninger med tilstrekkelig dekning. Den enkelte båteier skal (i tillegg til det han betaler i forsikring gjennom drifts/vedlikeholdsgebyret også) minst ha ansvarsforsikring på egen båt i Kjerringøy Havn. Bruk av båtplass skjer på eget ansvar. Båtforeningen kan ikke holdes ansvarlig for skader som måtte oppstå på båt, båtfortøyning eller anlegg som følge av vær, vind, tyveri eller hærverk, det samme gjelder personskade. (Foreslås flyttet til 13 med endringer) Forslag til ny 15 Foreslår at gjeldene 17 flyttes hit uten endringer. Forslag til ny 16 Foreslår at gjeldene 18 flyttes hit uten endringer. Gjeldene 19 Forslag til endring av, eller tillegg til, disse vedtekter forelegges årsmøtet gjennom styret innen den frist som er nevnt i 8. Vedtak må fattes med 2/3 flertall.

10 12. Valg Forslag til ny 17 Forslag til endring av, eller tillegg til, disse vedtekter foreleges årsmøtet gjennom styret innen den frist som er nevnt i 6. Vedtak må fattes med 2/3 flertall. Det blir således 17 paragrafer i det nye forslaget mot 19 i de gjeldene vedtektene. Reglementer Styret har utarbeidet et Utfyllende Reglement, denne er vedlagt innkallelsen. Handlingsplan for er lagt ut på Kjerringøy båtforenings hjemmeside. Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet må være styret i hende innen Etter årsmøtet avholder nytt styre medlemsmøte med informasjon og åpen debatt. Vel møtt! Arthur Johansen Styreleder Kjerringøy

11 INFORMASJON OG OPPFORDRINGER FRA STYRET Styret oppfordrer alle som ikke har meldt inn sin e-postadresse til å melde inn adresser på: samme gjelder for endring i bostedsadresse. Styret i Kjerringøy Båtforening presiserer at vi kun vil bruke denne listen til intern kommunikasjon med medlemmene, og den vil ikke under noen omstendighet bli utlevert til tredjepart. Vi mottar en del innbetalinger fra medlemmer på kontigent, etc., uten hverken navn eller fakturanummer. Dette medfører mye ekstraarbeid for kasserer når man ikke vet hvem det er som betaler og for hva, og vi ber derfor om at alle er påpasselige med å påføre hvem det er fra og/eller fakturanummer. Vi minner også på at styret ber om at alle som har mulighet til å delta på dugnadsarbeid melder seg for styret ved:arthur Johansen, leder, mob , mail www. sy_kos2002@yahoo.no eller Willy Åsheim, sekretær, mob , mail www. willyaa@kjbf.no eller via vår hjemmeside. Etter årsmøtet vil det være nye navn og kontaktdetaljer. Disse vil man finne på hjemmesiden. Vi vil i tiden fremover være avhengig av at medlemmene er villig til å stille opp på dugnad i den grad de kan. I tillegg til det løpende vedlikeholdet, så som utskifting av flyteelementer på utliggere og diverse malingsarbeideretc., vil utbyggingen av Havneterrassen komme i år eller neste år. Tilslutt vil vi ønske alle en god og trygg båtsesong i 2016! Med vennlig hilsen styret Arthur Johansen styreleder