Tertialrapport 1/2016 utviklings- og byggeprosjekter

Transkript

1 Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 2016/578 Lill-Gunn Kivijervi Hammerfest, Saksnummer 51/2016 Saksansvarlig: Stein Erik Breivikås Møtedato: 19.mai 2016 Tertialrapport 1/2016 utviklings- og byggeprosjekter Administrerende direktørs forslag til vedtak: 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapport 1/2016 Utviklings- og byggeprosjekter til etterretning. 2. Styret forventer at kostnadsrammen (P85) for Nye Kirkenes sykehus overholdes. Stein Erik Breivikås Administrerende direktør Vedlegg: 1. Saksfremlegg 2. Tertialrapport 1/2016 OU-ANS 3. Tertialrapport 1/2016 OU- NKS 4. Tertialrapport 1/2016 Nye Hammerfest Sykehus idèfasen 5. Tertialrapport 1/2016 Nye Kirkenes Sykehus, byggfase Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

2 Sak: Tertialrapport 1/2016 utviklings- og byggeprosjekter Saksbehandler: Prosjektsjef Lill-Gunn Kivijervi Møtedato: 19. mai Sammendrag og anbefaling Saken er lagt opp som et sammendrag av vesentlige punkter i tertialrapportene fra utviklings- og byggeprosjektene. Tertialrapport 1/2016 fra de enkelte prosjekter er vedlagt saken. Organisasjonsutviklingsprosessene i Alta Nærsykehus(OUAN) og Nye Kirkenes Sykehus (OU-NKS) er i hht. planer. Nye Hammerfest Sykehus, idèfase er i hht. plan. Det er knyttet en viss risiko til anskaffelse av arkitekt og rådgivergruppe, anbud utlyses 11 mai. Styringsdokument for Samisk Helsepark styrebehandles 19.mai. Alta Nærsykehus, gjennomføringsfasen er i hht. planen, tidsplanen er stram og det er risiko knyttet til kontrahering av prosjektgruppe. Nye Kirkenes Sykehus er i en kritisk fase med lossing og montasje av de første modulene som er ankommet Kirkenes. Innflyttingsdato er utsatt til 1 juni 2016, på grunn av forsinkelse etter «nedbøyingsproblematikk». Prognosen viser en kostnadsberegning som er 3 mill.kr over kostnadsrammen (P85). Det er iverksatt et arbeid med kuttliste for å overholde kostnadsrammen. Kuttlisten legges frem for styringsgruppen 30.mai Styret i FIN anbefales å vedta: 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapport 1/2016 Utviklings- og byggeprosjekter til etterretning. 2. Styret forventer at kostnadsrammen (P85) for Nye Kirkenes sykehus overholdes. 2. Bakgrunn I henhold til konsernbestemmelser fra Helse Nord RHF skal det utarbeides tertialrapport for alle investeringsprosjekter over 50 mill. fra gjennomføringsfasen. Styret i Finnmarkssykehuset har bestemt at alle utviklings- og byggeprosjekter skal rapporteres til styret hvert tertial. Pågående prosjekter i Finnmarkssykehuset HF er: Utviklingsprosjekter: o Organisasjonsutvikling Finnmarkssykehuset HF OU-ANS (Alta Nærsykehus) OU-NKS (Nye Kirkenes sykehus) Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

3 o Nye Hammerfest Sykehus, idèfase o Alta Nærsykehus, gjennomføringsfase detaljprosjektering o Samisk Helsepark, idè og konseptfase (beslutning 19.mai) Byggeprosjekt o Nye Kirkenes Sykehus, byggefase 3. Utviklingsprosjekter Finnmarkssykehuset(FIN) Organisasjonsutvikling(OU) FIN Alta Nærsykehus OU(OUAN) Status Styringsdokument og 5 utkast til mandat er utarbeidet i samarbeid med flere og legges frem for informasjons og drøftingsmøte 9. mai Foruten om mandatet for virksomhetsoverdragelse er de andre 4 mandatene knyttet til det faglige og kliniske arbeidet. Det gjenstår å utarbeide 9 mandat. Disse vil bli utarbeidet utfra behov og timing. Dette betyr at i neste periode skal både de 5 etablerte gruppene starte opp sitt arbeid, samtidig som det legges opp til en god prosess ved å utarbeide resterende mandater. Prosjektkontroll og risikovurdering ID Aktivitet KHAN-OU kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. Prosjektetablering, prosjektplan OU, identifisering av fokusområder og prosjektorganisasjonen 1 2 Behandle styringsdokument i FAMU og drøftes med TV 3 Utarbeide delprosjektbeskrivelser 4 Gjennomføre delprosjekter 5 Implementering av tiltak uavhengig av nytt bygg i Alta 6 Utarbeide en operativ plan for flytting av syke- og fødestua, dagbehandling 7 Implementering av tiltak relatert til nytt bygg i Alta 8 Oppfølging 9/5 Når det gjelder prosjektkontroll er alt etter plan, fremdrift og økonomi. Det er knyttet risiko til prosjektorganisering som følge av mange prosjekter som skal iverksettes under klinikk Hammerfest, dette kan ha innvirkning på fremdriften men så tidlig i prosjektet ansees risikoen for liten. Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

4 HMS Helse, miljø og sikkerhet i OUAN vil vektlegges og det vil bli laget en egen tiltaksliste i hver arbeidsgruppe, som vil tas inn som et eget kapittel i styringsdokumentet OUAN. OU Nye Kirkenes Sykehus (OU-NKS) Status Nye Kirkenes Sykehus organisasjonsutvikling (NKS-OU) i første tertial 2016 primært jobbet med å ferdigstille delprosjektbeskrivelsene. Delprosjektbeskrivelsen skal vise hva delprosjektet skal gjøre (resultatmål), hva som skal gjøres (aktiviteter), når det skal gjøres (tidsplan) og ressursbruken dette vil kreve. Følgende delprosjekt har levert sine beskrivelser: DP Poliklinikk inkludert kreftbehandling, infusjonsbehandling, dialyse og LMS DP Sykehussenger i NKS DP Akuttavdelingen og Dagkirurgi (DKI) DP Medisinrom og elektronisk legemiddelkabinett (ELK) DP15-10 Tøyflyt og tøyhåndtering DP15-11 Renhold i NKS DP15-12 Avfallshåndtering NKS Poliklinikk, sykehussenger, akuttavdeling og dagkirurgi, medisinrom og elektronisk legemiddelkabinett, tøyflyt og tøyhåndtering og renhold. Resterende delprosjekt har fått en senere frist. Dette gjelder: DP15-05 Fysioterapi og ergoterapi DP15-06 Psykiatri og somatikk DP15-07 Felles ekspedisstjon og skrivetjeneste DP15-08 Forsyning og vareflyt DP15-14 Matlaging og distribusjon DP16-01 Ikke medisinsk service Fellesareal Krav til gevinstrealisering for NKS-OU er ikke endelig fastsatt. I kommende periode er følgende aktiviteter viktige. De resterende delprosjektbeskrivelsene skal leveres inn. Prosjektansvarlig, Rita Jørgensen, skal godkjenne delprosjektbeskrivelsene. Deretter vil delprosjektene starte opp med sine aktiviteter etter godkjent plan. Dette arbeidet vil være det mest tid- og ressurskrevende i prosjektet. Det gjenstår enda noen avklaringer som vil påvirke OU-prosjektet. Det er tett dialog med byggeprosjektet. Ett felles tema som ikke er avgjort er plan for flytting. Det er også to IKT-løsninger som påvirker risiko for gevinstrealisering. Det ene er innføring av system for innsjekk og betaling (Imatis). Dette følges opp av drifts- og eiendomssjef med HN-IKT og Helse Nord. Det andre er innføring av talegjenkjenning, der det nå er inngått en avtale. Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

5 Prosjektkontroll og risikovurdering ID Aktivitet NKS-OU kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1 Innlevering og godkjenning av delprosjektbeskrivelser 2 Levering av sluttrapport delprosjekt 3 Frist for å melde ev. overtallighet til HR. 4 Implementering vedtak OU 5 Bygg ferdig og testes NKS ferdigtestet / klar til bruk 7 Første pasient på NKS 8 Evaluering NKS-OU har god kontroll på økonomien til prosjektet. Det er ikke fordelt midler til delprosjektene enda. Når dette gjøres vil risikoen knyttet til økonomi øke. Prosjektet fører kontroll med utgiftene for å redusere risikoen. Det er en moderat risiko knyttet til milepælsplanen. Dette skyldes antall prosjekter og størrelsen på delprosjektene. Grundig planlegging med tids- og ressursplaner bidrar til å redusere risikoen. HMS Den største HMS-utfordringen er arbeidsbelastning for enkelte delprosjektledere.. Det er krevende å kombinere daglig drift, NKS-OU og andre prosjekter. Det er åpenhet om utfordringene, og dette har vært tema på møter i overordnet tverrgående gruppe (OTG). 1.2 Nye Hammerfest Sykehus, idèfase Status Idèfasearbeidet startet opp i mars Sykehusbygg HF er engasjert som prosjektleder i prosessen. 20.april var det oppstart av medvirkningsmøter og 3 arbeidsgrupper og prosjektgruppen er etablert. Planlegging av prosessen har vært hovedfokus i mars og april, samt organisering av prosjektet. Hovedaktiviteter neste periode Oppstart oppdatering, utvidet alternativsøk og nye tomter Oppstart og fullføring av arealberegninger Fullføring framskriving Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

6 Prosjektkontroll og risikovurdering Tentativ milepælsplan for idèfasen Nye Hammerfest Sykehus: Milepæl Tid Forslag til mandat for idéfasen 08. Januar 2016 Oversendelse av forslag til revidert mandat til Helse Nord RHF 30. Januar 2016 Styrebehandling av mandat til idèfasen Nye Hammerfest sykehus, Mars 2016 styret i FIN HF Behandling av mandat, Styret i Helse Nord RHF April 2016 Styringsdokument med mandat, plan for prosjektorganisasjon Mars 2016 Oppstart av idéfasen Mars 2016 Prosjektplan med budsjett, organisasjonsplan og fremdriftsplan Mars 2016 Kvalitetssikring av underlaget for idéfasen Mars 2016 Framskriving av behov og aktiviteter frem til år 2030, inkl. Mars-medio mai 2016 dimensjonerende faktorer Behandling av framskrivning og dim faktorer i styringsgruppe 30. mai 2016 Arealberegning, arealstandarder, program April-juni 2016 Kontrahering rådgivere og arkitekt Mars-april 2016 Utvidet og oppdatert alternativsvurderinger herunder nye tomt(er) Mai-medio september 2016 Styrebehandling av hvilke alternativ som skal utredes videre i 29. september 2016 idéfasen. Medvirkningsprosesser, brukere og ansatte April-November2016 Utredninger og rapport Oktober 2016-Desember 2016 Styrebehandling FIN HF og HN RHF Januar 2017 Risiko og tiltak Nr. Usikkerhet Status Tiltak 1 Risiko for sen anskaffelse av arkitekt og rådgivere Åpen * Sikre tilgjengelig ressurser uke 15&16 Kritiske fremdriftsaktiviteter: Brukermedvirkning. Kontrahering av arkitekt og konsulentgruppe Framskriving, kvalitetssikring av forrige fase Så tidlig i prosjektet vurderes risiko knyttet til milepæler og økonomi som moderat. Alta Nærsykehus (ANS) gjennomføringsfasen (detaljprosjektering) Status Detaljprosjekteringsfasen for ANS er under planlegging. Sykehusbygg HF er leid inn som prosjektledelse og det pågår et arbeid med oppdragsavklaringer. På grunn av rekruttering er prosjektledelsen ikke 100% på plass før 1. juni Prosjektansvarlig og prosjektleder jobber med prosjektplan og organisering av prosjektet. Det skal i juni arrangeres dialogkonferanse med entreprenører i samarbeid med NHO, som et ledd i NHO`s leverandørutviklingsprogram. I etterkant av denne konferansen vil sluttarbeidet med valg av entreprisemodell utføres. Det pågår et arbeid med anskaffelse av prosjekteringsgruppe, målet er å ha denne på plass innen utgangen av juni, med full oppstart av arbeidet i august. Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

7 Det arbeides også med samarbeidsavtalen med Alta kommune, både når det gjelder drift i ettertid og når det gjelder prosjektsamarbeid. Prosjektkontroll og risikovurdering. Det pågår et arbeid med prosjektplanen, herunder å kvalitetssikre fremdriftsplanen som ble lagt i forprosjektfasen. Det er knyttet følgende risikoer til prosjektet: Valg av entreprisemodell o Det gjennomføres dialogkonferanse med entreprenører i juni o Deretter velges entreprisemodell. Prosjektorganisering er kritisk. o Sykehusbygg HF har prosjektledelse, vil være tilstede med 100% fra juni. o FIN ansetter assisterende prosjektleder. o Prosjektleder OU vil være involvert i prosjektet og ivareta brukerperspektivet. o Brukerkoordinator bygg og utstyr er på plass. Brukerkorrdinator bygg vil være tilstede i 50% stilling Samarbeid, kommunikasjon og informasjon o Samarbeidsmøter er etablert med Alta Kommune o En felles prosjektkoordineringsgruppe er etablert sammen med Alta Kommune o Kommunikasjonsplan er under utarbeidelse Igangsetting av prosjekteringsgruppen o Det legges inn et krav i anbudet at oppstart skal skje august 2016 Samisk Helsepark, idè- og konseptfasen Status Finnmarkssykehuset inviterte Sametinget og de 5 kommunene i samisk språkområdet til dialogmøte i Karasjok den 27.april. Det ble gjennomført et dialogmøte med Sametinget, og et møte med kommunene hvor Karasjok og Porsanger kommuner stilte i møte. Styringsdokumentet med mandat behandles av styret i Finnmarkssykehuset 19. mai Etter vedtak i styret etableres prosjektplan og prosjektorganisasjon. 4. Byggeprosjekt Nye Kirkenes Sykehus Status Viktigste aktiviteter siste periode: Det pågår bygging i entreprise B02 som omfatter alt i plan 1 med teknisk sentral samt forsyningsfunksjoner, hovedkjøkken og andre ikke medisinske funksjoner. Videre inngår utomhusanlegg. I første tertial har råbyggarbeider vært hovedaktiviteten. Ved utgangen av april var dekke over plan 1 ferdig og det var Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

8 utført betydelige deler av den tekniske infrastrukturen i plan 1. Innredning i plan 1 er påbegynt, og grovplanering av masser for utomhusanlegget pågår. Prosjekteringen i entreprise B02 pågår og er snart ferdig. Entreprise B03 omfatter plan 2 og 3 med de kliniske funksjonene samt tekniske rom for ventilasjon i plan 4. I denne entreprisen pågår produksjon av seksjoner på fabrikk i Tyskland, der ca. 100 seksjoner av totalt ca. 285 er ferdig produsert. 29. april ankom de første 44 seksjoner med skip til Kirkenes og lossingen ble påbegynt. Prosjektering i entreprise B03 pågår og er snart ferdig. Entreprise B04 omfatter en del VVS-byggutstyr. Prosjektering i tilknytning til dette (i B02 og B03) pågår, og leveranse skal skje senere. Entreprise B05 omfatter utstyr til kjøkken, herunder sentralt hovedkjøkken samt avdelingskjøkken og kantine. Konkurranse om dette utstyret er gjennomført og kontrakt inngått. Detaljprosjektering er startet opp. Detaljprosjektering knyttet til brukerutstyr gruppe 1, særlig medisinsk teknisk utstyr, pågår i B03. Forberedelse til montasje av utstyr pågår på fabrikk i B03. Leveranse av utstyr skal skje senere. Konkurranse om resten av brukerutstyret pågår, med unntak av møbler som skal kontraheres senere. Prosjekt- og byggeledelsen har særlig arbeidet med framdrifts- og kvalitetskontroll av entreprise B02 på byggeplassen samt kvalitetskontroll på fabrikk av B03. Videre pågår mye arbeid med koordinering mellom B02 og B03. Prosjektledelsen har også arbeidet mye med å avklare kontraktspørsmål i B02 og B03. Dette har resultert i et addendum til hver av kontraktene, som i begge tilfeller avklart både økonomiske og framdriftsmessige spørsmål til fordel for redusert usikkerhet i disse entreprisene. Disse addendum er godkjent av prosjekteier Viktigste aktiviteter kommende periode: Bygging i entreprise B02 under dekke over plan 1, herunder teknisk infrastruktur og innredning i plan 1 samt prosjektering av samme. Produksjon av seksjoner på fabrikk i entreprise B03 samt prosjektering av samme. Transport av seksjoner fra fabrikk til Kirkenes. Transportarbeidet vil være ferdig i løpet av neste periode. Montasje av seksjoner på byggeplass. Dette vil langt på vei fullføres i neste periode. Tilbudsevaluering og bestilling av brukerutstyr samt konkurranse om anskaffelse av møbler. Utarbeide plan for ferdigstillelse og ibruktakelse. Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

9 Prosjektkontroll Prosjektets hovedtidsplan er datert , og der er ferdigstillelse og overtakelse fra entreprenørene planlagt til På grunn av «nedbøyningssaken» (koordinering mellom B02 og B03) er frist for overtakelse fra B02 satt til Finnmarkssykehuset har mål om pasientdrift fra Dette innebærer at nødvendig koordinering mellom B02 og B03 har ført til at ferdigstillelse er utsatt med 3 måneder. Sluttprognosen viser at sluttsummen er på 1,463 mrd, noe som er 3 mill. kr. Over budsjettert kostnadsramme på 1,460(P85). Det er iverksatt et arbeid med å utarbeide kuttliste som skal fremlegges for styringsgruppen 30.mai Risikovurdering og status på tiltak Nr. Utfordring Risikonivå Konsekvens i prosjektet Status tiltak Høy Midd Lav SHA Kval Tid Kost Ansvar Aktivitet 1 Tollklarering. Betaling av mva. innen 10 dager Lav Tid SV Gjenopprette tollkreditt initiert. Uformell kontakt tollvese 2 Veiforhold. Atkomst til byggeplass Lav SHA Tid LHR Tema i SHA-møte. Lokal anleggsleder kommer på plass 3 Forurensning i vannforsyning Lav Kval Kost KN Foreta vannprøver. Rapport oversendt B03 4 Forurensning i gassforsyning Lav Kval LHR Tredjepartskontroll 5 Vær. Vind. Snø. Frost. Kranhåndtering. Montasje Midd SHA Kval Tid Kost LHR Vind er hovedutfordring. Grense m/s for kran. 6 SHA. Hovedbedrift. Koordinering B02/B03 Midd SHA Tid Kost LHR Tema i SHA-møte. Lokal anleggsleder kommer på plass 7 Kranplassering. Trykk mot grunnmur Høy SHA Kost LHR Avklart med B03 for D-avsnittet. 8 Logistikk på byggeplass. Koordinering B02/B03 Høy SHA Tid Kost LHR SHA-møte eller eget temamøte 9 Grunnforhold. Setninger. Frost. Eksplosiver Lav SHA Kval Tid Kost LHR Eksplosiver ifm. pumpehus 10 Uhell ved montasje av seksjon Lav SHA Kval Tid LHR Tema i SHA-møte. Lokal anleggsleder kommer på plass 11 Brann på byggeplass Midd SHA Kval Tid KN Foretatt gjennomgang med brannvesen. SHA-møte B03 12 Nabostøy Lav Tid KN Informasjonstiltak overfor naboer 13 Språk Høy SHA Kval LHR Tema i SHA. Etablere gode kommunikasjonsveier 14 Manglende tegninger Lav Tid LHR B02 byggherremøte 15 Manglende materialleveranser. Feil eller forsinkelse Lav Tid LHR B02 byggherremøte 16 Feil prosjektering. Feil bygging Midd SHA Tid Kost LHR B02 og B03 byggherremøter. Kontroll påb03 fabrikk 17 Arbeidskonflikt. Streik. Lockout Lav Tid Kost KM Gjelder B02. Lønnsoppgjør snart avklart. 18 Ressursmangel nøkkelpersonell Midd SHA Kval Tid KM Nye org-kart B02 og B03 19 Konkurs entreprenør/underentreprenør Høy Kval Tid Kost GS Undersøke soliditet. Sjekke garantier 20 Teknisk og funksjonelt grensesnitt B02/B03 Høy Kval Kost OM Grensesnittmøter. Eventuelt temamøter 21 Koordinering ferdigstillelse og prøvedrift B02/B03 Midd Kval Kost KM Avklare addendum i B02 og B03. Temamøter 22 Grensesnitt SD-anlegg Lav Kval Kval Kost KM Toppsystem avklart. Eget temamøte 23 Framdrift og koordinering B02/B03 Høy Kval Kval Kost KM Avklare addendum. Avklare framdriftsplaner HMS(SHA) Når det gjelder SHA er det ikke rapportert noen avvik eller uhell med person-, materielleller miljøskade i rapporteringsperioden. Det er nedlagt betydelig arbeid i det siste for å forberede for montering av seksjoner, der det foreligger betydelige SHA-utfordringer. Hovedutfordring ble løst ved at inn-heising av seksjoner på byggeplass skjer på kveld og nattetid. I B03 er et på fabrikken observert noen kvalitetsavvik. Enkelte av disse blir rettet opp på fabrikken. Andre avvik er det uenighet om og de er til avklaring. Dette kan medføre av enkelte avvik må rettes opp på byggeplass. Bruk av helse- og miljøfarlige stoffer og produkter rapporteres kvartalsvis av B02. Avfallsrapportering skjer i samme intervaller. Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

10 Det er iverksatt tiltak for å forhindre uverdige arbeidsforhold og sikre innsyn i og kontroll med skattemessige forhold i byggekontraktene. Ingen avvik ift. dette er registrert. Finnmarkssykehuset HF Besøksadresse: Telefon: Org nr. Sykehusveien 35 Sykehusveien 35 Telefaks sekretariat: MVA NO 9613 Hammerfest 9613 Hammerfest postmottak@finnmarkssykehuset.no

11 Rapport organisasjonsutvikling Alta nærsykehus (OUAN) Tertialrapport 1/2016 Kuttdato: dd.mm.åååå Dato: Aina Irene Olsen Prosjektleder

12 Side 2 1. Status/ sammendrag: Styringsdokument og 5 utkast til mandat er utarbeidet i samarbeid med flere og legges frem for informasjons og drøftingsmøte 9. mai Foruten om mandatet for virksomhetsoverdragelse er de andre 4 mandatene knyttet til det faglige og kliniske arbeidet. Det gjenstår å utarbeide 9 mandat. Disse vil bli utarbeidet utfra behov og timing. Dette betyr at i neste periode skal både de 5 etablerte gruppene starte opp sitt arbeid, samtidig som det legges opp til en god prosess ved å utarbeide resterende mandater. Helse, miljø og sikkerhet i OUAN vil vektlegges og det vil bli laget en egen tiltaksliste i hver arbeidsgruppe og tas inn som et eget kap. i styringsdokumentet OUAN. Når det gjelder prosjektkontroll er alt etter plan, fremdrift og økonomi. Det er knyttet risiko til prosjektorganisering. 2. Viktigste aktiviteter siste periode 2.1. Det er utarbeidet et styringsdokument for Organisasjonsutvikling Alta nærsykehus (OUAN). En beskrivelse av OU arbeid i tilknytning til klinikk Hammerfest, klinikk psykisk helsevern og rusbehandling og Alta nærsykehus. Klinikksjefene har deltatt i arbeidet med styringsdokumentet, som skal drøftes som planlagt med tillitsvalgte 9. mai Det er utarbeidet utkast til følgende delprosjekter OUAN: Virksomhetsoverdragelse av ansatte fra Alta kommune (syke- og fødestua) til Finnmarkssykehuset, planlegges og gjennomføres i samarbeide mellom AK og FIN. Utkast il mandat er utarbeidet sammen med leder av gruppen, som er Gaute Opdahl Hansen. Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

13 Side Medisinsk sengepost og føde- og barsel. Mandatet er utarbeidet sammen med leder av gruppen, som er Gunn Strand Poliklinikk, dagkirurgi, medisinsk poliklinikk, bildediagnostikk og ultralyd. Mandatet er utarbeidet sammen med leder av gruppen, som er Lene Thomassen Planlegging og drift av LAB sammen med Alta kommune. Mandatet er utarbeidet sammen med leder av gruppen Vegard Fossmo Planlegge, etablere og idriftsetting av ny rusbehandlingsenhet, med 8 plasser og etablere og utvide døgnenheten med 5 plasser. Mandatet er utarbeidet sammen med leder av gruppen Robert Kechter og klinikksjef Inger Lise Balandin. Mandatene som omhandler den somatiske delen av Alta nærsykehus er tatt opp til diskusjon og endring, i klinikkledermøtet til Vivi Brenden Bech. Samtlige 5 mandat vil legges frem for informasjon og drøftingsmøte, for å sikre formell medvirkning og for å få tilbakemelding om innholdet i mandatene. Mandatet for psykisk helse og rusbehandling er diskutert med klinikksjef Inger Lise Balandin og DPS-leder Robert Kechter. 3. Viktigste aktiviteter kommende periode 3.1. Etter 9. mai i år vil det arbeides med å sette i gang arbeidet med de 5 mandatene som er klare Samtlige grupper vil inviteres til en felles utviklings dag, med bl.a. kort innføring om prosjektarbeid, OU arbeid, læring av andre som har gjort det samme Det gjenstår å utarbeide mandat for følgende oppgaver: - Integrasjon psykiatri/rusbehandling somatikk - Organisasjonsmodell, ledelse og samarbeid - Kommunikasjon og informasjon Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

14 Side 4 - Felles vestibyle, kantine, resepsjonsområde, sentralbord, felles ekspedisjon for poliklinikk, somatisk døgnbehandling /føde, medisinsk service funksjoner, psykisk helsevern og Alta kommune - Logistikk, vare, avfallshåndtering, renholdsplan og matforsyning - Opplæring, faglig og om systemer og rutiner - Informasjonssikkerhet, skallsikring - OU konsekvens - Tilrettelegging for realisering av gevinst - Planlegge innflytting 4. HMS & Kvalitet For Finnmarkssykehuset er det svært viktig å ivareta ansattes ve og vel i arbeidet. HMS vil bli ivaretatt under hele prosessen. Det legges stor vekt på å ivareta krav i lov og forskrifter når det gjelder HMS. God og riktig deltagelse er med å bidra til god kvalitet på arbeidet og ikke minst på sluttresultatet av prosessen. 5. Prosjekt kontroll: 5.1. Økonomi Økonomistatus. Det er satt av kr til OU arbeidet. 9.mai vil spørsmålet om frikjøp drøftes med tillitsvalgte. Det er ikke ført noe på prosjektkontoen per 3. mai Endringslogg Det er ikke blitt foretatt endringer i prosjektet så langt. Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

15 Side Plan & Fremdrift Milepælsplan ID Aktivitet KHAN-OU kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. Prosjektetablering, prosjektplan OU, identifisering av fokusområder og prosjektorganisasjonen 1 2 Behandle styringsdokument i FAMU og drøftes med TV 3 Utarbeide delprosjektbeskrivelser 4 Gjennomføre delprosjekter 5 Implementering av tiltak uavhengig av nytt bygg i Alta 6 Utarbeide en operativ plan for flytting av syke- og fødestua, dagbehandling 7 Implementering av tiltak relatert til nytt bygg i Alta 8 Oppfølging 9/ Risiko & tiltak En av de største risiko faktorer er frigjøring av tid, menneskelige ressurser og engasjement, og at OUAN skjer samtidig som oppstart av idefasen for Nye Hammerfest sykehus. Det er mange grupper som skal etableres for Alta nærsykehus. Belastningen kan bli for stor organisasjonen og det kliniske arbeidet, når mange skal delta. Et av tiltakene kan være å frikjøpe de som skal delta og evt. få inn vikarer. Andre risikoreduserende tiltak vil diskuteres i gruppene. En annen risiko er organiseringen av utviklingsprosjekter i Finnmarkssykehuset. Valgt modell virker kompleks og uklar i forhold til ansvarsforhold. Styringsgruppen får et meget stort spenn i sine ansvarsområder. Risikoen er knyttet til om OUAN vil få den nødvendige prioriteringen i styringsgruppen, eller om økonomi og framdrift ikke følges godt nok opp. Tiltak som kan redusere risikoen bør diskuteres generelt internt i FIN. Et tiltak som bør diskuteres, er om det skal være en særskilt styringsgruppe for hvert prosjekt. Vedlegg: - Styringsdokument OU- Alta nærsykehus Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

16 Nye Kirkenes Sykehus - Organisasjonsutvikling Tertialrapport 1/16 Kuttdato: Dato: Andreas Ertesvåg Prosjektleder

17 Side 2 1. Status/ sammendrag: Nye Kirkenes Sykehus organisasjonsutvikling (NKS-OU) i første tertial 2016 primært jobbet med å ferdigstille delprosjektbeskrivelsene. Delprosjektbeskrivelsen skal vise hva delprosjektet skal gjøre (resultatmål), hva som skal gjøres (aktiviteter), når det skal gjøres (tidsplan) og ressursbruken dette vil kreve. Følgende delprosjekt har levert sine beskrivelser: DP Poliklinikk inkludert kreftbehandling, infusjonsbehandling, dialyse og LMS DP Sykehussenger i NKS DP Akuttavdelingen og Dagkirurgi (DKI) DP Medisinrom og elektronisk legemiddelkabinett (ELK) DP15-10 Tøyflyt og tøyhåndtering DP15-11 Renhold i NKS DP15-12 Avfallshåndtering NKS Poliklinikk, sykehussenger, akuttavdeling og dagkirurgi, medisinrom og elektronisk legemiddelkabinett, tøyflyt og tøyhåndtering og renhold. Resterende delprosjekt har fått en senere frist. Dette gjelder: DP15-05 Fysioterapi og ergoterapi DP15-06 Psykiatri og somatikk DP15-07 Felles ekspedisstjon og skrivetjeneste DP15-08 Forsyning og vareflyt DP15-14 Matlaging og distribusjon DP16-01 Ikke medisinsk service Fellesareal Krav til gevinstrealisering for NKS-OU er ikke endelig fastsatt. I kommende periode er følgende aktiviteter viktige. De resterende delprosjektbeskrivelsene skal leveres inn. Prosjektansvarlig, Rita Jørgensen, skal godkjenne delprosjektbeskrivelsene. Deretter vil delprosjektene starte opp med sine aktiviteter etter godkjent plan. Dette arbeidet vil være det mest tid- og ressurskrevende i prosjektet. Det gjenstår enda noen avklaringer som vil påvirke OU-prosjektet. Det er tett dialog med byggeprosjektet. Ett felles tema som ikke er avgjort er plan for flytting. Det er også to IKTløsninger som påvirker risiko for gevinstrealisering. Det ene er innføring av system for innsjekk og betaling (Imatis). Dette følges opp av drifts- og eiendomssjef med HN-IKT og Helse Nord. Det andre er innføring av talegjenkjenning, der det nå er inngått en avtale. Den største HMS-utfordringen er arbeidsbelastning for enkelte delprosjektledere.. Det er krevende å kombinere daglig drift, NKS-OU og andre prosjekter. Det er åpenhet om Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

18 Side 3 utfordringene, og dette har vært tema på OTG-møter. NKS-OU har fått kroner i HMS-midler fra FAMU. NKS-OU har god kontroll på økonomien til prosjektet. Det er ikke fordelt midler til delprosjektene enda. Når dette gjøres vil risikoen knyttet til økonomi øke. Prosjektet fører kontroll med utgiftene for å redusere risikoen. Det er en moderat risiko knyttet til milepælsplanen. Dette skyldes antall prosjekter og størrelsen på delprosjektene. Grundig planlegging med tids- og ressursplaner bidrar til å redusere risikoen. 2. Viktigste aktiviteter siste periode Fra januar 2016 har Andreas Ertesvåg tatt over som prosjektleder for NKS-OU. Tidligere prosjektleder, Torstein Ibrekk, fortsetter i rollen som brukerkoordinator, klinikk. Fra mars er prosjektleder frikjøpt i 100%. De to viktigste aktivitetene i 1. tertial har vært utarbeidelse og godkjenning av delprosjektbeskrivelser, og fastsette krav til gevinstrealisering. Kravet til gevinstrealisering er ikke endelig fastsatt. Delprosjektbeskrivelser NKS-OU har 14 delprosjekt under utarbeidelse. I tillegg vil noen delprosjekt starte senere, og noen mulige delprosjekt blir diskutert. Se vedlagte oversikt. Hvert delprosjekt skal levere en delprosjektbeskrivelse. Denne skal vise hva delprosjektet skal gjøre (resultatmål), hva som skal gjøres (aktiviteter), når det skal gjøres (tidsplan) og ressursbruken dette vil kreve. En god delprosjektbeskrivelse er et viktig verktøy for å levere et godt resultat. Delprosjektbeskrivelsene skal godkjennes av prosjektansvarlig (klinikksjef Rita Jørgensen). Arbeidet med delprosjektbeskrivelsene har vært krevende, og tatt lenger tid enn først planlagt. En årsak er intensjonen om at linjeledere skal delta aktivt i utarbeidelse av prosjektbeskrivelsene, og at dette har medført omfattende opplæring av disse, i prosjekt og prosjektstyring som arbeidsform. Først var målsetningen å ha ferdige delprosjektbeskrivelser i desember Denne fristen ble utsatt. Alle delprosjektene som startet opp i 2015 fikk ny frist til å levere innen 1. mai, der noen fikk frist 17. april. Fire delprosjekt har fått ny frist til 1. juni, se kapitel 5.3. De øvrige delprosjektene leverte innen fristen. Det er forventet at alle leverte delprosjektbeskrivelser vil være ferdigbehandlet i begynnelsen av mai. 3. Viktigste aktiviteter kommende periode Aktiviteten i NKS-OU vil være lavere i 2. tertial. Felles DIPS og DIPS lab innføres 6. juni. Denne innføringen vil kreve tid, og må få fokus. OU-prosjektet har tatt høyde for dette, og planlegger lavere aktivitet i perioden mai og frem mot sommeren. Etter det vil ferieavvikling påvirke aktiviteten i prosjektet. Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

19 Side 4 Følgende aktiviteter er planlagt: Godkjenning resterende delprosjektbeskrivelser Godkjenning av delprosjektbeskrivelsene levert til 1. mai vil ferdigstilles. Det er forventet at resterende delprosjekter leverer sine delprosjektbeskrivelser i løpet av 2. tertial, eller tidlig i 3. tertial, avhengig av dato for oppstart. Se vedlagte oversikt. Oppstart delprosjekt Delprosjektene som har fått godkjent sine delprosjektbeskrivelsene vil starte opp med planlagte aktiviteter. I skrivende stund er ingen delprosjektbeskrivelser endelig godkjent. Delprosjektene har utarbeidet tidsplan og ressursplan. Delprosjektene vil levere sine sluttrapporter i løpet av høsten/vinteren. Avklaringer Det pågår et kontinuerlig arbeid med å gjøre diverse avklaringer som påvirker OU-prosjektet Det er tett dialog mellom OU-prosjektet og byggeprosjektet. Ett felles tema som ikke er avgjort enda er plan for flyttingen, og behov for et flytteprosjekt. Det er to IKT-løsninger som bidrar til økt risiko knyttet til gevinstrealiseringen. Dette gjelder system for innsjekk og betaling (Imatis), og system for talegjenkjenning. Drifts- og eiendomssjef følger opp Imatis med Helse Nord og HN-IKT. Det er kommet på plass en avtale om talegjenkjenning, prosjekt talegjenkjenning iverksettes av FFS i samarbeid med klinikken 4. HMS & Kvalitet Den største HMS-utfordringen til NKS-OU er arbeidsbelastning på enkelte av delprosjektlederne. Det er krevende å kombinere daglig drift, NKS-OU og andre prosjekter. Det er åpenhet om utfordringene, og dette har vært tema på OTG-møter. NKS-OU har fått kroner i HMS-midler fra FAMU. Det er gitt frist til 1. juni for å søke på bruk av disse midlene. Det vurderes også behov for frikjøp og/eller innleie for å redusere arbeidsbelastningen på enkeltpersoner. En utfordring ved frikjøp, er å finne personer til å utøve de faste arbeidsoppgavene til den som blir frikjøpt. Det er ikke identifisert større utfordringer på kvalitet. En erfaring prosjektet har gjort er at det burde vært gjennomført felles, obligatorisk, opplæring i prosjektledelse for alle delprosjektlederne ved oppstarten av prosjektet. Dette sikrer at alle har felles forståelse for prosjektarbeid. Det er gitt opplæring og veiledning underveis i prosjektet. 5. Prosjekt kontroll: 5.1. Økonomi Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

20 Side 5 OU prosessen har fått tilført 3,7 millioner for gjennomføring av OU prosessen. Disse midlene skal i gå til innleie av prosesskompetanse fra OEC, til frikjøp prosjektledere og for gjennomføring av delprosjektene Økonomistatus Budsjettmidlene er fordelt på art 5140 Engasjement, og resterende sum er lagt på art 6799 Andre eksterne tjenester, i påvente av budsjett fra prosjektet. Regnskapet per april stenger ikke før i uke 19, slik at det kan komme endringer. Prosjektet har hittil i år brukt kr , dette har gått til lønn prosjektleder for mars og april, og konsulenttjenester fra firma. Prosjektleder er frikjøpt, og prosjektet vil dekke lønnskostnadene, slik at HR vil få dette refundert månedlig. OEC sender samlefaktura, og disse er per nå ført på koststed Lønnen til prosjektrådgiver fra OEC vil derfor bli ompostert og ført på koststed Prosjektet har også fått HMS midler fra HR, som føres som en inntekt i prosjektregnskapet på art Det forventes at prosjektet vil holde seg innenfor budsjettrammen, slik at prognose vil bli satt lik budsjett Endringslogg Prosjektet har gjort følgende endringer fra planen: Frist for å levere delprosjektbeskrivelser ble høsten 2015 satt til desember Denne fristen ble utsatt av prosjektledelsen. Nye frister ble satt til og for delprosjekter startet opp i Se vedlagte oversikt : Prosjektledelsen har gitt utsatt frist til følgende delprosjekter som skulle levere delprosjektbeskrivelsen 1. mai. Ny frist er 1. juni. o DP15-06 Psykiatri og somatikk o DP15-05 Fysioterapi og ergoterapi o DP15-07 Felles ekspedisjon og skrivetjeneste o DP15-08 Forsyning og vareflyt 5.4. Plan & Fremdrift Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

21 Side Milepælsplan ID Aktivitet NKS-OU kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1.kv. 2.kv. 3.kv. 4.kv. 1 Innlevering og godkjenning av delprosjektbeskrivelser 2 Levering av sluttrapport delprosjekt 3 Frist for å melde ev. overtallighet til HR. 4 Implementering vedtak OU 5 Bygg ferdig og testes NKS ferdigtestet / klar til bruk 7 Første pasient på NKS 8 Evaluering Arbeidet med delprosjektbeskrivelsene har tatt lenger tid enn først antatt. Det forventes at den grundige jobben som er gjort i planleggingsfasen vil bidra til at den øvrige milepælsplanen vil holde Risiko & tiltak Risiko og tiltak vurderes etter følgende områder: økonomi, milepælsplan, HMS og kvalitet. Økonomi Risikoen er lav for budsjettpostene til innleie av prosesskompetane fra OEC og frikjøp av prosjektleder. Det er ikke fordelt midler til gjennomføring av delprosjektene enda. Dette blir gjort etter at delprosjektbeskrivelsene er godkjent. Risikoen vil øke når midlene fordeles til delprosjektene. Utgifter til prosjektet føres på eget koststed. Utgifter til lønn, inkludert overtid, skal merkes med prosjektnummer. Prosjektansvarlig skal gi godkjenning før midler blir brukt. Økonomistatus rapporteres regelmessig til styringsgruppa. Milepælplan Risikoen for milepælsplanen er moderat. Arbeidet med delprosjektbeskrivelsene har tatt lang tid. Det er brukt mye tid på å planlegge tidsplan og ressursbruk for det videre prosjektet. Dette arbeidet vil redusere risikoen for resten av prosjektet. På grunn av antall prosjekter, og størrelsen på disse, er fortsatt risikoen moderat. Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

22 Side 7 HMS og kvalitet Den største identifiserte risikoen er knyttet til arbeidsbelastningen til enkeltpersoner, og konsekvenser dette kan få over tid. Følgende tiltak er gjennomført eller planlagt: - Prosjektstøtte: Fanny Sæthre (OEC) og Andreas Ertesvåg bistår som prosjektstøtte til delprosjektene. - Rapportering: Delprosjektene skal rapportere status for delprosjektene, inkludert forbruk av timer. Kombinert med oppfølging og OTG-møter vil dette bidra til at prosjektet har oversikt over arbeidsbelastningen. Dette gjør det mulig å iverksette tiltak ved behov. - HMS-midler: Det er satt av kr til HMS-tiltak tilknyttet OU-prosessen. - Prosjektmidler: Det vurderes frikjøp og/eller innleie ved behov for å avlaste og støtte opp delprosjekter ved behov. Vedlegg: Delprosjekt NKS-OU Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

23 Side 8 Vedlegg Delprosjekt NKS-OU Delprosjektnavn Delprosjektleder Frist for å levere delprosjektbeskrivelsen DP Poliklinikk Wenche Kjølås inkludert kreftbehandling, infusjonsbehandling, dialyse og LMS DP Sykehussenger i Lise Beate Dalsaunet NKS DP Akuttavdelingen Geir Braathu og Dagkirurgi (DKI) DP 15-05, Fysioterapi og Kari Beate Engseth ergoterapi DP15-06 Psykiatrisomatikk Ingunn Børresen integrasjon NKS DP15-07 Felles Ranvei Sneve ekspedisjon og skrivetjeneste DP15-08 Forsyning og Trond Michelsen vareflyt DP Medisinrom og Tone Bjerknes elektronisk legemiddelkabinett (ELK) DP15-10 Tøyflyt og Kristin Sivertsen tøyhåndtering DP15-11 Renhold i NKS Kristin Sivertsen DP15-12 Avfallshåndtering Jan-Egil Blix NKS DP15-14 Matlaging og Ikke bestemt distribusjon NKS DP16-01 Ikke medisinsk Terje Ryeng Ikke bestemt service Fellesareal Carlo Mortensen Ikke bestemt Røntgen/lab? Legene? Det er to prosjekter på mat. Ett prosjekt jobber med opprettelsen av et felles kjøkken i samarbeid med Sør-Varanger kommune. Det vil også komme et prosjekt som ser på integrasjonen mellom kjøkkenet og sykehuset. Postadresse Tlf, sentralbord: Organisasjonsnummer Finnmarkssykehuset Sykehusveien 35 postmottak@finnmarkssykehuset.no 9600 Hammerfest

24 Månedsrapport Nye Hammerfest sykehus, idéfase Periode: Mars 2016 Side 1 av 2 Nye Hammerfest sykehus MÅNEDSRAPPORT Idèfase Kuttdato: Dato: 03.mai 2016 Lars Meland Prosjektleder Innhold SYKEHUSBYGG

25 Månedsrapport Nye Hammerfest sykehus, idéfase Periode: Mars Status/ sammendrag: Side 2 av Viktigste aktiviteter siste periode - Oppstart medvirkningsmøter - Bearbeiding av møteplaner - Oppstart framskrivning - Organisering - Styrende dokumenter - Kontrahering av adm støtte er foretatt - Ressurs for Hovedfunksjonsprogram/arealer er avtalt/stilt til rådighet 1.2. Viktigste aktiviteter kommende periode - Oppfølging/gjennomføring av brukermedvirkning del 1 - Gjennomføring av framskrivning - Hovedfunksjonsprogram (Nivå 1) (arealer) - Konkurransegrunnlag arkitekt- og rådgivergruppe - Ressurs for planlegging/bistand vedr prehospitale tjenester planlegges avsatt til prosjektet 2. HMS & Kvalitet Denne perioden Akkumulert Totalt innmeldte saker 0 0 Antall lukket 0 0 Under behandling 0 0 Nye saker denne måned 0 Kommentar Ingen rapporterte hendelser så langt. 3. Prosjekt kontroll: 3.1. Økonomi Økonomistatus SYKEHUSBYGG

26 Månedsrapport Nye Hammerfest sykehus, idéfase Periode: Mars 2016 Side 3 av 2 Kommentar til totalprognosen: Økonomiske tall totalt for prosjektet er basert på estimat gitt i avtaledokumentet. Det rapporteres kun prognose = innsendt estimat pr denne måned. Endrings nr: Endringslogg Endringskategori: Leverandør: Plankonsekvens Kostnadskonsekvens Endring mottatt [dato] Endring avslått [dato] Endring godkjent [dato] Ingen endringer i perioden 3.2. Fremdrift Milepælsplan Dato Tekst Milepælsplan for sluttfasen er under utarbeidelse Kritiske fremdriftsaktiviteter Brukermedvirkning. Kontrahering av arkitekt og konsulentgruppe. Framskrivning, kvalitetssikring av forrige fase Hovedaktiviteter denne perioden Brukermedvirkning Oppstart framskrivning, kvalitetssikring av forrige fase Anskaffelser av arkitekt og rådgivergruppe, oppstart konkurransegrunnlag Hovedaktiviteter neste periode SYKEHUSBYGG

27 Månedsrapport Nye Hammerfest sykehus, idéfase Periode: Mars 2016 Oppstart oppdatering, utvidet alternativsøk og nye tomter Oppstart og fullføring arealberegninger Fullføring framskrivning Side 4 av Risiko & tiltak Nr. Usikkerhet Status Tiltak Lukket dato 1 Risiko for sen anskaffelse av arkitekt og rådgivere Åpen * Sikre tilgjengelig ressurser uke 15&16 SYKEHUSBYGG

28 Finnmarkssykehuset HF Nye Kirkenes Sykehus Tertialrapport april 2016

29 Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Dokument tittel: Arkivnr.: Saksbeh.: SV Nye Kirkenes Sykehus. Tertialrapport april 2016 Kontroll: GS Dato: Nye Kirkenes Sykehus side 1

30 Finnmarkssykehuset HF Nye Kirkenes Sykehus. Tertialrapport april 2016 Innholdsfortegnelse 1 Oppsummering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Sosial dumping og ulovlige skatte- og avgiftsforhold Hovedtidsplan Økonomi Økonomistatus Investeringsplan Risiko og tiltak Overordnede beslutninger... Feil! Bokmerke er ikke definert. Nye Kirkenes Sykehus side 2

31 Finnmarkssykehuset HF Nye Kirkenes Sykehus. Tertialrapport april Oppsummering Status i prosjektet primo mai 2016 oppsummeres som følger: Viktigste aktiviteter siste periode: Det pågår bygging i entreprise B02 som omfatter alt i plan 1 med teknisk sentral samt forsyningsfunksjoner, hovedkjøkken og andre ikke medisinske funksjoner. Videre inngår utomhusanlegg. I første tertial har råbyggarbeider vært hovedaktiviteten. Ved utgangen av april var dekke over plan 1 ferdig og det var utført betydelige deler av den tekniske infrastrukturen i plan 1. Innredning i plan 1 er påbegynt, og grovplanering av masser for utomhusanlegget pågår. Prosjekteringen i entreprise B02 pågår og er snart ferdig. Entreprise B03 omfatter plan 2 og 3 med de kliniske funksjonene samt tekniske rom for ventilasjon i plan 4. I denne entreprisen pågår produksjon av seksjoner på fabrikk i Tyskland, der ca. 100 seksjoner av totalt ca. 285 er ferdig produsert. 29. april ankom de første 44 seksjoner med skip til Kirkenes og lossingen ble påbegynt. Prosjektering i entreprise B03 pågår og er snart ferdig. Entreprise B04 omfatter en del VVS-byggutstyr. Prosjektering i tilknytning til dette (i B02 og B03) pågår, og leveranse skal skje senere. Entreprise B05 omfatter utstyr til kjøkken, herunder sentralt hovedkjøkken samt avdelingskjøkken og kantine. Konkurranse om dette utstyret er gjennomført og kontrakt inngått. Detaljprosjektering er startet opp. Detaljprosjektering knyttet til brukerutstyr gruppe 1, særlig medisinsk teknisk utstyr, pågår i B03. Forberedelse til montasje av utstyr pågår på fabrikk i B03. Leveranse av utstyr skal skje senere. Konkurranse om resten av brukerutstyret pågår, med unntak av møbler som skal kontraheres senere. Prosjekt- og byggeledelsen har særlig arbeidet med framdrifts- og kvalitetskontroll av entreprise B02 på byggeplassen samt kvalitetskontroll på fabrikk av B03. Videre pågår mye arbeid med koordinering mellom B02 og B03. Prosjektledelsen har også arbeidet mye med å avklare kontraktspørsmål i B02 og B03. Dette har resultert i et addendum til hver av kontraktene, som i begge tilfeller avklart både økonomiske og framdriftsmessige spørsmål til fordel for redusert usikkerhet i disse entreprisene. Disse addendum er godkjent av prosjekteier Viktigste aktiviteter kommende periode: Bygging i entreprise B02 under dekke over plan 1, herunder teknisk infrastruktur og innredning i plan 1 samt prosjektering av samme. Produksjon av seksjoner på fabrikk i entreprise B03 samt prosjektering av samme. Transport av seksjoner fra fabrikk til Kirkenes. Transportarbeidet vil være ferdig i løpet av neste periode. Montasje av seksjoner på byggeplass. Dette vil langt på vei fullføres i neste periode. Tilbudsevaluering og bestilling av brukerutstyr samt konkurranse om anskaffelse av møbler. Utarbeide plan for ferdigstillelse og ibruktakelse. 2 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø For HMS og kvalitet i B02 sine arbeider er det påvist noen mindre kvalitetsavvik, som blir rettet opp uten konsekvens for framdrift og økonomi. For B02 har det vært nødvendig å gjennomføre kostnadsreduserende tiltak som svekker kvaliteten. Det gjelder særlig utomhusanlegg. Ytterligere kostnadsreduserende tiltak i B02 med konsekvens for kvalitet er til vurdering. Nye Kirkenes Sykehus side 3

32 Finnmarkssykehuset HF Nye Kirkenes Sykehus. Tertialrapport april 2016 I B03 er et på fabrikken observert noen kvalitetsavvik. Enkelte av disse blir rettet opp på fabrikken. Andre avvik er det uenighet om og de er til avklaring. Dette kan medføre av enkelte avvik må rettes opp på byggeplass. Når det gjelder SHA er det ikke rapportert noen avvik eller uhell med person-, materielleller miljøskade i rapporteringsperioden. Det er nedlagt betydelig arbeid i det siste for å forberede for montering av seksjoner, der det foreligger betydelige SHA-utfordringer. Hovedutfordring ble løst ved at inn-heising av seksjoner på byggeplass skjer på kveld og nattetid. Bruk av helse- og miljøfarlige stoffer og produkter rapporteres kvartalsvis av B02. Avfallsrapportering skjer i samme intervaller. B03 har nå nettopp begynt på byggeplass og skal følge samme rapporterings rutiner. 3 Sosial dumping og ulovlige skatte- og avgiftsforhold Det er iverksatt tiltak for å forhindre uverdige arbeidsforhold og sikre innsyn i og kontroll med skattemessige forhold i byggekontraktene. Ingen avvik ift. dette er registrert. 4 Hovedtidsplan Prosjektets hovedtidsplan er datert , og der er ferdigstillelse og overtakelse fra entreprenørene planlagt til Etter at koordinering mellom entreprisene B02 og B03 nå har funnet sted og er dokumentert i addendum til begge entrepriser, så skal hovedtidsplanen revideres. Følgende vil da bli lagt til grunn: Overtakelse B03 skjer Dette er en foreløpig overtakelse inntil slutt-testing sammen med B02 har funnet sted. Overtakelse B02 skjer , eventuelt med noe etterfølgende arbeid med utomhusanlegg. På grunn av «nedbøyningssaken» (koordinering mellom B02 og B03) er imidlertid dagmulktbelagt frist for overtakelse fra B02 satt til Finnmarkssykehuset har mål om pasientdrift fra Ovenstående innebærer at nødvendig koordinering mellom B02 og B03 har ført til at ferdigstillelse er utsatt med 3 måneder 5 Økonomi 5.1 Økonomistatus Prosjektets økonomiske status er som følger: Påløpt i siste tertial januar 2016 april 2016 Påløpt totalt per april ,3 MNOK 804,6 MNOK Prosjektets byggebudsjett ble revidert i februar 2016 da det ble besluttet å foreløpig rapportere i forhold til kostnadsrammen på MNOK (P85). Prosjektets forventede sluttkostnad per utgangen av første tertial er som følger: Nye Kirkenes Sykehus side 4