Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet tfn eller møtesekretær tfn snarast råd.

Transkript

1 Kviteseid kommune Møteinnkalling Utval: Kommunestyret Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 18:30 Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet tfn eller møtesekretær tfn snarast råd. Varamedlemmar møter bare etter særskilt innkalling. Før det formelle møtet tek til vert det orientering om fylgjande: Fleirbrukshall v/arkitektfirmaet Søndergaard og Rickfeldt Orientering frå NAV Kviteseid v/bjørn Johansson

2

3 Saksliste Utvalssaksnr FO 2/09 PS 13/09 PS 14/09 Innhald Spørjetimen Godkjenning av protokoll Orienteringssaker PS 15/09 Valdagar for stortings- og sametingsvalet 2009 PS 16/09 PS 17/09 Val av representantar i valstyret for Kviteseid kommune Val av ny person som skal representere barna i plansaker PS 18/09 Plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune PS 19/09 Krisesenteret i Telemark - trong for nytt lokale Lukka

4 Forespørsel FO 2/09 Spørjetimen PS 13/09 Godkjenning av protokoll

5 PS 14/09 Orienteringssaker

6 Kviteseid kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2009/247-1 Sakshand.: Berit Lundeberg Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 15/ Valdagar for stortings- og sametingsvalet 2009 Faktiske tilhøve: Vallova 9-2 (2) seier at kommunestyrt sjølv kan vedta at det på eit eller fleire stader i kommunen skal haldast val også på sundagen før den offisielle valdagen som i år er 14. september. Moglegheitane for røysting i dag er på valting på måndag og på sundag før valting dersom kommunestyret vedtek dette. I tillegg er det mogleg å røyste på førehånd. Førehåndsrøystinga er det kommunen sjølv som er ansvarleg for. Dersom forlag til endringar i vallova vert vedteke, kan det i perioden bli tidlegrøysting i perioden og ordinær forhåndsrøysting Ved tidlegrøysting må veljarane vende seg til kommunen og be om å få avgje røyst. Vurdering: Eg ser ingen grunn til å endre tidlegare praksis med todagarsval i tre av krinsane i kommunen. Rådmannen si tilråding: Kviteseid kommunestyre vedtek at det blir halde val på sundag 13. september 2009 i krinsane Kviteseid, Vrådal og Brunkeberg.

7 Kviteseid kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2009/250-1 Sakshand.: Berit Lundeberg Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 16/ Val av representantar i valstyret for Kviteseid kommune Faktiske tilhøve: Det skal haldast stortings- og sametingsval måndag 14. september Vallova kapittel 4 omtalar valorgana. I 4-1 står det at det i kvar kommune skal vera eit valstyre som velgast av kommunestyret sjølv. Blant medlemmene i valstyret skal det velgast leiar og nestleiar. I Kviteseid kommune har det vore vanleg praksis at ordførar og varaordførar fungerar som henholdsvis leiar og nestleiar. Vurdering: I og med at valstyret er ei vanleg nemnd i kommunelova, gjeld 40 %-regelen også her. Det må i tillegg sikrast at valstyret har tilstrekkeleg med vararepresentantar også i samband med 40 %-regelen. Rådmannen si tilråding: Kviteseid kommune vel fylgjande medlemmer og varamedlemmer til valstyre for inneverande kommunestyreperiode: Medlemmer Torstein Tveito, leiar Olav Mosdøl, nestleiar Asgjerd Stråndi Bjørg K. Staaland Varamedlemmer Gunn Karin Eikåsen Jarle Hjertås Samstundes får valstyret mynde til å ta avgjerder i saker som ikkje er av prinsipiell betydning og til å oppnemne røystestyre med leiar og nestleiar for dei 4 valkrinsane i kommunen. Valstyret fungerar også som sametingsvalstyre.

8

9 Kviteseid kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2009/368-1 Sakshand.: Berit Lundeberg Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 17/ Val av ny person som skal representere barna i plansaker Faktiske tilhøve: Etter plan og bygningslova skal kommunestyret oppnemne ein person som skal ta vare på barna sine interesser i saker som gjeld kommunale og offentlege bygg og anlegg. Denne personen skal vera frå administrasjonen i kommunen. Representanten som blei valt i sak 214/07 er ikkje tilsett i kommuneadministrasjonen, difor må det velgast ny. Vararepresentanten Birger Skipar fortset som før. Vurdering: For å få eit formelt riktig val av ovannemnte representant vert saka teke opp på ny. Rådmannen si tilråding: Elsa Ann Hauglid vert valt til barna sin representant i plansaker.

10 Kviteseid kommune Arkiv: 033 Saksmappe: 2009/137-1 Sakshand.: Berit Lundeberg Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 18/ KVITESEID KOMMUNE Arkiv: Saksnr.: Saksbeh.: Beate Marie Dahl Kasland Dato: MØTEBOK Plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Kontrollutvalet 13/ Endeleg vedtaksrett i saka har: Kommunestyret Innstilling frå sekretariatet i møte : Kontrollutvalet si innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtek plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune 2. Planen gjeld for , og følgjande selskapskontrollar vert prioritert: a. Barnevernssamarbeidet i Vest Telemark IKS (kontorkommune Kviteseid). 3. Kommunestyret ber kontrollutvalet om å vurdere kva selskap, som ikkje er 100% kommunalt eigd, det bør søkjast å få gjennomført selskapskontroll i, i løpet av planperioden. 4. Kontrollutvalet får fullmakt til å revidere planen i planperioden, og eventuelt endre den. 5. Vedtekne endringar sendast kommunestyret til orientering. Handsaming i kontrollutvalet i møte : Sekretariatet la fram saka. Kontrollutvalet stilte spørsmål og diskuterte saka. Innstillinga vart samrøystes vedteken. Vedtak i kontrollutvalet i møte : Kontrollutvalet si innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret vedtek plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune 2. Planen gjeld for , og følgjande selskapskontrollar vert prioritert: a. Barnevernssamarbeidet i Vest Telemark IKS (kontorkommune Kviteseid). 3. Kommunestyret ber kontrollutvalet om å vurdere kva selskap, som ikkje er 100% kommunalt eigd, det bør søkjast å få gjennomført selskapskontroll i, i løpet av planperioden.

11 4. Kontrollutvalet får fullmakt til å revidere planen i planperioden, og eventuelt endre den. 5. Vedtekne endringar sendast kommunestyret til orientering. Dokument i saka: Vedlegg: 1 Oversendelsesbrev frå TKR vedr. plan for selskapskontroll, Plan for selskapskontroll Kviteseid Kommune Bakgrunn for saka: Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) har på oppdrag frå Kviteseid kontrollutval gjennomført ei oppdatering av plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune. I høve 77 i Kommunelova er det kontrollutvalet som skal sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap m.m. I 13 i Forskrift om kontrollutvalg vert det presisert at kontrollutvalet minst 1 gang i valperioden, og seinest innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, skal utarbeide ein plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen for selskapskontroll skal vedtakast av kommunestyret sjølv. I forskrifta står det òg at kontrollutvalet kan få delegert mynde til å foreta endringar i planen i løpet av planperioden. Kviteseid kontrollutval hadde denne mynda i førre planperiode. Vurdering: Ein har over tid sett at kommunane i Noreg vel å delta i aksjeselskap, interkommunale selskap, stiftingar og andre eksterne organiseringar for å løyse ulike oppgåver. Dette vert gjort t.d. for å løyse reine kommunale oppgåver innan tenesteproduksjon, for å løyse oppgåver/samhandle med andre private/offentlege aktørar eller av andre grunnar. Trenden med å leggje oppgåver utanfor den vanlege verksemda til kommunane gjer at den kommunale organiseringa har vorte meir kompleks. Dette fører med seg utfordringar mellom anna når det gjeld styring, og ikkje minst tilsyn og kontroll. I 14 i forskrift om kontrollutvalg vert det sagt noko om føremålet med selskapskontroll: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Det er viktig at oppgåver som tidlegare har vorte løyst innafor forvaltinga ikkje får mindre fokus og oppfølging frå kontroll- og tilsynsorgana i kommunen etter at oppgåvene vert skilt ut. Tvert om kan behovet for oppfølging vera større når verksemda vert lagt utanfor kommunen. Det er viktig for kommunestyret å sikre seg at kommunalt eigde selskap følgjer gjeldande lovar og reglar, t.d. innafor offentlege anskaffingar, arbeidsmiljø og miljø for å nemne noko. Situasjonen i dag er at mange kommunar ikkje har nedfelt nokon særskilt eigarskapsstrategi for dei selskapa kommunen er involvert i. Kommunen bør ha ein strategi for kva selskap ein skal vere involvert i, kva mål ein har med eigarskapen, kor mykje skal ein eige, kor langsiktig eigarskapet skal vere osb. Det er også viktig at dei som utøver kommunen si eigarinteresse (gjennom generalforsamling, styre etc.) gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Ulike former for eigarskaps- og selskapskontroll Det er kommunelova 80 som regulerar kva innsynsrett kontrollutvalet og kommunen sin revisor har i selskap som kommunen eig heile/delar av. Innsynsretten er avgrensa til interkommunale selskap og aksjeselskap som er 100% kommunalt eigd. Dette inkluderar også heileigde dotterselskap til slike selskap.

12 I lova står det mellom anna at: kommunens kontrollutvalg og revisors rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Innsynsretten som er nedfelt i kommunelova gjer at det er forskjell på kva kontroll ein kan krevje å utføre i selskap som er kommunalt heileigde selskap og i selskap der det også er andre eigarar. Kviteseid kommune sine eigarinteresser i selskap Kviteseid kommune har eigarinteresser både i selskap der kommunen har full innsynsrett og i selskap der kommunen har avgrensa innsynsrett. Selskap som vert omfatta av selskapskontroll med full innsynsrett: Ved utarbeiding av plan for selskapskontroll har Kviteseid kommune eigarinteresser i eit aksjeselskap og i fem interkommunale selskap der innsynsretten etter 80 gjeld. (Sjå Kapittel 4 i plan for selskapskontroll for ytterlegare informasjon om selskapa): Vest-Telemark kraftlag AS *) 19 % eigd av Kviteseid kommune Barnevernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS 18 % eigd av Kviteseid kommune Vest-Telemark pedagogisk psykologisk teneste PPT IKS 16 % eigd av Kviteseid kommune Renovest IKS*) 19,5 % eigd av Kviteseid kommune Telemark kommunerevisjon IKS 1,01 % eigd av Kviteseid kommune Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS 3,2 % eigd av Kviteseid kommune *) Det blei i førre planperiode gjennomført selskapskontroll av dette selskapet IKA Kongsberg Kviteseid kommune har også i 2008 gått inn som medeigar i IKA Kongsberg (Interkommunalt arkiv for Buskerud Vestfold og Telemark IKS), ref. kommunestyrevedtak Den nye selskapsavtala er til godkjenning i eigarkommunane, så dette er endå ikkje registrert i offentlege register. Eigardelen til Kviteseid kommune vert på ca 1,25 %. IKA Kongsberg vert såleis også eit selskap som er omfatta av selskapskontroll med full innsynsrett. Selskap som vert omfatta av eigarskapskontroll med avgrensa innsynsrett: Planutkastet inneheld ei oversikt over selskap der Kviteseid kommune har ein eigardel som er større enn 10% eller eigardelen har ein verdi over , ref. TKR: Kviteseid Arbeidssamvirke AS Kviteseid kommune eig 96,27 % Kviteseid Vekst AS Kviteseid Kommune eig 48,30 %

13 Vest-Telemark Næringsbygg AS Kviteseid kommune eig 4,40 % Skien Dalen skipsselskap AS Kviteseid kommune har bokført aksjekapital med kr ,- Telemark Bilruter AS Kviteseid kommune har bokført aksjekapital med kr ,- I tillegg til dei nemnde selskapa har kommunen eigardelar i verksemder som t.d. Vest-Telemark Blad AS og Norsk Bane AS. Eigarskapet i desse og andre verksemder kjem fram gjennom balansen i kommunerekneskapen. Ynskjer kontrollutvalet ein (tilnærma) komplett oversikt over eigardelane til kommunen, må TKR og kommunen sin administrasjon gjere eit meir inngåande arbeid med å få oversikt over dette. TKR har teke med dei eigardelane som er av ein viss størrelse/verdi, og som er så store at dei kjem fram i ulike offentlege register. Sekretariatet har ikkje oversikt over kva eigedelar Kviteseid kommune har utover det som står i balansen, og det kan tenkast at det også finst andre eigedelar enn det som kjem fram der. Eit døme kan vere eigarskapen i Vest-Telemark pedagogisk psykologiske teneste PPT IKS og Barnevernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS, som er nemnt i planforslaget og som Kviteseid kommune eig aksjar i, men som ikkje går fram av balansen i kommunerekneskapen av di det ikkje er innskot i selskapet. Det er i følgje TKR også mogeleg at der finst tidlegare aksjekjøp som er nedskrive til kr 0 i verdi, og som heller ikkje er teke med i balansen. Kontrollutvalet si rolle i denne samanheng er å sjå til at kommunen fører tilsyn med eigarinteressene sine i selskap m.m. der dei ikkje har full innsynsrett. Det er av interesse for kontrollutvalet og kommunestyret å skaffe seg ei fullstendig oversikt over kva aktivitet/engasjement Kviteseid kommune har utom eigen organisasjon. Dette gjeld både komplett oversikt over eigedelar i ulike selskap og t.d. kva stiftingar kommunen har vald å gå inn i. Finst det mange mindre aksjepostar som har lite relevans for den kommunale aktiviteten i dag bør kommunen vurdere om desse skal avhendast. Prioriteringar i denne planperioden I 13 i forskrift om kontrollutvalg står det at det er kontrollutvalet som bestemmer kven som skal gjennomføre selskapskontrollen. Ved prioritering av selskap for selskapskontroll vert det tilrådd ei utveljing etter fastsette kriterium. TKR gjev døme på relevante kriterium i prioritera rekkefølgje: - Selskap som gjev eit direkte tenestetilbod til innbyggarar i kommunen - Selskap som har eit samfunnsmessig ansvar - Selskap som er heileigd av kommunen - Selskap der kommunen har vesentleg eigarinteresse; i tal på aksjar eller eigardelar Med bakgrunn i kriteria tilrår TKR at det i inneverande planperiode vert gjennomført selskapskontroll i følgjande selskap: 1. Barnevernssamarbeidet i Vest Telemark IKS (kontorkommune Kviteseid) Kontrollutvalet skal i tillegg til å gjennomføre selskapskontroll i enkelt selskap, også sjå til at kommunen fører kontroll med forvaltinga av kommunen sine interesser i selskap m.m. (obligatorisk eigarskapskontroll). Sekretariatet vil anbefale at kontrollutvalet/kommunestyret også ber om å få gjennomføre selskapskontroll i dei selskapa som ikkje er 100 % kommunalt eigd. Ein bør søkje å motta den same informasjonen frå desse selskapa som det ein får frå dei kommunalt heileigde. Sjølv om ein ikkje har rett til å få same innsyn som i dei heileigde selskapa, bør kommunen søkje å få så mykje innsyn i slike selskap som råd. Selskap som er delvis offentleg eigd bør vere interessert i å ha ein aktiv offentleg eigar som får dei opplysingar som eigar meiner er naudsynt.

14 Kommunen kan søkje å skaffe seg meir innsyn i kommunalt deleigde bedrifter gjennom å få til vedtektsendringar i dei aktuelle selskapa, der det vert nedfelt innsynsrett. For framtida er det ved stiftingstidspunktet kommunen bør skaffe seg innsynsrett i verksemder som er delvis kommunalt eigd. Det bør vere ein levande debatt i kommunestyret om dei måtar ein organiserar verksemda på, innafor og utanfor kommunen sin eigen organisasjon, er det som best oppfyller dei mål og verdiar ein har. Kommunen bør vere tydeleg som eigar, og ha tilfredsstillande retningsliner og rutinar for eigarstyring og -kontroll. Konklusjon: Tilliks med andre norske kommunar har Kviteseid kommune valt å organisere delar av si verksemd utanfor eigen organisasjon på ulikt vis. Dette skapar ein del utfordringar i høve styring, kontroll og tilsyn, som det er viktig å vere bevisst på. Det er avgjerande å ha klare mål og strategiar for den kommunale eigarskapen, og å ha ei god oppfølging av kommunen sine interesser i selskap og andre organisasjonar. Å gjennomføre selskapskontroll er eit viktig ledd i arbeidet med å ivareta kommunen sine interesser i selskap ein har eigardel i. Det er viktig at kommunestyre løyver nok midlar til kontroll og tilsynsarbeid, i denne samanhangen til selskapskontroll. TKR har gitt ei anbefaling om kva selskap ein skal gjennomføre selskapskontroll i. Dette er kun eit forslag. Kontrollutvalet/kommunestyret må sjølv avgjere kva selskap det bør gjennomførast selskapskontroll av i inneverande periode. Sekretariatet meiner det er av interesse for kontrollutvalet/kommunestyret å skaffe seg ei fullstendig oversikt over kva aktivitet Kviteseid kommune har utom eigen organisasjon, i form av eigedelar i selskap, stiftingar etc. som kommunen har vald å gå inn i. Sekretariatet vil anbefale at kontrollutvalet/kommunestyret ber om å få gjennomføre selskapskontroll også i selskap som ikkje er 100 % kommunalt eigd. Beate Marie Dahl Kasland rådgjevar Kontrollutvalet si tilråding: 1. Kommunestyret vedtek plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune 2. Planen gjeld for , og følgjande selskapskontroll vert prioritert: a. Barnevernssamarbeidet i Vest Telemark IKS (kontorkommune Kviteseid). 3. Kommunestyret ber kontrollutvalet om å vurdere kva selskap, som ikkje er 100% kommunalt eigd, det bør søkjast å få gjennomført selskapskontroll i, i løpet av planperioden. 4. Kontrollutvalet får fullmakt til å revidere planen i planperioden, og eventuelt endre den. 5. Vedtekne endringar sendast kommunestyret til orientering.

15 TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalet i Kviteseid kommune Ved Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Postboks Bø i Telemark Hovedkontor: Fylkeshuset, 3706 Skien Tlf.: Fax: e-post: post-tkrcæltekomrev no Distriktskontor: Postboks 83, 3833 Bø Tlf.: Fax: Foretaksregisteret: MVA Vår ref.: 08/1012/dabe Deres ref.: Arkivkode: Plan for selskapskontroll Kviteseid kommune Vedlagt oversendes Plan for selskapskontroll for Kviteseid kommune for i 15 innbundne eksemplar og 1 uinnbunde eksemplar. Plan for selskapskontroll er utarbeidd etter bestilling mottatt Vi presiserer at selskapa som er nemnd i kapittel 5. Prioriteringar i denne planperioden, kun er ei tilråding. Kontrollutvalet må sjølv avgjere kva for selskap det bør gjennomførast selskapskontroll av i denne perioden, og bestille kontrollen. Vi minner til slutt om at planen må vedtakast av kommunestyret. Skien, Telemark kommunerevisjon IKS Berit M. Dalvik, sign. ass. revisjonssjef/registrert revisor vedlegg: Plan for selskapskontroll Kviteseid kommune

16 TELEMARK KOMMUNEREVISJON IKS PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE

17 KOMMUNEREVISJON IKS Innhald 1. Bakgrunn Føremål Former for eigarskaps- og selskapskontroll... 4 a) Obligatorisk eigarskapskon troll... 4 b) Obligatorisk selska pskon tro/l... 4 c) Valfri selskapskontroll som forvaltningsrevisjon Oversikt over kommunen sine eigarinteresser i selskap Selskap som vert omfatta av selskapskontroll med full innsynsrett Selskap som vert omfatta av eigarskapskontroll med avgrensa innsynsrett Prioriteringar i denne planperioden Avslutning... 8 Kjelder... 8 Plan for selskapskontroll er laga av: Telemark kommunerevisjon IKS Utarbeidd av Berit M. Dalvik Ferdigstilt mai 2008 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 2 av 8

18 ...: I M: lfl!'m/.ftk KOMMUNEREVISJON IKS 1. Bakgrunn Kommunane har i lang tid nytta seg av fristilte organisasjonsmodellar som aksjeselskap, stiftingar og liknande. Denne utviklinga har ført til ei meir kompleks og oppdela organisering av den kommunale verksemda. Dette inneber utfordringar for kommunestyret når det gjeld styring, og det reiser spørsmål knytt til tilsyn og kontroll. Når ei oppgåve som tidlegare har ligge innafor forvaltinga vert organisert inn i eit eige selskap, bør ikkje oppfølginga frå kontroll- og tilsynsorgana i kommunen bli mindre. Behovet for oppfølging og koordinering kan tvert imot vere aukande når verksemda ligg utanfor kommunestyret/fylkestinget sitt mynde for å gje instruksjonar. Bortsett frå i reine sitat, vil det vidare bli ei forenkla framstilling ved å nytte dei kommunale nemningane som fellesbegrep. Orda kommune og kommunestyre dekker da og høvesvis fylkeskommune og fylkesting. Inntil ny aksjelov av 1997 tok til å gjelde kunne aksjeselskap der ein eller fleire kommunar hadde meir enn 50 % av røystene, velje kommune- eller fylkesrevisjonen som revisor. Dette vilkåret blei ikkje ført vidare i den nye aksjelova. På same måte gjorde ny revisorlov av 1999 det umogleg for kommunalt eigde aksjeselskap å velje kommunal- eller fylkeskommunal revisjon. Dette har ført til at kontrollutval og kommunal revisjon i perioden ikkje har hatt moglegheit for innsyn i kommunale aksjeselskap. Dette er nå endra ved dei nye føresegnene om selskapskontroll i kommunelova. Telemark kommunerevisjon IKS har fått i oppdrag av kontrollutvalet i Kviteseid kommune å utarbeide ein plan for selskapskontroll. Planen dekker valperioden Kontrollutvalet blei i førre valperiode delegert mynde til å foreta endringar i plan for selskapskontroll. 2. Føremål Føremålet med selskapskontrollen kjem fram av 14 i forskrift om kontrollutval: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll medforvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utover kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon kommuner og fylkeskommuner kap. 3., jf forskrift om revisjon i Kommunen ynskjer med selskapskontrollen primært å ivareta følgjande føremål: 1. Sikre at lovar og reglar som gjeld innafor den aktuelle organisasjonsforma og verksemda vert følgd. I tillegg til etterleving av selskapslovgjevinga ser vi det som særleg viktig å sikre at lov om offentlege anskaffingar vert følgd. Vidare er det viktig å kontrollere arbeidsmiljøog miljøvernlovgjevinga sine reglar i verksemder som er kommunalt eigd. 2. Kontrollere om den som utøver kommunen si eigarinteresse utøver mynde i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, og slik som fastset i lov for den aktuelle verksemda. 3. Ei bevisst haldning om det kommunen ynskjer å oppnå ved å etablere verksemder, eller ved å erverve eller eige eigardelar i verksemder, aleine eller saman med andre eigarar/deltakarar. 4. Vurdere økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader i selskap der dette vert vedteke særskild (forvaltningsrevisjon). PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 3 av 8

19 ... ' U,irl rrnapk KOMMUNEREVISJON IKS Ein del av kontrollen vil vere å sjå etter om kommunen har rutinar eller retningsliner for å følgje opp eigarinteressene. Selskapskontrollen grip rett inn i adferda sentrale politikarar syner i sine verv, og difor er det ein klar fordel at kommunen har utarbeidd retningsliner for utøving av eigarinteressene. Det høyrer til kontrollutvalet i kvart enkelt tilfelle, innafor rammer gjeve av lovgjeving og forskrifter, å avgjere kva slags metodar, problemstillingar og kriterium som skal nyttast i selskapskontrollen. Dette må tilpassast selskapet som skal kontrollerast. I vedlegg 1 fins døme på aktuelle problemstillingar. 3. Former for eigarskaps- og selskapskontroll I samsvar med kommunelova 77 nr. 5 skal kontrollutvalet "påse at delføres kontroll med forvaltningen av kommunens (...) interesser i selskaper m.m. ". Same setning er tatt inn i 13 fyrste ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar. Forskrifta 13 må sjåast i samanheng med kommunelova 80, som direkte regulerar innsynsretten kontrollutvalet og kommunen sin revisor har i selskap. Det kjem fram av 80, 1. ledd, 1. setning at innsynsretten er avgrensa til interkommunale selskap og aksjeselskap "der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper ". På grunn av innsynsretten vil det vere forskjell på korleis kontrollen kan utførast i kommunalt heileigde selskap og i selskap der det og er andre eigarar. I forskrift om kontrollutval 13, 14 og 15 nyttast begrepa eigarskaps- og selskapskontroll noko forvirrande om kvarandre. Inntil det som er uklart er avklara, baserar vi oss på tolkinga i boka "Tilsyn og revisjon i kommunal sektor"'. Ulikskapar i vilkåra gjer det naudsynt å skilje mellom tre variantar. a) Obligatorisk eigarskapskontroll Kontrollutvalet skal sjå til at det førast kontroll med forvaltinga av kommunen sine interesser i selskap m.m. (koml 77 nr. 5). Med dette vilkåret er kontrollutvalet pålagt å fore tilsyn med at kommunen sjølv fører tilsyn med eigne eigarinteresser. Dette omfattar ein større krets av selskap og verksemder enn selskapskontrollen, men gjeld og selskap som omfattast av selskapskontroll. b) Obligatorisk selskapskontroll Kommunelova 80 regulerar kven selskapskontrollen kan rettast mot og tilhøva knytt til innsynsretten. Selskapskontroll er med andre ord noko meir enn eigarskapskontroll, som berre omfattar å føre tilsyn med kommunen si forvalting av eigne interesser. Selskapskontroll legg til grunn ei meir aktiv utøving av tilsynet i høve til selskapa. Det er kontrollutvalet og revisor som sjølv bestemmer kva slags informasjon dei ynskjer frå selskapa. Den obligatoriske selskapskontrollen inneheld undersøkingar for å gje ei kvalifisera vurdering av forvaltinga av eigarinteressene. Den som utfører kontrollen bestemmer kva slags undersøkingar som er naudsynte. ' "Tilsyn og revisjon i kommunal sektor" av Bjørn Bråthen, Bernt Frydenberg og Ole Kristian Rogndokken, gjeve ut av NKRF 1 utgåve oktober 2007 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 4 av 8

20 ...: U Tfi ^M/.I:k KOMMUNEREVISJON IKS e) Va/fri se/skapskontrollsom forva/tningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelova 77 nr. 4 som systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnader (kontroll av sjølve aktiviteten i selskapet). Forvaltningsrevisjon omfattar ikkje jamleg kontroll med forretningsmessige disposisjonar. Det eksisterar ikkje noko krav om gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunalt eigde selskap. Kommunen har likevel høve til å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Dette kan takast inn i plan for selskapskontroll og/eller plan for forvaltningsrevisjon. Ein meiner at forvaltningsrevisjon er særleg aktuelt i selskap som produserar velferdstenester på vegne av kommunen. Forvaltningsrevisjon skal utførast i samsvar med kapittel 3 i forskrift om revisjon og i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. Her inngår mellom anna vurderingar av risiko og vesentlegheit som ein viktig del. 4. Oversikt over kommunen sine eigarinteresser i selskap 4.1 Selskap som vert omfatta av selskapskontroll med full innsynsrett Kommunelova 80 regulerar innsynsretten kontrollutvalet og kommunen sin revisor har i selskap. Innsynsretten er avgrensa til interkommunale selskap og aksjeselskap. Ved utarbeiding av plan for selskapskontroll har Kviteseid kommune eigarinteresser i eit aksjeselskap og i fem interkommunale selskap der innsynsretten etter 80 gjeld, jf. oversikt nedanfor. Selskap Vest-Telemark kraftlag AS *) Total aksje/eigarkapital kr Kontor kommune Tokk Eigarar og eigardelar Kviteseid kommune Nissedal kommune Fyresdal kommune Seljord kommune Tokke kommune Vinje kommune 19% 5% 19% 19% 19% 19% Føremål iht. vedtektene: Utbygging og drift av energiforsyningsnett. Utbygging og drift av produksjonsanlegg for energi. Omsetning av energi. Installasjonsverksemd, teletenester o.l. Rådgjeving, konsulentverksemd, tenesteyting og anna verksemd som har tilknyting til dei nemde føremål. Desse arbeidsområda kan organiserast som dotterselskap. Selskapet kan også vera deltakar i andre selskap innanfor desse og tilgrensande område. Barnevernsamarbeidet i Vest- Telemark IKS Kviteseid Føremål iht. vedtektene: Utføre oppgåver som kommunane har etter Lov om barneverntenester av Kviteseid kommune Nissedal kommune Fyresdal kommune Seljord kommune Vinje kommune Tokke kommune 18% 10% 9% 18% 28% 17% PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 5 av 8

21 ...: ^^1fIfM/^RK KOMMUNEREVISJON IKS Total Kontor Selskap aksje%igarkommune Eigarar ogeigardelar kapital Vest-Telemark pedagogisk Kviteseid Kviteseid kommune 16% psykologisk teneste PPT IKS Nissedal kommune 9% Telemark fylkeskommune 12 % Fyresdal kommune 9% Seljord kommune 15% Vinje kommune 25 % Tokke kommune 14% Faremål iht. vedtektene: Tilretteleggje ei pedagogisk-psykologisk teneste i samsvar 5-6 i Lov om grunnskulen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). Renovest IKS*) kr Kviteseid Kviteseid kommune 19,5 % Fyresdal kommune 10,0 % Seljord kommune 22,5 % Vinje kommune 29,0 % Tokke kommune 19,0 % Faremål jf. vedtektene: Føremålet til selskapet er å ta vare på alt avfall i regionen på ein miljømessig, teknisk og økonomisk forsvarleg måte ved at kommunane overfører dette ansvaret til selskapet. Selskapet skal - etablere, eige og drive anlegg for mottak, handsaming og deponering av avfall i dei fem kommunane i samsvar med forureiningslov og konsesjonsvilkår - vere ansvarleg for innsamling, transport og handsami avfallstyper etter lovverk og føresegner - ta seg av all innsamling og vidare handsaming av slam frå renseanlegg, septiktankar og lukka anlegg - drive informasjon, samordning, rådgjeving og tilrettelegging vedkommande avfallshåndtering. Selskapet kan ta på seg oppgåver for andre kundar enn eigarkommunane og kjøpe tenester knytt til drifta frå andre dersom dette er teneleg. Selskapet avgjer i kva grad drifta skal nytte eigne anlegg, utstyr og mannskap, eller ved leige-/ og/eller driftsavtaler med kommunar, verksemder eller personar. Representantskapen kan vedta at selskapet deltek i andre føretak dersom føretaket har avgrensa ansvar og dersom slik deltaking fremjar selskapet sitt føremål og kompetanse og/eller tek sikte på å gje tekniske/økonomiske og miljø- messige driftsføremoner. For same føremål kan selskapet stifte dotterselskap som vert eigd fullt ut av RENOVEST. Kommunane skal samordne sine renovasjonsføresegner slik at dei vert like, og samsvarar med denne selskapsavtala. Telemark kommunerevisjon IKS kr Skien Kviteseid kommune 1,01 % Øvrige eierkommuner er: Larvik, Lardal, samtlige kommuner Telemark og Telemark fylkeskommune Føremål iht. vedtektene: Telemark kommunerevisjon IKS skal utføre de lovpålagte revisjonsoppgaver for deltakerne. Telemark kommunerevisjon IKS kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne. Telemark kommunerevisjon IKS kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre selskaper. Selskapet har ikke erverv til formål. Telemark kr Bø Kviteseid kommune 3,2 kontrollutvalgssekretariat IKS Øvrige eierkommuner er: Telemark fylkeskommune og samtlige kommuner i Telemark unntatt Skien og Hjartdal Føremål iht. vedtektene: Utføre den lovpålagte sekretærfunksjonen for deltakernes kontrollutvalg. Selskapet kan utføre tilsvarende oppgaver for andre bestillere. *) Det blei i førre planperiode gjennomført selskapskontroll av dette selskapet PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 6 av 8

22 ...:. ' 0:1r1. rnnnuk KOMMUNEREVISJON IKS 4.2 Selskap som vert omfatta av eigarskapskontroll med avgrensa innsynsrett Kontrollutvalet si rolle i denne samanheng er å sjå til at kommunen fører tilsyn med eigarinteressene sine i selskap m.m. der dei ikkje har full innsynsrett, jf. avsnitt 3 a). Uttrykket selskaper m.m. omfattar alle privatrettslege organisasjonsformer kommunen kan drive verksemd i, både direkte og indirekte. Ved utarbeiding av plan for selskapskontroll har Kviteseid kommune meir enn 4 % eller meir enn kr i eigarinteresse i følgjande aksjeselskap der innsynsretten er avgrensa: Total Kontor- Kviteseid kommune Selska p aksjeka pital kommune sin eigardel Kviteseid arbeidssamvirke AS kr Kviteseid 96,27 % Kviteseid vekst AS kr Kviteseid 48,30 % Vest-Telemark næringsbygg AS kr Kviteseid 4,40 % Skien Dalen skipsselskap AS kr Skien Bokført med aksjekapital kr Telemark bilruter AS kr Seljord Bokført med aksjekapital kr * * Iht. årsrekneskapen for Kviteseid kommune 5. Prioriteringar i denne planperioden Etter forskrifta 13 andre ledd skal kontrollutvalet "minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomforing av selskapskontroll ". Det er kommunestyret som vedtek planen. I 13 tredje ledd står det at det er kontrollutvalet som bestemmer kven som skal gjennomføre selskapskontrollen. Ved prioritering av selskap for selskapskontroll vert det tilrådd ei utveljing etter fastsette kriterium. Relevante kriterium i prioritera rekkefølgje kan til dømes vere: - Selskap som gjev eit direkte tenestetilbod til innbyggarar i kommunen - Selskap som har eit samfunnsmessig ansvar - Selskap som er heileigd av kommunen - Selskap der kommunen har vesentleg eigarinteresse; i tal på aksjar eller eigardelar Desse kriteria er basert på to omsyn - fokus på brukarperspektivet og fokus på økonomiske eigarinteresser. Dette er tilhøve som stemmer overeins med KRD sine merknader til forskriftsparagrafane om selskapskontroll. Eventuell forvaltningsrevisjon i selskapet vurderast av kontrollutvalet etter at selskapskontroll er gjennomført og/eller der analyser eller andre indikasjonar syner at dette kan vere aktuelt. I så fall må plan for forvaltningsrevisjon revurderast/endrast. I selskap der fleire kommunar er eigarar, kan det vere formålstenleg at selskapskontrollen blir samordna gjennom avtale mellom eigarane. Initiativet til å få til ei slik avtale bør takast av kontrollutvalet i kontorkommunen. Med bakgrunn i kriteria tilrår ein at det i inneverande planperiode vert gjennomført selskapskontroll i følgjande selskap: 1. Barnevernsamarbeidet i Vest-Telemark IKS PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 7 av 8

23 ... KOMMUNEREVISJON IKS Kontrollutvalet skal i tillegg til å gjennomføre selskapskontroll, sjå til at kommunen fører kontroll med forvaltinga av kommunen sine interesser i selskap m.m. (obligatorisk eigarskapskontroll, jf pkt. 3 a)). 6. Avslutning Det nye regelverket om selskapskontroll sikrar dei folkevalde betre tilsyn og kontroll der delar av den kommunale verksemda er organisert som interkommunale selskap eller aksjeselskap. Men kontroll og tilsyn er ikkje bare eit spørsmål om behov og moglegheit, men og om kontrollvilje. Det avgjerande for om kommunen har tilfredsstillande kontroll og tilsyn med dei fristilte verksemder sine, vil vere om det er politisk vilje til kontroll av verksemdene. I dette ligg at det vert stilt midlar til disposisjon for kontrollutvalet for gjennomføring av selskapskontroll. Kommunestyret, som øvste ansvarlege organ i kommunen, bør jamleg vurdere om valde organisasjonsformer er eigna til å fremje fastsette mål og verdiar. Det er samtidig viktig å ha fokus på tydeleggjering av eigarskapsrolla og ha tilfredsstillande retningsliner og rutinar for eigarstyring og -kontroll. Kjelder Kviteseid kommune: Årsrekneskapen for 2007 og rekneskapsopplysningar i 2007 Brønnøysundregistrene ( Purehelp.no AS ( og Opplysningar om selskapa Bjørn Bråthen, Bernt Frydenberg og Ole Kristian Rogndokken: Tilsyn og revisjon i kommunal sektor. Norges Kommunerevisorforbund 2007 Bodhild Laastad, Margunn Askeland Stormo: veileder for selskapskontroll. Norges Kommunerevisorforbund 2005 NKRFs kontrollutvalgskomite: Info nr 1/2007. Norges Kommunerevisorforbund Norges Kommunerevisorforbund: Kommunerevisors håndbok PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL KVITESEID KOMMUNE Side 8 av 8

24 Vedlegg 1 Moglege problemstillingar ved selskapskontroll Med bakgrunn i formålet med selskapskontrollen, kan følgjande problemstillingar vere aktuelle: 1. Har kommunen eit system for tilsyn og kontroll med forvaltinga av kommunen sine interesser i selskap m.m., mellom anna i selskap ABC? 2. Vert eigarinteressene i selskap ABC utøvd i samsvar med eigaren sine vedtak og føresetnader for forvaltinga av eigarinteressene, t.d. rapportering frå generalforsamlinga/representantskapet i selskapet til kommunen sine eigne politiske organ? 3. Mottek kommunestyret tilstrekkeleg og dekkande informasjon om selskap ABC? 4. Har kommunen etablert ein eigarstrategi for selskap ABC? 5. Vert selskap ABC drive i tråd med kommunestyret sine vedtak/intensjonar? 6. Vert selskap ABC drive i samsvar med gjeldande lovar, reglar og vedtekter for selskapet? 7. Utøver generalforsamlinga/representantskapet i selskap ABC mynde i tråd med lovar og reglar? 8. Har styret sørgja for ei forsvarleg forvalting av selskap ABC i tråd med lovar og reglar? 9. Vert avgjerder tatt av rett organ i selskap ABC og i kommunen? 10. Er det vedtatt/etablert rutinar for vurdering og godkjenning av vesentlege investeringar, endringar i selskapet sine aktivitetar og deltaking i andre selskap/samarbeidspartar? Vedlegg side 1

25 Kviteseid kommune Arkiv: H43 Saksmappe: 2009/349-1 Sakshand.: Olav O. Kaasa Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Sektorutvalet for oppvekst og omsorg 11/ Kommunestyret 19/ Krisesenteret i Telemark - trong for nytt lokale Vedlegg: Brev frå Krisesenteret i Telemark Notat med førebels budsjett og finansiering for bygging av nytt krisesenter i Telemark Rom og funksjonsprogram for nytt Krisesenter i Telemark Faktiske tilhøve: Krisesenteret i Telemark er krisesenter for Skien, Porsgrunn, Siljan, Bamble, Kragerø, Drangedal, Nome, Bø, Sauherad, Kviteseid, Fyresdal, Tokke, Tinn, Seljord og Vinje kommunar. Krisesenteret sitt styre vert representert av medlemskommunane. Krisesenteret er ope 24 timar i døgnet heile året. Tilbodet blir dekt av heimkommunen til brukaren. Den daglege drifta av Krisesenteret er lagt til dagleg leiar av dette. Krisesenteret i Telemark er tilslutta Norsk Krisesenterforbund N.O.K. Krisesenteret er eit lågterskeltilbod som tilbyr valdsutsette kvinner og deira barn ein trygg stad å bu i en overgangsfase. Krisesenteret tilbyr og råd, støtte og rettleiing per telefon eller ved personleg oppmøte til menneske i vanskelege periodar i livet. Krisesenteret har ingen krav til henvisning eller timeavtale. Krisesenteret skal vera lett tilgjengelig for brukarane. Det er ikke tillate å krevje betaling, ut over eit mindre beløp til matutgifter. Brukarane har rett til å vera anonyme. Krisesenteret har eit samarbeid med offentlege instansar og kan hjelpe menneske vidare i systemet. Krisesenteret legg stor vekt på å gje eit godt tilbod til barn. Dei har eiga barneavdeling, tilrettelagt leikerom og eit flott uteområde. Krisesenteret har og eit nært samarbeid med ATV (Alternativ til vald). Dei siste åra har vore prega av stor auke i bruken av Krisesenteret, m.a. prosentdelen framandkulturelle kvinner og barn har auka mykje.

26 Krisesenteret blei starta i I 1985 blei det innleia eit samarbeid med alle kommunane i Telemark. Kviteseid kommune har vore ein del av det interkommunale samarbeidet med felles krisesenter i Telemark. Driftsutgiftene ligg fordelt på kommunane. I budsjettet for 2009 er det budsjettert med eit tilskot på kr til Krisesenteret i Telemark. Krisesenteret har ikkje høve grunna teieplikt til å dokumentere namn eller buplass for brukarane sine, men kan stadfeste at det er brukarar frå alle medlemskommunane. Krisesenteret i Telemark hadde i 2008; 65 kvinner og 49 barn buande på senteret. Det utgjer 2176 liggedøgn. Det vert i Barne- og likestillingsdepartementet jobba med å lovfeste krisesentertilbodet. Ei lovfesting skal sikre at kommunane har eller samarbeider med andre om å gje sine innbyggjarar eit slikt tilbod. Det vert lagt vekt på at kommunane skal tilby eit godt og heilskapeleg krisesentertilbod. Det vert og oppmoda om at kommunane inngår driftsavtaler med eksisterande krisesenter. Per i dag er det er det lite plass på Krisesenteret i Telemark, og det er trong for eit større areal for å oppretthalde eit forsvarleg tilbod. Styret i Krisesenteret i Telemark har i samarbeid med vertskommunen Skien og dei tilsette i Krisesenteret i Telemark, laga ei utgreiing for bygging av eit nytt krisesenter. Kviteseid kommune har ein kostnadsandel på 1,67% av den totale husleiga(denne andelen vert rekna ut etter folketal i kommunane). For Kviteseid kommune vil ikkje driftskostnaden auke, men med nytt krisesenter vil husleiga bli auka frå kr. 451,- per år (noverande husleige) til kr ,- per år (ny husleige med nytt bygg). Styret ber difor at saka vert handsama politisk i medlemskommunane og at kommunane går inn for å støtte prosjektet. Representantskapen og styret i Krisesenteret i Telemark stør planane om bygging av eit nytt krisesenter. Vurdering: Kviteseid kommune har no i mange år vore ein del av det interkommunale samarbeidet med eit felles krisesenter for kommunane i Telemark. Krisesenteret gjev eit godt tilbod for utsette kvinner og barn. Det er viktig at Kviteseid kommune har eit godt tilbod til menneske som vert utsette for vald. Krisesenteret gjev tenester som i stor grad vil vera i tråd med ei eventuell lovfesting av krisetilbodet. Kviteseid kommune har ikkje per i dag andre realistiske alternativ til det interkommunale krisesentersamarbeidet. Administrasjonen vil difor rå til at Kviteseid kommune stør prosjektet for ei utbygging av Krisesenteret i Telemark. Framlegget får ikkje budsjettmessige konsekvensar i 2009 då byggjestart for nytt krisesenter er planlagd , og det er tenkt ferdig Dette må ein koma attende til i budsjettarbeidet for 2010 evt Rådmannen si tilråding: Kviteseid kommune går inn for å støtte prosjektet med bygging av nytt Krisesenter i Telemark.

27