Anbud Konkurransegrunnlag for utførelse og drift av ambulanse-/legeskyssbåttjeneste og annen tilhørende transport for UNN HF

Transkript

1 Anbud Konkurransegrunnlag for utførelse og drift av ambulanse-/legeskyssbåttjeneste og annen tilhørende transport for UNN HF Avtaleperiode: med mulighet for prolongering i ytterligere år. Vedlegg: Vedlegg 1: Omfang og krav til utførelse og drift av ambulanse-, legeskyssbåttjeneste og annen tilhørende transport. Vedlegg 1-A Karlsøy (deltilbud 1) Vedlegg 1-B Tysfjord (deltilbud 2) Vedlegg 1-C Vågsfjordbassenget (deltilbud 3) Vedlegg 2: Tekniske krav til ambulansefartøy Vedlegg 2-A Karlsøy (deltilbud1) Vedlegg 2-B Tysfjord (deltilbud 2) Vedlegg 2-C Vågsfjordbassenget (deltilbud 3) Vedlegg 2.1: Skjema (regneark) for vedlegg 2 «Tekniske krav til ambulansefartøy» - inneholder 3 stk separate skjema/arkfaner (ett for hvert område). Vedlegg 3: Opplysninger om leverandør Vedlegg 4: HMS - erklæring Vedlegg 5: Prisskjema inneholdende 3 stk separate prisskjema (ett for hvert deltilbud) Vedlegg 6: Rammeavtale med kontraktsvilkår Vedlegg 7: Etiske kontraktsvilkår - krav til leverandør Vedlegg 8: Egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELLE OPPLYSNINGER INNLEDNING REGLER OG PROSEDYRER FOR KONKURRANSEN TYPE KONKURRANSE ANDRE FORSKRIFTER OG RETNINGSLINJER KUNNGJØRING ANMODNING OM KONKURRANSEGRUNNLAG TILLEGGSOPPLYSNINGER TILBUDSFRIST/INNLEVERING TILBUDSÅPNING BEFARING AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE VEDSTÅELSE SPRÅK OMKOSTNINGER TAUSHETSPLIKT OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER KRAV TIL ARBEIDS- OG LØNNSVILKÅR KRAV TIL ETISK HANDEL UTFORMING AV TILBUD TILBUDSBREV DOKUMENTASJON AV KVALIFIKASJONSKRAV SE KAPITTEL DOKUMENTASJON I TILKNYTNING TIL KRAVSPESIFIKASJONER SE KAPITTEL DOKUMENTASJON TIL VURDERING AV TILDELINGSKRITERIER SE KAPITTEL KVALIFIKASJONSKRAV SKATTEATTESTER: HMS-EGENERKLÆRING: ORGANISATORISK OG JURIDISK STILLING: ØKONOMISK OG FINANSIELL KAPASITET: TEKNISKE KVALIFIKASJONER: YTTERLIGERE OPPLYSNINGER: KRAVSPESIFIKASJONER OMFANG OG KRAVSPESIFIKASJON AV AMBULANSEBÅTTJENESTEN VEDLEGG TEKNISKE KRAV TIL AMBULANSEFARTØY SE VEDLEGG BETALINGSBETINGELSER/GARANTI KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER, TEKNISKE LØSNINGER OG YTELSE: 40 % TOTALE KOSTNADER: 40 % LEVERINGSDYKTIGHET/KAPASITET: 10 % PERSONELLETS KOMPETANSE OG ERFARING: 10 % Side 2 av 11

3 1 GENERELLE OPPLYSNINGER Universitetssykehuset Nord-Norge HF (helseforetak) er organisert som et av fire helseforetak i Helseregion Nord og har ansvar for spesialisthelsetjenester til befolkningen fra grensen til Hamarøy i sør til Finnmark i nord. Til sammen ca innbyggere. Universitetssykehuset Nord-Norge HF består av tre avdelinger plassert i Tromsø, Harstad og Narvik med hovedkontor i Tromsø. 1.1 Innledning Universitetssykehuset Nord-Norge HF inviterer med dette til konkurranse om utførelse og drift av ambulansebåt-/legeskyssbåttjeneste og annen tilhørende transport i følgende områder: Karlsøy, Tysfjord og Vågsfjordbassenget. Denne anskaffelsen er derfor oppdelt i 3 separate tilbudskonkurranser: Nr Område Antall km, årlig Stasjoneringssted 1 Karlsøy kommune Hansnes 2 Tysfjord kommune Kjøpsvik 3 Vågsfjordbassenget samt vestsiden av Senja Bjarkøy, Harstad kommune Det kan gis tilbud på en, flere eller alle deltilbudene. Hvert deltilbud blir vurdert hver for seg, og kontrakter tildeles pr deltilbud. Tjenesten er stasjonert på de ovennevnte stasjoneringssteder. Tjenesten er et fellesinnkjøp sammen med nevnte kommuner basert på egen avtale mellom partene. Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ansvaret for å ha akuttmedisinsk beredskap og yte ambulansetjenester innenfor sitt geografiske område. I tillegg har Universitetssykehuset Nord-Norge HF ansvaret for pasienttransport. Helseforetaket er gjennom forskrift pålagt å samordne ambulansebåtdriften med kommunenes behov. Ambulansetjeneste i Helse Nord er definert som kjernevirksomhet og skal være forankret i avdeling som ivaretar akuttmedisinsk virksomhet. UNN har til hensikt å inngå avtaler om andre typer transportoppdrag som skal utføres av båten og personellet innenfor angitte antall kilometer. Det kan være for å dekke de kommunale sektors behov for sjøtransport, offentlige etater og private personer, selskaper og foretak som f. eks: skoleskyss, annen personbefordring, oppdrag for teleog kraftselskap samt lostjenesten med mer. Ambulanseoppdrag og legeutrykninger (primærleger i vakt) med hastegrad akutt og haster i hht. Norsk Medisinsk Index vil alltid ha prioritet, deretter oppdrag med hastegrad vanlig. Ambulansebåten skal bidra med pasienttransport når rutegående transport ikke er mulig/det er nødvendig for å ivareta øyeblikkelig hjelp behov. Side 3 av 11

4 Transportoppdragene utføres etter følgende prioritering: 1. Akutte oppdrag og legeutrykning for øyeblikkelig hjelp 2. Hasteoppdrag 3. Annen pasienttransport 4. Øvrige transportoppdrag. Det kan gis tilbud som inkluderer både nye og brukte båter. Det stilles ikke krav til om båten skal være ny. 2 REGLER OG PROSEDYRER FOR KONKURRANSEN 2.1 Type konkurranse Inngåelse av kontrakt på utførelse og drift av ambulanse-/legeskyssbåttjeneste og annen tilhørende transport er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og del II. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandlinger. 2.2 Andre forskrifter og retningslinjer Virksomheten er forankret i kommunens og helseforetakets lovgivning. To sentrale forskrifter stiller krav til helsetjenesten: FOR Forskrift om akuttmedisin utenfor sykehus. Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus. ( ) FOR Forskrift om ambulansebåttjenesten. Forskrift om samordning av ambulansebåttjenesten med syketransport og transport av helsepersonell med båt. ( ). Helse Nord RHF har utarbeidet retningslinjer til forskrift om akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus og helseforetak/kommunehelsetjenesten har lokale prosedyrer. Se også NOU og 9, jfr I tillegg vises det til Stortingets behandling av St.m. nr. 43 ( ). 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i den nasjonale Doffin-databasen ( Side 4 av 11

5 2.4 Anmodning om konkurransegrunnlag Siste frist for anmodning om konkurransegrunnlag: 1. august Tilleggsopplysninger Alle henvendelser (inkl. spørsmål) angående denne tilbudskonkurransen skal skje skriftlig via e-post til: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsseksjonen 9480 Harstad Att: Lise-Lotte Elde med kopi til Stig A. Johansen Tlf : Tlf Mob: Epost: lise-lotte.elde@unn.no stiga.johansen@unn.no Siste frist for mottak av spørsmål settes til mandag 1. juli 2013 kl Tilbudsfrist/Innlevering Tilbudet skal være Universitetssykehuset Nord-Norge i hende senest: Tirsdag 6. august 2013 kl 12:00 For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbudet skal være undertegnet av autorisert representant med formelle fullmakter hos anbyder. Tilbudet sendes/leveres i lukket forsendelse til: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innkjøpsseksjon Att: Lise-Lotte Elde 9480 Harstad Tilbudet skal leveres i to (2) likelydende eksemplarer i ringperm eller tilsvarende. Tilbudet skal merkes: «Ambulansebåttjeneste 2014» 2.7 Tilbudsåpning Det vil ikke bli gjennomført offentlig åpning av tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet og registrert av minst 2 personer fra oppdragsgiver. 2.8 Befaring Leverandør må kunne fremvise tilbudte båt for befaring og vurdering på et kommunikasjonsmessig lett tilgjengelig sted for oppdragsgiver. Det kan skje i nærhet av by eller flyplass. Oppdragsgiver kommer tilbake til tidspunkt for befaring av hvert fartøy. Side 5 av 11

6 2.9 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar forbehold om økonomisk finansiering og godkjennelse av anskaffelsen/investeringen Vedståelse Tilbudet må vedstås i 6 måneder regnet fra innleveringsfristen Språk Tilbudet skal være skrevet på norsk. Norsk er også arbeidsspråk i avtaleperioden Omkostninger Omkostninger som leverandør pådrar seg under utarbeidelse av tilbudsbesvarelsen og eventuell presentasjon vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd, vil anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f.eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Leverandør bes derfor om å angi hvilke punkter i/deler av besvarelsen som leverandøren anser som taushetsbelagte i eget dokument. Ved eventuell begjæring om innsyn, vil Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvor vidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Side 6 av 11

7 2.15 til arbeids- og lønnsvilkår Forskriften om lønns- og arbeidsvilkår stiller krav om at ansatte i virksomheter som utfører tjenester eller bygg- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Forskriften pålegger offentlige oppdragsgivere å inkludere en kontraktsklausul i kontrakter ved anskaffelse av tjenester og bygg- og anleggsarbeider som stiller krav om arbeids- og lønnsvilkår i henhold til forskriften. Pålegget gjelder i kontrakter med en kontraktsverdi over NOK eks. mva. for statlige myndigheter eller NOK eks. mva. for andre offentlige oppdragsgivere 2.16 til etisk handel Oppdragsgiver stiller krav til etisk handel hos sine leverandører, og gjør oppmerksom på de forpliktelser som er gjeldende. Se vedlegg 7 - "Etiske kontraktsvilkår - krav til leverandør" og vedlegg 8 "Egenerklæring for etterlevelse av etiske kontraktsvilkår". 3. UTFORMING AV TILBUD Avsnittene gjør nærmere rede for hvilke opplysninger tilbudet skal inneholde. Opplysningene skal legges i samme rekkefølge som beskrevet i disse avsnittene. 3.1 Tilbudsbrev Leverandør skal legge ved tilbudsbrev undertegnet av autorisert representant for leverandør og inneholde bekreftelse på at leverandør aksepterer de krav og betingelser som er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Eventuelle avvik eller forbehold til de krav og betingelser som er beskrevet i konkurransegrunnlaget skal også fremkomme i tilbudsbrevet med henvisning til hvilke punkt i konkurransegrunnlaget dette gjelder. Ved vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene skal det medføre at tilbudet avvises. 3.2 av kvalifikasjonskrav se kapittel 4 For å få sitt tilbud evaluert må leverandør tilfredsstille kvalifikasjonskravene oppgitt i kapittel 4. I kapittel 4 er det også redegjort for hvilken dokumentasjon leverandør må legge ved tilbudet for å vise at han/hun er kvalifisert (tilfredsstiller kvalifikasjonskravene). 3.3 i tilknytning til kravspesifikasjoner se kapittel 5 I tilknytning til flere av våre kravspesifikasjoner vil det være behov for opplysninger, bekreftelser og/eller dokumentasjon fra leverandør Dette er nærmere redegjort for i kapittel 5 spesifikasjoner. Side 7 av 11

8 3.4 til vurdering av tildelingskriterier se kapittel 6 UNN vil ved tildeling av kontrakt velge det økonomiske mest fordelaktige tilbudet. I kapittel 6 er det oppgitt hvilke kriterier som skal benyttes ved tildeling av kontrakt (valg av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet). Her er det også oppgitt hvordan kriteriene skal evalueres og hvilke opplysninger leverandør må legge ved tilbudet for at oppdragsgiver skal kunne evaluere de enkelte tilbudene mot hvert enkelt tildelingskriterium. 4. KVALIFIKASJONSKRAV For at innleverte tilbud skal bli evaluert må leverandør tilfresstille oppgitte kvalifikasjonskrav spesifisert i avsnitt Leverandør må i tilbudet legge ved oppgitte dokumentasjon til de enkelte kvalifikasjonskravene. NB! Alle kvalifikasjonskrav skal dokumenteres. I 4.1 til 4-7 er kvalifikasjonskravene beskrevet i venstre kolonne mens tilhørende dokumentasjon er beskrevet i høyre kolonne. 4.1 Skatteattester: Leverandør må være ajour med innbetaling av skatter og avgifter. Norske leverandører skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder. o Skatteattest for skatt o Skatteattest for merverdiavgift Begge attestene skal være utstedt på skjema RF-1244 fra Kemner og kommunekasserer 4.2 HMS-egenerklæring: Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at tilbyderen oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæring (skjema for HMSegenerklæring følger som vedlegg 2) 4.3 Organisatorisk og juridisk stilling: Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak. Registrering i foretaksregister eller bransjeregister etter nasjonal lovgivning (Firmaattest). Dersom den juridiske enheten som gir inn Side 8 av 11

9 tilbudet er eid 50 % eller mer av et annet selskap, skal tilsvarende opplysninger som gis om morselskapet. 4.4 Økonomisk og finansiell kapasitet: Leverandør må ha tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling, slik at UNN kan føle seg trygg på at denne kan overholde sine kontraktsbetingelser overfor oppdragsgiver. Årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning for siste regnskapsår. Der årsregnskap ikke kan framskaffes kan annen dokumentasjon som er relevant vedrørende leverandørens økonomiske stilling godtas. 4.5 Tekniske kvalifikasjoner: Leverandør må vise til relevant erfaring fra tilsvarende leveranser til andre oppdragsgivere. Leverandør skal legge ved liste over sine viktigste leveranser de siste 3 årene for de tjenester som er sammenlignbare med denne, inkludert kontaktperson, tidspunkt og mottaker. Leverandør skal ha et kvalitetssikrings- /styringssystem. Leverandør bes å fremlegge en bekreftelse og beskrivelse av sitt system. 4.6 Ytterligere opplysninger: Opplysninger om leverandør. Ferdig utfylt skjema i vedlegg 3 Kunden forbeholder seg retten til å be om ytterligere opplysninger om leverandør dersom det viser seg nødvendig. Leverandør skal vedlegge bekreftelse på at den som signerer tilbudet har fullmakt til å binde leverandør dersom vedkommende ikke har slik rett ifølge foretaksregister/bransjeregister. Side 9 av 11

10 5. KRAVSPESIFIKASJONER til tjenesten er beskrevet i vedlegg 1 Omfang og krav til utførelse og drift av ambulanse-, legeskyssbåttjeneste og annen tilhørende transport. til fartøy som skal brukes til utførelse og drift av tjenesten er beskrevet i vedlegg 2: Tekniske krav til ambulansefartøy. Avsnittene 5.1 og 5.2 beskriver hvilke opplysninger tilbudet må inneholde vedrørende disse to vedleggene. Vedlegg 5 Rammeavtale med kontraktsvilkår for utførelse og drift av ambulanse-/legeskyssbåt og annen tilhørende transport for Universitetssykehuset Nord-Norge HF er utkast til kontrakt. 5.1 Omfang og kravspesifikasjon av ambulansebåttjenesten vedlegg 1 i) Leverandør skal bekrefte/akseptere hvert enkelt punkt i vedlegg 1 ii) Leverandør skal legge ved avtale / løsning for reservebåt. 5.2 Tekniske krav til ambulansefartøy se vedlegg 2 i) Leverandør skal beskrive/kommentere hvert enkelt punkt i vedlegg 2.1. Vedlegg 2.1 inneholder 3 separate regnearkfaner ett for hvert deltilbud (1-2-3). ii) Leverandør skal legge ved beskrivelse av hvilket materiell/utstyr som er planlagt benyttet og som har betydning for utførelse av denne kontrakten. 5.3 Betalingsbetingelser/garanti i) Leverandør skal legge ved bankgaranti eller forhåndsgaranti fra bank for oppfyllelse av de kontraktsforpliktelser tilbudet gjelder. Garantien skal tilsvare 6 måneders drift. Garantibeløpet beregnes ut i fra kontraktens totale pris i avtaleperioden. ii) Leverandør skal tilby sine mest konkurransedyktige betalingsbetingelser. Leverandør skal redegjøre for de garantier som gjelder for eventuelt deler av utstyret og hele leveransen. 6. KRITERIER FOR TILDELING AV KONTRAKT Tildeling av kontrakt vil skje med basis i det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende kriterier vil bli lagt til grunn for evaluering av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet: Funksjonsmessige egenskaper, tekniske løsninger og ytelse, vektes 40 % Totale kostnader, vektes 40 % Leveringsdyktighet/kapasitet, vektes 10 % Personellets kompetanse og erfaring, vektes 10 % Disse fire kriteriene er nærmere beskrevet i avsnittene Her er det også oppgitt hvordan kriteriene skal evalueres og hvilke opplysninger leverandør må legge ved tilbudet for at oppdragsgiver skal kunne evaluere og rangere de enkelte tilbudene. Side 10 av 11

11 6.1 Funksjonsmessige egenskaper, tekniske løsninger og ytelse: 40 %. o Egnethet for sjøveis ambulansetjeneste og pasienttransport mht båtens stabilitet, lett inn og utlasting av pasient, adkomst med rullende båre/rullestol fra dekk til sykelugar. Dette vil bli vurdert ut i fra befaring og teknisk dokumentasjon. Det kan bli innhentet relevant marin kompetanse for vurdering av stabilitet og teknisk dokumentasjon. o Det gis positiv uttelling ved oppfyllelse av bør B-krav oppgitt i vedlegg 2: Tekniske krav til ambulansefartøy. For hvert B-krav som er oppfylt gis positiv score. Leverandør må derfor gå nøye igjennom vedlegg 2 og gjøre rede for oppfyllelse av bør-kravene i vedlegg 2.1. o Fartøyets brukervennlighet iht. fysisk arbeidsmiljø for personalet slik som sikring av ambulansepersonell og pasient, utforming av sykelugar, støy (antall desibel i sykelugar skal oppgis), lukt, fuktighet og varme og hygieniske standard. Dette vil bli vurdert ut i fra befaring og teknisk dokumentasjon. 6.2 Totale kostnader: 40 % Prisskjema vedlegg 5 skal fylles ut. Regnearket inneholder 3 separate arkfaner for hver av de tre deltilbudene (1 2 3). Pris skal oppgis med utgangspunkt i årlig kjørelengde som angitt i skjema. Prisene skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene er faste i avtaleperioden. o Pris o Pris mer- og mindreaktivitet 6.3 Leveringsdyktighet/kapasitet: 10 %. o Leveringsevne for etablering fartøy- og tjenesteleveranse i avtaleperioden. Leverandør må legge ved implementeringsplan, med beskrivelse av de enkelte milepæler fra avtaleinngåelse til tjenestestart, og tidspunkt for levering. o Leverandør skal beskrive backup-løsninger ved fravær av mannskap/fartøy. 6.4 Personellets kompetanse og erfaring: 10 %. o Vurdering av mannskapets CV-er. Hver CV skal vise en oversikt over medarbeiderens utdanning, kompetanse og relevant erfaring. Side 11 av 11