1. varamedlem møter fast. Øvrige varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis.

Transkript

1 LIERNE KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Tirsdag kl STED: Liss-salen Nordli Samfunnshus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. 1. varamedlem møter fast. Øvrige varamedlemmer møter etter nærmere avtale / i tråd med tidligere praksis. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. Møtet holdes for lukkede dører jfr. Kommunelovens 77 pkt 8. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 001/07 Lierne kommunes årsregnskap for /07 Lierne kommunes årsberetning for /07 Forvaltningsrevisjonsrapport Nr / /07 Kontrollrapport 2006 vedrørende skatteoppkreverfunksjon i Lierne kommune 005/07 Kontrollutvalgets årsrapport /07 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan /07 Referater Eventuelt Rådmann og økonomisjef møter ved starten av møtet for å orientere / svare på spørsmål i forhold til årsregnskap og årsmelding. Grong, Kåre Viken (sign) leder Gunnhild Berg kontrollsekretær Dir.tlf / gunnhild.berg@komsek.no Kopi: -Varamedlemmer -KomRev Trøndelag IKS -Ordfører (e-post) -Rådmann (e-post)

2 SAK 001/07 LIERNE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 001/07 Lierne 07 Lierne formannskap Lierne kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelser til årsregnskapet for Lierne kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelser sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandling av årsregnskapet. Vedlegg (til kontrollutvalget): 1. Forslag til uttalelse til Lierne kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2006 fra KomRev Trøndelag IKS, Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Lierne kommunes årsregnskap for utsendt fra kommunen. 2. Lierne kommunes årsberetning for 2006 utsendt fra kommunen. 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger: Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre framgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Forskrift om årsregnskap og årsberetning gir kommunene stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Selv om kommunene har stor grad av frihet, skal denne presentasjonen vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet.

3 Behandlingsmåte og frister: Ut i fra bestemmelser i Forskrift om årsregnskap og årsberetning og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelser om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkesting. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommunelovens 79 (revisors uavhengighet), samt omtalte forskrifts kapittel 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Lierne kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Revisjonen er gjennomført av Tone Røttesmo (oppdragsansvarlig revisor) og Jon Olav Håpnes (revisor). KomRev Trøndelag IKS og de omtalte revisorene tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon framgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4, 6 8. Forskriften går kort ut på: Regnskapsrevisjon skal påse at årsregnskap og foretak sine årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Komme med uttalelser om årsregnskapet Følge opp revisjonsmerknader Årsregnskap 2006 Lierne kommunes årsregnskap for 2006 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2006 viser ,- kr. til fordeling drift. Videre viser regnskapet driftsutgifter på ,- kr. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk /overskudd på ,- kr.

4 Driftsregnskapet nøkkeltall: Regnskap Revidert Regnskap budsjett 2006 Til fordeling drift , , ,- Positivt netto driftsresultat (note 13) , ,- Bruk av tidligere års regnskapsmessig mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av alle tidligere års avsetninger Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Årets avsetninger , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,- Regnskapsmessig mindreforbruk / overskudd , ,- Investeringsregnskapet: Investeringsregnskapet er avsluttet med en underdekning på ,- kr. Underdekningen i 2005 er dekket opp i sin helhet med ,- i Det betyr at kommunen har en ny dekningsforpliktelse på ,- kr. Balanseregnskapet: Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Det fremlagte balanseregnskapet synes på alle måter å tilfredsstille de krav som forskriften stiller. Noter til regnskapet: Lierne kommunen har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Lierne kommunes noter til regnskapet tilfredsstiller anbefalingen / kraven til god kommunal regnskapsskikk. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for Beretningen er datert og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2006 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter

5 Revisjonsnotat til regnskapet for 2006: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet 2006 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2006 legges fram med et regnskapsmessig overskudd på ,- kr. Det har vært god budsjettkontroll på de fleste områdene. Selv om regnskapsåret 2006 viser et godt resultat, er det også i 2007 nødvendig med hard budsjettdisiplin, og rådmannen vil legge fram minst to statusmeldinger for kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer ikke revisjonsmerknader i revisjonsberetningen. Under henvisning til ovenstående kan Lierne kommunes årsregnskap for 2006 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Det vises for øvrig til revisjonsberetningen fra KomRev Trøndelag IKS, datert SAK 002/07 LIERNE KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2006 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 002/07 Lierne 07 Lierne kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner Lierne kommunes årsberetning for 2006 oversiktlig og informativ. Årsberetningen, med utstrakt bruk av tabeller, statistikk og fargebilder, gir et godt bilde av kommunens virksomhet i Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Lierne kommunes årsberetning for 2006 utsendt fra kommunen.

6 Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 Årsregnskapet og årsberetningen : 5. I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med lov om likestilling mellom kjønnene. 6. Departementet kan gi forskrift med nærmere regler om årsregnskapet, årsberetningen og regnskapsføringen. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere. Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Lierne kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i Årsberetningen er på totalt 62 sider i A 4-format, trykt i farger og med utstrakt bruk av tabeller og fargebilder. Årsberetningen innledes av rådmannens kommentarer som gir en lett tilgjengelig oversikt over overordnede forhold som har preget kommunen i Lierne kommunes årsberetning er delt inn i sju kapitler, hvorav innledning og avslutning tilfaller rådmann. De resterende kapitlene belyser årsregnskapet og de ulike etaters/avdelingers beskrivelse av egne mål /

7 måloppnåelse. Rapporteringen og egenvurdering av mål og måloppnåelse oppfattes som oppriktig, selv om rådmannen kommenterer at en har noe å hente når det gjelder å formulere klare, objektivt målbare må. Mange av målene har også videre behov for økonomiske ressurser for å kunne oppnås. Årsregnskap for 2006 er kommentert i eget kapittel. Budsjettkontrollen har vært god på de fleste områder selv om det har vært litt for stor aktivitet i forhold til budsjettet. Årsberetningen inneholder også informasjon om en del utfordringer kommunen står overfor når det gjelder økonomi og tjenestemessig utfordringer generelt. Dette er forhold som vil kunne ha betydning for kommunen framover. I likestillingsloven 1a ble det inntatt et nytt krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak. Årsberetningen gir i korte trekk faktaopplysninger om likestillingsarbeidet i kommunen, og det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling eller for å forhindre forskjellsbehandling mellom kjønnene jmf. likestillingsloven. I barnehage og skolesammenheng er det ønske om bedre balanse mellom kjønnene i personalgruppa. Ellers anser saksbehandler det som positivt at frivilllige organisasjoner (4H) ble gitt støtte for å arrangere kurs som stimulerer unge til å ta lederansvar. Årsberetningen gir en god beskrivelse av Lierne kommunes aktivitet, og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i kommunen i SAK 003/07 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR /2006. SAKSBEHANDLINGSTID OG KVALITET PÅ SAKSBEHANDLINGEN UTVIKLINGSETATEN. Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 003/07 Lierne 07 Lierne kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport nr /2006 til orientering og slutter seg til dens konklusjon om at Lierne kommune ikke har hatt tilstrekkelige kvalitetssikringsrutiner for sin saksbehandling i utviklingsetaten. 2. Kontrollutvalget er tilfreds med at rådmannen varsler tiltak for å bedre saksbehandlingsrutinene ved utviklingsetaten. 3. Kontrollutvalget oversender kommunestyret rapporten til orientering. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Rådmannen gjennomgår rutinene for postjournalføring. 3. Prioritert mål om riktig postjournalføring (rådmannens tilbakemelding på rapporten pkt.1) iverksettes i 2007.

8 4. Rådmannen bes fremme forslag til rutineendringer for saksbehandlingen innen utviklingsetaten. 5. Rådmannen sikrer at de skisserte tiltak til forbedringer (rådmannens tilbakemeldinger på rapporten pkt ) iverksettes i Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport nr /2006. Saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandlingen utviklingsetaten. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Plan for forvaltningsrevisjon 2. Prosjektplan: Saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandling utviklingsetaten. Saksopplysninger: KomRev Trøndelag IKS har gjennomført forvaltningsrevisjon av Lierne kommunes saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandlingen utviklingsetaten. Bestilling av prosjektet er gitt i plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt i kommunestyremøte den , sak 77/05. Prosjektet er gjennomført og rapporten utarbeidet av revisorene Tone Røttesmo og Carl Anders Sjøli i KomRev IKS Trøndelag (KomRev) i perioden november - desember Formålet med rapporten er å sette fokus på Lierne kommunes saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandling innen utviklingsetaten. Ønske om å sette fokus på dette grunner i gjennomgangen av risiko- og vesentlighetsvurderinger hvor det framkom usikkerhet omkring saksbehandling og saksbehandlingstid på enkelte områder i kommunen. Føring av postjournaler har blitt aktualisert etter at plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt. En anser det derfor som formålstjenelig å ta det med som problemstilling i prosjektet. Prosjektet omhandler fire problemstillinger (rapportens side 4). Utfører av prosjektet har foretatt visse avgrensninger. Når det gjelder avvik mellom kommunens offisielle postlister og postlister offentliggjort på Internett, har utfører avgrenset problemstillingen til å gjelde en gjennomgang av postjournaler i kommunen i fire uavhengige uker. 23 enkeltsaker i belyser om kommunen følger lovverket når det gjelder behandling av enkeltsaker med fokus på plan og bygningsloven. Kommunens gjennomføring av intern kvalitetskontroll i forhold til den enkelts saksbehandler blir belyst gjennom tre saksbehandlere og deres behandling av det totale antall behandlede saker i og første halvår av Når det gjelder problemstilling angående fristen for utstedelse av målebrev er den begrenset til å omfatte 10 tilfeldige saker vedrørende delingsloven i perioden Rapporten har vært på høring i kommunen og tilbakemeldinger er gitt fra rådmann og etatens ansatte. Rapporten er korrigert ut i fra tilbakemeldinger. Rapporten har følgende konklusjon (rapportens side 19-21): KomRev har konstatert 3,6 % avvik mellom kommunene offisielle postlister og de postlister som legges ut på Internett. Dette kan ikke sies å være av vesentlig betydning, men vi mener det vil være viktig å opplyse om at det bør være fullstendig i samsvar mellom disse to postlistene.

9 Lierne kommune har ikke utarbeidet skriftlige rutiner for saksbehandling innen utviklingsetaten. Videre henvises det delvis kun til kapittel når lovhenvisninger benyttes. En slik praksis kompliserer muligheten for å se hvilke paragrafer som benyttes i den enkelte sak. Forvaltningslovens 11a inneholder et ufravikelig krav om at forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saker uten ugrunnet opphold. Dersom det tar uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. Undersøkelsen har vist at de fleste sakene vi har sett på har hatt lang saksbehandlingstid. Det er bare unntaksvis sendt ut foreløpig svar. KomRev er derfor av den oppfatning av at Lierne kommune bør bli mer bevisst på å sende ut foreløpige svar når det gjelder byggesaker innenfor utviklingsetaten. Slik situasjonen er i dag, er det trolig at reglene i forvaltningsloven 11a ikke er fulgt i flere saker. Saksbehandlingstiden er bare overholdt i et mindretall av de sakene KomRev har sett på i denne undersøkelsen. Tidsoverskridelser er avdekket fra et par dager over lovens tidsfrist til over et år. Videre har ikke kommunen gitt noen tilbakemeldinger på en sak som ble startet i Slik praksisen ser ut til å fungere i Lierne kommune, er det lite som tyder på at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å følge opp lovpålagte tidskrav i saksbehandlingen. KomRev mener at kommunen må være bevisst på å holde seg innenfor gjeldene regelverk og avslutte saker angående byggesøknader innenfor de rammene som er fastsatt i lov og forskrifter. Plan og bygningsloven 99 stiller krav om at kommunen skal utstede ferdigattest såfremt tiltaket er utført i samsvar med tillatelsen og gjeldene bestemmelser. Tiltaket skal benyttes før ferdigattest er utstedt. Ferdigattesten skal utstedes på bakgrunn av en kontrollerklæring, der kontrollansvarlig bekrefter at utførelsen har skjedd etter gjeldene bestemmelser. Den ansvarlige søker sender således kontrollerklæring til kommunen. KomRev har fått opplyst at det sjelden blir utstedt ferdigattester i Lierne kommune. Dette på grunn av manglende anmodning fra søkeren. Revisjonen mener allikevel at kommunen bør aktivt arbeide for at kontrollerklæringer blir sendt, og dertil utstedelse av ferdigattest. I lovens forstand kan ikke et tiltak eller gjeldene del benyttes før en ferdigattest foreligger. Av de ni sakene vi har sett på som er behandlet etter plan og bygningsloven 93 har Lierne kommune i tre saker krevd byggesaksgebyr i strid med lovverket. For to av disse har saksbehandlingstiden vært så lang at kommunen skulle frafalt hele gebyret. Den tredje har kun en tidsoverskridelse på en uke, slik at byggesaksgebyret etter loven skulle vært redusert med 25 %. Situasjonen viser at Lierne kommune ikke har hatt et bevisst forhold til å redusere byggesaksgebyret når tidsfristen for saksbehandling er brutt. Forskriften om saksbehandling og kontroll i byggesaker 23 fastslår at det skal reduseres 25 % av byggesaksgebyret for hver påbegynte uke tidsfristen overskrides. Kommunen må derfor utarbeide rutiner som sikrer at forskriften følges. Gjennomgang av status pr. saksbehandler viser at Lierne kommune har uavslutta saker helt tilbake fra Slik vi påpeker tidligere i rapporten kan dette bare være gjeldene hvis det er utstedt midlertidig kartforretning i påvente av målebrev. KomRev mener hovedtyngden av de sakene som fortsatt er under behandling burde vært avsluttet. Det er derfor lite trolig at Lierne kommune gjennomfører god nok intern kvalitetskontroll opp mot den enkelte saksbehandler. Hadde slike kontroller blitt gjennomført er det sannsynlig at antall saker som er under behandling fra tidligere år ville vært langt lavere. Utarbeidelse av klare retningslinjer for saksbehandling er nødvendig. Det ble plukket ut 10 delingssaker for å se på utstedelse av målebrev. Datamaterialet viser at Lierne kommune har utstedt målebrev innen tidsfrist i åtte av disse. En av de utvalgte sakene falt

10 bort, da tomtekjøper trakk seg. I den siste saken fra 2005 var det ikke utstedt verken midlertidig forretning eller endelig målebrev. Ut fra KomRev`s utplukk ser det ut til at Lierne kommune i hovedsak overholder tidsfristen for utstedelse av målebrev. Rapporten har følgende anbefalinger (rapportens side 21): Kommunen kan selv vurdere å ta en gjennomgang av sine rutiner for utarbeidelse av den daglige postjournalen. Lierne kommune bør imøtekomme lovpålagt saksbehandlingstid for byggesøknader. Kommunen bør i større grad enn tidligere ha et bevisst forhold til at ferdigattester blir utstedt i de ulike byggesakene. Kommunen bør utarbeide bedre rutiner for å gjennomføre intern kontroll av saksbehandlingen innenfor utviklingsetaten. Skriftlige rutiner bør utarbeides for saksbehandling innen Utviklingsetaten. Kommunen bør sikre seg at byggesaksgebyr blir krevd inn etter gjeldene lovverk. Saksbehandlers vurderinger: Saksbehandlers vurdering i forhold til bestilling: Saksbehandler mener rapporten imøtekommer den bestillingen som ble vedtatt gjennom plan for forvaltningsrevisjon, sak 77/05 i kommunestyret. De valgte problemstillinger med avgrensninger omhandler saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandlingen i utviklingsetaten. En tilleggsproblemstilling ble valgt da problematikken rundt postjournalføring ble aktualisert i et annet forvaltningsrevisjonsprosjekt. Saksbehandlers vurderinger og anbefalinger: Saksbehandler slutter seg i hovedsak til de anbefalinger som gis fra KomRev. Bestillingen i dette prosjektet omhandler saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandling. Saksbehandlingstid er målbart ved å dokumentere når saken er oversendt kommunen og når den er ferdig behandlet, om frister overholdes osv. Kvalitet kan være et vanskelig begrep å måle og definere. I denne bestillingen angående kvalitet på saksbehandlingen har utfører lagt vekt på lovverket i sin problemstilling vedrørende behandling av enkeltsaker innenfor utviklingsetaten. En spør seg hvilke rutiner finnes, - benyttes foreløpige svar, - overholdes saksbehandlingstid, - utstedes ferdigattester og midlertidige brukstillatelser, - innkreves saksbehandlingsgebyr? Dette kan måles som kvalitet og dokumenteres ved bruk av lovverk, rutiner, utsendte dokumenter / brev. Postjournalføring er en medhjelper til dokumentasjon, da all innkommet og utsendt post skal registreres. Saksbehandling innen byggesaker kvalitetsstemples ved å bruke lovverk, dokumentasjon og rutiner. Gjennomført bruk av dette skaper troverdighet og lik behandling av kunder i de ulike sakene. Lierne kommune praktiserer stor tilgjengelighet av informasjon på nett. Dette krever gode rutiner, slik at post unndratt offentlighet ikke blir lagt tilgjengelig. KomRev har registrert et lite avvik når det gjelder samsvar av post registrert i papirform og post registrert på nett. En påpeker her at det bør være helt i samsvar.

11 Rådmannen vil gjennomgå rutiner for postregistrering, og riktig postjournal på nett vil være et prioritert mål i Saksbehandler ser det som en positiv kvalitetssikring at rutiner gjennomgås, eventuelt revideres og brukes. Tilbakemeldinger gitt av kommunen tilsier at saksbehandlingsrutiner er lite brukt og utdatert i dag. De fleste saker har hatt lang saksbehandlingstid og det er lite som tyder på at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å følge opp lovpålagte tidskrav i saksbehandling. Med dette som utgangspunkt har rådmannen gitt følgende tilbakemeldinger: Skriftlige rutiner for behandling av byggesaker vil bli utarbeidet i løpet av Rutiner for bruk av foreløpige svar for hele organisasjonen vil bli utarbeidet i løpet av våren Rutiner for administrative saker vil bli gjennomgått i løpet av våren Det vil bli arbeidet for å få inn kontrollerklæringer fortløpende og utstede ferdigattester deretter. Rutiner for innkreving av saksbehandlergebyr vil bli utarbeidet i løpet av Som KomRev`s rapport og kommunens egne tilbakemeldinger tilsier har Lierne kommune et forbedringspotensial når det gjelder saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandling innen forvaltningsoppgaver i utviklingsetaten. Lierne kommune har gjennom rapporten fått dokumentert at det finnes et forbedringspotensial. Innholdet i rapporten synes kjent for kommunen, og dokumentasjonen gir signaler om at rutiner omkring saksbehandling og kvalitetssikring av tjenester må forbedres og utarbeides. Saksbehandler slutter seg til KomRev sine anbefalinger og støtter rådmannens tiltak for å bedre rutinene vedrørende saksbehandling i byggesaker. En gjennomgang, endring og iverksettelse av nye rutiner vil være med å opprettholde og kvalitetssikre kommunen som et troverdig forvaltningsorgan. SAK 004/07 KONTROLLRAPPORT VEDRØRENDE SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2006 I LIERNE KOMMUNE. Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 004/07 Lierne 07 Lierne kommunestyre Saksbehandlerens forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune 2006 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune for 2006 til orientering. 3. Rapporten oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar redegjørelsen fra skatteoppkrever om Lierne kommunes skatteregnskap for 2006 til orientering. 2. Kommunestyret tar skattefogdens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune for 2006 til orientering.

12 Vedlegg 1. Kommentarer fra skatteoppkrever angående skatteregnskap for 2006 i Lierne kommune. 2. Skattefogdens kontrollrapport for Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Skatteregnskap 2. halvår 2006, Lierne kommune. Saksopplysninger Fra ble staten gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen overtok den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkreveren ble overført til regionale kontrollenheter lokalisert til fem skattefogdkontor. For vår regions vedkommende til Sør- Trøndelag skattefogdkontor. Fra samme dato opphørte også tidligere praksis med behandling og godkjenning av skatteregnskapet i kommunestyret. Skatteregnskapet avgis nå overfor Skattedirektoratet v/ skattefogden, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Det er Stortinget som foretar den formelle behandlingen av Skatteetatens samlede regnskap. Skattedirektoratet anser det derfor ikke lenger som naturlig at kommunestyret skal foreta en formell desisjon (behandling og avgjørelse) av den enkelte kommunes skatteregnskap, men i følge brev av fra Skattedirektoratet til Kommunene v/ rådmannen er det i nest siste avsnitt gitt uttrykk for at: Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Videre er det i Skattedirektoratets brev av til skatteoppkreverne blant annet uttalt at: Etter direktoratets oppfatning er det ikke noe som tilsier at kommunens kontrollutvalg skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen i mindre grad, selv om staten overtar kontroll og revisjon fra kommunerevisjonen. Ifølge Midlertidig instruks for skattefogdens kontroll av skatteregnskapet skal skattefogden innen den 15.februar året etter regnskapsåret utarbeide en kontrollrapport for skatteoppkreverfunksjonen i den enkelte kommune. Denne rapporten omfatter også regnskapskontrollen som utføres av de regionale kontrollenhetene. Rapporten sendes til kommunestyret i den enkelte kommune med kopi til fylkeskommunen, Skattedirektoratet, Riksrevisjonen, skatteoppkrever og kommunens kontrollutvalg. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten fra skattefogden en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret / kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Vurdering

13 I og med at kommunestyret / kontrollutvalget forutsettes å motta kopi av skatteoppkreverens redegjørelse, og skattefogdens kontrollrapport, synes det naturlig at dokumentene også undergis behandling i nevnte organer. Begge dokumentene omhandler skatteoppkreverfunksjonen, og som det derfor er naturlig å legge fram til behandling samlet. Vanlig behandlingsmåte vil være at kontrollutvalget avgir innstilling overfor kommunestyret. Som tidligere vil det være skatteoppkreverens redegjørelse som har størst informasjonsverdi, da denne også inneholder utdrag av det tallmaterialet som selve skatteregnskapet representerer. I kontrollrapporten fra skattefogden gis det en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen er utført på en tilfredsstillende måte. Kontrollrapporten fra skattefogden har nå avløst den tidligere revisjonsberetningen. Fra Skattedirektoratets side ligger en formodning om at kontrollutvalget fortsatt skal følge opp skatteoppkreverfunksjonen. Dette med utgangspunkt i den informasjon som er gitt i skatteoppkreverens redegjørelse og skattefogdens kontrollrapport Skatteoppkreverens rapport for skatteoppkreverfunksjonen 2006 i Lierne kommune Den totale skatteinngangen er økt i 2006, fra kr ,-kr. i 2005 til ,- kr. i En økning på ,- kr. Kommunens andel av innbetalt skatt i 2006 er ,- kr mer enn i Der er ikke begjært konkurser eller tvangssalg 2006, heller ikke vurdert anmeldelser av arbeidsgiver. Lierne kommune er medlem av interkommunalt samarbeid når det gjelder regnskapskontrollørordningen i Indre Namdal. Regnskapskontrolltjenester rettet mot Grong-, Namsskogan-, Røyrvik-, Lierne-, Høylandet- og Snåsa kommune ivaretas av KomRev Trøndelag IKS. Det er avholdt fire trekkettersyn for Lierne kommune i Viser for øvrig til skatteoppkrevers rapport og kommentarer angående skatteregnskap / halvårsregnskap. Skattefogdens kontrollrapport 2006 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Lierne kommune: Skattefogdkontoret har i 2006 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for området: skatteregnskap. Skattefogdkontoret har i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret. Ressurser og tilpasset organisering Det er ikke utført tilstrekkelig arbeidsgiverkontroll. Dette er på grunn av at stillingen som kontrollør har vært vakant i lange perioder. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Regnskapsføring, rapportering og avleggelsen av skatteregnskapet er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk og gir et rettvisende uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret.

14 Skatte og avgiftsinnkrevning Utførelsen av innkrevningsarbeidet og oppfølging av restansene er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk og iverksettes uten unødig opphold. Arbeidsgiverkontroll: Utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldene regelverk. Uten at det har betydning for konklusjonen over anmerkes at kommunen har gjennomført kontroll av 2,4 % av kommunens leverandører av lønns- og trekkoppgaver. Dette er lavere måloppnåelse enn måltallet som er satt av Skattedirektoratet. Saksbehandlers vurdering Ut fra foreliggende rapporter synes det som om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende og forsvarlig måte. Dette da det verken i skatteoppkrevers eller i skattefogdens rapport fremkommer forhold som må følges opp. Det anmerkes at kontrollen av leverandører av lønns- og trekkoppgaver har lavere måloppnåelse enn måltall satt av Skattedirektoratet. Denne anmerkningen har ingen betydning for den totale vurderinga og konklusjonen i skattefogdens rapport. Ut i fra dette anbefaler kontrollutvalget å ta kontrollrapportene til orientering. Rapportene oversendes til kommunestyret til orientering. SAK 005/07 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2006 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 005/07 Lierne 07 Lierne kommunestyre Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Det fremlagte utkastet til årsrapport fastsettes som Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Lierne kommunestyre 2. Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Lierne kommunestyre oversendes kommunestyret til egen behandling. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Lierne kommunestyre tas til orientering Vedlegg: Utkast til Kontrollutvalgets årsrapport 2006 til Lierne kommunestyre Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Kommuneloven - Forskrift om kontrollutvalg

15 Saksopplysninger: I kommunelovens 77 heter det at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på og nevner at alle gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter er rapportert til kommunestyret fortløpende. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møteog talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til kommunestyret. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2006 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret. Det er utarbeidet forslag til årsrapport for kontrollutvalget for året Rapporten følger i stor grad mal fra tidligere år, men er noe omarbeidet på enkelte punkt. For øvrig vises til vedlagte forslag til årsrapport. SAK 006/07 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN / MØTEPLAN FOR 2007 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 006/07 Lierne 07 Saksbehandlerens forslag til vedtak: 1. Det framlagte forslag til Årsplan 2007 for kontrollutvalget i Lierne kommune vedtas. Vedlegg: 1. Forslag til Årsplan 2007 for kontrollutvalget i Lierne kommune. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): - Ingen Saksopplysninger: I likhet med tidligere legges det også for 2007 fram forslag til årsplan / møteplan (tidligere virksomhetsplan) for kontrollutvalget. Det er tatt utgangspunkt i tidligere planer, men nå med

16 redaksjonelle endringer og tilføyelser i den hensikt å få en mest mulig lik plan i alle kommunene. Planen inneholder en generell del som omfatter alle kontrollutvalg, samt en tilpasset del som innebefatter møteplan og oversikt over faste saker til behandling for de enkelte kommuners kontrollutvalg. En oversikt over kontrollutvalgets oppgaver følger som vedlegg 2 i årsplanen. Møteplan: Som en del av årsplan 2007, jf. pkt. 4 legges det nå fram forslag til en møteplan. Planen gir, foruten angivelse av møtedatoer, også en oversikt over behandlingen av de faste sakene. Møteplanen følger som vedlegg 1 i årsplanen. Det søkes lagt vekt på å samordne møtetidspunktene i kommunene. Dette fordi det stort sett er de samme faste sakene som behandles i alle kommunene, og en samordning vil gjøre arbeidet for sekretariatet mer effektivt. SAK 007/07 REFERATER Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: Lierne kontrollutvalg Gunnhild Berg 007/07 Lierne 07 Saksbehandlers forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar de refererte saker til orientering. Dokumenter (ikke vedlagt): 1. Brev fra KomSek Trøndelag IKS datert til kommunene v/ rådmann angående behandling av årsregnskap og årsmelding for 2006 i kontrollutvalget 2. Brev fra KomRev Trøndelag IKS datert til kommunene v/ fagansvarlig regnskap angående regnskapsavslutning Møteprotokoll fra representantskapsmøte i KomSek Trøndelag IKS 19/ Brev fra KomSek Trøndelag IKS datert angående sekretærfunksjonen for utvalgene 5. Invitasjon til fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og Tilsyn 6. Brev fra KS, datert vedrørende registrering av verv og økonomiske interesser (styrevervsregister). Adressert til ordfører, rådmann og administrerende direktør. 7. Brev til KomSek Trøndelag IKS fra Lierne kommune, rådmannskontoret angående årsberetningen for 2006, datert Brev til KomSek Trøndelag IKS fra Lierne kommune, rådmannskontoret angående årsberetningen for 2006, datert

17 9. Brev fra KomSek Trøndelag IKS, datert , adressert til Lierne kommune v/rådmann, vedrørende behandling av årsregnskap og årsberetning. 10. Kopi av brev sendt KomRev Trøndelag IKS vedrørende delegasjon av anvisningsmyndighet. Fra Lierne kommune, sentraladministrasjonen. 11. Revisjonsnotat fra KomRev Trøndelag IKS angående regnskap for 2006 datert , adressert til rådmann i Lierne kommune. 12. Møteinnkalling fra KomRev Trøndelag IKS til representantskapet, datert Møteinnkalling fra KomSek Trøndelag IKS til representantskapet, datert Grong Gunnhild Berg Kontrollsekretær