Møteinnkalling Yrkesopplæringsnemnda

Transkript

1 Møteinnkalling Yrkesopplæringsnemnda Møtested: Glava AS, Nybråtveien 2, Askim Tidspunkt: , kl. 08:30 Eventuelle forfall meldes til Ellen Merethe Engebretsen, telefon eller e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Elin Johanne Tvete Medlem Senterpartiet Terje Beck Medlem Høyre Jan Erik Skaar Medlem Tillitsvalgt yrkesfag Espen N. Evensen Nestleder Næringslivets hovedorganisasjon Ragnvald Nore Medlem Hovedorganisasjonen Virke Linda Engsmyr Medlem KS Lisbeth Kristiansen Medlem LO Østfold Ulf Lervik Leder LO Østfold Trine Roos Medlem LO Østfold Henrik Strøm Medlem Lærlingrepresentant Sarpsborg, 21. mai 2015 Ulf Lervik leder Side1

2 Kjøreplan Kl Kl Kl Kl Kl Velkommen til GLAVA v/hr-ansvarlig Per Øyvind Heggdal. Orientering om hvordan det jobbes med fagopplæring på GLAVA Muntlig orientering: Orientering om Lærlingløftet og «Østfolds største jobbintervju» v/katrine Gustavsen og Rina Østenby-Thorkilsen. Behandling av saker Lunsj Evt. fortsettelse behandling av saker Muntlig orientering om ny organisering i Opplæringsavdelingen v/erik Bråthen. Muntlig orientering om Rapport fra "Workshop om dimensjonering i KD" og veien videre v/erik Bråthen. Side2

3 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side PS 17/2015 Årsregnskap 2014, årsberetning 2014 og disponering av regnskapsmessig mindreforbruk PS 18/2015 Økonomiplan PS 19/2015 Regional kompetanseplan - foreløpig handlingsprogram PS 20/2015 Finansiering av lærekandidatordningen i VTA-bedrifter PS 21/2015 Fagskoletilbudet i Østfold PS 22/2015 Orientering om arbeidet med prøvenemnder for PS 23/2015 Krav til lærlinger og lønns- og arbeidsvilkår i fylkeskommunens byggesaker Side3

4 Saksnr.: 2014/10539 Løpenr.: 42431/2015 Klassering: 212 Saksbehandler: Wenche Nanna Skogdalen Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Flerkulturelt råd /2015 Yrkesopplæringsnemnda /2015 Fylkesrådet for funksjonshemmede /2015 Arbeidsmiljøutvalget /2015 Hovedarbeidsmiljøutvalget /2015 Eldrerådet /2015 Administrasjonsutvalget Opplæring, kultur og helsekomiteen /2015 Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2015 Fylkesutvalget /2015 Fylkestinget /2015 Årsregnskap 2014, Årsrapport 2014 og disponering av regnskapsmessig mindreforbruk Vedlegg 1. Revisjonsberetningen til årsregnskapet Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Revisjonens redegjørelse til årsregnskapet Årsregnskapet for Årsrapport for 2014 Bakgrunn for saken I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 skal årsregnskapet og årsberetningen vedtas av fylkestinget, senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal være avlagt innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal fremmes for det organ fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. I henhold til revisjonsforskriften 5 og kommunelovens 78 skal revisor for hvert regnskapsår avgi revisjonsberetning til fylkestinget. Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april. Side4

5 Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet til fylkestinget før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende før dette organ avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Fylkesrådmannen legger i denne saken frem både årsregnskapet og årsrapporten for 2014, samt forslag til disponering av det regnskapsmessige mindreforbruket. Mens avleggelsen av årsregnskapet for 2014 er styrt av de lover, forskrifter og regnskapsstandarder som gjelder for Østfold fylkeskommune, er årsrapporten fylkesrådmannens redegjørelse for gjennomføring og måloppnåelse i forhold til fylkestingets vedtak om årsbudsjettet for Årsrapporten inneholder analyse av avvik mellom budsjett og regnskap, nøkkeltall m.v. Fylkesrådmannen henviser til årsrapporten for detaljer vedrørende resultater pr. rammeområde og fylkeskommunen som helhet. Det er ikke fremkommet forhold i Akershus og Østfold fylkesrevisjon sin redegjørelse til Østfold fylkeskommunes regnskap for 2014 som krever nærmere omtale, og revisjonsberetningen for 2014 er avgitt uten forbehold. Det vises til vedlagte revisjonsberetning. Fakta Årsregnskap og årsberetning Nærmere om driftsregnskapet Driftsregnskapet viser kr mill til fordeling til drift. Det regnskapsmessige mindreforbruk (overskudd) ble til sammen på kr ,39. Frie inntekter som skatt og rammetilskudd viser en mindreinntekt på kr 2,8 mill i forhold til regulert budsjett. Frie disponible inntekter (skatt, rammetilskudd og andre generelle statstilskudd) viser merinntekter i forhold til regulert budsjett på til sammen kr 5,2 mill. Finanspostene (renteutgifter/-inntekter og avdrag) viser netto merutgift i forhold til regulert budsjett på til sammen kr 7,7 mill inkludert byggelånsrenter på kr 0,7 mill. Betalt avdrag på lån på kr 59,8 mill er 2,6 mill mer enn budsjettert. Utbyttet fra Østfold Energi for 2014 på kr 60 mill er i sin helhet inntektsført i driftsregnskapet og benyttet til å balansere driften. Rammeområdene samlet viser et mindreforbruk på kr 119,9 mill i forhold til bevilgningene i regulert budsjett for Mindreforbruket er fordelt slik: 2 Side5

6 DRIFTSREGNSKAP 2014 Regnskapsskjema 1 B Regulert Vedtatt Avvik i kr Beløp i mill kr Regnskap budsjett budsjett Regnskap av reg.bud Rammeområder - Netto driftsrammer Premieavvik/Amortisering , , , ,00-63,9 Momskompensasjon fra investeringsregnskapet ,13 Politisk styring og kontrollorganer , , , ,96-8,5 Administrativ ledelse og fellesfunksjoner , , , ,81-10,2 Videregående opplæringstjenester , , , ,59-26,4 Tannhelsetjenester , , , ,33-1,7 Regional utvikling , , , ,83-11,3 Samferdsel, inkl. Vegsjefen i Østfold , , , ,25 2,0 Sum fordelt til drift , , , ,64-119,9 Årets premieavvik er inntektsført med kr 63,5 mill. Endelig tall ble ikke klart før i slutten av januar 2015 så premieavviket er derfor ikke budsjettert. Amortisering av tidligere års premieavvik er utgiftsført med kr 22,0 mill. Dette er kr 0,4 mill mindre enn budsjettert og til sammen utgjør dette et positivt avvik på kr 63,9 mill knyttet til pensjonsordningen. Som følge av regelendring fra 2014 skal all momskompensasjon generert av årets investeringer i sin helhet inntektsføres i investeringsregnskapet og være en del av finansieringen av årets investeringer. Totalt har fylkeskommunen i 2014 generert kr 111,2 mill i momskompensasjon i driftsregnskapet og 49,8 mill i investeringsregnskapet. Fylkeskommunens brutto driftsresultat er positivt med kr 94,1 mill før renteinntekter og - utgifter, utbytte og betalte avdrag på lån hensyntas. Nærmere om investeringsregnskapet Årets investeringsregnskap ble avsluttet i henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning, 9, 4. ledd: «Dersom utgifter, utbetalinger og avsetninger i investeringsregnskapet ikke fullt ut kan finansieres av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger i investeringsregnskapet, skal det udekkede beløpet føres opp til dekning på investeringsbudsjettet i det år regnskapet legges frem.» Kommunal og regionaldepartementet har våren 2010 presisert forhold knyttet til budsjettering og regnskapsføring av investeringer herunder avslutning av investeringsregnskapet. Disse presiseringene har sin bakgrunn i departementets tolking av kommuneloven samt tilhørende forskrifter. Som en følge av disse presiseringer behandlet fylkestinget i sak 32/2014 investeringsregnskapet og salderte investeringsbudsjettet for Dette medførte at det ved avslutning av investeringsregnskapet for 2014, ikke fremkommer overskridelser på investeringsprosjekter av vesentlig omfang. Fylkeskommunens investeringer i anleggsmidler (eiendeler til varig eie): Investeringsregnskap i mill. Regnskap 2014 % Regnskap 2013 % Regnskap 2012 Totalt investert 311,9 305,8 258,7 Lån 125,6 40,3 87,5 28,6 80,5 31,1 Egenkapital 186,3 59,7 218,3 71,4 178,2 68,9 * Egenkapitalen består av bompenger, overføring fra driftsregnskapet, bruk av avsetninger, tilskudd og refusjoner. % 3 Side6

7 Den langsiktige lånegjelden har økt med kr 8 mill fra 2013 og utgjør nå totalt kr 1 884,0 mill. Av lånemidlene er kr 92,4 mill ubrukte pr 31/ Det vesentligste av dette er knyttet til prosjekter som er forsinket i forhold til fremdrift. Gjeld med tilhørende avdrags- og renteutgifter skal betjenes av driftsinntektene. Det generelt anbefalte maksimumsnivå på langsiktig gjeld er satt til 50 % av driftsinntektene. Ved utgangen av 2014 er fylkeskommunens langsiktige lånegjeld på 54 % av driftsinntektene mot 57 % i Nærmere om balanseregnskapet Balanseregnskapet gir en oversikt over fylkeskommunens eiendeler i form av anleggsmidler, omløpsmidler og fylkeskommunens egenkapital, kortsiktig gjeld og langsiktig gjeld. Blant ulike regnskapsmessige betraktninger fra balanseregnskapet vil fylkesrådmannen fokusere på fylkeskommunens korrigerte eller «disponible» likviditet. Premieavviket bokføres som kortsiktig fordring og gjeld i balanseregnskapet. Dette er en ren teknisk føring og har ingen likviditetsmessige konsekvenser. I henhold til vedtak i fylkestinget, sak 61/2004, skal hvert års premieavvik utgifts-/inntektsføres over 15 år. Etter regelendring i 2012 skal amortiseringen beregnes over 10 år, og fra 2015 over 7 år. Oppstillingen under viser fylkeskommunens kontantbeholdning, korrigert for bokført premieavvik: Kontantbeholdning i mill kr. Regnskap Regnskap Regnskap Omløpsmidler (ekskl. premieavvik) 1149,5 1130,8 1075,0 Kortsiktig gjeld (ekskl. premieavvik) -565,0-526,1-481,4 Fond -673,3-616,9-629,9 Udisponert resultat -118,2-95,7-87,1 Ubrukte lånemidler -92,4-150,2-119,7 Korrigert («disponibel») kontantbeholdning -299,4-258,1-247,3 Av tabellen fremgår det at korrigert kontantbehandling er negativ. Negativ korrigert kontantbeholdning vil si at uten ubrukte lånemidler og fond, ville ikke fylkeskommunen hatt midler til å dekke løpende forpliktelser. En slik situasjon er imidlertid lite sannsynlig, da dette forutsetter at alle tilgjengelige midler vil bli brukt samtidig. Imidlertid viser årets regnskap at forholdet har forverret seg noe. Fra et regnskapsmessig synspunkt bør fylkeskommunen intensivere sine prioriteringer for å styrke likviditeten. Akkumulert bokført premieavvik har siden ordningen ble innført, gitt en netto inntektsføring i driftsregnskapet på til sammen kr 238,8 mill pr. 31/ Beløpet skal belastes driftsregnskapet i påfølgende 7 / 10 / 15 år. Det er avsatt midler fra mindreforbruk i årene 2008 til 2013 til å dekke fremtidige pensjonsutgifter. Dette utgjør ved årsskiftet kr 153,9 mill. Fylkesrådmannen foreslår også i år en avsetning til dette formålet. Den del av fylkeskommunens overskudd som skriver seg fra dette formålet foreslås avsatt og utgjør kr 63,9 mill. 4 Side7

8 Administrasjonen har i 2014 fulgt opp de merknadene som kom til uttrykk i revisjonsberetningen og kontrollutvalgets uttalelse for regnskapsåret 2013 på en god måte. Årets redegjørelse til regnskapet peker på noen forbedringspunkter, disse vil bli fulgt opp i inneværende år. Fylkesrådmannens vurdering Regnskapet for 2014 ble gjort opp med et driftsmessig mindreforbruk på kr 118,2 mill. Et mindreforbruk av en slik størrelse, gir rom for å styrke budsjettet for 2015 og sikre fremtidig økonomi i forhold til pensjonsutgifter. Rammeområdet videregående opplæringstjenester viser for 2014 et totalt mindreforbruk på kr 26,4 mill (1,5% av regulert budsjett). Ni av de videregående skolene endte med mindreforbruk, mens kun to endte med merforbruk. Det økonomiske resultatet for de øvrige virksomhetene var også stort sett positivt. Besparelsene knytter seg i stor grad til restriktiv holdning til innkjøp og vakante stillinger, og også streiken høsten 2014 medførte mindreforbruk på lønnspostene. Foreløpige KOSTRA-tall viser at Østfold nå ligger på eller under landsgjennomsnittet på flere områder (se nærmere beskrivelse i årsberetningen). Den sentrale posten for ekstratilskudd til lærekandidater i VTA-bedrifter viser fortsatt overskridelser, og det er også utfordringer knyttet til spes.ped.området, men overskridelsene er dekket gjennom omdisponering fra andre poster. Fylkesrådmannen arbeider fortsatt med å finne gode løsninger når det gjelder finansieringen av ressurskrevende elever / lærekandidater. Det å kunne tilbakeføre deler av mindreforbruket til virksomhetene er fortsatt et viktig ledd i, og gir incitament i forhold til, virksomhetenes økonomistyring. Fylkesrådmannen foreslår derfor å tilbakeføre netto mindreforbruk på kr 5,5 mill til opplæringsområdet. Dette gjennomføres ved at de virksomhetene som hadde overskudd får tilbakeført deler av dette ut fra en helhetlig vurdering. Også innen regionalutviklingsområdet foreslås det tilbakeføringer. Disse er primært begrunnet med manglende avsetninger i forbindelse med regnskapsavslutningen. Østfold Kulturutvikling foreslås å få tilbakeført kr ,- knyttet til InSitu prosjektet som går over 2 år, og kr 1,25 mill foreslås avsatt til signalbygg på Borgarsyssel museum i tråd med tidligere fylkestingsvedtak. Forslaget til disponering er vurdert med hensyn til den økonomiske situasjonen som fylkeskommunen er i, samt de retningslinjer fylkeskommunen har for overføring av mer- /mindreforbruk til virksomhetene. Det er fortsatt fylkeskommunens totaløkonomi i et langsiktig perspektiv som prioriteres og vektlegges. En styrking av det Regionale utviklingsfondet gir rom for å fortsette prioriteringen av prosjekter med betydning for Østfoldsamfunnet, som det ellers ikke ville vært rom for. På dette grunnlaget foreslår fylkesrådmannen følgende disponering av det regnskapsmessige mindreforbruket for 2014 på kr Side8

9 Fylkesrådmannens forslag til innstilling 1. Østfold fylkeskommunes regnskap for 2014 vedtas. 2. Østfold fylkeskommunes årsberetning for 2014 vedtas. 3. Fylkestinget slutter seg til de merknader som fremkommer i revisjonens redegjørelse for 2014 og kontrollutvalgets uttalelser til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for Årets regnskapsmessige mindreforbruk fra driftsregnskapet, kr ,- disponeres som følgende: a. Kr ,- avsettes til Regionalt utviklingsfond (disposisjonsfond), hvorav kr 1 mill bevilges til utstyrsinvesteringer til videregående skoler i regi av ideelle organisasjoner. Bevilgningen på kr 1 mill fordeles av opplæring, kultur og helsekomiteen. b. Kr ,- avsettes til balansering av økonomiplan og skoleinvesteringer (disposisjonsfond) c. Kr ,- avsettes til pensjonsfond (disposisjonsfond) d. Kr ,- tilbakeføres til opplæringsfunksjonene e. Kr ,- avsette til Østfold Kulturutvikling (disposisjonsfond) f. Kr ,- avsettes til Borgarsyssel museum (disposisjonsfond) Sarpsborg, 12. mai 2015 Atle Haga fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør 6 Side9

10 Akershus og Østfold Fylkestinget i Østfold Vår ref.: 2015/23-205/2015 Deres ref.: Dato: Revisjonsberetning 2014 østfold fylkeskommunes årsregnskap Vi har revidert årsregnskapet for Østfold fylkeskommune som viser kr ,97 til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,39. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administrasjonssjefens ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Akershus og østfold fylkesrevisjon Adresse hovedkontor:postboks 220, 1702 Sarpsborg E-post:fylkes.revisjonen@ostfoldfk.no Adresse avd.kontor:postboks 1200 Sentrum, 0107 Oslo Internett: Telefon: / Org.nr.: Side10

11 2 Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Østfold fylkeskommune per 31. desember 2014, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Med hilseji 1 n11 Ketil Roppet revisjonsdirektør Vedlegg: Kopi av Redegjørelse til østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2014 Kopi til: Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune Side11

12 Side12

13 Side13

14 Side14

15 Side15

16 1,3 Akershusog Østfoldfylkesrevisjon Redegjørelse til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2014 Side16

17 1 Bakgrunn 3 2 Revisjonsberetningen Oppfølging avfylkestingets vedtak i sak om Årsregnskap og årsberetning 2013 disponering av regnskapsmessig niindreforbruk (PS 95/2014) 3 4 Saksopplysninger Driftsregnskapet Investeringsregnskapet Balanseregnskapet Årsbudsjettet Fylkesrådtnannens årsberetning KOS TRA Kontroll ved bruk av eksterne IT-systemer 7 5 Informasjon om vesentlige nøkkeltall mv ifylkeskommunens regnskap Resultatgrader og forholdet mellom fremmed - og egenfinansiering 8 6 Reglement ogfullmakt for Ostfoldfylkeskommunes finansforvaltning 9 7 Andre forhold Fylkesvegregnskapet Fakturaer fra Statens vegvesen region Øst (SVRØ) momskompensasjon Anordningsfeil i regnskapet Avskrivning av uerholdelige krav Utestående fordringerhnanglende fakturering Virksomhetsbesøk Kontroll av utbetalinger til prøvenetndmedlemmer Internkontroll 13 8 Fylkesrevisjonens konklusjon 14 Side17 2

18 Bakgrunn Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4 inneholder krav til revisjon av årsregnskapet og sier noe om revisors rapportering til kontrollutvalget. Redegjørelsen er utarbeidet for å kommentere årsregnskapet mer utfyllende enn det som blir gjort i revisjonsberetningen. Revisjonsberetningen er utarbeidet etter en fast mal og er derfor standardisert og kortfattet. Vi ønsker også med redegjørelsen å bistå kontrollutvalget i utvalgets arbeid med å skrive en uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap for Akershus og Østfold fylkesrevisjon har mottatt en fullstendighetserklæring til regnskapet for 2014 som er undertegnet av fylkesrådmannen, økonomidirektøren og regnskapssjefen. Erklæringen bekrefter blant annet at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Videre opplyser de å være kjent med sitt ansvar for den interne kontrollen og at de ville ha gitt revisor opplysninger dersom de hadde hatt kjennskap til misligheter eller eventuelle påstander om misligheter. Fylkesrådmannen innhenter for sin del en forenklet fullstendighetserklæring fra fylkesdirektørene og virksomhetene i forbindelse med regnskapsavslutningen. 2 Revisjonsberetningen 2014 Revisjonsberetningen til Østfold fylkeskommunes regnskap for 2014 er utarbeidet i samsvar med "International Standards on Auditing". Revisjonsberetningen for 2014 er avlagt som en ren revisjonsberetning uten presiseringer og forbehold. 3 Oppfølging av fylkestingets vedtak i sak om Årsregnskap og årsberetning 2013 disponering av regnskapsmessig mindreforbruk (PS 95/2014) Fylkestingets vedtak i regnskapssaken viser at uttalelsen fra kontrollutvalget er innarbeidet i vedtakets punkt 3 som lyder; "Fylkestinget slutter seg til de merknader som fremkommer i revisjonsberetningen for 2013 og kontrollutvalgets uttalelser til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2013". Revisjonen mener at fylkesrådmannen i 2014 har jobbet med merknadene kontrollutvalget og fylkesrevisjonen hadde til det avlagte regnskapet. Han har iverksatt tiltak eller har igangsatt et oppfølgingsarbeid for de fleste punktene. Noen av punktene krever oppfølging også i Det vises i denne forbindelse til redegjørelsens punkt 7. Revisjonen registrerer at det fortsatt er betydelige avvik mellom budsjett og regnskap når det gjelder investeringer. Dette er nærmere omtalt i redegjørelsens punkt Saksopplysninger 4.1 Driftsregnskapet Re nska so stillin er i driftsre nska et Det vedtatte budsjettet er retningsgivende for hvordan regnskapet skal legges frem for fylkestinget. Revisjonen har kontrollert at regnskapsskjema 1A og 1B har den samme detaljeringsgraden som det vedtatte årsbudsjettet. Regnskapsskjema 1A er utarbeidet i samsvar med forskrift om årsregnskap. Regnskapsskjema 1B og økonomisk oversikt drift er utarbeidet i samsvar med forskrift om årsregnskap med hensyn til regnskapslinjer og tallkolonner. Side18 3

19 Årets re nska smessi e resultat Fylkesrådmannen har avlagt et årsregnskap for 2014 med et positivt netto driftsresultat på kr , mens det var budsjettert med et positivt netto driftsresultat på kr ,79. Årsregnskapet er avlagt med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr Regnskapet er avlagt med besparelser på programområdene på totalt ca. 120 mill. kroner. Det er kun "Sarnferdsel og transport" som har et marginalt merforbruk på ca. 2 mill. kroner. Premieavviket på pensjon inkl. arbeidsgiveravgift er positivt og utgjør 63,5 mill. kroner for begge pensjonskassene. De største avvikene som forklarer mindreforbruket (overskuddet) i forhold til fylkestingets reviderte budsjett: Besparelse rammeomr. (inkl. premieavvik pensjon på 63,5 mill, kr) ca mill. kroner Mindreinntekt fylkesskatt, inntektsutjevning ca. - 2,8 mill. kroner Merinntekt rentekompensasjon ca. + 8 mill. kroner Merutgifter finansinntekter/-utgifter ca. - 7 mill. kroner Fylkeskommunens "reelle" disponible overskudd er ca. 55 mill. kroner. Det positive netto premieavviket på 63,5 mill. kroner som er inntektsført i regnskapet vil i senere år bli bokført som pensjonsutgifter og belaste fremtidige regnskap. Det er positivt at fylkesrådmannen vil anbefale fylkestinget å avsette årets netto premieavvik til fond, for å begrense belastningen i kommende års regnskap for pensjonsutgifter. Fylkeskommunens regnskap viser en besparelse på rammen som er fordelt til drift på ca. 120 mill. kroner i forhold til regulert budsjett. Dette tallet inkluderer det positive premieavviket for pensjoner/ amortisering på ca. 63,5 mill. kroner. Det er kun rammeområdet "Samferdsel inkl. Vegsjefen i Østfold" som har et marginalt negativt avvik i forhold til regulert budsjett. Besparelsene innenfor rammeområdene bidrar til en samlet besparelse innenfor driften på ca. 56 mill. kroner. Det er i 2014 inntektsført 60 mill. kroner i aksjeutbytte fra Østfold Energi AS. Aksjeutbyttet vesentlig bidrag til opprettholdelse av nåværende aktivitetsnivå. Uten utbyttet ville fylkeskommunen avlagt et regnskap med ca. 0,- i resultat (forutsatt at positivt premieavvik avsettes). Fra 2014 er det forskriftsbestemt at momskompensasjonen fra investeringene fullt og helt skal inntektsføres i investeringsregnskapet og finansiere investeringene. Revisjonen mener det er positivt at merverdiavgiftskompensasjon knyttet til investeringer skal finansiere investeringene. Denne endringen bidrar til at annen finansiering av investeringene kan reduseres. Fylkesrevisjonen har avdekket en del anordningsfeil, både i drifts- og investeringsregnskapet for Det vises i denne forbindelse til punkt "7.3 Anordningsfeil i regnskapet". Til tross for disse har revisjonen valgt å anbefale at det avlagte regnskapsresultatet fastsettes som fylkeskommunens resultat for Fylkesrådmannen har i løpet av regnskapsåret rapportert til fylkestinget om den økonomiske situasjonen i samsvar med gjeldende bestemmelser. Fylkesrådmannen rapporterte etter 2. tertial om merutgifter på ca. 9 mill. kroner i forhold til det reviderte budsjettet. Regnskapet er avlagt med et positivt resultat, men mye av årsaken til det positive resultatet kan forklares med en netto inntektsføring av premieavvik på ca. 63,5 mill. kroner. Dette er et område hvor det er svært vanskelig å utarbeide prognoser. Revisjonen mener at fylkesrådmannen har gitt en forsvarlig tilbakerapportering til fylkestinget om den økonomiske situasjonen gjennom året. er et Side19 4

20 Arsregnskapet viser at fylkeskommunen finansierer deler av investeringene med egenkapital. Dette er en positiv situasjon som bidrar til at fylkeskommunens lånegjeld forholder seg relativt stabil. Fylkeskommunens o o o utvikling i lånegjeld de siste fire årene er følgende: lånegjelden utgjør ca. lånegjelden utgjør ca. lånegjelden utgjør ca. lånegjelden utgjør ca milliarder kroner 1,88 milliarder kroner 1,87 milliarder kroner 1,88 milliarder kroner Fylkeskommunens regnskap viser at fylkeskommunen kun har en marginal endring i lånegjelden de siste årene. Forklaringen på at lånegjelden ikke har økt i 2014 er at investeringene i anleggsmidler har vært vesentlig lavere enn budsjettert. Dersom investeringene hadde vært i samsvar med budsjettet ville lånegjelden økt med ca. 95 mill. kroner. Renter og avdrag er vesentlige utgifter for fylkeskommunen har stor innvirkning på fylkeskommunens handlefrihet. Det er derfor positivt at fylkeskommunens samlede lånegjeld ikke har økt særlig de siste årene. Fylkesrevisjonen mener fylkesrådmannen gjennom budsjett, regnskap og økonomisaker viser at han legger betydelig vekt på en forsvarlig og sunn drift og at fylkeskommunen skal kunne legge frem regnskap med overskudd. Med henvisning til de store investeringsutfordringene fylkeskommunen står overfor innenfor utdannings- og samferdselssektoren i tiden fremover er det viktig med forutsigbarhet og ansvarlighet i driften av Østfold fylkeskommune. 4.2 Investeringsregnskapet Re nska so stillin er i investerin sre nska et Revisjonens kontroll viser at regnskapsskjema 2A og 2B og økonomisk oversikt investering er stilt opp i samsvar med gjeldende forskrifter. Kontrollen viser også at fremlagte regnskapsskjemaer 2A og 2B har samme detaljeringsnivå som fylkestinget har brukt i årsbudsjettet. Avslutnin av investerin sre nska et Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Fylkesrevisjonen registrerer at det er et stort avvik mellom regulert budsjett og regnskap pr Det regulerte budsjettet viser at det er budsjettert med ca. 421 mill. kroner i investeringer i anleggsmidler, mens de faktiske investeringene har vært på ca. 312 mill. kroner. Mindreforbruket utgjør ca. 109 mill. kroner. Investeringsprosjekter hvor det er betydelig avvik i forhold til budsjettet er Halden vgs. avd.tosterødberget, Mysen vgs., Ny klinikkstruktur tannhelse, Fylkesadministrative prosjekter og Fylkesveier. I henhold til gjeldende bestemmelser for budsjettering og avslutning av investeringsregnskapet skal budsjettet reguleres til forventet aktivitet i året. Det er ikke foretatt budsjettreguleringer i samsvar med veileder for "Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet" utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet, oktober Revisjonen forutsetter at fylkesrådmannen vil bestrebe seg på at regnskap og budsjett blir avsluttet i samsvar med gjeldende bestemmelser. Ubrukte lånemidler er redusert med ca. 58 mill, kroner og utgjør ca. 92 mill. kroner. Fylkesrevisjonen mener at fylkesrådmannen i 2014 i større grad har tilpasset låneopptakene til investeringene. Side20 5

21 4.3 Baianseregnskapet Balanseregnskapet er spesifisert og avsluttet i samsvar med gjeldende forskrifter. Fylkeskommunens virksomheter har ansvaret for avstemming og etterkontroll av noen spesifikke balansekonti. De øvrige kontiene har regnskapsseksjonen i fylkeskommunen ansvaret for å kontrollere og fremlegge avstemminger for. Det synes i hovedsak å foreligge dokumentasjon som klargjør kontienes saldo. 4.4 Årsbudsjettet Kommunelovens 47 har bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning og budsjettendringer. Nærmere krav til fremstilling av årsbudsjettet mv. fremgår av forskrift om årsbudsjett. Fylkestinget har i forbindelse regnskapsrapporteringene i løpet av året (tertialrapporteringene) vedtatt budsjettendringer i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Revisjonen registrerer at det også for 2014 har skjedd mange budsjettreguleringer etter Vedtakene er fattet tidligere i året og har derfor skjedd innenfor budsjettåret og i tråd med budsjettforskriften. 4.5 Fylkesrådmannens årsberetning Lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk stiller krav til og gir anbefalinger om hvilke redegjørelser og opplysninger fylkesrådmannen skal gi i årsberetningen. Vi har vurdert om årsberetningen gir nødvendig informasjon for å bedømme fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten. Vi har i tillegg vurdert om opplysningene om årsregnskapet i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet. Fylkesrådmannen har dessuten i årsmeldingen gitt en redegjørelse for vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett. Tilsvarende er gjort for vesentlige avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Vi mener fylkesrådmannens årsberetning er avlagt i tråd med forskriftens bestemmelser og den er avgitt innen fristen 31. mars KOSTRA I forskrift av 15. desember 2000 om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner fremgår blant annet følgende i forskriftens 8: (KOSTRA) Dersom kommunens eller fylkeskommunens regnskapsrapport til statlige myndigheter er konvertert fra kommunens eller fylkeskommunenes bevilgningsregnskap, skal metode for slik konvertering være attestert av revisor. Attestasjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Østfold fylkeskommunes regnskapssystem er bygd opp i samsvar med de funksjonene/artene som brukes i KOSTRA-rapporteringen. Det er derfor ikke aktuelt med attestasjon fra revisjonens side. Ansvaret for korrekt føring av utgifter og inntekter i regnskapet tilligger administrasjonen. Revisjonen foretar kontroll kun ved stikkprøver, og vi kan ikke gi en fullstendig bekreftelse på at rapporteringen ikke inneholder feil. Vi kan derfor ikke bekrefte at samtlige tall som er rapportert til SSB på de enkelte funksjoner/arter er riktige. Side21 6

22 Side22

23 Side23

24 6 Reglement og fullmakt for Østfold fylkeskommunes finansforvaltning Østfold fylkeskommune har med utgangspunkt i Kommuneloven 52 og Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning av 5. mars 2001, vedtatt "Reglement og fullmakt for Østfold fylkeskommunes finansforvaltning". Reglementets innhold er i samsvar med "Ny forskrift om finansforvaltning i kommuner og fylkeskommuner", som trådte i kraft 1. juli I følge reglementet skal det rapporteres til fylkestinget hver tertial og i fylkesrådmannens årsberetning. 1henhold til vedtatt reglement skal fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget både på plassering av overskuddslikviditet og låneporteføljen. Rapporteringen har vært i tråd med reglementet. Fylkeskommunen bruker rådgiver til gjeldsforvaltning, mens den bruker ulike finansforvaltere ved plassering av overskuddslikviditet. Finansreglementet er restriktivt med hensyn til hvor og hvordan midler kan plasseres. All plassering er gjort med lav risiko og det er god risikospredning. Det blir ikke plassert penger i grunnfondsbevis og aksjer. Fylkeskommunen har mulighet til å løse inn alle plasseringer i løpet av få dager. Fylkeskommunen hadde pr plassert ca. 662 mill, kroner i ulike obligasjoner og fond. Omfanget av plasseringer er stort og fylkesrådmannen har redegjort for disse i årsberetningen. De ulike plasseringene fremgår av note nr. 12 til regnskapet. En oversikt over "Eksterne lån" og Rentesikring" fremgår av note 13 og Andre forhold 7.1 Fylkesvegregnskapet Fylkeskommunens revisor er ansvarlig revisor for fylkesveiregnskapet. I den forbindelse har alle fylkeskommunenes revisorer inngått en avtale med Riksrevisjonen om at den skal utføre avtalte revisjonskontroller for fylkeskommunens revisor i Statens vegvesens (SVV) regnskap. Kontrollen omfatter blant annet regnskapsrevisjon av anleggs- og investeringsprosjekter i hver fylkeskommune, utvalgt av fylkeskommunens revisor. I tillegg skal det vedrørende drift og vedlikehold revideres driftskontrakter i hver region. Riksrevisjonens kontroller skal bidra til at risikoen for feil i SWs regnskap, som gjelder fylkesveier, blir redusert til et akseptabelt nivå. I tillegg utfører fylkesrevisjonen selv kontroller i fylkeskommunens regnskap for å sikre at fylkesveiregnskapet som blir fremlagt i fylkeskomrnunens regnskap ikke inneholder vesentlige feil og mangler. Riksrevisjonen har for fylkesrevisjonen utført kontroller i Statens vegvesen region Øst (SVRØ), og på grunnlag av disse har Riksrevisjonen tatt opp forhold innenfor følgende områder med SVRØ (noen forhold er generelle, mens andre gjelder konkrete forhold i fylkene): Kostnads- og tidsmessige kontraktoverskridelser (betydelige overskridelser på enkelte prosjekter) Kjøp av konsulenttjenester og mindre vegarbeid (kontroll mot lovverket for offentlige anskaffelser) Sporbarhet og mulighet for etterprøving og kontroll (manglende sporbarhet mellom bilag og tilhørende saksdokumenter) Manglende arkivering (kan være vanskelig å finne dokumentasjon som er nødvendig for å utføre kontroll) Fordeling av kalkulatorisk lønn og konsulentbruk (store kostnader på enkelte prosjekter) Forholdene Riksrevisjonen har tatt opp med SVRØ er besvart av vegvesenet i brev av 4. mars Fylkesrevisjonen legger til grunn at SVRØ vil jobbe videre med sakene som ble tatt opp og at enkelte forhold vil bli gjenstand for nye kontroller fra Riksrevisjonens side. Side24 9

25 To saker er nevnt spesielt som gjelder Østfold: FV 557 Spikerbukta bru merforbruk vedr. tilleggsarbeid Vesentlig høyere forbruk av kalkulatorisk lønn og konsulentkjøp enn gjennomsnittet for fylkeskommunene. Fylkesrevisjonen har i forbindelse med interimrevisjon og årsoppgjørsrevisjon foretatt stikkprøvekontroller av regnskapet/fakturaer som er mottatt fra SVRØ og som gjelder fylkesveiene. I den løpende regnskapsrevisjonen er det ikke avdekket vesentlige feil. De feilene som er funnet har blitt rettet av fylkesrådmannen. Revisjonen mener at det har skjedd en forbedring når det gjelder klassifisering, spesifikasjon og dokumentasjon av utgifter i fylkesveiregnskapet. Fylkeskommunen og SVRØ benytter ulike regnskapsprinsipper og det gir utfordringer ved avstemming av mellomværende mellom fylkeskommunen og SVRØ pr Revisjonen har fra fylkeskommunen mottatt spesifikasjon som forklarer forskjellene mellom SVRØs og fylkeskommunens regnskap. Revisjonen forutsetter at fylkeskommunen følger opp mellomværende med SVRØ, slik at den gjennom året har avstemminger som forklarer ulikhetene som følge av at SVRØ og fylkeskommunen bokfører etter forskjellige regnskapsprinsipper. Fylkesrevisjonen er informert om at fylkeskommunen i oppfølgingsmøter mv. med SVRØ fokuserer på flere av forholdene som er omtalt ovenfor. Det blir fokusert på forhold som har betydning for fylkeskommunens regnskap og økonomiforvaltning i dialogen med SVRØ. Revisjonen mener at de siste års fokus på roller, kontaktmøter, tydeliggjøring og rapportering har bidratt til færre vesentlige feil i fylkesveiregnskapet. i avtaler/ bestillinger Fylkesrevisjonen forutsetter at fylkesrådmannen fortsatt vil fokusere på forholdene omtalt ovenfor, både overfor egen organisasjon og i oppfølgingsmøter mv. med SVRØ. 7.2 Fakturaer fra Statens vegvesen region Øst (SVRØ) momskompensasjon Utgifter og inntekter i fylkesvegregnskapet blir bokført i fylkeskommunens regnskap på bakgrunn av månedlige regnskapsrapporter med tilhørende fakturaer som sendes fylkeskommunen fra SVRØ. Disse rapportene sendes fylkeskommunen ca. 8 dager inn i påfølgende måned. Fylkesrevisjonen har ved gjennomgang av fakturaer fra SVRØ registrert at disse først har blitt bokført i fylkeskommunens regnskap påfølgende måned. Bakgrunnen for det er at fylkeskommunen har praktisert å lukke regnskapet for foregående måned fire virkedager inn i ny periode (måned). En slik praksis for lukking av perioder har resultert i at fylkeskommunen har krevd momskompensasjon for fakturaer som er eldre enn 4 måneder når de bokføres i fylkeskommunens regnskap. Fylkesrevisjonen kontaktet fylkesrådmannen i brev av og viste til at fylkeskommunen, som følge av den praksis man har for oversendelse av fakturaer fra SVRØ og lukking av perioder, hadde krevd for mye momskompensasjon på grunn av fristene for foreldelse i momskompensasjonsloven. For de 8 første månedene i 2014 var det bokført tapt momskompensasjon på ca. 1,6 mill. kroner. på fakturaer fra SVRØ På bakgrunn av fylkesrevisjonens henvendelse ble praksis endret umiddelbart og det ble ompostert fakturaer fra SVRØ fra periode september til august. Fylkeskommunen kunne dermed kreve ca. 0,7 mill. kroner mer i momskompensasjon enn det som lå i opprinnelig krav. Tapet for perioden januar til august ble ved endring av bokføringspraksis redusert fra 1,6 mill, kroner til ca. 0,9 mill. kroner. På anmodning fra revisjonen har fylkesrådmannen åpning av perioder i økonomisystemet. utarbeidet en ny skriftlig rutine for stenging og Fylkesrevisjonen viser til sak til fylkestinget nr. 3/2015 hvor foreldet merverdiavgift i vegregnskapet ble behandlet. Fylkestinget vedtok å dekke inn totalt ca. 10 mill, kroner i for mye utbetalt momskompensasjon. Side25 10

26 Side26

27 7.6 Virksomhetsbesøk I forbindelse med revisjonen av regnskapet har revisjonen også i 2014 gjennomført virksomhetsbesøk. Virksomhetene har mottatt rapporter etter besøkene og det er gitt anbefalinger til forbedringstiltak innenfor noen områder. Anbefalingene er ofte knyttet til forbedring av etterkontrollrutiner, budsjettrutiner, dokumentasjon som viser at lov om offentlig anskaffelser er fulgt mv. Anbefalingene er gitt for å sikre en god og dokumenterbar økonomiforvaltning i virksomhetene. Noen virksomheter har relativt stort salg/omsetning, og revisjonen har overfor disse anmodet om at omsetningen blir vurdert i forhold til merverdiavgiftslovens bestemmelser. Dette er et forhold som revisjonen ved flere anledninger har drøftet med fylkeskommunen. Andre særlige områder som har blitt kontrollert gjelder bruk av fylkeskommunens føring av kjørebøker, samt tilstedeværelse av utstyr. kjøretøy og Tilbakemeldingene fra virksomhetene til rapportene er at de i hovedsak vil innarbeide anbefalingene i sine rutiner. Kopi av rapportene er også oversendt fylkeskommunen sentralt og revisjonen forutsetter at rapportene vil bli fulgt opp på en god måte. Fylkesrevisjonen vil også i 2015 følge opp virksomheter med besøk. Virksomhetsbesøkene er viktige kontroller for revisjonen, for å vurdere om den kan basere revisjonskontrollene på at virksomhetene har tilfredsstillende internkontroll innenfor økonomiområdet. 7.7 Kontroll av utbetalinger til prøvenemdmedlemmer Fylkesrevisjonen har kontrollert utbetalinger til prøvenemdmedlemmer i Revisjonen har hatt særlig fokus på medlemmer som har fremmet krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste i enkeltpersonforetak og som selv signerer på dokumentasjonen som angir tapt arbeidsfortjeneste. Ifølge fylkeskommunens oversikt over "Satser for honorering av prøvenemdmedlemmer", skal selvstendig næringsdrivende dokumentere tapt arbeidsinntekt. Akseptert dokumentasjon er; sist innbetalt merverdiavgift/arbeidsgiveravgift, ligningsattest eller bekreftelse fra revisor/regnskapsfører. Revisjonens gjennomgang av utbetalinger viste med unntak av en faktura at fakturaene fra enkeltpersonforetak kun hadde vedlagt "skjema for refusjonskrav", som dokumentasjon og ellers ingen av ovennevnte dokumenter. Revisjonen kontrollerte også et utvalg selvstendig næringsdrivende prøvenemdmedlemmer som har mottatt utbetaling via lønnssystemet. Det ble kontrollert om bedriftens regnskapsfører eller revisor hadde bekreftet kravet om tapt arbeidsfortjeneste for selvstendig næringsdrivende/ lønnsmottakere som var ført opp i skjemaet. Revisjonen fant også mangler i dette utvalget. Feilene gjaldt utbetaling av feil tapt arbeidsfortjeneste på grunn av feilaktig utfylling av skjema, manglende bekreftelse fra bedrift, og utbetaling av tapt arbeidsfortjeneste til prøvenemdmedlem som både er ansatt i fylkeskommunen og som har eget foretak. Fylkesrevisjonen mente at kravet til dokumentasjon for utbetaling av tapt arbeidsfortjeneste ikke har blitt fulgt godt nok opp av fylkeskommunen, og tok i brev av opp resultatet av kontrollen med fylkesrådmannen v/opplæringsavdelingen. Fylkesrådmannen v/opplæringsavdelingen svarer i e-post 16. januar blant annet følgende: Som følge av fylkesrevisjonens rapport , har seksjonen sett det formålstjenlig å se registrerte funn i kontrollen i tilknytning til våre "Retningslinjer for prøvenemder" som distribueres til prøvenemdene våre innen utgangen av januar. I tillegg til dette er det besluttet med Kommunikasjonsavdelingen å opprette en egen mappe på fylkeskommunens hjemmeside (fremgår av retningslinjene) for prøvenemd, der reviderte skjemaer som er aktuelle for våre prøvenemdmedlemmer kan hentes. Side27 12

28 Side28

29 Det synes å være en utfordring å få alle virksomheter og avdelinger å etterleve fylkeskommunens retningslinjer, rutiner og bestemmelser på de forskjellige områdene. Fylkesrevisjonen viser i denne forbindelse også til forvaltningsrevisjonsrapport gjennomført i 2014/2015 som gjelder "Rutiner for etterlevelse av internkontrolftiltak på økonomiområdet - Østfold fylkeskommune", som blant annet konkluderer med følgende: "Fylkesrådmannen har etablert et system for internkontroll og kontrolltiltak gjennom retningslinjer og rutiner innen økonomiforvaltningen. Imidlertid har funn ved ulike revisjonsgjennomganger vist at det er svakheter og manglende internkontroll på flere områder. Kontrollaktivitetene innen økonomiforvaltningen ved virksomhetene er i liten grad formalisert. I sitt høringssvar har fylkesrådmannen vist til at det er utfordringer knyttet til etterlevelsen av reglementer, retningslinjer mv. Han vil derfor fremover understreke at fokus på etterlevelse er viktig og må prioriteres." Fylkeskommunen er en organisasjon som skal løse store komplekse oppgaver i tråd med lovverk, forskrifter og ulike bestemmelser/regelverk. Det kan tyde på at ønsket om å innfri de kravene som blir stilt både fra sentralt og lokalt hold, i noen grad har resultert i at den økonomiske internkontrollen omkring de ulike aktivitetene har blitt nedprioritert. Til tross for det som fremkommer ovenfor, mener fylkesrevisjonen at fylkesrådmannen legger vekt på å ivareta sitt ansvar for internkontrollen. 8 Fylkesrevisjonens konklusjon Akershus og Østfold fylkesrevisjon har revidert Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2014 i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Vi mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter samt fylkesrådmannens årsberetning, tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig uttrykk for Østfold fylkeskommunes økonomiske stilling og aktivitet i Utover det som fremgår av denne redegjørelsen og vedlagte revisjonsberetning til Østfold fylkeskommunes regnskap, har vi ingen merknader til fylkeskommunens årsregnskap for Sarpsborg, 14. april 2015 ( CT/11 /Ert p1:1/1-1 Ketil Roppekdd revisjonsdirektør (Le Linda Undrum fagansvarlig for regnskapsrevisjon Side29 14

30 Saksnr.: 2015/9390 Løpenr.: 44008/2015 Klassering: 151 Saksbehandler: Jostein Jacobsen Gjeldnes Møtebok Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Flerkulturelt råd /2015 Yrkesopplæringsnemnda /2015 Fylkesrådet for funksjonshemmede /2015 Hovedarbeidsmiljøutvalget /2015 Arbeidsmiljøutvalget /2015 Eldrerådet /2015 Administrasjonsutvalget Opplæring, kultur og helsekomiteen /2015 Samferdsel, miljø og klimakomiteen /2015 Fylkesutvalget /2015 Fylkestinget /2015 Økonomiplan Vedlegg 1. Økonomiplan med handlingsprogram regionale planer. Sammendrag for saken Økonomiplanen legges med dette frem for opplæring, kultur og helsekomiteen, samferdsel, miljø og klimakomiteen, yrkesopplæringsnemnda, administrasjonsutvalget, eldrerådet, fylkesrådet for funksjonshemmede, flerkulturelt råd, arbeidsmiljøutvalget og hovedarbeidsmiljøutvalget for uttalelse, og fylkesutvalget med forslag til innstilling. Kommunelovens krav Fylkesrådmannens forslag til Økonomiplan for er lagt frem i henhold til Kommunelovens 44 som blant annet krever at økonomiplanen skal: Omfatte minst de fire neste budsjettår Omfatte hele fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden Være satt opp på en oversiktlig måte Anvise dekning for de utgifter og oppgaver som er satt opp for det enkelte år Integrere andre planer som omfatter avgrensede deler av fylkeskommunens virksomhet Kommuneproposisjonen for 2016 Kommuneproposisjonen ble fremlagt 13. mai, og fylkesrådmannen har tatt hensyn til føringer i denne. Side30

31 Om utformingen av økonomiplandokumentet Plandokumentet er utformet etter en felles mal for rammeområdene med tanke på helhet og lesbarhet. For det enkelte rammeområdet beskrives overordnede mål, strategiske planer og andre føringer, prioriterte oppfølgingsområder for hele perioden , samt innspill fra årsberetningen og prioriteringer til det første budsjettåret Arbeidet med omstilling og effektivisering er omtalt i kap. 6.1 og 6.4. For noen av rammeområdene er det gitt en kortfattet, punktvis fremstilling, mens andre rammeområder er gitt mer plass til beskrivelser av utfordringer og analyser. Det er ønskelig at utformingen av dette plandokumentet bidrar til at innholdet er lett tilgjengelig og at Økonomiplanen gir tilstrekkelig informasjon til å være et godt styringsverktøy for fylkeskommunen. Fylkesrådmannen vil Tilbakemeldinger om utforming og lesbarhet vil derfor kunne bidra til en stadig videreutvikling av dette plandokumentet. «Fylkeskommunene har gjennom plan- og bygningsloven ansvar for regional planlegging og regional utvikling. Alle regionale planer skal ha et handlingsprogram med 4-årshorisont som skal rulleres årlig. Økonomiplanen og de regionale handlingsprogrammene utgjør til sammen fylkesplanens handlingsprogram. Gjennom en felles rullering av økonomi og handlinger i handlingsprogrammene styrkes dokumentene som politiske styringsredskap. Til Økonomiplanen er det derfor et vedlegg hvor handlingsprogrammene er komprimert inn i samme mal. Fylkesrådmannen har oppdatere status ved hvert tiltak og den bakerste prioriteringslisten, for å synliggjøre de prioriteringer og valg som gjøres konkret innenfor de økonomiske rammene. Fylkesrådmannen har i den forbindelse også hentet inn innspill fra Østfoldpartnerskapet til rulleringen. Planene det gjelder er Regionalplan Kultur, Kulturminneplan for Østfold og Regional plan for folkehelse i Østfold. Øvrige planer er enten nylig revidert, har en separat prosess eller har nylig utarbeidede handlingsprogram som ligger til vedtak i egne saker (se for øvrig innledning i økonomiplanvedlegget). Det kom inn innspill fra Borg bispedømmeråd, Fredrikstad kommune, Sykehuset Østfold og Statens vegvesen. Det ble i innspillene gitt status og også bedt om status for en del tiltak, i tillegg til et par konkrete endringsforslag. Det ble gjort noen mindre justeringer som følge av innspillene. Et sammendrag av innspillene er lagt ved saken med fylkesrådmannens kommentarer.» Fylkesrådmannens forslag til innstilling Fylkesrådmannens forslag til Økonomiplan for vedtas og legges til grunn for arbeidet med årsbudsjettet for 2016 (eventuelt med følgende endringer og presiseringer). Sarpsborg, 19. mai 2015 Atle Haga fylkesrådmann Hans Jørgen Gade økonomidirektør 2 Side31