RAMMEAVTALE KJØP AV PASIENTREISER

Transkript

1 RAMMEAVTALE PÅ KJØP AV PASIENTREISER INNGÅTT MELLOM OSLO UNIVERSITETSSYKEHUS HF (HERETTER KALT OPPDRAGSGIVER) (ORGANISASJONSNR/FORETAKSNUMMER) OG (HERETTER KALT LEVERANDØREN)... (ORGANISASJONSNR/FORETAKSNUMMER) Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 1 av 16

2 1 AVTALENS OMFANG 4 2 RAMMEAVTALEN BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 4 3 VARIGHET 5 4 VOGNMATERIELL 5 5 PRISER DEFINISJONER AV TAKSTTYPENE INDEKSREGULERING AV PRIS ENDRING AV MERVERDIAVGIFT ØVRIGE PRISENDRINGER 6 6 SKADE PÅ PASSASJERER OG UTSTYR 6 7 FAKTURA/FAKTURERING FAKTURERING LEVERANDØRENS PLIKTER OPPLYSNINGER I - OG INNRAPPORTERING AV STATISTIKK OPPDRAGSGIVERS PLIKTER FEIL ELLER MANGLER I OPPGJØRSKRAVET OPPDRAGSGIVERS KONTROLL TILBAKEHOLDSRETT FEILAKTIG BETALING OMTVISTEDE KRAV SLUTTOPPGJØR ENDRINGER I RUTINER 11 8 ENDRINGER 11 9 KONTROLL OPPDRAGSGIVERS RETT TIL BRUK AV RAPPORTER 12 Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 2 av 16

3 10 OPPSIGELSE SAMARBEID/MØTER SAMARBEIDSPLIKT MØTER MED OPPDRAGSGIVER OG REPRESENTANTER FOR PASIENTER DRIFTSMØTER MISLIGHOLD OG SANKSJONER VARSEL OG LEVERANDØRENS ANSVAR MISLIGHOLD SANKSJONER OVERTREDELSESGEBYR OG DAGMULKT HEVING AV AVTALEN UTELUKKELSE AV AKTØR FORCE MAJEURE TVISTER SYKEHUSETS POLICY VEDRØRENDE KORRUPSJON PARTENES REPRESENTANTER SIGNATUR 16 Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 3 av 16

4 1 AVTALENS OMFANG Rammeavtalen omfatter kjøp av pasientreiser for anbudsområdene: 8.1: Helsebil Romerike 8.3: Helsebil Follo 8.4: Helsebil Asker og Bærum 8.5: Helsebil Oslo 2 RAMMEAVTALEN Avtalen består av følgende dokumenter: a) Dette avtaledokumentet, samt eventuelle endringsavtaler. b) Oppdragsgivers konkurransegrunnlag, med vedlegg. c) Leverandørens tilbud eller ordrebekreftelse. Ved motstrid gjelder dokumentene i nevnte rekkefølge. Leverandøren kan ikke etter avtaleinngåelse overdra eller pantsette kontrakten, en del av den eller en interesse i den til tredjemann uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandøren skal ikke overlate vesentlige deler av tjenesten til underleverandør uten oppdragsgivers skriftlige samtykke. Slikt samtykke fritar ikke leverandøren for plikter etter avtalen. Leverandøren forplikter seg til å utføre oppdragene rettidig og i dialog med oppdragsgiver iht. god foretningsskikk. Leverandøren har, innenfor rammen av kontrakten, plikt til å samarbeide med oppdragsgiver og andre som utfører arbeid som påvirkes av og påvirker leverandørens utførelse av arbeidet, samt innrette seg i forhold til disse slik at alle aktiviteter knyttet til kontrakten kan utføres rasjonelt og effektivt. Tjenesten skal utføres fagmessig i samsvar med avtalen, lover, forskrifter, rundskriv og offentlige vedtak. Leverandøren så vel som dennes underleverandører skal sette seg inn i kontraktens bestemmelser samt lovpålagte bestemmelser som er av betydning for utførelsen av arbeidet. Leverandøren skal under planleggingen og utførelsen av arbeidet legge vekt på sikkerhetsmessige forhold for å ivareta helse, miljø og sikkerhet. 2.1 Bruk av underleverandører Leverandørens ansvar etter kontrakten ovenfor oppdragsgiver endres ikke ved bruk av underleverandør, herunder ansvaret for de krav som er nedfelt i avtalens øvrige dokumenter. Det betyr blant annet at kravet til kvalitet er det samme som for leverandøren. Oppdragsgiver skal holdes orientert om bruk av underleverandører. Avtalen mellom leverandør og underleverandør kan kreves fremlagt for oppdragsgiver. Brudd på leverandørens plikt til å kreve skatteattest, HMS-erklæring og erklæring om lønnsog arbeidsvilkår av sine underleverandører, gir oppdragsgiver rett til å kreve at leverandøren Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 4 av 16

5 erstatter vedkommende firma. Eventuelle økonomiske krav fra underleverandør eller omkostninger for øvrig som følge av heving av avtaler med underleverandør i denne forbindelse, skal bæres av leverandøren. En leverandør kan ikke både være underleverandør og leverandør for pasientreiser i det samme området. 3 VARIGHET Oppstart av oppdraget er fra til og med , med opsjon på forlengelse i inntil 1+1 år. Opsjonen kommer til anvendelse hvis oppdragsgiver har gitt skriftlig varsel innen 3 måneder før rammeavtalen utløper. 4 VOGNMATERIELL Antall biler Leverandør forplikter seg til å levere xx antall biler i daglig transport. Forpliktelsene gjelder det antallet vogner som er angitt med de spesifikasjoner- og sjåfør som lever opp til kvalitetskravene i avtalen. Transport som følge av avtaler med andre oppdragsgivere, og all øvrig transport, skal ikke påvirke utførelsen av oppdrag i henhold til denne kontrakten (i h.t. forpliktelseserklæring). Oppdager oppdragsgiver at leverandøren ikke har den avtalte kapasitet tilgjengelig, eller unnlater å gjennomføre oppdrag på grunn av oppdragets egenart, vil dette vurderes som brudd på avtalen. Leverandøren gis for øvrig anledning til å bruke vognmateriellet på andre oppdrag når det ikke er behov for materiellet på oppdrag etter avtalen. 5 PRISER Oppdraget skal utføres etter gjeldende takster for: 8.1: Helsebil Romerike Pris pr time: kr xxx,- 8.3: Helsebil Follo Pris pr time: kr xxx,- 8.4: Helsebil Asker og Bærum Pris pr time: kr xxx,- 8.5: Helsebil Oslo Pris pr time: kr xxx,- Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 5 av 16

6 Opphold i tjenesten i påvente av reservebil ved driftsstans, skal trekkes fra kravet. Dersom reservebil ikke oppfyller kravene i avtalen skal det kun faktureres 90% timespris for timene denne er i drift, se Kravspesifikasjonen punkt Prisene er i norske kroner og inklusive merverdiavgift på 8 %. Fakturering skjer i henhold til punkt 8. Prisene skal dekke alle kostnader forbundet med transporten. 5.1 Definisjoner av taksttypene Timeprisen faktureres pr. påbegynte kvarter. Anbudsområdet angir vanlig oppstartssted for tjenesten. Bilene kan utføre oppdrag også utenfor eget anbudsområde. Timepris gjelder fra første henteadresse til siste leveringsadresse innenfor avtalt stasjoneringsområde. Dersom en eller begge adresser ligger utenfor dette området fungerer områdegrense som oppstart eller avslutning av oppdrag. 5.2 Indeksregulering av pris Enhetsprisene kan reguleres en gang årlig pr.1. februar tidligst fra og med 2. avtaleår (2016) og holdes deretter faste i ett år. Prisene kan maksimalt reguleres i samsvar med indeksregulering for konsumprisindeksen (KPI hovedindeks). Indeksøkningen mellom november 2014 og november 2015 vil da ligge til grunn for den første mulige justeringen. Ved indeksregulering vil SSBs offentliggjorte indekstall benyttes (kun én desimal). Leverandøren fremsender senest 5. januar hvert år en skriftlig anmodning med datagrunnlaget for denne endringen dersom prisendring ønskes for det året. Oppdragsgiver skal deretter vurdere anmodningen, og eventuelt ta initiativ til konkrete forhandlinger. Prisendingen skal skje i form av endringsavtale til kontrakten med henvisning til denne bestemmelsen. Dersom oppdragsgiver ikke har mottatt søknaden innen oppgitt frist, vil ikke prisregulering gis for den aktuelle perioden. Det vil heller ikke bli gitt prisregulering med tilbakevirkende kraft. 5.3 Endring av merverdiavgift Hvis det oppstår endringer i merverdiavgiften (inngående og utgående mva) vil prisjusteringer kunne avtales hvis dette skaper økte eller reduserte kostnader for leverandøren. 5.4 Øvrige prisendringer Prisene kan kun endres utover de begrensninger som er satt i de foregående punktene dersom det oppstår en kostnadsendring for leverandøren, som ligger utenfor leverandørens kontroll, og som leverandøren og de øvrige tilbyderne ikke kunne forventes å ha forutsett mulighetene for ved tilbudsinngivelsen. Kostnadsendringen må også være av en slik størrelse at det vil være urimelig å ikke gi prisøkning. Prisøkningen fastsettes skjønnsmessig etter forhandlinger mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsgiver kan maksimalt godtgjøre 50% av kostnadsøkningen med mindre svært gode grunner taler for å godtgjøre en større andel. 6 SKADE PÅ PASSASJERER OG UTSTYR Leverandøren har det fulle ansvar for skade på pasientene og deres utstyr under hele oppdraget, fra henting til levering. Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 6 av 16

7 Leverandøren skal for egen regning tegne og opprettholde forsikringer tilpasset leverandørens virksomhet og tjenestens art, herunder ansvarsforsikring som transportør av pasienter. Forsikringen skal bl.a. dekke skade på pasientene og deres utstyr. Leverandøren skal på oppdragsgivers anmodning utlevere forsikringsbevis som dokumenterer at forsikringsplikten er oppfylt. Oppdragsgivers kontroll fratar ikke leverandøren risikoen for at forsikringen til enhver tid er gjeldende. 7 FAKTURA/FAKTURERING Fakturaadresse: Oslo universitetssykehus Pasientreiseavd. v/oppgjørsenheten Sykehusveien Nordbyhagen 7.1 Fakturering leverandørens plikter Leverandøren fakturerer oppdragsgiver månedlig, ved å levere: Faktura med spesifikasjon Elektronisk statistikkfil Underbilag (taksameterkvittering med bestillingsdel eller papirrekvisisjon) Formkrav til fakturaen Fakturaforsiden skal angi: fakturadato fakturanummer klar angivelse av hva fakturaen gjelder fra hvilke perioden transportoppdragene er, som ligger til grunn for fakturaen totalt fakturabeløp for perioden angivelse av antall oppdrag uten passasjer hvilke avtaleområder fakturaen gjelder, med: o egenandelsbeløp o frikortbeløp o pasientreisebeløp o antall transportoppdrag som ligger til grunnlag for fakturabeløpet o antall pasienter som har vært med transportene (ledsager skal ikke telles med her). Det er ønskelig med en totalfaktura, hvor informasjonen fremkommer på hvert enkelt anbudsområde. Formkrav for angivelse av beløp Alle beløp skal oppgis med to desimaler. Det er ikke anledning til å runde opp eller ned til hele kronebeløp. Eksakt beløp med to desimaler skal benyttes både på faktura, i den elektroniske statistikkfilen. Beregning av frikortbeløp Frikortbeløpet beregnes kun av egenandelsbeløpet i de tilfellene det faktisk foreligger frikort, det vil si at det er det beløpet pasienten skulle ha betalt i egenandel om vedkommende ikke hadde hatt frikort. Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 7 av 16

8 Er pasienten med på tur og retur er det viktig å huske på frikortbeløpet begge veier. Det samme gjelder å få med alle i beregningen ved for eksempel samkjøringer. Pasienter som er fritatt fra å betale egenandel i henhold til Forskrift nr inngår ikke i beregningen av frikortbeløp. Dette gjelder: For ledsagere. Barn under 16 år. For reise ved undersøkelse og behandling som følge av yrkesskade eller krigsskade. Ved reise for undersøkelse, behandling og kontroll av allmennfarlig sykdom. Ved reise for innleggelse i tvunget psykisk helsevern. Ved reise for tvunget psykisk helsevern uten døgnopphold i institusjon. Ved reise for pårørende til psykiatrisk poliklinikk for barn og ungdom Ved reise for donor ved transplantasjon. Internkontroll og rutiner for fremsendelse av krav Leverandøren forplikter seg til, og har signert egenerklæring på, å gjennomgå 100 % av oppgjøret før innlevering, og levere oppgjørskravet korrekt i henhold til faktisk kjørte turer/godkjente oppdrag uten passasjer. Dette inkluderer både faktura og elektroniske filer. Leverandøren forplikter seg til å levere hele månedens krav og 100 % av papirrekvisisjoner i oppgjøret måneden etter at transporten er utført. Det kan ikke utbetales forskudd til leverandøren. Leverandør fakturerer oppdragsgiver første gang måneden etter oppdragstart og deretter en gang hver måned i avtaleperioden. Krav som ikke er mottatt av oppdragsgiver innen 3 måneder etter at turen er utført anses foreldet, og vil ikke bli refundert. Samtlige krav skal sendes inn, også dersom kravet er på kr 0,- fordi beløpet i sin helhet er dekket av innbetalt egenandel. Informasjon for alle turer, inkludert turer uten passasjer, skal fremkomme av en felles elektronisk statistikkfil Opplysninger i - og innrapportering av statistikk Innrapportering av statistikk skal skje etter vedlagt mal ( månedsstatistikk ). Det kan på et senere tidspunkt bli gjort endringer i malen og formatet. Dette vil i så fall bli opplyst fra oppdragsgiver. Hvis rapportene ikke er levert etter denne malen vil det kunne sanksjoneres. Særskilte koder i den elektroniske statistikkfilen I kolonnen for frikortnummer skal det fylles ut en gitt kode for de ulike unntakene fra egenandel: I de tilfellene det er frikort eller kommunalt frikort, oppgis kode 19. Tas med i frikortbeløpberegningen. For barn under 16 år, settes kode 16. Dette tas ikke med i frikortbeløpberegningen. For de turer hvor egenandel allerede er betalt på et annet transportmiddel, settes kode 3. Dette tas ikke med i frikortbeløpberegningen. For andre unntak etter 14, settes kode 8. Dette tas ikke med i frikortbeløpberegningen. Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 8 av 16

9 Statistikkfilen skal overføres elektronisk, samtidig med månedsoppgjøret. Statistikken skal leveres til i excel format. Fakturering skal skje på papir. Hvert anbudsområde skal være atskilt eller markert i elektronisk statistikkfil på avtalekoder slik at de enkelt kan faktureres separat. De elektroniske statistikkfilene må være mottatt av oppdragsgiver i løpet av en måned, dvs. at første rapportering må være mottatt av oppdragsgiver innen Filene må mottas før eller samtidig som krav om oppgjør, slik at de kan benyttes til kontroll. Brudd på regler eller retningslinjer for krav og oppgjør vil bli sanksjonert som avtalebrudd. 7.2 Oppdragsgivers plikter Betalingsfrist Oppdragsgiver plikter å betale uomtvistede krav innen 30 dager etter å ha mottatt faktura med elektronisk statistikkfil. Fristen løper ikke før alle kravene som omfattes av fakturaen er levert, samt statistikkfil. Heller ikke tvist mellom oppgjørskontoret og leverandøren vil føre til forsinkelse av de månedlige oppgjørene. 7.3 Feil eller mangler i oppgjørskravet Rekvisisjoner, elektroniske statistikkfiler og fakturaer som ikke er korrekt utfylt, kan returneres uoppgjort til leverandøren for nærmere forklaring eller oppretting. Det samme gjelder dersom det oppdages vesentlige mangler i den elektroniske statistikkfilen. Hvis det blir funnet mange feil i et månedsoppgjør kan oppgjøret returneres i sin helhet for korreksjon Oppdragsgivers kontroll Oppdragsgiver vil gjennomføre kontroll av oppgjørene for å sikre rettmessigheten av kravene. Oppdragsgivers kontroll innebærer ikke en begrensning av leverandørens plikt til å levere et korrekt og etterprøvbart oppgjør. Med etterprøvbart oppgjør menes at leverandøren skal dokumentere oppgjørskravets rettmessighet på en slik måte at oppdragsgiver med sikkerhet kan stadfeste om kravet er korrekt. Oppdragsgiver vil også kontrollere med hvilken status oppdragene er registrert etter kjørt tur. Det er av avgjørende betydning at sjåføren taster korrekt på det elektroniske bestillingsmottaket i bilen, slik at NISSY mottar status fremme når turen er ferdigstilt. Mangelfull/feil tasting i bilen vil medføre feil i pasientenes egenandelsregistrering, og medfører at oppdraget ikke er gjennomført i henhold til avtalen. Manuell retting i ettertid på sentralen vil ikke avhjelpe dette problemet. Andre eksempler på feil/mangler: - Krav om egenandelsbeløp når egenandel skal betales av pasient - Krav på turer som er kjørt av et utestengt løyve/sjåfør - Krav på turer som er registrert som fremme mindre enn 5 minutter etter at turen ble startet Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 9 av 16

10 - Krav på samme oppdrag fremmes flere ganger - Tomme felt i elektronisk statistikkfil Listen er ikke uttømmende Tilbakeholdsrett Dersom kontrollen avdekker krav som oppdragsgiver mener er urettmessige grunnet feil/mangler, eller som oppdragsgiver ikke kan kontrollere riktigheten av, kan oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at det foreligger tilstrekkelig sikkerhet til å få dekket et spesifisert krav, eller en skjønnsmessig satt sum som er ment å dekke et krav som vil bli spesifisert på et senere tidspunkt. På tilsvarende måte vil beløp for påløpte overtredelsesgebyrer, eller andre krav oppdragsgiver har som følge av leverandørens avtalebrudd, bli tilbakeholdt. Gjentakende feil eller mangler Oppdragsgiver har også rett til å justere oppgjøret skjønnsmessig på bakgrunn av uregelmessigheter i foregående oppgjør, som leverandør ikke har rettet, eller hvor det foreligger en tvist om forholdet er en uregelmessighet, da det antas at oppdragsgiver er påført unødvendige utgifter. Varsel om feil/mangler Dersom oppdragsgiver mener et krav er feilaktig vil oppdragsgiver holde tilbake det omtvistede beløpet, og varsle leverandør skriftlig. Leverandøren gis en frist på å respondere på oppdragsgivers brev med tilstrekkelig dokumentasjon til å bekrefte kravets rettmessighet. Dersom leverandør ikke dokumenterer kravets rettmessighet innen fristen utløper, anses trekket som godkjent, og kravet anses foreldet. Leverandøren skal besvare oppdragsgivers brev i brevs form Feilaktig betaling Dersom feil/mangler ikke har vært oppdaget før etter kravet er utbetalt, så leverandøren feilaktig har fått for mye betalt, plikter han å betale beløpet tilbake. Er det uklart hvor stort beløpet er, eller svært tidkrevende å beregne, kan oppdragsgiver fastsette tilbakebetalingsbeløpet på bakgrunn av en gjennomsnittsberegning basert på en gjennomgang av regningene for representative måneder. 7.4 Omtvistede krav Dersom oppdragsgiver og leverandør ikke blir enige om et krav er rettmessig, vil oppdragsgiver varsle leverandør skriftlig at leverandør må fremme kravet rettslig innen en nærmere angitt frist. Dersom oppdragsgiver har gitt slikt varsel, og ikke har mottatt dokumentasjon på at kravet er fremmet rettslig innen fristen, vil trekket anses som godkjent av leverandøren, og kravet anses foreldet. Utstedelse av purring og/eller inkassovarsel på et omtvistet krav, vil medføre et trekk på neste oppgjør på kr. 1000,- pr. mottatte purring/inkassovarsel. 7.5 Sluttoppgjør Leverandør skal sende sluttoppgjør for oppdraget senest 90 dager etter at avtalen er utløpt. Sluttfakturaen skal inneholde alle leverandørens krav. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 30 Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 10 av 16

11 dager etter at den er mottatt. Har oppdragsgiver innsigelser på sluttfakturaen skal disse gjøres gjeldende innen 30 dager fra mottakelse. 7.6 Endringer i rutiner Oppdragsgiver tar forbehold om fremtidige forandringer i oppgjørssystemet og rapportering av statistikk. Slike forandringer må leverandøren godta og tilpasse seg uten krav om ekstra kompensasjon selv om det kan medføre ekstra arbeid for leverandøren. Mulige endringer i rutiner vil ikke nødvendigvis innebære at kravet til rapportering i excel opphører. Rutiner og metoder for oppgjør kan endres under avtaleperioden, da oppdragsgiver har et mål om å iverksette elektronisk oppgjør. Leverandør må tilpasse seg de endringer som iverksettes, slik at de kan levere oppgjør elektronisk etter nærmere angitt format. 8 ENDRINGER Innenfor det partene med rimelighet kunne forvente da avtalen ble inngått, kan oppdragsgiver kreve kvalitetsmessige endringer og/eller kvantitetsmessige endringer i tjenesten, samt endringer i fremdriftsplaner/kjøreplaner. Oppdager leverandøren behov for endringer, skal oppdragsgiver varsles skriftlig om dette så snart som mulig. Endringer skal være godkjent av oppdragsgiver ved skriftlig endringsordre før de iverksettes. Oppdragsgiver har rett til å pålegge leverandør endringer i utførelsen som kan føre til økning eller reduksjon av arbeidets omfang uten at leverandøren kan kreve prisen endret. Dette kan også gjelde endringer av retningslinjer om samordning og innmelding til pasientreisekontor. Leverandør kan også pålegges andre typer transportoppdrag, for eksempel enkelte sykehus interne transportoppdrag. Ved vesentlige endringer, som får store kostnadsmessige konsekvenser for leverandør, vil pris kunne forhandles. Kanaliseringen av transportoppdrag og pasientreisekontorets ansvarsområde, samt andre forhold ved transportoppdraget, kan bli endret i kontraktsperioden. Bestillingssystemet er elektronisk og kommuniserer med transportør via SUTI grensesnitt. Volumet som skisseres i konkurransegrunnlaget kan endres i løpet av kontraktsperioden. 9 KONTROLL I tillegg til kontroll av leverandørens fakturering, har oppdragsgiver rett til å føre kontroll med arbeidets utførelse og tilstand på leverandørens vognmateriell og utstyr. Blir oppdragsgiver ved slik kontroll oppmerksom på at det ikke er overensstemmelse på takstutskriften og kravene eller det som fremkommer på fakturagrunnlaget er dette å betrakte som leverandørens mislighold av avtalen. Blir oppdragsgiver oppmerksom på forhold som synes avtalestridige, som f.eks. brudd på bestemmelser om kvalitet og/eller sikkerhet på vognmateriellet, skal leverandøren varsles om dette, og gis en passende frist for å rette opp feil og mangler. Slike feil og mangler kan sanksjoneres. Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 11 av 16

12 Leverandør plikter uten unødig opphold, og uten kompensasjon, å fremskaffe de opplysninger oppdragsgiver ber om i forbindelse med kontroll av arbeidet. Videre skal leverandør dekke egne kostnader som følge av nødvendig bistand for oppdragsgivers utførelse av kontroll. Oppdragsgiver kan gjennomføre en revisjon av leverandørens rutiner, prosedyrer og øvrig driftsopplegg. Dette inkluderer kontroll med oppgjør. Utgifter i forbindelse med bistand fra leverandør eller ekstern bistand, dersom oppdragsgiver anser det som hensiktsmessig, dekkes av leverandør. Leverandøren må også forvente uanmeldt stikkprøvekontroll foretatt av oppdragsgiver. Slik kontroll kan være kontroll av vognmateriell, tilhørende utstyr og utførelse av oppdrag samt bokettersyn og andre kontrolltiltak hos leverandøren. 9.1 Oppdragsgivers rett til bruk av rapporter Leverandør skal fremlegge opplysninger og informasjon som gir grunnlag for all rapportering på oppfordring fra oppdragsgiver. Dette kan være statistikk og økonomiske opplysninger om driften som oppdragsgiver ikke ber om i den normale rapporteringen. Oppdragsgiver kan fritt benytte disse opplysningene anonymisert for forsknings- og utredningsformål, samt formidle det videre til massemedia. 10 OPPSIGELSE Leverandør kan ikke si opp avtalen de to første årene. Dersom oppdragsgiver velger å ta ut opsjon kan leverandør si opp avtalen med en oppsigelsesfrist på seks måneder. Oppdragsgiver kan si opp avtalen med oppsigelsesfrist på seks måneder under hele avtaleperioden. Oppsigelsen kan omfatte hele avtalen, eller kun enkelte av anbudsområdene. 11 SAMARBEID/MØTER Oppdragsgiver og leverandør skal holde hverandre skriftlig orientert om eventuelle endringer i egen organisasjon med navn, titler og ansvarsområder. Begge parter skal oppgi hvem som har fullmakt til å inngå avtaler på oppdragsgivers og leverandørens vegne. Til personopplysningene skal knyttes adresse, telefonnummer, telefaksnummer og e-postadresse der dette foreligger. Partenes representanter skal beherske norsk språk skriftlig og muntlig. Dette gjelder sjåfører og mannskap så vel som ledelse og administrasjon Samarbeidsplikt Partene plikter å samarbeide og vise aktsomhet under gjennomføring av avtalen. Ved kontraktens opphør skal leverandørene yte den bistand som er nødvendig for at oppdragsgiver skal kunne overlate dette arbeidet til andre Møter med oppdragsgiver og representanter for pasienter Leverandøren forplikter seg til deltagelse i møter med oppdragsgiver (driftsmøter), institusjoner og representanter for pasientene (brukerutvalg). Alle kostnader til forberedelse og deltagelse i slike møter skal inkluderes i tilbudets enhetspriser. Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 12 av 16

13 11.3 Driftsmøter Det skal avholdes jevnlige driftsmøter mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppdragsgiver innkaller, og setter opp agenda for slike møter. Driftsmøtene avholdes hos oppdragsgiver med mindre annet er avtalt. Leverandør kan be om slike møter. Formålet med driftsmøtene er bl.a. å orientere om viktige avtaleforhold som vedrører den daglige praktiske gjennomføringen av arbeidet. Slike møter skal søke å finne avklaring på spørsmål omkring oppståtte avvik i løpet av siste periode. Referat fra driftsmøte skrives av oppdragsgiver dersom ikke noe annet avtales spesielt. 12 MISLIGHOLD OG SANKSJONER 12.1 Varsel og leverandørens ansvar Leverandør er ansvarlig for mislighold utført av underleverandører, eller andre som utfører tjeneste på vegne av leverandøren i forbindelse med avtaleforholdet Leverandør skal varsles skriftlig (omfatter også e-post, møtereferater og lignende) om mislighold, og gis muligheten til å forklare årsaken til misligholdet, samt rette opp i forholdet. Leverandør har imidlertid et selvstendig ansvar for å sørge for at mislighold ikke forekommer, og sanksjoner kan gjøres gjeldende også ved førstegangs overtredelse Mislighold Forut for oppstart av avtalen: Oppdragsgiver kan kreve dagmulkt dersom igangsettelse av oppdraget etter avtalen ikke skjer til avtalefestet oppstartdato, eller dersom leverandør ikke har oppfylt kriteriene i kravspesifikasjonen og tilbudet ved igangsettelsestidspunktet. Dagmulkten vil kunne utgjøre 0,5 prosent daglig av forventet årlig oppgjør ekskl. mva. Under avtaleperioden: Følgende er å anse som mislighold: a) Forsinket utførelse av transport som skyldes leverandøren. b) Mangelfull statistikkrapportering. c) Mangelfull fakturering og/eller feilfakturering. d) Bil tilfredsstiller ikke krav til kvalitet og/eller sikkerhet e) Handling eller unnlatelse av handling fra sjåfør eller andre som utfører tjeneste på vegne av leverandøren, som oppleves som truende og/eller ubehagelig, og/eller som vanskeliggjør samarbeidet mellom aktørene (oppdragsgiver, behandler, pasient og leverandør), og/eller som strider med kravene i avtalen eller i serviceerklæring for løyvehaver og/eller bryter norsk lov. f) Øvrige brudd på forpliktelsene i avtalen, og/eller andre lovovertredelser 12.3 Sanksjoner Overtredelsesgebyr og dagmulkt Overtredelsesgebyr ilegges på følgende måte ved de ulike formene for mislighold: a) Gebyrlegges med kr. 1000,- pr. pasient b) Gebyrlegges med kr. 1000,- pr. dag Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 13 av 16

14 c) Konkrete turer trekkes i oppgjøret, oppgjøret returneres, og/eller det gebyrlegges med kr ,- pr. dag d) Gebyrlegges med kr. 1000,- pr. bil pr. dag e) Gebyrlegges med kr. 5000,- pr. tilfelle f) Gebyrlegges med kr. 1000,- pr. tilfelle, eller pr. dag. Samlet gebyrbeløp pr. måned skal ikke utgjøre mer enn 15 % inkl. mva. av samlet månedlig oppgjør til leverandøren. Dagmulkt løper fra det tidspunkt leverandør mottar skriftlig varsel hvor oppdragsgiver påpeker forholdet og samtidig krever dagmulkt Heving av avtalen Ved vesentlig mislighold kan oppdragsgiver, i tillegg til å gebyrlegge, heve avtalen med umiddelbar virkning. Med vesentlig mislighold menes gjentakende, vedvarende eller grovt mislighold, som negativt påvirker tjenesten pasientene mottar eller som på annen måte vanskeliggjør samarbeidet mellom partene. Mislighold som ikke er rettet innen 14 kalenderdager, anses som vedvarende. Mislighold som gir en konkret mistanke om straffbare forhold vil i alle tilfeller anses som grovt. Mistanke om straffbare forhold vil bli anmeldt til politiet Utelukkelse av aktør Ved mislighold utført av sjåfør eller andre som utfører tjeneste på vegne av leverandøren kan oppdragsgiver kreve midlertidig eller permanent utelukkelse av vedkommende eller aktuelle løyve fra oppdrag etter avtalen, dersom dette av oppdragsgiver anses som hensiktsmessig. Sanksjonen kan ilegges uavhengig av om det utstedes bøter for forholdet Force majeure Ingen av partene skal anses å ha misligholdt en forpliktelse etter avtalen i den utstrekning at oppfyllelse av den er blitt forhindret på grunn av force majeure. Plikter i henhold til avtalen suspenderes så lenge forholdet gjør seg gjeldende. Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og gjør dens faktiske oppfyllelse umulig: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlige myndigheter, naturkatastrofe, brudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. Forhold som må forventes å inntre, som uvanlig stor trafikk, dårlige kjøreforhold o.l., omfattes ikke av unntaket. Ved en force majeure situasjon skal leverandør varsle oppdragsgivers ledelse så fort som mulig. Dersom varsel ikke er gitt, anses forholdet å være sanksjonerbart. 13 TVISTER Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. Fører slike forhandlinger ikke frem innen to måneder, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Rett verneting for avtalen er Oslo Tingrett. Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 14 av 16

15 Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge. Hver av partene oppnevner en voldgiftsmann, og de partsoppnevnte voldgiftsmenn oppnevner voldgiftsrettens tredje medlem, som er voldgiftsrettens formann. For øvrig gjelder bestemmelsene i lov om voldgift av 14. mai 2004 nr. 25 for voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling. 14 SYKEHUSETS POLICY VEDRØRENDE KORRUPSJON Holdning og adferd i kontraktsforholdet Oslo universitetssykehus HF har et verdigrunnlag der vi ønsker å framstå som en åpen og ansvarlig institusjon. Sykehuset vil ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. Klarhet, åpenhet og etterrettelighet er en viktig del av sykehusets omdømme. Kontraktsparter skal bli møtt med respekt, forståelse og kunnskap og bli behandlet upartisk og rettferdig fra sykehusets ansatte. Varsling av kritikkverdige, ulovlige, uetiske forhold Oslo universitetssykehus HF har opprettet en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. Eks. på dette er økonomiske misligheter, korrupsjon, mobbing, trakassering. Varslingsplikt ved korrupsjon Oslo universitetssykehus HF tar avstand fra korrupsjon og arbeider for å motvirke korrupsjonshandlinger. Korrupsjon er misbruk av tillit for å oppnå egne fordeler. Korrupsjon er at noen krever, mottar eller aksepterer et tilbud om utilbørlige fordeler eller belønning i anledning av den stilling, det verv eller oppdrag de innehar. Både den som gir og den som mottar slike ytelser kan straffes for korrupsjon. Alle former for korrupsjon er forbudt. Straffeloven har tre bestemmelser som er særlig viktige i kampen mot korrupsjon. Disse er 276a om korrupsjon, 276b om grov korrupsjon og 276c om påvirkningshandel. Korrupsjon straffes med fengsel i inntil 3 år og i tilfeller av grov korrupsjon er strafferammen inntil 10 år. Sykehusets kontraktsparter gis en plikt til å varsle om ved mistanke eller kunnskap om handlinger som faller innenfor korrupsjonsbestemmelsene. Elektronisk melding: varsling@oslo-universitetssykehus.no Telefon: Varslingstjenesten Randi Borgen: /58, mobil ; Siri Lund: ; Sissel Markhus: Post: Varslingstjenesten, Juridisk direktør, Oslo universitetssykehus HF, Ullevål, Kirkeveien 166, 0407 Oslo. Varselet kan være anonymt. Informasjon om sykehusets varslingstjeneste: Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 15 av 16

16 15 PARTENES REPRESENTANTER Alle henvendelser vedrørende rammeavtalen skal rettes til følgende kontaktpersoner: Fullstendig firmanavn, post- og gateadresse: OPPDRAGSGIVER Oslo universitetssykehus HF Kirkeveien OSLO LEVERANDØR Postboks 4956 Nydalen 0424 Oslo Telefon: Hjemmeside: Faglig kontaktperson: Hanne Hagen Limbodal, Kvalitetsleder, pasientreiseavd. Telefon: Mobiltlf: E-post: Kontraktsansvarlig kontaktperson: Telefon: Mobiltlf.: E-post: Tore L. Syvertsen, Spesialrådgiver, innkjøp SIGNATUR Dette avtaledokumentet er utferdiget i to originale eksemplarer, hvorav partene beholder hvert sitt. Underskrift Dato Underskrift Dato For oppdragsgiver Navn Tittel For leverandør Navn Tittel Saksnr. 2014/7931 Pasientreiser Side 16 av 16