Mandat for konseptfase

Transkript

1 n FORVALTNING AV FORSKNINGSDATA FORSKERPORTAL OG SAMORDNEDE LAGRINGSTJENESTER Denne fylles ut ved behandling, ved BP1: Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av (ansvarlig linjeleder): Utarbeidet av: <dato> <navn> Katrine Weisteen Bjerde / Gard Thomassen / Hans A. Eide Beslutning: <Starte en konseptfase / ikke starte en konseptfase / øvrige vurderinger må gjøres> Bemanning av neste fase Leder av utredningsarbeidet: Person fra en av BOTT-institusjonene Andre: Signatur ved godkjenning (BP1): Neste fase ferdig: <dato> Innhold 1. Bakgrunn... 4 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 1

2 2. Hensikten med et eventuelt prosjekt Hvilke behov skal dekkes? Hvilke endringer skal prosjektet skape? Føringer for et eventuelt prosjekt Sammenheng med andre prosjekter? Er direkte involvering av andre virksomheter aktuelt? Er det aktuelt å gjøre anskaffelse(r) for å gjennomføre prosjektet? Politiske føringer og andre rammebetingelser Virksomhetsarkitektur Erfaringer og annen nyttig informasjon Beskrivelse av konseptfasen Organisering og ansvar i konseptfasen Interessenter i konseptfasen Resultater fra konseptfasen Prosjektforslag Faseplan for planleggingsfasen Andre leveranser Kostnader, tidsramme og ressursbehov for konseptfasen Forslag til tilnærming konsepter som bør vurderes Gjennomgang av BP1 sjekkliste Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 2

3 ENDRINGSLOGG [Ved endringer i dokumentet som krever ny godkjenning, skal endringsloggen oppdateres. Her skal det angis hvilke endringer som er gjort, hvem som har gjort endringen, og hvem som har godkjent at endringen blir foretatt. Mandatet skal oppdateres med eventuelle endringer i henhold til behandlingen ved BP1, men skal normalt ikke endres etter dette.] Versjon Dato Endring Produsent Godkjent Første utkast Katrine Weisteen Bjerde etter innspill fra Gard Thomassen og samtaler med flere andre Justeringer første utkast Presiseringer og definisjoner Tydeliggjøring av veiledningsportal/forskerportal Hans A. Eide Katrine Weisteen Bjerde DISTRIBUSJONSLOGG [For å sikre at alle relevante interessenter har mottatt siste versjon av dokumentet, må distribusjonsloggen oppdateres i tråd med versjonshåndteringen.] Versjon distribuert Dato Navn Fagutvalg for forskning Fagutvalg for IMD Unit ledergruppe Interessenter nevnt i kapittel 5.2 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 3

4 1. BAKGRUNN 1.1. Institusjonenes behov Både ny personvernforordningen (GDPR) og helseforskningsloven (eller er andre henvisninger mer korrekte?) stiller krav til at forskningsdata skal lagres trygt i tråd til graden av beskyttelsesbehov for dataene. Særlig med innføringen av GDPR er det blitt tydelig at mange forskere opplever det krevende å forstå hvordan ulike typer data skal håndteres og hvilke lagringstjenester de kan og bør bruke. Både EU og Forskningsrådet stiller krav til at forskningsprosjekter lager en datahåndteringsplan, og det stilles krav til at forskningsdata i så stor grad som mulig skal gjøres tilgjengelige for andre etter prosjektavslutning i henhold til FAIR-prinsippene (gjenfinnbare, tilgjengelige, samhandlende og gjenbrukbare). Prinsippet er at forskningsdata skal være så åpne som mulig og så lukket som nødvendig. Institusjonene melder et klart behov for å hjelpe forskerne til å forvalte forskningsdata korrekt uten at det blir for arbeidskrevende. Enkelt sagt har forskerne følgende behov: Veiledning som hjelper forskere og andre som skal lagre data til å forstå hvilken type data de håndterer og hvilke tjenester de kan bruke for å lagre dem Verktøy som hjelper dem til enklest mulig å lage en god datahåndteringsplan for prosjektet Tilgang til relevante tjenester for lagring av data underveis i prosjektet Tilgang til tjenester for å arkivere dataene ved prosjektslutt på en måte som (i den grad det er mulig) gjør dem tilgjengelige for andre i henhold til FAIR-prinsippene Slike tjenester finnes i dag i større eller mindre grad både som nasjonale tjenester og ved de enkelte institusjonene, men ved mange institusjoner oppleves tjenestene som mangelfulle, og det er i for liten grad mulig å gjenbruke data mellom tjenestene. Kartleggingen avdekket at tjenestene delvis overlapper, men at det også er mangler. Det er i tillegg flere initiativer på gang for å etablere nye tjenester. Figur av løpet fra oppstart, via datahåndteringsplan, valg av lagringssted, etablering av metadata, +++ UH-sektoren har laget en veileder for klassifisering av informasjon med inndeling i fire klasser, grønn, gul, rød og svart) med tanke på konfidensialitet og kritikalitet 1. Unit gjennomførte våren 2018 en kartlegging av fellestjenester, pågående prosjekter, behov og muligheter for nye tjenester i forskningen. Kartleggingen viste at det finnes godt kjente tjenester for lagring av strengt fortrolige (svarte) forskningsdata og for lagring av store datavolumer. Landskapet er langt mer utydelig når det gjelder tjenester for å lagre forskningsdata med lavere behov for beskyttelse og mindre volumer. Uninett har i 2019 også publisert en rapport «Lagring behov og muligheter» som peker på det samme. Det fins gode tjenester for å håndtere de 10% største og mest beskyttelseskrevende behovene, men den «lange halen» av mindre prosjekter og mindre kritisk informasjon ikke er godt nok dekket. Kommentert [A1]: Status for rapporten er fortsatt ikke helt avklart. Dette omfatter arbeid av både masterstudenter, stipendiater, PostDocs og forskere som jobber med data i kategoriene gule og røde data. Det kan f.eks. gjelde prosjekter som samler inn personopplysninger, men ikke sensitive sådanne, eller som samler inn data som vil være av interesse for gjenbruk av andre forskere, men som ikke er åpne uten tilgangskontroll. Man har altså behov for at data lagres trygt og tilgjengelig, med styrt tilgang, men uten at det stilles samme krav til informasjonssikkerhet som for strengt fortrolige 1 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 4

5 (svarte) data. Selv om det her dreier seg om små volumer av data pr prosjekt, dreier det seg om et mye større antall prosjekter enn de som har behov for å lagre store volumer. Forskerne melder også stort behov for tjenester som legger godt til rette på tvers av organisasjoner og sektorer (og også land) for samarbeid på datasett i prosjektperioden. Også når det gjelder data som kan lagres åpent er det behov for bedre tjenester for å sikre at dataene gjøres tilgjengelig i henhold til FAIR-prinsippene Forankring i Handlingsplan for digitalisering i høyere utdanning og forskning 2 Digitaliseringsstyret vedtok sektorenes handlingsplan for digitalisering den 11. april Det foreslåtte prosjektet støtter to av målbildene og flere av initiativene under både forskning og infrastruktur, mellomvare og data: Målbilder MF2: Forskere gjør resultater fra forskningen (publikasjoner, data og annet) enkelt gjenfinnbare og i så stor grad som mulig tilgjengelige for gjenbruk. MF3: Forskere har tilgang til et oversiktlig og brukervennlig tjenestetilbud som støtter både faglige og administrative oppgaver. Initiativer: F1: Profesjonalisert forskningsstøtte. Støttetjenester som forenkler alle trinn i forskningsprosessen og sikrer at registrert informasjon kan gjenbrukes. F3: Tjenester for å støtte samarbeid. Forskere skal enkelt og sømløst kunne samarbeide med kolleger nasjonalt og internasjonalt, og på tvers av fagområder. F6: Tilgjengeliggjøring av forskningsdata. Forskningsdata fra norske forskningsinstitusjoner skal følge FAIR-prinsippene (gjenfinnbare, tilgjengelige, samhandlende og gjenbrukbare). F8: Felles tjenester for lagring og beregninger. Sikre forskere og andre tilgang til generiske tjenester for lagring og beregning. Initiativene ble i handlingsplanen gruppert til de to hovedsatsingene Forenklet forskningsadministrasjon og Åpen forskning. Behovene i dette mandatet berører begge disse områdene og er således 1.3. Prioritering fra Fagutvalg for forskning Tjenester for lagring av røde og gule forskningsdata er ett av tiltakene som er gitt prioritet 1 av Fagutvalg for forskning i arbeidet med konkretisering av handlingsplanen. 2 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 5

6 2. HENSIKTEN MED ET EVENTUELT PROSJEKT 2.1. Hvilke behov skal dekkes? For å nå målet om at forskningsdata skal lagres trygt, men samtidig være så åpent tilgjengelig som mulig, er det nødvendig å gi forskerne tilgang til tjenester gjennom hele prosessen fra et forskningsprosjekt starter som støtter begge disse behovene på en hensiktsmessig og minst mulig arbeidskrevende måte. Det er behov for å gi forskerne hjelp til å finne frem i jungelen av krav og tjenester, å samordne og/eller koordinere tjenester som i dag er overlappende og eventuelt tilby nye tjenester på områder der dette mangler. Det bør tilbys et oversiktlig antall tjenester som hver dekker tydelig definerte behov. I beste fall vil en konseptfase vise at det allerede fins tilstrekkelige tjenester. Alternativt vil det bli fremmet forslag til prosjekt(er) som bør startes Hvilke endringer skal prosjektet skape? Prosjektet skal bidra til følgende endringer: Forskerne skal slippe å bruke unødvendig tid på å finne ut hvilke tjenester knyttet til lagring av forskningsdata som finnes og hva som egner seg til deres bruk Forskerne skal oppleve at det blir enkler å lagre personrelatert og sensitiv informasjon på egnede steder Forskerne skal få hjelp til å gjøre sine data kontrollert tilgjengelige for kolleger til bruk i senere forskning Forskerne skal få hjelp til å gjøre sine data åpent tilgjengelig for gjenbruk når innholdet gjør dette mulig (ikke sensitive/personidentifiserbare data) Forskerne skal i størst mulig grad få tilgang til tjenester som egner seg for samarbeid om datasett i prosjektperioden 3. FØRINGER FOR ET EVENTUELT PROSJEKT 3.1. Sammenheng med andre prosjekter? For å kunne ta ut viktige gevinster fra det foreslåtte prosjektet, er man avhengig av at sentrale autoritetsregistre for forskning kommer på plass. Et eventuelt prosjekt har koblinger til følgende andre prosjekter og aktiviteter: Forskningsdataarkiver for store volumer og sensitive (svarte) data (Sigma2, TSD, SAFE) Videreutvikling av tjenester hos NSD og Sigma2 for å lage datahåndteringsplaner Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 6

7 Nasjonale og lokale prosjekter og aktiviteter ved flere større institusjoner for lagring og tilgjengeliggjøring av forskningsdata (Forskerportalen (tidligere TSD light) ved UiO, NICE ved NTNU, NORDi ved NSD, BIRD i Unit, DataverseNO ved UiT, Helse Vest/Helse Bergen, RIFF i Helse Sør- Øst/Sykehuspartner, Surveybanken ved OsloMet, ) Lokale prosjekter ved flere større institusjoner for veiledning til forskere (Veiledningstjenester hos NSD, Forskerportalen ved Helse Midt-Norge/NTNU, evir ved UiO, xxx ved UiT,...) Flere? Tett dialog, erfaringsutveksling og samarbeid med ansvarlige for disse arbeidene forutsettes. Flere av disse prosjektene har laget eller foreslått løsninger som er aktuelle konsepter å gå videre med i et eventuelt prosjekt Er direkte involvering av andre virksomheter aktuelt? Hvilke virksomheter det er relevant å involvere i et eventuelt påfølgende prosjekt vil bli klarlagt gjennom konseptfasen Er det aktuelt å gjøre anskaffelse(r) for å gjennomføre prosjektet? Det er sannsynlig at i alle fall deler av behovet kan dekkes via etablering av rammeavtaler for tilgang til kommersielle tjenester. Det er også mulig at bruk av noe konsulentbistand vil være hensiktsmessig. Behovet vil bli klarlagt gjennom konseptfasen Politiske føringer og andre rammebetingelser Digitaliseringsstrategien for høyere utdanning og forskning Ett av målbildene for forskeren i Digitaliseringsstrategien er at Forskeren har digital kompetanse til å utnytte IKT optimalt i sin forskning - til å kunne utføre sine oppgaver effektivt, og utnytte mulighetene digitalisering gir til å utvikle fagfeltet og til å håndtere forskningsdata på en god og riktig måte. Det foreslåtte prosjektet sikter nettopp mot å hjelpe forskerne til å håndtere forskningsdata korrekt på en enklest mulig måte. Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata 3 Nasjonal strategi for tilgjengeliggjøring og deling av forskningsdata (heretter kalt Forskningsdatastrategien) ble vedtatt i desember Strategien stadfester blant annet at «Forskningsdata skal være så tilgjengelige som mulig, så lukkede som nødvendig» og at Norge slutter seg til EUs FAIR-prinsipper som sier at forskningsdata skal være gjenfinnbare (findable), tilgjengelige (accessible), samhandlende (interoperable) og gjenbrukbare (reusable). 3 Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 7

8 Ett av kapitlene omhandler behovet for bedre teknisk tilrettelegging og bedre faglig samordning nasjonalt. «Det er behov for større grad av samordning mellom tilbydere av nasjonale forskningsdataarkiver, slik at tjenestene fremstår oversiktlige for brukerne.» I strategien slås det fast at regjeringen vil be Unit om «å bidra til at tjenestetilbydere av nasjonale forskningsdataarkiver samordner seg» og «å bidra til informasjon om nasjonale forskningsdataarkiver og -tjenester, slik at tjenestene fremstår samlet og lett tilgjengelige for alle forskere og forskningsutførende institusjoner». GDPR, helseforskningsloven, statistikkloven. Mer? 3.5. Virksomhetsarkitektur «Norsk arkitekturrammeverk for samhandling» 4 skal hjelpe offentlige virksomheter med å definere, designe, utvikle og forvalte digitale tjenester for utveksling av data i offentlig sektor. Rammeverket gir tilgang til en felles «verktøykasse» som inneholder prinsipper, begrepsdefinisjoner, modeller og retningslinjer for digitalt samhandling. Det skal bidra til økt interoperabilitet og samhandlingsevne i utviklingen av digitale løsninger. Rammeverkets arkitekturprinsipper for samhandling er spesielt relevante for et arbeid med autoritetsregistre for forskning. Det er også definert syv overordnede «IT-arkitekturprinsipper for offentlig sektor» 5 som skal fungere som felles retningslinjer for alt arbeid med IT i offentlig sektor. Prinsippene er ytterligere konkretisert for universitets- og høgskolesektoren i «Felles IKT-arkitekturprinsipper for universitets- og høgskolesektoren» 6. Samtlige syv prinsipper er relevante for arbeidet med veiledningsportaler og tjenester for lagring av forskningsdata. 4. ERFARINGER OG ANNEN NYTTIG INFORMASJON Det er etablert tjenester for å dekke deler av behovet ved en rekke institusjoner, og denne erfaringen må utnyttes. Uninett gjorde i 2019 en kartlegging av behovet for lagring... (Hans, fylle på når rapporten er åpen?) I starten av konseptfasen vil det kartlegges hvilke organisasjoner det bør innhentes erfaringer fra. Legge inn korte beskrivelser av de aktuelle tjenestene allerede nå, eller kartlegge i konseptfasen? Kommentert [A2]: Også her hadde det vært fint å kunne vise til lagringsrapport fra Uninett BESKRIVELSE AV KONSEPTFASEN 5.1. Organisering og ansvar i konseptfasen Forslag til organisering og ansvar: Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 8

9 En styringsgruppe ledet av Unit og med representanter fra sentrale interessenter fatter beslutninger om konseptfasens fremdrift og leveranser. (Kan forenkles ved å anse at Fagutvalg for forskning er styringsgruppe?) Det etableres en utredningsgruppe bestående av en prosessleder fra en av de store forskningsinstitusjonene og med deltagere fra de viktigste interessentene. Prosessleder har ansvar for fremdrift gjennom utarbeidelsen av delleveranser, planlegger aktiviteter for gjennomføring av arbeidet og involverer bidragsytere etter behov Interessenter i konseptfasen Følgende interessenter involveres i konseptfasen: Interessenter Fagutvalg for forskning Fagutvalg for IMD Type involvering Forankring, råd om strategiske veivalg Forankring av foreslåtte tekniske løsninger og arkitekturvalg? Fagutvalg for informasjonssikkerhet Forankring av problemstillinger knyttet til personvern og informasjonssikkerhet Nasjonale tjenesteleverandører med relevante tjenester (NSD, Uninett Sigma 2, Unit) Institusjoner som i dag har etablert tjenester som dekker deler av behovet Institusjoner som ikke selv har etablert tjenester, men som etterspør disse Beskrivelse av egne tjenester. Spesifikasjon av behov, bidrag i utarbeidelse og vurdering av konsepter. Beskrivelse av egne tjenester. Spesifikasjon av behov, bidrag i utarbeidelse og vurdering av konsepter. Spesifikasjon av behov, bidrag i utarbeidelse og vurdering av konsepter Resultater fra konseptfasen Prosjektforslag Det vil i konseptfasen utarbeides et prosjektforslag som beskriver behovene i mer detalj, foreslår valg av ett eller flere konsepter både for veiledningstjeneste, datahåndteringsplan og for lagringstjeneste. Det er også mulig man ender med mer enn ett prosjektforslag for å dekke det totale behovet Faseplan for planleggingsfasen Det vil i konseptfasen også utarbeides en mer detaljert plan for styring og oppfølging av et eventuelt prosjekt i planleggingsfasen Andre leveranser Ser ingen foreløpig Basert på Difis mal for n, versjon 3.2 9

10 5.4. Kostnader, tidsramme og ressursbehov for konseptfasen Konseptfasen vil løpe fra 1. desember 2019 til 1. april Arbeidet forventes gjennomført med interne ressurser fra de deltagende institusjonene. Arbeidet vil i det alt vesentlige bestå av møtevirksomhet og utarbeidelse av dokumenter. Det beregnes ikke reiseaktivitet i noe stort omfang. Arbeidet kan i hovedsak gjennomføres som videomøter og via e-post. Rolle Navn Antatt ressursbruk Prosesseier Avdelingsdirektør eller fagdirektør for forskningstjenester, Unit 20 t fordelt på 4 styringsgruppemøter + dialog med prosessleder Deltagere styringsgruppe 3-4 ledere valgt fra nasjonale tjenesteleverandører og store brukerinstitusjoner Prosessleder NN, institusjon 16 t/uke Deltagere Unit, UiO, UiB, NTNU, UiT, OUS, 8 t/uke Helse Bergen, Hemit, OsloMet, Uninett, NSD, Sigma2 12 t fordelt på 4 styringsgruppemøter (2t + 1t forberedelse) 5.5. Forslag til tilnærming konsepter som bør vurderes 1. Nullalternativet Dersom man ikke gjennomfører noe felles prosjekt, vil landskapet etter all sannsynlighet fortsette å utvikle seg i retning av bedre tjenester for forskerne, men sannsynligvis også med flere tjenester enn nødvendig, og med mindre samordning og mindre tydelighet for forskerne enn ønskelig. 2. En felles nasjonal tjeneste Det antas at behovene er såpass ulike at dette ikke er et aktuelt konsept. 3. En felles, generisk tjeneste og en felles tjeneste for helseforskning Hemit, Helse Midt-Norge og NTNU har utviklet en tjeneste for veiledning til lagring av data innen helseforskning som har fått mye positiv oppmerksomhet. Det må utredes i hvor stor grad denne kan utvides og/eller tilpasses til å fungere for all norsk helseforskning. Mange institusjoner har et tilbud til sine brukere for lagring av grønne og gule forskningsdata, eksempelvis Office365 o.l. Det er prosjekter i gang for generiske tjenester for lagring av røde forskningsdata ved både UiO og NTNU. Flere andre institusjoner har tatt i bruk kommersielle tjenester/skytjenester for samme formål. Det må utredes hvorvidt det er mulig og hensiktsmessig å forsøke å samle seg om en felles veiledningsportal og/eller tjeneste. Basert på Difis mal for n, versjon

11 OsloMet starter i disse dager et prosjekt i samarbeid med NSD (Surveybanken) for å gjøre data fra spørreundersøkelser åpent tilgjengelig. 4. En felles veiledningsportal (eventuelt også en egen for helseforskning) som inngang til et sett av lagrings- og arkiveringstjenester Det er godt mulig at en behovskartlegging viser at det faktisk er fornuftig med et større sett med tjenester så lenge man har god veiledning til bruk av disse. Det aller viktigste i en konseptfase er å få spisset behovet og tydeliggjøre hva som er felles og hva som er lokale ulikheter i behov, slik at et eventuelt påfølgende prosjekt faktisk treffer. Tjenesten er fra en rekke interessenter fremhevet som svært viktig, men er fortsatt for ulikt definert. 6. GJENNOMGANG AV BP1 SJEKKLISTE Sjekkpunkt Kommentar 1 Er det en tydelig definert problemstilling som synliggjør behovet for nærmere utredning? 2 Er tiltaket i henhold til digitaliseringsstrategien? Ja, se kap 1 Delvis, se kap 1 og 2.1. Behovet må defineres tydeligere i starten av konseptfasen (eventuelt i det videre arbeidet med dette mandatet). Kommentert [A3]: Her underbygger Uninett sin lagringsrapport Er det vurdert hvordan og i hvilken grad et eventuelt prosjekt vil påvirke de berørte organisasjonene? Er det mest riktig å gjennomføre tiltaket som et prosjekt eller som en linjeoppgave? Er det tydeliggjort hvilke politiske føringer, arkitekturprinsipper og andre standarder som gjelder for, og må tas hensyn til i utredningen? Er det tydeliggjort hvordan eller av hvem utredningen skal finansieres? Er det behov for mer informasjon før det kan fattes en beslutning? Ja, det vil potensielt påvirke alle forskningsinstitusjonene. Det er derfor essensielt med god brukerinvolvering. Prosjekt med påfølgende overgang til linjeoppgave. Ja, se kap 3. I hovedsak egeninnsats. Noe kostnader for møter og reiser. På nåværende tidspunkt ja, forhåpentligvis avklares dette før møte i Digitaliseringsstyret. Basert på Difis mal for n, versjon