Arkivkode Arkivsaknr. Løpenr. Dato / / FORVALTNING AV KOMMUNAL EIGEDOMSMASSE - ORIENTERING

Transkript

1 Notat Til: Kopi: Frå: Kontrollutvalet Rådmann Arkivkode Arkivsaknr. Løpenr. Dato / / FORVALTNING AV KOMMUNAL EIGEDOMSMASSE - ORIENTERING Med vising til møtebok for kontrollutvalet den , sak 05/11 kan vi gje slik orientering: Fram til 1995 var ansvar for forvaltning, drift og vedlikehald fordelt til dei ulike driftseiningane (etatane). I organisajonsutviklingsprosjektet i 1995 vedtok styringsgruppa den slik organisering: - Forvaltning, drift og vedlikehald vert samla i ei eining knytt til driftsavdelinga i teknisk etat. Det vert oppretta ein eigen leiarstilling for eininga. - Alle bygningar og eigedomar for bruk i den kommunale verksemda går inn her. - Alle stillingar knytt til vedlikehald av disse bygg og eigedomar vert overført til den nye eininga. Kommunen har byggmasse med slik samansetjing: Areal skular Areal barnehagar Alders-/sjukeim Kultur Rådus/adm.bygg Bustader Andre bygg Til saman m m m2 735 m m m m m2 I 2002 fekk kommunen gjort ekstern vurdering av FDV-organiseringa, organisatorisk og budsjettmessig. Denne følgjer som vedlegg. Arbeidet vart gjort av Urheim A/S v/arnt Otto Øygard. Konklusjonen i den eksterne vurderinga var slik:

2 Sogndal kommune manglar i dag økonomiske midlar for å vedlikehalde kommunale eigedommar og utføra tilfredsstillande vaktmeistertenester på kommunale bygg. Dersom kommunen skal behalde bygningsmassen som er i dag, må det løyvast midlar til oppgradering av bygningsmassen og det må settast av tilstrekkeleg med midlar til årleg vedlikehald, investeringar og til vaktmeistertenester. FDV-avdelinga må få innarbeide rutinar på rapportering og evaluering av vedlikehald, og det er nødvendig med system for tilstandsvurdering og årlege budsjettsynfaringar. Organisering av avdelingar med vedlikehald og vaktmeistertenester er avhengig av kor mykje midlar som er til rådvelde. Dersom det vert løyvd tilstrekkeleg med midlar, er det etter min erfaring, ein fordel å dela desse tenesteområda i 2 avdelingar. Dersom det ikkje vert løyvd tilstrekkeleg med midlar til vedlikehald av kommunen sine eigedommar, og det ikkje blir innført system for tilstandvurdering og planlegging av vedlikehald, vil det med jamne mellomrom dukka opp behov for akutte investeringar som minst vil kosta like mykje som eit planlagt og periodisk vedlikehald. Utan planer vil ein ikkje kunna forutsjå eller evaluera nødvendige investeringar. Dagleg drift vil bli prega av strakstiltak, og vedlikehald vil bli utført så lenge det er midlar disponibelt. Krav til vedlikehald og investeringar vil alltid vera naudsynt for å halda ein standard som tilfredsstiller brukara og myndigheiter, og til lenger ein ventar med å setta dette i system og tilføre nødvendige midlar, dess større blir kostnadene med strakstiltak og med å oppgradere bygg til dagens standard. Noko i høve planverktøyet har endra seg etter denne vurderinga. Forsikringsverdien av den kommunale bygningsmassen er på 797 mill. kr. gjennomførte i 2005 tilstandanalyse av byggmassen. Analysen viste eit totalt vedlikehaldsbehov (etterslep) på kr 26 mill kr. og behov for årleg vedlikehald på kr 3,8 mill kr. I 2009 og 2010 vart det gjennomført eit omfattande vedlikehald av bygningsmassen knytt til tiltakspakken frå Regjeringa i samband med finanskrisa. Omfanget var på om lag 6 mill. kroner, og gav ei oppgradering av delar av bygningsmassen til kommunen. I kommunen sin økonomiplan vert det årleg sett av kr til byggvedlikehald frå vedlikehaldsfondet. I tillegg kjem kr ,- avsett i driftsbudsjettet. Disse midlane vert nytta etter plan som går fram av nemnde tilstandsanalyse dersom ikkje ekstra/nye tiltak må prioriterast. Tiltaka vert fastsett med budsjettvedtak og rapportert i tertialrapport/årsmelding.. I 2010 starta vi arbeid med enøkplan for kommunen og har laga analysar for dei fleste skular og barnehagar. Arbeidet held fram i Organisering: Tenesta er i dag organisert som ein seksjon under med ingeniør som seksjonsleiar. Til å leia vaktemeisterstaben er det oppretta stilling som leiande vaktmeister, og for reinhaldarane er det leiande reinhaldar. Vedlikehald- og vaktmeisterstaben er på 6 årsverk fordelt på 6 personar. Reingjeringsstaben har ca.12 årsverk fordelt på ca 24 personar.

3 I seksjon for vedlikehald og vaktmeistertenester har personell litt ulik bakgrunn : 1 vaktmeister med relevant fagbrev, 1 vaktmeister med elektrofagbrev. Sistnemnde har vi fått godkjent som bedriftselektrikkar. Resterande personell har ikkje fagbrev. Av reingjeringspersonellet har 4 reinhaldarar fagbrev. Kvar byggeining har fast vaktmeister som har tilsyn og utfører vedlikehald samt gjev brukarteneste til brukar av byggmassen. Ledig tid hjå personellet vert nytta til vedlikehald og restaurering av samla byggmasse. Tilhøvet mellom brukar av byggmassen og FDV er i hovudsak regulert ved såkalla FDVavtalar for den einskilde byggmassen. FDV avdelinga rekvirerer eller internleiger frå andre avdelingar innanfor kommunalteknikk mannskap og maskinelt utstyr. I tillegg vert eksterne entreprenørar/byggmeistrar leigd inn ved behov. Drift og vedlikehald av byggmassen i Fjærland vert utført ved såkalla funksjonsavtale. Investeringar og nybygg vert lyst ut i marknaden og administrert av eller andre tenesteeiningar i kommunen. Slik organiseringa av byggmassen er i dag, har ein mogelegheit til, -og har-, samla oversikt over byggmassen. Ein kan samordna vedlikehaldet og ein har større styring på forvaltninga. Innkjøp av varer, forbruksart., straum, servisavtalar (heis, ventilasjon, mm) vert gjort ved anbod, i hovudsak gjennom Fylkeskommunen. Økonomiske ressursar: I det årlege budsjettet er tenesta ein fast budsjettpost. Posten vert justert etter lønns og prisstigning. Budsjettposten er oppdelt i underpostar for kommunale avgifter, vedlikehald, administrasjon, vaktmeistertenester, forsikring, reinhald, energiforbruk etc. pr byggeining. Ramma for budsjettposten er fast, dvs at dersom straumutgifter av ulike årsaker har ein auke i forhold til tidligare budsjettår, vil dette medføra at ekstrakostnader må dekkast over anna post i budsjettet. Kommunestyret har ikkje sett av ei budsjettramme for vedlikehald av eigedomsmassen som er i samsvar med nasjonale normtal eller tilrådingar. Det er ikkje ein serskild situasjon for vår kommune. Vårt vedlikehaldsetterslep er ikkje større enn det som generelt er i kommunane. Andre bygg. Bygg tilhøyrande parkering, vatn og avløp vert drifta og vedlikehaldne over dei respektive budsjettkapitla. Forsikringsverdien her utgjer 71 mill kr.

4 VEDLEGG KOPI AV EKSTERN VURDERING AV FDV-ORGANISERINGA I 2002 Vurdering av FDV organiseringa i Sogndal kommune Oppdrag og innhald: Sogndal kommune organiserte i 1995 alle kommunale bygningar inn under ei felles FDVforvaltning. Bakgrunn var å få ei meir effektiv og fagleg forsvarleg forvaltning, drift og vedlikehald av dei kommunale eigedommane. Etter å ha nytta denne modellen nokre år, meiner FDV-forvaltninga i kommunen, at det framleis er potensiale til forbetring og at det er naudsynt å vurdere alle sider av denne tenesta. Urheim A/S er bedt om å føreta ei kartlegging av dagens ressursar, både økonomi og bemanning. Kostnad på dagens FDV skal vurderast i høve til normaltal for tilsvarande bygningar. Organisering og bruk av dagens ressursar skal kartleggjast, og forholdet til dagens brukara skal vurderast. Vidare skal ny organisering kontra gamal organisering vurderast. Standard på dagens FDV organisering skal definerast. Til slutt skal ein påpeike avvik og kva som kan forbetrast i organiseringa av FDV-avdelinga og kva ein treng av ressursar for å drive ein forsvarleg FDV av Sogndal kommune sine bygg. Dagens bemanning: Administrasjon har i dag ein overordna leiar med ansvarsområde for Seksjon drift og vedlikehald av kommunale bygningar. Til å leia vaktemeisterstaben er det oppretta stilling som leiande vaktmeiser, og for reinhaldarane er det leiande reinhaldar. Vedlikehald- og vaktmeisterstaben er på 5,5 årsverk fordelt på 6 personar. Reingjeringsstaben har ca.15 årsverk fordelt på ca 30 personar. Denne tenesta vil ikkje bli omhandla i denne rapporten. I seksjon for vedlikehald og vaktmeistertenester har personell litt ulik bakgrunn : 2 snekkarar med fagbrev, 1 med elektrobakgrunn utan fagbrev. Resterande personell har ikkje fagbrev. FDV avdelinga kan rekvirera eller leiga frå andre avdelingar (t.d. røyrleggjar i seksjon for vatn, avlaup og renovasjon).

5 Mellomstore investeringar på t.d. skular, vert utført av vedlikehaldsstab eller innleidd hjelp. Ved større investeringar og nybygg, vert dette administrert av andre seksjonar i kommunen. Dagens økonomiske ressursar: Midlane som vert løyvd for vedlikehald og vaktmeistertenester, er ein fast budsjettpost som årleg vert justert etter lønns og prisstigning. Budsjettposten er oppdelt i underpostar for kommunale avgifter, vedlikehald, administrasjon, vaktmeistertenester, forsikring, reinhald, energiforbruk etc. Ramma for budsjettposten er fast, dvs at dersom straumutgifter av ulike årsaker har ein auke i forhold til tidlegare budsjettår, vil dette medføra at ekstrakostnader må dekkjast over anna post i budsjettet. Kostnad på dagens FDV i forhold til normtal: Oppdraget har i hovudsak fokusert på resultat av dagens vedlikehald, vaktmeistertenester og administrasjon av FDV-avdelinga. I tabell under, er det sett opp kostnadene som er nytta til desse tenestene i dag saman med tilrådde verdiar frå Holte sin kalkulasjonsnøkkel. For å få oversikt over kostnader er det lagt inn areal på dei einskilde bygningane i tabellar, og fordelt kostnader på forsikring, kommunale avgifter, vedlikehald, administrasjon, vaktmeistertenester, reinhald og energiforbruk. Ein får da ut kr/m² på dei einskilde bygga. Tala kan ikkje direkte samanliknast på alle områder med Holte sine tal, da t.d. lønnskostnadene for vaktmeister- og vedlikehaldspersonell, er slegne saman i ein post i kommunen sine oppsett, medan Holte sin kalkulasjonsnøkkel skil mellom kostnadene på desse tenestene. Tabellen er likevel illustrerande på om kommunen har tilstrekkeleg med midlar til å utføra sine tenester og gjev eit godt bilde av dagens stode. Vedlikehald materiell Vedlikehald/vaktmeister Administrasjon Skular Brukt kr ,00 kr ,00 Anbefalt kr ,80 kr ,20 kr ,00 Rådhus/adm.bygg Brukt kr ,00 kr ,00 Anbefalt kr ,00 kr ,00 kr ,00 Barnehagar Brukt kr ,00 kr ,00 Anbefalt kr ,60 kr ,80 kr ,60 Alders/sjukeheim Brukt kr ,00 kr ,00

6 Anbefalt kr ,00 kr ,00 kr ,00 Kultur/idrettsbygg Brukt kr 1 000,00 kr 0,00 Anbefalt Bustadar Brukt kr ,00 kr ,00 Anbefalt kr ,60 kr ,60 kr ,60 Andre bygg Brukt kr ,00 kr ,00 Anbefalt Sum brukt kr ,00 kr ,00 Kr ,00 Sum anbefalt kr ,00 kr ,60 kr ,20 Serviceavtalar kr ,00 driftsavt Fjærland kr ,00 Reel Sum kr ,00 kr ,00 kr ,00 Differanse +/- -kr ,00 -kr ,60 -kr ,20 I nytta kalkulasjonsnøkkel er kostnader fordelt på materiell og lønn. Det vert forutset at kostnader på desse fordeler seg ca 50/50%. Tabellen viser at samla budsjetterte kostnader for vedlikehald og vaktmeistertenester, med bakgrunn i tal frå kalkulasjonsnøkkel, ikkje er tilstrekkeleg for å lønna naudsynt vaktmeisterstillingar i kommunen. Det vil og sei at det ikkje er midlar igjen til vedlikehald av kommunale bygg. For vedlikehald av kommunale bygg og vaktmeistertenester manglar det ca. kr Då det ikkje er oversikt eller timelister over kva slags tenester som vedlikehaldspersonell dagleg utføre, er det vanskeleg å sei om det er vedlikehald av bygg eller vaktmeister- tenestene til kommunen som lide mest under mangel på midlar. Ein kan likevel med stor sikkerheit fastslå at det må vera vedlikehald av bygg som vert forsømt, da midlane som i dag er til rådvelde, berre strekke til å løna personale som er tilsett i desse tenesteområda i dag. Det vil vera lite eller ingen midlar til innkjøp av materiell for vedlikehald. Administrasjonskostnader er oppgitt frå kommunen berekna etter prosentvise stillingar. 100% for leiar av FDV, 20% tenesteleiar kommunalteknikk, 30% leiande vaktmeister og leiande reinhaldar og 20% stilling på økonomi/regnskap. Samla kr i lønnsutgifter.

7 Det går fram av tal frå Sogndal kommune og kalkulasjonsnøkkel, at kostnadene til administrering av kommunen sine bygg er omtrent lik med det som er tilrådd. Det som ikkje går fram av desse tala, er at tenesta som dei tilsette i administrasjon yter, ikkje samsvarar med det som bør vera innhaldet i stillingane. Med knappe midlar til innleige av konsulentar er det naudsynt å utføra arbeid i administrasjon som normalt ville setjast vekk. T.d. vert alt arbeid med branndokumentasjon og utarbeiding av internkontrolldokument utført av leiar for FDV. Organisering av dagens ressursar: FDV avdelinga er i dag organisert som eigen eining med råderett og ansvar over midlar og personell som er tilknytt bygningsmassen til kommunen. Tidlegare var bygningane og budsjettmidlane knytt til etaten som nytta dei. Desse etatane har i dag inngått skriftelege avtalar med FDV-avdelinga om innhaldet i tenestene og fordeling av ansvar. Avtalane kan samanliknast med leigeavtale som elles vert nytta i det private marknad, og omhandlar relativt detaljert ansvarsområde til bortleigar og leigetakar. For evaluering av avtalane vert halde årleg brukarmøte mellom FDV og leigetakar. Det vert ikkje halde årlege budsjettsynfaringar eller utført vedlikehaldsrapportar for budsjettering, og det føreligg i dag ikkje tilstandsvurdering av bygga i kommunen. Vedlikehald er tilfeldig, og kan t.d. vera avhengig av at husvære står tomt, eller at det er ynskje om oppussing frå leigetakar. Det er oppretta serviceavtalar på installasjonar som har lovpålagt service(heisar, brannvarlingsanlegg etc). Desse avtalane vert administrert og forhandla fram av FDVavdelinga. Vaktmeistertenste og vedlikehald av kommunale bygg, vert i hovudsak utført av dei same personane. T.d. vaktmeistertenester kan verta rekvirert direkte frå brukarane, medan vedlikehaldsarbeid vert administrert og leia av leiande vaktmeister eller leiar for FDV. Det er ikkje sett opp stillingsprosent for vaktmeistertenester på dei einskilde bygga, men dette er relativt grovt regulert av avtalar mellom brukara og FDV avdelinga. Ny organisering kontra gamal: Det er heilt klart ein fordel å samla alle kommunale bygg i ein FDV avdeling, med ansvar for vedlikehald, vaktmeistertenester, reinhald, kontraktar etc. Dette gjev fordeler med meir effektiv utnytting av bemanning, ein betre fagleg vurdering av nødvendige tiltak og kunnskap om FDV generelt.

8 Tidlegare organisering kunne medføra at vedlikehaldsmidlane ikkje vart nytta til dei tenestene som dei var budsjettert til, da leiinga av desse tenesteområda naturleg nok ikkje har den nødvendige kunnskapen om FDV. Driftsformer som profesjonelle eigedomsforvaltaren nyttar, har naturleg nok vore ein rettesnor for Sogndal kommune sin organisering av dagens FDV-avdeling. Bygningar vert definert som resultateiningar, der det vert sett fokus på inntekter og utgifter. Med ein slik modell, kan ein fortløpande vurdera om ein driv forsvarleg, eller om det er naudsynt med t.d. husleigeauke eller meir rasjonell drift på bestemte områder. Sogndal kommune manglar likevel mykje på at denne modellen skal kunna nyttast effektivt. Dette vert omhandla i kapittel seinare i rapporten. Standard på dagens FDV: Standarden på FDV er normalt delt inn i lav, middels og høg standard. I Sogndal kommune sitt tilfelle, vil ein når det gjeld vedlikehald og vaktmeistertenester, koma i kategorien lav. Hovudårsaken er mangel på midlar til nødvendig vedlikehald og ettersyn. I tillegg organiserer FDV avdelinga sitt arbeid med planlegging av vedlikehald på at det er for lite midlar, og at planlagde oppgåver likevel ikkje vert utført. Som nemnt i tidlegare avsnitt, vert det derfor ikkje halde budsjettsynfaring eller tilstandsvurdering av bygningar. Det vert i liten grad skreve timelister eller logg på arbeida som vert utført. Fylgjene av vedlikehald utan planar, vil vera prega av brannslokking og behov for akutte tiltak og investeringar. Dette gjev ingen kontroll over økonomien, og medfører at budsjettmidlane vert brukt opp tilfeldig og ikkje der som det er mest behov for vedlikehald eller nyinvestering. Manglande vedlikehald akkumulerer eit behov for investeringar som er dyrare enn å halda eit jamt vedlikehald. Godt vedlikehald, kan forhindra mindre skader til å utvikla seg til større skader, med påfølgjande store utgifter. Ein vil og forlenga den tekniske levetida til bygningsdelar ved å halda eit jamt og godt vedlikehald. Utan planlegging, god oppfølging og evaluering, er det vanskeleg å oppnå desse. Når det gjeld standard på administrasjon av FDV, er det tilstrekkeleg med midlar til denne tenesta. Likevel meiner dagens leiing at det ikkje er nok tid til å utføra dei tenestene som ligg i stillingane, da det er naudsynt å utføra arbeid i administrasjon som ein elles ville leige eksternt. Dette går ut over planlegging og dagleg oppfølging.

9 For å gje eit bilde av kostnader med forsikring, kommunale avgifter, reinhald og energiforbruk, har eg lagt inn Sogndal kommune sine kostnader i forhold til normtal med kort kommentar: SKULAR m² Utgiftspost kr/m²/årleg kostnad 2001 kr/m²/årleg kostnad FDV- nøkkel Differanse Forsikring 6/ / Kommunale avgift. 9/ / / Reinhald 182/ / / Energi 94/ / / Kommentar: Forsikring: - OK. Kommunale avgifter - Usikkert om alle kommunale avgifter vert belasta. Reinhald: - Utgifter er betydeleg under anbefalt kr/m². Dagleg reinhald (reingjeringsmiddel er inkludert). Desse utgiftene er med i kostnadsoppsett frå Holt prosjekt: Hovudreingjering, reingjering av vindauge, fasadevask, utandørs reingjering. Energi: - Lavt energiforbruk, kan avspegla ein lavar straumtariff i dette området enn gjennomsnittet for heile landet. Andre årsaker kan vera at t.d. oljeforbruk etc. ikkje er med i kommunen sine kostnader. BARNEHAGAR 2.221m² Utgiftspost kr/m²/årleg kostnad 2001 kr/m²/årleg kostnad FDV- nøkkel Differanse Forsikring 6/ / / Kommunale avgift. 13/ / / Reinhald 186/ / / Energi 50/ / / Kommentar: Forsikring: - OK. Kommunale avgifter - Usikkert om alle kommunale avgifter vert belasta. Reinhald: Energi: - Same kommentar som over. - Same kommentar som over.

10 ALDERS- OG SJUKEHEIM 4.081m² Utgiftspost kr/m²/årleg kostnad 2001 kr/m²/årleg kostnad FDV- nøkkel Differanse Forsikring 7/ / /4.081 Kommunale avgift. 59/ / / Reinhald 217/ Energi 138/ / / Kommentar: Forsikring: - OK. Kommunale avgifter - Usikkert om alle kommunale avgifter vert belasta. Reinhald: Energi: - Utgifter er ikkje med i kommunen sitt oppsett. - Same kommentar som over. RÅDHUS/ADM.BYGG 3.747m² Utgiftspost kr/m²/årleg kostnad 2001 kr/m²/årleg kostnad FDV- nøkkel Differanse Forsikring 12/ / / Kommunale avgift. 34/ / / Reinhald 195/ / / Energi 80/ / / Kommentar: Forsikring: - OK. Kommunale avgifter - OK. Reinhald: - Same kommentar som over. Energi: - Same kommentar som over. BUSTADAR 5.397m² Utgiftspost kr/m²/årleg kostnad 2001 kr/m²/årleg kostnad FDV- nøkkel Differanse Forsikring 6/ / / Kommunale avgift. 23/ / / Reinhald Energi Leigetakar Leigetakar

11 Kommentar: Forsikring: - Kan vera fare for underforsikring. Normalt sett er dette forsikringsselskap sitt ansvar(påbygg etc. skal varslast til forsikringsselskap) Kommunale avgifter - Usikkert om alle kommunale avgifter vert belasta. Reinhald: Energi: - Leigetakar utføre dette. - Betalt av leigetakar. Kommentar til dagens stode og forslag til tiltak i FDV-avdelinga: I komande vurdering og forslag til tiltak må ein føresetja at kommunen skal behalde same bygningsmassen som ein har i dag. Bemanning/fagleg bakgrunn og økonomiske ressursar/budsjettering: Med framkomne tal er det tydeleg at det ikkje er tilstrekkeleg bemanning for å utføra dagens vedlikehald- og vaktmeistertenester. Grovt rekna med bakgrunn frå tabellar og nøkkeltal, manglar det rundt 7 årsverk på å få utført det nødvendige vedlikehaldsarbeida og vaktmeistertenester i kommunen. I tillegg manglar det rundt kr til materiell for oppgradering og førefallande vedlikehald. Desse tala baserer seg på ein 50/50% fordeling mellom investeringar og lønnsutgifter, og er relativt grove. Samla manglar kommunen rundt kr i årlege budsjettmidlar for å halda eit godt vedlikehald og utføra nødvendige vaktmeistertenester. I administrasjon er det tilstrekkeleg med bemanning i forhold til dagens bygningsmasse, men på grunn av dårleg økonomi, er prioritering av arbeidsoppgåver ikkje ideell. Det må løyvast midlar slik at FDV-leiinga får frigitt tid til primæroppgåvene, og at tenester som t.d internkontrolldokumentasjon vert sett vekk til eksterne firma eller andre tenesteområde i kommunen. Bakgrunn til dagens fagpersonell, verkar vera relevant i forhold til oppgåvene som skal utførast og er ikkje vurdert av meg i noko grad. Som nemnt i kapittel tidlegare i rapporten, kan variasjonar i utgiftspostar som FDV-avdelinga ikkje har råderett over som t.d. straumforbruk, med dagens budsjettering, medføra at dette går ut over andre postar i budsjettet. Desse postane bør derfor betalast av leigetakarane eller brukarane på dei einskilde bygga.

12 Organisering, planar og tiltak: Bygningsmassen til Sogndal kommune, ber i dag preg av mangelfullt vedlikehald over fleire år. Før ein kan starta eit normalt vedlikehald basert på kostnader i kapittel over, må standard på bygningane løftast opp til eit normalt nivå. Dette vil vera ein relativt kostbar investering, men vil vera nødvendig for å få enkelte av eigedommane opp på eit nivå som tilfredsstiller dagens krav til standard. Kostnaden til denne investeringa er vanskeleg å sjå omfanget av, men det vil vera naudsynt med tilstandsanalyse av bygga på eit detaljert nivå som grunnlag for ein investering i form av eit prosjektbudsjett. FDV-avdelinga må årleg halda budsjettsynfaringar på dei einskilde bygga, som skal vera grunnlag for kortsiktig og langsiktig vedlikehald og investeringar. For at tidsforbruket på dei einskilde tenestene og kostnadene med innkjøp etc. skal kunna evaluerast, er det viktig at ein har system for registrering av timeforbruk og innkjøp av materiell. Det finst i dag fleire databaserte FDV system på marknaden. (Byggforskserien til Norges byggforskingsinstitutt inneheld eit blad ( ), som kan nyttast ved val av system.) Med dagens organisering av vaktmeister- og vedlikehaldstenester, med fleire som kan rekvirera tenester frå denne seksjon, kan det oppstå mistydingar og feilprioriteringar. Utførande personell i seksjon vil føla at leiing er vag, og vil utføra prioriteringar sjølv. Med felles vaktmeister- og vedlikehaldstab, er det viktig å organisera denne slik at leiar for FDV eventuelt leiande vaktmeister disponerer personell på eit mest mogeleg effektiv måte. Det betyr at ein må nytta seg av kommandolinjer, og ikkje tillate at leigetakar eller brukar av bygga, går direkte til utførande personell. Det vil likevel vera naturleg at det er disponibel tid i avtalen mellom leigetakar og FDV, der det er leigetakar som disponerer vaktmeister for mindre daglege oppdrag. Alternativ organiseringa av vaktmeister- og vedlikehaldseksjon kan vera fleire. Eg meiner det er 4 modellar som er naturleg å vurdere for Sogndal kommune. Alt.1 Alt.2 Alt.3 Alt.4 Felles vaktmeister- og vedlikehaldspersonell(som i dag) Delt seksjonar med faste vaktmeisterpostar og eigen vedlikehaldsseksjon med fast personell Fast vaktmeisterpostar og innleie av vedlikehaldspersonell ved behov. Innleige av vedlikehaldspersonell og vaktmeistertenester.

13 Val av alternativ vil vera avhengig av bakgrunn til personell og tilgang til økonomiske midlar. Dersom ein får tilført dei ressursar som nemnt i kapittel over, er det etter min meining flest fordeler med alternativ 2, der ein skil personalet som utføre vedlikehald og vaktmeistertenester. Denne modellen er mindre ressurskrevjande å administrere for FDV-leiinga enn alternativ 1. Alternativet gjev fordeler som klar definering av arbeidsområde, stabilt vedlikehald og tilgjengeleg vaktmeisterpersonell med faste basar. Med dagens økonomi, vil vaktmeistertenestene bli prioritert da det ikkje er igjen midlar til investering. Alternativ 3 og 4 gjev administrasjon god styring over midlane på vedlikehald, som kan utførast så lenge det er midlar disponibelt. Vaktmeisterstillingar skal i utgangspunktet ha klart definert innhald, og kan med bakgrunn i dette settast vekk til eksterne firma. Ulempene med denne driftsforma, er at tenestene vert lite fleksible i forhold til dagens praksis. Kostnadene i forhold til dagens utgifter, er vanskeleg å berekna. Det er få aktørar i marknaden i dette geografiske området. Siste alternativ er å nytta same modell som før omlegginga av FDV avdelinga, der ansvaret for FDV er lagt på etaten som nyttar bygga. Etter min meining er dette ein modell med mange ulemper. Det er viktig at administrering av FDV har kunnskap om forvaltning, drift og vedlikehald. Administrasjon i t.d. skuleetaten vil ha avgrensa kunnskap om desse områda, og vil naturleg nok ha fokus på sine hovudoppgåver. Ein FDV-avdeling med ansvar for alle bygg, vil ha ein betre føresetnad for å ha ein heilskapleg og overorda vurdering og prioritering av vedlikehald og naudsynte investeringar. Den vil og, med råderett over personell og økonomiske midlar, ha ein betre føresetnad til å nytta ressursane mest mogeleg effektivt i den daglege drifta. Eg meiner at det vil vera eit skritt attende i den naturleg utviklinga av FDV, dersom ein vel å gå attende til denne forma for organisering. Konklusjon: Sogndal kommune manglar i dag økonomiske midlar for å vedlikehalde kommunale eigedommar og utføra tilfredsstillande vaktmeistertenester på kommunale bygg. Dersom kommunen skal behalde bygningsmassen som er i dag, må det løyvast midlar til oppgradering av bygningsmassen og det må settast av tilstrekkeleg med midlar til årleg vedlikehald, investeringar og til vaktmeistertenester. FDV-avdelinga må få innarbeide rutinar på rapportering og evaluering av vedlikehald, og det er nødvendig med system for tilstandsvurdering og årlege budsjettsynfaringar. Organisering av avdelingar med vedlikehald og vaktmeistertenester er avhengig av kor mykje midlar som er til rådvelde. Dersom det vert løyvd tilstrekkeleg med midlar, er det etter min erfaring, ein fordel å dela desse tenesteområda i 2 avdelingar.

14 Dersom det ikkje vert løyvd tilstrekkeleg med midlar til vedlikehald av kommunen sine eigedommar, og det ikkje blir innført system for tilstandvurdering og planlegging av vedlikehald, vil det med jamne mellomrom dukka opp behov for akutte investeringar som minst vil kosta like mykje som eit planlagt og periodisk vedlikehald. Utan planer vil ein ikkje kunna forutsjå eller evaluera nødvendige investeringar. Dagleg drift vil bli prega av strakstiltak, og vedlikehald vil bli utført så lenge det er midlar disponibelt. Krav til vedlikehald og investeringar vil alltid vera naudsynt for å halda ein standard som tilfredsstiller brukara og myndigheiter, og til lenger ein ventar med å setta dette i system og tilføre nødvendige midlar, dess større blir kostnadene med strakstiltak og med å oppgradere bygg til dagens standard.