Utkast: PROSEKTREGISTERET. Krav til prosjektstruktur i utbyggingsprosjekter

Transkript

1 Utkast: PROSEKTREGISTERET Krav til prosjektstruktur i utbyggingsprosjekter 1

2 Innhold: Arkivering av dokumentasjon... 3 Prosjektregisteret... 3 Definisjon av prosjekt og prosjekthierarki... 3 Praktisk bruk av Prosjektregisteret : Søke opp eksisterende prosjekt Opprett nytt hoved- eller delprosjekt Krav til utfylling av felt Eksempel på ferdig utfylt prosjekt Hvordan opprette PROF-nr Knappen bevlilngning Vise delprosjekter til et hovedprosjekt Oppsummering Begrepsforklaring Utarbeidet av: Thor Sigurd Thorsen, Byggherreseksjonen, Vegdirektoratet Tilbakemeldinger sendes: thotho@vegvesen.no 2

3 Arkivering av dokumentasjon Statens vegvesen skal dokumentere hva som er utført i plan- og utbyggingsprosjekter. Dokumentasjonen skal arkiveres, være søkbar og lett å finne frem i. De viktigste datatypene som lagres i et plan- eller gjennomføringsprosjekt er: Modeller, DAK-filer, tegninger og ulike dokumenter (f.eks fagrapporter, kontrakter og bilder). Dokumentasjonen lagres på servere eller prosjekthotell under gjennomføringen og skal arkiveres når prosjektet er avsluttet. (Arkivverdige dokumenter skal arkiveres fortløpende i SVEIS. Kontrakter skal f. eks arkiveres umiddelbart.) Målet med denne veilederen er å etablere entydige definisjoner av prosjekt og prosjekthierarki samt å vise hvordan Prosjektregisteret skal benyttes når nye prosjekter opprettes. Prosjektnummer benyttes som en unik ID i tillegg til prosjektnavnet når dokumentasjon lagres, og det er viktig for gjenfinning av data at prosjekter opprettes på en ensartet måte. Prosjektregisteret Prosjektregisteret er Statens vegvesens system for tildeling av unike prosjektnummer, økonomiseksjonen er systemeier. Systemet gir mulighet for å opprette prosjektnummer i tre hierarkiske nivåer. Det er mulig å skape relasjoner mellom prosjektnummer på de ulike nivåene. Prosjektledere / Byggherrer har ansvaret for å opprette prosjektnummer i systemet, men oppgaven kan delegeres. To typer prosjektnummer benyttes: Økosys-nummer for hovedprosjekt og delprosjekt, Prof-nummer for plan- og gjennomføringsfaser. Økosysnr er sammensatt av regionsnummer + løpenummer. PROF-nr er sammensatt av fylkesnummer + vegtype + vegnummer + fase + løpenummer. Fylkesnummer tilsvarer det fylket som har planleggings- eller byggeansvaret for prosjektet. Definisjon av prosjekt og prosjekthierarki Et utbyggingsprosjekt er et geografisk avgrenset område hvor planlegging, bygging eller drift- / vedlikehold av veg skal gjennomføres. Et prosjekt skilles fra andre med et unikt prosjektnummer. En kontrakt eller entreprise er ikke et prosjekt men inngår i et prosjekt. Prosjekthierarki er en struktur av prosjekter som hører sammen. For utbyggingsprosjekter skal maksimalt tre prosjektkategorier opprettes i hierarkisk struktur: Hovedprosjekt, delprosjekt og plan- / gjennomføringsfaser. Prosjektene opprettes i Prosjektregisteret, og det skal etableres kobling mellom hovedprosjekt, planfaser, delprosjekt og gjennomføringsfaser. 3

4 Hovedprosjekt (økosysnr) (A-D) Geografisk avgrenset område som dekker hele prosjektets utstrekning. Hvert hovedprosjekt gis Økosysnr. Under hovedprosjektet opprettes egne PROF-nr for hver planfase: Utredning, fylkesdelplan, kommunedelplan og reguleringsplan. Ved overgang fra reguleringsplan til konkurransegrunnlag får prosjektet bevilgning, og da opprettes ett eller flere delprosjekt under hovedprosjektet. Hovedprosjektet vil vanligvis ikke ha bevilgning. Hovedprosjekt kan også opprettes som samleprosjekter, dvs ett hovedprosjekt inneholder flere mindre tiltak i et område. Samleprosjekter gis bevilgning. Hovedprosjektet opprettes i prosjektregisteret og får tildelt økosysnr. Nødvendige Prof-nr for planfaser opprettes direkte under hovedprosjektet: Prosjektnavn: Prosjektnr: E 39 Lyngdal - Kristiansand: Planfase: PROF-nr: Utredning 10EV00018U_00001 Fylkes(del)plan 10EV00018F_00001 Kommunedelplan 10EV00018K_00001 Reguleringsplan 10EV00018R_

5 Delprosjekt (økosysnr) (A-B) (B-C) (C-D) Geografisk avgrenset område tilsvarende hovedprosjekt (A-D) eller finere inndelt innenfor hovedprosjektets geografiske avgrensing (A-B), (B- C), (C-D). Hvert delprosjekt gis økosysnr. Delprosjekt opprettes før utarbeidelse av konkurransegrunnlag, og de skal ha økonomisk tildeling. Under hvert delprosjekt opprettes nødvendige PROF-nr for gjennomføringsfasene: Konkurransegrunnlag, anleggsfase og som utført. Delprosjekt opprettes i prosjektregisteret og får tildelt økosysnr. Prof-nr for gjennomføringsfaser opprettes direkte under hvert delprosjekt: Hovedprosjektnavn: Hovedprosjektnr: E 39 Lyngdal - Kristiansand: Delprosjektnavn Delprosjektnummer E 39 Lyngdal Mandal (A-B) E 39 Mandal Søgne (B-C) E39 Søgne Kristiansand (C-D) For hvert delprosjekt opprettes PROF-nr for gjennomføringsfasene. Løpenummer tildeles fortløpende, første prosjektet vil få følgende Prof-nr: Gjennomføringsfaser: PROF-nr: Konkurransegrunnlag 10EV00018T_00001 Byggefase 10EV00018A_00001 Som utføt 10EV00018B_00001 Neste prosjekt vil få løpenummer _00002 for hver fase. I store prosjekter kan et hovedprosjekt inneholde flere reguleringsplaner, eller et delprosjekt kan inneholde flere konkurransegrunnlag, byggefaser osv. Det opprettes egne PROF-nr for hver fase av samme type, disse skilles med ulike løpenr i registeret. 5

6 Plan- og gjennomføringsfaser (PROF-nr) PROF-nr benyttes som ID på plan- eller gjennomføringsfaser. PROF-nr kan kun opprettes under et hovedprosjekt eller delprosjekt, ikke som selvstendig prosjekt. Det vil ikke være økonomisk tildeling knyttet til PROF-nr, dets funksjon er å gi hver plan- og gjennomføringsfase en unik ID. Et prosjekt kan tilordnes flere PROF-nr, men samme PROF-nr kan ikke tilordnes flere prosjekter. Oppbygging PROF-nr: Fylkesnummer Vegnummer Planfase Underscore Løpenummer 2 siffer 2 bokstaver + 5 siffer 1 bokstav _ 5 siffer 02 EV00006 T _ Akershus Europaveg E6 Konkurransegrunnlag Skilletegn 1. prosjekt Eksempler: 02EV00006T_00001: Akershus fylke, Europaveg 6, Konkurransegrunnlag, løpenummer 1. 02EV00006T_00002: Samme prosjekt som over, konkurransegrunnlag 2 Fylkesnummer for fylket som er ansvarlig for gjennomføring av utbyggingsprosjektet: 01 Østfold 06 Buskerud 11 Rogaland 16 Sør-Trøndelag 02 Akershus 07 Vestfold 12 Hordaland 17 Nord-Trøndelag 03 Oslo 08 Telemark 13 Ikke benyttet 18 Nordland 04 Hedmark 09 Aust-Agder 14 Sogn og Fjordane 19 Troms 05 Oppland 10 Vest-Agder 15 Møre og Romsdal 20 Finnmark 00 Vegdirektoratet Vegtype: 0 Ingen vegtype PV Privat veg GS Gang og sykkelveg KV Kommunal veg FV - Fylkesveg RV - Riksveg EV - Europaveg Vegnummer: Består av 5 siffer f. eks Plan- og gjennomføringsfaser: U Utredning og forprosjekt F Fylkes(del)plan K Kommune(del)plan R Reguleringsplan T Konkurransegrunnlag (Tilbudsgrunnlag) A Byggefase (Arbeidstegninger) B Som utført (Som bygget dokumentasjon) V Vedlikeholdstiltak, forsterkning, utbedring 6

7 Eksempel: Prosjekthierarki og prosjektnummer for hovedprosjekt med ett delprosjekt Bildet viser et enkelt prosjekthierarki med hovedprosjekt, planfaser, delprosjekt og gjennomføringsfaser. 7

8 Eksempel: Prosjekthierarki for hovedprosjekt med tre delprosjekt Skissen viser samme prosjekthierarki som på foregående side, men her er hovedprosjektet delt i tre delprosjekt (parseller) før gjennomføringsfasen. 8

9 Prosjekthierarki overført til mappestruktur på arkivserver: På arkivserver vil mappen for hovedprosjektet danne øverste nivå i mappestrukturen. Under det ligger en mappe for prosjektstyring samt en mappe for hver planfase og hvert delprosjekt. Under delprosjektene lagres respektive gjennomføringsfaser. Denne strukturen egner seg for et arkiv da man kan bla seg nedover i strukturen. PROF-nr benyttes som mappenavn på faser. Hvis det er to instanser av samme fase, f. eks to mapper for anleggsfase som vist til venstre bør det benyttes forklarende tekst i mappenavnet i tillegg til Prof-nr. Prosjekthierarki overført til mappestruktur på P:\ eller prosjekthotell: Når man jobber med en plan- eller gjennomføringsfase lagres data på P:\ eller på et prosjekthotell. Da har man kun behov for mappestrukturen tilhørende den aktuelle fasen. Foregående faser skal være arkiverte. Påfølgende faser er det ikke etablert mappestruktur for ennå. Lagringsstrukturen man forholder seg til i det daglige vil ligne på bildet til venstre. Prosjektnavn og-nummer er tatt med i mappenavnet i tillegg til PROF-nr for hovedmappa til hver fase, det gir bedre søkbarhet. Hvis en ønsker at økosysnr og PROF-nr skal opprettes sekvensielt lønner det seg å planlegge prosjektstrukturen først. Når alle nødvendige delprosjekt og planfaser tilhørende et hovedprosjekt etableres samtidig vil løpenummer tildeles fortløpende (og sekvensielt) av systemet. Samme prinsipp kan benyttes når prosjektnummer for delprosjekt og Prof-nr for gjennomføringsfaser skal opprettes. 9

10 Praktisk bruk av Prosjektregisteret : Prosjektregisteret startes fra Vegveven. Klikk Tjenester, Økonomi, Systemer, Prosjektreg., eller klikk her. Logg på med brukernavn og passord hvis du mangler passord kan det bestilles fra bss. Første skjermbildet ser slik ut. Her har du tre muligheter: 1) Søke opp eksisterende prosjekt Skriv søketekst bak Velg prosjektnummer og klikk lommelykta. Mer info på neste side. 2) Opprette et nytt prosjekt Klikk knappen Opprett nytt prosjekt. Mer info følger. 3) Få info om systemet Klikk knappen Info om prosjekter for å komme til hjelpesidene. Prosjektregisteret er ikke perfekt. Hvis du klikker Hent eksisterende prosjekt før du har fylt inn tekst bak Velg prosjektnummer blir det feilmeldinger. Det beste er da å logge inn på nytt. Sikreste metode for å søke er: Skriv søketekst i feltet, klikk lommelykta og klikk det aktuelle prosjektet i lista som kommer opp. Klikk deretter Hent eksisterende prosjekt. 10

11 Søke opp eksisterende prosjekt Skriv søketekst i feltet bak Velg prosjektnummer vist på bildet på forrige side, eller bak Søkebegrep i dialogboksen vist under. Dialogboksen under dukker opp når du har klikket lommelykta i dialogboksen på forrige side. Klikk Utfør søk, og resultatene presenteres i en liste. Klikk et prosjekt i lista og klikk hent eksisterende prosjekt for å åpne det. Du kan søke etter prosjektnummer, prosjektnavn og vegnummer som er en del av prosjektnavnet. % benyttes som jokertegn. Søk på E18 %krist% henter prosjekter som har E18 og Krist i prosjektnavnet. Søk på 6022% vil finne alle prosjektnr som starter med Bildene under viser søk på 60043%, altså alle prosjekter som starter med og %krist%, alle prosjekt som inneholder ordet krist. 11

12 Opprett nytt hoved- eller delprosjekt Klikk Opprett nytt prosjekt i hovedmenyen, og skjermbildet under dukker opp. PROF-nr knapp blir først synlig når obligatoriske (gule) felt er fylt ut og prosjektet er lagret. Merk krav til utfylling av feltene prosjektnavn, beskrivelse og overordnet prosjekt på de neste sidene. 12

13 Krav til utfylling av felt Her følger en gjennomgang av de ulike feltene i skjermbildet Oprrett nytt prosjekt. De fleste feltene benytter plukklister, men noen er fritekst. Rød overskrift gjelder fritekst-felt med spesielle krav til utfylling. Prosjektnavn: Navn på prosjektet. Søkbart. (Prosjektnavnet benyttes også av Rappsys). Prosjektnavn skal skrives på følgende måte: Hovedprosjekt: Vegnummer + bindestrek + stedsnavn start + bindestrek + stedsnavn slutt + bindestrek + hovedpr Eksempel: E39-Lyngdal Kristiansand-hovedpr Delprosjekt: Vegnummer + bindestrek + stedsnavn start + bindestrek + stedsnavn slutt + bindestrek + delpr Eksempel: E39-Lyngdal Mandal-delpr Plan- / gjennomføringsfase: PROF-nr opprettes under respektive hoved- og delprosjekt. PROF-nr er ikke søkbare. Aktivt: Angi om prosjektet er aktivt eller inaktivt, dvs om det utføres arbeid i forbindelse med prosjektet. Prosjekter settes inaktive når de er gjennomførte. Budsjetterbar: Valgene ja/nei om det skal være mulig å kunne budsjettere på prosjektet. Prosjektleder: Navn på prosjektleder eller Byggherre. Følgende muligheter ved registrering: Fullt navn eller deler navn fylles ut og plukklista vil bli begrenset i forhold til dette Velge direkte fra plukkliste Attestant: Navn på hvem som i hovedsak skal attestere på prosjektet. Følgende muligheter ved registrering: Fullt navn eller deler navn fylles ut og plukklista vil bli begrenset i forhold til dette Velge direkte fra plukkliste Planlagt start dato: Dato for når prosjektet er planlagt å starte Datoformat: dd-mm-åå Virkelig start dato: Dato for når prosjektet faktisk ble startet Datoformat: dd-mm-åå Vegtype: Beskriver type veg prosjektet er knyttet mot, evt. ingen vegtype Navn på type eller deler av dette fylles ut og plukklista vil bli begrenset i forhold til dette, eller velg direkte fra plukkliste 13

14 Ansvar: Ansvar som prosjektet er knyttet til. Ved kontering, vil ansvarskoden utledes av prosjektkoden. Denne kan overstyres. Fylke/Stamvegkode: Fylkesnr tilhørende fylket som har gjennomføringsansvaret for prosjektet skal benyttes. Dette er aktuelt i forbindelse med investeringer på riksveger og arbeid på fylkesveger hvor kostnadene må fordeles på riktig fylke. Ved kontering vil fylkeskoden utledes av prosjektkoden. Denne kan overstyres. Beskrivelse: Her føres opp hvilket SVEIS-nummer som er opprettet for det aktuelle hovedprosjektet eller delprosjektet. Skriv: SVEIS-nr: + det aktuelle nummeret for prosjektet. Byggherre: Dersom annen byggherre enn Statens vegvesen, f. eks en kommune. Posterbar: Valgene ja/nei om det skal være mulig å kunne knytte fakturaer eller timer til prosjektet Prosjektkategori: Beskriver hva slags type prosjekt dette prosjektet er. Navn på type eller deler av dette fylles ut og plukklista vil bli begrenset i forhold til dette, eller velg direkte fra plukkliste Overordnet prosjekt: Dersom prosjektet er et underliggende prosjekt, skal hovedprosjektet fylles inn i dette feltet. Dette feltet benyttes i Rappsys for å knytte hoved- og delprosjekt (barn og morprosjekt) sammen. Følgende muligheter ved registrering: Navn/nummer på prosjektet eller deler av dette fylles ut og plukklista vil bli begrenset i forhold til dette Velge direkte fra plukkliste Planlagt slutt dato: Dato for når prosjektet faktisk ble avsluttet Datoformat: dd-mm-åå Planlagt slutt dato: Dato for når prosjektet er planlagt å avsluttes Datoformat: dd-mm-åå Vegnummer: Hvilket vegnummer prosjektet evt. er knyttet mot Kommune: Navn på kommune prosjektet foregår i. Dette er aktuelt i forbindelse med bompengepakker Bevilgning: Bevilgningskode som prosjektet er knyttet til. Ved kontering vil bevilgningskoden utledes av prosjektkoden. Denne kan overstyres. Denne bevilgningskoden vil også legge seg som standard finansieringskilde dersom dette ikke overstyres i bildet. Finansieringsform: Hvordan prosjektet skal finansieres 14

15 Eksempel på ferdig utfylt prosjekt Eksempelet viser et delprosjekt med kobling til hovedprosjekt (se feltet Overordnet prosjekt ). Etter at knappen Lagre er klikket har nye knapper for Finansieringskilde og PROF-nr kommet til. 15

16 Hvordan opprette PROF-nr Når alle felt i bildet for hoved- eller delprosjekt er fylt ut, klikk knappen Lagre. Prosjektet lagres, og knappen Prof.nr dukker opp. Klikk på knappen PROF-nr og du får mulighet til å opprette PROF-nr for de ulike plan- og gjennomføringsfasene. Velg planeller gjennomføringsfase ved å klikke pilen bak feltet etter Planfase. Klikk Ny linje, og valgte PROF-nr havner i lista som vist på bildet til høyre. Feltene for Prosentsats kan benyttes for å anslå ca. økonomisk fordeling mellom prosjektene eller de kan settes til 0. Feltene under År benyttes til å angi oppstartsår for fasen. Du kan slette PROF-nr fra et hoved- eller delprosjekt ved å velge J under Slett og klikke Lagre. Når lista er slik du vil ha den, klikk Lagre. For å se fasenummer tilknyttet et prosjekt klikker man samme knappen og får opp liste med planfaser eller gjennomføringsfaser tilknyttet prosjektet. Knappen bevilgning Prosjektet kan være finansiert av flere. Her kan de ulike finansieringskildene legges inn som bevilgningskoder og fordeles. Standard ligger det som ble registrert inn i feltet Bevilgning. Opprett først antall linjer du vil fordele finansieringskilder på innenfor et år. Deretter kan du endre bevilgningskoder og prosentsatser. Dersom dette ikke gjøres i denne rekkefølgen, nullstilles de endringene du har gjort ved opprettelse av nye linjer. Dersom du ikke skal endre finansieringskilder, velg lagre og lukk. 16

17 Vise delprosjekter til et hovedprosjekt Klikk knappen Underprosjekter i skjermbildet for Hovedprosjektet for å få opp liste med delprosjekter. Knappen blir kun synlig for prosjekter som har delprosjekt altså hovedprosjektene. Delprosjekter opprettes på samme måte som hovedprosjekt klikk Opprett nytt prosjekt i oppstartsbildet til Prosjektregisteret (se side 8). For å tilordne et delprosjekt til et hovedprosjekt velges hovedprosjekt i lista bak feltet Overordnet prosjekt i skjerbildet på side 10. Kun ett delprosjekt er opprettet i eksempelet på bildet under. Oppsummering Utbyggingsprosjekter etableres i en struktur på tre nivåer i Prosjektregisteret. Hovedprosjekt og delprosjekt tildeles økosysnr, planfaser og gjennomføringsfaser tildeles PROF-nr. For å få god søkbarhet er det viktig å skrive inn prosjektnavn på riktig måte, samt å fylle inn SVEIS-nr for hoved- og delprosjekt i felt for beskrivelse. Økosysnr og PROF-nr benyttes sammen med prosjektnavn for å etablere katalogstruktur på lagringsservere og prosjekthotell. Så lenge prosjekter opprettes etter samme mal blir det enklere å søke seg frem til hovedprosjekt, delprosjekt og plan- og gjennomføringsfaser, både i prosjektregisteret og på lagringsservere. Ved å skrive Sveis-nr i feltet for Beskrivelse for hovedprojsekt og delprosjekt får man kobling fra prosjektregister til dokumentarkiv. Siden prosjektnummer benyttes som ID på mapper i Prosjektarkivet er det kobling mellom prosjektregister, Sveis og prosjektarkiv. For at sporbarheten skal bli enda bedre må dokumenter, tegninger og annen digital dokumentasjon merkes med nærmeste prosjektnummer. 17

18 Begrepsforklaring 18