SAKSDOKUMENT VOLDA KOMMUNE IKT-SAMARBEID PA SORE SUNNMORE - SSIKT. Administrasjonen si tilråding:

Transkript

1 VOLDA KOMMUNE SAKSDOKUMENT Sakshandsamar: Rune Sjurgard Arkivsak nr.: 2012/2452 Arkivkode: 056 Utvalsaksnr Utval Motedato Formannskapet Kommunestyret IKT-SAMARBEID PA SORE SUNNMORE - SSIKT Administrasjonen si tilråding: I. Den overordna strategien for interkommunalt IKT-samarbeid på sore Sunnmore vert godkjend som han ligg fore i dokument (strategidokumentet) datert med tilleggsdokument av Det skal etablerast eli/el/es IKT-samarbeid, efter km1 2 7, for kommunane pa sore Sunnmore. ROdmennene i kommunane skal utgjere styringsgruppa i IKTsamarbeidet. 3. Styringsgruppa har ansvaret for a utarbeide utkast til kravspesifikasjon og vertskommuneavtale.for drifting av felles driftssenter,for IKT-samarbeidet. Sak om vertskommunesamarbeid skal leggast.ftam som eiga sak innan I. halvår Vedleggsliste: rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på sore Sunnmore handlingsprograrn for interkommunalt IKT-samarbeid på sore Sunnmore strategidokument for IKT-samarbeidet pa Sore Sunnmore av samt tilleggsdokument av vedtekter for SSIKT sine rammer Saksopplysningar:

2 Kommunane på Sore Sunnmore har hatt eit fokus på IKT-samarbeid over lang tid, både i hove til strategisk IKT-arbeid og i hove til konkrete 1KT-tiltak. Det formelle og strategiske IKT-samarbeidet mellom dei 7 kommunane på sore Sunnmore gar tilbake tit 2005, med ein rammeplan for samarbeidet som alle kommunane slutta seg til i Ny revidert rammeplan frå 2011 var vedteke av kommunestyra våren Det konkrete IKT-arbeidet, i form av handlingsplan, var i perioden 2005 til 2009 ein del av rammeplanen. Det vart vidare utarbeida eit eige handlingsprogram for 2010, i samband med vedtak om etablering av stillinga som IKT-koordinator. For perioden 2011 til 2014 er det utarbeida ein ny handlingsplan, som er tydeleg forankra i rammeplanen frå Sakshistorikken på IKT-området viser såleis at kommunane har hatt eit godt og utviklingsorientert fokus på IKT-område over fleire år, bade på strategi og konkrete tiltak. Styringsgruppa/rådmannsgruppa for IKT-samarbeidet sag likevel eit "behov for ein tydeleg struktur knytt til organisering og leiing av vidare utvikling" og det vart den 2. mars 2012 difor nedsett ei strategigruppe (arbeidsgruppe). Det var gitt eit tydeleg mandat til arbeidsgruppa om å formulere målsettingar og visjon; utgreie alternative styrings- og organisasjonsmodellar; vurdere organisering av nytt driftssenter; eventuelt felles driftspersonell samt utarbeide prosjektplan og tidsplan for gjennomforinga. Målsettingar og visjon Med utgangspunktet i dette mandatet, utarbeida arbeidsgruppa visjon og målsettingar for strategiarbeidet, og Sore Sunnmore IKT (SSIKT) er foreslått som narnn på samarbeidet med folgjande visjon: "SSIKT, utviklingsorientert og kostnadseffektivt. Vi skal tilby tilsette og innbyggarar digitale tenester av hog kvalitet." Samfunnsmål, som viser eigar sin intensjon og ambisjon med tiltaket, er: "A utvikle kommunane sine samla ressursar for å gje rett teneste, med rett kvalitet til rett tid." Arbeidsgruppa har foreslatt effektmal, som er eit uttrykk for den direkte effekten av tiltaket t.d den verknad/effekt tiltaket skal fore til for brukarane. Effektmala skal vere avleidde av samfunnsmålet. Med bakgrunn i effektmåla, så er det angitt resultatmål som blir handlingsplanen med tiltak, som strategigruppa skal vurdere og rullere årleg. Styrings - og organisasjonsmodell Styrings- og organisasjonsmodellen for IKT-samarbeidet, som tydeleggjer bade strategiarbeidet og leveranse på konkrete IKT-leveranse:

3 Kommunestyra Saker Vedtak Styringsgruppe Saker Vedtak Samarbeid etter 27 i kommunelova Strategigruppe Behov Behov t IrRespons BestMing Respects\ Dialog Faggrupper Behov Fageiningar Driftssenter Leveranse Samarbeid etter 28 i kommunelova 2.1 Strategiarbeidet organisert etter kommuneloven 27 "Styringsgruppe" er rådmennene frå dei deltakande kommunane og "strategigruppe" består av ein person frå kvar kommune som er oppnemnd av rådmennene. Strategigruppa er i strategidokumentet gitt folgjande mandat: "Strategi - og bestillareining (Strategigruppe) Strategigruppa skal vere motoren i SSIKT. Eininga skal stå for bestilling og forvaltning av kommunane sine IKT-loysingar, og skal vere ein ressurs i det strategiske utviklingsarbeidet. Strategigruppa skal vere samansett av inntil 7 personar frå ulike kommunar. Medlemmene skal oppnemnast av styringsgruppa. Gruppa bor vere tverrfagleg samansett for å sikre relevant kompetanse. Strategigruppa skal gjennomfore samarbeidet sin strategi effektuere styringsgruppa sine vedtak ta initiativ til nye utviklingstiltak greie ut og gje tilråding i saker som styringsgruppa skal handsame ta i mot, vurdere og prioritere mellom framlegg og innspel som kjem frå faggruppene stå for prosjektleiing i interkommunale prosjekt som vil påverke IKT-drifta utvikle gode rutinar for det interkommunale samarbeidet inngå og folgje opp avtalar med leverandorar i samarbeid med innkjopssamarbeidet og faggruppene etablere og opployse faggrupper, og gje rammer for arbeidet i gruppene" Med den sentralen funksjonen Strategigruppa er gitt, er det onskjeleg at samarbeidet etter kommuneloven 27 også formaliserast med tilhøyrande vedtekter. Dette slik at vi sikrar strategiarbeidet nodvendige fullmakter og loyvingar som er nødvendig for å kunne innfri handlingsprogram/resultatmåla for IKT-arbeidet over tid.

4 2.2 Driftssenteret organisert etter kommuneloven 28 Det vert laga eiga sak i hove driftssenteret når premissane kring meir formalisert og langsiktig etablering er utgreidd. 1organisasjonsmodellen som er skissert ovanfor, er den viktigaste leverandorar til IKTsamarbeidet per i dag definert som driftssenteret, som består av: maskinvaresenter, med teneleg lokalar for serverar, lagring og anna utstyr. linjekapasitet, med redundant linjekapasitet til kommunesentra på minst 1GBit/s drift av fellesprogram I hove til maskinvaresenter og drift av fellesprogram, er det i tilleggsdokumentet av 5. november 2012 gitt folgjande skisse, der dette er definert som "Driftsplattform" og "Felies programvare": Brukarar Systemeigarar/ Superbrukarar A Ola Per Kari Hans Grete Applikasjonar Operativsystem Virtualisering Maskinvare Gerica Window Citrix Tenarar HsPro, Linux VmWare SAN Agresso Filtenar Switchar Fiber 1Felies programvare Driftsplattform Inn under driftssenter er det også lagt 1 GBit/s redundant linjekapasitet mellom kommunesentra. Denne fiberkapasiteten kan enten leigast av kommersiell aktor eller ved eigen kommunal kommunal fiberstruktur og bytteavtalar med kommersielle aktorar. Styringsgruppa for det interkommunale selskapet må avklare kva modell som er mest tenleg. Det er forventa at drriftskostnaden med eigen kommunal linjekapasitet vil vere vesentleg lågare enn å leige slik kapasitet hos kommersiell aktor, men dette ma utgreiast og kostnadsreknast for ein tek endeleg stilling til val av loysing. Kostnadsfordeling mellom kommunane er også ein del av denne avklaringa. Basert på foresetnaden om at eigne liner er rimelegare, og at linjeleiga vert prisa inn i driftssenteret sin leveranse, kan eit interkommunalt driftssenter vere rimelegare enn å sette denne leveransen ut til kommersiel le aktorar. Pr. i dag er eit driftssenter etablert på forebels basis i Hareid kommune. Erfaringane tilseier at dette har yore ei teneleg og kostnadseffektiv loysing. Loysinga bygg ph vedtak i kommunestyra, men det ligg ikkje fore ein formalisert avtale etter dei mulegheitene som kommuneloven legg opp til. Arbeidsgruppa la til grunn at etablering av eit felles driftssenter bor formaliserast, som eit vertskommunesamarbeid, at det ben-vere eit minimum av foreseielegskap og at driftssenteret ben-ligge i ein av samarbeidskommunane, jfr. rapport som ligg ved. Det synest som klart mest teneleg, ut frå erfaringar og ynskje om kontinuitet, at ein

5 no formaliserer ein avtale med Hareid kommune. Dette som eit vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28b og med ein tidshorisont på 3 dr. Ein tiltir vidare folgjande foresetnader: etableringa skal omfatte både det som er definert som maskinvaresenter og drift av felles programvare j.fr. definisjonane ovanfor, samt linjestruktur det skal utarbeidast ein kravspesifikasjon som definerer dei tenestene som skal ligge til driftssenteret og nivdet pd desse tenestene driftssenteret bor overta felles serverpark etter nærare spesifiserte retningslinjer målsettinga er at utgreiing og avklaring skal vere gjort for september 2013 og at ny etablering er på plass i 2014 Val av ein slik interkommunal modell foresett at folgjande blir tidsangitt og prissett: felles programvare driftsplattform linjestruktur Når det gjeld backup-plasseringa, vil Strategi- og Bestillareininga kunne innhente anbod hos kommersielle aktorar. 2.3 Tids - og aktivitetsplan Intern forankring Utarbeiding av vedtekter og saksframlegg Politisk handsaming Oppnemning av strategigruppe Februar -13 Mars -13 April -13 Mai -13 Volda Rune Sjurgard rådmann

6 Kommunenett sore Sunnmore Rammeplan forinterkommunalt IKT-samarbeid på soresunnmore2011- Hareid, Heroy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta "VW,' Utkast pr. 22. desember2010

7 Innhald Bakgrunn: 1 Målsetting- 2 Føresetnader 3 Okonomi 3 Organisering- 3 Vedlegg 1: Målsettingar i plancn ekommune Vedlegg 2: Målsettingar i planen enorge Bakgrunn: Til grunn for denne planen ligg "Rammeplan for interkommunalt IKT samarbeid for Hareid, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Orsta" og "Notat om interkommunalt IKT-prosjekt" datert Rammeplanen vart godkjend i kommunestyra i dei 7 kommunane i 2006, og notatet cr gjort kjent for kommunestyra i Planen inneheldt føringar for samarbeidet på IKT-sida i regionen gjennom å presenterc bakgrunn for samarbeidet målsettingar styringsstruktur kritiske suksessfaktorar okonomi Planen inneheldt også ein handlingsplan med 6 punkt Interkommunalt kartsarnarbeid Infrastruktur/ breiband Agresso/ økonomisystem E-handel Rammeplanane "enorge 2009" og "ekommune 2009" IKT samarbeid Sjustjerna I notatet frå 2009 er målsettingane noko utvida, og handlingsprograrnmet er skissert i 5 punkt: Utgreiing av framtidig drift og utvikling av ephorte (saklarkiv). Utgreiing framtidig drift av økonomisystem /løn og personalsystem. Forprosjekt Gerica (programvare pleie og omsorg). Forprosjekt drift IKT. Arbeid med etablering av breibandsløysing Gjennom denne planen vert målsettingane vidareført, og det vert lagt føringar for organiseringa av arbeidet. Handlingsprogrammet blir ajourført og fornya i eige dokument. side 1

8 Må!setting: Det skal utviklast eit Kommunenett sore Sunnmore (KSS) som eit samarbeid mellom dei 7 kommunane i Sore Sunnmore regionråd (SSRR). Samarbeidet skal stotte opp under kommunane sin tenesteproduksjon og medverke til kostnadseffektiv oppnåing av kommunane sine overordna mål. Kommunane skal innan 2015 framstå som ein virtuell region med felles bruk, utvikling og utnytting av IKT-loysingar og programvare. Loysingane skal vere kostnadseffektive, framtidsretta, driftssikre, innovative og brukartilpassa. Dei interkommunale loysingane skal vere eins for brukarar i dei kommunane som samarbeider. Bruk av programvare skal vere slik at IKT-driftspersonell kan nyttast på tvers av kommunane. Målsettinga med samarbeidet er: Kostnadseffektvitet og driftsstabilitet ved bruk av IKT skal betrast ved at kommunane samarbeider om basis IKT-infrastruktur og programvare. For å kunne utnytte samarbeidet best mogleg skal kommunane arbeide for å få ein mest mogleg lik plattform med omsyn til programvare og teknologi. IKT-samarbeidet skal gi økonomiske og driftsmessige fordeler gjennom kompetanseoppbygging, erfaringsutveksling, felles opplæring og problemloysing. IKT-samarbeidet skal gjennom nettbaserte tenester dekke viktige deler av innbyggarane sine tenestebehov og medverke til ei god samfunnsutvikling. IKT-sarnarbeidet skal gjennom god kvalitet på IKT-tenestene legge grunnlag for hog fagleg standard på tenestene til innbyggarane. IKT-samarbeidet skal delta i vidareutvikling av tenestene gjennom dialog med brukarane og andre sarnarbeidspartnarar. IKT-samarbeidet skal fore til at kommunane aktivt utnyttar ny teknologi til effektiv og frarntidsretta produksjon av kommunale tenester. IKT-samarbeidet skal sikre breiare og meir robuste fagmiljo på drift og utvikling. IKT-sarnarbeidet skal legge grunnlaget for dognkontinuerleg drift av nødvendige program. IKT-samarbeidet skal legge målsettingane i planane enorge frå Moderniseringsdepartementet og ekommune frå KS til grunn for arbeidet. Program, tenester og oppgåver skal etablerast slik at ein får den beste og mest kostnadseffektive loysinga. Arbeidsplassane skal som hovudregel fordelast mellom kommunane dersom tenesta ikkje må kjopast av ekstem leverandor. Felles tekniske installasjonar skal plasserast der tilhovaligg best til rette. side 2

9 Foresetnader Eit samarbeid som skal omfatte alle, eller eit fleirtal av, kommunane ma bygge på ein visjon om at vi skal arbeide oss saman med felles loysingar. Kommunane går inn i samarbeidet fordi dei er motiverte for 5 hente ut dei fordelane som ligg i samarbeidet, og fordi dei er innstilte på å ta den kostnaden og det arbeidet som m5 til for å realisere desse gevinstane. Arbeidet i gruppene som vert nedsett m5 prioriterast. Leiarar og mellomleiarar må inspirere arbeidstakarar til å engasjere seg i det interkommunale samarbeidet, og gruppemedlemmer m5 kunne bruke av ordinær arbeidstid til slikt arbeid. Ved særleg stor belastning p5 enkelte arbeidsplassar kan det avtalast kompensasjonsordningar. Okonomi Kostnader ved drift av felles maskin og programvare skal delast etter ein fordelingsnokkel basert på 50 % fordeling etter folketal og 50 % delt likt mellom deltakarkommunane. Dersom enkeltkommunar må gjennomfore oppgradering av eigne system for å f5 tilgang til fellessystemet, vert dette ikkje lagt inn i kostnadsnokkelen. Deling av driftskostnader vert å avtale for kvart enkelt prosjekt dersom det fell utanfor prinsippet om kostnadsdeling. Kvar kommune dekkjer eigne utgifter i samband med i mote regionen. Det vert utarbeidd eige budsjett for koordinatorfunksjonen. Kostnadene vert fordelte mellom kommunane etter kostnadsnokkelen. Utbetaling skal skje ut frå budsjett og etter rekning frå vertskommunen med forfall 30. juni. Endeleg avrekning vert gjort ut frå rekneskapen pr. 31. desember. Organisering: Styringsgnmpe RAdmennenei SSRR IKT-gruppe Sak/arkivOkonomi (ephorte)(agresso) Kart (GIS/LINE) Web I I I r e. Pleie/omsorg (Gerica) Skule / Rådmannsgruppapå sore Sunnmore utgjer styringsgruppe for Kommunenett sore Sunnmore. Denne gruppa får fullmakt til å organisere og gjennomfore "Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på sore Sunnmore ". side 3

10 Ei IKT - gruppe sarnansett av IKT-koordinator og 1 person frå kvar kommunc har det overordna ansvaret for å nå målsettingane i rammeplanen. Gruppa skal utarbeide handlingsprogram for kornande periode og samordne arbeidet innafor dei ulike fagfelta. IKT - koordinator leier og samordnar det interkommunale IKT-samarbeidet. Han skal vere i tett dialog med styringsgruppa, og han knyter sjolv til seg samarbeidspartnarar inn mot rådmannsnivået. IKT-koordinator skal verc ein pådrivar for arbeidet i faggruppene, og på bakgrunn av innspel frå gruppene skal han saman med IKT-gruppa utarbeide framlegg til handlingsprogram. Programmet skal rullerast årleg pr i forkant av kvart budsjettår og danne grunnlaget for budsjettvedtak i kvar kommune. IKT-koordinator utarbeider også framlegg til årsbudsjett for sitt ansvarsområde. Arbeidet skal organiserast gjennom faste faggrupper omkring felles programvare. Faggruppene har ansvar for gjennomforing av felles IKT-tiltak i godkjent handlingsprogram. Dei skal ta initiativ og vere cin pådrivar for å nå målsettingane i rammeplanen innafor sitt fagornråde. Dette skal dei gjere vcd å utveksle erfaringar i bruken av eksisterande programvare drive felles kompetanseoppbygging ta initiativ til vidareutvikling av rutinar og prosedyrar som sikrar kvalitet effektivitet kontinuitet skissere behov for nye loysingar Gruppene kjern med framlegg til tiltak framfor rulleringa av handlingsprogrammet. Gruppene har mandat til å innhente tilbod for kvart tiltak. Dei skal utarbeide kravspesifikasjon og anna som er nødvendig, vurderc tilboda og legge kontraktsframlegg fram for styringsgruppa i samarbeid med Sore Sunnmore innkjopsforum. Den enkelte kommune sin representant i faggruppa har ansvar for å sikre lokal forankring av prosjektet i eigen kommunc. Kommunane gjer eigne val om deltaking i tilbodsrunde på det enkelte system. Den enkelte kommune har ansvar for å sikre seg nødvendig mandat for å vere med på tilbodsrunden og inngå kontrakt på aktuelle system. Innhenting av tilbod vert lagt opp slik at kommunar som har behov for det, har valfridom m.o.t. tidspunkt for implementering av loysingane. Mynde til å underteikne kontrakt er lagt til styringsgruppa. Faggruppene har ansvaret for gjennomforing av innkjopsprosessen i samarbeid med Sore Sunnmore innkjopsforum. Kvar faggruppe skal ha ein leiar og ein sekretær. Leiaren har ansvaret for drifta av gruppa, og skal leic arbeidet i faggruppa vere ressursperson med omsyn til bruk av programmet vere kontakt inn mot interkommunal 1KT-struktur Grupper kan opprettast etter behov for kortare eller lengre periodar. Alle dei 7 kommunane skal ha hove til a vere representerte i alle gruppene. Fagmiljoa i kvar kommune peikar ut medlemmer i gruppene. Interkommunal IKT-koordinator har moterett i alle gruppene. Faggruppene rapporterer til IKT-koordinator. side 4

11 Vedlegg 1: Målsettingar i planen ekommune MålMålsettingar ekommune2012 Kap. 1Innledning Visjon: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning. Ved å oppfylle målsettingene i ekommune 2012 vil kommunen/fylkeskommunen bidra til å realisere denne visjonen. Kap. 3Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 1 I Wet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert flere digitale kanaler for dialog mellom innbyggerne, kommunen og de folkevalgte. 2 I Wet av 2010 skal kommunale og fylkeskommunale nettsteder være i samsvar med kvalitetskriteriene til Norge.no. Kap. 4 Tjenester på nett 1 I Wet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til innbyggerne gjennom Minside. 2 I Wet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske tjenester til næringslivet gjennom Altinn. 3 I Wet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby elektroniske selvbetjeningslosninger på nivå 4 i tjenestetrappa for de mest brukte tjenestene. Kap. 5Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten 1 I Wet av 2009 skal all dokumentasjon i helse- og omsorgstjenesten skje i elektronisk journalsystem, basert pa nasjonale standarder for struktur, funksjonalitet og innhold. 2 I Wet av 2011 skal alle kommuner være tilknyttet Norsk Helsenett og ha tatt i bruk elekttonisk samhandling med helseforetak og fastleger. 3 I Wet av 2011 skal alle fylkeskommuner ha knyttet tannhelsetjenesten til Norsk Helsenett og tatt i bruk elektronisk samhandling med NAV, helseforetak, fastleger og kommuner. 4 I lopet av 2011 skal ansatte i helse- og omsorgstjenesten i kommunene ha opparbeidet tilstrekkelig kunnskap om bruk av digitale verktøy til å kunne kommunisere elektronisk med helseforetak, fastleger og legevakt. Kap. 6 NAV-reformen og IKT 1 I Wet av 2010 skal alle kommuner ha etablert IKT-losninger for lokale NAV-kontor i samarbeid med den statlige arbeids- og velferdsetaten. Kap. 7 IKT i grunnopplæringen 1 I Wet av 2010 skal IKT være en integrert del av skoleutviklingsprogrammene i hver kommune og fylkeskommune. 2 I Wet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner tilby Feide som felles innloggingstjeneste for elever og undervisningspersonalet. 3 I Wet av 2010 skal digitale læringsressurser brukt i grunnopplæringen være tilgjengelig for alle uavhengig av teknologisk plattform. 4 I lopet av 2011 skal lærere i grunnopplæringen ha nok kunnskap til 5 bruke digitale verktøy og læringsressurser i den daglige undervisningen. Kap. 8 Geografisk informasjon 1 I Wet av 2008 skal alle kommuner og fylkeskommuner delta i Norge digitalt-samarbeidet. 2 Alle kommuner og fylkeskommuner skal legge til rette for at innbyggere og næringsliv skal kunne benytte kommunens geodata på en enkel mate. 3 I Wet av 2009 skal alle kommuner ha tatt i bruk matrikkelen. Kap. 9Elektronisk handel 1 I Wet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha målsettinger, strategier og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. 2 I Wet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk losninger for elektronisk fakturering. 3 I Wet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner ha innfort elektronisk innkjøp og tatt i bruk markedsplassen ehandel.no. Kap. 10Arkivering og saksbehandling 1 I lopet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser. 2 I Wet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha etablert digitalt saksarkiv basert p5 gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi. 3 I Wet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak- / arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer. side 5

12 Mål IMålsettingareKommune2012 Kap. 11Informasjonssikkerhet 1 I løpet av 2008 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer frå Datatilsynet. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner kunne tilby autentisering ved hjelp av Minid. 3 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner som tilbyr portaltjenester gjennom egen portal eller gjennom Minside / Altinn, ha gjort risikoanalyser av personvernet. Kap. 12IKT-arkitektur 1 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha utarbeidet en beskrivelse av sin IKTarkitektur basert på overordnete mål og strategier. Kap. 13 Åpne standarder 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet krav til åpne standarder i sine styringsdokumenter for IKT. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha implementert gjeldende krav til bruk av åpne standarder på alle områder. Kap. 14 Integrasjon av IKT-systemer 1 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha tatt i bruk IKT-løsninger som sikrer sørnløs overføring av data mellom portaler, databaser, sak- / arkivsystemer og fagsystemer for en eller fleire av de viktigste tjenesteområdene. Kap. 15Fri programvare 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor administrasjon og grunnutdanning. 2 I løpet av 2012 skal kommuner og fylkeskommuner ha vurdert bruk av fri programvare innenfor helse og omsorg og andre sentrale virksomhetsområder. Kap. 16 Grønn IT 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet energi- og miljøtiltak i sine styringsdokumenter for IKT. 2 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha innarbeidet miljøkrav i sine anskaffelsesdokumenter for nye IKT-systemer. Kap. 17 Bredbånd 1 I løpet av 2009 skal kommuner og fylkeskommuner ha sørget for breiband med tilstrekkelig kapasitet til alle kommunale virksomheter. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha planlagt en hensiktsmessig bredbåndsinfrastruktur lokalt og regionalt. Kap. 18 Interkommunalt IKT-samarbeid 1 I løpet av 2008 skal alle kommuner ha vurdert mulighetene for effektivisering og kvalitetsheving av forvaltning og tjenesteproduksjon gjennom interkommunalt IKTsamarbeid. 2 I løpet av 2009 skal kommuner som er en del av et IKT-samarbeid ha utarbeidet egne strategidokumenter på basis av sin bestillerrolle. 3 I løpet av 2009 skal alle IKT-samarbeid ha utviklet egne strategidokumenter for egen virksomhet. Kap. 19Strategisk IKT-ledelse 1 I løpet av 2009 skal toppledere i kommuner og fylkeskommuner ha opparbeidet tilstrekkelig kompetanse til å kunne lede arbeidet med å utvikle en IKT-strategi og realisere gevinster ved IKT-investeringer. 2 I løpet av 2010 skal kommuner og fylkeskommuner ha gjennomført strategisk IKTplanlegging som er knyttet til kommunens overordnede målsettinger. 3 I løpet av 2010 skal folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner ha opparbeidet kunnskap om betydningen av IKT som virkemiddel for omstilling, effektivisering og kvalitetsheving i egen kommune. 4 I løpet av 2011 skal kommuner og fylkeskommuner kunne dokumentere gevinster ved IKTinvesteringer. side 6

13 Vedlegg 2: Målsettingar i planen enorge 2009: Ar Mål nr Målsettinger enorge 2009 Ref kapittel I lopet av 2005 skal statlige etater med geodata-ansvar og flest mulig kommuner være part i Norge digitalt og oppdatere sine data. I lopet av 2006 skal det være etablert et sett av forvaltningsstandarder for data- og dokumentutveksling. I lopet av 2006 skal alle virksomheter i offentlig sektor ha innarbeidet i aktuelle plandokumenter hvordan de skal gjore bruk av åpne standarder, tjenesteorientert arkitektur og åpen kildekode. I lopet av 2007 skal det være etablert ordninger som sikrer at alle som ikke selv har tilgang til Internett, har tilbud om å fa utfort tjenester på nett i sitt nærmiljo. I lopet av 2007 skal 80 prosent av offentlige nettsteder oppfylle Norge.no's kvalitetskriterier for tilgjengelighet. I lopet av 2007 skal hver enkelt innbygger selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. I lopet av 2007 skal det foreligge en strategi som legger til rette for ordninger som gir tilgang til kulturarven, blant annet film, litteratur, museums- og arkivsamlinger, faglitterære kunnskapskilder og nasjonale arkiver for lyd og bilde. Strategien skal utformes på grunnlag av opphavsrettslige avtaler og personvernregler. I lopet av 2007 skal det være gjennomfort en evaluering/rapportering av viderebruksdirektivets effekt på verdiskaping og konsekvenser for offentlige virksomheter. I lopet av 2007 skal enerettsavtaler om bruk av offentlige data som er i strid med EU-direktivet om viderebruk av offentlig sektors informasjon, være gjennomgått og endret. I lopet av 2007 skal alle offentlige virksomheter ha målsettinger, strategi og planer for sine innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. I lopet av 2008 skal digital kompetanse stå sentralt i utdanning og opplæring med vekt pa: IT som læringsverktoy: Elever og studenter skal kunne utnytte IT på en sikker, fortrolig og kreativ mate for å utvikle de kunnskaper og ferdigheter de trenger som fullverdige deltakere i samfunnet. Bruk av IT i fagene: IT skal være integrert i alle fag gjennom læreplaner og som del av vurderingssystemet der dette er relevant. Digitale ferdigheter: Det skal utvikles metoder og verktoy for å vurdere og male elevers og studenters digitale kompetanse, for a sikre at elever og studenter oppnår tilfredsstillende digital kompetanse. I lopet av 2008 skal alle relevante interaktive tjenester for næringslivet være tilgjengelige gjennom tjenesteportalen Altinn. I lopet av 2008 skal 75 prosent av all innrapportering av de 15 mest brukte skjemaene foregå elektronisk til det offentlige. I lopet av 2008 skal minst 30 prosent av målgruppen for andre tilgjengelige elektroniske tjenester benytte seg av den side 7 Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Okt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 3 En samordnet og bnikertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 3 En samordnet og bnikertilpasset offentlig sektoi Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Notge Digital deltakelse for alle Kap l Enkeltmennesket i det digitale Norge Digital deltakelse for alle Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale rettigheter Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tilgang til kunnskap og kultur Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Okt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Okt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Elektroniske innkjøp bidrar til 1 økt konkurranseevne Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digital kompetanse Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Digitale tjenester tilpasset næringslivets behov Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Digitale tjenester tilpasset næringslivets behov

14 Ar 2009 Mal nr Målseninger enorge 2009 elektroniske kommunikasjonsformen. I lopet av 2008 skal 70 prosent av næringslivet være fornoyd eller meget fornoyd med offentlige digitale tjenester. I lopet av 2008 skal det være iverksatt en helhetlig politikk som sikrer effektiv viderebruk av offentlige data for okt verdiskapning og utvikling av nye tjenester, med utgangspunkt i gratisprinsippet. I lopet av 2008 skal det finnes moderne elektroniske sjokart som dekker hele norskekysten. I lopet av 2008 skal data og dokumentutveksling sektor tilfredsstille forvaltningsstandardene. i offentlig I lopet av 2008 skal alle offentlige skjema bygge på felles brukergrensesnitt. I lopet av 2009 skal alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide. Ref kapittel Kap 2 lnnovasjon og vekst i norsk næringsliv Digitale tjenester tilpasset næringslivets behov Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk nærinohsliv Okt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Okt verdiskapning på grunnlag av offentlige data Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Bruk av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale tjenester til innbyggerne Alle nye interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, skal utvikles slik at de kan være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide fra det tidspunkt de lanseres. Målgruppenes utnyttelse av elektroniske tjenester skal folges noye. For store volumtjenester (for eksempel skatt, samordnet opptak til hoyere utdanning mv.) skal minst 75 prosent av målgruppen benytte de elektroniske tjenestene i I lopet av 2009 skal 80 prosent av brukerne av offentlige digitale tjenester være fornoyd eller meget fornoyd med tjenestene. I lopet av 2009 skal det være foretatt en helhetlig gjennomgang av åndsverkslovgivningen. En naturlig del av dette arbeidet vil være A vurdere praktiseringen av regelverket rundt kopiering, spredning og tekniske beskyttelsessystemer knyttet til digitalt innhold. I lopet av 2009 skal offentlige virksomheter ha lagt til rette for elektronisk uthenting av egen personinformasjon på en enkel og sikker måte. I lopet av 2009 skal det være etablert ordninger som sikrer nettilgang til kulturarven og kunnskaps- og opplevelseskilder for utdanningsinstitusjoner og innbyggere generelt. I lopet av 2009 skal alle bransjer og bedrifter som har nytte av kompetansetiltak for å utnytte innovasjonspotensialet i elektronisk forretningsdrift, ha tilbud om dette. I lopet av 2009 skal 25 prosent av volumet fra offentlige driftsinnkjøp være helt eller delvis skaffet tilveie gjennom konkurranser basert på elektroniske prosesser for samhandling med næringslivet, I perioden frem til 2009 skal det legges til rate for digital samhandling i offentlig sektor slik at all ikke-sensitiv, formell kommunikasjon mellom offentlige virksomheter i hovedsak skal skje elektronisk. Som et forste skritt skal departementene gjennomfore dette senest i lopet av alle offentlige virksomheter skal ha innfort elektronisk stottet Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitate tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkehmennesket digitale Norge Digitate tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkeltmennesket digitale Norge Digitate tjenester til innbyggerne Kap 1 Enkeltmennesket digitale Norge Digitate rettigheter i det i det i det Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitale rettigheter Kap 1 Enkeltmennesket i det digitale Norge Digitate tilgang til kunnskap og kultur Kap 2 Innovasjon og vekst i noisk næringsli \ Verdiskapning, innovasjon og omstilling Kap 2 lnnovasjon og vekst i norsk nsliv,, Elektroniske innkjøp bidrar til økt konkurranseevne Kap 3 En samoulnet og brukertilpasset offentlig sektor Digital samhandling i offentlig sektor side 8

15 Ar 2010???? Mal nr Målsettinger enorge 2009 Ref kapittel saksbehandling og tatt initiativ til etablering av elektronisk arkiv alle offentlige virksomheter har tatt i bruk eld og esignatur for alle relevante tjenester. I lopet av 2009 skal alle nye IT- og informasjons-systemer i offentlig sektor bruke Apne standarder. I lopet av 2009 skal minst 75 prosent av offentlige virksomheter oppgi og kunne dokumentere at digitaliseringsprosjekter har bidratt til omlegging og forenkling av arbeidsrutiner. I lopet av 2009 skal samlet oppgavebyrde for næringslivet knyttet til innrapportering være redusert med 300 Arsverk sammenlignet med Innen 2010 skal den samlede forskningsinnsatsen oke til 3 prosent av BNP, hvorav 1 prosentpoeng fra offentlige kilder. For A heve Norge til en ledende forskningsnasjon har regjeringen i Forskningsmeldingen' foreslått at den samlede forskningsinnsatsen oker. Med det store VERDIKT-programmets fokus på det tradlose samfunn skal forskning innen folgende hovedområder prioriteres:. Brukergrensesnitt, informasjonsforvaltning og programvareteknologi Kommunikasjonsteknologi og infrastruktur Sikkerhet, personvern og sarbarhet Samfunnsmessige, okonomiske og kulturelle utfordringer Samfunnsmessige, okonomiske og kulturelle utfordringer I perioden frem til 2009 skal den norske andelen av ITrelaterte EU-prosjekter ekes til og helst overstige storrelsen på det norske okonomiske bidraget. Grunnleggende digitale ferdigheter er viktig både for A hindre utstoting fra arbeidslivet og for A gjore det lettere å komme tilbake i arbeid. Som et ledd i videreutviklingen av la-avtalen vil regjeringen samarbeide med partene i arbeidslivet om tiltak for A forhindre at mangel på grunnleggende digitale ferdigheter i jobbsituasjonen forer til tidlig utstoting fra arbeidslivet. Digital kompetanseutvikling vil også bli benyttet av arbeids- og velferds-forvaltningen som kvalifiseringstiltak der mangel på slik kompetanse hindrer de prioriterte gruppene i arbeidsmarkedspolitikken i A komme tilbake i arbeid., 4 Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektoi Bnik av åpne IT-standarder og åpen kildekode Kap 3 En samordnet og brukertilpasset offentlig sektor Sikre gevinstrealisering og nye måter å arbeide på Kap 3 En samoldnet og brukertilpasset offentlig sektor Sikre gevinstrealisering og nye måter å arbeide på Kap 2 Innovasjon og vekst i norsk næringsliv Vilje til forskning Kap l Enkeltmennesket digitate Norge Digital kompetanse i det 1 St. meld. nr 20 ( ) Vilje til forskning side 9

16 Kommunenett sore Sunnmore Handlingsprogram for interkommunaltikt-samarbeid på sore Sunnmore Hareid, Heroy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Orsta IFITZIORP Utkast pr

17 1 Innhald Bakgrunn 2 Handlingsprogrammetfor Handlingsprogram Felles drift av kommunalprogramvare. 4 Status 4 Tiltak 4 Web-loysing 5 Status 5 Tiltak 5 HeIse- og omsorgstenesta 6 Status 6 Tiltak 6 Oppvekstog kultur 7 Status 7 Tiltak 7 Kart 8 Status 8 Tiltak 8 Agresso/ økonomisystem 9 Status 9 Tiltak 9 Sak/arkiv 10 Status 10 Tiltak 10 Kvalitetsstyring 11 Status 11 Tiltak 11 side 1

18 Bakgrunn "Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på sore Sunnmore 2011 " legg grunnlaget for handlingsprogrammet. Handlingsprogram for IKT-samarbeidet vart sist presentert i eit notat datert og lagt fram for kommunestyra i sak om interkommunal IKT-ressurs hausten Handlingsprogrammet for 2010 Utgreiing av framtidig drift og utvikling av Ephorte (sak /arkiv): Etablering av ressursgruppe for sak /arkivsystem. Gruppa skal utgreie kostnader og gevinstar ved felles drift av sak / arkivsystem frå ein servar. Gruppa skal vidare utgeie etablering av ei felles ressursgruppe for drift og utvikling av sak / arkivsystemet i dei sju kommunane og nodvendig ressursbruk for å få dette til. Det vert frikjøp av prosjektleiar for forprosjektet i 20 % stilling for 6 manader. Status: Prosjektet med utgreiing av kostnader og gevinstar ved felles drift av sak/arkiv frå ein server har ikkje kome i gang, og dei avsette midlane er ikkje nytta. Ei felles faggruppe for drift og utvikling er i arbeid. Utgreiing framtidig drift av okonomisystem I Ion og personalsystem: Fire av kommunane etablerer felles okonomisystem og Ion og personalsystem med drift frå ein serverinstallasjon frå februar To andre kommunar etablerer felles loysing frå Det er lagt ned eit stort arbeid i å etablere felles kontoplanar og felles rutinar. Det er viktig at det vert arbeidd vidare med å ta ut gevinstar av slike felles loysingar framover, og syte for at arbeidet vidare forer til at fagmiljoa i kommunane og loysingane vert tettare integrert, og ikkje utviklar seg i kvar si retning. Her er det behov for frikjøp av ein felles ressurs. Kor stort stilling og korleis ein kan finansiere dette ma avklarast med prosjektgruppene som star for gjennomforing av oppstartingsprosjekta. Status: Systema er sett i drift frå 2 driftssenter for 6 av kommunane. Innforingsfasen er no avslutta. Sande nyttar andre versjonar og driftar desse frå eigen server. Forprosjekt Gerica (programvare pleie og omsorg): Forprosjektet skal utgreie modeller for felles drift og utvikling av Gerica i dei sju kommunane. Ulike modeller for framtidig samarbeid skal avklarast, kostnadsreknast og prioriterast. Det vert frikjøp av prosjektleiar i 40 % stilling i 6 manader. Utgreiinga skal ligge fore til rådmannsgruppa innan 1. oktober slik at ein eventuell vidareforing av prosjekta kan finansierast pa budsjetta for Status: Gericagruppa har levert prosjektrapport datert 26. mars 2010 til rådmannsgruppa. Alle dei 7 kommunane brukar no fagsystemet Gerica innafor pleie /omsorg. Programmet ligg på serverar lokalt i den einskilde kommune, og det er ulikt kva modular som er i bruk. Gruppa har tilrådd at Gerica vert drifta frå ein felles server for alle kommunane. Det er sett ned ei prosjektgruppe til å utgreie saka. side 2

19 Forprosjekt drift IKT: Forprosjektet skal utgreie modeller for felles drift av IKT-infrastruktur og kommunikasjonslinjer i dei sju kommunane. Ulike alternativ skal visast, kostnadsreknast og vurderast. Prosjektet skal også vurdere felles drift av tenester til domes e-post servar, internett tilknyting, tilknyting til skatt / folkeregister. Det vert frikjøp av prosjektleiar i 40 % stilling i 6 månader. Utgreiinga skal ligge for til rådmannsgruppa innan 1. oktober slik at ein eventuell vidareforing av prosjekta kan finansierast på budsjetta for Status: Prosjektet har ikkje kome i gang. Arbeid med etablering av breibandsloysing. Den interkommunale IKT-gruppa skal arbeide vidare med problemstillingane knytt til etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen. Gruppa skal kome med forslag om korleis ein kan etablere dette, om mogleg i eit samarbeid med private aktorar. Til arbeidet vert det frikjøp av ein 25 % ressurs fram til ein får etablert stillinga innafor interkommunalt IKT arbeid. Status: Arbeidet med etablering ay ein felles breibandsstruktur i regionen har ikkje kome i gang. Ressursen til frikjop har ikkje yore nytta. side3

20 Handlingsprogram Handlingsprogramtnet skal etter planen rullerast årleg i september og arbeidast inn i komande års budsjett. Ved utarbeiding av årsbudsjett for 2011 vart det ikkje lagt fram noko handlingsprograrn. I dette handlingsprograrmnet er det ikkje teke inn kostnader ved gjennomforing av dei ulike tiltaka. Framdriftsplanen vil i stor grad bli bestemt av det utgreiingsarbeidet som må gjerast på mange av punkta, og av budsjettdekning i dei ulike kommunane. Tabellane under "Status" gjev ei viss oversikt over kva som er i bruk av felles programvare. Tabellane er ikkje fullstendige. Dei er også tildels upresise og kan innehalde feil. FeIles drift av kommunal programvare. Status Hareid, Heroy, Ulstein og Vanylven har felles drift av økonomisystema (Agresso) frå ein server på Hareid. Volda og ørsta har tilsvarande felles drift frå ein server i ørsta. Volda og ørsta har felles loysing for epost-server og GRS Alle 7 kommunane har stort sett dei same fagsystema innafor helse- og omsorg, kart, sakog arkiv og webloysing. Desse programma vert likevel drifta frå serverar i kvar einskild kommune. Tiltak Vurdere felles drift av fagprogram. Vurdere felles drift av tenester til domes e-postserver, internettilknyting, tilknyting til skatt / folkeregister. Etablere kommunikasjonslinjer mellom alle dei sju kommunane. Arbeide vidare med problemstillingane knytt til etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen. side 4

21 Web-loysing Status Hareid Heroy Sande UIstein Vanylven Volda Orsta Internett eport eport Digikomm eport cport eport eport Intranett Joomla eport Joomla Joomla Joomla Joomla Facebook Ja Ja Chat Jo Utvikling og vedlikehald av internettloysinga eport tek slutt frå Den årlege kvalitetsvurderinga av norske kommunar sine nettsider gav varierande score til dei ulike kommunane. Noko av dette skuldast bruk av ulike versjonar av webloysinga, men ulik innsats i kommunane er nok årsak til det meste av variasjonen. Tiltak Vurdere ny internettloysing/portalloysing frå 2012 Vurdere ny intranettloysing Betre kvaliteten på nettsidene alle publiserte dokument skal folgje godkjent standard format godt innsyn i postjournal, saker og mote vurdere bruk av WEB-TV frå politiske mote ta i bruk fleire elektroniske skjema folgje standard grensesnitt (LOS) legge til rette for aktiv informasjonsflyt til innbyggarane t.d. RSS Vurdere bruk av sosiale media (Facebook, chat o.i.) Auke/samordne bruken av aktivitetskalendaren erfaringsutveksling i eit tett interkommunalt samarbeid Utvikle intranettet til ein effektiv informasjonskanal side 5

22 Heise- og omsorgstenesta. Status Hareid Heroy Sande Ulstein Vanylyen Volda Orsta Gerica grunnprogram x x x x x x x Bokart x x x Folkeregisteropplysnmgar x PRS x x x Importerte inntektsopplysningar x x PDA - handterminal x Legemodul x x x x x Matebok x x x x PPS-integrasjon x x x x x x Scanning x x x x Legeprogram System X WinMed3 WinMed WinMed WinMed WinMed Helsestasjon WinMed WinMed WinMed WinMed WinMed HSpro WinMed Min Vakt x x Barneyern Familia Familia Familia Familia Familia Familia Familia Sosialprogram Velferd Velferd Velferd Socio Velferd Socio Socio Tiltak Utgreie modeller for felles drift av Gerica i dei sju kommunane. Utarbeide rutinebeskrivelsar og sikkerheitsdokumentasjon som tilfredsstiller krava i "Normen" frå Helsedirektoratet. Kurs for sikkerheitsansvarlege og leiarar den 21. og 22. september 2011 med oppfølging i alle kommunane. Kurs i KOSTRA - IPLOS - FORVALTNING Innføre automatisk tilgangsstyring i alle databasane. Formalisere arbeidet som systemansvarleg for Gerica. Etablere vaktordning som sikrar akseptabel oppetid av datasystema. Etablere full tilknyting til Norsk helsenett gjennom kjøp og implementering av følgjande programmodular og tenester: elink grunnmodul elink fase 1: Kommune - fastlege elink fase 2: Kommune sjukehus elink meldingstype epikrise elink meldingspakke NAV, vederlagstrekk del 1 elink meldingspakke NAV, vederlagstrekk del 2 Leveransepakke NAV vederlagstrekk Leveransepakke elink Gerica Labmodut elink meldingstype svar medisinsk biokjemi NAV lisenspakke melding 3 NAV lisenspakke melding 4 NAV lisenspakke melding 5 NAV lisenspakke melding 6 Lisens folkeregisteroppl.+import inntekt + teknisk bistand Vurdere felles kjøkenprogram Vurdere felles helsestasjonsprogram side 6

23 Oppvekst og kultur Status Hareid Heroy Sande Ulstein Vanylven Volda Orsta Sats Wis skole x Delvis x Ungd.skulen Delvis x PedIt x x x x x x x It's learning Ungd.skulen AutopIan Litt Novascherne x Delvis Delvis x Timeplan32 Litt FolkeWeb Litt Vismabarnehage x x x x x x x Kartleggaren x Sampro x Logos Ungd.skulen Tiltak Samordne bruken av administrativ programvare ved val av nye loysingar Vurdere felles timeplanleggingsprogram, kurs i april, oppfolging mai/juni Vurdere bruk av fri programvare Innfore Feide i skuleverket Samordne teknologiloysingar i elevnettet Vurdere bruken av tæringsplattform (LMS) Bygge opp ein felles database Drive aktiv erfaringsutveksling Bygge opp lenkesamling Vurdere felles pedagogisk programvare side7

24 Kart Status Kommunane brukar slik programvare: Hareid Hero), Sande Ulstein Vanylven Volda Orsta GIS/LINE Land Bas s x x x x x x x GIS/LINE Land Utjevning x x x GIS/LINE Land GPS-Import x GIS/L1NE Land Analyse x GIS/LINE Land Eastmerker x x GIS/LINE Land Malebrev x x x x GIS/LINE Land kartfunksjon x GIS/LINE Matrikkel kartfunk x x x GIS/LINE Arealplan x x x x x x x GIS/LINE Planregister x x GIS/LINE Trans x x GIS/LINE Matrikkel x x x x x x GIS/LINE Lokal Matrikkel x x x x x GIS/LINE ByggAreal x GIS/LINE VA x x x x GIS/LINE Raster Basis x x x x GIS/L1NE Batch Basis x GIS/LINE Batch Terrengmodul x GIS/LINE Felt Basis beregning x GIS/LINE Kart x x x x x x x GIS/LINE Matrikkel Innsyn x x x x G1S/LINE Rasterinpass x GIS/LINE SAK x GIS/LINE Tilknytt fil x x x x x GIS/LINE Analyse x x GIS/LINE Befolkning x GIS/LINE BK x x x x x GIS/LINE Weblnnsyn Internett x x x x x x x GIS/LINE WebByggsok x x x x x Drift kart pa Internett x KomTek Tiltak Vurdere felles kartdatabase ph ein server Oppdatere flyfoto (ortofoto), felles syklus Felles rutiner og dokumentflyt for arbeidet etter matrikkellova Alle planar skal ligge pa Sunnmorskart Ortofoto, legge inn historiske bilete, kart Årleg felles kurs Erfaringsutveksling side 8

25 Agresso / økonomisystem Status Hareid Heroy Sande Ulstein Vanylven Volda Orsta Okonomi, rekneskap og faktura Versjon 5.5 Versjon Versjon 5.5 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Budsjett og okonomiplan x Budsjettdelen x Ikkje i bruk Budsjettdelen Budsjettdelen Anleggsrekneskap lkkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk lkkje i bruk x x' Lånemodul Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk x Bankavstenuning Fungerer Fungerer Fungerer dårleg dårleg d5rleg Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Innkjopsmodul Ikkje hnstallert Ikkje installert Ikk e installert Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Lonn x x NLP x x x Fr5ver og refusjon x x x x x x Kompetansemodul x x x x x Forhandlingsmodul Ikkje i bruk Ildcje i bruk NLP x Ikkje i bruk Ikkje kjopt Ikkje kjopt Reiserekning Under Ikkje i bruk Fungerer ikkje innforing Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Manadsrapport x x x Ikkje i bruk Fakturaprint Skal ta i bruk x x x ekko (innfordring) Versjon 8.3 Versjon 8.3 Versjon 8.3 Versjon 8.3 Ikkje kjopt Ikkje kjopt Tiltak Ta i bruk fleire av dei allereie innkjopte modulane. Bankavstcmming Budsjett og okonomistyring Forhandlingsmodul Anleggsrekneskap Reiserekning Lånemodul Agresso Virksomheitsstyring Sjukefråvær i månadsrapporteringa Vurdere innforing av e-handel Utarbeide faste prosedyrer for okonomistyring i kommunane. Utarbeide faste sporringar/rapportar til bruk i okonomistyringa Integrasjon mot andre program Fakturering i Gerica integrert med Agresso fakturering Variabel Ionregistrert i andre program integrert med Agresso lon Utskrift /utsending av fakturaer frå BBS (nets) Kurs Budsjett og okonomistyring Browsersporring, web-rapportar Moms side 9

26 Sak/arkiv Status Hareid Herøy Sande Ulstein Vanylven Volda Orsta ephorte version: Tiltak Utgreie kostnader og gevinstar ved felles drift av sak / arkivsystem frå ein server. Samordne oppgradering til nye versjonar Samordne periodisering av sak-/arkiv til historisk arkiv Innføre fullelektronisk og papirlaust emnearkiv Arbeide aktivt mot leverandøren for å få betre funksjonalitet i Utvalsmodulen i ephorte Vurdere tettare integrasjon mellom ephorte og andre program t.d. Gerica Visma bamehage Sampro Velferd Familia Unique vaksenopplæring Utarbeide kravspesifikasjon for Noark 5 Vurdere elektronisk utsending av motedokument side 10

27 Kvalitetsstyring Status Hareid Heroy Sande Ulstein Vanylven Volda Orsta valitetslosen x x isk Manager x Tiltak Vurdere bruken av kvalitetsstyringsverkty. side 11

28 Strategi for IKT-samarbeidet på sore Sunnmore Framlegg frå strategigruppa Innhald Bakgrunn 1 Mandat 1 Samansetting av gruppa 2 Visjon og målsettingar 2 Visjon 2 Samfunnsmål 2 Effektmål 2 Resultatmål 2 Styringsmodellar 3 Interkommunalt samarbeid ( 27) 3 Vertskommunesamarbeid etter kommunelova 28 3 Interkommunalt selskap (IKS) eige rettssubjekt 3 Aksjeselskap 4 Andre modellar 4 Vu rdering 4 Organisasjonsmodell 5 Driftssenter 5 Oppgåver 5 Tilsette 6 Lokalisering 6 Organisering 6 Faggrupper 6 Strategi- og bestillareining (Strategigruppe) 7 Styringsgruppe 7 Kommunestyra 7 Modell 8 Gjennomføring 8 Intern forankring 8 Utarbeiding av vedtekter og saksframlegg 8 Politisk handsaming 9 Oppnemning av strategigruppe 9 Tids- og aktivitetsplan 9 Mindretalet sin merknad. 9 Styringsmodell vurdering (j.fr. Modell) 9 Organisasjonsmodell driftssenter tilsette 9 Organisasjonsmodell driftssenter organisering 10 Organisasjonsmodell driftssenter lokalisering 10

29 Bakgrunn Rådmannsgruppa oppnemnde i mote den Bent Arild Grytten, Verner Larsen, Gard Tuur-Eggesbo, Bjorn Heggen og Per Steinar Kjorstad til å utarbeide utkast til strategidokument for IKT-samarbeidet pa sore Sunnmore. Denne gruppa hadde eitt mote den der gruppa konstituerte seg med Bent Arild Grytten som leiar og Per Steinar Kjørstad som sekretær. Det vart også utarbeidd framlegg til mandat for arbeidet. Pa mote i rådmannsgruppa den vart prosjektgruppa utvida med 3 medlemmer slik at alle kommunane vart representerte. Mandatet for gruppa vart her fastlagt. Den utvida prosjektgruppa har hatt 5 mote, den , den , den 19.06, den og den Mandat Gruppa skal formulere målsettingar og visjon for samarbeidet i Kommunenett sore Sunnmore forretningsmessig utvikling ved bruk av IKT i tenestene utgreie alternative styringsmodellar for samarbeidet utgreie ulike organisasjonsmodellar for samarbeidet inklusive spesifikasjori på strategisk og driftsmessig rolle peike på behov for juridiske avklaringar (t.d. vertskommune, 27 eller 28, IKS) vurdere organisering av nytt driftssenter vurdere organisatorisk plassering og personalansvar for evt. felles driftspersonell utarbeide prosjektplan for gjennomforing kome med framlegg til tidsplan for arbeidet Medlemene i gruppa må forankre arbeidet i sine kommunar og faggrupper. Rådmannsgruppa er styringsgruppe for arbeidet. Gruppa skal rapportere til styringsgruppa og arbeidet bor vere ferdig medio september. Gruppa tolkar mandatet sitt til å skulle skissere samarbeidsformer innafor regionen pa sore Sunnmore. I den fasen ein er no med oppbygging av felles infrastruktur og med etablering av felles driftssenter, synest det lite aktuelt å inngå eit formelt samarbeid med dei andre kommunane under Sunnmore regionråd eller andre kommunesamarbeid. Gruppa meiner likevel at det bar vere eit uformelt samarbeid for å dra vekslar på andre sine erfaringar og at ein bor vere til stades på arenaer der IKT-utvikling vert diskutert. Eit meir avtalebasert samarbeid med andre partar kan vurderast i samband med permanent plassering av driftssenter. "Forretningsmessig utvikling ved bruk av IKT i tenestene" har gruppa valt å tolke som ei målsetting om å kome fram til kostnadseffektive loysingar. Ein har ikkje vurdert sal av tenester tilandre pa forretningsmessig basis. Side 1