Velg den beste enheten for dine skannebehov

Transkript

1 Løsningsveiledning Velg den beste enheten for dine skannebehov Den riktige HP-enheten kan bidra til å optimere infrastrukturen og effektivisere dokumentflyten din. Velg mellom en rekke enkelt- og multifunksjonsskanneprodukter for å dekke dine unike behov. MFP flow MFP HP Scanjet Enterprise nettverkstilkoblet skanner HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner Forvandle papir til digital arbeidsflyt En effektiv arbeidsflyt med dokumenthåndtering kan gi dramatiske besparelser for virksomheten din. Men selv med all tilgjengelig skannemaskinvare, programvare og løsninger, hvordan velger du riktig enheten? Bør du velge stasjonære enkeltfunksjonsskannere, nettverksskannere, multifunksjonsprodukter (MFP) som tilbyr utskrift, kopiering og faksing samt skanning, eller de nye skanneoptimerte flow-multifunksjonsmaskinene? Fordi behovene i alle virksomheter, og selv i avdelingene i de enkelte virksomhetene, er forskjellige, vil det beste valget for deg avhenge av en rekke kriterier, blant annet dimensjonene og omfanget av prosessen med å registrere dokumenter til arbeidsflyten som skal optimeres. Hva passer for deg? HP har en skanner som passer til din dokumentflyt, uansett forretningsmiljø: MFP Disse universelle nettverksenhetene tilbyr utskrift, kopiering og faksing i tillegg til skanning. De gir stor verdi for miljøer med lavt volum og lav kompleksitet. flow MFPer De nye flowmultifunksjonsmaskinene tilbyr rask tosidig skanning i én operasjon, avansert bildeforbedring og -behandling, og høyere automatisk dokumentmaterkapasitet (ADF). De er perfekte til kontorer som har avansert arbeidsflyt, men som også ønsker komforten med en felles enhet. HP Scanjet Enterprise nettverkstilkoblede skannere de superhøye hastighetene og robuste bilde- og dokumentbehandlingsfunksjonene på disse enkeltfunksjonsskannerne gjør dem til et riktig valget når skannevolumet er høyt nok til å kreve en dedikert skanner. I tillegg tilbyr de muligheten til å dele skannefunksjonen blant flere brukere. HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblede skannere Disse dedikerte skannerne blir vanligvis betjent av én person og støtter avansert arbeidsflyt. De er egnet til dokumenter som må verifiseres eller manipuleres med skanneprogramvare på PCen. Baser deg på en pålitelig teknologileder HP LaserJet MFPer og HP Scanjet-enheter er velkjente for sin pålitelighet og ytelse og gir den beste kombinasjonen av brukervennlighet og avanserte funksjoner for å bidra til at du får jobben gjort. Du kan stole på HP for innovasjoner som HP EveryPage, 1 som bruker en rekke teknologier for å bidra til at hvert ark i ADFen blir skannet. I tillegg kan MFPer og HP Scanjet Enterpriseskannere fjernstyres og konfigureres med HP Web Jetadmin. 2 På de følgende sidene vil vi gjennomgå enkelte aspekter ved arbeidsflyten din, beskrive tilsvarende enhetsfunksjoner som vil gjøre arbeidsflyten mulig, og til slutt vil vi se på fire forskjellige bruksscenarier som dekker hver skannertype. 1 HP EveryPage kalles HP Precision Feed på Scanjet-enhetene. 2 Last ned HP Web Jetadmin gratis på

2 Arbeidsflytintensitet og -kompleksitet Har du behov for å skanne et høyt sidevolum? Trenger du avansert registrering, bildebehandling, og behandlingsfunksjoner? JA NEI LaserJet Enterprise MFP Enhetsdeling Trenger flere mennesker å bruke enheten? JA NEI Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner Enkeltfunksjon eller multifunksjon Trenger du heller en dedikert skanner enn en med mulighet for utskrift/kopiering/faksing? NEI JA LaserJet Enterprise flow MFP Scanjet Enterprise nettverksskanner Figur 1. Å velge riktig skanner til virksomheten din starter med å stille de riktige spørsmålene om skannearbeidsflyten. Fordi hvert av disse spørsmålene tilsvarer bestemte enhetsfunksjoner, kan svarene hjelpe deg å finne skanneren som er best egnet til dine behov. Først må du vurdere eksisterende løsninger Før du kan finne skanneren som passer til virksomheten din, er det viktig å vurdere eventuelle eksisterende løsninger på arbeidsplassen din. Hvis du allerede har en etablert dokumentbehandlingsløsning, er det viktig å velge en kompatibel enhet. Hvis du ikke har en eksisterende dokumentbehandlingsløsning, har HP en rekke enkeltfunksjons- eller multifunksjonsskannere som kan dekke dine behov. La oss se på noen spørsmål om valg av maskinvare. Har du behov for å skanne et høyt sidevolum? Velg en enhet som kan håndtere arbeidsvolumet Antall sider en skanner er konstruert til å behandle, uttrykkes enten som anbefalt månedlig skannevolum eller daglig driftssyklus. Du kan anslå sidevolumet du har tenkt å skanne og deretter velge en enhet som oppfyller eller overskrider anslaget. Skannerhastighet måles i hvor mange ensidige sider (spm) eller tosidige bilder (bpm) skanneren kan behandle på ett minutt. Bpm-hastigheten kan være inntil det dobbelte av spm, fordi flow MFPer og HP Scanjet Enterpriseskannere registrerer begge sider av et tosidig dokument i én operasjon. HP MFPer og -skannere med høyere ADF-kapasitet tillater at brukerne kan laste større jobber og dermed spare tid. Velg enheten som kan håndtere materiellet ditt ADFene på HP LaserJet MFP kan lett håndtere standard papirstørrelser og -typer som letter, legal eller A4 fint papir. HP LaserJet flow MFP og HP Scanjet Enterprise-skannere inkluderer HP EveryPage-teknologi som hjelper deg med å mate og registrere skanninger på en sikker måte, inkludert blandede stabler med ulike papirvekter og -størrelser og i høy hastighet. Denne funksjonen reduserer tidsforbruket til å klargjøre dokumenter, samtidig som du sikrer at sidene behandles uten avbrudd. Hvis du trenger å skanne uregelmessige, skadde eller skjøre materialer, bør du velge en MFP eller en planskanner. Lavt volum, standardstørrelser og -vekter: MFP Høyt volum, hyppig tosidig skanning, flere typer medier: flow MFP, HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner eller nettverksskanner 2

3 Trenger du avanserte funksjoner for registrering, bildebehandling, og dokumentbehandling? Velg dokumentregistrerings- og bildeforbedringsfunksjoner Vurder hvordan det skannede materiellet vil bli brukt i arbeidsflyten. En arbeidsflyt med lav kompleksitet på det som skal registreres, hvor for eksempel dokumentene ganske enkelt skannes inn for lagring med lite bildeforbedring. Mer komplekse arbeidsflyter for registrering kan omfatte å fjerne farger fra dokumenter, utføre optisk tegngjenkjenning (OCR), automatisk trekke ut data fra et strukturert skjema eller redigere informasjon fra et skannet dokument som en del av registreringsprosessen. Generelt har MFPer grunnleggende registrerings- og bildebehandlingsfunksjoner. De nye flow MFPene tilbyr mange av de avanserte, automatiske bilde- og dokumentbehandlingsfunksjonene du finner på nettverkstilkoblede Scanjet-enheter, for eksempel sideantall, forhåndsvisning av bilder på enhetens berøringsskjerm og auto-orientering (som justerer hver side i en individuell jobb slik at riktig side kommer opp). Flow MFPene har også et uttrekkbart, eksternt tastatur som forenkler dataregistreringen. Hvis du trenger registrerings- og bildeforbedringsfunksjoner med høy kapasitet, f.eks. batchseparering, strekkodeidentifikasjon/- dekoding, eller Kofax Virtual Rescan Pro (som automatisk kan øke dokumentets lesbarhet), kan du velge en PC-tilkoblet skanner. De tilbyr også muligheten til å gjennomgå skanninger på en PC-skjerm for å sikre at fine detaljer registreres i ønsket kvalitet. Velg arbeidsflytintegrasjonsfunksjoner Vurder antall og kompleksitet på destinasjoner som skanningene skal sendes til. MFPer tilbyr grunnleggende send til-destinasjoner, mens flow MFPer og nettverksskannere inkluderer et SharePoint alternativ. PC-tilkoblede skannere er velegnet til integrasjon med dokumentbehandlingssystemer som krever ISIS- eller TWAINdrivere, for å sende til flere destinasjoner samtidig eller til arbeidsflyter som involverer Kofax Virtual ReScan. HP tilbyr også direkte integrasjon av ledende dokumentløsninger, f.eks. Omtool AccuRoute, Kofax Capture eller ReadSoft Document Suite, via kontrollpanelet for nettverkstilkoblede multifunksjonsskrivere og Scanjet-enheter. Trenger flere mennesker å bruke enheten? Velg mellom PC-tilkoblede enheter og nettverksenheter Å velge mellom en PC-tilkoblet skanner eller en nettverksskanner avhenger av hvor mange personer som skal bruke enheten. PC-tilkoblede skannere brukes vanligvis av en enkelt tekniker som håndterer skanninger med høyt volum og høy kompleksitet for flere avdelinger eller hele virksomheten. HP Scanjet PC-tilkoblede skannere kobles til en datamaskin med hjelp av et høyhastighets USB 2.0-grensesnitt. Nettverksenheter bør benyttes i miljøer der flere brukere trenger tilgang til en skanner. Disse enhetene bruker et Ethernet-grensesnitt for å koble til nettverket. Flere brukere: flow MFP, HP LaserJet Enterprise flow MFP eller HP Scanjet Enterprise nettverksskanner Enkeltbruker: HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner Trenger du en dedikert skanner? Velg mellom enkeltfunksjonsskannere eller multifunksjonsmaskiner Høye skannevolumer er best tjent med en dedikert skanner. Dessuten vil ikke enkeltfunksjonsskannere bli opptatt med andre brukeres utskrifter, kopiering eller faksing. De tilbyr også høyere ytelse på skannejobbene enn HP LaserJet MFPer og høyere hastigheter enn HP LaserJet flow MFPer. Hvis det er viktig for brukerne å ha komforten med kombinert utskrift, kopiering, faksing og skanning i én enhet, er en MFP det riktige valget, så lenge behovet for skannevolumer ikke er så høyt at det hindrer andre brukere fra å få tilgang til enheten. Flow MFPer tilbyr mange av de robuste bildeforbedrings- og avanserte behandlingsfunksjonene til Scanjet-enhetene, kombinert med komforten med multifunksjonsegenskapene. De er et godt valg hvis du har behov for avanserte skanninger, men med et lavere volum på skannejobbene. Dedikert skanner: HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner eller nettverksskanner Multifunksjonsenhet: MFP eller flow MFP Grunnleggende registrering, bilde- og dokumentbehandlingsfunksjoner: MFP Avanserte registrering, bilde- og dokumentbehandlingsfunksjoner: flow MFP, HP Scanjet Enterprise nettverksskanner Kraftige registrering, bilde- og dokumentbehandlingsfunksjoner: HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner Se tabellen på sidene 4-5 for å få mer informasjon om hvilke funksjoner som er inkludert på hver type enhet. 3

4 Funksjonssammenligning Tabellen nedenfor gir en rask oversikt over forskjellene i skannefunksjoner mellom en typisk MFP, HP LaserJet Enterprise flow MFP, HP Scanjet Enterprise nettverksskanner, og en serie med HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblede skannere. Skannefunksjon MFP flow MFP Nettverksskanner PC-tilkoblet skanner 500 MFP M525/ color MFP M575 flow MFP M525c/ color flow MFP M575c HP Scanjet Enterprise 8500fn1 HP Scanjet Enterpriseskannere Har du behov for å skanne mange sider? ADF type Reversert ADF Dobbelthode, tosidig ADF i én operasjon Dobbelthode, tosidig ADF i én operasjon Dobbelthode, tosidig ADF i én operasjon Papirmateteknologi Standard HP EveryPage HP EveryPage HP EveryPage ADF-arkkapasitet 50-ark 100-ark 100-ark ark (avhengig av modell) Enkeltsidig skannehastighet, letter/a4 (bilder per minutt ved 300 dpi) Color, M525/M575: Inntil 32/30 Bare svart, M525: Inntil 42/40 Bare svart, M575: Inntil 32/30 Farge Inntil 32/30 Bare svart: Inntil 42/40 Farge Inntil 45 Bare svart: Inntil 60 Farge 45 til 60 Bare svart: 45 til 60 (avhengig av modell) Tosidig skannehastighet, letter (bilder per minutt ved 300 dpi) Color, M525/M575: Inntil 15/14 Bare svart, M525: Inntil 18/18 Bare svart, M575: Inntil 15/14 Farge Inntil 31/30 Bare svart: Inntil 52/50 Farge Inntil 90 Bare svart: Inntil 120 Farge 90 til 120 Bare svart: 90 til 120 (avhengig av modell) Anbefalt skannevolum sider per måned sider per måned sider per måned Varierer avhengig av modell 4

5 Skannefunksjon MFP flow MFP Nettverksskanner PC-tilkoblet skanner 500 MFP M525/ color MFP M575 flow MFP M525c/ color flow MFP M575c HP Scanjet Enterprise 8500fn1 HP Scanjet Enterprise-skannere Trenger du kraftige funksjoner for registrering, bilde- og dokumentbehandling? Tastatur Skjermtastatur på berøringsskjerm Skjermtastatur, uttrekkbart eksternt tastatur Skjermtastatur, uttrekkbart eksternt tastatur I/R (inndata via PC-tastatur) Send til destinasjoner E-post Nettverksmappe LAN/Internett-faks USB FTP SharePoint Samme som flow MFP Google Drive Avansert behandling Ingen OCR (ca. 30 sekunder/ side, jobbavhengig) OCR (ca. 15 sekunder/ side, jobbavhengig) I/R (avhengig av PC-ytelse) Avansert bildebehandling fjerning av blanke sider Bildeforhåndsvisning fargegjenkjenning Kantfjerning Forskyvningskorrigering innholdsbeskjæring orientering sidebeskjæring toning Fargebortfall Batchseparasjon Strekkodedetektering/ dekoding Kofax Virtual ReScan Pro Avansert arbeidsflytaktivering Ingen Direkte integrasjon av kontrollpanel for tredjeparts dokumentløsninger Samme som flow MFP TWAIN/ISIS for integrasjon av tredjepartsprogrammer SharePoint kolonnemetadata Send til flere destinasjoner samtidig Brukerdefinert Send til-destinasjon via kommandolinjeparametre Regionseksklusjon for multipick-detektering Trenger flere mennesker å bruke enheten? Nettverkstilkobling Nettverkstilkobling Nettverkstilkobling Direkte tilkobling Trenger du en dedikert skanner? Multifunksjon Multifunksjon Dedikert skanning Dedikert skanning 5

6 Bruksscenarier Scenario 1: MFP Et eiendomsmeglerkontor ønsker å implementere et enkelt arkivsystem for sine dokumenter. Alle dokumenter arkiveres på grunnlag av hver enkelt klients etternavn og består vanligvis av sider. Hver av kontorets 40 medarbeidere behandler 2-3 transaksjoner per måned. De fleste dokumentene er i letter- eller legal-format, men noen ganger er det medier som ikke er standard, for eksempel personlige sjekker. De fleste medarbeiderne skanner selv. Løsning: Volumet er relativt lavt, dokumentene er enkle og arbeidsflyten er ukomplisert. Kontoret bruker en 500 MFP M525dn. I tillegg til å være i stand til å dele utskrifts-, kopierings- og faksfunksjoner, er kontoret i stand til å skanne dokumenter i letter- og legal-format via ADF på en enkel måte. De få dokumentene som er mindre enn letter-format, kan håndteres på MFPens planskanner. Scenario 2: flow MFP Flere medarbeidere i en banks utlånsavdeling har behov for å skrive ut, kopiere og fakse flere ganger om dagen. Medarbeiderne skanner også av og til lånesøknader som må sendes til SharePoint, slik at andre brukere kan vurdere søknadene, men de har ikke tid til komplisert manuell behandling av skannejobbene. Dessuten ønsker de å forbedre kundeservicen ved å eliminere feil i de skannede dokumentene. Løsning: Utlånsavdelingen trenger en multifunksjonsmaskin med robuste skannefunksjoner. Når utlånsmedarbeiderne må behandle søknader, legger de dem inn i papirmagasinet på en flow MFP M525c. De velger en ettrykks hurtiginnstilling, Quick Set, og skriver inn metadata via flow MFPens eksterne tastatur. Quick Set har blitt konfigurert for at enheten automatisk skal skanne begge sider, fjerne tomme sider og optimere filen for lesbarhet og filstørrelse. Den integrerte OCR-funksjonen behandler dokumentet automatisk, deretter sendes det til SharePoint. Scenario 3: HP Scanjet Enterprise PC-tilkoblet skanner En skolekrets trenger å arkivere titusenvis av dokumenter som er samlet over flere år, blant annet rapportkort, statusrapporter og prøveresultater for studenter. Personnumre må redigeres før dokumentene blir lagret. Mange eldre dokumenter er alvorlig bleknet. Løsning: Kombinasjonen av volum og bilder peker klart på bruk av en PC-tilkoblet skanner. Ved å benytte en HP Scanjet Enterprise 7000 s2 arkmatet skanner og passende programvare, kan et arbeidsflytsystem opprettes for å registrere nye filer og deretter sende dem til de enkelte skolene via e-post eller en webtjeneste. Resultatet er strømlinjeformet registrering og forbedret informasjonstilgang. Scenario 4: HP Scanjet Enterprise nettverksskanner Et sykehus ønsker å forbedre tilgangen til informasjon, effektivisere pasient- og forsikringsfakturering og redusere lagerkostnader. Sykehuset trenger en enkel måte å registrere tusenvis av dokumenter daglig fra en rekke kilder på. Dokumentene må deretter legges inn i en arbeidsflyt for ruting via nettverksmappe og/eller e-post til fakturering, medisinsk personell, arkiv etc. Løsning: IT-avdelingen tilråder kjøp av HP Scanjet Enterprise 8500fn1 arbeidsstasjoner for dokumentregistrering i hver etasje på sykehuset. Støttemedarbeiderne er opplært til å bruke arbeidsstasjonene og laste inn dokumenter riktig i arbeidsflyten. Enkelte dokumenter, for eksempel pasientenes inntaksskjemaer, er laget med forhåndstrykte strekkoder for enkel ruting. For andre dokumenter kan brukeren legge til metadata med det integrerte tastaturer for å rute filene til de aktuelle partene. Håndskrevne dokumenter verifiseres for nøyaktighet med hjelp av enhetens visningsskjerm. Dokumentene indekseres, og OCR-behandling utføres. Ansatte med riktige rettigheter kan få tilgang til og søke etter dokumenter. Sammendrag HP har en skanner som passer til din dokumentflyt, uansett forretningsmiljø. Multifunksjonsmaskiner tilbyr enhetskonsolidering, nettverkskonnektivitet og er svært nyttige for miljøer med lave volumer og lav kompleksitet. Hvis du har behov for høyere skannevolumer eller avansert arbeidsflyt, kan du vurdere en dedikert skanner. Hvis du ønsker å dele skannefunksjonen blant brukerne, vil en nettverksskanner passe godt. Og hvis du trenger avanserte arbeidsflytfunksjoner med komforten med en multifunksjonsenhet, kan du velge en flow MFP. Get connected hp.com/go/getconnected Aktuelle HP-drivere, kundestøtte og sikkerhetsvarsler levert direkte til skrivebordet ditt Copyright 2012 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Informasjonen i dette dokumentet kan endres uten varsel. De eneste garantiene som gis for HPs produkter og tjenester, er de som uttrykkelig er beskrevet i garantierklæringene som følger med de enkelte produktene og tjenestene. Ikke noe i dette dokumentet må tolkes som noen form for tilleggsgaranti. HP skal ikke holdes ansvarlig for redaksjonelle feil eller utelatelser som finnes i dette dokumentet. Hvis du vil vite mer, kan du besøke 4AA4-3848NOE, opprettet oktober 2012