FOR DISTRIKT 104 E AV MULTIPPELDISTRIKT 104 LIONS CLUBS INTERNATIONAL

Transkript

1 LOV OG ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104 E AV MULTIPPELDISTRIKT 104 LIONS CLUBS INTERNATIONAL Vedtatt av distriktsmøtet 2019 Side 1 av 19

2 Gulmarkert tekst Obligatoriske bestemmelser i samsvar med internasjonal lov og arbeidsordning og det internasjonale styrets policymanual Gråmarkert tekst Reviderte bestemmelser og fotnoter Tekst som ikke er markert Frivillige og lokale bestemmelser Side 2 av 19

3 Innholdsfortegnelse Distriktets lov 1 Navn Formål Medlemskap Emblem, farge, slagord, motto Lovhjemler Tillitsvalgte og distriktsrådet Distriktsmøtet Saksgang ved tvistemål Endringer... 7 Distriktets arbeidsordning Kapittel 1 Nominasjon og tilslutning til kandidater til 3. visepresident og internasjonal direktør... 8 Kapittel 2 Nominasjon, valg og utnevnelser i Distriktet... 8 Kapittel 3 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter Kapittel 4 Distriktets fagsjefer og komiteer Kapittel 5 Møtevirksomhet Kapittel 6 Distriktsmøtet Kapittel 7 Finansiering av distriktsmøtet Kapittel 8 Økonomiforvaltning Kapittel 9 Øvrige bestemmelser Kapittel 10 Endringer av arbeidsordningen Bilag Bilag til Lov og arbeidsordning Bilag A Forretningsorden Bilag B Forretningsorden for særskilt møte om kandidat til DG Bilag C Forretningsorden for særskilt møte om kandidat til VDG1 eller VDG Bilag D Sjekkliste, kandidat til DG Bilag E Sjekkliste, kandidat til VDG Bilag F Sjekkliste, kandidat til VDG Bilag G Standardiserte stemmesedler ved valg av DG, VDG1 og VDG Bilag H Forslag til klubblover Side 3 av 19

4 Distriktets lover 1 Navn. Denne organisasjonsenheten skal betegnes Lions distrikt 104 E, heretter referert til som «Distriktet». 2 Formål Distriktets formål skal være: a) Å legge til rette for en administrativ struktur som fremmer Lions Clubs Internationals formål i Distriktet. b) Å skape større forståelse mellom alle mennesker og nasjoner ved å arbeide for økt innsikt i mellomfolkelige problemer. c) Å fremme en god borgerånd. d) Å gjøre aktiv innsats for å bedre forhold i samfunnet, og hjelpe dem som er i nød. e) Å forene medlemmene i vennskap og gjensidig forståelse. f) Å være et forum for fri meningsutveksling om alle saker av allmenn interesse. Bevegelsen er nøytral i politiske og religiøse spørsmål. g) Å arbeide for høy etisk standard innen alle yrker. 3 Medlemskap Distriktets medlemmer er alle lionsklubbene som er chartret av Lions Clubs International i dette Distriktet. Distriktet omfatter Oslo og samtlige kommuner i Østfold og Akershus med unntak av Asker og kommunene på Øvre Romerike. 4 Emblem, farger, slagord og motto 4.1 Emblem Emblemet for Distriktet og alle dets chartrede klubber skal være utformet som følger: Side 4 av 19

5 4.2 Bruk av navn og emblem 4.3 Farger 4.4 Slagord For henvises det til Standard District Constitution and By-Laws (la4). 4.5 Motto Organisasjonens motto skal være: We Serve. På norsk: Til tjeneste. 5 Lovhjemler Standardformen av District Constitution and By-Laws gjelder for Distriktet med mindre det er gjort tillegg eller endringer som ikke er i konflikt med multippeldistriktets og den internasjonale lov- og arbeidsordning og policy-dokumenter for Lions Clubs International. Dersom det er punkter i Distriktets lov- og arbeidsordning som er i strid med multippeldistriktets lov- og arbeidsordning, gjelder den sistnevnte. Dersom det er punkter i Distriktets lov- og arbeidsordning som er i strid med eller ikke er fyllestgjørende i henhold til the International Constitution and By-Laws, gjelder den sistnevnte. Distriktets lov og arbeidsordning er overordnet lovene for alle Distriktets klubber. 6 Tillitsvalgte og distriktsrådet 6.1 Tillitsvalgte Distriktets tillitsvalgte er distriktsguvernør (DG), forrige års distriktsguvernør (IPDG), visedistriktsguvernør 1 og 2 (VDG 1 og VDG2), regionleder (om dette vervet er besatt), distriktssekretær (DS), distriktskasserer (DK) og soneledere (SL). Enhver tillitsvalgt skal være medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en av distriktets klubber som igjen har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. 6.2 Distriktsstyre og distriktsråd Distriktsstyret består av distriktsguvernøren (DG), forrige års distriktsguvernør (IPDG), visedistriktsguvernør 1 og 2 (VDG 1 og VDG2), distriktssekretær (DS), distriktskasserer (DK), og én soneleder (SL), valgt av og blant distriktets soneledere. Distriktet skal ha et distriktsråd som består av de ledere som er omtalt i 6.1 ovenfor samt fagsjefer og koordinatorer utpekt av DG. 6.3 Valg/utpeking av medlemmer i distriktsrådet Distriktsguvernør og visedistriktsguvernør 1 og 2 velges på det årlige distriktsmøtet i Distriktet. For å bli valgt som distriktsguvernør må kandidaten ha innehatt vervet som VDG 1 det foregående lionsåret. For å bli valgt til VDG 1 må kandidaten være eller ha vært VDG 2. Distriktsguvernøren utpeker fagsjefer/koordinatorer, distriktssekretær og distriktskasserer. Side 5 av 19

6 Soneledere velges av klubbene i de respektive sonene. Dersom en sone ikke har valgt soneleder innen oppstart av nytt lionsår, eller sonelederen skiftes ut i løpet av fiskalåret, blir en ny soneleder utpekt av DG. 6.4 Avsetting Medlemmer av distriktsrådet, med unntak av distriktsguvernør og visedistriktsguvernør 1 og 2, kan avsettes med 2/3 tilslutning av hele distriktsrådet. 7 Distriktsmøtet 7.1 Tid og sted Et årlig distriktsmøte skal avholdes ved slutten av distriktsguvernørens arbeidsår, dog normalt senest 3 uker før riksmøtet, og minst tretti (30) dager før den internasjonale Convention. Distriktsguvernøren er ansvarlig for distriktsmøtet, men kan overlate den praktiske gjennomføringen av arrangementet til én eller flere klubber. 7.2 Delegater Alle klubber som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser ovenfor distriktet, MD104 og Lions Clubs International pr. 1. mars, har rett til å sende delegater til distriktsmøtet på basis av de medlemmer som har tilhørt klubben i minst ett år og én dag i henhold til det internasjonale hovedkontors register pr. ovennevnte dato, etter følgende formel: klubber som har til og med 14 medlemmer: 1 delegat klubber som har 15 til 24 medlemmer: 2 delegater klubber som har 25 til 34 medlemmer: 3 delegater, osv. Hver delegat har én stemme ved valg og i saker det skal stemmes over. Vedtak krever kvalifisert flertall. Ved stemmelikhet ansees forslaget som falt. 1 Kvalifisert som delegat er medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser og som er medlem i en av distriktets klubber som har gjort opp sine forpliktelser. Likeså kvalifiserer innbetaling av utestående skyldigheter før distriktsmøtets begynnelse. 7.3 Stemmetall Stemmetallet fastsettes på grunnlag av fremmøtte delegater. Det er ikke anledning til å stemme med fullmakt. 7.4 Distriktsmøtets funksjon Distriktsmøtet skal fatte vedtak om budsjett, kontingent og innkomne forslag, samt velge Distriktets tillitsvalgte i henhold til 6. 1 Beregnes ut fra antall avgitte stemmer minus blanke stemmer. Side 6 av 19

7 8 Saksgang ved tvistemål Alle tvistemål vedrørende Distriktets lover, regler og prosedyrer eller andre tvister mellom Distriktets klubber eller mellom Distriktet og én eller flere klubber, som ikke lar seg løse på annen måte, behandles etter det internasjonale styrets retningslinjer for saksgang ved tvistemål, se Standard District Constitution and By-Laws (la4). 9 Endringer 9.1 Endringer Endringer i denne lov kan bare vedtas av distriktsmøtet med minst 2/3 flertall av avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med i avgitte stemmer. 9.2 Automatisk oppdatering Alle endringer i den internasjonale lov og arbeidsordning som berører denne lov, trer automatisk i kraft ved avslutning av den internasjonale Convention hvor endringen er vedtatt, som følge av at denne er overordnet Distriktets lov og arbeidsordning. Lovkomiteen skal sørge for å oppdatere Distriktets lover i slike tilfelle, og rapportere endringene på første distriktsmøte. 9.3 Endringsforslag Endringsforslag til Loven skal være behandlet av Distriktets lovkomité, og være utsendt til klubbene sammen med innkalling og øvrige sakspapirer til distriktsmøtet. 9.4 Ikrafttreden Alle endringer til denne lov trer i kraft ved avslutning av det distriktsmøtet hvor endringen er vedtatt, dersom intet annet er bestemt i endringsforslaget. Side 7 av 19

8 Arbeidsordning for Distrikt 104E Kapittel 1 Nominasjon og tilslutning til kandidater til 3. visepresident og internasjonal direktør Se Lions internasjonale Standard District By-Laws, Article I. Kapittel 2 Nominasjon, valg og utnevnelser i Distriktet 2.1 Nominasjon og krav til Distriktets tillitsvalgte Distriktets valgkomité. Valgkomiteen (ref. Kapittel 4.4) skal forestå innstilling av distriktsguvernør, visedistriktsguvernør 1 og 2, revisor, lovkomité og valgkomité. Valgkomiteen skal innen 15. november sende klubbene en oversikt over de tillitsvalgte som skal velges i Distriktet med oppfordring om å fremme kandidater. Valgkomiteen skal også aktivt gå ut til klubbene for å skaffe kandidater til vervene i distriktsrådet. Valgkomiteen kan innstille én og samme person til flere verv, så sant det gis mulighet for dette. Krav til Distriktets tillitsvalgte: a) Felles krav til kandidatene I tillegg til de eksplisitte kravene for de nedennevnte tillitsvalgte, stilles det følgende krav til Distriktets tillitsvalgte: i. Være aktivt medlem av klubb i eget distrikt som er à jour med sine økonomiske forpliktelser, og selv være à jour med sine økonomiske forpliktelser. ii. Ha godkjenning fra sin klubb, eller fra majoriteten av klubbene i Distriktet, til å stille som kandidat. b) Distriktsguvernør Valgbar som distriktsguvernør er lionsmedlem som dessuten: i. Tjenestegjør som visedistriktsguvernør 1 i Distriktet på valgtidspunktet. c) Visedistriktsguvernør 1 Valgbar som visedistriktsguvernør 1 er lionsmedlem som dessuten: i. Tjenestegjør eller har tjenestegjort som visedistriktsguvernør 2 i Distriktet på valgtidspunktet. d) Visedistriktguvernør 2 Valgbar som visedistriktguvernør 2 er lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: i. Har vært medlem av styret i en lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år som president. ii. Har vært soneleder, distriktssekretær eller distriktskasserer i 1 år. Side 8 av 19

9 iii. Kun ett av de nevnte verv godskrives det enkelte år, dersom flere av vervene innehas samtidig. e) Regionleder Distriktet har ikke regionleder. f) Soneleder Valgbar som soneleder er lionsmedlem som dessuten: i. Har vært medlem av styret i en lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år som president. g) Øvrige tillitsvalgte Lionsmedlem som har sittet i sin klubbs styre i minst 2 år, er valgbar som fagsjef, distriktssekretær, distriktskasserer eller komitémedlem. 2.2 Valgprosedyre for distriktsguvernør Visedistriktsguvernør 1 er eneste kandidat til posten som distriktsguvernør. Valgkomiteen skal forsikre seg om at kandidaten vil stille til valg og at kandidaten tilfredsstiller kravene, jf. kapittel 2.1 ovenfor. Dersom vervet som distriktsguvernør blir stående ubesatt, følges prosedyre som beskrevet i kapittel 2.5 nedenfor. 2.3 Valgprosedyre for visedistriktsguvernør 1 og 2 Visedistriktsguvernør 2 er eneste kandidat til posten som visedistriktsguvernør 1. Valgkomiteen skal forsikre seg om at kandidaten vil stille til valg og at kandidaten tilfredsstiller kravene, jf. Kapittel 2.1 ovenfor. Dersom vervet som visedistriktsguvernør 1 blir stående ubesatt, følges prosedyre som beskrevet i kapittel 2.6 nedenfor. 2.4 Stemmegiving Valg av DG, VDG 1 og VDG 2, og valg der det er flere enn én kandidat, skal skje ved skriftlig avstemning. Andre avstemninger kan skje ved stemmetegn hvis det er bare én kandidat, og ingen forlanger skriftlig valg. En kandidat anses valgt dersom kandidaten får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Blanke stemmer ansees som ikke avgitt. For øvrig nyttes samme fremgangsmåte som ved valg på riksmøter. 2.5 Vakans i vervet som distriktsguvernør Hvis vervet som distriktsguvernør blir vakant, skal det besettes i samsvar med regelverket i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Forrige års distriktsguvernør (IPDG), visedistriktsguvernør 1 og 2 (VDG 1 og VDG 2), soneledere (SL), distriktskasserer (DK), distriktssekretær (DS), tidligere distriktsguvernører (PDG) og eventuelle tidligere internasjonale direktører (PID) i distriktet skal møtes på tid og sted innkalt av forrige års distriktsguvernør (IPDG) for å gi en anbefaling til det internasjonale styret om en erstatningskandidat til vervet som distriktsguvernør. For å kvalifisere må kandidaten (lionsmedlemmet): a) Være et aktivt medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en klubb i Distriktet som også har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. b) Har hatt, eller vil ha hatt følgende verv på tiltredelsestidspunktet: Side 9 av 19

10 a. Sittet i klubbens styre i ett år eller største delen av det. b. Sittet i distriktsrådet i minst to år eller største delen av det. c. Ingen av de ovenstående samtidig. Det oppfordres til at VDG 1 fullfører sitt år i sitt verv og at man fortrinnsvis finner andre kvalifiserte kandidater til å bekle vervet som distriktsguvernør. 2.6 Vakans i vervet som visedistriktsguvernør 1 og 2 og andre verv For alle andre verv enn distriktsguvernør og distriktsguvernør 1 og 2 skal distriktsguvernøren utpeke en erstatter for resten av tjenesteperioden. Hvis vervet som første eller visedistriktsguvernør 1 eller 2 blir vakant, skal distriktsguvernøren sammenkalle til et møte med medlemmene i distriktsrådet samt eventuelle tidligere internasjonale direktører fra distriktet som er lionsmedlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en klubb som også har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. De tilstedeværende skal utpeke et kvalifisert lionsmedlem til det ubesatte vervet for resten av perioden. Det er distriktsguvernørens ansvar, eller sist sittende distriktsguvernør dersom førstnevnte er forhindret, å innkalle til og lede nevnte møte, og det er dennes plikt innen syv (7) dager å oversende til det internasjonale hovedkontoret resultatet fra møtet sammen med møteinnkalling og møteprotokoll. Hvert innkalte og fremmøtte lionsmedlem har én stemme for den kandidaten han/hun selv velger. Kvalifiserte kandidater til å fylle plassen for det ledige vervet som visedistriktsguvernør 1 og 2 må: a) Være et aktivt medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en klubb i Distriktet som også har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. b) Har hatt, eller vil ha hatt følgende verv på tiltredelsestidspunktet: a. Sittet i klubbens styre i ett år eller størstedelen av det. b. Sittet i distriktsrådet i minst ett år eller største delen av det. c. Ingen av de ovenstående samtidig. Kapittel 3 Tillitsvalgtes rettigheter og plikter Distriktsguvernøren er ansvarlig for at det foreligger funksjonsbeskrivelser for alle tillitsvalgte i Distriktet, for distriktsrådet (jf. 6), og for utnevnte fagsjefer, koordinatorer og prosjektledere. Disse skal inkludere krav gitt i Standard District Constitution and By-Laws, Article III. Det skal også foreligge funksjonsbeskrivelser for Distriktets faste komiteer. Side 10 av 19

11 Kapittel 4 Distriktets fagsjefer/koordinatorer og komiteer 4.1 Fagsjefer og koordinatorer Distriktets organisasjonsmodell legges så nært opp til multippeldistriktets modell for fagsjefer og prosjektledere som mulig i den grad disse er relevante for Distriktet. Følgende fagsjefer er faste, utover disse kan distriktsguvernøren utnevne andre etter behov: IRC Fagsjef for hjelpearbeid ITC Fagsjef for informasjonsteknologi PRC Fagsjef for PR og informasjon NAC Fagsjef for forebyggende tiltak for barn og unge YCEC Fagsjef for ungdomsarbeid og ungdomsutveksling Distriktet skal i tillegg ha følgende koordinatorer: GMT Koordinator for klubb- og medlemsutvikling GLT Koordinator for opplæring GST Koordinator for service/aktiviteter LCIF Koordinator for LCIF 4.2 Revisorer Distriktet har 2 revisorer som velges på distriktsmøtet for ett år om gangen. Gjenvalg er tillatt. 4.3 Distriktets Global Action Team Distriktets Global Action Team ledes av distriktsguvernøren og inkluderer Distriktets GMT-, GST- og GLT-koordinatorer. Teamets oppgave er å sørge for god koordinering og et tett og godt samarbeid mellom de aktiviteter og oppgaver som er tillagt disse tre koordinatorene slik det er beskrevet i deres funksjonsbeskrivelser. 4.4 Faste komiteer Valgkomité 3 komitémedlemmer som velges for 3 år slik at ett medlem er på valg hvert år. IPDG og VDG 1 tiltrer komiteen som rådgivere. Valgkomiteens mandat er beskrevet i kapittel 2.1. Lovkomité 2 komitémedlemmer som velges for 2 år IPDG fast medlem Komiteen konstituerer seg selv. Lovkomiteen skal være rådgiver for Distriktets organer i lovsaker. Den skal også ha ansvar for at Distriktets lov og arbeidsordning blir ajourført og revidert i samsvar med endringer i nasjonale og internasjonale lover og arbeidsordninger. For å sikre best mulig kontinuitet skiftes de valgte komitémedlemmene ut i tur og orden. De valgte komitémedlemmene skal ikke samtidig ha andre tillitsverv i Distriktet. Med unntak av de faste medlemmene, skal komitémedlemmene komme fra forskjellige soner. Side 11 av 19

12 4.5 Andre komiteer og funksjoner Distriktsstyret kan også oppnevne komiteer for spesielle saksområder når det er behov for det. Funksjonstiden for slike komiteer utløper ved utløp av funksjonstiden for det distriktsstyre som har oppnevnt komiteene. Gjenoppnevning kan skje av nytt distriktsstyre. Det skal foreligge mandat-, oppgave- og ansvarsbeskrivelser for slike komiteer. Kapittel 5 Møtevirksomhet 5.1 Distriktsrådsmøte a) Det skal avholdes ordinære distriktsrådsmøter hvert kvartal i arbeidsåret, fortrinnsvis i august, november, februar og april. Første møte skal være avholdt før 31. august. b) Distriktsguvernøren kan innkalle til ekstraordinært distriktsrådsmøte på kort varsel, dersom dette synes påkrevet. c) Distriktsguvernøren innkaller til og leder distriktsrådsmøtene. d) Distriktsrådet er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene er til stede. e) Fagsjefene har møteplikt på distriktsrådsmøtet. Tidligere distriktsguvernører (PDG) har møte- og talerett, men ikke stemmerett. f) Distriktsguvernøren kan innkalle komitémedlemmer til distriktsrådsmøtet i forbindelse med behandling av bestemte saker. 5.2 Distriktsstyremøte a) Det bør holdes minst 4 ordinære styremøter i året. b) Distriktsguvernøren eller et flertall av styremedlemmene kan forlange at det innkalles til ekstraordinært styremøte på kort varsel. c) Distriktsguvernøren innkaller til og leder distriktsstyremøtene. d) Distriktsstyret er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene er til stede. 5.3 Alternative møteformer Alternative møteformer som f.eks. telefon- eller webkonferanse tillates. Saker kan også behandles pr. e-post. Beslutning i slike saker krever minst 2/3 tilslutning fra hele distriktsrådet. 5.4 Sonemøte a) Det skal avholdes minst 4 sonemøter i løpet av arbeidsåret i tillegg til et presidenttreff som arrangeres før fiskalåret begynner. Ett sonemøte avholdes i september og ett i januar. På januarmøtet velges soneleder og ass. soneleder for neste arbeidsår. b) På sonemøtene møter alle sonens presidenter og sekretærer, samt andre medlemmer som sonelederen finner det ønskelig å innkalle relatert til aktuelle tema for møtet. Sonemøtet er forøvrig åpent for alle. c) Målsettingen er å skape økt engasjement, erfaringsutveksling og motivere til felles arrangement i sonen og mellom klubber. d) Soneleder fastsetter tid og sted for sonemøtene, og innkaller til og leder disse. 5.5 Sonelederforum VDG 1 har ansvaret for å innkalle alle soneledere, ass. soneledere og forrige års soneledere til sonelederforum minst 2 ganger i året. Forumet skal kunne drøfte saker av felles interesse for Side 12 av 19

13 sonene og bidra til erfaringsutveksling i sonearbeidet. Koordinatorene bør inviteres til disse møtene. Sonelederforumet skal innen utgangen av januar velge sin representant i distriktsstyret for kommende lionsår, jf Kapittel 6 Distriktsmøtet 6.1 Stedsvalg Distriktsguvernøren er ansvarlig for distriktsmøtet, men kan overlate den praktiske gjennomføringen av arrangementet til én eller flere klubber. 6.2 Innkalling Distriktsguvernøren skal sende til klubbene en skriftlig eller elektronisk invitasjon til årets distriktsmøte med angivelse av tid og sted minst seksti (60) dager før nevnte distriktsmøte. Innkalling til distriktsmøtet, med dagsorden, beretninger, regnskapsstatus for inneværende år, fjorårets endelige regnskap med revisjonsberetning, samt innkomne forslag med distriktsstyrets innstillinger som vedlegg, sendes klubbene og distriktsrådets medlemmer senest 30 dager før distriktsmøtet avholdes. 6.3 Møteprotokoll Møteprotokoll skal innen femten (15) dager gjøres tilgjengelig på Distriktets web-sider, med kopi til MD104 og Lions Clubs International. Ved skriftlig krav fra klubb(er) skal en kopi av protokollen oversendes nevnte klubb(er). 6.4 Delegatkomité Distriktsmøtets delegatkomité skal bestå av distriktsguvernøren, distriktssekretæren og distriktskassereren samt ytterligere to medlemmer utpekt av distriktsguvernøren, som ikke er tillitsvalgte og som skal være medlemmer av forskjellige klubber i Distriktet. De skal heller ikke i denne oppdragsperioden ha noen verv i Distriktet eller på internasjonalt nivå hverken valgt eller utpekt. Delegatkomiteen skal ha makt og myndighet til å gjøre sine oppgaver i samsvar med publikasjonen Robert s Rules of Order, Newly Revised. 6.5 Dagsorden Distriktsguvernøren skal sette opp dagsorden for distriktsmøtet, og denne skal følges for alle sesjoner. Ordstyrer kan, med delegatenes godkjennelse, endre rekkefølgen på sakslisten når gode grunner taler for det. 6.6 Distriktsmøte-oppnevnelser Distriktsguvernøren skal oppnevne et tellekorps for distriktsmøtet. Distriktsmøtet velger, etter forslag fra distriktsstyret, to møteledere og to møtereferenter. Distriktsmøtet velger, etter forslag fra møteleder, to delegater til å underskrive møteprotokollen. Møteleder oppnevner redaksjonskomité bestående av forslagstillere og ett medlem av lovkomiteen i de tilfeller hvor slikt behov oppstår. Side 13 av 19

14 6.7 Innsending av forslag a) Distriktsguvernøren skal sende melding til klubbene om tid og sted for kommende distriktsmøte senest 15. desember. Det skal der også minnes om fristen for innsending av forslag til saker som ønskes behandlet, og forslag til kandidater til tillitsverv i Distriktet. b) Forslag som ønskes behandlet på distriktsmøtet, kan sendes inn av en klubb, av distriktsrådet/-styret eller av en komité nedsatt av distriktsrådet eller -styret. Forslagene sendes distriktsguvernøren, og må være sendt innen 1. februar. c) Distriktsrådet skal behandle alle innkomne forslag, og gi sin innstilling til distriktsmøtet. Innstillingen skal inneholde eventuelle økonomiske og lovmessige konsekvenser. 6.8 Forslag til kandidater Forslag til kandidater til tillitsverv i Distriktet kan fremmes av en klubb eller av distriktsstyret. Forslag sendes leder av valgkomiteen, og må være sendt innen 1. februar. 6.9 Distriktsmøtets funksjon Distriktsmøtet skal behandle og fatte endelig vedtak i alle saker som gjelder eget distrikt, herunder - sluttrapport fra forrige års distriktsguvernør - foreløpig rapport fra årets distriktsguvernør - rapporter fra Distriktets øvrige tillitsvalgte - rapporter fra distriktsaktiviteter - rapporter fra komiteer oppnevnt av distriktsstyret/-rådet - endelig regnskap fra foregående år - foreløpig regnskapsrapport for inneværende år - budsjett (rammebudsjett), kontingent og distriktsmøteavgift for kommende lionsår - Innkomne forslag Videre skal distriktsmøtet velge: - Distriktsguvernør for kommende lionsår - Visedistriktsguvernør 1 og 2 - Medlemmer i Distriktets faste komiteer - Distriktets revisorer Distriktsmøtet skal foreta en grundig og rådgivende behandling av saker som er fremmet for årets riksmøte. Distriktsmøtet bør sluttbehandle saker som har særlig betydning for Distriktet Presentasjon av kandidater a) Der det er flere enn én kandidat til et verv, skal kandidatene gis anledning til å presentere seg for distriktsmøtet. Presentasjonen skal ikke kunne gis av stedfortreder. b) Kandidater til vervene som distriktsguvernør og visedistriktsguvernører skal alltid gi en kort personlig presentasjon, selv om det bare er én kandidat Gjennomføring av beslutninger Det påhviler den til enhver tid sittende distriktsguvernør å gjennomføre beslutninger som er fattet av distriktsmøtet. Side 14 av 19

15 Kapittel 7 Finansiering av distriktsmøtet 7.1 Distriktsmøteavgift a) Sammen med distriktkontingenten oppkreves en distriktsmøteavgift pr. lionsmedlem. Denne skal dekke de administrative kostnadene til å arrangere selve distriktsmøtet, og fastsettes av distriktsmøtet for det kommende år, basert på arrangørens foreløpige budsjett. b) Arrangørklubben(e) er ansvarlige for eventuelle underskudd ved arrangementet. Arrangørklubben(e) kan i en ekstraordinær situasjon søke Distriktet om bistand til å dekke et eventuelt underskudd. Dersom arrangementet går med overskudd, tilfaller 50 % av overskuddet over kr Distriktet. Disse midlene øremerkes dekning av eventuelle fremtidige underskudd ved distriktsmøtearrangementet. Kapittel 8 Økonomiforvaltning 8.1 Kontingent Det skal innkreves en årlig kontingent av hvert lionsmedlem i Distriktet i henhold til Distriktets lover 7.4. Kontingenten fastsettes av distriktsmøtet på grunnlag av budsjettforslag for kommende lionsår. Distriktskassereren er ansvarlig for innkreving av kontingenten fra Distriktets klubber. Dersom dette er hensiktsmessig, kan multippeldistriktet foreta selve innkrevingen og overføre midlene til Distriktet. 8.2 Budsjett Budsjettforslaget utarbeides av distriktsstyret. Budsjettforslaget skal foreligge før 1. februar, og skal som andre saker som legges frem for distriktsmøtet, behandles av distriktsrådet, som avgir sin innstilling til distriktsmøtet. Disponeringen av budsjettet er distriktsguvernørens ansvar. Budsjettet er et rammebudsjett, og distriktsguvernøren kan med distriktsstyrets godkjenning foreta omdisponeringer mellom budsjettpostene innenfor den totale rammen for budsjettet. Hverken distriktsguvernør, distriktsråd eller -styre kan fatte vedtak om økonomiske forpliktelser som ikke er hjemlet i vedtatte budsjett. Overskridelser av budsjettets totalramme bør ikke forekomme. Mulig overskridelse skal tidligst mulig meldes til distriktsrådet. I budsjettet skal de nødvendige midler til driftsutgifter for de forskjellige fagsjefer/ koordinatorer, herunder utgifter til lederopplæring, seminarer for nye medlemmer og trykking av nødvendig informasjonsmateriell, innarbeides. I budsjettet skal det, så langt det er mulig, søkes avsatt et beløp til distriktsguvernørens disposisjon, til dekning av eventuelle jubileumsgaver og andre uforutsette utgifter. Budsjettering og regnskapsførsel skal for øvrig skje i henhold til Distriktets økonomireglement. Side 15 av 19

16 8.3 Regnskap Distriktets budsjett- og regnskapsår er sammenfallende med lionsåret, fra 1. juli til 30. juni påfølgende år. Distriktsguvernøren skal fremlegge regnskapsrapport (status) for inneværende år på distriktsmøtet. Endelig, revidert regnskap fremlegges for godkjenning på neste års distriktsmøte. Distriktskassereren fører Distriktets regnskap i henhold til Distriktets regnskapsbestemmelser, og står ansvarlig overfor distriktsstyret. Regnskapene skal føres i henhold til norsk regnskapsstandard. Bilag for alle aktiviteter og prosjekter som omfattes av disse bestemmelser, skal vedlegges. Regnskapsbøker og bilag skal oppbevares på en betryggende måte i 5 år. Alle bilag skal være attestert av distriktsguvernør, henholdsvis fag-/aktivitets-/prosjektleder. Distriktets midler skal plasseres i bank på den for Distriktet mest lønnsomme måte. Regninger fra Distriktets tillitsvalgte må være innsendt før avslutning av regnskapsåret for å bli honorert. Etter anmodning fra distriktsguvernøren foretar distriktskassereren nødvendige utbetalinger, dokumentert med regnskapsbilag. Distriktskassererens disposisjonsrett skal være begrenset oppad til det beløp distriktsstyret fastsetter. 8.4 Årsoppgjørsdisposisjoner Årsregnskapet skal vise resultat- og balansekonto, samt distriktsguvernørens beretning. Distriktets overskudd skal tillegges Distriktets egenkapital. Distriktets underskudd skal gå til reduksjon av egenkapitalen. Dersom Distriktet kommer ut med negativ egenkapital, plikter distriktsstyret på første møte å komme med forslag til hvorledes egenkapitalen igjen skal bli positiv (ut fra prinsippet om fortsatt drift). Distriktsmøtet kan, etter forslag fra distriktsstyre eller klubb, vedta å disponere deler av et overskudd i året til bestemte (distrikts)aktiviteter. 8.5 Aktivitetsmidler Det føres separat regnskap over Distriktets aktivitetsmidler, med egen/egne bankkonto/-konti. Status og bevegelser rapporteres på distriktsmøtet. Kapittel 9 Øvrige bestemmelser 9.1 Distriktsguvernørens utgifter ved den internasjonale kongressen (Convention). Utgifter til neste års distriktsguvernørs (DG-elects) deltagelse på den årlige internasjonale verdenskongress (Convention) som ikke dekkes av Lions Clubs International eller MD104, kan helt eller delvis dekkes over Distriktets budsjett. Side 16 av 19

17 Utgifter til reise og opphold for DG-elects ledsager i forbindelse med deltagelse i verdenskongressen ut over det beløp som dekkes av Lions Clubs International og MD104, kan dekkes av Distriktet etter de samme regler. 9.2 Økonomiske forpliktelser Se Kapittel 8.2, tredje punkt. 9.3 Distriktskassererens plikter Distriktskassererens disposisjoner skal være begrenset til beløp som er godkjent av distriktsguvernøren. Distriktskassereren skal påse at ingen utbetalinger skjer over Distriktets konti uten anvisning av distriktsguvernøren. Kontoutskrifter skal sendes både til distriktsguvernøren og distriktskassereren. Distriktskassereren skal til hvert distriktsrådsmøte legge frem status på samtlige konti som Distriktet har. Dersom noen budsjettposter medfører overskridelser, legges det frem forslag til omdisponeringer for distriktsrådet. Administrasjons- og forvaltningsverktøy pålagt av overordnet organ skal benyttes. 9.4 Revisjon Alle Distriktets regnskaper skal være levert Distriktets valgte revisorer senest 31. august i året etter regnskapsåret. Merknader eller forespørsler fra revisor skal besvares snarest. Revidert regnskap, med revisors beretning, skal legges frem på nærmeste distriktsmøte etter regnskapsavslutningen. 9.5 Refusjon av utgifter a) I forbindelse med budsjettvedtak fastsetter distriktsmøtet rammer for refusjon av utgifter som alle som har oppdrag for Distriktet, har i forbindelse med utøvelse av sine verv. Denne refusjon skal delvis dekke de utgifter til reiser, representasjon, kontorutgifter o.l. som ikke dekkes av Lions Clubs International eller av MD104. Alle slike utgifter skal være godkjent av distriktsguvernøren. b) Refusjonen gjøres i henhold til de satser som for enhver tid gjelder for MD104. I de tilfeller hvor overnatting er nødvendig, dekkes likevel værelsesprisen fullt ut. c) Utgifter for den tillitsvalgtes ledsager i forbindelse med deltagelse på Distriktets arrangementer kan dekkes innenfor budsjettrammene. d) Dokumenterbare utgifter som distriktsguvernørens ledsager har når han/hun har representasjonsoppgaver ved distriktsguvernørens deltagelse på guvernørrådsmøter, riksmøter samt nordiske og europeiske møter, dekkes også av Distriktet etter de samme regler. 9.6 Opplæring av ledere og tillitsvalgte Opplæring av ledere og tillitsvalgte i Distrikt og klubber skal tilpasses multippeldistriktets opplæringsstrategi. Det forventes at de tillitsvalgte på alle nivåer i Distriktet benytter seg av de opplæringstilbud som gis. Klubbene pålegger seg selv møteplikt til Distriktets kurs for påtroppende presidenter, visepresidenter, sekretærer og kasserere. Side 17 av 19

18 9.7 Opprettelse av nye klubber Distriktsguvernøren er ansvarlig for opprettelse av nye klubber i Distriktet. Dette skal skje i samarbeid med multippeldistriktets og Distriktets GMT. Opprettelse av nye klubber skal skje i samsvar med direktiver og retningslinjer utarbeidet av Lions Clubs International. 9.8 Overlevering Alle tillitsvalgte i Distriktet har ansvar for en forsvarlig overlevering til etterfølgeren ved skifte av person i vervet. Overleveringen skal omfatte overføring av arkiver og skriftlig materiell, samt muntlige orienteringer. Overlevering skal finne sted før lionsårets begynnelse 1. juli. 9.9 Bruk og disponering av distriktsbanneret a) Distriktsbanneret disponeres av distriktsguvernøren. b) Distriktsbanneret kan deles ut til: i. Medlemmer av distriktsrådet det første året de sitter i rådet. ii. Jubilerende klubber. iii. Arrangørklubb for distriktsmøtet. iv. Arrangørklubb for distriktsaktiviteter. c) Distriktsguvernøren kan for øvrig dele ut banneret til klubber og personer (også ikke-lions) som han/hun ønsker å gi en oppmerksomhet. Kapittel 10 Endringer av arbeidsordningen 10.1 Endringer Endringer i Distriktets arbeidsordning kan vedtas av distriktsmøtet med alminnelig flertall. Eventuelle blanke stemmer regnes ikke med i antall avgitte stemmer Automatisk oppdatering Alle endringer i den internasjonale lov og arbeidsordning som berører denne arbeidsordning, trer automatisk i kraft ved avslutning av den internasjonale Convention hvor endringen er vedtatt som følge av at disse er overordnet Distriktets arbeidsordning. Lovkomiteen skal sørge for å oppdatere Distriktets arbeidsordning i slike tilfeller, og rapportere dette på første distriktsmøte Endringsforslag Forslag til endringer må være sendt distriktsguvernøren innen 1. februar, og utsendt til klubbene sammen med innkalling og øvrige sakspapirer til distriktsmøtet Ikrafttreden Endringer trer i kraft fra avslutningen av det distriktsmøte hvor endringen er vedtatt, dersom annet ikke er sagt i vedtaket. Side 18 av 19

19 Bilag til Arbeidsordningen Bilag A Eksempel på forretningsorden Det henvises til Exhibit A i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag B Forretningsorden for særskilt møte for å anbefale et lionsmedlem til posten som Distriktsguvernør Det henvises til Exhibit B i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag C Forretningsorden for særskilt møte for å anbefale et lionsmedlem til posten som visedistriktsguvernør 1 eller 2 Det henvises til Exhibit C i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag D Sjekkliste for valgkomiteen, kandidat til posten som distriktsguvernør Det henvises til Exhibit D i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag E Sjekkliste for valgkomiteen, kandidat til posten som visedistriktsguvernør 1 Det henvises til Exhibit E i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag F Sjekkliste for valgkomiteen, kandidat til posten som visedistriktsguvernør 2 Det henvises til Exihbit F i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag G Standardisert stemmeseddel ved valg av distriktsguvernør, visedistriktsguvernør 1 og visedistriktsguvernør 2 Det henvises til Exhibit G i Standard District Constitution and By-Laws (la4). Bilag H Forslag til klubblover Det henvises til Multippeldistriktets Forslag til klubblover SLUTT Side 19 av 19