LOV FOR DISTRIKT 104 J AV MULTIPPELDISTRIKT 104 LIONS CLUBS INTERNATIONAL

Transkript

1 LOV OG ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104 J AV MULTIPPELDISTRIKT 104 LIONS CLUBS INTERNATIONAL Vedtatt av Distriktsmøtet 2003 i Spydeberg med senere endringer, sist vedtatt av Distriktsmøtet 2017 i Knapstad Fullstendig revidert i 2017, tilpasset den internasjonale Lov og Arbeidsordning (la4) Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 1 av 27

2 Gulmarkert tekst Obligatoriske bestemmelser i samsvar med internasjonal lov og arbeidsordning og det internasjonale styrets policymanual Gråmarkert tekst Reviderte bestemmelser og fotnoter Tekst som ikke er markert Frivillige og lokale bestemmelser Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 2 av 27

3 LOV FOR DISTRIKT 104J Kapittel I Navn. Denne organisasjonsenhet skal betegnes Lions distrikt nr. 104 J, heretter referert til som «Distriktet». Kapittel II Formål Distriktets formål skal være: a) Å legge til rette for en administrativ struktur som fremmer Lions Clubs International s formål i distriktet. b) Å skape større forståelse mellom alle mennesker og nasjoner ved å arbeide for økt innsikt i mellomfolkelige problemer. c) Å fremme god borgerånd. d) Å gjøre aktiv innsats for bedre forhold i samfunnet, og hjelpe dem i nød. e) Å forene medlemmene i vennskap og gjensidig forståelse. f) Å være et forum for fri meningsutveksling om alle saker av allmenn interesse. Bevegelsen er nøytral i politiske og religiøse spørsmål. g) Å arbeide for høy etisk standard innen alle yrker. Kapittel III Medlemskap Distriktets medlemmer er alle lionsklubbene i dette Distriktet som er charteret av Lions Clubs International. Distriktet omfatter samtlige kommuner i Østfold og deler av Akershus. Kapittel IV Emblem, farger, slagord og motto Seksjon 1. EMBLEM. Emblemet for denne organisasjonen og alle chartrede klubber skal være utformet som følgende: Seksjon 2. BRUK AV NAVN OG EMBLEM. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 3 av 27

4 Organisasjonens navn, goodwill, emblem og andre av dens logoer skal brukes i henhold til retningslinjer etablert i den internasjonale arbeidsordningen. Seksjon 3. FARGER. Organisasjonens og alle chartrede klubbers farger skal være purpur og gull. Seksjon 4. SLAGORD. Organisasjonens slagord skal være: Liberty, Intelligence, Our Nation s Safety. På norsk: Frihet, vennskap, vår nasjons sikkerhet. Seksjon 5. MOTTO. Organisasjonens motto skal være: We Serve. På norsk: Til tjeneste. Kapittel V. Overordnede lover Standardformen av «District Constitution and By-Laws» gjelder for Distriktet med mindre det er gjort tillegg eller endringer, som ikke er i konflikt med Multippeldistriktets- og den Internasjonale Lov- og arbeidsordning og policy-dokumenter for Lions Clubs International. Dersom det er punkter i Distriktets lov- og arbeidsordning som er i strid med Multippeldistriktets lov- og arbeidsordning, gjelder den sistnevnte. Tilsvarende dersom det er punkter i Distriktets lov- og arbeidsordning som er i strid med the International Constitution and By-Laws, gjelder den sistnevnte. Kapittel VI. Tillitsvalgte og Distriktsrådet Seksjon 1. Tillitsvalgte. Distriktets tillitsvalgte er Distriktguvernør (DG), siste års Distriktguvernør (IPDG), første og andre Visedistriktguvernør (VDG 1 og VDG2), regionleder (om dette vervet er besatt), distriktssekretær (DS), distriktkasserer (DK) og soneledere (SL). Alle tillitsvalgte skal være medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en av distriktets klubber som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. Seksjon 2. Distriktsrådet. Distriktet skal ha et Distriktsråd som består av de ledere som er listet i Seksjon 1 ovenfor. I tillegg kan man med endring i denne lovteksten velge inn andre klubbmedlemmer i Distriktsrådet. Distriktsstyret består av er Distriktguvernøren (DG), forrige års Distriktguvernør (IPDG), første og andre Visedistriktguvernør (VDG 1 og VDG2), Distriktssekretær (DS), -kasserer (DK ). Seksjon 3. Valg/utpeking av medlemmer i Distriktsrådet. Distriktguvernør, første og andre Visedistriktguvernør velges på det årlige Distriktsmøtet i Distriktet. Visedistriktguvernør 1 er eneste kandidat til neste års Distriktguvernør. Visedistriktguvernør 2 er eneste kandidat til neste års Visedistriktguvernør 1. Distriktsmøtet velger også soneledere og de fagsjefer Distriktet finner det formålstjenlig å ha. Distriktguvernøren utpeker sin Distriktssekretær og Distriktkasserer. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 4 av 27

5 Seksjon 4. Avsetting. Medlemmer av Distriktsrådet, med unntak av Distriktguvernør og første og andre Visedistriktguvernør, kan avsettes med 2/3 tilslutning av hele Distriktsrådet. Kapittel VII. Distriktsmøtet Seksjon 1. Tid og sted. Et årlig Distriktsmøte skal avholdes ved slutten av Distriktguvernørens arbeidsår, dog normalt 1 senest 3 uker før Riksmøtet, og minst tretti (30) dager før den internasjonale Convention. Sted for Distriktsmøtet velges på Distriktsmøtet året før, og Distriktguvernøren bestemmer tidspunktet for møtet. Et møte med distriktets delegater til multippeldistriktets Riksmøte i forbindelse med Riksmøtet kan holdes i stedet for Distriktsmøtet. Seksjon 2. Delegater. Alle klubber som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser ovenfor Distriktet, MD104 og Lions Clubs International pr. 01. mars, har rett til å sende delegater til Distriktsmøtet på basis av de medlemmer som har tilhørt klubben i minst ett år og én dag i hht. det internasjonale hovedkontors register pr. ovennevnte dato, etter følgende formel: klubber som har til og med 14 medlemmer: 1 delegat klubber som har 15 til 24 medlemmer: 2 delegater klubber som har 25 til 34 medlemmer: 3 delegater, osv. Hver delegat har én stemme ved valg og i saker det skal stemmes over. Et kvalifiserende flertall av stemmene i hht. Distriktets lov- og arbeidsordning avgjør utfallet av avstemmingen. Ved stemmelikhet ansees forslaget som falt. 2 Kvalifisert som delegat er medlemmer som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser og som er medlem i en av distriktets klubber som har gjort opp sine forpliktelser. Utestående skyldigheter som innbetales minst 15 dager før Distriktsmøtets begynnelse, kvalifiserer. Tidligere Distriktguvernører har full delegatstatus på Distriktsmøtet utenom sin klubbs kvote. 3 Seksjon 3. Stemmetall. Stemmetallet fastsettes på grunnlag av fremmøtte delegater. Det er ikke anledning til å stemme med fullmakt. Seksjon 4. Distriktsmøtets funksjon. Distriktsmøtet skal fatte vedtak om budsjett, kontingent og innkomne forslag, samt velge Distriktets tillitsmenn i henhold til Distriktets Arbeidsordning. 1 Denne tidsbegrensningen skal ikke være til hinder for siste setning i denne paragraf 2 Ved krav om 2/3 flertall menes minst 2/3 av avgitte stemmer fraregnet blanke stemmer 3 Vedtatt på Distriktsmøte april 2016 Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 5 av 27

6 Kapittel VIII Saksgang ved tvistemål Fullstendig tekst finnes i Bilag 1 Kapittel IX Endringer Seksjon 1. Endringer. Endringer i denne lov kan bare vedtas av Distriktsmøtet med minst 2/3 flertall av avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke med i avgitte stemmer. Seksjon 2. Automatisk oppdatering. Alle endringer i den internasjonale lov og arbeidsordning som berører denne lov, trer automatisk i kraft ved avslutning av den internasjonale Convention hvor endringen er vedtatt. Seksjon 3. Endringsforslag. Endringsforslag til loven skal være behandlet av Distriktets lovkomité, og være utsendt til klubbene sammen med innkalling og øvrige sakspapirer til Distriktsmøtet. Seksjon 4. Ikrafttreden. Alle endringer til denne lov trer i kraft ved avslutning av det Distriktsmøtet hvor endringen er vedtatt, dersom intet annet er bestemt i endringsforslaget. 4 Distriktets Lov er sist endret april Endret på Distriktsmøte april 2016 Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 6 av 27

7 Bilag til Distriktets Lov Bilag 1 Saksgang ved tvistemål A. Hvilke tvistemål omfattes Alle tvistemål om medlemskap, klubbgrenser eller fortolkning av, brudd på eller anvendelse av distriktets lov- og arbeidsordning, eller policy eller prosedyrer vedtatt av Distriktsrådet, eller andre interne Lions distriktsaker som ikke blir løst tilfredsstillende på annen måte, som har oppstått mellom klubber eller mellom klubb og distriktets administrasjon, skal løses etter følgende prosedyre. Dersom ikke annet er angitt, kan tidsfrister angitt i prosedyren bli avkortet eller forlenget av Distriktguvernøren, eller hvis klagen retter seg mot Distriktguvernøren, sist sittende distriktguvernør, meglere eller det internasjonale styret dersom det er gode grunner for det. Alle involverte parter i tvister som omfattes av denne prosedyren skal ikke forfølge hverken administrative eller juridiske aksjoner mens denne prosessen pågår. B. Klager og registreringsavgift Hver lionsklubb innen organisasjonen, som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser, (klagende part) kan sende inn en skriftlig begjæring (klagemål) til Distriktguvernøren, eller siste års Distriktguvernør om klagen gjelder Distriktguvernøren, med kopi til LCI s juridiske divisjon, for å be om at tiltak for konfliktløsning settes i verk i henhold til denne prosedyre. Klagemålet må sendes inn innen tretti (30) dager etter at den klagende part hadde kjennskap til, eller burde ha hatt kjennskap til, den hendelsen klagen baserer seg på. Den klagende part må legge ved protokoll undertegnet av klubbsekretæren som viser at det er et flertall av klubbmedlemmene som støtter innsendingen av klagemålet. En kopi av klagemålet skal sendes til motparten(e). Et klagemål som følger denne prosedyren utløser en registreringsavgift på USD 750,00, eller tilsvarende i respektive lands lokale valuta, som klagende part skal betale til Distriktet. Avgiften betales til Distriktguvernøren, eller til siste års Distriktguvernør om klagen gjelder Distriktguvernøren, samtidig med at klagen sendes inn. Dersom klagen blir avgjort eller trekkes før meglerne har tatt en endelig beslutning, skal USD 100,00 beholdes av Distriktet som en administrativ avgift og USD 325,00 skal tilbakebetales til den klagende parten og USD 325,00 skal betales til motparten. Beløpet deles likt om det er flere motparter. Dersom meglerne finner at det er grunn for klagemålet og at klagemålet godkjennes, skal USD 100,00 beholdes av Distriktet som en administrativ avgift og USD 650,00 skal tilbakebetales til den klagende parten. Dersom meglerne avslår klagemålet, uansett årsak, skal USD 100,00 beholdes av Distriktet som en administrativ avgift og USD 650,00 skal tilbakebetales til Motparten som deler dette beløpet i like deler dersom det er flere enn én motpart. Om klagemålet ikke blir avgjort, trekkes, godkjennes eller avslås innen tidsfrister fastsatt i denne policy, såfremt ikke en forlenget frist av gyldige årsaker er innvilget, skal hele avgiften beholdes av Distriktet som en administrativ avgift og ingen del av denne skal tilbakebetales til noen av partene. Alle kostnader som påløper i samband med denne prosedyre for konfliktløsning skal betales av Distriktet, såfremt ikke en annen policy i Distriktet tilsier at alle kostnader som påløper i samband med denne prosedyre for konfliktløsning skal betales i like Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 7 av 27

8 store deler av partene i konflikten. C. Svar på klagemål Svarende parter i en tvistmålsak skal sende inn skriftlig tilsvar på denne til Distriktguvernøren, eller siste års Distriktguvernør om klagen gjelder Distriktguvernøren, med kopi til LCI s juridiske divisjon, innen ti (10) dager etter å ha blitt underrettet om klagemålet. En kopi av svaret skal sendes til klagende part(er). D. Konfidensialitet Så snart en klage er sendt inn, bør kommunikasjon mellom klagende part(er), svarende part(er), distriktguvernøren, eller nærmest foregående Distriktguvernør dersom klagen gjelder Distriktguvernøren, og meglere holdes konfidensielt i størst mulig utstrekning. E. Valg av meglere Innen femten (15) dager etter at et klagemål er innlevert skal hver av partene i tvistemålet peke ut hver sin nøytrale megler, og disse skal i sin tur oppnevne en (1) nøytral megler som skal være gruppens leder. De utpekte meglernes valg av megleren/lederen er endelig og bindende. Alle oppnevnte meglere skal være lionsledere, helst tidligere distriktguvernører, som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser, samt være medlemmer i klubber som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser, i samme distrikt der konflikten har oppstått, men ikke være medlemmer i en klubb som er part i konflikten. Meglerne må dessuten være upartiske i den aktuelle konflikten og får ikke ha noen lojalitet til noen part i konflikten. Etter at oppnevningen er gjort har meglerne alle passende og nødvendige fullmakter til å løse eller fatte beslutning i konflikten i samsvar med denne prosedyre. Om de utpekte meglerne ikke kan enes om valget av en megler/leder innen den tidsfristen som er gitt ovenfor, skal de utpekte meglerne automatisk ansees å ha avgått fra sin posisjon av administrative årsaker, og partene må da utpeke nye meglere. Denne andre gruppen av meglere skal deretter oppnevne en (1) nøytral megler/leder i samsvar med valgprosedyren ovenfor. Om denne andre gruppen av meglere heller ikke kan enes i valget av megler/leder fra Distriktet der konflikten har oppstått, kan de velge en (1) nøytral megle/leder som er medlem i en klubb som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser utenfor det berørte distriktet. Dersom denne andre gruppen ikke kan enes om valget av megler/leder innenfor eller utenfor det berørte distriktet, skal den internasjonale direktør som sist satt i det internasjonale styret og som er fra det berørte distriktet eller fra et tilgrensende distrikt hvilket er nærmest, oppnevnes til megler/leder. Tidsfristen i denne Seksjon E kan ikke forkortes eller forlenges av Distriktguvernøren, eller nærmest foregående Distriktguvernør dersom klagen gjelder Distriktguvernøren, eller av meglerne. Megling og avgjørelse Etter oppnevning skal meglerne kalle partene til et møte med målsetting om å løse konflikten. Møtet skal gjennomføres inne tretti (30) dager etter at meglerne er oppnevnt. Meglernes mål skal være å komme frem til en rask løsning av konflikten, med et rettferdig resultat. Om partene ikke kan enes, har meglerne rett til å fatte en avgjørelse i tvistemålet. Meglerne skal offentliggjøre sin beslutning Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 8 av 27

9 inne tretti (30) dager etter at første møte ble holdt, og beslutningen er endelig og bindende for alle parter. Den skriftlige beslutningen skal være undertegnet av samtlige meglere, og eventuell reservasjon mot beslutningen skal være behørig notert. En kopi av den skriftlige beslutningen skal sendes til alle parter, Distriktguvernøren, eller nærmest foregående Distriktguvernør dersom tvistemålet gjelder Distriktguvernøren, samt til den juridiske divisjonen ved det internasjonale hovedkontoret. Meglernes beslutning må være i samsvar med de internasjonale, multippeldistriktet og distriktets Lover og Arbeidsordninger, samt det internasjonale styrets policy. Beslutningen står under overoppsyn av og kan bli gransket av det internasjonale styret etter det internasjonale styrets eget valg, eller av et ombud oppnevnt av dette. Unnfallenhet fra å etterkomme meglernes endelige og bindende beslutning oppfattes som upassende oppførsel av et lionsmedlem og kan resultere i opphør av medlemskap og/eller tilbakekallelse av Charterbrevet Siste bilag til Distriktets lover Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 9 av 27

10 ARBEIDSORDNING FOR DISTRIKT 104J Kapittel I Seksjon 1. Støtteprosedyre. (Se den internasjonale Lov og Arbeidsordning) Seksjon 2. Nominasjon. (Se den internasjonale Lov og Arbeidsordning) Nominasjon og tilslutning til kandidater til Andre Visepresident og Internasjonal Direktør Seksjon 3. Den nominertes tale. (Se den internasjonale Lov og Arbeidsordning) Seksjon 4. Avstemming. (Se den internasjonale Lov og Arbeidsordning) Seksjon 5. Støtteerklæring. Støtteerklæring fra Distriktsmøtet skal sendes skriftlig til det internasjonale hovedkontor av distriktets offisielle representant (og hvis distriktet er et del-distrikt i multippeldistriktet, til Guvernørrådet) slik foreskrevet i The International Constitution and By-Laws. Seksjon 6. Gyldighet. Ingen tilslutning til et lionsmedlem s kandidatur er gyldig før alle krav i dette kapitlet er oppfylt. Kapittel II Nominasjon, valg og utnevnelser i Distriktet Seksjon 1. Valgkomité. Distriktet velger Valgkomité på Distriktsmøtet året før, jfr. Arbeidsordningen Kapittel IV, Seksjon 4. Hvert medlem må ha gjort opp sine økonomiske forpliktelser og være fra forskjellige klubber som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser, og kan ikke samtidig inneha verv i Distriktsrådet eller internasjonalt, hverken valgt eller utnevnt. Gjenoppnevning av medlemmer er tillatt. Krav til Distriktets tillitsvalgte: a) Felles krav til kandidatene. I tillegg til de eksplisitte kravene for de nedennevnte tillitsvalgte, stilles det følgende krav til Distriktets tillitsvalgte: i. Være aktivt medlem av klubb i eget distrikt, og være a jour med sine økonomiske forpliktelser. ii. Ha sin klubbs godkjenning på å stille som kandidat. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 10 av 27

11 b) Distriktguvernør. Valgbar som Distriktguvernør er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: i. Tjenestegjør som Visedistriktguvernør 1 i sitt Distrikt på valgtidspunktet c) Visedistriktguvernør 1. Valgbar som Visedistriktguvernør 1 er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: i. tjenestegjør som Visedistriktguvernør 2 i sitt distrikt på valgtidspunktet. d) Visedistriktguvernør 2. Valgbar som Visedistriktguvernør 2 er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: i. medlem av styret i en Lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år som president ii. soneleder eller regionleder eller distriktssekretær eller distriktkasserer i 1 år. iii. kun ett av de nevnte verv godskrives det enkelte år, dersom flere av vervene innehas samtidig. e) Regionleder. Distriktet har ikke Regionleder. f) Soneleder. Valgbar som Soneleder er Lionsmedlem som dessuten tilfredsstiller følgende krav: i. har vært medlem av styret i en Lionsklubb i minst 3 år, hvorav 1 år som president. g) Øvrige tillitsvalgte. Øvrige tillitsvalgte; fagsjefer, distriktssekretær og kasserer og komitémedlemmer, er valgbare dersom de har sittet i sin klubbs styre i minst 2 år. Seksjon 2. Valgprosedyre for Distriktguvernør. (Se Internasjonal Lov og Arbeidsordning (la4).) Seksjon 3. Valgprosedyre for første og andre Visedistriktguvernør. (Se Internasjonal Lov og Arbeidsordning (la4).) Seksjon 4. Stemmegiving. Valg av DG, VDG 1 og VDG 2 og der det er flere enn én kandidat, skal skje ved skriftlig avstemming. Andre avstemminger kan skje ved stemmetegn hvis det er bare én kandidat, og ingen forlanger skriftlig valg. En kandidat anses valgt dersom kandidaten får mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Blanke stemmer ansees som ikke avgitt. For øvrig nyttes samme fremgangsmåte som ved valg på Riksmøter. Seksjon 5. Ledighet i vervet som Distriktguvernør. I tilfelle det oppstår ledighet i vervet som Distriktguvernør, skal vervet besettes i samsvar med regelverket i «The International Constitution and By-Laws». Siste år Distriktguvernør (IPDG), første og andre Visedistriktguvernør (VDG 1 og VDG 2), Soneledere (SL), Distriktkasserer (DK), Distriktssekretær (DS) og tidligere Distriktguvernører (PDG) og tidligere Internasjonal Direktør (PID) i Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 11 av 27

12 distriktet skal møtes på tid og sted innkalt av siste års Distriktguvernør (IPDG) for å gi en anbefaling til det internasjonale styret om en erstatningskandidat til vervet som Distriktguvernør. 5 For å kvalifisere må kandidaten (lionsmedlemmet): a) Være et aktivt medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en klubb i Distriktet som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. b) Har hatt, eller vil ha hatt følgende verv på tiltredelsestidspunktet: a. Sittet i klubbens styre i ett år eller største delen av det b. Sittet i Distriktsrådet i minst to år eller største delen av det c. Ingen av de ovenstående samtidig Det oppfordres til at VDG 1 fullfører sitt år i sitt verv og at man fortrinnsvis finner andre kvalifiserte kandidater til å bekle vervet som Distriktguvernør. Seksjon 6. Ledighet i verv som første og andre Visedistriktguvernør og andre verv For ledighet i alle andre verv enn Distriktguvernør og første og andre Visedistriktguvernør, skal Distriktguvernøren utpeke en erstatter for resten av tjenesteperioden. Ved ledighet i vervet som første eller andre Visedistriktguvernør skal Distriktguvernøren sammenkalle til et møte med medlemmene i Distriktsrådet samt alle tidligere internasjonale direktører fra Distriktet som er lionsmedlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en klubb som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. De tilstedeværende skal utpeke et kvalifisert lionsmedlem til vervet som første/andre Visedistriktguvernør for resten av perioden. Det er Distriktguvernørens ansvar, eller sist sittende Distriktguvernør dersom førstnevnte er forhindret, å innkalle til og lede nevnte møte, og det er dennes plikt innen syv (7) dager å oversende til det internasjonale hovedkontoret resultatet fra møtet sammen med møteinnkalling og møteprotokoll. Hver innkalte og fremmøtte Lion har én stemme for den kandidaten han/hun selv velger. Kvalifiserte kandidater til å fylle plassen for det ledige vervet som første eller andre Visedistriktguvernør må: a) Være et aktivt medlem som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser i en klubb i Distriktet som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. b) Har hatt, eller vil ha hatt følgende verv på tiltredelsestidspunktet: a. Sittet i klubbens styre i ett år eller største delen av det b. Sittet i Distriktsrådet i minst ett år eller største delen av det c. Ingen av de ovenstående samtidig Kapittel III Tillitsvalgtes rettigheter og plikter Seksjon 1. Distriktguvernør. Under det internasjonale styrets overoppsyn, skal han/hun representere organisasjonen i hans/hennes Distrikt. Dessuten skal han/hun være øverste administrative leder i hans/hennes Distrikt og ha overoppsyn med første og andre Visedistriktguvernør, Soneledere, Distriktssekretær, Distriktkasserer og alle øvrige medlemmer av Distriktsrådet i samsvar med dette Distrikts Lov og Arbeidsordning. 5 Forretningsorden for slikt møte er beskrevet i Bilag B Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 12 av 27

13 Hans/hennes spesifikke ansvar er: a) Lede og fremme medlemstilvekst og etablering av nye klubber. b) Lede og fremme lederutvikling i Distriktet og i klubbene. c) Fremme Lions Clubs International Foundation og organisasjonens alle service-aktiviteter. d) Lede Distriktrådsmøter, Distriktsmøtet og andre møter i Distriktet. I tilfelle han/hun ikke kan lede møtet skal første eller andre Visedistriktguvernør lede møtet, men dersom han/hun ikke er til stede skal en distrikttjenestemann velges til å lede møtet av de tilstedeværende. e) Fremme harmoni blant distriktets klubber. f) Utøve ledelse og autoritet over distriktets tillitsvalgte og komitéer i samsvar med distriktets Lov og Arbeidsordning. g) Forsikre seg om at hver klubb i distriktet blir besøkt av Distriktguvernøren eller en annen tjenestemann fra Distriktet minst én gang per år, for å fremme god administrasjon av klubben, og at den besøkende tjenestemann sender besøksrapport for hvert besøk til det internasjonale hovedkontor. h) Sende inn til multippeldistriktet en aktuell og spesifisert rapport om distriktets inntekter og utgifter relatert til hans/hennes Distriktsmøte eller årlige møte i Distriktet. i) Snarest mulig etter avslutningen av sin embetsperiode overlevere distriktets midler, bokføring og andre finansielle handlinger til sin etterfølger. j) Rapportere alle brudd på bruk av organisasjonenes navn og emblem til Lions Clubs International. k) Utføre andre oppgaver som blir gitt av det Internasjonale Styret i Distriktguvernørens håndbok og i andre direktiv. Seksjon 2. Første Visedistriktguvernør. Første Visedistriktguvernør er under overoppsyn og veiledning av Distriktguvernøren, er dennes høyeste administrative assistent og representerer Distriktguvernøren. Hans/hennes spesifikke ansvar er blant annet: a) Fremme organisasjonens formål. b) Utføre administrative oppgaver som er tildelt av Distriktguvernøren. c) Utføre andre oppgaver og tiltak på oppdrag av det internasjonale styret. d) Delta i distriktsrådsmøter, lede møter når Distriktguvernøren er fraværende, samt delta i Guvernørrådsmøter når dette er hensiktsmessig. e) Hjelpe Distriktguvernøren i vurdering av klubbenes styrke og svakheter, identifisere svake og potensielt svake klubber, samt lage planer for å styrke disse. f) Gjennomføre klubbesøk som Distriktguvernørens representant på oppdrag av Distriktguvernøren. g) Være kontaktperson i Distriktguvernørens team mot distriktets GMT, arbeide aktivt i Distriktguvernørens team sammen med Distriktguvernøren, andre Visedistriktguvernør og medlemmene i GMT i planlegging og gjennomføring av distriktets planer for medlemsrekruttering. h) Samarbeide med Distriktguvernøren, andre Visedistriktguvernør og det globale lederskapsteamet om sammensetning og gjennomføring av distriktets planer for lederutvikling. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 13 av 27

14 i) Samarbeide med distriktets distriktsmøtekomité, og hjelpe komitéen å planlegge og gjennomføre der årlige Distriktsmøtet, samt hjelpe Distriktguvernøren i planlegging og gjennomføring av andre arrangement i distriktet. j) På Distriktguvernørens forespørsel, ha overoppsyn med andre distriktkomitéer. k) Delta i planleggingen av neste fiskalår, f.eks. sette opp distriktets budsjett. l) Gjøre seg kjent med Distriktguvernørens oppgaver slik at dersom det skulle oppstå ledighet på posten Distriktguvernør, er han/hun bedre forberedt til som midlertidig Distriktguvernør, å ta dennes oppgaver og ansvar inntil ledigheten er etterfylt i samsvar med denne Lov og Arbeidsordning og de prosedyrer som beskrevet av det internasjonale styret. Seksjon 3. Andre Visedistriktguvernør. Andre Visedistriktguvernør er under overoppsyn og veiledning av Distriktguvernøren, er en assistent i Distriktets administrasjon, og representerer Distriktguvernøren. Hans/hennes spesifikke ansvar er blant annet: a) Fremme organisasjonens formål. b) Utføre administrative oppgaver som er tildelt av Distriktguvernøren. c) Utføre andre oppgaver og tiltak på oppdrag av det internasjonale styret. d) Delta i distriktsrådsmøter, lede møter når Distriktguvernøren er fraværende, samt delta i Guvernørrådsmøter når dette er hensiktsmessig. e) Gjøre seg kjent med klubbenes status, granske månedlige finansielle rapporter, samt hjelpe Distriktguvernøren og første Visedistriktguvernør i å identifisere svake og potensielt svake klubber. f) Gjennomføre klubbesøk som Distriktguvernørens representant på oppdrag av Distriktguvernøren. g) Hjelpe Distriktguvernøren og første Visedistriktguvernør i planlegging og gjennomføring av Distriktsmøtet. h) Være kontaktperson i Distriktguvernørens team mot distriktets GLT, arbeide aktivt i Distriktguvernørens team sammen med Distriktguvernøren, første Visedistriktguvernør og medlemmene i GLT i planlegging og gjennomføring av distriktets planer for lederutvikling. i) Samarbeide med Distriktguvernøren, første Visedistriktguvernør og det globale medlemsteamet om sammensetning og gjennomføring av distriktets planer for medlemsvekst. j) Samarbeide med Distriktets LCIF-koordinator/IRC og hjelpe koordinatoren å oppnå årets mål ved regelmessig distribusjon av LCIF s informasjon og materiale, for derved øke forståelsen for og støtten til LCIF. k) Samarbeide med Distriktets IT-komité og hjelpe komitéen å promotere bruk av organisasjonenes websider og internett blant klubber og medlemmer for å innhente informasjon, sende rapporter, kjøpe klubbrekvisita etc.. l) På Distriktguvernørens forespørsel, ha overoppsyn med andre distriktkomitéer. m) Hjelpe Distriktguvernøren, første Visedistriktguvernør og Distriktsrådet med planleggingen av neste fiskalår, f.eks. sette opp distriktets budsjett. n) Gjøre seg kjent med Distriktguvernørens oppgaver slik at dersom det skulle oppstå ledighet på posten Distriktguvernør og første Visedistriktguvernør, er han/hun bedre forberedt til som midlertidig Distriktguvernør eller midlertidig første Visedistriktguvernør, å ta dennes Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 14 av 27

15 oppgaver og ansvar inntil ledigheten er etterfylt i samsvar med denne Lov og Arbeidsordning og de prosedyrer som beskrevet av det internasjonale styret. Seksjon 4. Distriktssekretær/-kasserer. Han/hun er under Distriktguvernøren. Hans/hennes spesifikke ansvar er: a) Fremme organisasjonens formål. b) Utføre de oppgaver som normalt inngår i denne funksjonen, blant annet følgende: 1) Føre fullstendig protokoll fra Distriktrådsmøtene og styremøtene, og sende kopi til alle medlemmer i Distriktsrådet og til Lions Clubs Internationals hovedkontor. 2) Føre og arkivere protokoll fra Distriktsmøtet og sende kopier til Lions Clubs International og til alle klubbsekretærer i Distriktet. 6 3) Rapportere til Distriktsrådet slik Distriktguvernøren eller Distriktsrådet krever. 4) Kreve inn og kvittere for alle avgifter medlemmer og klubber i Distriktet har betalt, sette disse inn på konto og foreta utbetalinger med Distriktguvernørens autorisasjon. 5) Sende betaling til, med kvittering, multippeldistriktets kasserer for eventuelle avgifter til multippeldistriktet som måtte være samlet inn i Distriktet. 6) Føre korrekt regnskap, føre protokoll fra Distriktsrådsmøtene og Distriktsmøtet, samt tillate gransking av disse av Distriktguvernøren, medlem av Distriktsrådet eller distriktets klubber (eller en autorisert representant for noen av disse) på et rimelig tidspunkt for enhver god grunn. Etter anvisning av Distriktguvernøren eller Distriktsrådet skal han/hun legge frem all bokføring og alle tilhørende dokumenter som kreves fremlagt av revisor utpekt av Distriktguvernøren. 7 Fremskaffe et garantibeløp, hvis bestemt av Distriktguvernøren, som sikkerhet for at han/hun vil utføre sine oppgaver på en pålitelig måte. 7) Snarest mulig etter utløpet av sin embetsperiode, overføre distriktets midler, bokføring og andre finansielle dokumenter til sin etterfølger. c) Utføre andre oppgaver og tiltak på oppdrag av det internasjonale styret. d) Dersom Distriktet har både Distriktssekretær og Distriktkasserer skal oppgavene i punkt b) henføres til respektive funksjon avhengig av oppgavens art. Seksjon 5. Regionleder. (dersom dette vervet er besatt) Distriktet har ikke Regionleder, jfr. Arbeidsordningens Kapittel II, Seksjon 1, e. (Se den internasjonale Lov og Arbeidsordning for fullstendig tekst). Seksjon 6. Soneleder. Sonelederen er under overoppsyn og veiledning av Distriktguvernøren, og skal være høyeste administrative tjenesteperson i sin Sone. Hans/hennes spesifikke ansvar er: a) Fremme organisasjonens formål. b) Lede Distriktguvernørens Rådgivende Komité i sin Sone og kalle inn til regelmessige møter i denne komitéen. c) Bestrebe seg på å invitere distriktets GMT- og GLT-koordinatorer samt Distriktguvernørens team som spesielle gjester i et møte i Distriktguvernørens Rådgivende Komité for å diskutere 6 Distriktet oppnevner egne sekretærer for Distriktsmøtet, og referatet gjøres tilgjengelig for alle klubbmedlemmer på distriktets web-sider. 7 Distriktets 2 revisorer velges av Distriktsmøtet Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 15 av 27

16 behov i forhold til medlems- og lederutvikling samt hvorledes Distriktguvernørens team kan bistå nevnte utviklingsbehov i Sonen. d) Lage en rapport fra hvert møte i Distriktguvernørens Rådgivende Komité og innen fem (5) dager sende kopi til Lions Clubs International, Distriktguvernøren, distriktets GMTkoordinator og GLT-koordinator. e) Fremme klubbens excellensprosess for klubber i Sonen, samt ha et tett samarbeid med distriktets GMT-koordinator, GLT-koordinator og Distriktguvernørens team for å implementere programmet i Sonen. f) Sammen med distriktets GMT-koordinator, spille en aktiv rolle i danning av nye klubber samt holde seg informert om aktiviteter og status blant klubbene i Sonen. g) Sammen med distriktets GLT-koordinator, spille en aktiv rolle i å støtte lederutviklingsinitiativ ved å informere lionsmedlemmer i Sonen om de muligheter til lederutvikling som finnes i Regionen, Distriktet eller multippeldistriktet. h) Representere hver klubb i sonen når det gjelder eventuelle problem med Distriktet, Guvernørrådsleder eller Lions Clubs International. i) Overvåke fremdriften av Distriktets, multippeldistriktets eller Lions Clubs Internationals prosjekter i Sonen. j) Bestrebe seg på at hver klubb i Sonen driver sin virksomhet i tråd med klubbens vedtatte Lov og Arbeidsordning. k) Oppmuntre klubbene i Sonen til å sende minst det antall delegater hver klubb har rett til å delta i internasjonale kongresser, riksmøter og distriktsmøter. l) Besøke minst ett ordinært klubbmøte i hver klubb i Sonen i sitt funksjonsår og deretter rapportere til Distriktguvernøren, spesielt når det gjelder svake klubber. m) Utføre andre oppgaver og tiltak som kan bli krevd i direktiv fra det internasjonale styret. Kapittel IV Seksjon 1. Organisasjonsmodell. Organisasjonsmodell og Distriktets komitéer. Distriktsinndeling. Distriktet deles inn i soner, for tiden 7 soner, som fastsettes av Distriktsmøtet. Regioninndelingen er utelatt. Ved inndelingen skal det tas tilbørlig hensyn til praktiske og geografiske forhold, samt klubbenes egne ønsker. Endring av sonetilhørighet for enkeltklubber avgjøres av Distriktguvernøren. Distriktsstyre og råd. Distriktsstyret sammen med Sonelederne utgjør Distriktsrådet. I tillegg har Distriktet et antall fagsjefer så tett som mulig opp til fagsjefene i multippeldistriktet. Distriktguvernøren kan ikke samtidig ha andre verv i Distriktet. For de øvrige verv ønsker man i størst mulig grad å unngå at samme person har flere verv samtidig. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 16 av 27

17 De enkelte verv og funksjonsperiode er: Distriktsrådet Distriktsstyret DG Distriktguvernør velges for 1 år IPDG Forrige års Distriktguvernør velges for 1 år VDG1 Visedistriktguvernør 1 velges for 1 år VDG2 Visedistriktguvernør 2 velges for 1 år DS Distriktssekretær utpekes av DG DK Distriktkasserer utpekes av DG Soneledere SL1 Soneleder sone 1 velges for 1 år SL2 Soneleder sone 2 velges for 1 år SL3 Soneleder sone 3 velges for 1 år SL4 Soneleder sone 4 velges for 1 år SL5 Soneleder sone 5 velges for 1 år SL6 Soneleder sone 6 velges for 1 år SL7 Soneleder sone 7 velges for 1 år Fagsjefer. Distriktets organisasjonsmodell legges så nært opp til multippeldistriktets modell for fagsjefene som mulig i den grad disse er relevante for Distriktet. Følgende fagsjefer er faste. Distriktguvernøren kan ved behov utnevne andre fagsjefer for sitt år: IRC Fagsjef for hjelpearbeid velges for år 8 ITC Fagsjef for informasjonsteknologi velges for år PRC Fagsjef for PR og informasjon velges for år GLT Fagsjef for lederutvikling og opplæring velges for 3 år 9 GMT Fagsjef for klubb og medlemsutvikling velges for 3 år NAC Fagsjef for rusforebyggende og holdningsskapende tiltak velges for 2 + 2år YCEC Fagsjef for ungdomsarbeid og ungdomsutveksling velges for år Assisterende soneledere. Disse velges av eget Sonemøte og er automatisk kandidat til Soneleder påfølgende år. Ass. Soneleder har møte- og talerett, men ikke stemmerett, på Distriktsrådsmøtet. ASL1 Ass. Soneleder sone 1 velges av sonemøtet for 1 år ASL2 Ass. Soneleder sone 2 velges av sonemøtet for 1 år ASL3 Ass. Soneleder sone 3 velges av sonemøtet for 1 år ASL4 Ass. Soneleder sone 4 velges av sonemøtet for 1 år ASL5 Ass. Soneleder sone 5 velges av sonemøtet for 1 år ASL6 Ass. Soneleder sone 6 velges av sonemøtet for 1 år ASL7 Ass. Soneleder sone 7 velges av sonemøtet for 1 år 8 Skal forstås slik: Velges for 2 år med mulighet for gjenvalg én gang for 2 nye år 9 GLT og GMT kan ikke gjenvelges. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 17 av 27

18 Revisorer. Distriktet har 2 revisorer som velges på Distriktsmøtet for ett år om gangen. Gjenvalg er tillatt. Faste komitéer. Distriktet har følgende faste komitéer som velges av Distriktsmøtet. For å sikre best mulig kontinuitet skiftes de valgte komitémedlemmene ut i tur og orden. De valgte komitémedlemmene skal ikke samtidig ha andre tillitsverv i Distriktet. Med unntak av de faste medlemmene, skal komitémedlemmene komme fra forskjellige soner. Seksjon 2. Distriktguvernørens Rådgivende Komité / Sonemøtet I hver sone opprettes en Rådgivende Komité bestående av Soneleder samt president og sekretær fra alle klubbene i sonen. Komitéene skal ha 4 møter i året - sammenfallende med Sonemøtet. Oppgavene til komitéen er bl.a. å gi råd og innspill til Sonelederen i spørsmål rundt Lionismen og klubbene, samt å gi informasjon fra Distriktet til klubbene. Seksjon 3. Hedersråd. Distriktets Hedersråd består av alle tidligere distriktguvernører (PDG) i distriktet. IPDG er rådets leder. Hedersrådets oppgave er å ivareta kontinuitet og tradisjoner i Distriktets handlinger, og være et rådgivende organ for Distriktguvernøren. Hedersrådet skal ha minst ett møte i året, hvor bl.a. VDG 1 s planer for sitt DG-år drøftes. Seksjon 4. Valgkomité. Distriktets valgkomité og funksjonstid: Komitémedlem velges for 2 år Komitémedlem velges for 2 år Komitémedlem velges for 2 år IPDG og VDG 1 tiltrår komitéen som rådgivere. Komitéen konstituerer seg selv. Valgkomitéens mandat er å aktivt jobbe for å identifisere aktuelle kandidater til Distriktets forskjellige verv, behandle alle rettidig innkomne forslag på kandidater, og fremlegge en prioritert kandidatliste til Distriktsmøtet. Prioriteringen skal ikke begrunnes. Distriktsstyret innstiller medlemmer til valgkomitéen. Seksjon 5. Budsjettkomité. Distriktets budsjettkomité og funksjonstid: VDG 1 DK Komitémedlem Komitémedlem fast medlem, komitéens leder fast medlem velges for 2 år velges for 2 år Budsjettkomitéens mandat er å utarbeide kommende års driftsbudsjett for Distriktet, basert på planlagte og vedtatte aktiviteter. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 18 av 27

19 Seksjon 6. Lovkomité. Distriktets lovkomité og funksjonstid: Komitémedlem Komitémedlem IPDG velges for 2 år velges for 2 år fast medlem Komitéen konstituerer seg selv. Lovkomitéen skal være rådgiver for distriktets organer i lovsaker. Den skal også ha ansvar for at Distriktets lover og arbeidsordninger blir ajourført og revidert i samsvar med endringer i nasjonale og internasjonale lover og arbeidsordninger. Seksjon 7. Medlemskomité. Distriktets komité for medlems- og klubbutvikling, samt funksjonstid: Komitéen ledes av GMT som velges for 3 år og utpeker egne komitémedlemmer. Medlemskomitéen skal aktivt involveres i etablering av nye klubber, medlemsrekruttering og pleie, og ellers bistå klubbene i spørsmål om klubbmiljø. Seksjon 8. Andre komitéer og funksjoner. Distriktsstyret kan også oppnevne komitéer for spesielle saksområder når det er behov for det. Funksjonstiden for slike komitéer utløper ved utløp av funksjonstiden for det Distriktsstyre som har oppnevnt komitéene. Gjenoppnevning kan skje av nytt Distriktsstyre. Kapittel V Møtevirksomhet Seksjon 1. Distriktsrådsmøte. a) Det skal avholdes ordinære distriktsrådsmøter hvert kvartal i arbeidsåret, fortrinnsvis i august, november, februar og april. Første møte skal være avholdt før 15. august. b) Distriktguvernøren kan innkalle til ekstraordinært distriktsrådsmøte på kort varsel, dersom dette synes påkrevet. c) Distriktguvernøren innkaller til, og leder distriktsrådsmøtene. d) Distriktsrådet er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene er til stede. e) Fagsjefene har møteplikt, men ikke stemmerett på Distriktsrådsmøtet. Tidligere distriktguvernører (PDG) har møte- og talerett, men ikke stemmerett. f) Distriktguvernøren kan innkalle komitémedlemmer til Distriktsrådsmøtet i forbindelse med behandling av bestemte saker. Seksjon 2. Distriktsstyremøte. a) Det skal holdes minst 2 ordinære styremøter i året. b) Distriktguvernøren eller et flertall av styremedlemmene kan forlange at det innkalles til ekstraordinært styremøte på kort varsel. c) Distriktguvernøren innkaller til, og leder distriktsstyremøtene. d) Distriktsstyret er beslutningsdyktig dersom minst halvparten av medlemmene er til stede. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 19 av 27

20 Seksjon 3. Sonemøte. a) Det skal avholdes minst 4 Sonemøter i løpet av arbeidsåret sammenfallende med møte i Distriktguvernørens Rådgivende Komité, i tillegg til et presidenttreff som arrangeres før fiskalåret begynner. Ett Sonemøte avholdes i september og ett i januar. På januarmøtet foreslår Sonen kandidat til vervet som Soneleder og ass. Soneleder for neste arbeidsår. b) På Sonemøtene møter alle Sonens presidenter og sekretærer, samt andre medlemmer som Sonelederen finner det ønskelig å innkalle relatert til aktuelle tema for møtet. c) Soneleder fastsetter tid og sted for Sonemøtene, og innkaller til og leder møtene. Seksjon 4. Fellesmøter. Det kan etter behov arrangeres ulike fellesmøter/temamøter i henhold til langtidsplaner og etter initiativ fra andre Lions, for eksempel Høst-kickoff og Dette er Lions. Kostnadene ved slike møter fordeles på deltagerne. Kapittel VI Distriktsmøtet Seksjon 1. Stedsvalg. Alle klubber kan søke om neste års arrangement av Distriktsmøtet. Det er likevel vanlig at Viseguvernørens egen klubb har fortrinnsrett. Alle søknader må være kommet til Distriktguvernøren innen 1. februar det året valget foretas, og inneholde informasjon om møteromkapasitet, overnattingsmuligheter, rom for sosiale arrangementer og foreslåtte ledsagerarrangementer, samt et foreløpig budsjett. Seksjon 2. Innkalling. Distriktguvernøren skal sende til klubbene en skriftlig eller elektronisk invitasjon til årets Distriktsmøte med angivelse av tid og sted minst seksti (60) dager før nevnte Distriktsmøte. Innkalling til Distriktsmøtet vedlagt dagsorden, beretninger, regnskapsstatus for inneværende år, fjorårets endelige regnskap med revisjonsberetning, samt innkomne forslag med Distriktsstyrets innstillinger, sendes klubbene, Distriktsrådet, fagsjefene og Hedersrådets medlemmer senest 30 dager før Distriktsmøtet avholdes. Seksjon 3. Endring av møtested. Distriktguvernøren skal, dersom det finnes gode grunner for det, kunne endre møtested for Distriktsmøtet uten at dette fører til økonomisk ansvar for ham/henne eller andre medlemmer av Distriktsrådet. Seksjon 4. Representanter. Medlemmene i Distriktsrådet er rådets representanter ved det årlige Distriktsmøte. Seksjon 5. Seremonimester. (ikke aktuelt for dette Distriktet). Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 20 av 27

21 Seksjon 6. Møteprotokoll. Møteprotokoll skal innen femten (15) dager gjøres tilgjengelig på Distriktets web-sider, med kopi til MD104 og Lions Clubs International. Ved skriftlig krav fra klubb(er) skal en kopi av protokollen oversendes nevnte klubb(er). Seksjon 7. Delegatkomité. Distriktsmøtets delegatkomité skal bestå av Distriktguvernøren, Distriktssekretæren/-kassereren samt ytterligere to medlemmer utpekt av Distriktguvernøren, som ikke er tillitsvalgte og som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser og skal være i medlemmer fra forskjellige klubber i Distriktet som har gjort opp sine økonomiske forpliktelser. De skal heller ikke i denne oppdragsperioden ha noen verv i Distriktet eller på internasjonalt nivå hverken valgt eller utpekt. Delegatkomitéen skal ha makt og myndighet til å gjøre sine oppgaver i samsvar med publikasjonen ROBERT S RULES OF ORDER, NEWLY REVISED. Seksjon 8. Dagsorden. Distriktguvernøren skal sette opp dagsorden for Distriktsmøtet, og denne skal følges for alle sesjoner. Ordstyrer kan med delegatenes godkjennelse endre rekkefølgen på sakslisten når gode grunner taler for det. Seksjon 9. Distriktsmøte-oppnevnelser. Distriktguvernøren skal oppnevne et tellekorps for Distriktsmøtet. Distriktsmøtet velger, etter forslag fra Distriktsstyret, to møteledere og to møtereferenter. Distriktsmøtet velger, etter forslag fra møteleder, to delegater til å underskrive møteprotokollen. Møteleder oppnevner redaksjonskomité bestående av forslagstillere og ett medlem av Lovkomitéen i de tilfelle slikt behov oppstår. Seksjon 10. Innsending av forslag. a) Distriktguvernøren skal sende melding til klubbene om tid og sted for kommende Distriktsmøte senest 15. desember. Det skal der også minnes om fristen for innsending av forslag til saker som ønskes behandlet, og forslag til kandidater til tillitsverv i Distriktet. b) Forslag som ønskes behandlet på Distriktsmøtet, kan sendes inn av en klubb, av Distriktsstyret eller av en komité nedsatt av Distriktsstyret eller rådet. Forslagene sendes Distriktguvernøren, og må være sendt innen 1. februar. c) Distriktsstyret skal behandle alle innkomne forslag, og gi sin innstilling til Distriktsmøtet. Seksjon 11. Forslag til kandidater. Forslag til kandidater til tillitsverv i Distriktet kan fremmes av en klubb eller av Distriktsstyret. Forslag sendes leder av Valgkomitéen, og må være sendt innen 1. februar. Seksjon 12. Gjennomføring. Distriktguvernøren er ansvarlig for gjennomføring av Distriktsmøtet, men kan overlate ansvaret for den praktiske del av distriktsmøtearrangementet til én eller flere av Distriktets klubber. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 21 av 27

22 Seksjon 13. Distriktsmøtets funksjon. Distriktsmøtet skal behandle og fatte endelig vedtak i alle saker som gjelder eget distrikt, herunder - sluttrapport fra forrige års Distriktguvernør - foreløpig rapport fra årets Distriktguvernør - rapporter fra Distriktets øvrige tillitsvalgte - rapporter fra distriktaktiviteter - rapporter fra komitéer oppnevnt av Distriktsstyre/-råd - endelig regnskap fra foregående år - foreløpig regnskapsrapport for inneværende år - budsjett (rammebudsjett), kontingent og distriktsmøteavgift for kommende Lionsår - Innkomne forslag Videre skal Distriktsmøtet velge: - Distriktguvernør for kommende Lionsår - Visedistriktguvernør 1 og 2 samt øvrige medlemmer av Distriktsrådet som er på valg - Distriktets fagsjefer som er på valg - Medlemmer i Distriktets faste komitéer - Distriktets revisorer Distriktsmøtet skal foreta en grundig og rådgivende behandling av saker som er fremmet for årets Riksmøte. Distriktsmøtet bør sluttbehandle saker som har særlig betydning for Distriktet. Seksjon 14. Presentasjon av kandidater. a) Der hvor det er flere enn én kandidat til et verv skal kandidatene gis anledning til å presentere seg for Distriktsmøtet. Presentasjonen skal ikke kunne gis av stedfortreder. b) Kandidater til vervene som Distriktguvernør og Visedistriktguvernører skal alltid gi en personlig presentasjon (maks. 5 min.), selv om det bare er én kandidat. Seksjon 15. Gjennomføring av beslutninger. Det påligger den til enhver tid sittende Distriktguvernør å gjennomføre beslutninger som er fattet av Distriktsmøtet. Kapittel VII Finansiering av Distriktsmøtet Seksjon 1. Distriktsmøteavgift. a) Sammen med distriktkontingenten oppkreves en distriktsmøteavgift pr. Lionsmedlem i stedet for registreringsavgift. Denne skal dekke de administrative kostnadene til å arrangere selve Distriktsmøtet, og fastsettes av Distriktsmøtet for det kommende år, basert på arrangørens foreløpige budsjett. b) Arrangørklubben(e) er ansvarlige for eventuelle underskudd ved arrangementet. Arrangørklubben(e) kan i en ekstraordinær situasjon søke Distriktet om bistand til å dekke et eventuelt underskudd. Dersom arrangementet går med overskudd, tilfaller 50 % av overskuddet over kr Distriktet. Disse midlene øremerkes dekning av eventuelle fremtidige underskudd ved Distriktsmøtearrangementet. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 22 av 27

23 Kapittel VIII Økonomiforvaltning Seksjon 1. Kontingent. Det skal innkreves en årlig kontingent av hvert lionsmedlem i Distriktet i henhold til Distriktets lover Kap. VII, Seksjon 4. Kontingenten fastsettes av Distriktsmøtet på grunnlag av budsjettforslag for kommende Lionsår. I tillegg til kontingenten innkreves en distriktsmøteavgift for hvert lionsmedlem, til dekning av de administrative kostnadene til å arrangere selve Distriktsmøtet. Distriktkassereren er ansvarlig for innkreving av kontingenten fra Distriktets klubber. Dersom dette er hensiktsmessig, kan Multippeldistriktet foreta selve innkrevingen og overføre midlene til Distriktet. Seksjon 2. Budsjett. Budsjettforslaget utarbeides av Distriktets Budsjettkomité. Budsjettforslaget skal foreligge før 1. februar, og skal som andre saker som legges frem for Distriktsmøtet, behandles av Distriktsstyret, som avgir sin innstilling til Distriktsmøtet. Disponeringen av budsjettet er Distriktsstyrets ansvar. Budsjettet er et rammebudsjett og Distriktguvernøren kan med Distriktsstyrets godkjenning foreta omdisponeringer mellom budsjettpostene innenfor den totale rammen for budsjettet. Hverken Distriktguvernør, Distriktsråd eller styre kan fatte vedtak om økonomiske forpliktelser som ikke er hjemlet i vedtatte budsjett. Overskridelser av budsjettets totalramme bør ikke forekomme. Mulig overskridelse skal meldes til Distriktsrådet tidligst mulig. I budsjettet skal det innarbeides de nødvendige midler til driftsutgifter for de forskjellige fagsjefer, herunder utgifter til lederopplæring, seminarer for nye medlemmer og trykking av nødvendig informasjonsmateriell. I budsjettet skal det, så langt det er mulig, søkes avsatt et beløp til Distriktguvernørens rådighet, til dekning av for eksempel jubileumsgaver og andre uforutsette utgifter. Budsjettering og regnskapsførsel skal for øvrig skje i henhold til Distriktets økonomireglement. Seksjon 3. Regnskap. Distriktets budsjett- og regnskapsår er sammenfallende med Lionsåret, til påfølgende år. Distriktguvernøren skal fremlegge regnskapsrapport (status) for inneværende år på Distriktsmøtet. Endelig, revidert regnskap fremlegges for godkjenning på neste års Distriktsmøte. Distriktkassereren fører Distriktets regnskap i henhold til Distriktets regnskapsbestemmelser, og står ansvarlig overfor Distriktsstyret. Det kreves ordentlige regnskaper med bilag for alle aktiviteter og prosjekter som omfattes av disse bestemmelser. Regnskapene føres i henhold til norsk regnskapsstandard. Alle prosjekter og aktiviteter over klubbnivå, med unntak av enkeltstående soneaktiviteter hvor klubbene fordeler alle inntekter og utgifter, skal inkluderes i Distriktets regnskaper. Lov og Arbeidsordning for Distrikt 104 J Side 23 av 27