Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Moss Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Tidspunkt: kl Eventuelle forfall meldes til Anita Dahl Aannerød, telefon , e-post Moss, Tage Pettersen Leder 1

2 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 18/25 Godkjenning av innkalling og saksliste 3 PS 18/26 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 18/27 Moss Havn KF - Orientering fra havnesjef 13 PS 18/28 Prosjektplan "Barnevern - ettervern og kjøp av tjenester" 14 PS 18/29 Prosjektplan "Tilpasset opplæring" 21 PS 18/30 Oppfølging av bystyrevedtak i sak 112/17 Forvaltningsrevisjonsrapport "Røde flagg" PS 18/31 Avslutning og revisjon av 3 investeringsprosjekter i Moss kommune - utsatt realitetsbehandling PS 18/32 PS 18/33 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap Dronningens gate 24 Revisjonsrapport - Avslutning av ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien PS 18/34 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret PS 18/35 Henvendelse til kontrollutvalget 93 PS 18/36 Referater og meldinger 95 PS 18/37 Eventuelt 112 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/47 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: 95583/2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /25 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad,

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/47 Dokumentnr.: 22 Løpenr.: 95579/2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /26 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Moss Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl Møtested: Rådhuset, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 18/10 18/24 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Tage Pettersen, leder X Dag Robertsen, nestleder X Ole Podhorny Meldt forfall Meldt forfall Gunn Salbuvik X Caroline Haaland Meldt forfall Ine Hoseth Helene Eriksen X Geir Hovland Meldt forfall Meldt forfall Antall stemmeberettigede fremmøtte: 5 av 7 Møtende fra sekretariatet: Anita Dahl Aannerød og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Bjørnar Buvig Holmedahl, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Bjørnar Bakker Eriksen. Møtende fra administrasjonen: Rådmann Bente Hedum, økonomisjef Stine Kihl fra sak 18/10 til og med sak 18/14. Byarkitekt/seksjonsleder for plan og byggesak, Anja Fagereng deltok i sak 18/ Tage Pettersen, leder Dag Robertsen, nestleder 5

6 Kontrollutvalget Moss møte Sakliste PS 18/10 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 18/11 Godkjenning av protokoll fra møte PS 18/12 PS 18/13 PS 18/14 PS 18/15 PS 18/16 PS 18/17 PS 18/18 PS 18/19 PS 18/20 PS 18/21 PS 18/22 PS 18/23 PS 18/24 Orientering om "Glassverktomta" Vurdering av habilitet Uttalelse til årsregnskapet for Moss kommune Uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Drift og Anlegg KF Uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Havn KF Revisjonsbrev nr. 1/ Kontrollutvalgets oppfølging Fellesnemd Moss og Rygge - Årsregnskap- og revisors beretning for 2017 Forvaltningsrevisjonsrapport "Kvalifiseringsprogrammet" Prosjektplan: "Kvalitet i omsorgstjenestene" Interpellasjon oversendt fra bystyret Referater og meldinger Eventuelt PS 18/10 Godkjenning av innkalling og saksliste Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges frem uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget godkjente innkalling og saksliste. Kontrollutvalget Moss vedtak : Innkalling og saksliste godkjennes. 6

7 PS 18/11 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Kontrollutvalget Moss behandling : Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes. PS 18/12 Orientering om "Glassverktomta" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget Moss behandling : Byarkitekt/ seksjonsleder for plan og byggesak, Anja Fagereng, orienterte om historikken for reguleringsplan av Glassverktomta, herunder utnyttelsesgrad og høyder som tidligere er fastsatt i planen. Presentasjonen vedlegges protokollen. Kontrollutvalget tok informasjonen til orientering. Kontrollutvalget Moss vedtak : Informasjonen tas til orientering. PS 18/13 Vurdering av habilitet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget gjør habilitetsvurderinger fra sak til sak. Kontrollutvalget Moss behandling : Dag Robertsen fratrådde møtet under behandling av saken. Kontrollutvalget drøftet saken og var enige i sekretariatets innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak : Kontrollutvalget gjør habilitetsvurderinger fra sak til sak. 7

8 PS 18/14 Uttalelse til årsregnskapet for Moss kommune Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss kommune som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret med kopi til formannskapet,kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget gjorde vurderinger på om Dag Robertsen var habil. Kontrollutvalget var samlet enige om at Robertsen i denne saken var habil. Rådmann og økonomisjef orienterte om årsregnskapet og kommunens årsmelding. Kontrollutvalget fikk mulighet til å stille spørsmål. Revisjonen orienterte om deres beretning. Kontrollutvalget gikk for sekretariatets innstilling. Det ble presisert en skrivefeil saksfremlegget. Kulepunkt 2, punkt 4 i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet, «Tjenesteområdene har samlet et merforbruk på 3,1 millioner kroner» endres til «Tjenesteområdene har samlet et mindreforbruk på 3,1 millioner kroner». Rettet versjon blir sendt til formannskapet. Kontrollutvalget Moss vedtak : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss kommune som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret med kopi til formannskapet PS 18/15 Uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2017 som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling : Dag Robertsen fratrådde møtet, kontrollutvalget gjorde vurderinger på hans habilitet ved saken. Kontrollutvalget vurderte at Robertsen ikke var habil i saken fordi han er bistående advokat for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF. Robertsen deltok derfor ikke i saken. Revisjonen redegjorde for sin beretning. Kontrollutvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Kommunale Eiendomsselskap KF årsregnskap for 2017 som vist i vedlegg Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2017 sendes bystyret i Moss 8

9 PS 18/16 Uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Drift og Anlegg KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KFs årsregnskap for 2017 som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling : Revisjonen orienterte om sin beretning. Kontrollutvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til Moss Drift og Anlegg KFs årsregnskap for 2017 som vist i vedlegg 1 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret i Moss PS 18/17 Uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Havn KF Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Havn KF som vist i vedlegg Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret i Moss Kontrollutvalget Moss behandling : Ine Hoseth ba om å få vurdert sin habilitet i saken, da hun arbeider ved Peppes pizza, som leier lokaler av Moss Havn. Kontrollutvalget vurderte at Hoseth var habil til å kunne behandle saken. Revisjonen redegjorde for sin beretning, og presiserte at årsregnskap og årsrapport ikke er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Kontrollutvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling, med et ekstra punkt: «Kontrollutvalget er opptatt av at rapporter skal leveres rettidig.» Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget er opptatt av at rapporter skal leveres rettidig. 2. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2017 for Moss Havn KF som vist i vedlegg Kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet 2017 sendes bystyret i Moss PS 18/18 Revisjonsbrev nr. 1/ Kontrollutvalgets oppfølging Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsbrev nr. 1/2018, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2018, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 24. september

10 Kontrollutvalget Moss behandling : Revisjonen informerte i saken. Kontrollutvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak : 1. Revisjonsbrev nr. 1/2018, tas til etterretning 2. Rådmannen bes fremlegge skriftlig redegjørelse for hvordan forholdene revisor har omtalt i revisjonsbrev nr. 1/2018, vil bli fulgt opp. Redegjørelsen bes foreligge til kontrollutvalgets møte den 24. september PS 18/19 Fellesnemd Moss og Rygge - Årsregnskap- og revisors beretning for 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Fellesnemdens årsregnskap og revisjonsberetning for 2017 til orientering. Kontrollutvalget Moss behandling : Revisjonen orienterte i saken. Kontrollutvalget sluttet seg til sekretariatets innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak : 1. Kontrollutvalget tar Fellesnemdens årsregnskap og revisjonsberetning for 2017 til orientering. PS 18/20 Forvaltningsrevisjonsrapport "Kvalifiseringsprogrammet" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som legges frem til behandling i bystyret: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalifiseringsprogrammet» til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefaling. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: A. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalifiseringsprogrammet» til etterretning, og ber administrasjonen følge anbefalingen som fremkommer av rapporten, herunder bør kommunen gjennomgå og oppdatere sine rutiner på feltet. B. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget høsten 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefaling. Kontrollutvalget Moss behandling : Forvaltningsrevisor orienterte om prosjektet. Kontrollutvalget var fornøyd med det faktum at den samlede konklusjonen til forvaltningsrevisjonen er at funnene både hva gjelder tilgjengelighet og innholdet i kvalifiseringsprogrammet fremstår som tilfredsstillende. Kontrollutvalget var likevel enige med revisjonen at kommunen bør gjennomgå og oppdatere sine rutiner, da dette er en kontinuerlig prosess. 10

11 Kontrollutvalget Moss vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalifiseringsprogrammet» til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefaling. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: A. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalifiseringsprogrammet» til etterretning, og ber administrasjonen følge anbefalingen som fremkommer av rapporten, herunder bør kommunen gjennomgå og oppdatere sine rutiner på feltet. B. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget høsten 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefaling. PS 18/21 Prosjektplan: "Kvalitet i omsorgstjenestene" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Kvalitet i omsorgstjenestene godkjennes» 2. Kontrollutvalget foreslår følgende virksomhet... for kontroll ved problemstilling 2 og 3. Kontrollutvalget Moss behandling : Forvaltningsrevisjonen redegjorde for prosjektplanen. Kontrollutvalget ønsket å fjerne punkt 2 i sekretariatets innstilling og la det være opp til forvaltningsrevisjon hvilken virksomhet som skal kontrolleres for problemstilling 2 og 3. Det ble sagt at Per Gynt Helsehus kan være en aktuell virksomhet. Kontrollutvalget ba revisjonen avklare dette med kommunens administrasjon. Kontrollutvalget Moss vedtak : 1. Prosjektplan «Kvalitet i omsorgstjenestene godkjennes» PS 18/22 Interpellasjon oversendt fra bystyret Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten innstilling. Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget drøftet interpellasjonen som ble oversendt uten realitetsbehandling fra bystyret. Kommunen har pågående prosesser i forbindelse med blant annet detaljregulering for Moss Havn. Samtidig er det pågående rettslige prosesser i saken. Kontrollutvalget kan ikke fatte vedtak som binder forvaltningen i pågående prosesser. Med bakgrunn i dette valgte kontrollutvalget å avvise videre behandling av saken. Kontrollutvalget Moss vedtak : Kontrollutvalget velger å avvise videre behandling av saken. 11

12 PS 18/23 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Moss behandling : Som innstilling. Kontrollutvalget Moss vedtak : Referater og meldinger tas til orientering. PS 18/24 Eventuelt Kontrollutvalget Moss behandling : Kontrollutvalget ønsker å invitere havnesjefen, Moss Havn KF, til neste kontrollutvalgsmøte, (18.juni). Hensikten er at kontrollutvalget ønsker informasjon om behovet for en eventuell forvaltningsrevisjon og eventuelt ønsket tema. Kontrollutvalgene i Moss og Rygge ønsker å avholde et felles møte. Kontrollutvalget i Moss foreslår å legge dette møtet i forkant av neste kontrollutvalgsmøte i Moss kommune. Det vil si 18. juni kl Sekretariatet bringer dette videre til kontrollutvalget i Rygge, og vil komme med en tilbakemelding når endelig dato og klokkeslett er fastsatt. 12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/48 Dokumentnr.: 51 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /27 Moss Havn KF - Orientering fra havnesjef Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges frem uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte 23. april 2018, under eventuelt, ønsket kontrollutvalget å invitere havnesjefen, Moss Havn KF, til neste kontrollutvalgsmøte, (18.juni). Hensikten er at kontrollutvalget ønsker informasjon om behovet for en eventuell forvaltningsrevisjon og eventuelt ønsket tema. Havnesjef har i epost til sekretariatet meldt at han kan stille i møte 18. juni. Vurdering I anbudskonkurransen (revisjonstjenesten til Moss Havn KF) som ble gjennomført høsten 2017, ble det lagt inn en uforpliktende anslag på 100 timer til en forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalget har ikke foreløpig vedtatt noen forvaltningsrevisjonsprosjekt for Moss Havn. Alt avhengig av hvilke informasjon som blir utvekslet mellom Moss Havn og kontrollutvalget i møte, velger sekretariatet å legge frem saken uten forslag til vedtak. 13

14 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/44 Dokumentnr.: 17 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /28 Prosjektplan "Barnevern - ettervern og kjøp av tjenester" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Barnevern ettervern og kjøp av tjenester», godkjennes. Fredrikstad, 6. juni 2018 Vedlegg Prosjektplan «Barnevern ettervern og kjøp av tjenester», 4.mai 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 003/18, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 18/3, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen å dele inn prosjektet i to, med henholdsvis to problemstillinger for hver del. Del 1: Ettervern 1. Sørger barneverntjenesten for en tilfredsstillende planlegging og iverksetting av ettervernet? 2. Hvordan samarbeider barneverntjenesten med andre aktuelle instanser i ettervernet? Del 2: Kjøp av tjenester 1. Hvilke barneverntjenester kjøper kommunen fra private aktører? 2. Sørger barneverntjenesten for tilfredsstillende oppfølging og kontroll av aktørene og tjenestene som blir levert? 14

15 Revisjonen antar at det vil gå med 600 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i vinter/ vår Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dette fordi prosjektet omhandler to områder innen barneverntjenesten, både ettervern og kjøp av tjenester. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 15

16 Barnevern - ettervern og kjøp av tjenester Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 4. mai

17 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i bystyret 27. februar 2018, hvor forvaltningsrevisjonplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Mange ungdommer som har vært under barnevernets omsorg kan ha et mindre nettverk enn ungdommer flest. Barnevernloven 1-3 annet ledd gir adgang til å opprettholde igangsatte tiltak eller erstatte disse med andre tiltak, fra ungdommen har fylt 18 år til fylte 23 år. Målsetningen med ettervern er at disse ungdommene skal få nødvendig hjelp og støtte i overgangsfasen til en selvstendig voksentilværelse. Etter barnevernloven 9-4 og 9-5 ligger det økonomiske ansvaret ved tiltak om plassering i institusjon eller fosterhjem på statlig regional barnevernmyndighet, med mulighet for å kreve noe refusjon fra den kommunale barneverntjenesten for ungdom under 20 år. Når ungdommen fyller 20 år faller imidlertid det økonomiske ansvaret over på kommunalt nivå. Hjelpetiltak i hjemmet er et kommunalt finansieringsansvar, jf. 9-1 jf. 2-1 første ledd. Barnevernloven er ikke en rettighetslov, men ettervern skal etter loven gis dersom det er til barnets beste og ungdommen samtykker. Sett i sammenheng med kostnadene ettervern vil medføre for den kommunale barneverntjenesten, vil det kunne være en risiko for at ettervernstiltak ikke i tilstrekkelig grad prioriteres. Ansvaret for ungdommenes behov befinner seg dessuten i skjæringspunktet mellom ansvarsområdene til ulike instanser, både innad i kommunen, mellom kommuner og mellom stat og kommune. Eksempelvis kan barnevernloven og sosialtjenesteloven synes å overlappe hverandre litt i forhold til økonomisk stønad, hvilket kan medføre en ulik praktisering av grensedragningen i kommunene. For ungdommen kan det få negative konsekvenser for videre oppfølging at det økonomiske ansvaret faller over på kommunalt nivå ved fylte 20 år. Det er en utfordring at ansvaret for ungdommenes behov befinner seg i skjæringspunktet mellom ansvarsområdene til ulike instanser, både innad i kommunen, mellom kommuner, og mellom stat og kommune. Kontrollutvalget bemerket at prosjektet også skal omhandle kjøp av tjenester i barnevernet.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Revisjonen bemerker at det ikke er avholdt oppstartsmøte med administrasjonen i forkant av utarbeidelsen av prosjektplanen. I lys av dette kan det være behov for å justere prosjektplan og/eller problemstillinger i etterkant. I tråd med vanlig praksis vil større endringer tas med med sekretariatet som avklarer disse med kontrollutvalget. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. østfold kommunerevisjon iks 2 17

18 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Del 1: Ettervern 1. Sørger barneverntjenesten for en tilfredsstillende planlegging og iverksetting av ettervernet? 2. Hvordan samarbeider barneverntjenesten med andre aktuelle instanser i ettervernet? Del 2: Kjøp av tjenester 1. Hvilke barneverntjenester kjøper kommunen fra private aktører? 2. Sørger barneverntjenesten for tilfredsstillende oppfølging og kontroll av aktørene og tjenestene som blir levert? Samtlige problemstillinger vil bli besvart ved hjelp av dokumentanalyse, intervjuer med ledere og et utvalg av aktuelle medarbeidere i barneverntjenesten. Revisjonen vil også vurdere hvorvidt det kan være aktuelt å gjennomføre intervjuer hos andre aktuelle instanser/samarbeidspartnere under spørsmål 2 i del 1. I tillegg vil det under del 1 finne sted en gjennomgang av praksis (mappegjennomgang). Revisjonen er av den oppfatning at det under del 1 vil kunne være viktig å også redegjøre for brukernes opplevelse av ettervernet, herunder fosterfamilier med barnevernsbarn som nærmer 18 år og undommer som har eller har hatt ettervernstiltak. Revisjonen ser for seg at det i så tilfelle vil være aktuelt å invitere fosterfamilier til å delta i en spørreundersøkelse/besvare et spørreskjema, samt å invitere aktuelle ungdommer til et intervju. Dette vil imidlertid medføre økt ressursbruk i forhold til estimatet, hvilket det redegjøres for avslutningsvis under punkt 7. Hva gjelder del 2, er problemstilling 1. utformet deskriptivt. Det vil tas sikte på å beskrive hvilke barneverntjenester som kjøpes, omfanget av kjøp samt årsaken til kjøpene. Revisjonen vil vurdere å utlede revisjonskriterer knyttet til type kjøp. Revisjonskriteriene vil i så tilfelle baseres på hvilke oppgaver Barne- og likestillingsdepartementet har lagt til grunn at kommunene kan benytte private aktører til. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet1. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. På nåværende tidspunkt mener revisjonen at følgende kilder kan være egnet som grunnlag for å utlede revisjonskriterier: Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992, nr Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember Prop. 73 L ( ) Endringer i barnevernloven (barnevernsreform). Q-13/2011 Rundskriv om tiltak etter barnevernloven for ungdom over 18 år. Endelig utledning av kriteriene vil fremgå av forvaltningsrevisjonsrapporten. 1 Trinnhøydeprinsippet (også kalt Lex Superior) er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene. østfold kommunerevisjon iks 3 18

19 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Del 1 - problemstilling 1 Sørger barneverntjenesten for en tilfredsstillende planlegging og iverksetting av ettervernet? Del 1 - problemstilling 2 Hvordan samarbeider barneverntjenesten med andre aktuelle instanser i ettervernet? Barnevernloven med tilhørende forskrifter, rundskriv og veiledere Barnevernloven med tilhørende forskrifter, rundskriv og veiledere. Aktuelle rutiner, retningslinjer, prosedyrer og håndbøker. Aktuelle vedtak. Rutiner og systemer knyttet til kommunens samarbeid internt og samarbeidsavtaler med eksterne aktører. Aktuelle vedtak. Intervjuer Dokumentanalyse Mappegjennomgang Intervjuer Dokumentanalyse Mappegjennomgang Del 2 - problemstilling 1 Hvilke barneverntjenester kjøper kommunen fra private aktører? Eventuelt føringer fra Barne- og likestillingsdeparteme ntet og Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Informasjon og dokumentasjon vedrørende kjøp av barneverntjenester fra private aktører. Intervjuer Dokumentanalyse Del 2 - problemstilling 2 Sørger barneverntjenesten for tilfredsstillende oppfølging og kontroll av aktørene og tjenestene som blir levert? Barnevernloven med tilhørende forskrifter, rundskriv og veiledere. Rutiner og systemer knyttet til kommunens oppfølging og kontroll med private aktører. Intervjuer Dokumentanalyse 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Ida Charlotte Stedjeberg - forvaltningsrevisor Bjørnar Buvig Holmedahl - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Sommer 2018 vinter/vår 2019 Antall timer 500/600 timer +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Moss kommune Fremdrift Ferdig østfold kommunerevisjon iks 4 19

20 Når prosjektplan er godkjent i KU 18. juni 2018 Når rapport er sendt til rådmannen Vinter/vår 2019 Når rapport er sendt til ØKUS Vinter/vår 2019 Prosjektet består av to ulike temaer og flere forholdsvis omfattende problemstillinger. Det er nødvendig å gjennomføre et relativt stort antall intervjuer, samt å gå inn i et større antall saker. Særlig mappegjennomgangen er ressurskrevende. Samtidig vil det kunne gi et svært godt bilde av kommunens praksis. En kartlegging av brukerperspektivet vil som nevnt ovenfor medføre en økt ressursbruk i forhold til estimatet. Det anslås på nåværende tidspunkt at et slikt tillegg vil medføre et ressursbehov på 100 timer, og at prosjektet da i sin helhet vil ligge på 600 timer +/- 10 %. Det presiseres at ressursestimatet er et anslag, og at det forutsetter at de fakta som vi har behov for er lett tilgjengelig. østfold kommunerevisjon iks 5 20

21 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/44 Dokumentnr.: 16 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /29 Prosjektplan "Tilpasset opplæring" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Tilpasset opplæring», godkjennes. Fredrikstad, 6. juni 2018 Vedlegg Prosjektplan «Tilpasset opplæring» 4.juni 2018 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 003/18, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 18/3, den (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). På grunnlag av dette, foreslår revisjonen følgende to problemstillinger: I hvilken grad har kommunen etablert et system og rutiner som bidrar til å sikre at elever i grunnskolen får en opplæring som er tilpasset deres evner og forutsetninger? I hvilken grad samsvarer kommunens praksis med gjeldende regelverk og rutiner? Revisjonen antar at det vil gå med 350 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i vinter/ vår Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i 21

22 forvaltningsrevisjonsplanen. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 22

23 TILPASSET OPPLÆRING Moss kommune Prosjektplan Rolvsøy 04. juni

24 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i bystyret 27. februar 2018, hvor forvaltningsrevisjonplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Likeverdig, inkluderende og tilpasset opplæring er overordnede prinsipper for opplæringen i grunnskolen, og retten til tilpasset opplæring er forankret både i lov og i læreplan. Tilpasset opplæring handler om skolens arbeid for at elevene skal få best mulig utbytte av opplæringen. Lovog læreplanverket inneholder en rekke føringer og sentrale verdier for tilpasset opplæring som skal gjenspeiles i opplæringen. Tilpasset opplæring gjelder for alle elever, både elever som følger ordinær opplæring og for elever som har spesialundervisning. I opplæringen skal skolen ta utgangspunkt i elevenes evner og forutsetninger, og verdsette et læringsmiljø som tar hensyn til variasjoner. Det er viktig at alle elever møter utfordringer de kan mestre og utvikle seg etter. Av generell del av læreplanverket fremkommer det at skolen skal ha rom for alle, og at lærerne derfor må ha blikk for den enkelte elev. Undervisningen må tilpasses ikke bare til fag og stoff, men også til alderstrinn og utviklingsnivå, til den enkelte elev og den sammensatte klasse. Det er viktig at lærere legger til rette for elever med stort læringspotensial. Hvis enkelte elever som har spesielle evner og talent innenfor et fag eller felt ikke får den oppfølgingen de trenger, kan de bli lei, umotiverte eller utvikle negativ adferd 1. Ifølge Jøsendalutvalget 2 finnes det mange elever som lærer raskere og mer enn andre, som ikke får nok utfordringer i skolen. Skolen har et langt større handlingsrom enn det den i dag benytter for å imøtekomme elever med stort læringspotensial. Norge har mer å hente for å sikre at elevene møter en skolehverdag som tar deres faglige potensial på alvor. I henhold til KOSTRA-tall for 2016 skårer Moss noe lavere enn landsgjennomsnittet på nasjonale prøver for regning og lesning på 8. trinn. Samtidig fremkommer det av «Folkehelseprofil 2017» at Moss har en noe høyere andel elever på laveste mestringsnivå i lesning i 5. klasse, dette er derimot minimale forskjeller (25 prosent for Moss, kontra 24 prosent for landet som helhet). Moss har lik andel elever på laveste mestringsnivå i regning i 5. klasse (25 prosent for Moss og landet som helhet). Ut over dette er det ingen tydelige indikasjoner på at risikoen for en svekket tilpasset opplæring er høyere i Moss kommune, sammenlignet med andre kommuner. Samtidig er det flere kommuner som har, gjennom arbeidet med overordnet analyse, uttrykt at tilpasset opplæring kan være et utfordrende felt som inneholder risiko. At kommunen lykkes med å gi elevene grunnleggende ferdigheter er i flere perspektiver svært viktig. En god skole er av avgjørende betydning for samfunnsperspektivet. Dagens samfunn er avhengig av høyt utdannet arbeidskraft. Konsekvensen sett i et brukerperspektiv er at mangelfulle eller fraværet av grunnleggende ferdigheter vil kunne være av stor betydning for den enkelte elev. Tilfredsstillende opplæring vil være viktig både for å forebygge behovet for spesialundervisning, men også for å optimalisere undervisningen for elever med stort læringspotensial. Overnevnte vil kunne minske behovet for mer omfattende tjenester på et senere tidspunkt. På denne måten blir dette området også vesentlig for kommunens økonomi i et langsiktig perspektiv. 1 Jf. Udir.no 2 NOU 2016: 14 Mer å hente Bedre læring for elever med stort læringspotensial. østfold kommunerevisjon iks 2 24

25 Kontrollutvalget bemerket at prosjektet også skal omhandle elever med spesielle behov, herunder elever med hørselshemming og dysleksi.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer tas med med sekretariatet som avklarer disse med kontrollutvalget. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER I hvilken grad har kommunen etablert et system og rutiner som bidrar til å sikre at elever i grunnskolen får en opplæring som er tilpasset deres evner og forutsetninger? I hvilken grad samsvarer kommunens praksis med gjeldende regelverk og rutiner? Opplæringsloven med tilhørende forskrifter krever at kommunen etablerer forsvarlige vurderingsog oppfølgingssystemer som sikrer at kravet om tilpasset opplæring overholdes. Et forsvarlig system for vurdering og oppfølging vil avdekke forhold som er i strid med lovverket, og skal sikre at det blir satt i verk nødvendige tiltak. I tilknytning til problemstilling 1 legger revisjonen opp til en systemrevisjon av kommunens retningslinjer, rutiner og regelverk for å undersøke om kommunen har etablert et tilfredsstillende system som ivaretar kravene som følger av opplæringslov og forskrift. I tilknytning til problemstilling 2 legger revisjonen opp til å undersøke hvorvidt systemet er implementert i organisasjonen. I tillegg legger vi opp til å gjennomgå et tilfeldig utvalg saker for å belyse kommunens praksis. Revisjonen vil undersøke praksis i tilknytning til tilpasset opplæring for både sterke og svake elever. Etter kontrollutvalgets ønske vil kommunens oppfølging knyttet til elever med hørselshemming og dysleksi også undersøkes. Revisjonen avgrenses til tilpasset opplæring og vil ikke omfatte spesialundervisning. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet 3. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) Forskrift til opplæringslova Ot.prp.nr.55 ( ) Læreplanverket St.meld. nr. 16 ( )... og ingen sto igjen. Tidlig innsats for livslang læring St.meld. nr. 18 ( ) Læring og fellesskap St.meld. nr. 21 ( ) Lærelyst tidlig innsats og kvalitet i skolen 3 Trinnhøydeprinsippet (også kalt Lex Superior) er et rettslig prinsipp som innebærer at rettsregler av høyere rang går foran regler av lavere rang dersom det er motstrid mellom reglene. østfold kommunerevisjon iks 3 25

26 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 I hvilken grad har kommunen etablert et system og rutiner som bidrar til å sikre at elever i grunnskolen får en opplæring som er tilpasset deres evner og forutsetninger? Problemstilling 2 I hvilken grad samsvarer kommunens praksis med gjeldende regelverk og rutiner? Opplæringsloven Forskrift til opplæringsloven Opplæringsloven Forskrift til opplæringsloven Informasjon om kommunens system, herunder kommunens prosedyrer og retningslinjer Informasjon fra ledere og ansatte Informasjon fra kommunens journalsystem Informasjon fra ledere og ansatte Dokumentanalyse Intervju Dokumentanalyse Intervju 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Forvaltningsrevisor avklares senere Bjørnar Buvig Holmedahl - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Sommer/Høst 2018 Vinter/Vår 2019 Antall timer 350 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Moss kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 18. juni 2018 Når rapport er sendt til rådmannen Vinter/Vår 2019 Når rapport er sendt til ØKUS Vinter/Vår 2019 østfold kommunerevisjon iks 4 26

27 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/44 Dokumentnr.: 15 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /30 Oppfølging av bystyrevedtak i sak 112/17 Forvaltningsrevisjonsrapport "Røde flagg" Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens skriftlige svar til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmann om en skriftlig tilbakemelding når alle restanser på mulige avvik er kontrollert. 3. Kontrollutvalget ber rådmann om en muntlig orientering i kontrollutvalgets møte 26. november Orienteringen skal inneholde prosessene, så langt, med skriftliggjøring av kontrollrutiner og gjennomføring av kontroller, samt generelt arbeid med rutiner og risikostyring forøvrig sett opp mot arbeidet med Nye Moss kommune. Fredrikstad, 5.juni 2018 Vedlegg E-post fra rådmann, ved økonomisjef til kontrollutvalgssekretariat den 4. juni 2018 «VS: Røde flagg - svar til kontrollutvalget (bystyresak 112/17)» Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 112/17, den Kontrollutvalgssak 17/58, den Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapport «Røde flagg», den Med følgende innstilling til bystyret: «1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Røde flagg» til etterretning Bystyret merker seg revisjonens overordnede konklusjon om at Moss kommune gjennomfører en tilfredsstillende faktura- og utbetalingskontroll. Samtidig er det noen forbedringsområder, og bystyret merker seg at rådmannen snarest vil gjennomføre noen tiltak, som at: signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet dokumenteres praksis ved opprettelse av nye leverandører, gjennom å kontrollere mot Brønnøysundregisteret, innføres som en fast rutine (skriftliggjøres) 27

28 restanser på mulig avvik i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten, kontrolleres og rapporteres til Østfold kommunerevisjon. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sitt oppfølgingsarbeid knyttet til restanser på mulig avvik i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten, til kontrollutvalget i løpet av våren Bystyret ber videre kontrollutvalget om å følge med på hvordan rådmannen ivaretar arbeidet med skriftliggjøring, rutiner og risikostyring i forbindelse med overgangen til nye Moss kommune.» Bystyret sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling da de behandlet saken den Det fremkom av forvaltningsrevisjonsrapporten at revisjonen hadde hentet ut samtlige av kommunens transaksjoner (35 885) for 2016 og foretatt utplukk til kontroll på totalt 859 transaksjoner. Gjennomgangen resulterte i en liste med transaksjoner som ble oversendt kommunen for nærmere kontroll. Oppsummert dreide dette seg om følgende avvik: 26 transaksjoner med avvik mellom bankkontonummer som er registrert i leverandørreskontroen og faktura. Kommunen har kontrollert alle, og tilbakemeldingene fra kommunen viser at alle gjelder leverandører som har endret bankkonto. 22 transaksjoner/fakturaer som kan se ut til å være dobbelbetalt. Kommunen har kontrollert 8 av de 22 transaksjonene, og tilbakemeldingen fra kommunen viser at kommunen har fått kreditnota/tilbakebetaling på disse. 14 av transaksjonene er ikke kontrollert. 11 transaksjoner knyttet til fakturaer som inneholder samme fakturanummer med ulikt beløp, ulike fakturaserier fra samme leverandør, manglende datoer eller lignende. Kommunen har ikke foretatt nærmere kontroller eller gitt tilbakemelding på alle disse. 69 fakturaer som inneholder formelle feil. Alle leverandørene under dette punktet ble i tillegg kontrollert opp mot registreringer i Brønnøysundregisteret for å undersøke om det var samsvar mellom disse opplysningene, fakturaene og reskontroen. Total fremkom det avvik knyttet til 11 leverandører. Kommunen kom med tilbakemelding og rettet opp reskontroen der denne var feil. Rådmann skrev blant annet i sitt tilsvar til rapporten at restanser på mulig avvik ifm. forvaltningsrevisjonsrapporten «Røde flagg», kontrolleres og rapporteres til ØKR Rådmann har rapportert om sitt arbeid knyttet til restanser på mulige avvik i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten, i e-post datert 4.juni 2018, (vedlegg 1). Rådmannen beskriver at noen av de største er kontrollert. Årsaken til at ikke alle er kontrollert er at de har prioritert årsoppgjør for både Rygge og Moss kommuner, inkludert foretak, kirker og flere særregnskap. I tillegg har de hatt sykefravær i avdelingen som har medført bortprioritering av enkelte oppgaver. De har som mål å få kontrollert de resterende i løpet av august Når det gjelder signaturtrekk for samtlige ansatte med anvisningsmyndighet skal dokumenteres, så beskriver rådmann at status per 4. juni 2018 er at skjema er utarbeidet og vil bli sendt ut til alle med anvisningsmyndighet i løpet av 9. juni. Målet er å være ferdig før sommerferien. Rådmann beskriver også at skriftlig rutine for praksis ved opprettelse av nye leverandører, gjennom å kontrollere mot Brønnøysundregisteret vil bli oppdatert og ferdigstilt innen 20. juni. Bystyret ba videre kontrollutvalget om å følge med på hvordan rådmannen ivaretar arbeidet med skriftliggjøring, rutiner og risikostyring i forbindelse med overgangen til nye Moss kommune. Rådmann svarer i sin e-post at anbefaling om skriftliggjøring av kontrollrutiner og 28

29 gjennomføring av kontroller, samt generelt arbeid med rutiner og risikostyring forøvrig, vil bli gjennomført ifm. arbeidet med Nye Moss kommune. Alle arbeidsprosesser og rutiner må i den sammenheng kartlegges/gjennomgås, videreutvikles og utarbeides på nytt for den nye kommune. Det samme tilsvaret ga rådmann på revisjonens anbefaling i rapporten. Vurdering Sekretariatet vurderer at rådmannen har rapportert om sitt oppfølgingsarbeid knyttet til restanser på mulig avvik i forbindelse med forvaltningsrevisjonsrapporten, via sin e-post, (vedlegg 1). Alle er per dags dato ikke kontrollert. Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget bør få en skriftlig orientering når arbeidet knyttet til restanser på mulige avvik er ferdigstilt. Økonomisjef vil og være til stede i kontrollutvalgsmøtet og kan besvare spørsmål fra kontrollutvalgets medlemmer. Kontrollutvalget skal jamfør bystyrevedtak følge med på hvordan rådmannen ivaretar arbeidet med skriftliggjøring, rutiner og risikostyring i forbindelse med overgangen til nye Moss kommune. Sekretariatet vurderer at det ikke foreligger noen ny dokumentasjon vedrørende dette i rådmannens tilsvar. Sekretariatets vurderer at rådmann bør holde kontrollutvalget løpende orientert om prosessene vedrørende dette arbeidet. Sekretariatet anbefaler derfor at rådmann gir en muntlig informasjon høsten 2018 til kontrollutvalget. 29

30 30

31 31

32 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/41 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /31 Avslutning og revisjon av 3 investeringsprosjekter i Moss kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Saken legges frem uten forslag til innstilling. Fredrikstad, Vedlegg Moss kommune: Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr. 4 millioner, datert Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «METRO-buss», datert Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Islegging av Kirkeparken», datert Revisjonsrapport: Avslutning av investeringsprosjekt «Opprustning av Kirketorget», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss. Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Administrasjonen i kommunen har i sitt notat (datert ) redegjort for tre følgende investeringsprosjekter: Prosjekt Opprustning av Kirketorget Prosjekt Islegging av Kirkeparken Prosjekt METRO-buss I notatet redegjør administrasjonen for det enkelte prosjekt og det er satt inn en tabell som viser finansiering, kostnader og mindreforbruk/merforbruk på det enkelte prosjekt. 32

33 Avslutningsvis i notatet er rådmannens forslag til innstilling til Bystyret den «at prosjektene anbefales godkjent med et samlet besparelse på kr i forhold til bevilgede låneopptak. Ubrukte lånemidler omdisponeres til investeringer som skal utføres i 2018 i forhold til etablering av toalettanlegg på Kirketorget og ved Skateparken samt bod i Kirkeparken». Revisjonen har i sine tre rapporter blant annet gjennomgått administrasjonens avslutning av investeringene og derav de fremlagte regnskaper. Revisjonen har sett på vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering. Videre har revisjonen sett på innkjøpsprosessen, bilagshåndtering og renter. Vedrørende avslutningen av investeringsregnskapene har revisjonen gjennomgående lik vurderingen for alle tre ferdigstilte prosjekter: «Kommunen har avsluttet investeringsprosjektet opp mot bruk av lån i forhold til vedtatt låneramme. Revisjonen mener at slike prosjekter skal avsluttes med et mer-/mindreforbruk ved å sammenstille vedtatt utgiftsramme og totale brutto utgifter inkl. mva. Bruttoføringer henger sammen med bevilgningene. Kommunestyret skal i budsjettet vedta alle utgifter og inntekter samt alle eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Dette følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 7 Grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk.» Revisjonen redegjør i rapportene at ved bruk av forskriftsmessig metode (bruttoføringer) blir investeringsprosjektene merforbruk eller mindreforbruk endret, og avviker fra det som er lagt frem i notatet fra administrasjonen. I sum viser revisjonens samlede beregninger ca. 1. million mindre i besparelse enn hva administrasjonen opplyser i sitt notat. For prosjekt METRO-buss har revisjonen i tillegg følgende merknad vedr. innkjøpsprosessen: «Med unntak av anskaffelse knyttet til veiarbeid, har revisjonen ikke mottatt dokumentasjon som dokumenterer at anskaffelsene er tilfredsstillende håndtert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Herunder mangler det anskaffelsesprotokoller for flere anskaffelser som overskrider grensen for protokollføring». For prosjekt Opprustning av Kirketorget har revisjonen i tillegg følgende merknad vedr. innkjøpsprosessen: «Det foreligger anskaffelsesprotokoller for de største anskaffelsene og ut fra disse ser det ut til at anskaffelsene i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonen har imidlertid ikke blitt forelagt dokumentasjon for tilbudsevalueringene som er gjennomført og har derfor ikke grunnlag for å vurdere om «beste» tilbyder er valgt i forhold til tildelingskriteriene. Videre mangler det anskaffelsesprotokoller for enkelte anskaffelser som overskrider grensen for protokollføring.» For øvrig er andre kontrollpunkter funnet tilfredsstillende. Vi viser til vedlagte notat og revisjonsrapporter for ytterligere detaljer. Vurdering Investeringsregnskapene er avlagt fra administrasjonen og revisjonen har utarbeidet en revisjonsrapport på det enkelte prosjekt. Sekretariatet konstaterer at administrasjonen og revisjonen har ulik syn på avleggelsen av investeringsprosjekt om «nettoføringer» eller «bruttoføringer» skal benyttes. Etter sekretariatets syn er det uheldig at kontrollutvalget fremmer en sak for bystyret som fremstår som uklart på om et investeringsprosjekt/regnskapet har et merforbruk, eller om det har et mindreforbruk, uavhengig av hvilken metode en benytter. Slike faglige uenigheter bør søkes løst og omforent før det foreligger til behandling i kontrollutvalget. 33

34 Administrasjonen og revisor vil være til stede i møte og vil besvare spørsmål. Sekretariat foreslår to alternative forslag til vedtak. Det ene forslaget går på å ikke realitetsbehandle de tre fremlagte prosjektregnskap. 1) Behandlingen av avslutning av investeringsprosjekter «METRO-buss», «Islegging av Kirkeparken» og «Opprustning av Kirketorget», utsettes. Investeringsprosjektene sendes tilbake til administrasjonen for ny gjennomgang og vurdering av forskriftsmessig avslutningsmetode. Gjennomgangen gjøres i samarbeid med revisjonen. Om kontrollutvalget ønsker å realitetsbehandle investeringsregnskap kan følgende forslag vurderes. 2) Kontrollutvalget tar notat avslutning av investeringsregnskaper og revisjonsrapporter for prosjekt: Opprustning av Kirketorget, Islegging av Kirkeparken og METRO-buss til orientering. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Revidert regnskap for følgende investeringsregnskap godkjennes: o Prosjekt Opprustning av Kirketorget o Prosjekt Islegging av Kirkeparken o Prosjekt METRO-buss, godkjennes. Bystyret ber administrasjonen om å innskjerpe sine rutiner vedrørende revisjonens anmerkninger for manglende protokollføring / anskaffelsesprotokoller. 34

35 Moss kommune Internt notat Fra: Adm. enhet Kommunalavdeling plan miljø og teknisk Saksbehandler: Anne-Lise Stokmo Arkivref.: 18/11662 Dato: korrigert per etter gjennomgang av revisjonen Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill. I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstiling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekter som har en totalkostnad på over kr 4 mill. Kommunalavdeling plan, miljø og teknisk oversender med dette tre investeringsprosjekter til revisjonen med anmodning om regnskapsmessig avslutning: 1. Prosjekt/objekt Opprusting av Kirketorget 2. Prosjekt/objekt Islegging av Kirkeparken 3. Prosjekt/objekt METRO-buss Opprusting av Kirketorget Opprusting/oppgradering av Kirketorget i Moss sentrum ble første gang lagt inn i handlingsplanen for (B-144/12) med et låneopptak på kr 15 mill. hvor prosjektet ble omtalt med følgende tekst: Gågata og områdene til Kirkeparken vgs. er gitt et løft i de senere år. En oppgradering av Kirketorget er en naturlig fortsettelse av dette som vil kunne gi hjertet av Moss sentrum et nytt ansikt utad og en ny puls som urbant rom som kan favne mange funksjoner og hvor lekepark blir et sentralt element. En opprusting og aktivisering av rommet vil ha en positiv ringvirkning for Moss sentrum. Det er lagt inn totalt kr 15 mill til dette formålet i handlingsplanen. Prosjektet ble fulgt opp med sak 098/13. Det ble i denne saken vedtatt en kostnadsramme på kr 21,4 mill. eks mva. med følgende finansiering: - Låneopptak kr 5,4 mill. som nedbetales over 10 år og hvor tilskudd/frikjøp fra boligprosjekter i sentrum dekker påløpende renter og avdrag. - Tilskudd på kr 0,5 mill. fra Østfold fylkeskommune - Tilskudd på kr 0,5 mill. fra Sparebankstiftelsen Østfold Akershus - Låneopptak kr 15 mill. Prosjektansvarlig/byggherre for prosjektet var Moss kommune v/kommunalavdeling plan, miljø og teknisk. Prosjekteringsansvarlig konsulent var In Situ AS. Utførende entreprenør var Moss Drift og Anlegg KF. Kommunalavdeling plan miljø og teknisk Rådhuset postboks 175, 1501 Moss T F E post@moss.kommune.no I 35

36 All dokumentasjon i prosjektet ligger i følgende saker i vårt sak/arkiv-system: - Sak 12/4383 Kirketorget fornying/oppgradering. Her ligger all dokumentasjon i forhold til den innledende fasen av prosjektet. Referater, interne notater, innspill, protokoller og avtaler knyttet til Moss Drift og Anlegg KF, forurenset grunn, jordprøver mv. - Sak 14/1228 Fornying av Kirketorget i Moss konsulentbistand. I denne saken ligger dokumentasjonen i forhold til anbudskonkurransen for konsulentbistand for detaljprosjektering. Kommunen mottok tilbud fra 6 leverandører, og kontrakt ble inngått med In Situ AS. - Sak 14/5270 Anbud - Granitt til Kirketorget. Saken inneholder all dokumentasjon i forhold til den åpne anbudskonkurransen om levering av granitt til Kirketorget. Det ble mottatt tilbud fra 5 leverandører, og kontrakt ble inngått med Beer Sten AS. - Sak 15/2026 Anbudskonkurranse Elektroarbeider Kirketorget. Kommunen mottok tilbud fra 3 leverandører, og kontrakt ble inngått med Otera Infra AS. - Sak 15/2992 Kirketorget Referat fra byggemøter. - Sak 15/3000 Opparbeidelse av lekeplass/levering av lekeutstyr til Kirketorget. I denne saken ligger all dokumentasjon knyttet til konkurranse med forhandling for levering av lekeapparater til lekeplassen. Kommunen mottok tilbud fra 6 leverandører. Kontrakt ble inngått med Trigonor AS. - Sak 15/3806 Stenlegging Kirketorget. Dokumentasjon i forhold til konkurranse om steinlegging av Kirketorget. Moss Drift og Anlegg KF hentet inn tilbud fra 3 leverandører. Stensetting AS ble tildelt oppdraget ut fra det mest fordelaktige tilbudet. - Sak 15/6420 Anbud benker, sykkelstativ og avfallsbøter til Kirketorget. Offisiell åpning av Kirketorget var under Christian Fredrik-dagene i august Det har imidlertid tatt noe tid å få på plass endelig løsning for belysning av området, og dette ble det jobbet med også i Siste faktura ble belastet prosjektet per (Traftec AS). Ettersom det ble klart at prosjektet kunne ferdigstilles innenfor rammen, ble det per i bystyresak 101/17 2.tertialrapport Moss kommune fattet vedtak om omdisponering av kr 1,51 mill. fra dette prosjektet til prosjektet Islegging av Kirkeparken. Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt/objekt Opprusting av Kirketorget Saksnr Beskrivelse Sum bevilgning Andel låneopptak Finansiering i henhold til bevilgningssak B-144/12 Økonomiplan Låneopptak B-098/13 Ytterligere låneopptak på kr 5,4 mill. til et samlet og B- 114/13 Handelstorget i Moss - fornying/oppgradering og Handlingsplan låneopptak på kr 20,4 mill. samt tilskudd på kr 1 mill Total kostnadsramme på kr 21,4 mill eks mva. Omdisponering fra prosjekt Opprusting av B-101/17 2.tertialrapport Moss kommune Kirketorget til prosjekt Islegging Kirkeparken Sum Regnskapsførte utgifter: Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Sum regnskapsførte utgifter Forslag til vedtak: Låneopptak Momskompensasjon Tilskudd Sum finansiering Mindreforbruk ifht. bevilget låneopptak:

37 Islegging av Kirkeparken Islegging av Kirkeparken i Moss sentrum ble første gang lagt inn i årsbudsjettet for 2016 for (B-120/15) med et låneopptak på kr 4 mill. hvor prosjektet ble omtalt med følgende tekst: Det bevilges kr 4 mill. til etablering av et fryseanlegg for kunstis rundt paviljongen i Kirkeparken. Dette er et ledd i målsettingen om å skape aktivitet og liv i sentrum også på vinterstid. Midlene ble i bystyresak 123/16 rebudsjettert til Bevilgningen på kr 4 mill. var kun basert på et anslag fra administrasjonen og var ikke kvalitetssikret av profesjonelle aktører i markedet. Vinteren 2016/2017 ble det inngått en avtale med Norconsult i forhold til prosjektering/ tekniske beskrivelser av anlegget inkl. lyssetting av parken. Prosjekteringen viste at anlegget ville ha en høyere kostnadsramme enn det første anslaget som ble gjort av administrasjonen og som ble vedtatt av bystyret i sak 120/16. På bakgrunn av dette ble det i bystyresak 031/17 Årsregnskap og årsberetning 2016 bevilget en økning i rammen for prosjektet med kr 1 mill. med dekning i disposisjonsfond/overskudd fra Prosjektet ble lagt ut på anbud våren 2017, og kommunen mottok tilbud fra tre leverandører. Det ble inngått kontrakt med Carrier Refrigeriatin Norway AS i forhold til etablering av kuldeanlegget. Det ble også inngått avtale med Moss Drift og Anlegg KF som byggherrens representant og koordinator for utførende. Kontraktene som ble inngått medførte langt høyere kostnader enn den totale bevilgningen tilgjengelig for prosjektet. Administrasjonen har derfor holdt formannskapet muntlig orientert om økningen, og at vist til at endelig bevilgning vil bli foreslått i forbindelse med behandlingen av 2.tertialrapport I bystyresak 101/17 2. tertialrapport Moss kommune ble det vedtatt en endelig bevilgning til prosjektet på kr 8 mill. ved at det ble lagt til en økning på kr 3 mill. hvorav kr 2 mill. finansieres ved låneopptak, mens kr 1 mill. dekkes av innbetaling fra utbyggere for frikjøp av uteoppholdsareal i sentrum. All dokumentasjon i prosjektet ligger i følgende saker i vårt sak/arkiv-system: - Sak 16/18905 Kunstisanlegg i Kirkeparken. I denne saken ligger blant annet dokumentasjon i forhold til anskaffelse av konsulenttjenester til prosjektering av anlegget, tilbudsforespørsel i forhold til lys og lydanlegg samt kontrakt med Moss Drift og Anlegg KF. - Sak 17/1598 Anbud kunstisbane i Kirkeparken. Dokumentasjon i forhold til anskaffelsesprosessen for entreprisen for kuldeanlegget. Denne omfatter oppbygning av bane med grunnarbeider grøfter og bane, med legging av banerør og undervarme og etablering av kuldeanlegg samt VVS, elektro og automasjonsanlegg i eksisterende ventilasjonsbygg. Det ble mottatt tilbud fra 3 leverandører, og kontrakt ble inngått med Carrier Refrigeration Norway AS. - Sak 17/3408 Anbud lys- og lydanlegg Kirkeparken kunstisbane. Dokumentasjon i forhold til tilbudsforespørsel lys- og lyd. Kommunen forespurte 3 leverandører, 2 leverandører ga tilbud, og avtale ble inngått med Carrier Refrigeration Norway AS ved at de knyttet til seg Lyn Elektro som underentreprenør. Offisiell åpning av isanlegget var i forbindelse med julegateåpningen 1. søndag i advent Siste fakturaer ble belastet prosjektet i januar Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. 37

38 Prosjekt/objekt Islegging av Kirkeparken Saksnr Beskrivelse Sum bevilgning Andel låneopptak Finansiering i henhold til bevilgningssak B-120/15 Årsbudsjett Låneopptak B-120/17 Årsregnskap og årsberetning Bruk av disp.fond/overskudd fra 2016 B-120/18 2.tertialrapport Moss kommune Omdisponering av ubrukte lånemidler fra andre prosjekter med kr 2 mill. Innbetaling fra utbyggere med kr 1 mill. Sum Regnskapsførte utgifter: Regnskap Sum regnskapsførte utgifter Forslag til vedtak: Låneopptak Låneopptak - forskuttering for utbyggere Momskompensasjon Bruk av bundne investeringsfond Disposisjonsfond Sum finansiering Merforbruk ifht. bevilget låneopptak: METRO-buss I bystyresak 119/13 Planlagte Metrobusslinjer i Moss per ble det fattet vedtak om en bevilgning på kr 2,5 mill. til gjennomføring av fysiske tiltak på veinettet for å forbedre busstilbudet i Moss ved å etablere en METRO-buss ordning. Bevilgningen ble vedtatt inndekket ved bruk av avsatte midler på bundet investeringsfond (vertskommunetilskuddet for bomstasjonen i Osloveien). Dette ble fulgt opp i sak 129/14 Årsbudsjett 2015 per hvor den totale bevilgningen ble økt til kr 12,5 mill. med følgende omtale av prosjektet: For å kunne innføre et METRO-busstilbud vil det være nødvendig med investeringer på det kommunale veinettet i Det er derfor lagt inn et låneopptak til formålet på kr 10 mill. Det er tidligere bevilget kr 2,5 mill. fra vertskommunetilskuddet for bomplassering (bruk av fond) i bystyresak 119/13. Totalt er rammen for investeringer dermed på kr 12,5 mill. Rambøll Norge AS ble engasjert i forhold til planlegging/prosjektering av investeringene på veinettet. In Situ til ett enkelt enkelt delområde. Investeringene ble utført i regi av Moss Drift og Anlegg KF. Det vises til vedlagte dokumentasjon oversendt fra Moss Drift og Anlegg KF i forhold til de anskaffelser som er gjort i prosjektet. Etter at hovedarbeidene i forhold til tilpasninger av veinettet var gjort, og det ble klart at prosjektet kunne ferdigstilles innenfor rammen, ble det i bystyresak 055/17 vedtatt at kr 3,9 mill. i ubrukte investeringsmidler til METRO-buss prosjektet rebudsjetteres til 2017 til oppgradering av holdeplasser, busskur, benker og skilting/merking. Disse arbeidene ble gjort i 2017 i regi av Moss Drift og Anlegg KF. Siste faktura ble belastet prosjektet per (Moss Drift og Anlegg KF). Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. 38

39 Prosjekt/objekt METRO-buss Saksnr Beskrivelse Sum bevilgning Andel låneopptak Finansiering i henhold til bevilgningssak Finansieres ved bruk av bundet investeringsfond B-119/13 Planlagte Metrobusslinjer i Moss (vertskommunetilskudd for bomplassering) B-129/14 Årsbudsjett Sum bevilget låneopptak Regnskapsførte utgifter: Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Sum regnskapsførte utgifter Forslag til vedtak: Låneopptak Momskompensasjon Tilskudd fra staten Sum finansiering Mindreforbruk ifht. bevilget låneopptak: Rådmannens forslag til innstilling: Prosjektregnskapene anbefales godkjent med en samlet besparelse på kr i forhold til bevilgede låneopptak. Ubrukte lånemidler omdisponeres til investeringer som skal utføres i 2018 i forhold til etablering av toalettanlegg på Kirketorget og ved Skateparken samt bod i Kirkeparken. 39

40 Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill. prosjekt METRO-buss Moss kommune Rolvsøy

41 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 6 Vedlegg Internt notat «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill. datert

42 1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Moss kommune har avsluttet 3 investeringsprosjekter og sendt disse samlet til revisjonen, kalt «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.». Ettersom dette er 3 forskjellige prosjekter, har revisjonen valgt å utarbeide en rapport for hver av de 3 prosjektene. Dette er rapporten for «Prosjekt/objekt METRO-buss». 2. FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet omfatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro i mai 2018 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt internt notat fra kommunalavdeling plan, miljø og teknisk vedrørende «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» datert Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Det er avdekket enkelte feil i notatet i forbindelse med revisjonen og ny versjon er utarbeidet Anmodning om revisjon er datert

43 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp METRO-BUSS B-119/13 Planlagte Metrobusslinjer i Moss Objekt B-129/14 Årsbudsjett Investeringene er vedtatt finansiert med lån (10 mil. kr) og bruk av bundet inv.fond (2,5 mill. kr) Regnskapsførte utgifter som skal finansieres* Merverdiavgift Netto regnskapsførte utgifter Totalt bevilget Merforbruk Forslag til vedtak: Bruk av lån Momskompensasjon Tilskudd fra staten Sum finansiering* *I følge kommunen er rammen gitt «netto utgifter eks. mva.». For å kunne vurdere mer/mindreutgift, har revisjonen derfor trukket ut mva. i regnskapsførte utgifter. Finansieringen må allikevel også dekke inng.mva. og således ta utgangspunkt i totale brutto utgifter. Det er gitt bevilgning til prosjektet i 2013 og 2014 på til sammen 12,5 mill. kr. Totale utgifter eks. mva. beløper seg til som innebærer et mindreforbruk på kr I «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» har kommunen avsluttet investeringsprosjektene ved å ta utgangspunkt i vedtatt låneramme og vurdert dette opp mot bruk av lån. Dette prosjektet er således avsluttet med et mindreforbruk i forhold til låneopptak på kr Bakgrunnen for denne løsningen er ifølge kommunen at bevilgning ble gitt «netto kostnader eks. mva.». Avviket mellom revisjonens oppsett og kommunens avslutning utgjør kr I punkt 5 Vurderinger fremkommer kommunens kommentar til avviket. I bevilgningen i 2013 på 2,5 mill. kr gikk det frem at utgiftene skulle finansieres ved bruk av bundet investeringsfond (vertskommunetilskudd for bomplassering). I kommunens regnskapsavslutning er ikke dette tatt inn som finansiering. Kommunen har gitt kommentar til dette som er tatt inn i punkt 5 Vurderinger. Innkjøpsprosessen Det var Moss Drift og Anlegg KF (MDA) som styrte prosjektet. Revisjonen har mottatt 1 anskaffelsesprotokoll tilknyttet prosjektet. Dette gjaldt konkurranse vedrørende veiarbeider. Det ble anslått en kontraktsverdi under terskelverdien (under kr ) slik at konkurransen ble gjennomført uten utlysning på Doffin. Tilbud og faktiske utgifter oversteg imidlertid grensen relativt mye. I følge anskaffelsesprotokollen forelå det ikke skatteattest fra leverandøren som vant anbudet. 43

44 I tillegg har revisjonen mottatt dokumentasjon vedrørende rammeavtale for asfaltering (Veidekke Industri AS). Foruten om ovennevnte anskaffelse har revisjonen ikke blitt forelagt anskaffelsesprotokoller eller annen dokumentasjon for tilbudsevalueringer e.l. som viser at anskaffelsene er gjennomført i tråd med regelverket. Ut fra regnskapet ser det ut til at det er flere anskaffelser som beløper seg til mer enn kr eks. mva. hvor det da foreligger protokollplikt. Dette gjelder Rambøll Norge AS (kr ,20 eks. mva.), Came Norge AS, Våler graveservice AS og Fosby Anlegg AS. Fakturaer fra de 3 siste leverandørene er betalt direkte av MDA og fremkommer derfor ikke av kommunens reskontro. Revisjonen har derfor ikke de eksakte summene som er utbetalt disse leverandørene, men utbetalingene overstiger kr i Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (prosjektregnskapet i avslutningssaken) mot økonomisystemet og det er ikke funnet avvik. Vi har tatt ut rapport fra økonomisystemet som viser utbetalingene til den enkelte leverandør på prosjektet. Hensikten med dette var å kontrollere om lov om offentlige anskaffelser er fulgt samt å kontrollere utbetalingene i forhold til inngått kontrakter. Revisjonen har imidlertid ikke mottatt kontrakter eller annen dokumentasjon for oppfølging av kontrakter som gjør en slik kontroll mulig. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at behandlingen av bilag og dokumentasjon i alle hovedsak er håndtert tilfredsstillende. Det var imidlertid enkelte formelle feil ved at noen fakturaer var stilet til MDA i stedet for kommunen samt mangelfull spesifisering på en faktura fra MDA. Renter Investeringsprosjektet er ikke belastet med byggelånsrenter. Avslutning Ifølge kommunens rutine «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill» skal et prosjekt som er regnskapsmessig ferdigstilt så raskt som mulig oversendes til Østfold kommunerevisjon for revisjon. Revisjonen har vurdert avslutning i forhold til siste postering i hovedboka. Anmodning om revisjon er datert Siste postering er regnskapsført i desember Dette innebærer at anmodning om revisjon er mottatt ca. 2 måneder etter siste transaksjon i regnskapet. 44

45 5. VURDERINGER Kommunen har avsluttet investeringsprosjektet opp mot bruk av lån i forhold til vedtatt låneramme. Revisjonen mener at slike prosjekter skal avsluttes med et mer-/mindreforbruk ved å sammenstille vedtatt utgiftsramme og totale brutto utgifter inkl. mva. Bruttoføringer henger sammen med bevilgningene. Kommunestyret skal i budsjettet vedta alle utgifter og inntekter samt alle eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Dette følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 7 Grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har imidlertid fått opplyst at rammen til prosjektet ble gitt netto og vi har således benyttet totale netto utgifter ved vurdering av mer-/mindreforbruk. I følge budsjettvedtak fra 2013 skulle 2,5 mill. kr finansiering gjennom bruk av bundet investeringsfond. Dette er ikke gjennomført. Revisjonen har mottatt flg. kommentar fra kommunen vedr. ovennevnte punkter: «Bevilgningen til prosjektet er gitt som låneopptak for netto investeringsutgifter, dvs. de kostnadene kommunen sitter igjen med som ikke blir dekket opp av momskompensasjon, tilskudd/refusjon stat eller private. Bevilget låneopptak for METRO-buss prosjektet er på kr 10 mill. Netto investeringsutgifter (etter fratrekk for momskompensasjon og tilskudd fra staten) er på kr 7,3 mill. Dette innebærer et mindreforbruk i forhold til bevilget låneopptak på kr 2,7 mill. i forhold til bevilget låneopptak. Avviket på kr mellom kommunens oppsett og revisjonens oppsett gjelder kr i tilskudd fra staten og at kr 2,5 mill. gjelder bruk av bundet investeringsfond som kommunen ikke har benyttet som finansiering ettersom prosjektet ikke gikk ut over bevilget låneramme». Med unntak av anskaffelse knyttet til veiarbeid, har revisjonen ikke mottatt dokumentasjon som dokumenterer at anskaffelsene er tilfredsstillende håndtert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Herunder mangler det anskaffelsesprotokoller for flere anskaffelser som overskrider grensen for protokollføring. Ettersom revisjonen ikke har mottatt kontrakter e.l., har vi ikke hatt mulighet til å vurdere utbetalingene til de enkelte leverandørene opp mot inngåtte kontrakter/avtaler. Bilagskontrollene har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro (sign.) revisor 45

46 Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill. prosjekt Islegging av Kirkeparken Moss kommune Rolvsøy

47 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 6 Vedlegg Internt notat «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill. datert

48 1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Moss kommune har avsluttet 3 investeringsprosjekter og sendt disse samlet til revisjonen, kalt «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.». Ettersom dette er 3 forskjellige prosjekter, har revisjonen valgt å utarbeide en rapport for hver av de 3 prosjektene. Dette er rapporten for «Prosjekt/objekt Islegging av Kirkeparken». 2. FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet omfatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro i mai 2018 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt internt notat fra kommunalavdeling plan, miljø og teknisk vedrørende «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» datert Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Det er avdekket enkelte feil i notatet i forbindelse med revisjonen og ny versjon er utarbeidet Anmodning om revisjon er datert

49 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp Islegging av Kirkeparken B-120/16 Årsbudsjett Objekt B-053/17 Disponering av mindreforbruk B-101/17 2. tertialrapport Investeringene er vedtatt finansiert med lån (6 mill. kr.), bruk av disp.fond (1 mill. kr) og innbetaling fra utbyggere (1 mill. kr.) Regnskapsførte utgifter som skal finansieres* Merverdiavgift Netto regnskapsførte utgifter Totalt bevilget Merforbruk Forslag til vedtak: Bruk av lån** Momskompensasjon Bruk av bundne inv.fond Bruk av disp.fond/mindreforbruk Sum finansiering* *I følge kommunen er rammen gitt «netto utgifter eks. mva.». For å kunne vurdere mer/mindreutgift, har revisjonen derfor trukket ut mva. i regnskapsførte utgifter. Finansieringen må allikevel også dekke inn mva. og således ta utgangspunkt i totale brutto utgifter. **Bruk av lån omfatter også 1 mill. kr som er forskuttert og som vil bli innbetalt av utbyggere. Første bevilgning til prosjektet ble gitt i forbindelse med årsbudsjettet for Dette ble imidlertid rebudsjettert til 2017 i vedtak B-123/16. Det ble senere klart at utgiftene ville bli større enn først antatt og det ble da gitt tilleggsbevilgninger slik at total ramme utgjør 8 mill. kr. Totale utgifter eks. mva. beløper seg til som innebærer et merforbruk på kr I «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» har kommunen avsluttet investeringsprosjektene ved å ta utgangspunkt i vedtatt låneramme og vurdert dette opp mot bruk av lån. Dette prosjektet er således avsluttet med et merforbruk i forhold til låneopptak på kr (bruk av lån kr minus forskuttering, se **). Bakgrunnen for denne løsningen er ifølge kommunen at bevilgning ble gitt «netto kostnader eks. mva.». Avviket mellom revisjonens oppsett og kommunens avslutning utgjør kr og gjelder bruk av bundne investeringsfond vedrørende tilskudd fra private utbyggere som erstatning for manglende utenomhusareal som skal benyttes til oppgradering og/eller etablering av felles lekeplass/utenomhusareal i sentrum. Innkjøpsprosessen Det ble gjennomført anbudskonkurranser utlyst på Doffin for totalentreprisen og lys- og bilde. Sistnevnte ble trukket da det ikke var noen tilbydere som innfridde kravene. Denne ble da lagt inn i totalentreprisen som benyttet en underleverandør som kommunen har inngått 49

50 rammeavtale med. Leverandøren ble valgt ut fra det økonomisk mest fordelaktige basert på tildelingskriterier. Det var Carrier Refrigeration Norway AS som vant konkurransen. Det er utarbeidet anskaffelsesprotokoll og skatteattest og HMS-erklæring ble innhentet. Det ble også gjennomført konkurranse knyttet til prosjektering. Konkurransen ble gjennomført ved å innhente tilbud fra 3 aktuelle leverandører. Anslått verdi var lavere enn krav til offentlig utlysning på Doffin. Det var Norconsult som vant konkurransen. Det er utarbeidet anskaffelsesprotokoll og skatteattest og HMS-erklæring ble innhentet. Moss Drift og Anlegg KF opererte som byggherrens representant og koordinator for utførende. Det ble inngått avtale om timepris. Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (prosjektregnskapet i avslutningssaken) mot økonomisystemet og det er ikke funnet avvik. Vi har tatt ut rapport fra økonomisystemet som viser utbetalingene til den enkelte leverandør på prosjektet. Rapporten viser bl.a. flg.; Carrier Refrigeration Norway AS totalt utbetalt ca. 10 % mer enn opprinnelig kontrakt tilsier. Norconsult AS totalt utbetalt ca. 2 % mer enn opprinnelig kontrakt tilsier. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at behandlingen av bilag og dokumentasjon i alle hovedsak er håndtert tilfredsstillende. Gjennomførte bilagskontroller viste at fakturaene var merket på en slik måte at det var enkelt å henvise de til prosjektet. Imidlertid fulgte ikke timelister med fakturaene fra Moss Drift og Anlegg KF. Renter Investeringsprosjektet er ikke belastet med byggelånsrenter. Avslutning Ifølge kommunens rutine «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill» skal et prosjekt som er regnskapsmessig ferdigstilt så raskt som mulig oversendes til Østfold kommunerevisjon for revisjon. Revisjonen har vurdert avslutning i forhold til overtakelse/ferdigstillelse og siste postering i hovedboka. Anmodning om revisjon er datert Dato for overtakelse var mens siste postering er regnskapsført Dette innebærer at anmodning om revisjon er mottatt ca. 2 måned etter siste transaksjon i regnskapet. 50

51 5. VURDERINGER Kommunen har avsluttet investeringsprosjektet opp mot bruk av lån i forhold til vedtatt låneramme. Revisjonen mener at slike prosjekter skal avsluttes med et mer-/mindreforbruk ved å sammenstille vedtatt utgiftsramme og totale brutto utgifter inkl. mva. Bruttoføringer henger sammen med bevilgningene. Kommunestyret skal i budsjettet vedta alle utgifter og inntekter samt alle eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Dette følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 7 Grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har imidlertid fått opplyst at rammen til prosjektet ble gitt netto og vi har således benyttet totale netto utgifter ved vurdering av mer-/mindreutgifter. Revisjonen har mottatt flg. kommentar fra kommunen vedr. ovennevnte punkt: «Bevilgningen til prosjektet er gitt som låneopptak for netto investeringsutgifter, dvs de kostnadene kommunen sitter igjen med som ikke blir dekket opp av momskompensasjon, tilskudd/refusjon fra stat og/eller private. Bevilget låneopptak for isleggingen av Kirkeparken er på kr 7 mill. (inkl. forskuttering på kr 1 mill. som vil bli innbetalt av utbyggere). I tillegg er det bevilget kr 1 mill. i bruk av disp.fond/overskudd fra Totalt bevilgning på kr 8 mill. Netto investeringsutgifter (etter fratrekk for momskompensasjon og tilskudd fra private) er på kr 8,34 mill. Dette innebærer et merforbruk i forhold til bevilget låneopptak på kr 0,34 mill.» Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert og dokumentert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Det er ingen vesentlige overskridelser i forhold til inngåtte kontrakter. Bilagskontrollene har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler utover at timelister burde fulgt med fakturaer fra Moss Drift og Anlegg KF. Regnskapsførte utgifter er dokumentert tilfredsstillende. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro (sign.) revisor 51

52 Revisjonsrapport Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill. prosjekt Opprusting av Kirketorget Rolvsøy

53 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 6 Vedlegg Internt notat «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» datert

54 1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Moss kommune har avsluttet 3 investeringsprosjekter og sendt disse samlet til revisjonen, kalt «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.». Ettersom dette er 3 forskjellige prosjekter, har revisjonen valgt å utarbeide en rapport for hver av de 3 prosjektene. Dette er rapporten for «Prosjekt/objekt Opprusting av Kirketorget». 2. FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet omfatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro i mai 2018 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt internt notat fra kommunalavdeling plan, miljø og teknisk vedrørende «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» datert Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Det er avdekket enkelte feil i notatet i forbindelse med revisjonen og ny versjon er utarbeidet Anmodning om revisjon er datert

55 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp Opprusting av Kirketorget B-144/12 Økonomiplan Objekt B-098/13 og Handelstorget i Moss og Handlingsplan B-114/ B-101/17 2. tertialrapport Investeringene er vedtatt finansiert med lån (kr ) og tilskudd (kr fra hhv. Østfold fylkeskommune og Sparebankstiftelsen Østfold Akershus) Regnskapsførte utgifter som skal finansieres* Merverdiavgift Netto regnskapsførte utgifter Totalt bevilget Merforbruk Forslag til vedtak: Bruk av lån Momskompensasjon Tilskudd og bruk av bundet inv.fond Sum finansiering* *I følge kommunen er rammen gitt «netto utgifter eks. mva.». For å kunne vurdere mer/mindreutgift, har revisjonen derfor trukket ut mva. i regnskapsførte utgifter. Finansieringen må allikevel også dekke inng.mva. og således ta utgangspunkt i totale brutto utgifter. Første bevilgning til prosjektet ble gitt i forbindelse med økonomiplanen for Det ble senere klart at utgiftene ville bli større enn først antatt slik at endelig total ramme utgjør kr Totale utgifter eks. mva. beløper seg til som innebærer et merforbruk på kr I «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill.» har kommunen avsluttet investeringsprosjektene ved å ta utgangspunkt i vedtatt låneramme og vurdert dette opp mot bruk av lån. Dette prosjektet er således avsluttet med et mindreforbruk i forhold til låneopptak på kr Bakgrunnen for denne løsningen er ifølge kommunen at bevilgning ble gitt «netto kostnader eks. mva.». Avviket mellom revisjonens oppsett og kommunens avslutning utgjør kr I følge kommunen gjelder dette tilskudd fra private utbyggere som erstatning for manglende utenomhusareal som skal benyttes til oppgradering og/eller etablering av felles lekeplass/utenomhusareal i sentrum. Innkjøpsprosessen Utførende entreprenør var Moss Drift og Anlegg KF. Det ble gjennomført flere anbudskonkurranser knyttet til prosjektet. Der det ble anslått en kontraktsverdi utover kr ble konkurranse utlyst på Doffin. Dette gjaldt imidlertid ikke der kommunen har benyttet inngått rammeavtale gjennom Moss Drift og Anlegg KF. Det er 55

56 for disse utarbeidet anskaffelsesprotokoller og skatteattest og HMS-erklæringer ble innhentet i. Revisjonen er ikke forelagt dokumentasjon for tilbudsevalueringene som er gjennomført. For noen anskaffelser som beløp seg til mer enn kr eks. mva. foreligger det ikke anskaffelsesprotokoll. Dette gjelder Skolt Pukkverk AS (kr eks. mva.), Vm Sveis og Montering As (kr eks. mva.), Richard Trevor (kr ). Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (prosjektregnskapet i avslutningssaken) mot økonomisystemet og det er ikke funnet avvik. Vi har tatt ut rapport fra økonomisystemet som viser utbetalingene til den enkelte leverandør på prosjektet. Hensikten med dette var å kontrollere om lov om offentlige anskaffelser er fulgt samt å kontrollere utbetalingene i forhold til inngått kontrakter. Av 10 leverandører har vi kun fått kontrollert 3 da vi ikke har mottatt kontrakter eller dokumentasjon for oppfølging av kontrakter for de resterende innkjøpene. Av de 3 som er kontrollert, viser gjennomgangen at det er utbetalinger til In Situ AS på kr mens inngåtte kontrakter/avtaler utgjør kr Dette medfører et merforbruk på 29 %. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at behandlingen av bilag og dokumentasjon i alle hovedsak er håndtert tilfredsstillende. Det var imidlertid enkelte formelle feil ved noen av fakturaer, herunder at faktura mangler «foretaksregisteret», fakturaer er stilet til MDA samt noe mangelfull henvisning til prosjektet. Renter Investeringsprosjektet er ikke belastet med byggelånsrenter. Avslutning Ifølge kommunens rutine «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill» skal et prosjekt som er regnskapsmessig ferdigstilt så raskt som mulig oversendes til Østfold kommunerevisjon for revisjon. Revisjonen har vurdert avslutning i forhold til ferdigstillelse/siste postering i hovedboka. Anmodning om revisjon er datert Siste postering er regnskapsført i november Dette innebærer at anmodning om revisjon er mottatt ca. 3 måned etter siste transaksjon i regnskapet. 56

57 5. VURDERINGER Kommunen har avsluttet investeringsprosjektet opp mot bruk av lån i forhold til vedtatt låneramme. Revisjonen mener at slike prosjekter skal avsluttes med et mer-/mindreforbruk ved å sammenstille vedtatt utgiftsramme og totale brutto utgifter inkl. mva. Bruttoføringer henger sammen med bevilgningene. Kommunestyret skal i budsjettet vedta alle utgifter og inntekter samt alle eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Dette følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) 7 Grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har imidlertid fått opplyst at rammen til prosjektet ble gitt netto og vi har således benyttet totale netto utgifter ved vurdering av mer-/mindreforbruk. Revisjonen har mottatt flg. kommentar vedrørende ovennevnte punkt: «Bevilgningen til prosjektet er gitt som låneopptak for netto investeringsutgifter, dvs de kostnadene kommunen sitter igjen med som ikke blir dekket opp av momskompensasjon, tilskudd/refusjon fra stat og/eller private. Dette fremkommer i saksfremlegg, handlingsplaner og årsbudsjett. Dette underbygges også med at de driftsmessige konsekvensene av låneopptaket/investeringen på hele bevilgningen er bevilget/innarbeidet i driftsbudsjettet for å håndtere renter og avdrag på hele lånet/investeringen. Bevilget låneopptak for opprustingen av Kirketorget er på kr 18,89 mill. Netto investeringsutgifter (etter fratrekk for momskompensasjon og tilskudd fra stat og private) er på kr 18,8 mill. Dette innebærer et mindreforbruk i forhold til bevilget låneopptak på kr 0,09 mill.» Det foreligger anskaffelsesprotokoller for de største anskaffelsene og ut fra disse ser det ut til at anskaffelsene i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Revisjonen har imidlertid ikke blitt forelagt dokumentasjon for tilbudsevalueringene som er gjennomført og har derfor ikke grunnlag for å vurdere om «beste» tilbyder er valgt i forhold til tildelingskriteriene. Videre mangler det anskaffelsesprotokoller for enkelte anskaffelser som overskrider grensen for protokollføring. Revisjonen kan således ikke konkludere på om anskaffelsene er gjennomført i henhold til regelverket. Vi har i begrenset omfang kunnet vurdere utbetalingene til de enkelte leverandørene opp mot inngåtte kontrakter/avtaler. For en av leverandørene vi har kunnet kontrollere dette, er det et merforbruk på 29 % i forhold til inngåtte kontrakter. Bilagskontrollene har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Catrine Spro (sign.) revisor 57

58 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/43 Dokumentnr.: 28 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /32 Revisjonsrapport - Avslutning av byggeregnskap Dronningens gate 24 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Dronningens gate 24», til orientering. 2. Revisjonsrapport og styresak 018/18 vedr. byggeregnskap - oppgradering Dronningens gate 24 sendes bystyret med følgende forslag til innstilling: o Fredrikstad, Byggeregnskapet for investeringsprosjekt 6601 «Oppgradering Dronningens gate 24» avsluttes med en brutto utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk på kr mot sist vedtatt ramme. Investeringen finansieres med overføring fra drift med kr og serielån over 10 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av husleie fra leietaker av kaféen og kunstnere som også er leietakere av bygningen Vedlegg 1. Revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Dronningens gate 24», Moss kommunale eiendomsselskap KF, datert Styresak nr. 018/18 Byggeregnskap Oppgradering Dronningens gate 24 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. 58

59 Moss kommunale eiendomsselskap KF har avsluttet et byggeregnskap for Oppgraderingen av Dronningens gate 24. Budsjettrammen for investeringen var kr ,-. Samlede kostnader ført i byggeregnskapet er kr og dette gir et samlet mindreforbruk på kr Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert og dokumentert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Krav til protokollføring fremkommer av forskriftens 3-2. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Bilagskontrollene har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler og regnskapsførte utgifter er dokumentert tilfredsstillende. Utbetalingene til MDA KF viser relativt store overforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt/anslag. Prosjektleder har opplyst at det regnes med tilleggs og endringsarbeider. Dette er en rehabiliteringsjobb og på slike jobber er det helt naturlig at det skjer uforutsette ting som må tas underveis. Totalt sett har MKEiendom klart å holde seg godt innenfor bevilget beløp og ovennevnte overskridelser anses ikke som vesentlige beløp prosjektet sett under ett. Byggeregnskapet er avlagt innen tidsfrister som interne rutinene tilsier. Ferdigattest datert og de siste fakturaene som er bokført på prosjektet er fra januar Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapportens vurderinger og konklusjon og i styresak 018/08, anbefaler sekretariatet følgende: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av byggeregnskap «Oppgradering av Dronningens gate 24», til orientering. Videre anbefales det at revisjonsrapport og styresak 018/18 Byggeregnskap Oppgradering Dronningens gate 24 sendes bystyret med følgende forslag til innstilling: o Byggeregnskapet for investeringsprosjekt 6601 «Oppgradering Dronningens gate 24» avsluttes med en brutto utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk på kr mot sist vedtatt ramme. Investeringen finansieres med overføring fra drift med kr og serielån over 10 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av husleie fra leietaker av kaféen og kunstnere som også er leietakere av bygningen. 59

60 Revisjonsrapport Avslutning av byggeregnskap Oppgradering av Dronningens gate 24. Moss kommunale eiendomsselskap KF Rolvsøy

61 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 5 Vedlegg Saksutredning før styrebehandling Byggeregnskap «Oppgradering Dronningens gate 24», datert

62 INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. I Moss kommune er det Moss kommunale eiendomsselskap KF (MKEiendom) som står ansvarlig for de fleste av Moss kommunes investeringsprosjekter etter vedtak og bevilgning i bystyret. I ansvaret for investeringsprosjektene inngår også ansvar for regnskapsføring og videre rapportering av investeringsregnskapene. MKEiendom har avsluttet byggeregnskapet for Oppgradering Dronningens gate FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av regnskapene. Kontrollen av investeringsprosjektet omfatter kun bekreftelse av regnskapet, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsregnskaper generelt. 2. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Olga Bronzova i mai 2018 og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 3. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt «Saksutredning Oppgradering Dronningens gate 24» datert som er godkjent av daglig leder. Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Anmodning om revisjon er datert Byggeregnskapet vil bli styrebehandlet Styregodkjent byggeregnskap, utvalgssak 018/18 følger som vedlegg. Vedtak er i samsvar med daglig leders vedtak. 62

63 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, finansiering og regnskap samt administrasjonens forslag til vedtak. Prosjekt Bevilget Beskrivelse Beløp Beløp Objekt 6601 B-106/16 Rehabilitering av kafedelen B- 88/17 Økning av rammene for utbedringer Investeringene er vedtatt finansiert med serielån over 10 år med og overføring fra drift. Regnskapsførte utgifter Totalt bevilget Mindreforbruk Forslag til vedtak: Bruk av lån Overføring fra driftsregnskap Sum finansiering Første bevilgning til prosjektet ble gitt i forbindelse med 2.tertialrapport for Prosjektet omhandlet rehabilitering av kafedelen i bygget inkludert all innredning. Med rehabiliteringen har man samtidig sett et behov for oppgradere hele bygget slik at det tilfredsstiller gjeldende brannforskrifter. Strømnettet inn i Dronningensgate 24 viste seg å ikke være tilfredsstillende i forhold til maskiner og utstyr som skal benyttes på kafeen. Underveis i byggesaken ble det bestemt at det måtte legges moms på alle kostnadene til Moss drift og anlegg KF. Dette er en kostnad som har tilkommet prosjektet. Endelig vedtatt bevilgning til prosjektet ble da på 7 mill. kr. Totale utgifter er kr og prosjektet avsluttes dermed med et mindreforbruk på kr Innkjøpsprosessen Det ble gjennomført anbudskonkurranser utlyst på Doffin for ventilasjonsarbeider, rørleggearbeider, elektroarbeider og kjøkken/innredning (åpen anbudskonkurranse), tømmer, flis og maling (begrenset anbudskonkurranse). Leverandører ble valgt ut fra det økonomisk mest fordelaktige basert på tildelingskriterier. Det er utarbeidet anskaffelsesprotokoll og skatteattest og HMS-erklæring er innhentet. Det er også inngått kontrakter/avtaler for flere anskaffelser som ble anslått til en verdi mindre enn kr Disse ble inngått som direkte anskaffelse der dette var mest hensiktsmessig og beløpene var små. I tillegg benyttet MKEiendom inngåtte rammeavtaler for rivearbeider (Trestandard AS) og frakoblingsarbeider (Lyn Elektro AS). 63

64 Regnskap Revisjonen har sammenlignet rapporterte regnskapstall (byggeregnskapet i saksutredningen) mot økonomisystemet og det er ikke funnet avvik. Prosjektleder/byggeleder foretar oppfølging av utførte arbeider og utbetalinger til den enkelte leverandør. Vi har tatt ut rapport fra økonomisystemet som viser utbetalingene til den enkelte leverandør på prosjektet. Rapporten viser bl.a. flg.; RYEN VVS merforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt 6 % (ca. kr ). Dette skyldes endringer som er godkjent. Gk Elektro AS merforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt 7% (ca. kr ). Dette skyldes endringer som er godkjent. Bravida Norge AS merforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt 4% (ca. kr ). Dette skyldes endringer som er godkjent. MDA KF merforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt/anslag 144% (ca. kr ). Dette skyldes endringer som er godkjent. Berg & Dahl AS merforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt 2% (ca. kr ). Dette skyldes endringer som er godkjent. Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at utgifter tilhører prosjektet og at de er dokumentert i henhold til kravene i bokføringsloven. Våre funn viser at behandlingen av bilag og dokumentasjon er håndtert tilfredsstillende. Gjennomførte bilagskontroller viste at fakturaene var merket på en slik måte at det var enkelt å henvise de til prosjektet. Renter Investeringsprosjektet er belastet med byggelånsrenter på kr Avslutning I følge foretakets rutiner skal regnskapsavslutning av byggeregnskapet foretas innen ni måneder etter at bygget er ferdigstilt. Byggeregnskapet er avlagt innen tidsfrister som interne rutinene tilsier. Ferdigattest datert Byggeregnskapet skal styrebehandles 28. mai VURDERINGER Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert og dokumentert ifølge forskrift om offentlige anskaffelser. Krav til protokollføring fremkommer av forskriftens 3-2. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4. Bilagskontrollene har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler og regnskapsførte utgifter er dokumentert tilfredsstillende. 64

65 Utbetalingene til MDA KF viser relativt store overforbruk i forhold til opprinnelig kontrakt/anslag. Prosjektleder har opplyst at det regnes med tilleggs og endringsarbeider. Dette er en rehabiliteringsjobb og på slike jobber er det helt naturlig at det skjer uforutsette ting som må tas underveis. Totalt sett har MKEiendom klart å holde seg godt innenfor bevilget beløp og ovennevnte overskridelser anses ikke som vesentlige beløp prosjektet sett under ett. Byggeregnskapet er avlagt innen tidsfrister som interne rutinene tilsier. Ferdigattest datert og de siste fakturaene som er bokført på prosjektet er fra januar Rolvsøy, Jolanta Betker (sign) Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Olga Bronzova (sign) revisor 65

66 Saksutredning Byggeregnskap Oppgradering Dronningens gate 24 Saksbehandler: Bjørn Erik Haugmo Dato: Arkivref.: 17/50541/FE - 210, ANSVARSNR , ADR - Dronningens gate 24, OBJEKT Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Styret for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF /18 Dokumenter vedlagt saken Dato Dok.nummer Tittel Revisjonsrapport Dronningens gate 24A Daglig leders forslag til vedtak: Byggeregnskapet for investeringsprosjekt 6601 «Oppgradering Dronningens gate 24» avsluttes med en brutto utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk på kr mot sist vedtatt ramme. Investeringen finansieres med overføring fra drift med kr og serielån over 10 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av husleie fra leietaker av kaféen og kunstnere som også er leietagere av bygningen Styret for Moss Kommunale Eiendomsselskap KF Møtebehandling: Saken ble tatt opp direkte i møtet, siden revisjonsrapporten var for sent mottatt til å få saken med i den ordinære innkallingen. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. MKE-018/18 Vedtak: Styrets innstilling til bystyret: Byggeregnskapet for investeringsprosjekt 6601 «Oppgradering Dronningens gate 24» avsluttes med en brutto utgift på kr Dette tilsier et mindreforbruk på kr mot sist vedtatt ramme. Investeringen finansieres med overføring fra drift med kr og serielån over 10 år med kr Driftsmessige konsekvenser dekkes av husleie fra leietaker av kaféen og kunstnere som også er leietakere av bygningen. 1 66

67 Saksopplysninger: Vurderinger: Kostnadsrammene i Dronningensgate 24A var i opprinnelig vedtak 106/16 satt til 4 millioner. Dette omhandler rehabilitering av kafedelen i bygget inkludert all innredning. Med rehabiliteringen har man samtidig sett et behov for å oppgradere hele bygget slik at det tilfredsstiller gjeldende brannforskrifter. I tillegg til dette er kafeen HC tilpasset. Dette er gjort i samarbeid med rådet for funksjonshemmede. Da fasadene i Dronningensgate 24A er bevaringsverdig er nevnte rampe gjennomgått og godkjent av By antikvar Berit Kolden. Strømnettet inn til Dronningensgate 24 viste seg å ikke være tilfredsstillende i forhold til maskiner og utstyr som skal benyttes på kafeen. Vi har oppgradert dette slik at vi nå har 400V i eget sikringsskap som forsyner kafedriften Underveis i byggesaken ble det bestemt at det måtte legges moms på alle kostnadene til Moss drift og anlegg KF dette er en kostnad som har tilkommet prosjektet. De økonomiske rammene ble økt med 3 millioner i Vedtak B 88/17 for å tilfredsstille ovenstående utbedringer Konklusjon: Bygningsarbeidene var utfordrende for de andre leietagerne i bygget, da det ble en del støyende arbeider under prosessen. Vi måtte inn i alle rom i bygget for å installere 2 67

68 brannvarslingsanlegg. Dette krevde en del koordinering opp mot de eksisterende leietagerne. Det er byget et nytt teknisk rom i 2 etg hvor vi har satt inn et nytt ventilasjonsaggregat. Det er også bygget en rampe på søndre fasade for å legge det til rette for funksjonshemmede. Disse arbeidene var søknadspliktige og en ferdigattest er vedlagt i byggeregnskapet. Prosjektet er gjennomført uten noen registrerte skader med fravær. Dronningensgate 24 har nå blitt en levende kafe igjen etter at byggearbeidene er avsluttet og en ny drifter av kafeen er kommet inn. All innredning både ute i kafeområdet og kjøkkenet er kjøpt inn og eies av MKEiendom KF. Dronningensgate 24A er utført innenfor de økonomiske rammene som er gitt i vedtaket B 88/17. Bygget er oppgradert til gjeldende brannforskrifter og HC-tilpasninger er utført Styreleder,

69 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/41 Dokumentnr.: 0 Løpenr.: 0/2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /33 Revisjonsrapport - Avslutning av ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien, til orientering. 2. Saken oversendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Revidert regnskap for prosjekt «Ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien» godkjennes. Fredrikstad, Vedlegg 1. Revisjonsrapport Avslutning av ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien, datert Kommunalavdeling plan miljø og teknisk Internt notat, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Reglement for kontrollutvalget i Moss Saksopplysninger I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstilling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Moss kommune har avsluttet investeringsprosjektet - ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien. Budsjettrammen for investeringen var kr Samlede kostnader ført i byggeregnskapet er kr og dette gir et samlet mindreforbruk på kr

70 Revisjonen finner at innkjøpsprosessen i all hovedsak er tilfredsstillende håndtert og dokumentert ifølge gjeldende regler samt at utgifter er regnskapsført og dokumentert tilfredsstillende. Utbetalingene til entreprenøren er ca. 4 % høyere enn opprinnelig kontraktssum når kostnader som er viderefakturert er hensyntatt. Nødvendige tillegg/endringer i forhold til opprinnelig kontrakt er godkjent og fulgt opp tilfredsstillende av kommunen. Utbetalinger til Cowi AS er ca. 18 % høyere enn inngåtte avtaler med øvre kostnadsrammer. Årsaken til merforbruket er ifølge kommunen at anlegget i første omgang ble prosjektert i 2013, men at anskaffelsen ikke kom før i Dette medførte enkelte endringer på prosjekteringen samt at det ble oppdaget andre forhold som krevde litt mer prosjektering. Sekretariatet viser til vedlagte revisjonsrapport med vedlegg for ytterligere detaljer. Vurdering Med bakgrunn i revisjonsrapportens vurderinger og konklusjon og av administrasjonens notat i saken, anbefaler sekretariatet følgende: Kontrollutvalget tar revisjonsrapport: Avslutning av ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien, til orientering. Videre anbefales det at revisjonsrapport og notat/saksfremlegg fra kommunalavdeling plan miljø og teknisk oversendes bystyret med følgende forslag til innstilling: Revidert regnskap for Prosjekt «Ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien» godkjennes 70

71 Revisjonsrapport Avslutning av ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien Moss Kommune Rolvsøy

72 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING FORMÅL OG AVGRENSNING ORGANISERING OG METODEVALG GJENNOMFØRING VURDERINGER... 5 Vedlegg Internt notat fra kommunalavdeling plan, miljø og teknisk (korrigert versjon), datert vedrørende Ledningsanlegg avslutning av investeringsprosjekt. østfold kommunerevisjon IKS 2 72

73 1. INNLEDNING Reglement for kontrollutvalget i Moss er vedtatt av bystyret I 4.3 fremkommer at: Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekt som har en totalkostnad på over 4 millioner kroner. Moss kommune har avsluttet et investeringsprosjekt og sendt dette til revisjonen, kalt «Ledningsanlegg avslutning av investeringsprosjekt». 2. FORMÅL OG AVGRENSNING Formålet med gjennomgangen er å bekrefte riktigheten av fremlagte regnskaper for investeringen. Kontrollen innefatter kun bekreftelse av prosjektregnskapene, og ikke gjennomgang og vurdering av rutinene for gjennomføring av investeringsprosjekter generelt. 3. ORGANISERING OG METODEVALG Kontrollen er gjennomført av revisor Catrine Spro og er foretatt i samsvar med metodikk for god kommunal revisjonsskikk. Det er benyttet alminnelig revisjonsmetodikk i arbeidet der kriteriene fremkommer av eget revisjonsprogram for investeringsregnskap. 4. GJENNOMFØRING Vedtak, bevilgning, regnskap og finansiering Vi har mottatt internt notat fra kommunalavdeling plan, miljø og teknisk vedrørende «Ledningsanlegg avslutning av investeringsprosjekt» datert Dette dokumentet er benyttet som utgangspunkt for revisjonen. Saken omhandler blant annet vedtak fattet av utvalg for miljø, teknikk og samferdsel, bevilgninger, finansiering og totale kostnader. Gjennom revisjonen ble det påpekt enkelte forhold i notatet som burde endret. Ny korrigert versjon av notatet er datert Bystyret har vedtatt Hovedplan Vann og Avløp 2006 den (BS 010/07) som setter rammene for planene for kommunen. I de årlige budsjettvedtakene vedtar bystyret en sum på investering i hhv vann- og avløpssektoren uten fordeling på de enkelte prosjekt. Bystyret har vedtatt at investeringene skal finansieres ved bruk av lån. Utvalg for miljø, teknikk og samferdsel har i etterkant viderefordelt bystyrets rammebevilgninger til de enkelte prosjektene. østfold kommunerevisjon IKS 3 73

74 Tabellen nedenfor er en sammenstilling over vedtatte bevilgninger, kostnader i hovedbok (regnskapet til kommunen), mer-/mindreforbruk samt tall fremlagt i notatet. Prosjekt Beskrivelse Ledn.anlegg Snorresvei/ Kallumveien Bevilgning fra fagutvalg 085/15 og 123/15 Beløp bevilget Netto utgifter i hovedbok Mer-/ mindreforbruk Inntekter private stikkledninger Bevilget Bruk Ubrukte lånem. Finansiering: Lån Revisjonen har kontrollert og funnet at fremlagte regnskapstall stemmer med kommunens hovedbok. Det foreligger en budsjettramme på kr Samlede kostnader ført i regnskapet for prosjektet er kr og dette gir et samlet mindreforbruk på kr Inntekter i form av fakturering av private stikkledninger utgjør til sammen kr Inntekter fra private stikkledninger og tilhørende kostnader er ikke medtatt i opprinnelig budsjett.. Revisjonen har mottatt regneark som dokumentere oppfølgingen av kostnader knyttet til private stikkledninger. Dette skal sikre at alle kostnader blir viderefakturert. Innkjøpsprosessen Innkjøpsprosessen er kontrollert med hensyn til om anskaffelsene er foretatt etter nødvendig anbudskonkurranse, kunngjort på riktig måte og at dette er dokumentert og etterprøvbart ifølge krav i lov og forskrift 1. Det er gjennomført anbudskonkurranse for entreprenøroppdraget og nødvendig dokumentasjon foreligger. Opprinnelig kontraktssum ved signering var kr Samlede utbetalinger til leverandøren kostnadsført på objektet var kr ,20 eks. mva. Utbetalingene omfatter også kostnader knyttet til private stikkledninger som er viderefakturert til kundene og utgjør således ingen reell kostnad. Cowi AS har hatt ansvaret for prosjektering og gjennomføring av anskaffelsene nevnt ovenfor. Dette på bakgrunn av rammeavtale vedrørende konsulenttjenester for prosjektering ledningsanlegg VA. Rammeavtale er inngått parallelt med 2 leverandører. Det ble utført mini konkurranse tilknyttet dette prosjektet. Avtalene med Cowi for prosjektet utgjorde kr Tilbudene er gitt med en øvre kostnadsramme. Regnskapet viser at det er fakturert for kr ,50 eks. mva. 1 Lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrift. østfold kommunerevisjon IKS 4 74

75 Bilagshåndtering Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av bokførte bilag for å verifisere at kostnader tilhører prosjektet og at dokumentasjonen er i henhold til kravene i bokføringsloven. Vår kontroll har ikke avdekket vesentlige feil eller mangler, men vi har påpekt at fakturaer fra entreprenøren fremstår som lite spesifisert. Avslutning Ifølge kommunens rutine «Avslutning av investeringsprosjekter med totalkostnad over kr 4 mill» skal et prosjekt som er regnskapsmessig ferdigstilt så raskt som mulig oversendes til Østfold kommunerevisjon for revisjon. Revisjonen har vurdert avslutning i forhold til overtakelse/ferdigstillelse og siste postering i hovedboka. Anmodning om revisjon er datert , men ble først mottatt på Altinn Dato for overtakelse er mens siste postering er regnskapsført Dette innebærer at anmodning om revisjon er mottatt ca. 3 måned etter siste transaksjon i regnskapet. 5. VURDERINGER Administrasjonen i Moss kommune har avsluttet investeringprosjektet «Ledningsanlegg Snorres vei, Kallumveien». Investeringen er gitt bevilgning på kr og det er regnskapsført netto kostnader på kr Dette gir et samlet mindreforbruk på kr Dette er forklart med at bevilgningene ble gitt på bakgrunn av en kalkyle fra tidligere prosjekter og regnet etter løpemeterpriser samt at det var stor konkurranse om oppdraget. Revisjonen finner at den samlede investeringen er tilfredsstillende gjennomført og har ingen merknader til det fremlagte regnskapet. Kommunen har opplyst at det er netto kostnader som medtas i selvkostberegninger og aktivering og at alle kostnader knyttet til private stikkledninger er viderefakturert til kundene. Revisjonen er av den oppfatning at kostnader og inntekter knyttet til private stikkledninger bør tas med i opprinnelig budsjett. I følge kommunen er årsaken til manglende budsjettering at det er vanskelig å budsjettere med inntekter så tidlig i prosjektet. Revisjonen anbefaler at det allikevel gjøres et anslag. Utbetalingene til entreprenøren er ca. 4 % høyere enn opprinnelig kontraktssum når kostnader som er viderefakturert er hensyntatt. Nødvendige tillegg/endringer i forhold til opprinnelig kontrakt er godkjent og fulgt opp tilfredsstillende av kommunen. østfold kommunerevisjon IKS 5 75

76 Utbetalinger til Cowi AS er ca. 18 % høyere enn inngåtte avtaler med øvre kostnadsrammer. Årsaken til merforbruket er ifølge kommunen at anlegget i første omgang ble prosjektert i 2013, men at anskaffelsen ikke kom før i Dette medførte enkelte endringer på prosjekteringen samt at det ble oppdaget andre forhold som krevde litt mer prosjektering. Rolvsøy, Jolanta Betker (sign.) Oppdragsansvarlig Catrine Spro (sign.) Revisor Vedlegg: Ledningsanlegg avslutning av investeringsprosjekt - korrigert. østfold kommunerevisjon IKS 6 76

77 Moss kommune Internt notat Fra: Adm. enhet Kommunalavdeling plan miljø og teknisk Saksbehandler: Alexander Rådal Arkivref.: 18/30084 Dato: Ledningsanlegg avslutning av investeringsprosjekt - korrigert I henhold til reglement for kontrollutvalget skal kontrollutvalget avgi innstiling til bystyret om godkjenning for hvert av kommunens avsluttede investeringsprosjekter som har en totalkostnad på over 4 mill kr. Bystyret har vedtatt Hovedplan Vann og Avløp av (bystyresak 010/07) som setter rammene for planene for kommunen. I de årlige budsjettvedtakene vedtar bystyret en sum på investering for vann og avløp uten fordeling på de enkelte prosjekt. Investeringene skal finansieres ved bruk av lån. Teknisk utvalg (TU) gir deretter bevilgning til det enkelte anlegg i egne bevilgningssaker. Nedenfor er investeringsprosjektet vist med kostnadsoppsett som i bevilgningssaken. I tillegg til TUs bevilgning er rammen for anlegget økt ved de avtaler som er inngått med private abonnenter i løpet av byggeperioden om bygging av stikkledninger samtidig med de øvrige anleggsarbeidene. Videre er den vedtatte finansieringen angitt, samt sum regnskapstall. Det vises for øvrig til vedlagte regnskapsmessige oppstilling over investeringsprosjektets mindreforbruk. Alle investeringer i ledningsanlegg er lånefinansiert. Et mindreforbruk på lånefinansierte prosjekter reduserer bruk av lån i forhold til det den opprinnelige bevilgningssaken forutsatte. Det er kun den faktiske kostnaden som vil bli tatt opp i lån for det aktuelle året, og det vil av denne grunn også kun være renter og avdrag av det faktiske låneopptaket som vil påvirke fastsettelsen av de gebyrer som abonnentene betaler for tjenestene i årene framover. Det er netto kostnader som medtas i selvkostberegninger og aktivering Ledn.anl. Snorres vei, Kallumveien Kommunalavdeling plan miljø og teknisk Rådhuset postboks 175, 1501 Moss T F E post@moss.kommune.no I 77

78 Kalkyle slik det framgår av saksframlegg 085/15: kr Tjeneste endret i sak 123/15. Investeringene ble vedtatt dekket slik: Andel av låneopptak til vannforsyningsformål 2015 med inntil kr Andel av låneopptak til avløpsformål 2015 med inntil kr Bevilgningen er benyttet til omlegging av hovedledningsnett for vann og avløp i området Snorres vei, Kallumveien, Ringveien og Nordhenget. Ledningsnettet i området var av type fellessystem og ble bygget på midten 40-tallet og 60-tallet. Kvaliteten, spesielt for avløpsnettet, samsvarte med tidsperioden nettet ble bygget i, med innlekking av vann og sand, spylebehov og reparasjonsbehov. Omlegging av nettet har vært et element i arbeidet med oppgradering av hovedledningsnett VA, og omlegging av gammelt fellessystem til separatsystem, vedtatt gjennom Hovedplan VA. Anlegget ble prosjektert av Cowi AS. De innkomne anbudene varierte fra kr 9,05 mill. til kr 18,54 mill. Kontrakt ble inngått med entreprenør Eivind Engseth AS som også hadde det laveste tilbudet. Total kostnad for gjennomføring av kontrakt ble på 8,54 mill. Se vedlagt regneark for fordeling av kostnader. Ved regnskapsavslutning vises kostnad slik: Kostnad vannforsyning: kr ,60 Kostnad avløpsformål: kr ,10 Inntekt - private stikkledningsanlegg: kr ,00 Netto kostnad: kr ,70 Det foreligger en budsjettramme på kr for prosjektet. Samlede kostnader ført i regnskapet for prosjektet er kr og dette gir et mindreforbruk på kr Imidlertid har kommunen hatt salgsinntekter på bakgrunn av omlegging av private stikkledninger som er utført som en del av prosjektet. Nettokostnad for prosjektet er dermed på kr Dette gir en besparelse/netto mindreforbruk på kr Mindreforbruket i dette anlegget kan begreunnnes med at det ble antatt en totalkostnad på 13,2 mill basert på en enkel kalkyle fra rådgiver på sammenlignbare anlegg dennes erfaring. Konkurransen var stor i anlegget og tilbudene varierte fra 9,1 til 18,5 mill. Rådgiver legger ofte til grunn at 20% av kalkylen er til prosjektering og til uforutsette hendelser i anlegget. Resten ser det ut som da er basert på en lm-pris på ca. 9500,- dette fordi dette er et ganske stort anlegg. Her hadde rimligste tilbyder ca. 8300,- pr. lm. Konklusjon: Mindreforbruket på vannforsyning, kr , tilbakeføres og tillegges tilgjengelig lånesaldo til vannforsyningsformål for fremtidige budsjettår. Den bokførte besparelse på avløpsformål, kr , tilbakeføres og tillegges tilgjengelig lånesaldo til avløpsformål for fremtidige budsjettår. Rådmannens forslag til innstilling: Anleggsregnskapet anbefales godkjent med en samlet besparelse på kr med tilbakeføring av besparelser slik det framgår av dette notat. 78

79 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/41 Dokumentnr.: 11 Løpenr.: 95595/2018 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /34 Rapportering etter utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisors redegjørelse om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2017, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg PowerPoints presentasjon om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Moss kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 17/49 den : Overordnet revisjonsstrategi for Moss kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en PowerPoints presentasjon til kontrollutvalget om resultatet av utførte revisjonshandlinger for Formålet med denne presentasjonen er å gi en samlet oppsummering av utførte revisjonshandlinger, og resultater av disse kontrollene for revisjonsåret. 79

80 Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Moss kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 17/49 i kontrollutvalget den Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. Vurdering Østfold kommunerevisjon vil i møte redegjør for utførte revisjonshandlinger for året 2017 og resultater av disse kontrollene. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at alle vesentlige forhold som blir omtalt i rapporteringen er tatt med i revisjonsberetning for 2017, og i kontrollutvalgets uttalelser til årsregnskapet for Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for 2017, til orientering 80

81 Rapport etter utført revisjonsarbeid Moss kommune 2017 Kontrollutvalget i Moss kommune

82 Revisjonsberetning for regnskap 2017 Det er avgitt beretning med forbehold om budsjett knyttet til investeringsregnskapet: Det vises til note 20 i regnskapet der det informeres om overtakelse av anlegg som ikke var budsjettert. Dette gjelder vei- og VA-anlegg som er overdratt fra Moss Næring AS og Forum Moss AS Endringer knyttet til at Moss drift og anlegg KF nå fakturerer med mva. var heller ikke innarbeidet i budsjettet. 82

83 Revisjonsberetning for regnskap 2017 forts. Forhold vedrørende overtakelse av anlegg er også omtalt under andre forhold i revisjonsberetningen. Dette gjelder: Manglende aktivering av VA-anlegg i kommunens balanse Fremtidig overføring til utbyggerne fremkommer som langsiktig gjeld 83

84 Resultat etter utførte kontroller Bilagskontroller Finansrapportering Basistillegg fastleger Bankavstemming Remittering 84

85 Resultat etter utførte kontroller Oppfølging av kontroll knyttet til lønn Sykepengerefusjoner Økonomisk sosialhjelp Mva og mva.komp. IKT- tilganger Tertialrapportering 85

86 Forst. resultat etter utførte kontroller Fakturering og salg Årsavslutning 86

87 Resultat etter utførte kontroller Rutiner for sikring, kontroll og dokumentasjon knyttet til inventar, biler, utstyr, kunst o.l. Innfordring og tap på krav Prosjektregnskap/attestasjonsoppdrag Formelle mangler vedr. budsjettskjemaer 1B og 2B 87

88 Attestasjoner og henvendelser Vi har levert til sammen 25 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd og kompensasjon kommunen har rapporteringsplikt på. 17 revisjonsuttalelser etter ISA revisjonsuttalelser etter ISRS 4400 Henvendelser 88

89 Moss kommunale eiendomsselskap KF- Regnskap 2017 Normal revisjonsberetning Bilagskontroller Byggeregnskaper/Attestasjoner Årsoppgjøret 89

90 Moss drift og anlegg KF Regnskap 2017 Det er avgitt beretning med forbehold om budsjett Bilagskontroller Årsoppgjøret 90

91 Moss Havn KF Regnskap 2017 Det er avgitt ren beretning men med en presisering om andre forhold Det er foretatt detaljert kontroll av samtlige områder og foretakets avstemming ved revisjon av årsregnskapet. Det er ikke funnet vesentlige feil eller mangler Revisjonen har bistått særskilt med: Øvrige henvendelser 91

92 Takk for oppmerksomheten 92

93 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/48 Dokumentnr.: 52 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /35 Henvendelse til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til foreløpig orientering i påvente av revisjonens arbeid. Fredrikstad, 6. mai 2018 Vedlegg 1. Notat, datert 24. april Vedlegget er unntatt offentlighet i henhold til offentleglova 24.1.ledd. Eget vedlegg. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget mottok via kontrollutvalgsleder den 26.april 2018 et fortrolig notat. Notatet inneholdt mistanke om fabrikkerte fakturagrunnlag ved bruk av rammeavtaler. Ved mistanke om økonomisk mislighold har ØKUS rutine for å sende saken direkte til revisjonen. Revisjonen skal i henhold til forskrift om revisjon, 3.4. ledd bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Konstateres det misligheter ved revisjon, eller på annen måte, skal revisor straks sende foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt skal revisor sende endelig innberetning til kontrollutvalget. Revisor skal sende kopi av innberetningen til rådmann. Notatet ble derfor oversendt revisjonen for nærmere kontroll, den 27. april 2018, så revisjonen kan konstatere om det foreligger misligheter eller ikke. Revisjonen arbeider fortsatt med saken. Revisjonen vil være til stede under møtet og kan svare på eventuelle spørsmål. 93

94 Vurdering Sekretariatet vurderer at kontrollutvalget kan ta henvendelsen til foreløpig orientering. Når revisjonen har ferdigstilt sitt arbeid og konstatert på om det foreligger misligheter eller ikke, skal revisjonen enten sende en foreløpig innberetning til kontrollutvalget, eller gi en orientering til kontrollutvalget på at det ikke er konstatert misligheter. 94

95 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2018/47 Dokumentnr.: 25 Løpenr.: /2018 Klassering: Saksbehandler: Anita Dahl Aannerød Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Moss /36 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering. Fredrikstad, 7. juni Vedlegg 1. Bystyrets behandling av sak fra kontrollutvalget, Forvaltningsrevisjonsrapport «Røde flagg». Bystyresak 023/18, den Fylkesmannen i Østfold - Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved NAV Moss, datert den Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Referater og meldinger kan tas til orientering. 95

96 Moss kommune Østfold Kontrollutvalgssekretariat Postboks FREDRIKSTAD Deres ref.: Vår ref.: /172 Dato: Forvaltningsrevisjonsrapport Kvalifiseringsprogrammet Saken ble behandlet i bystyrets møte som sak - 023/18: Det er fattet følgende vedtak i saken: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalifiseringsprogrammet» til etterretning, og ber administrasjonen følge anbefalingen som fremkommer av rapporten, herunder bør kommunen gjennomgå og oppdatere sine rutiner på feltet. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget høsten 2018, om sin oppfølging av rapportens anbefaling. Med hilsen Tonje Albrecht rådgiver Politisk sekretariat Rådhuset postboks 175, 1501 Moss T F E post@moss.kommune.no I Org.nr. Bankkonto

97 Moss kommune Postboks MOSS Administrativ stab Deres ref.: Vår ref.: 2018/ CGS Vår dato: Rapport fra tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn ved NAV Moss Fylkesmannen har gjennomført tilsyn med Moss kommune. Tilsynsbesøket ble gjennomført den 18. og 19. april Vi undersøkte om Nav Moss sørger for at behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav, slik at innbyggerne i Moss kommune får sikre og forsvarlige tjenester. Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen. Tilsynet er et oppfølgingstilsyn fra tilsynet på samme tema ved NAV Moss i Fylkesmannen påpeker følgende: NAV Moss sikrer ikke forsvarlig kartlegging og vurderinger når personer med forsørgeransvar for barn søker om økonomisk stønad. De tiltakene NAV Moss utarbeidet i 2012, har ikke ført til en bedring av kartlegging og vurdering av søknader om økonomisk støtte fra personer med forsørgeransvar for barn. NAV Moss sikrer fortsatt ikke at alle relevante forhold blir kartlagt og vurdert for den aktuelle gruppen det er ført tilsyn med. Dette er et brudd på sosialtjenesteloven 4 og 18. Besøk: Vogtsgate 17, Moss Post: Postboks Moss Sentralbord: Faks: Org.nr E-post: fmospostmottak@fylkesmannen.no 97