DEN NORSKE KIRKE MØTEINNKALLING. Kyrkjeleg fellesnemnd. Møtedato:

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE MØTEINNKALLING Kyrkjeleg fellesnemnd Møtedato:

2 Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd Godkjenning av innkalling og saksliste 52 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Godkjenning av protokoll 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Saker til behandling 54 Status for arbeidet med å slå saman fellesråda Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Endring av namn på stilling i kyrkjeverje/prosjektleiar si leiargruppe Ordning med dagleg leiar for sokneråda si verksemd Lokale for nytt fellesråd Budsjett nytt fellesråd frå Rekneskapsføring og revisjon i nytt fellesråd frå Personalsystem og lønssystem i nytt fellesråd frå IKT utstyr og IKT programvare i nytt fellesråd frå Seksjonsleiarstillingar i nytt fellesråd 54 Referatsaker 64 Meldingar til møte

3 Kyrkjeleg fellesnemnd ( ) - 17/ Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd : Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd MØTEINNKALLING Kyrkjeleg fellesnemnd Dato: kl. 18:30 Stad: Fjell kyrkjekontor, lunsjrommet Arkivsak: 17/00094 Arkivkode: 415 Forfall må meldast snarast til: ov769@kyrkja.no SAKSKART Godkjenning av innkalling og saksliste 52 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Godkjenning av protokoll 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Saker til behandling 54 Status for arbeidet med å slå saman fellesråd 55 Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming 56 Endring av namn på stilling i kyrkjeverje/prosjektleiar si leiargruppe 57 Ordning med dagleg leiar for sokneråda si verksemd 58 Lokale for nytt fellesråd 59 Budsjett nytt fellesråd frå Rekneskapsføring og revisjon i nytt fellesråd frå Personalsystem og lønssystem i nytt fellesråd frå IKT utstyr og IKT programvare i nytt fellesråd frå Seksjonsleiarstillingar i nytt fellesråd Referatsaker 64 Meldingar til møte Straume,

4 Kyrkjeleg fellesnemnd ( ) - 17/ Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd : Møteinnkalling Kyrkjeleg fellesnemnd Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær

5 52 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte / Godkjenning av innkalling og sakliste til møte : Godkjenning av innkalling og sakliste til møte DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd Saksbehandler Arkivkode Arkivsak Ugradert Olav Martin Vik / Saksnummer Råd/utvalg Møtedato 52 Kyrkjeleg fellesnemnd Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Forslag til vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og sakliste til møte Saksorientering Godkjenning av innkalling og sakliste til møte

6 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte / Godkjenning av møteprotokoll frå møte : Godkjenning av møteprotokoll frå møte DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd Saksbehandler Arkivkode Arkivsak Ugradert Olav Martin Vik / Saksnummer Råd/utvalg Møtedato 53 Kyrkjeleg fellesnemnd Godkjenning av møteprotokoll frå møte Vedlegg: Protokoll Kyrkjeleg fellesnemnd Forslag til vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokollen frå møte Saksorientering Godkjenning av møteprotokoll frå møte

7 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte / Godkjenning av møteprotokoll frå møte : Protokoll Kyrkjeleg fellesnemnd DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd MØTEPROTOKOLL Kyrkjeleg fellesnemnd Dato: kl. 18:00 slutt kl Stad: Fjell kyrkjekontor, lunsjrommet Arkivsak: 17/00094 Tilstades: Harald Rød, leiar. Brynhild Enerhaug, nestleiar. Anne Grete Hareide, Gisle Kårbø Rong, Erling Vik, Dag-Olav Bjorøy, Kjell-Asle Børnes, Jag Ragnvald Torsvik, Odd Bjarne Skogestad. Møtande varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Ingen Borghild Hustad Berge Olav Martin Vik SAKSKART Side Godkjenning av innkalling og saksliste 47/18 Godkjenning av innkalling og sakliste - møte Godkjenning av protokoll 48/18 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Saker til behandling 49/18 Organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå Orienteringssaker 50/18 Orientering til fellesnemnda om framdrift i samanslåinga 4 51/18 Budsjett for nytt fellesråd 4 Straume, Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær 1

8 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte / Godkjenning av møteprotokoll frå møte : Protokoll Kyrkjeleg fellesnemnd Godkjenning av innkalling og saksliste 47/18 Godkjenning av innkalling og sakliste - møte Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Kyrkjeleg fellesnemnd /18 Forslag til vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og sakliste til møte Møtebehandling Votering Samrøystes. Vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner innkalling og sakliste til møte [Lagre] Godkjenning av protokoll 48/18 Godkjenning av møteprotokoll frå møte Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Kyrkjeleg fellesnemnd /18 Forslag til vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møte Møtebehandling Votering Samrøystes Vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner møteprotokoll frå møte [Lagre] 2

9 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte / Godkjenning av møteprotokoll frå møte : Protokoll Kyrkjeleg fellesnemnd Saker til behandling 49/18 Organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå Behandlet av Møtedato Saksnr. 1 Kyrkjeleg fellesnemnd /18 Forslag til vedtak 1. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å sende framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå på høyring. Framlegg til organisering og lokalisering finn ein i kapitel 4 i tilrådingsdokumentet side Det er sokneråd, prost og prestane i Fjell, Sund og Øygarden som kan gi uttale. Det er også høve til å gi uttale til andre kapitel/punkt i tilrådingsdokumentet. 3. Prosjektleiar vert gitt fullmakt til å utforme eit følgjeskriv ved utsending av tilrådingsdokumentet. 4. Frist for å gi uttale er sett til: vert bestemt når tilrådingsdokumentet vert sendt på høyring. Møtebehandling Jan Ragnvald Torsvik peika på utfordringar med å organisere mannskapsstyrken i team. Det kan ligge eit konfliktområde i høve leiing og rapportering. Det er grunna samansetninga av teamet, der ein har fleire seksjonar og profesjonar representert. Også andre medlemer i fellesnemnda sa seg samd i at ein må sjå på korleis ein organiserer teama og om det er rett å kalle det team. Kjell Asle Børnes peika på utfordringa med at det ikkje vert att administrative ressursar i basane i Øygarden og Sund. Prosjektleiar stadfesta at synspunkta vert tatt med vidare i arbeidet med å utforme løysingar som gjer at ein unngår konflikt og for knappe administrative ressursar lokalt. Prosjektleiar opplyste om at høyringsfristen er sett til Votering Voteringa gjeld framlegg til vedtak i saka. Sjølve tilrådingsdokumentet vert ikkje endra før utlegging. Vedtak 1. Kyrkjeleg fellesnemnd vedtek å sende framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå på høyring. Framlegg til organisering og lokalisering finn ein i kapitel 4 i tilrådingsdokumentet side Det er sokneråd, prost og prestane i Fjell, Sund og Øygarden som kan gi uttale. Det er også høve til å gi uttale til andre kapitel/punkt i tilrådingsdokumentet. 3. Prosjektleiar vert gitt fullmakt til å utforme eit følgjeskriv ved utsending av tilrådingsdokumentet. 4. Frist for å gi uttale er sett til: vert bestemt når tilrådingsdokumentet vert sendt på høyring [Lagre] 3

10 53 Godkjenning av møteprotokoll frå møte / Godkjenning av møteprotokoll frå møte : Protokoll Kyrkjeleg fellesnemnd Orienteringssaker Saksnr. Arkivsak Tittel 50/18 18/ Orientering til fellesnemnda om framdrift i samanslåinga 51/18 18/ Budsjett for nytt fellesråd 4

11 54 Status for arbeidet med å slå saman fellesråda - 18/ Status for arbeidet med å slå saman fellesråd : Status for arbeidet med å slå saman fellesråd DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd Saksbehandler Arkivkode Arkivsak Ugradert Olav Martin Vik / Saksnummer Råd/utvalg Møtedato 54/18 Kyrkjeleg fellesnemnd Status for arbeidet med å slå saman fellesråda Vedlegg: Rapportering på tiltak i prosjektplanen for samanslåing fellesråda per desember 2018 Forslag til vedtak Kyrkjeleg fellesnemnd tek saka til etterretning. Saksorientering Prosjektleiar viser til vedlegg i saka som gir ei framstilling på status for arbeidet med å slå saman fellesråda. Det er ei overordna framstilling med overskrift på dei enkelte tema. Prosjektleiar har vore i dialog med rådmann Rune Lid i nye Øygarden kommune om budsjett og prosessen fram mot ei avklaring på rammeløyving til det nye fellesrådet. Prosjektleiar er invitert til kommunal fellesnemnd Før det er det ein nærare dialog med Rune Lid om opplegget. Prosjektleiar gir ei nærare orientering i møtet.

12 54 Status for arbeidet med å slå saman fellesråda - 18/ Status for arbeidet med å slå saman fellesråd : Rapportering på tiltak i prosjektplanen for samanslåing fellesråda per desember 2018 Rapportering på tiltak i prosjektplan en for samanslåing fellesråda desember 2018 Fase og tiltak Status Kommentar Overført til anna fase Fase 1 (08/17-10/17) Konstituere fellesnemnd Etablere partssamansett utval Etablere prosjektorganisasjon Lokale for prosjektorganisasjonen Søknad om midlar, kommunal f. nemnd Avklare mål Fastsette tidsline for prosjektet Rigge prosjektorganisasjonen Arbeid før og etter første Avdekke tidskritiske tilhøve Dersom avgrensa midlar frå k. fellesnemnd Kommunikasjonssystem eksternt og intert Utført Utført Utført Utført Utført Utført Utført Utført Delvis avklart Utført Utført Utført Pågåande prosess Fase 2 (10/17-01/18) Avklare organisering og lokalisering Definere fagområde for arbeidsgrupper Etablere arbeidsgrupper Første møte med alle tilsette Etablere hensiktsmessige møteplassar Avdekke føringar som dannar grunnlag for framtida - Overføring av eigedomar Barnehagen i Foldnes ky rkje - Kommunale fellesrådskostnadar som ikkje er rekneskapsført i fellesrådet I prosess Utført Utført Utført Utført I prosess I prosess Ikkje starta I prosess Slutthandsaming Jamleg møte med tilsette Delvis kritisk fordi ein må inn i ein krevjande prosess med OVF Delvis kritisk i høve eigen budsjettering og synleggjering av kostnadar Fase 4 Ikkje vurdert - Lokale for verksemda Kartlegging av verksemdene Utført Sak til fellesnemnda Fase 3 (01/18-05/18) Etablere folkevald styringsstruktur Etablere funksjonsomtalar og reglement Fastsette administrativ leiarstruktur og ny organisering Avklare og velje fagsystem (plattform, rekneskap og løn) Avklare tenesteytingsavtale med den nye kommunen Kurs i fagsystem Leige av kontorlokale I prosess I prosess I prosess I prosess I prosess I prosess I prosess Slutthandsaming Sak KF 28/18, oppdragsark 8/18 Slutthandsaming Avhengig av kommunal rammeløyving Møte med prosjektrådmann Avhengig av vedtak om organisering og lokalisering Fase 4 Fase 4 og 5 Fase 4 Fase 5 Fase 4 Fase 5 Fase 4 (08/18-12/18) Førebuande arbeid med budsjett Utarbeide rammer for personal - og lønspolitikk Arbeide fram konsekvensar av ny organisering Informasjons og drøftingsplikt Drøftingsmøte med arbeidstakar Avklare avvik som følgje av drøftingar Gjennomgang og avslutning av arkiv I prosess I prosess I prosess I prosess På vent På vent I prosess Delvis kritisk fordi kommunal fellesnemnd ikkje responderer Oppdragsark og prosjektleiar sitt innstillingsdokument Avhengig av vedtak Kontinuerleg Avhengig av vedtak Avhengig av vedtak Sak / og oppdragsark 4/18 Fase 5 Fase 5 Kontinuerleg Fase 5 Fase 5 Fase 5 og 6 1 av 2

13 54 Status for arbeidet med å slå saman fellesråda - 18/ Status for arbeidet med å slå saman fellesråd : Rapportering på tiltak i prosjektplanen for samanslåing fellesråda per desember 2018 Rapporter ing på tiltak i prosjektplanen for samanslåing fellesråda - desember 2018 Fase og tiltak Status Kommentar Overført til anna fase Fase 5 (01/19-05/19) Gå kritisk gjennom alle tilhøve Fastsette endeleg budsjett og økonomiplan for nytt fellesråd Samlokalisere tilsette i medhald av vedtak Sette i verk administrative funksjonar Det nye fellesrådet er oppe og går Planlagt På vent Planlagt Planlagt Planlagt Kontinuerleg Ventar på kommunal avklaring I medhald av vedtak I medhald av vedtak I medhald av vedtak Fase 6 Fase 6 og 7 Fase 6 og 7 Fase 5 (05/19-10/19) Etterarbeid Kyrkjevalet 2019 Ferieavvikling Siste førebuing før fase 6 Fase 6 (10/19-12/19) Konstituering av nytt fellesråd Avslutte eksisterande fellesråd Avslutte arbeidet til kyrkjeleg fellesnemnd og alle underutval og undergrupper Avslutte prosjektet etter evaluering Fase 7 (frå ) Nytt fellesråd Ny organisasjon Ny leiar Arbeide tilhøve som vart utsett av prosjektet Planlagt Planlagt Planlagt Planlagt Planlagt Planlagt Kyrkjevalet 2019, lov og forskrift Kyrkjevalet 2019, lov og forskrift I medhald av oppdrag 2 av 2

14 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming DEN NORSKE KIRKE Kyrkjeleg fellesnemnd Saksbehandler Arkivkode Arkivsak Ugradert Olav Martin Vik / Saksnummer Råd/utvalg Møtedato 55/18 Kyrkjeleg fellesnemnd Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Forslag til vedtak Verksemdsoverdraging I samsvar med arbeidsmiljølova kapittel 16 vert alle tilsette og vikartilsette¹ med eit tilsettingsforhold per i Fjell, Sund eller Øygarden kyrkjelege fellesråd, overført til nytt fellesråd (Øygarden kyrkjelege fellesråd) med verknad frå ¹ vikartilsette: avtalt vikariat slik det var avtalt med fellesrådet før samanslåinga Rettar og plikter individuelle arbeidsavtalar og revisjon av stillingsomtalar Lokale reglement og retningsliner Kompetanseplanlegging 4.2 Hensiktsmessig organisering og etablering av ny kultur Organisasjonskultur (side 11)

15 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Framlegg til organisering av nytt fellesråd frå (side 12-14) Prosjektleiar si tilråding. 1. Verksemda vert organiserast i seksjonar på nivået under kyrkjeverje og kyrkjeverja sin stab. Seksjonane organiserer arbeidet sitt i team organisert på tvers av seksjonane. Det vert oppretta 5 seksjonar. - Kyrkjer og gravplassar - Kyrkjemusikk - Diakoni - Born og unge - Administrasjon 2. Det vert oppretta stilling som assisterande kyrkjeverje og HR-leiar i kyrkjeverja sin stab. 3. Det vert oppretta leiarstilling for kvar seksjon (seksjonsleiar). Administrasjonsseksjonen vert leia av assisterande kyrkjeverje. 4. Tilsetting i stillingane i punkt 2 og 3 vert gjort så snart som mogeleg etter fellesnemnda sitt vedtak om organisering og lokalisering. Det vert fremja eiga sak på dette. 5. Kven som skal leie teama vert tilrådd av seksjonsleiarane. Prosjektleiar får fullmakt til å godkjenne teamleiar for kvart team. Etter høyringa endrar prosjektleiar denne tilrådinga. Ny tilråding lyder slik: 1. Verksemda vert organiserast i seksjonar på nivået under kyrkjeverje og kyrkjeverja sin stab. Det vert oppretta 5 seksjonar. - Kyrkjer og gravplassar - Kyrkjemusikk - Diakoni - Born og unge - Administrasjon 2. Seksjonane organiserer arbeidet sitt på tvers av seksjonane. Utforming av denne delen av organiseringa skjer i fase 5. Fellesnemnda godkjenner forma for organisering. Kyrkjeverje (prosjektleiar) godkjenner leiar for tverrsektorielt arbeid. 3. Det vert oppretta stilling som assisterande kyrkjeverje og stilling som personalleiar på nivået under kyrkjeverje. 3. Det vert oppretta leiarstilling for kvar seksjon (seksjonsleiar). Administrasjonsseksjonen vert leia av assisterande kyrkjeverje. 4. Tilsetting i stillingane i punkt 2 og 3 vert gjort så snart som mogeleg etter fellesnemnda sitt vedtak om organisering og lokalisering. Det vert fremja eiga sak på dette Framlegg til lokalisering etter samanslåing (side 16-18) Prosjektleiar si tilråding 1. Alle administrative funksjonar (stillingar) vert lokalisert til eksisterande kyrkjekontor på Straume. 2. Dersom det vert plassmangel på Straume må det det skje ei gradvis innfasing av punkt 1 dersom dette let seg gjere i høve tilgang på eksisterande lokale (i Øygarden, ikkje Sund). For Hjelme og Blomvåg sokn og eventuelt Landro sokn vert det rådd til å forhandle fram ein avtale om kontor- og møteromslokale i det gamle rådhuset på Rong, til bruk for kyrkjeleg personell

16 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Lokale for Basecamp Kontorlokalisering for prestar 1. Prestane i Foldnes og Fjell (og Landro sokn) skal i utgangspunktet ha sine kontor i eksisterande kyrkjekontor på Straume. 2. For Hjelme og Blomvåg sokn og eventuelt Landro sokn vil ein forhandle fram ei løysing med kontor- og møteromslokale i det gamle rådhuset på Rong, som prestane kan nytte. 3. For Sund sokn nyttar ein kontorlokale i Sund kyrkje til det behovet prestane har for kontor- og møteromslokale. 4. Det vert ikkje etablert sekretærfunksjon utover sekretærfunksjonen som er etablert på kyrkjekontoret på Straume Kontorlokalisering for kyrkjetenarar Kontor for kyrkjetenarane vert lagt til kyrkjene Kontorlokalisering for seksjonar Kontor for seksjonane vert lagt til kyrkjekontoret på Straume Lokale for teama Kontor og møterom til bruk for teama vert etablert i samsvar med punkt Framlegg til rådsstruktur i det nye fellesrådet Leiing 1. Kyrkjeleg fellesnemnd godkjenner råds- og utvalsstrukturen slik den er tilrådd (1-5). 2. Ordning med kontrollutval (6) vert som prinsipp vedtatt og gjort gjeldande frå det tidspunkt ordninga er finansiert. 3. Oppretting av utval retta mot born og unge, kyrkjemusikk og diakoni vert noko seksjonane må vurdere nærare og fremje sak på til kyrkjelege organ Framlegg til administrativ organisering 1. Oppgåver av administrativ karakter vert lagt til seksjon for administrasjon. 2. Prosjektleiar vert gitt fullmakt til å vurdere kva oppgåver som er av administrativ karakter. 3. Prosjektleiar vil vurdere kva arbeid av administrativ art som skal ligge i seksjonane Framlegg til organisering Kyrkjer Generelt

17 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Organisering Drift av kyrkjer vert lagt seksjon for kyrkjer og gravplassar Eigartilhøve Plan for vedlikehald Plan for drift Plan for brannvern Plan for helse, miljø og tryggleik (HMT) Reglement for utleige Varmestyring Låsesystem for kyrkjer og andre bygg i kyrkja si eige Framlegg til organisering - Gravplassar Generelt Organisering

18 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Drift av gravplassar vert lagt til seksjon for kyrkjer og gravplassar Eigartilhøve Plan for vedlikehald Plan for drift Plan for HMT Maskiner, bilar og anna utstyr Vedtekter for gravplassane Reglement for betaling Framlegg til organisering av arbeid for born og unge Generelt Organisering Alt av tiltak retta mot born og unge, herunder trusopplæringstiltak vert lagt til seksjon for born og unge Planar for arbeidet

19 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Plan for HMT Framlegg til organisering - Konfirmantarbeid Organisering Framlegg til organisering Skule- og barnehagearbeid Generelt Organisering Skule- og barnehagearbeidet vert lagt til seksjon for born og unge Framlegg til organisering Vaksenarbeid Generelt Organisering Prosjektleiar si tilråding 1. Ungdomsarbeidet innanfor vaksenarbeid vert lagt til seksjon for born og unge. 2. Ungdomsarbeidet skal vere tverrsektorielt og på tvers av teama Framlegg til organisering - Diakoni Generelt Organisering Diakoniarbeidet vert lagt til seksjon for diakoni Plan for HMT Framlegg til organisering Kyrkjemusikk

20 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Generelt Organisering Kyrkjemusikk vert lagt til seksjon for kyrkjemusikk Frivillige Dette punktet vert tatt til orientering Støttefunksjon for sokneråd 1. Det vert oppretta ei ordning med støttefunksjon for sokneråda. Innarbeiding av ordninga skjer innanfor det nye fellesrådet si budsjettramme og når budsjettramma tillet oppretting av ei slik ordning. 2. Det er kyrkjeleg fellesnemnd som gjer endeleg vedtak om oppretting av ordninga når føresetnadane er innfridde Støttefunksjon for prestane Administrasjonen yter den hjelp som prestane treng for å utøve si rolle. Det vert likevel lagt til grunn at prestane må nytte fullt ut digitale system i sitt arbeid for å unngå dobbeltarbeid eller unødige mellomledd. 4.3 Etablere samarbeidstilhøve med den nye kommunen 9. Nærare om arbeidsrettslege problemstillingar ved samanslåing av kyrkjelege fellesråd Ei verksemdsoverdraging er ikkje i seg sjølv grunn for oppseiing Ingen tilsette vert sagt opp som følgje av sjølve verksemdsoverdraginga, etter punkt Dette er i samsvar med arbeidsmiljølova 16-4 (1). 9.2 Reservasjons- og valrett 9.3. Arbeidsgivars styringsrett

21 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Endring av arbeidsstad Endring av arbeidsoppgåver Dette punktet vert tatt til orientering Arbeidstid Dette punktet vert tatt til orientering 9.4 Lønspolitikk i nytt fellesråd 1. Det vert sett i gong eit arbeid med å utarbeide ein lokal lønspolitikk for det nye fellesrådet. 2. Framlegg til lokal lønspolitikk må handsamast formelt i løpet av våren Harmonisering av løn 1. Harmonisering av løn som følgje av samanslåing av fellesråda vert tema i utforming av lokal lønspolitikk. 2. Harmonisering av løn skal vere eit tema ved lokale lønsforhandlingar Ansiennitet Omplassering 9.5 Omorganisering og bortfall av leiarstillingar Organisasjonskart og bemanningsplanar Kan det enkelte fellesråd tilsette mellombels i vakant stilling? Tilsetting av kyrkjeverje på åremål

22 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming 9.6 Kyrkjeverjestillinga og andre leiarstillingar Plikt til å tilby anna høveleg arbeid etter arbeidsmiljølova 15-7 (2) 9.7 Overføring av opplysningar som ligg i personalmappa Personopplysningslova Overføring av opplysningar omfatta av teieplikta Tryggleik mot uønska hendingar. Saksorientering Denne saka byggjer på følgjande hovudelement - Fjell, Sund og Øygarden kyrkjelege fellesråd vert slått saman som følgje av kommunesamanslåinga av kommunar med same namn. - Eit nytt fellesråd med namnet Øygarden kyrkjelege fellesråd skal vere operativt frå Lov og forskrift. - Kyrkjeordninga slik den er i dag. - Samanslåinga av fellesråda skal reknast og handsamast som ei verksemdsoverdraging, med dei konsekvensar det har for formelle tilhøve som kjem i kjølvatnet av samanslåinga. - Medverknad frå tilsette i dei tre fellesrådsområda, - eit arbeid som også har inkludert prestane. - Prosjektleiar si tilråding om framtidig organisering og lokalisering av nytt fellesråd. - Drøftingsmøte med tillitsvalde. - Fellessamlingar for alle tilsette. - Høyring av tilråding til organisering og lokalisering hos sokneråda og prestane. Vedtak i fellesnemnda Innspel som har kome i høyringsprosessen. Informasjonsmøter om tilrådingsdokumentet (i høve høyring)

23 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Sokneråda vart invitert til ope informasjonsmøte om tilrådingsdokumentet. Det møtte ein del medlemer frå sokneråda i Sund, Foldnes og Fjell. Leiar i fellesnemnda var med på møta. Handsaming i fellesnemnda Saka er lagt opp slik at fellesnemnda kan ta stilling til alle tilrådingar som ligg i prosjektleiar sitt tilrådingsdokument. Tilrådingsdokumentet finn ein på denne nettsida. I utgangspunktet er dette allereie fellesnemnda sitt dokument i og med at fellesnemnda har tatt stilling til innhaldet på ein slik måte at ein valde å leggje det ut på høyring. Tilråding til vedtak i denne saka er henta frå tilrådingsdokumentet. Overskrifta på kvar tilråding er henta frå tilrådingsdokumentet og det vert vist til kapittel og punkt for kvar tilråding. Prosjektleiar har vald å ikkje dra inn heile teksten frå kvart kapittel. Saka hadde vorte lang om ein skulle gjort det. Ein må altså ha tilrådingsdokumentet tilgjengeleg dersom ein ønskjer å lese bakgrunnen for tilrådinga. Nokre punkt (kapittel) i tilrådingsdokumentet har fellesnemnda gjort vedtak i tidlegare. Dei er ikkje tatt inn i denne saka. Det meste som ligg i kapittel 10 er ikkje tatt inn i saka. Det kjem seinare i prosessen. Ei rekkje punkt har denne tilrådinga: Når desse punkta er tatt inn så er det på grunn av ansvaret fellesnemnda har for heiskapen. Dei viser at det er mange deltajar som må arbeidast med og mykje er direkte relatert til arbeidsgivaransvaret. Alle prinsipielle tilhøve må fram til kyrkjelege råd, slik at det er ikkje noko automatikk i at det prosjektleiar skriv vert gjort gjeldande. Samanslåingsprosessen og fasar Prosjektleiar vil vektlegge det som ligg av aktivitetar i prosjektplanen. Detaljar i framtidig organisering og omtale av stillingar og aktivitetar ligg i ein seinare fase. I uttalane er det særleg fokus på administrasjon og arbeidsgrupper. Det er viktig å presisere at det må gjerast eit større arbeid med å omtala desse områda og andre område utover på nyåret (fase 5 og delvis 6). Uttalar og innspel i høyringsfasen (etter ) Alle uttalar og innspel som har kome inn i høyringsfasen er lagt ved i saka, dei er vurdert og det er gjort ein konklusjon for kvar uttale. I den grad dette er tilrådd å påverke opphavleg tilråding frå prosjektleiar så kjem det til uttrykk i tilrådingane i denne saka. Opphavleg tilråding ligg i saka og ny tilråding er sjølvsagt tatt inn. Det er berre ei tilråding som er endra: Prosjektleiar presiserer at alle uttalar og innspel vil følgje med som underlag i arbeidet som skal gjerast i fase 5. Desse har gitt uttale: - Sund sokneråd, Fjell sokneråd, Foldnes sokneråd, Landro sokneråd og Øygarden sokneråd. - Sokneprestane i Foldnes, Sund og Øygarden. - Sokneprest Kjell-Asle Børnes på vegne av prestane. Det er kome innspel frå: - Jan Ragnvald Torsvik og Gisle Kårbø Rong som set i fellesnemnda. Merknaden i fellesnemnda ved utlegging til høyring av tilrådingsdokumentet er og tatt inn ved vurdering av uttalar og innspel. Partssamansett utval Partssamansett utval har handsama denne saka i møte

24 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Innkomne uttalar og innspel og vurdering av desse Det er prosjektleiinga som har vurdert innkomne uttalar og innspel. Prosjektleiinga har ikkje skrive ny tilråding. Dette vert vurdert gjort måndag UTTALE FRÅ Sund sokneråd UTTALE Tilrådingsdokumentet er eit godt gjennomarbeida dokument. Soknerådet oppfattar at det er stor grad av openheit i høve til å kunne gjere endringar i val av organisering av team, ut i frå kva som ikkje fungerer og kva som er tenleg for soknet. Sund sokneråd, uttrykker naturleg nok, at det kan vere bekymring knytt til at ein ikkje skal ha administrative ressursar lokalt (forstått at det ikkje vert eit kyrkjekontor med ekspedisjonstid for publikum). Ein må vurdere om ein t.d. kan vere tilstades 1 dag i veka. Det må også finnast ei løysing/ordning for administrativ hjelp, ut i frå behov, til dei fagpersonane som skal ha base i Sund. Sund sokneråd oppfattar det slik at soknerådet vert tilført administrative ressursar med omsyn til saksførebuing og møteverksemd. Det er viktig at soknerådet vert tilført ein slik ressurs. Kapittel: Side: Punkt: Prosjektleiinga si vurdering Når det gjeld organiseringsform, så er det naturleg at dette må evaluerast undervegs, og at fellesrådet må gjere naudsynte endringar dersom noko ikkje fungerer. Når det gjeld fordeling av administrative ressursar, må dette gjerast utifrå ei heilskapleg vurdering av heile den nye organisasjonen. Det er avgrensa ressursar, som må fordelast Når det gjeld behovet for administrativ ressurs, så er det naturleg at det vil vere behov for dette lokalt. Vår vurdering er at det er viktig at både administrasjonen og dei som arbeider i soknet, veit kven som har ansvar for administrativ oppfølging lokalt. Dette kan løysast ved at både sokneråd og arbeidsgruppe har sin faste kontaktperson i administrasjonen, som får tildelt sine oppgåver frå sin seksjonsleiar. Ei ordning med t.d. 1 kontordag i veka, der denne kontaktpersonen arbeider på lokalkontoret, kan prøvast ut. Når det gjeld administrativ ressurs til sokneråd, så er det naturleg å vurdere ei vidareføring av den ordninga vi har i dag for Fjell, Foldnes og Landro. At den faste kontaktpersonen i administrasjonen har ansvar for økonomiarbeid og sakshandsaming. Kapittel Konklusjon/tilråding Prosjekteleiar finn ikkje grunnlag for å endre innstillinga om framtidig administrativ organisering. Administrative ressursar vert

25 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Side: 16,17 og 22 tildelt ut i frå eit faktisk behov. Prosjektleiar merkar seg behovet for administrative ressursar i basane i Sund og gamle Øygarden og dette vert tatt med i planlegginga av seksjon administrasjon. Punkt UTTALE FRÅ Uttale frå Fjell sokneråd sak 56/18 UTTALE SR sluttar seg til framlegget til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå Kapittel: Vurdering Side: Punkt: Kapittel Konklusjon/tilråding Uttalen frå Fjell sokneråd vert tatt til etterretning. Side: Punkt UTTALE FRÅ Uttale frå Foldnes sokneråd sak 72/18 UTTALE Med grunnlag i møtehandsaminga stiller soknerådet seg bak dokumentet. Kapittel: Prosjektleiinga si vurdering Side: Punkt: Kapittel Konklusjon/tilråding Uttalen frå Foldnes sokneråd vert tatt til etterretning. Side: Punkt

26 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming UTTALE FRÅ Landro sokneråd AU sine merknadar er også soknerådet sitt vedtak/uttale UTTALE AU sine merknader: Vi ser eit mogleg konfliktområde i forhold til organisering både i seksjonar og i team. Vi foreslår at omgrepet team blir erstatta av arbeidsgruppe Dei tilsette som jamleg har teneste i soknet bør vere med i arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa kan utvidast ved behov; dette må vere dynamisk. Arbeidsgruppa må samlast ofte nok til å få gjort oppgåvene sine, sjeldan nok til å sikre fagleg miljø og utvikling. Arbeidsgruppa skal ha fokus på det tverrfaglege arbeidet i soknet, som representantar for kvar sine seksjonar. Vi ønskjer at denne gruppa kjenner eigarskap til det kyrkjelege arbeidet i soknet. Vi tenkjer oss at desse oppgåvene kan liggje naturleg til ei slik arbeidsgruppe: o koordinering av ressursar i forhold til dei ulike tiltaka (gudstenester, klubb, diakonisamlingar..) o idémyldring og forslag om nye tiltak / endring av tiltak til seksjonar og sokneråd o vidare utvikling av tiltak i samarbeid med seksjonar og råd o planlegging og gjennomføring av tiltak Arbeidsgruppa skal ha tett samarbeid med soknerådet. Arbeidsgruppa konstituerer seg sjølv Referat (i notatform) frå møte i arbeidsgruppa går til seksjonsleiarar og sokneråd. Det er viktig at vi ikkje formaliserer dette til eit nivå som hemmar arbeidet. Kapittel: Side: Punkt: Prosjektleiinga si vurdering Me er i hovudsak samde i merknadane frå Landro sokneråd, som går på å endre bruken av omgrepet team til arbeidsgruppe Me er i hovudsak samde i forslaget til innhald og arbeidsform for arbeidsgruppene, men har følgjande merknader: Me er usikre på kva Landro sokneråd meiner med at arbeidsgruppene må samlast sjeldan nok til å sikre fagleg miljø og utvikling. Når det gjeld oppgåvene som Landro sokneråd nemner naturleg kan liggje til arbeidsgruppene, så er det viktig å ta omsyn til at det er fellesrådet som har ansvar for å tildele økonomi- og bemanningsressursar til arbeidsgruppene. Ei koordinering av ressursar internt i arbeidsgruppa kan difor dreie seg berre om dei ressursane dei har fått tildelt frå fellesrådet. Når det gjeld koordinering av frivillige, så ser me det som naturleg at dette vert gjort av arbeidsgruppa. Ressursar som soknerådet rår over, er det naturleg at arbeidsgruppa kan koordinere i samråd med soknerådet. Landro sokneråd foreslår at arbeidsgruppene skal konstituere seg sjølv. Dette medfører at det er dei tilsette sjølv som må ta stilling til kven som skal leie gruppa. Dette hindrar fellesrådet som er arbeidsgjeva i å nytte styringsretten sin og gjere ei vurdering av kven av dei tilsette som er best eigna for oppgåva. Det må vere

27 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming fellesrådet som bestemmer kven om skal vere leiar av arbeidsgruppene. Det er til dømes ikkje naturleg at fellesrådet som arbeidsgjevar, gjev frå seg leiaransvaret og styringsretten til ei anna arbeidsgjevarlinje. Føresetnaden for at presten skal vere leiar av arbeidsgruppa, er at fellesrådet må få delegert arbeidsgjevaransvaret for presten frå bispedømerådslina. Når det gjeld referat/rapporteringsline, så er det naturleg at det vert rapportert til soknerådet og seksjonsleiarane. Det må og rapporterast til kyrkjeverja, som har det overordna ansvaret for alt arbeid som skjer i seksjonane og i arbeidsgruppene. Kyrkjeverja er den, som på vegne av fellesrådet, skal ivareta heilskapen i arbeidet. Kapittel Side: 14 Punkt: Konklusjon/tilråding Prosjektleiar merkar seg ei uvisse og bekymring kring ordninga med team. Meininga er at denne delen av organisasjonen skal utformast i fase 5 (01/19-05/19). Prosjektleiar finn likevel grunn til å endre tilrådinga. Prosjektleiar endrar tilrådinga slik: 1. Verksemda vert organiserast i seksjonar på nivået under kyrkjeverje og kyrkjeverja sin stab. Det vert oppretta 5 seksjonar. - Kyrkjer og gravplassar - Kyrkjemusikk - Diakoni - Born og unge - Administrasjon 2. Seksjonane organiserer arbeidet sitt på tvers av seksjonane. Utforming av denne delen av organiseringa skjer i fase 5. Fellesnemnda godkjenner forma for organisering. Kyrkjeverje (prosjektleiar) godkjenner leiar for tverrsektorielt arbeid. 3. Det vert oppretta stilling som assisterande kyrkjeverje og stilling som personalleiar på nivået under kyrkjeverje. 3. Det vert oppretta leiarstilling for kvar seksjon (seksjonsleiar). Administrasjonsseksjonen vert leia av assisterande kyrkjeverje. 4. Tilsetting i stillingane i punkt 2 og 3 vert gjort så snart som mogeleg etter fellesnemnda sitt vedtak om organisering og lokalisering. Det vert fremja eiga sak på dette. UTTALE FRÅ Uttale frå Øygarden sokneråd sak 43/18 UTTALE Uttale frå soknerådet: Soknerådet ynskjer at dei som driv utadretta arbeid i soknet skal ha sin primære arbeidsplass i soknet. Soknet sin eigenart og særpreg skal takast omsyn til i samanslåinga. I Øygarden har me i lang tradisjon for ungdomsteam. Slike team må det verta rom for i framtida. I det utadretta arbeidet har lokalpresten ein leiarfunksjon. Dette må takast omsyn til i samansettinga av team i kvart sokn.

28 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Kapittel: Side: Punkt: Prosjektleiinga si vurdering Me meiner det er naturleg å vidareføre arbeidsformer som fungerer godt lokalt. Fellesrådet må gjere ei heilskapleg vurdering av korleis ressursane må fordelast mellom sokna. Dette må og gjelde for ungdomsteam. Me er samde i vurderinga av at det må vere ungdomsteam og i framtida. Når det gjeld merknaden om lokalpresten sin leiarfunksjonen, så vurderer me det slik: I følgje tenesteordning for kyrkjelydsprestar, så forvaltar presten ord og sakrament for å fremje kristen tru og kristent liv i kyrkjelyden. Forrettande prest har ansvaret for å leie førebuinga og gjennomføringa av gudstenester og kyrkjelege handlingar. Det er sjølvsagt ikkje intensjonen å ta frå nokon det leiaransvaret, dei har i kraft av stillinga si. Når det gjeld merknaden om å ta omsyn til lokalpresten sin leiarfunksjon i samband med samansetjinga av teama i kvart sokn, så vil me gjenta vurderinga vår til merknader frå Landro sokneråd. Kapittel Konklusjon/tilråding Prosjektleiar viser til konklusjon i høve Sund sokneråd sit uttale og til konklusjonen i høve Landro sokneråd sin uttale. Side: 12 og 16 Punkt: UTTALE FRÅ Innspel frå tillitsvalde i brev av Tillitsvalde: Dag-Reidmar Pettersen Ellen Ebbesvik Kari Sandøy Rong UTTALE Innspel til prosjektleiar sitt tilrådingsdokument vedrørande teologiske spenningar. På vegne av tilsette som vi representerer i Sund, Fjell og Øygarden kyrkjelege fellesråd, ynskjer vi at den følgjande ordlyden vert ført opp som retningsline på overordna nivå (over seksjonsnivået/mellomnivå) for organiseringa av dei tilsette sitt arbeid i nye Øygarden kyrkjelege fellesråd når det gjeld teologiske spenningar. «Særleg etter Kyrkjemøtet sine vedtak kring vigsel av likekjønna par, i 2016 og 2017, er det oppstått store teologiske spenningar innad i Den norske kyrkja. Desse og andre teologiske spenningar kan, av samvitsgrunnar, vanskeleggjere samarbeid mellom tilsette og deltaking i einskilde arbeidsoppgåver. Øygarden kyrkjelege fellesråd vil sikre dei tilsette sin samvitsfridom og organisere arbeidet i tråd med dette» Vi ser denne retningslina som ei naudsynt ivaretaking av den einskilde sin integritet i det kyrkjelege arbeidet og ein god personalpolitikk, i tråd med fellesnemnda sitt vedtak om etisk refleksjon som eit særskild satsingsområde.

29 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Kapittel: Side: Punkt: Prosjektleiinga si vurdering Ansvaret for vurderingar av teologiske spenningar og samvitsfridom må naturleg ligge på overordna leiarnivå, altså hos kyrkjeverja. Vurdering av samvitsfridom må gjerast i den einskilde sak som eventuelt kjem fram. Det kan gjerast ulike vurderingar av kva «samvitsfridom» inneber, og kor langt ein samvitsfridom rekk. Me kan ikkje gjere generelle vedtak om samvitsfridom, kvar einskild sak vil bli vurdert individuelt. Kor vidt dette temaet skal vere omtala i styrande dokument vert vurdert i det vidare arbeidet. Kapittel Side: Konklusjon/tilråding Prosjektleiar finn ikkje grunnlag for å endre innstillingar eller på dette tidspunkt legge til nye kapittel i tilrådingsdokumentet. Utforming av personalpolitikk og retningsliner for handtering av tilfelle som er omtale ovanfor kjem seinare i fase 5 (01/19-05/19). Punkt: UTTALE FRÅ Kjell-Asle Børnes om lokalisering for prestar UTTALE Eg ser for meg fortsatt kontor og kontorfellesskap med andre fellesrådstilsette i Sund kyrkje Dette er også viktig mht at soknet består som grunneining i kyrkja vår! Det er sjølvsagt viktig med gode treffpunkt noko eg føler vi prestane har pr. i dag (konvent, etc ) Kapittel: Side: Prosjektleiinga si vurdering Me sluttar oss til denne vurderinga, at det er naturleg med eit kontorfellesskap lokalt Punkt: Kapittel Konklusjon/tilråding Det vert vist til innstillinga som er i samsvar med uttalen. Side: 17 og 22 Punkt:

30 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming UTTALE FRÅ Maria Tveten, sokneprest i Foldnes UTTALE Generelt er tilrådingsdokumentet er svært solid og godt stykke arbeid. Hele sammenslåingen er i gode hender. Jeg har blitt bedt om å uttale meg likevel noen punkt å ta med i høringen: Støttefunksjonen for prester, jf Jeg er svært takknemlig for hjelpen jeg får fra administrasjonen pr i dag og er takknemlig for at den støtten blir opprettholdt. Se forøvrig neste punkt (organsering av operative eininger) for støttefunksjoner for sokneråd. Samtidig så er noe av målet med kommunesammenslåingsreformen, og dermed og for oss, blant annet enn form for administrativ effektivisering. I tilrådingsdokumentet ser vi blant annet dette ved at kontorstillingene ved Øygarden og Sund sentraliseres og flyttes til Straume. Stillingsprosenten på administrasjonen totalt, er derimot ikke foreslått nedbemannet. Jeg frykter at effektiviseringen vil åpne for en mulighet for å styrke administrasjonen (ansette en kommunikasjonsrådgiver, opprette kontrollutvalg osv), noe som kanskje egentlig er mindre nødvendig veid opp mot behovet for å for eksempel øke stillinger i diakoniseksjonen. Jeg håper å se slike resultat av en effektivisering, mer enn en voksende, sentralisert administrasjon. Organisering av operative einingar jf Teamarbeid: Jeg er en av dem som ivrer for å styrke tilknytningen til soknet og dermed også et mer tydelig teamarbeid. Så kan det bli opp til hvert enkelt sokn/team hvor ofte og mye de ønsker å treffes, men jeg tror soknet tjener på at faggruppene tenker sammen og utover sitt fagområde i større grad en slik det er nå. Ledelse av team: Presten leder det åndelige arbeidet i soknet. Det betyr ikke at ikke fagpersoner i teamet leder arrangement og tiltak i sitt fagområde, men slik jeg ser det, bør presten lede teamet. Det hadde også vært svært ønskelig med en administrativ ressurs, for eksempel en kyrkjelydssekretær, som har sitt fagområde, men som samtidig er en del av teamet knyttet til soknet. Det hadde vært en stor hjelp for soknerådet og kunne vært daglig leder (kyrkjevergen), sin forlengede arm inn i soknet og soknerådet. Frivillige jf Avslutningsvis er det noen punkt jeg ikke har blitt bedt om å uttale meg om, men som heller ikke har vært oppe til samtale i arbeidsgruppene. Derfor tar jeg meg den frihet å kommentere også disse

31 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming Utvalg: Jeg mener det bør stå «bør» og ikke «må» når det gjelder oppretting av ulike utvalg i soknet. Det er ikke sikkert det hverken er ønskelig eller tjenelig med en utvalg som møtes jevnlig i åresvis. I Foldnes har vi nå et gudstjenesteutvalg som skal møtes fire ganger ila året. Da skal vi levere vårt forslag til soknerådet og så trenger vi forhåpentligvis ikke noe nytt utvalg før om noen år. Det samme tenker jeg om musikkutvalget. Frivillighetskoordinator: Det er en stilling jeg absolutt stiller meg bak. En frivillighetskoordinator på overordnet niva, tenker jeg derimot det samme om som ungdomspresten: man rekker hverken over eller ut. En frivillighetskoordinator bør ha tilknytning til menigheten og da aller helst være knyttet til teamet i soknet. Takk for at jeg får uttale meg! Ta kontakt om jeg har uttrykt meg uklart eller om dere har spørsmål. Kapittel: Side: Punkt: Prosjektleiinga si vurdering Merknader til støttefunksjon for prester j Når det gjeld fordeling av administrative ressursar, må dette gjerast utifrå ei heilskapleg vurdering av heile den nye organisasjonen. Det er avgrensa ressursar, som må fordelast. Det ligg ikkje inne i framlegget at dagens administrasjon skal aukast. Når det gjeld behovet for administrativ ressurs, så er det naturleg at det vil vere behov for dette lokalt. Vår vurdering er at det er viktig at både administrasjonen og dei som arbeider i soknet, veit kven som har ansvar for administrativ oppfølging lokalt. Dette kan løysast ved at både sokneråd og arbeidsgruppe har sin faste kontaktperson i administrasjonen, som får tildelt sine oppgåver frå sin seksjonsleiar. Ei ordning med t.d. 1 kontordag i veka, der denne kontaktpersonen arbeider på lokalkontoret, kan prøvast ut. Fordeling av administrative ressursar til det lokale arbeidet, og ordningar for samarbeid mellom administrasjon og dei som arbeider i utadretta teneste, må utviklast og tilpassast over tid og etter behov. Det er viktig at dei som arbeider lokalt må kome med konkrete forslag til kva ein treng administrativ hjelp til, og så må administrasjonen gjere ei heilskapleg vurdering av kva ressursar vi kan stille med. Administrasjonen har i dag ansvar for, og brukar størsteparten av si arbeidstid, knytt til førebuing og etterarbeid i samband med gudstenester og kyrkjelege handlingar. Forbetringa skal ligge i at desse administrative tenestene blir samordna for alle sokna, og at det vert innført tenlege, digitale system for dette arbeidet. Me vurderer det slik at med kontinuerleg utvikling og forbetring av administrative rutinar og digitale system, kan vi arbeide meir effektivt, og dermed frigjere ressursar til å dekke andre behov i organisasjonen. Det ligg ikkje inne ei forventing om at stillingsinstruksar for tilsette i utadretta stillingar skal endrast for å dekke opp for noko av det kontorleiar gjer i dag. Det må

32 19 - slutthandsaming - 18/ Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming : Framlegg til organisering og lokalisering av Øygarden kyrkjelege fellesråd frå slutthandsaming utarbeidast gode ordningar administrativt, som møter behova lokalt. Merknader til organisering av operative einingar jf Når det gjeld spørsmålet om leiing, så må det vere fellesrådet som arbeidsgjevar som bestemmer kven om skal vere leiar av arbeidsgruppene. Det er til dømes ikkje naturleg at fellesrådet som arbeidsgjevar, gjev frå seg leiaransvaret og styringsretten til ei anna arbeidsgjevarlinje. Føresetnaden for at presten skal vere leiar av arbeidsgruppa, er at fellesrådet må få delegert arbeidsgjevaransvaret for presten frå bispedømerådslina. Merknader til frivillige jf Me er samde i at det bør stå «bør» og ikkje «må» når det gjeld oppretting av utval. Det bør vere høve for det einskilde sokneråd å vurdere behov for utval Kapittel Side: 19 Punkt: Konklusjon/tilråding Prosjektleiar finn ikkje grunnlag for å endre innstillingar som følgje av denne uttalen. Særleg om oppretting av ulike utval: (diakoni, kyrkjemusikk m.m.) Det er kyrkjelege råd som gjer vedtak om oppretting av utval ut i frå behov som råda sjølv definerer. Innstillinga i tilrådingsdokumentet omtalar faste overordna råd. Prosjektleiar viser også til konklusjon/tilråding i høve Sund og Landro sokneråd sine uttalar. UTTALE FRÅ Uttale frå Kjell-Asle Børnes, sokneprest i Sund UTTALE I grunnlaget for tilrådinga (tilhøvet til kyrkjelyden lokalt) står det: «Det er av vesentleg betydning at samanslåingsprosessen ikkje fører til negative konsekvensar for arbeidet som skjer i regi av soknet.» Lista vert altså lagt svært høgt! Og eg vel å leggja denne målsetjinga til grunn for mine påfølgjande kommentarar 1. Når dei administrative ressursane er tenkt flytta til base (Straume), vil det kunne oppstå eit vakum innad i «team Sund». Eg er redd for at dei digitale/elektroniske systema ikkje fullt ut kan erstatte kontorleiar-funksjonen! Dessutan vil team-leiar (nærmast automatisk) få meirarbeid når den administrative avstanden blir stor, fysisk. Dette er ikkje god bruk av den som vert team-leiar, og heller ikkje «hensiktsmessig» eller «tenleg for kyrkjelyden (soknet)», jfr pkt 4.2 s.10 i dokumentet. Soknet har ikkje noko å missta av utadretta arbeidstid! 2. I pkt står det: «Administrativ hjelp vil prestane få av administrasjonen når det er behov for det. Det vert løyst gjennom dagens elektroniske system.» Igjen stiller eg meg skeptisk til at dei digitale/elektroniske systema vil kunne erstatte kontorleiarfunksjonen/sekretær-funksjonen fullt ut! På s.21 (pkt 2.2) i Handbok for sokneråd og kyrkjelege fellesråd henviser ein til kyrkjelova 14 og slår fast at kyrkjeleg fellesråd har i oppgåve «å skaffe og drive