Fjell, Sund og Øygarden kyrkjelege fellesråd. for samanslåing av Fjell, Sund og Øygarden kyrkjelege fellesråd til

Transkript

1 DEN NORSKE KYRKJA» Fjell, Sund og Øygarden kyrkjelege fellesråd Prosjektplan for samanslåing av Fjell, Sund og Øygarden kyrkjelege fellesråd til Øygarden kyrkjelege fellesråd frå Frå KA sin rettleiar om samanslåing av fellesråd Ifølge kirkeloven skal det være et kirkelig fellesråd i hver kommune (jf. kirkeloven 5). Dersom det skjer en kommunesammenslåing endres dermed både kommunegrensene så vel som kirkelig fellesråd sine grenser. Fellesråd vil da på samme måte som kommunene måtte slå seg sammen til én enhet, og mye av arbeidet som kommunene står overfor vil også gjelde for kirken Olav Martin Vik e-post: ov769@kyrkja.no

2 1. Generell del Hovudmål: (nye) Øygarden kyrkjelege fellesråd er organisert og etablert Bakgrunn Kommunane Fjell, Sund og Øygarden skal slå seg saman til ein kommune. Dette medfører at fellesrådsområda tilsvarande kommunane også vert slått saman frå Visjon for det nye fellesrådet Dette skal ein arbeide med undervegs i prosessen Verdibasert leiing og organisasjonskultur Det vert lagt til grunn eit etisk verdigrunnlag i utvikling av den nye organisasjonskulturen. Det vert fokus på etisk refleksjon i prosessen som igjen skal kunne sporast i daglege gjeremål i den nye organisasjonen Mål for samanslåing Etablere ein tenesteytande og hensiktsmessig organisasjon som driv rasjonelt og er målretta i sitt arbeid. Til grunn for dette ligg Den norske kyrkja sitt oppdrag og forvaltning Mål for prosessen Sameine tre kyrkjestabar i ein ny organisasjon som er hensiktsmessig lokalisert og organisert og at ein i prosessen tek omsyn til to arbeidsgivarliner Prosessar/arbeidsstraumar Nokre prosessar/arbeidsstraumar er gjennomgåande i alle fasar, som t.d. møter (også med tillitsvalde), kurs, kulturbygging og kommunikasjon. Desse vert ikkje omtala i alle fasane 1.7. KA rettleiar KA sin rettleiar for samanslåing av fellesråd vert lagt til grunn i arbeidet og for denne prosjektplanen. Innhald Side Generell del 2 Mandat, fullmakt, fellesnemnd 3 Prosjektorganisering 4 Lokalisering for prosjektorganisasjonen 5 IKT-verktøy i prosessen og kommunikasjon 6 Økonomi (budsjett) 7 Medverknad 7 Framtidig organisering (nytt fellesråd) 8 Arbeidsgrupper (temagrupper) 9 Ansvar og fristar 9 Fasar 10 Kjerneval 11 Tidsbruk 11 Kritiske element 12 Frå KA sin rettleiar: En kommunereform og dermed sammenslåing av fellesråd gjør at de kirkelige felles råd stilles overfor nye utfordringer fremover. Det handler om å organisere selve prosjektet med å slå sammen fellesråd, å lykkes med gjennomføringsprosessen så vel som å sikre medbestemmelse for de ansatte i fellesrådene, og involvering og engasjement fra ansatte i prestetjenesten, frivillige og befolkningen for øvrig og kommunen som nær samarbeidspart.god håndtering av prosjektet med å slå sammen fellesråd og av arbeidsgiverrollen i denne sammenheng er viktige nøkler for å lykkes. Å ha et tydelig prosjekt er ikke minst viktig med tanke på samhandling og dialog med kommunen(e). Følgende hovedmomenter inngår i arbeidet med å bygge et nytt fellesråd; arbeidsrettslige spørsmål og arbeidsgiverpolitikk, etablere samarbeidsforhold med ny kommune, bygge ny kultur og bestemme ny organisering. Alle ansatte i de eksisterende fellesrådene får i praksis ny arbeidsgiver ved en virksomhetsoverdragelse. Det er i første rekke på ledernivå at det vil oppstå «duplikatstillinger» ved at det blir overtallighet av kirkeverger ved en sammenslåing. Dette er knyttet til at kirkeloven 13 slår fast at kirkelig fellesråd skal ha én daglig leder av virksomheten. 2 Prosjektplan

3 2. Mandat, fullmakt og fellesnemnd Prosjektet sitt mandat ligg i dei fullmakter som er gitt av dei respektive kyrkjelege fellesråd. Dette er hovudelementa i mandatet: 2.1. Syte for medverknad frå alle involverte i samanslåingsprossesen Etablere ein hensiktsmessig organisasjonsstruktur Avklare lokalisering av organisasjonen Gjennomføre samanslåing av verksemds- og forvaltningsfunksjonar Organisere administrative funksjonar (økonomi, IKT, løn, personalfunksjon) Leggje til rette for folkevald styringsstruktur innan fellesrådet trer i funksjon 1. desember FULLMAKTER gitt til kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i fellesråda: Tilsetjing av personale Opprette tilsetjingsutval som innstiller til fellesnemnda. Fullmakt til å tilsetje prosjektleiar. Fullmakt til å tilsetje for det nye fellesrådet. Andre samordningstiltak Fullmakt til å vedta budsjett for prosjektet med å etablere nytt kyrkjeleg fellesråd. Fullmakt til å opprette arbeidsgrupper. Fullmakt til å vedta framdriftsplan og prosjektplan. Fullmakt til å opprette eit felles, partssamansett utval for handsaming av saker som gjeld tilhøvet mellom det nye fellesrådet som arbeidsgjevar og dei tilsette (jf. kirkeloven 35). Fullmakt til å drøfte og vedta felles reglement, personalpolitiske retningsliner og praksis slik som arbeids-, permisjons- og tilsetjingsreglement. Fullmakt til å forhandle fram og inngå nye tenesteytingsavtalar med fellesnemnda for kommunane. Fullmakt til å foreslå nivå på festeavgift til kommunal fellesnemnd. Fullmakt til å vedta nivå for betaling for bruk av kyrkje, stell av grav m.m. Fullmakt til å vedta ny organisering av det nye fellesrådsområdet. Fullmakt til å forhandle frem og inngå nye leigeavtalar til kontor dersom det er hensiktsmessig etter omorganiseringa. Fullmakt til å utarbeide og vedta organisasjonsplan- og bemanningsplaner på overordna nivå for den nye verksemda. Fullmakt til å utarbeide nye arbeidsavtaler, stillingsbeskrivelser og arbeidsplaner i samarbeid med tillitsvalde. Etter at drøftingsplikta mellom eksisterande fellesråd og tillitsvalde er gjennomført. 2.8 Kyrkjeleg fellesnemnd Partsamansett utval Frå Fjell kyrkjelege fellesråd Faste medlemer Varamed lem Arbeidsgivar sine representantar 1. Harald Rød, leiar 1. Arne Bjorøy Harald Rød, leiar 2. Jan Ragnvald Torsvik 2. Magne Supphellen Brynhild Enerhaug, nestleiar 3. Dag-Olav Bjorøy 3. Ingvild Langeland Tellnes Gisle Kårbø Rong Anne Grete Hareide Frå Øygarden kyrkjelege fellesråd 1. Erling Vik 1. Råmund Skjold Varamedlemer (arbeidsgivar) 2. Gisle Rong 2. Eilert Hellesøy Dag-Olav Bjorøy Erling Vik Frå Sund kyrkjelege fellesråd Jan Ragnvald Torsvik 1. Brynhild Einerhaug, nestleiar 1. Jan Tveit 2. Anne Grete Hareide 2. Otto André Wilhelmsen Arbeidstakarrepresentantar 3. Bente Aase Ellen Ebbesvik, Fjell 4. Oddveig Skoge Dag-Reidmar Pettersen, Sund Frå kommunal fellesnemnd Odd Bjarne Skogestad Atle Dåvøy Anita G. Johannessen Frå biskopen i Bjørgvin Kjell-Asle Børnes (sokneprest Sund) Bjarte Nese, sokneprest i Landro Kari Sandøy Rong, Øygarden 2.9 Tilhøvet til kommunar og fellesråd Det er viktig at kyrkjeleg fellesnemnd har ein nær dialog med kommunane og fellesråda i prosessen. Prosjektplan 3

4 3. Prosjektorganisering og prosjektorganisasjon Frå KA sin rettleiar: Erfaring fra både kommunal og kirkelig sektor viser at man øker muligheten for å lykkes med sammenslåing om man har en tydelig og gjennomtenkt prosjektorganisering med klare mandater og klar ansvarsfordeling, og hvor medbestemmelse blir ivaretatt. Sentrale spørsmål som må avklares er følgende: Hvilke organer og grupper skal etableres? Hvordan skal sammensetningen av aktører være? Hva skal være deres mandat og fullmakter og hvordan er samspillet mellom organer tenkt å fungere? Prosjektorganisasjon Prosjektorganisering og prosjektorganisasjon er godkjent av fellesråda i møte 30. august Prosjektstaben (prosjektorganisasjonen) Olav Martin Vik Kyrkjeverje/prosjektleiar Overordna ansvar Annlaug Børve rådgivar Organisasjon Borghild Hustad Berge assisterande kyrkjeverje System, økonomi Anne-Kari Vik kommunikasjonsmedarbeidar Kommunikasjon Siren Nordbø Sekretær Møte, dokument, arkiv Rollane er dei same i kyrkjeverja si leiing av fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden. Arbeidsoppgåvene vert utdjupa i arbeidsplanar som gjeld for prosjektarbeidet. Det vert utarbeida prosessark som styrer aktiviteten for kvart tema. 4 Prosjektplan

5 4. Lokalisering for prosjektorganisasjonen Prosjektorganisasjonen er lokalisert til Temahuset på Straume i eigne lokale. Prosjektplan 5

6 5. IKT-verktøy i prosessen Kommunikasjon 5.1. IKT programvare for prosjektorganisasjonen Det vert etablert avtale med Kirkepartner IKT (Den norske kyrkja sin eigen IKT-leverandør) om bruk av basisplattformen som omfattar Office m.m. All sakshandsaming skjer i P360 som er eit elektronisk saks- og arkivsystem drifta av Kirkepartner IKT 5.2. Kommunikasjon intent og eksternt Det vert etablert eiga nettside for det nye fellesrådet (prosjektet).det vert etablert intranett via Kirkebakken, for alle tilsette, og eventuelt også for rådsmedlemer. Kirkebakken er Den norske kyrkja sitt eige intranettsystem Kyrkjeblada skal nyttast aktivt for å kommunisere ut arbeidet med samanslåing av fellesråda. PUBLIC 360 Dette er et fullelektronisk arkiv som er godkjent i henhold til Norsk arkivstandard (NOARK). Elektronisk arkiv innebærer at alle dokumenter er søkbare, og at tilgangen til arkivet ikke begrenses til gitte fysiske lokasjoner. Arkiv med møteløsning inneholder blant annet: Enkel lagring av e-post Saksbehandlingsfunksjonalitet Møtebehandling KIRKEBAKKEN Intranettet skal samle hele kirken på like vilkår, og overordnet alt er målet om å forenkle og forbedre. Intranettet vil tilrettelegge for samhandling og involvering i Den norske kirke. De ansatte, valgte og frivillige vil gjennom intranettet få tilgang til intern informasjon, samhandlingsrom, skjemaer, kontaktoversikt og arbeidsverktøy. Intranettet har også en modul for trosopplæringsrapportering. Intranettet inneholder blant annet: Mulighet for samhandling på tvers av enheter Enkel oversikt over alle ansatte, valgte og frivillige Informasjonsstrømmer med lokalt, regionalt og sentralt innhold 6 Prosjektplan

7 6. Økonomi Kyrkjelege fellesnemnd skal etter søknad få tilført midlar til arbeidet med å slå saman fellesråda. Storleiken på tilskotet er avgjerande for kor grundig samanslåingsarbeidet vil verte. Tilskotet skal dekke utgifter med samanslåinga frå august 2017 til og med desember I tilskotet ligg midlar til sjølve prosjektarbeidet, men også til investeringar innanfor m.a. IKT til det nye fellesrådet. Budsjettgrunnlag for søknad til kommunal fellesnemnd Frå KA sin rettleiar: 8. juni 2017 fattet Stortinget vedtak om en rekke nye kommunesammenslåinger. Dette får direkte konsekvens for kirkelig fellesråd som også må slå seg sammen. Totalt blir det 47 «nye» fellesråd. Utgiftene ved sammenslåing av fellesråd skal dekkes av kommunene. Dette slås fast i Kommunal- og moderniseringsdepartementets veileder (avsnitt 4.4.9). Kirkelig fellesråd/ fellesnemnd må gå i dialog med kommunene/ kommunal fellesnemnd om tildeling av midler lokalt. «Vi ser det som helt nødvendig at kirkelige fellesråd får økonomisk støtte fra kommunene til gjennomføringen av sammenslåingen for å sikre best mulige prosesser også på kirkelig side. Derfor er det gledelig at departementet har skrevet en slik presisering i sin veileder», uttaler Stina Hansteen Solhøy og Randi Moskvil Letmolie i KA. 7. Medverknad Aktivitet/tiltak Sum heile Prosjektorganisasjon perioden Prosjektorganisasjon, alle funksjonar Husleige for prosjektorganisasjonen IKT - prosjektorganisasjonen Rekneskap for prosjektorganisasjonen Kurs for prosjektorganisasjonen Reisekostnadar Revisjon av rekneskap prosjektorganisasjonen Sum delkostnad prosjektorganisasjon Kyrkjeleg fellesnemnd Godtgjersle og møtegodtgjerlse Køyring og reiser Fagleg bistand, eksterne ressursar Frikjøp tillitsvalde Sum delkostnad kyrkjeleg fellesnemnd Kulturbygging 3 stabar, råd og frivillige Kostnadar med fellessamlingar og kurs IKT, post, sak, telefoni, rekneskap (nye system) Harmonisering og analyse av behov Nye system innført frå og med 06 / System for post, arkiv, sakshandsaming frå 06/ Telefoni frå 06/ Rekneskap og løn frå 06/ Sum delkostnad nye system Bygg og anlegg Tilstandsvurdering av kyrkjer, gravplassar, Varmestyring av kyrkjer, utgreiing Kontorlokale, utgreiing Sum delkostnad bygg og anlegg Sum kostnad Vedteke i møte i kyrkjeleg fellesnemnd sak 7/ Det er eit grunnleggande prinsipp om medverknad i samanslåingsprosessen. Dette vert m.a. tatt vare på gjennom eit partssamansett utval og møteplassar for involverte Medverknad omfattar alle tilsette i begge arbeidsgivarlinene, sokneråd og frivillige medarbeidarar. Graden av medverknad må tilpassast rollar. For tilsette er medverknad lovfesta, jfr. Arbeidsmiljølova kap Medverknad skal organiserast hensiktsmessig og det er lagt vekt på effektivitet Ved usemje om medverknad skal ein legge til grunn lov og forskrift Tillitsvalde i prosjektet etter (tilsette sine representantar) Frå Fjell: Ellen Ebbesvik Frå Øygarden: Kari Sandøy Rong Frå Sund: Dag-Reidmar Pettersen Prosjektplan 7

8 8. Framtidig organisering - nytt fellesråd Det er fleire faktorar som er avgjerande for prosjektarbeidet. Øygarden kyrkjelege fellesråd vert frå eit stort fellesrådsområde. For prosjektet vil det vere viktig å ha i botnen for arbeidet, - signal om ein desentralisert eller sentralisert struktur eller ein mellomting Desentralisert struktur Tilsette har base ute i soknet Ingen merkantile- eller forvaltningsfunksjoner er desentralisert Ingen ekspedisjon Fellesrådet sin administrasjon er samla ein stad 8.2. Sentralisert struktur Alle tilsette har felles base Alle merkantile- og forvaltningsfunksjonar er samla Ekspedisjon Fellesrådet sin administrasjon er samla. Økonomien i det nye fellesrådet vil ein nok ikkje kjenne til før i Økonomien vil sjølvsagt spele inn på handlingsrommet for organisering. Punktet om organisering og lokalisering er avgjerande for mange andre val som skal gjerast utover i prosjektperioden. 8 Prosjektplan

9 9. Arbeidsgrupper Det vert sett saman arbeidsgrupper relatert til fagområda. Arbeidsgruppene vert viktige i utforminga av framtidas organisasjon og dei tenestene som fellesrådet har ansvar for Arbeidsgruppene (temagruppene) vert sett saman etter at kyrkjeleg fellesnemnd er komen i funksjon Det vert lagt vekt på brei medverknad ved samansetning av desse gruppene. Dette gjeld også prestetenesta. 10. Ansvar og fristar Ansvar for arbeidsstraumar og delprosjekt skal vere tydeleg klargjort. Det same gjeld for fristar Det overordna ansvaret ligg hos kyrkjeleg fellesnemnd Det daglege ansvaret ligg hos prosjektleiar som rapporterer til kyrkjeleg fellesnemnd Fagansvarleg rapporterer til prosjektleiar Det skal peikast ut ein leiar for kvar arbeidsgruppe (temagruppe) som igjen er ansvarleg for gjennomføring av gruppa sitt arbeid. Gruppeleiar rapporterer til prosjektleiinga ved fagansvarleg. Prosjektplan 9

10 11. Fasar Forfase Juni/juli/august 2017 Planlegge organisering av prosjektet. Utforme prosjektplan. Budsjettere kostnaden med prosjektet Fase 1 August/september/oktober 2017 Konstituere kyrkjeleg fellesnemnd. Etablere partssamansett utval. Etablere prosjektorganisasjon. Avklare lokale for prosjektorganisasjonen. Søknad om midlar frå kommunal fellesnemnd. Avklare mål. Fastsette tidsline for prosjektet. Rigge prosjektorganisasjonen. Avklare kva som må gjerast før hausten 2019 og kva som kan vente til etter Avdekke tidskritiske tilhøve. Backup i fall avgrensa løyving av midlar frå kommunal fellesnemnd. Etablere kommunikasjonssystem for intern og ekstern kommunikasjon i høve samanslåingsprosessen. Fase 2 Oktober/november/desember 2017 og januar 2018 AVKLARE ORGANISERING OG LOKALISERING Definere fagområde for arbeidsgrupper, herunder involvere prestelina. Etablere arbeidsgrupper. Første møte med alle tilsette. Etablere hensiktsmessige møteplassar for involverte, herunder prestelina. Avdekke eksisterande føringar som dannar grunnlag for framtida. Kartlegging av verksemdene. Fase 3 Januar/februar/mars/april/mai 2018 Etablere Folkevald styringsstruktur (jfr. Kyrkjelova 12). Etablere funksjonsomtalar og reglement. Fastsette administrativ leiarstruktur og ny organisering. Avklare og iverksette val av fagsystem, økonomisystem, rekneskap m.m. Inngå kontraktar/avtalar. Avklare eventuell tenesteytingsavtale med den nye Øygarden kommune. Avklare og iverksette kurs relatert til fagsystem m.m. (hausten 2018).Avklare leigeavtalar for lokale. Fase 4 August/september/oktober/november/desember 2018 Førebuande arbeid med budsjettet for det nye fellesrådet. Utarbeide rammer for personal- og lønspolitikk. Arbeide fram konsekvensar av ny organisering (ref. Fase 3). Informasjons- og drøftingsplikt ovanfor tilsette (verksemdsoverdraging) Drøftingsmøte med tilsette (respektive fellesråd). Avklare avvik som følgje av drøftingsmøte. Gjennomgang og avslutning av arkiv. Fase 5 Januar/februar/mars/april/mai 2019 Gå kritisk gjennom alle tilhøve. Fastsette endeleg budsjettframlegg/økonomiplan for verksemda frå og med (våren 2019) Samlokalisere tilsette i samsvar med vedteken plan for organisering og lokalisering. Iverksette administrative funksjonar. Det nye fellesrådet er oppe og går. Fase 6 Oktober/november/desember 2019 Konstituering av nytt fellesråd. Avslutte eksisterande fellesråd. Avslutte arbeidet til kyrkjeleg fellesnemnd og alle undergrupper. Avslutte prosjektet etter evaluering. Fase 7 frå ( ) Nytt fellesråd. «Ny» organisasjon med «ny» leiar. Ta tak i tilhøve som vart utsett av/i prosjektet. 10 Prosjektplan

11 12. Kjerneval Det er nokre grunnleggande val som er viktig å ta til rett tid fordi det vil påverke prosessen og framtidas organisasjon (og økonomi) Desentralisert eller sentralisert struktur (for staben) Lokalisering av administrasjon etter pkt Val av IKT-system for den nye organisasjonen Val av økonomisystem (budsjett, rekneskap, løn m.m.) Val av moderne og effektive telefonisystem Varmestyring av kyrkjene Systemet TID Val av andre fagsystem (som ikkje er standard i DnK) Desse vala bør takast i ein tidleg fase. 13. Tidsbruk I utgangspunktet er det ikkje meir enn tid og veg fram til hausten Det kan verke som om det er slakke i opplegget. Det me veit er at arbeid i arbeidsgrupper for menneske som også har anna arbeid tek tid. Det kan fort gå veker før ein tek neste steg i prosessen. Likeeins vil arbeidet med å sikre god medverknad ta tid. Det skal gjerast utgreiing og det skal gjerast vedtak. T.d. skal alle arbeidsforhold enkeltvis drøftast med dagens fellesråd. Eit avgjerande punkt vil også vere når tid kyrkjeleg fellesnemnd får tildelt midlar frå kommunal fellesnemnd. Tidslina under vert oppdatert og justert etter kvart som prosessen skrir fram Aug Sept Okt Nov Des Januar Febr Mars April Okt Prosjektplan 11

12 14. Kritiske element i prosessen Tidspunkt for tildeling av kommunale midlar til samanslåingsarbeidet. Ein kan ikkje starte prosessen med tyngde før midlane er tildelt Lågare tildeling av kommunale midlar enn det som er søkt om Eventuell usemje om organisering av prosjektet og prosjektorganisasjonen Usemje om framtidig overordna organisering, som går over lang tid Fristar som vert overskriden Val av IKT-system, økonomisystem m.m. 12 Prosjektplan