Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 15/5 Møtedato/tid: , kl. 17:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng, nestleder Tove Grendstad Kerstin Leistad Gunnar Lohse Forfall: Ingen. Andre møtende: Kristian Rolstad,rådmann. Event flere fra adm. Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 3 og 4) Torbjørn Brandt, Konsek Midt-Norge IKS (Sak 8) Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, ordfører, postmottak Malvik kommune, postmottak RMN og Anna Ølnes RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 008/15 009/15 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Referatsaker til kontrollutvalgets møte Forvaltningsrevisjon- Helhetlig innsats overfor barn og unge. Bestilling selskapskontroll -oppfølging av kommunens eierskapsstrategi og vedtak etter tidligere revisjonsrapporter. Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015 Oppfølging av kommunestyrets vedtak, sak 20/14, etter forvaltningsrevisjonsrapport om barnevern. Oppdatert status kommuneøkonomi og utsikter i økonomiplan Henvendelse vedrørende Svehøgda 166 Eventuelt. 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/5-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll kontrollutvalget Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på Protokollen ble lagt frem som referatsak i kommunestyret den Der kommenterte leder av ARESAM følgende formulering i sak 45/14 Eventuelt, hvor dokumenter vedrørende klage på tomt Svehøgda 166 ble levert til sekretariatet: Det ble opplyst at ARESAM ikke ønsket å behandle henvendelsen Leder i ARESAM mente at denne setningen ikke var dekkende for de faktiske forhold. Det var ingen kommentarer til vedtaket i saken. Protokollen følger som vedlegg. 3

4 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato/tid: kl. 17:00 18:30 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtende medlemmer: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng, nestleder Kerstin Leistad Forfall: Gunnar Lohse, Tove Grendstad og Grete Mebust Hepsø,vara for Lohse Møtende varamedlemmer: Ingvald Solbakken, vara for Grendstad Andre møtende: Kristian Rolstad,rådmann (Sak 39) Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 038/14-045/14 Arkivsak: 14/138 Saksliste 038/14 039/14 040/14 041/14 042/14 043/14 044/14 045/14 Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget Oppdatert status kommuneøkonomi 2014 og utfordringer fremover. Status revisjon av kommuneregnskapet Plan for selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon Referatsaker til kontrollutvalgets møte Møteplan 2015 for kontrollutvalget. Eventuelt. 4

5 Sak 038/14 - Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 039/14 - Oppdatert status kommuneøkonomi 2014 og utfordringer fremover. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Protokoll Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Sak 040/14 - Status revisjon av kommuneregnskapet Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Protokoll Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 5

6 Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 041/14 - Plan for selskapskontroll Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål. Protokoll Kontrollutvalget understreket nødvendigheten av å følge opp kommunestyrevedtak om styrket eierstyring, som er gjort på bakgrunn av selskapskontroller i 2013 og Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål. Sak 042/14 - Plan for forvaltningsrevisjon Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen. Protokoll Kontrollutvalget la inn ett nytt prosjekt i planen knyttet til beredskapsarbeidet i kommunen. 4 prosjekt ble satt opp i prioritert rekkefølge. Videre tok kontrollutvalget med ytterligere 2 prosjekt som uprioriterte i planen. 6

7 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen. Sak 043/14 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Protokoll Følgende referatsaker ble presentert: 1. Orientering fra samling for kontrollutvalg på Tiller Per-Arild Lyng og Gunnar Lohse deltok fra kontrollutvalget. 2. Vurdering av habilitet, utdrag Kommunal rapport Kan ikke nekte å stemme i politiske utvalg, utdrag Kommunal Rapport Møtereferat fra etikkutvalget i KS. 5. Prinsipp for fordeling kostnader til avfallshåndtering. 6. Kan ikke avfeie opplysninger som kommer sent, utdrag Kommunal Rapport, Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 044/14 - Møteplan 2015 for kontrollutvalget. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtene i kontrollutvalget avvikles kl på følgende mandager i 2015: 19.januar, 16.mars, 4.mai, 17.august, 19.oktober og 7.desember. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. 7

8 Vedtak: Møtene i kontrollutvalget avvikles kl på følgende mandager i 2015: 19.januar, 16.mars, 4.mai, 17.august, 19.oktober og 7.desember. Sak 045/14 - Eventuelt. Saken behandlet i Kontrollutvalget i Malvik kommune Møtedato Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Leder Per Walseth opplyste at han hadde fått overlevert dokumenter vedrørende klage på tomt Svehøgda 166 fra eierne av tomta. Dokumentene, en rapport med vedlegg, er tidligere oversendt samtlige politikere i Utvalg for areal og samfunnsplanlegging (Aresam) i Malvik kommune, ordfører og fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Det ble opplyst at Aresam ikke ønsket å behandle henvendelsen. Kontrollutvalget ba sekretariatet gjennomgå dokumentene til neste møte i utvalget. Rådmannen innkalles for å gi en orientering om hva som er gjort med saken fra kommunens side. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomgå dokumentene før neste møte i kontrollutvalget. Vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomgå dokumentene før neste møte i kontrollutvalget. 8

9 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/15 Arvid Hanssen 033, &17 15/5-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Fylkesmannen. Lovlighetskontroll - valg av kontrollkomite. KRD-Utsatt innsyn foreløpige revisjonsrapporter Brev til KonSek Midt-Norge IKS fra KomSek Trøndelag IKS. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon , sak 85/14 i møtet Kommunestyret tok ut pkt 4, Miljøsatsning, som et aktuelt område å ha med i planen. 2. Kommunestyrets behandling av Plan for selskapskontroll , sak 86/14 i møtet Kontrollutvalgets utkast til plan ble vedtatt. 3. Ulovlig å legge ned kontrollutvalget, Kommunal rapport Ulovlig valg av kontrollkomite i Trondheim lovlighetskontroll fylkesmannen Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter, brev fra Kommunal og moderniseringsdepartementet Brev fra KomSek Trøndelag datert til Konsek, vedrørende samarbeid om kontroll i Værnesregionen. Spesialundervisning 7. Bygging av multisportsanlegg Øya stadion. 8. Lukking av møte i utvalg for areal og samfunnsplanlegging

10 Ulovlig å legge ned kontrollutvalget Kontrollutvalget i Sarpsborg takker for seg fordi de ikke fikk innsyn i e-poster i en varslingssak. Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, mener jussprofessor. Samtidig får kontrollutvalget støtte for innsynskravet. Av Lisa Rypeng 28. november 2014 Det er unikt i norgeshistorien at et kontrollutvalg vingeklippes og knebles på denne måten, uttalte Martin Engeset (H), leder i kontrollutvalget i Sarpsborg, til Kommunal Rapport 13. november. Det er også unikt i norgeshistorien at alle medlemmene i et kontrollutvalg trekker seg fra vervene sine. Avgjørelsen ble tatt i rådhuset i Sarpsborg tirsdag kveld, melder Sarpsborg Arbeiderblad. Vi kom i en umulig situasjon hvor vi åpenbart ikke hadde tillit fra bystyret, sier utvalgsleder Martin Engeset (H) til Kommunal Rapport. Plikt til å fortsette Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt er klar på at kontrollutvalget ikke har lov til å trekke seg på denne måten. Han viser til at kommuneloven 14 nr. 1 har som hovedregel at alle som har stemmerett ved kommunestyrevalget, har plikt til å ta imot valg til kontrollutvalget. Den som er valgt til et slikt verv, har rettslig plikt til å fungere i dette for hele valgperioden og delta i alle møter så langt det ikke foreligger gyldig forfall (se kommuneloven 40 nr. 1). Fritak fra vervet kan bare gis for det enkelte medlem etter søknad, og bare der vedkommende «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet». Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, slik kontrollutvalget vel gjør her, sier Bernt til Kommunal Rapport. Engeset mener dette er juridiske spissfindigheter og tar Bernts kommentar med stor ro. Han gjentar at kontrollutvalget ikke har grunnlag til å fortsette uten bystyrets tillit, og ber bystyret velge nytt kontrollutvalg. Ukultur i kommunen Samtidig gir jussprofessoren kontrollutvalget sin støtte i spørsmålet som utløste protestaksjonen». Han er svært kritisk til at bystyret legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk å tillegge rådmannen kompetansen til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig behov for å se, uttaler Bernt til Sarpsborg Arbeiderblad. Det var i vår at bystyret ga kontrollutvalget oppgaven med å undersøkte ytringsfrihetens kår og ukultur blant ansatte i kommunen. Deretter nektet samme bystyret, etter innstilling fra rådmannen, innsyn i dokumentene som utvalget mener kan gi svar på spørsmålet: E-poster og datafiler knyttet til seks kommuneledere. Vi har fått tips fra enkeltansatte som gjør at vi har grunn til å tro at det er en ukultur knyttet til ytringsfriheten blant ansatte i deler av Sarpsborg kommune. Da opplever vi det som vanskelig og uholdbart at bystyret plutselig ombestemmer seg og ikke lar oss sluttføre arbeidet, uttalte Engeset til Kommunal Rapport 13. november. 10

11 Han mener bystyrets vedtak vitner om mistillit til utvalget, noe varaordfører Linda Marie Engsmyr (Ap) avviser. Grove påstander Det er e-posten til til sammen seks kommuneledere kontrollutvalget søkte innsyn i. Bakgrunnen for innsynskravet er påstander fra sju anonyme ansatte som beskriver et «terrorvelde» i kommunens øverste ledelse når det gjelder muligheten til å uttale seg kritisk om kommunen. Ansatte skal videre ha fortalt lokalpolitikere om ansatte som opplevde mobbing og trakassering fra sin arbeidsgiver, og som ble truet med oppsigelse for kritiske ytringer. Rådmannen satte foten ned for innsynskravet, og sendte saken videre til bystyret. Rådmann Unni Skaar har tidligere forklart til Kommunal Rapport at rådmannen har tatt tak i personalsakene. Det har vært flere møter mellom tillitsvalgte og ledelse på flere nivå, og kommunen har gått gjennom sine varslingsrutiner. Rådmannen har ikke funnet brudd på arbeidsavtaler eller arbeidsmiljøloven. Ikke mandat Skaar mener kontrollutvalget ikke har mandat og rettslig grunnlag for innsyn i e-postene og datafilene, fordi det ikke er snakk om offentlige dokumenter. De er personlige. Dermed omfattes de av forskrift om personopplysningslovens kapittel 9, som regulerer arbeidsgivers innsynsrett. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan kreve innsyn i ansattes e-postkasse og datafiler med mindre det er nødvendig. Hun viser til en uttalelse fra Datatilsynet, som mener behovet for innsyn er tvilsomt. Det avgjørende er ifølge tilsynet om innsyn i de ansattes e-poster mv. er nødvendig for at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre oppgaven den er satt til. «Etter vårt syn har rådmannens innstilling gode grunner for seg. Sentralt fra vårt perspektiv er at behovet for innsynet framstår som tvilsomt både med tanke på hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn og at kontrollutvalgets mandat er usikkert», skriver Datatilsynet. Datatilsynet tar feil Innstillingen fra rådmannen og uttalelsen fra tilsynet danner grunnlaget for bystyrets vedtak om å be kontrollutvalget avslutte sine undersøkelser. Et grunnlag som ifølge jussprofessor Jan Frithjof Bernt har klare svakheter. Etter Bernts oppfatning tar Datatilsynet og rådmannen feil. Kontrollutvalgets krav om innsyn etter kommuneloven 77 er ikke urimelig, mener han. Kontrollutvalget kan etter denne hjemmelen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Til Sarpsborg Arbeiderblad forklarer han tirsdag at personopplysningsloven ikke begrenser innsynsrett etter offentlighetsloven, forvaltningsloven eller annen lovbestemt rett til innsyn i personopplysninger. I begrunnelsen heter det videre: 11

12 Datatilsynet synes å bygge på en vurdering av «behovet for innsynet», idet man legger avgjørende vekt på «hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn». Man legger også til grunn at «kontrollutvalgets mandat er usikkert», uten at det framgår hva det er man refererer til og hva tvilsomheten består i. Man finner derfor at rådmannens innstilling, om at utvalget ikke skal gis innsyn i «personlige rom» på datamaskinen, har «gode grunner for seg». Dette betyr altså at man legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for, kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk, både ut fra kontrollutvalgets mandat generelt å føre kontroll med særlig den tilsatte administrasjon, sakens tema som etter hva jeg forstår er om det er praksis for en rettslig sett sterkt problematisk knebling av kritikk fra de tilsatte, og ut fra lovens ordlyd, der det sies tydelig at «Kontrollutvalget kan.., uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» Det er på denne bakgrunn svært problematisk å tillegge rådmannen kompetanse til å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Ingen konklusjon fra Datatilsynet Ifølge Andreas Hobæk i Datatilsynet er det snakk om komplisert juss og skinnuenighet. Han sier han er enig med Bernt i at det ikke er opp til rådmannen å avgjøre hva kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se. Det ligger til kontrollutvalget å vurdere om dette er nødvendig og proporsjonalt, men det er også opp til rådmannen å vurdere personvernet for ansatte. Rådmannen må ha rett til å protestere, og ikke helt uten videre bøye av for kontrollutvalgets krav, sier Hobæk. Han avviser at Datatilsynet har konkludert i spørsmålet om innsyn var nødvendig og proporsjonalt. Det vi har sagt er at det skal veldig sterke grunner til at innsyn i ansattes e-poster skal være nødvendig, og vi har stilt spørsmål ved om det virkelig er nødvendig og proporsjonalt her, sier han, og legger til: Det ligger ikke til Datatilsynet å ta stilling til dette. Vi kjenner ikke til saken godt nok. Til syvende og sist er det i kommunen avgjørelsen om innsyn må tas. Hadde dere all informasjonen tilgjengelig da dere vurderte spørsmålet? Nei, vi hadde begrenset informasjon om saken, og har derfor heller ikke truffet noen form for avgjørelse. At vi har stilt spørsmål ved om det virkelig kan være legitimt å gjennomføre innsyn i denne saken, er ingen konklusjon om at det ikke er lov. 12

13 Fylkesmannen I Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Caroline Holm Juridisk enhet Trondheim Innvalgstelefon kommune, Vår dato Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2014/ Deres ref /033 Bystyresekretariatet y_ Postboks 2300, Sluppen 7004 TRONDHEIM _x _ i. i z Vedtak i sak om lovlighetskontroll endringer for fremskrittspartiet Trondheim kommune 154/14 og 155/14 - bystyrevedtak og nyvalg av kontrollkomiteen - Det vises til brev av 30. oktober 2014 fra kommunestyrerepresentantene Byrkjef/ot, anmodning Morten Kokaas og Lil/ian D. Bromseth om lovlighetskontroll /' Trondheim (/ov/ighetsk/age). kommune, - Arne med Sakens bakgrunn Saken gjelder to avgjørelser i Trondheim kommune. Som følge av at Morten Kokaas meldte seg ut av Fremskrittspartiet og inn i Pensjonistpartiet, ba Fremskrittspartiets gruppeleder om endringer knyttet til blant annet hvem som er første vararepresentant til formannskapet, slik at Morten Kokaas ikke lenger skulle ha denne posisjonen. Bystyret vedtok 30. oktober 2014 at Morten Kokaas ikke lenger skulle være første vararepresentant til formannskapet samt andre endringer i personsammensetning i forskjellige utvalg. Bystyret vedtok samme dag nyvalg av kontrollkomiteen, der Morten Kokaas ble valgt som medlem. Kravet om lovlighetskontroll er begrunnet i at vedtaket er i strid med som vara til formannskapet for kommunelovens bestemmelser. Kokaas er valgt fire år, og han ønsker ikke å fratre. Dersom Kokaas er vararepresentant til formannskapet, kan han ikke velges til kontrollkomiteen. Klagen Lovlighetsklagen er underskrevet av tre kommunestyrerepresentanter. Klagen er først fremmet for kommunestyret innenfor en tre-ukers frist, jfr. kommunel. 59 nr. 2 og forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll (av ). Kommunestyret behandlet kravet om lovlighetskontroll i møte 20. november Der ble avgjørelsen som er påklaget opprettholdt, med 65 mot 2 stemmer. Klagen ble dernest oversendt til Fylkesmannen 24. november Lovlighetsklagen er etter dette fremmet på rett måte i samsvar med kommuneloven (koml.) 59 nr. 1 og 2. og tidsfrist-forskriften. Rettslige utgangspunkter Fylkesmannens rettslige kompetanse Kommuneloven 59 regulerer lovlighetskontroll med kommunale avgjørelser. Fylkesmannen er tildelt kompetansen etter delegasjon fra departementet, jfr. Embetsledelse og administrasjonsstab Kommunal- og samordningsstab Justis- og beredskapsavdellng Landbruk og bygdeutvikling Miljøvernavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Sosial- og helseavdeling Telefaks E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: 13 Organisasjonsnummer:

14 2 rundskriv H-25/92. Formålet med en lovlighetskontroll erå være en sikkerhetsventil forå fjerne rettslig tvil omkring avgjørelser i kommunen. I tillegg er kontrollen begrunneti hensynettil effektiv måloppnåelse,individets rettssikkerhet og kommunens omdømme. Lovlighetskontrollen omfatter spørsmålet om innholdet i avgjørelsen er lovlig (materiell kompetanse), om saksbehandlingsreglene er fulgt (prosessuell kompetanse) og om den er truffet av personer med lovlig myndighet (personell kompetanse), jfr. 59 nr. 4. Kontrollen må ta stilling til alle disse sidene ved avgjørelsen. En lovlighetskontroll vil ikke omfatte skjønnsmessige vurderinger. Kontrollen vil imidlertid omfatte alle alminnelige krav til forvaltningsavgjørelser, herunder ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper som for eksempel læren om myndighetsmisbruk. Dersom Fylkesmannen kommer til at avgjørelsen er ugyldig, skal avgjørelsen oppheves. Fylkesmannen har ikke kompetanse til å fatte ny avgjørelse ved lovlighetskontroll, bare til å oppheve den foreliggende avgjørelse dersom den er ugyldig, jfr. koml. 59 nr. 4, 2. ledd. Når det gjelder feil ved saksbehandlingen gjelder det forvaltningsrettslige prinsipp om at det bare er feil som kan ha hatt innvirkning på vedtakets innhold som fører til ugyldighet. Fylkesmannens kompetanse gjelder uavhengig av hvilke grunner som er gjort gjeldende av kommunestyrets medlemmer. Rettsqrunnlaqet Kommuneloven i denne saken 8 regulerer formannskapet. Det fremgår av 8 nr. 2 at: «Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.>> Kommuneloven 77 regulerer kontrollutvalget. valg av medlemmer til kontrollutvalget: Bestemmelsen nr. 1 til 3 gjelder 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. 2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommunerådeller fylkesrådog ansatte i kommuneneller fylkeskommunen. 3. Kommunestyret medlemmer. Fylkesmannens og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets vurdering Bystyrets vedtak i sak 154/14 Endringer for Fremskrittspartiet Kommunen har ved behandling av lovlighetsklagen vist til at vedtaket om nyvalg til formannskap og kontrollkomite er i tråd med innarbeidet praksis i Trondheim. Kommunen har vist til kommuneloven 16.3, og lagt til grunn at bestemmelsen 14

15 3 får anvendelse også ved andre tilfeller enn ved uttreden, fordi bystyret til å velge medlemmer i så vel formannskap som kontrollkomite. står fritt Fylkesmannen bemerker at det fremgår av kommuneloven 8 at medlemmer og varamedlemmer til formannskapet velges for fire år. Fylkesmannen er ikke enig med kommunen i at de har anledning til å omorganisere formannskapets sammensetning underveis i fireårsperioden. Tvert imot er bestemmelsens ordlyd klar på at de som er valgt til medlemmer og varamedlemmer er valgt for fire år. Bestemmelsen om formannskap har en annen utforming enn bestemmelsen som g`elder faste utvalg og komiteer (kommuneloven 10), der kommunen har full radighet over hvilke faste utvalg og komiteer de vil opprette, og hvem som skal sitte i disse. Denne friheten over organiseringen underveis i valgperioden har ikke kommunen når det gjelder valg til formannskapet. Kommunen har vist til kommuneloven 16 nr. 3, og uttalt anvendes i disse tilfellene for å beholde det enkelte forhold til tyngde i bystyret. at denne må partiets representasjon i Kommuneloven 16 nr. 3 gjelder opprykk og nyvalg dersom et medlem trer endelig ut av nærmere angitte organer, herunder formannskapet. Hva som fører til endelig uttreden fra et folkevalgt organ reguleres av kommuneloven 15. Her fremgår at den som taper valgbarheten til et organ, trer endelig ut av dette. Videre kan kommunestyret etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Det er også regler knyttet til suspensjon ved pågående rettsprosesser knyttet til enkelte straffbare forhold. Fylkesmannen vil innledningsvis trer endelig ut av organet. bemerke at 16 nr. 3 gjelder dersom medlem Kokaas er ikke medlem, men varamedlem i formannskapet. Fylkesmannen mener videre at endringer i partitilhørighet ikke kan sammenlignes med uttreden. Kokaas vil fremdeles være medlem i bystyret, og det er ikke grunnlagfor å utvide området for 16 nr. 3 slik at den også omfatter vern av enkeltpartiers representasjon og tyngde. Så lenge personen fremdeles er valgbar og ikke har søkt kommunestyret om og fått fritak fra vervet, kan kommunen fireårsperioden. ikke skifte ut vara-/medlemmer i formannskapet i Bystyret har videre vist til at når Kokaas byttet parti, oppsto det en situasjon strid med kommuneloven 36 nr. 1 fordi Pensjonistpartiet da hadde sine to medlemmer på to ulike lister til formannskapet. i Kommuneloven 36 nr. 1 gir regler for fremgangsmåten ved forholdsvalg. Det fremgår at valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister medforslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger. Fylkesmannen er ikke enig i kommunens forståelse av bestemmelsen. Bestemmelsen har betydning for hvordan valg skal foregå, men den kan ikke tas til inntekt for at det skal gjøres nyvalg for eksempel dersom en person melder seg ut av et parti og dermed ikke lenger skal stå på partiets liste. Da valg til 15

16 4 formannskapet ble gjort i 2011 sto Kokaas på listen til Fremskrittspartiet. Det forhold at han senere har meldt seg inn i Pensjonistpartiet, medfører ikke at Pensjonistpartiet ved valget til formannskap i 2011 hadde sine medlemmer på forskjellige lister. Fylkesmannen viser til at formannskapets medlemmer og varamedlemmer skal velgesfor fire år. Det er ikke adgangtil å endre formannskapets personsammensetning underveis i fireårsperioden, med mindre et medlem/varamedlem endelig trer ut i løpet av perioden. Det er ikke tilfellet saken her. Bystyret har således fattet vedtak som det i henhold til i kommunelovenikke er adgangtil å fatte. Vedtaket må derfor ansesugyldig. Bystyrets vedtak i sak 155/14 - Nvvalcl av kontrollkomiteen Kommunestyret vedtok nyvalg av kontrollkomiteen, herunder at Morten Kokaas skulle være medlem i komiteen. Det fremgår av kommuneloven 77 nr. 2 at medlem og varamedlem til formannskapet er utelukket fra valg til formannskapet. Kokaas ble i 2011 valgt til første vararepresentant til formannskapet. Som det fremgår av vurderingen over, er det ikke anledning til å foreta nyvalg til formannskapet med mindre medlemmet/varamedlemmet trer endelig ut. Dette innebærer at bystyret ved vedtaket om nyvalg av kontrollkomiteen har valgt et medlem i kontrollkomiteen som også er varamedlem til formannskapet, i strid med utelukkelsesbestemmelsen Valg av medlemmer kommuneloven i 77 nr. 2. til kontrollkomiteen 77 nr. 2, da det er valgt valgbar. Dette medfører at vedtaket er etter dette skjedd i strid med et medlem, Kokaas, som ikke er om nyvalg av kontrollkomiteen er ugyldig. Konklusjon Fylkesmannen har konkludert med at bystyret ikke hadde rettslig hjemmel til å vedta at Kokaas ikke lenger skulle være varamedlem til formannskapet. Som følge av dette hadde bystyret heller ikke rettslig hjemmel til å velge Kokaas til medlem av kontrollkomiteen. Fylkesmannen er etter dette kommet til at bystyrets vedtak i sakene 155/14 er 154/14 og ugyldige. De feil som er avdekket ved vedtakene, 59 nr. 4 annet ledd. fører til at de må oppheves, jfr. kommuneloven Fylkesmannens vedtak kan ikke påklages etter forvaltningsloven. Avgjørelsen forutsettes gjort kjent for kommunestyrets medlemmer og berørte parter. Med hilsen Mari Mogstad direktør (e.f.) Trond Flydal underdirektør 16

17 5 Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi: Morten Kokaas Lillian Dalager Bromseth Arne Byrkjeflot 17

18 Kommunene Fylkeskommunene Fylkesmannsembedene Justisdepartementet NKRF Deres ref Vår ref Dato Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova I statsråd i dag, 19. desember 2014, sanksjonerte Kongen endringene i kommuneloven og offentleglova som Stortinget vedtok 2. desember Lovendringene trer i kraft 1. januar Endringene i kommuneloven gjelder 39 a om innbyggerforslag og 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt. Endringen i offentleglova 5 annet ledd innebærer at det gis mulighet for utsatt innsyn i foreløpige revisorrapporter. I det følgende gir vi en kortfattet beskrivelse av endringene. For øvrig er det lenket til utfyllende informasjon om lovendringene (lovproposisjonen og lovvedtaket) sist i dette brevet. Innbyggerforslag I medhold av kommuneloven 39 a kan innbyggere fremme forslag til kommunestyret på visse vilkår. Det har hittil ikke vært spesifisert i loven hvilket organ som skal ta stillingen til om forslagene skal avvises. Endringen innebærer at kommunestyret selv må treffe avgjørelse om et innbyggerforslag skal avvises. I tillegg skifter ordningen navn fra innbyggerinitiativ til innbyggerforslag. Revisors taushetsplikt Endringen i kommuneloven 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt innebærer at revisor nå skal omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Slik bestemmelsen har vært frem til nå, har revisor hatt taushetsplikt om alt vedkommende har fått kjennskap til under utførelsen av sitt oppdrag. Forvaltningsloven har en balansert avveining mellom beskyttelsesverdige og ikke-beskyttelsesverdige opplysninger, og sikrer at revisor har taushetsplikt om det som er nødvendig. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg Telefon* Org no Kommunalavdelingen Saksbehandler Elisabeth Torkildsen

19 Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter Endringen i offentleglova 5 annet ledd gir en ny hjemmel i offentleglova slik at det blir mulig å utsette offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter inntil den endelige rapport foreligger. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter; det er kun tidspunktet for når en kan få innsyn som endres. Lovproposisjonen finnes her: Innstillingen fra Kommunal- og forvaltningskomiteen finnes her: Og lovvedtakene finnes her: Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Elisabeth Torkildsen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Navn Adresse Side 2 19 Postnr Poststed

20 KonSek Midt-Norge IKS Kongens gt TRONDHEIM Deres ref.: Vår ref.: 15/002 Arkiv: Dato: Saksbehandler: Paul Stenstuen SAMARBEID OM KONTROLL OG TILSYN I VÆRNESREGIONEN Det vises til avtale om samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene i Værnesregionen, jf. notat fra møte den , samt til deres epost den Innherred renovasjon står så langt ikke på våre lister for selskapskontroll i inneværende planperiode. Slik en har oppfattet det er spesialundervisning en vesentlig kostnadsdriver i kommunene. Stjørdal kontrollkomite ønsker derfor å rette oppmerksomhet mot temaene PPT og spesialundervisning i 2015, og ba i sak 40/12 sekretær om å rette en henvendelse til KonSek Midt-Norge IKS om et mulig samarbeid om forvaltningsrevisjon knyttet til disse temaene. Regionrådet ga en tilråding om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av Barnevernstjenesten i Værnesregionen i møte den Se vedlegg. En er imidlertid kjent med at fylkesmannen i Sør Trøndelag har bestilt en gjennomgang av de interkommunale barnevernstjenestene i fylket. Barnevernstjenesten i Værnesregionen er med her. Et eventuelt prosjekt vedr. barnevernstjenesten nå bør besvare problemstillinger som ikke vil bli besvart av fylkesmannen i Sør Trøndelag sin gjennomgang. En vil komme tilbake til dette etter at saken er blitt fremlagt for Stjørdal kontrollkomite. Det legges for øvrig opp til et felles orienteringsmøte for kontrollutvalgene i Værnesregionen den i regi av Stjørdal kontrollkomite. Iht. sin møteplan skal Stjørdal kontrollkomite bl.a. ha orienteringer vedr. PPT/spesialundervisning og barnevern i dette møte. Det er ønskelig med innspill om ønskede presiseringer, samt om eventuelle andre temaer som vil kunne være aktuelle orienteringer i fellesmøte. Med hilsen Paul Stenstuen Kontrollsekretær E-post: Dir.tlf. paul.stenstuen@komsek.no / " $. %&!" : ':.. 20

21 Forvaltningsrevisjon- Helhetlig innsats overfor barn og unge. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/15 Arvid Hanssen 216, &58 14/7-8 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten fra forvaltningsrevisjon av helhetlig innsats for barn og unge til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge revisjonens anbefalinger. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om hvordan rapporten er brukt og fulgt opp innen Vedlegg Malvik - Rapport helhetlig innsats barn og unge. Eget dokument. Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 05/14 en forvaltningsrevisjon om helhetlig innsats for barn og unge i Malvik kommune. Revisjon Midt-NorgeIKS har utført arbeidet i tråd med prosjektplanen. Planen ble godkjent etter dialog med kontrollutvalget i sak 23/14 den Revisjonen fikk i oppdrag og har undersøkt om Malvik kommune sikrer et helhetlig forebyggende tjenestetilbud for barn og unge. Følgende 3 spørsmål er besvart for å kunne konkludere på om kommunen sikrer et helhetlig forebyggende tjenestetilbud: 1. Sørger kommunen for tilfredsstillende samarbeid mellom kommunale enheter og tjenester ved overgang fra barnehage til skole, og mellom skoleslag? 2. Sørger kommunen for hensiktsmessig og forutsigbart samarbeid mellom skole og øvrige tjenester for å avdekke utfordringer hos, og iverksette tiltak overfor, barn og unge? 3. Har Malvik kommune fulgt opp Samordning av Lokale kriminalitetsforebyggende Tiltak (SLT- arbeidet) som forutsatt? Rapporten baserer seg på intervju, dokumentgjennomgang og en spørreundersøkelse til ledere og ansatte i mange virksomheter som er involvert i arbeidet med barn og unge. 21

22 Revisjonens konklusjon En samlet vurdering av tjenestene for barn og unge tilsier at kommunen sikrer et helhetlig forebyggende tilbud. Det er etablert rutiner for overganger mellom barnehage og barneskole, og mellom skoleslag. I tillegg har revisor indikasjoner på at disse rutinene i stor grad etterleves ute i tjenestene. I samarbeidet mellom skole og hjelpe-/støttetjenestene synes det å være etablert gode samarbeidsfora hvor man sørger for tverrfaglig kompetanse i drøfting av ulike utfordringer. Det virker også å være en opplevelse av godt samarbeidsklima mellom pedagogisk ansatte og de mest sentrale hjelpe-/støttetjenestene for barn og unge (skolehelsetjeneste, PPT og barnevern). Revisor vurderer det som en svakhet at skolehelsetjenesten ikke har kapasitet til å møte behovet for tjenesten i skolene, og at PPT og skolehelsetjeneste ikke har kapasitet til å bidra mer i det systemrettede arbeidet med kompetanse og organisasjonsutvikling. SLT-arbeidet i Malvik kommune synes å være fulgt opp i henhold til gjeldende føringer for dette arbeidet, med unntak av en periode med permisjon for SLTkoordinator. Revisjonen anbefaler rådmannen å Overvåke situasjonen innen skolehelsetjenesten og PPT med sikte på at tjenestene får gjennomført lovpålagte og planlagte oppgaver, blant annet sikre tilstrekkelig tilstedeværelse for helsesøster ved skolene og at PPT har kapasitet til å bidra i organisasjons- og kompetanseutvikling i skolene. Sørge for at langtidsfravær i stillinger ikke får konsekvenser for oppgaveløsningen,eksempelvis at SLT-koordinators oppgaver blir ivaretatt av andre ved permisjon. Om rapporten Rapporten som leder fram mot revisjonens konklusjoner beskriver hvordan kommunen sikrer samarbeid/overgang mellom barnehager og skoler og videre hvordan samarbeidet mellom skole og øvrige tjenester for barn og unge fungerer. Pedagogisk-psykologisk tjeneste, skole og helsestasjon, barnevernstjenesten, barne- og familietjenesten, kultur og fritid er omtalt i rapporten. Videre beskriver rapporten hvordan kommunen gjennom planer og praktisk arbeid foretar en samording av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak. Overganger mellom barnehage og skole og mellom skoleslag. Det er utarbeidet planer og rutiner som sikrer informasjonsflyt både skriftlig og muntlig. Rutiner er kjent i organisasjonen og evalueres jevnlig. Det er også dialog med foresatte. Det er i rapporten pekt på noe reduserte muligheter til informasjonsutveksling om enkeltelever i overgangen mellom ungdomsskole og 22

23 videregående skole. Dette er bestemt sentralt og kommunen må forholde seg til dette, selv om det oppleves som negativt av noen virksomhetsledere. Samarbeidet mellom skole og øvrige tjenester for barn og unge. I rapporten er samarbeidet mellom skole og ulike tjenester beskrevet punktvis. Hovedinntrykket er at kommunen har lagt til rette og sikrer et hensiktsmessig samarbeid for å avdekke utfordringer hos barn og ikke minst sette i gang tiltak, dersom det er nødvendig. Rapporten avdekker utfordringer knyttet til at helsesøster i liten grad har tid til å å hjelpe alle barn med individuelle behov. Både skolehelsetjenesten, helsestasjonen og pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) har signalisert at det er kapasitetsutfordringer knyttet til å bidra med organisasjons- og kompetanseutvikling i skolene. Dette er forhold som revisor anbefaler at kommunen har fokus på. Samordning av Lokale kriminalitetsforebyggende Tiltak (SLT-arbeidet) Rapporten beskriver hvordan arbeidet er organisert og hvem som deltar. Det konkluderes med at både planarbeid og oppfølging jevnt over fungerer, men revisor peker på at SLT-arbeidet lå nede i nesten et år da SLT-koordinator hadde permisjon. Revisor anbefaler at langtidsfravær i stillinger ikke må få konsekvenser for oppgaveløsninger. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten viser at Malvik kommune har en rekke planer for helhetlig innsats for barn og unge og at det er etablert hensiktsmessige samarbeidsarenaer mellom kommunale enheter og andre. Rapporten gir et overveiende positivt bilde av det helhetlige arbeidet i kommunen på et svært viktig område. Kontrollutvalgssekretariatet mener likevel at det er grunn til å merke seg punktene revisjonen har tatt opp i konklusjonen og anbefalingene selv om noe, iflg følge rådmannen, allerede er satt på dagsorden av virksomhetene og politikere. Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta revisjonens konklusjoner og anbefalinger til orientering og legge den fram for kommunestyret med innstillingen som følger saken. 23

24 Bestilling selskapskontroll -oppfølging av kommunens eierskapsstrategi og vedtak etter tidligere revisjonsrapporter. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/15 Arvid Hanssen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll hvor revisjonen ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper. 2. Kontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på 75 timer. Rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, men dette inngår ikke i denne bestillingen. I plan for selskapskontroll , som kommunestyret vedtok i sak 86/14 den , er oppfølging av kommunens eierstyring gitt førsteprioritet. I planen fremgår det at kontrollen også må omfatte oppfølging av om kommunestyrevedtak etter tidligere selskapskontroller har gitt effekt. Dette omfatter kontroller av selskapene Malvik Næringsbygg AS, (2013), TrønderEnergi AS (2014) og Malvik Biogass (2014) Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Malvik kommune har vedtatt overordnet eierstrategi, samt eierskapsmeldinger for enkelte selskap. Kommunen har vedtatt at enkelte selskap skal avvikles eller vurderes avviklet. Videre er sekretariatet kjent med at administrasjonen nå jobber med oppfølging av vedtak etter tidligere selskapskontroller, herunder utarbeidelse av oppdatert eierstrategi. Kommunestyret vil, iflg rådmannen, få saker fremlagt i februar Hovedinnholdet i eierskapskontrollen som foreslås bestilt gjennom denne saken er delvis definert gjennom det som fremgår av planen og er tatt med ovenfor. Revisjonen bør likevel stå realtivt fritt til å prioritere hva det skal legge mest vekt på i kontrollen. Dette ut fra at arbeidet som administrasjonen nå gjennomfører og legger frem for politisk behandling, kan gi en del avklaringer. Malvik kommune opprettet i 2012 et eget eierskapssekretariat med følgende ansvarsområder: - Utvikle kommunens rolle som eier og bestiller Bindeledd mellom kommunen og du ulike selskap 24

25 - Eiermøter. Innkalling, gjennomføring og sekretær til eiermøter Holde seg orientert om selskapenes daglige drift, gjennomgang av styreprotokoller Andre relevante oppgaver; fortolkning av vedtekter, avtaler, etc. Revidering av eiermelding Om eierskapsutvalget har fungert som forutsatt vil trolig bli berørt i administrasjonens egen tilbakemelding til politikerne i februar. Oppfølging av punktene nevnt ovenfor kan likevel være aktuelle å vurdere som en del av revisjonens eierskapskontroll. Ressurser og leveringstidspunkt I tråd med utkast til avtale mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS har kontrollutvalget samlet 420 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Sekretariatet har i dialog med Revisjon Midt-Norge IKS kommet til at det bør avsettes inntil 75 timer til denne eierskapskontrollen. Det er avklart med revisjonen at rapport kan leveres innen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at det bestilles en selskapskontroll i form av eierskapskontroll. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 75 timer, med levering senest Forvaltningsrevisor Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS, vil i være tilstede i kontrollutvalget under behandling av saken. Det er viktig at kontrollutvalget i dialog med revisjonen i møtet avklarer om det er forhold, som ikke er nevnt i saken, som revisjonen skal se spesielt. 25

26 Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/15 Arvid Hanssen /152-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Avtaler om revisjon 2015 Malvik Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften. Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side

27 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Timetall for Revisjonen har for alle kommuner samlet budsjettert med timer til revisjon i Dette er en nedgang på 817 timer fra Revisjonen opplyser at reduksjonen skyldes at selskapet har færre timer til disposisjon. Reduksjonen må tas innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, da revisjonen må utføre regnskapsrevisjon i det omfang som er nødvendig for å kunne bekrefte kommunenes årsregnskap. Fylkeskommunen og de største kommunene har fått redusert timetallet mest fra 2014 til For 2015 er rammen til regnskapsrevisjon i Malvik kommune satt til 350 timer, som er det samme som for Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er i utkast til avtale for Malvik kommune for 2015 satt til 420 timer. Dette er en reduksjon på 185 timer fra 2014, da rammen var på 605 timer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Tilgjengelige ressurser og bruk av ressurser mellom de enkelte eierkommuner kan svinge noe fra år til år. Selv om reduksjonen for Malvik kommune er relativt stor fra 2014 til 2015 oppfordres kontrollutvalget til å godkjenne avtalene for

28 28

29 29

30 30

31 31

32 Oppfølging av kommunestyrets vedtak, sak 20/14, etter forvaltningsrevisjonsrapport om barnevern. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/15 Arvid Hanssen 216, &58 13/14-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av kommunestyrets vedtak og bruk av revisjonsrapporten som en del av sitt kvalitetssikringsarbeid. Vedlegg Forvaltningsrevisjon Barnevern 2014, rådmannens tilbakemelding Saksutredning Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med rapporter knyttet til forvaltningsrevisjon er å bidra positivt i videreutviklingen av rutiner. Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 20/14. Vedtaket gjengis: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten som et innspill i kvalitetssikringsarbeidet innen barnevernet. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen innen utgangen av 2014 gir en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp og brukt. Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget, og senere kommunestyret, finnes på møtedato , sak 10/14. Rådmannen har i brev av gitt en punktvis tilbakemelding på hvordan kommunen har brukt forvaltningsrevisjonsrapporten om barnevern. I rådmannens tilbakemelding sies det at rapporten har vært nyttig og at den har bidratt til endringer i samarbeidsformer og har berørt områder hvor virksomheten har vært sårbare. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering: Revisjonsrapporten ga et godt hovedinntrykk av arbeidet som utføres innen barnevern i Malvik kommune. Rapporten inneholdt mye informasjon og pekte også på noen områder kommunen burde vurdere nærmere som en del av utførelsen av tjenesten. 32