Personvernpolicy. Nordic Viewpoint AB, Prästgårdsgatan 24, Mölndal, Sweden Telefon:

Transkript

1 Nordic Viewpoint respekterer respondenters rettigheter 1 Vi lover å respektere din rett til personvern og å behandle informasjonen du gir oss konfidensielt, og all informasjon du gir oss vil være basert på informert samtykke. 2 Informasjonen du gir oss vil kun brukes til undersøkelsesformål. 3 Vi kommer ikke til å utlevere dine persondata til en tredjepart uten at du samtykker til dette. 4 Vi kommer aldri til å prøve å selge deg noe, og vi kommer aldri til å selge dine persondata til noen. Det er ikke den slags forretning vi driver. Vi driver ikke med telefonsalg eller direkte markedsføring. Vi driver med markedsundersøkelser, og er kun interessert i dine meninger og din adferd. 5 Vi vil uten videre respektere ditt valg om å være med på en undersøkelse, svare på spesifikke spørsmål, eller avbryte deltagelsen. Ditt personvern er viktig for oss. Markeds-, spørre- og opinionsundersøkelser har en viktig funksjon i samfunnet. Foretak og myndigheter fatter bedre beslutninger ved hjelp av spørreundersøkelser. Når du deltar i en spørreundersøkelse, hjelper dine meninger selskaper med å utvikle nye produkter, gjøre eksisterende produkter bedre, og forbedre kundeservicen. Politiske organisasjoner og myndigheter benytter også spørreundersøkelser, for å fremme lover og politikk som folk ønsker eller trenger. Når du deltar i undersøkelser utført av Nordic Viewpoint, kan du være trygg på at vi vil beskytte ditt personvern. Noen ganger kan vi komme til å kontakte deg på nytt, for å få bekreftet svarene dine. Vi kommer aldri til å gi en uriktig fremstilling av hvem vi er eller hva vi gjør. Vi har utviklet strenge policystandarder som beskriver vår personvernpolicy inngående. Nordic Viewpoint er medlem av ESOMAR, verdensorganisasjonen som muliggjør bedre markeds-, forbruker- og samfunnsundersøkelser. ESOMAR setter faglige standarder som vi følger, og som også sikrer ditt personvern. Hvis du har noen spørsmål eller bekymringer angående personvern, kan du kontakte vår personvernansvarlige (Ben Lepez) via e-post på privacy@nordic-viewpoint.com, eller via vanlig post: Nordic Viewpoint, v/ Privacy Officer, Prästgårdsgatan 24, Mölndal, Sverige. Personvernpolicy Nordic Viewpoint samler inn persondata for å kunne gjøre markedsundersøkelser, og for å kunne tilby tjenester til våre kunder og til deltagerne og panelmedlemmene. 1. Informasjonen vi samler inn Når Nordic Viewpoint foretar undersøkelser, tilkjennegir vi oss selv i invitasjonene (skriftlig eller muntlig), annonsene og spørreskjemaene, og forklarer hvorfor vi tar kontakt. Når vi kontakter deg, gjør vi vanligvis dette av en av de følgende grunnene: 1. For å invitere deg til å delta i en spørreundersøkelse; 2. For å foreta en spørreundersøkelse med deg; 3. For å bekrefte svarene du gav i en undersøkelse vi nylig har foretatt; 4. For å oppdatere og forsikre oss om at de persondataene vi har registrert om deg stemmer. Noen ganger kan vi også komme til å kontakte deg av en av de følgende grunnene: 1. For å fortelle deg om incitamentet; 2. For å be om din tillatelse til å bruke dine persondata til et formål du ikke fikk forklart første gang vi samlet inn dine persondata. 3. For å oppdatere og forsikre oss om at våre de persondata vi har registrert på deg stemmer. Når du deltar i undersøkelsene våre, kan vi komme til å spørre deg om personlige meninger, så vel som demografisk informasjon, slik som din alder og sammensetningen av husstanden din. Du kan nekte å svare på enkelte spørsmål eller avslutte deltagelsen i

2 undersøkelsen når som helst. Hvis du blir med i medlemspanelet vårt, kan du når som helst si opp medlemskapet ved å ringe , eller ved å sende en e-post til unsubscribe@nordic-viewpoint.com. Vi inviterer aldri med vitende og vilje barn under 16 år til å delta i undersøkelser, uten først å sikre korrekt samtykke fra foreldre. Hvor får vi tak i dine persondata og kontaktinformasjon for å kontakte deg: - Hvis du er medlem av Nordic Viewpoints panel, har du gitt samtykke til å bli kontaktet for nye prosjekter som kan være relevante for deg. - Gjennom annonsering, der du har vist interesse for markedsundersøkelsesprosjektene våre, og du har oppgitt persondata via abonnementskjema på nett. - Via telefon/brev eller andre former for direkte kontakt. I så fall kan Nordic Viewpoint ha anskaffet/kjøpt kontaktinformasjon fra offisielle listeleverandører basert på spesifikasjoner for utvalg, og vi følger listeleverandørenes policyer angående personvern og brukervilkår for å sikre at dine persondata for det spesifikke prosjektet/formålet beskyttes. - Via direkte kontakt basert på en kundeliste. Vi mottar kundelister for å gjennomføre markedsundersøkelsesprosjekter, og vi stoler på at våre klienter innhentet ditt samtykke til å la oss kontakte deg direkte i forbindelse med markedsundersøkelser. Hvilke persondata samler vi inn? Når du deltar/viser interesse i markedsundersøkelsesprosjektene våre, ber vi deg fylle inn fornavn, etternavn, telefonnummer, e-post, by og alder (fødselsdato), og avhengig av prosjektet kan ytterligere informasjon angående ditt yrke og annen demografisk informasjon samles inn for å identifisere deg. Denne informasjonen brukes til å kontakte deg om undersøkelsen du abonnerer på. I løpet av et prosjekt, med hensyn til undersøkelsen og med ditt samtykke, kan vi komme til å samle inn bilder og videofiler av deg der du kan identifiseres. Denne informasjonen vil bli brukt internt av oss og av våre klienter kun for prosjektets undersøkelsesformål, og vil bli oppbevart på en sikker måte, og ikke lenger enn nødvendig med hensyn til undersøkelsen. Telefonkontakt: Som en hovedregel tar vi opp telefonsamtaler og oppbevarer disse på serverne til teleoperatøren vår Weblink, som er basert i Sverige. Telefonsamtaler og opptak lagres i forbindelse med den tjenesten de yter oss, og for intern kvalitetskontroll. Opptakene lagres ikke lenger enn det som kreves for prosjektets formål. Vi kan komme til å dele opptakene med klienter, med ditt samtykke eller med hensyn til kvalitetskontroll. Kontakt via e-post: e-postadresser og innholdet i e-post (som kan inneholde informasjon du har oppgitt) lagres på vårt e-postsystem i 7 år, og arkiveres med begrenset tilgang etter 6 måneder. Kontakt via sosiale medier. Kontakt med teamet vårt via sosiale medier lagres på serverne til leverandøren av det sosiale mediet, og i samsvar med personvernpolicyen til denne leverandører hvor du har samtykket til å være medlem. Den sosiale medieleverandøren sender automatisk varsel til våre ansvarlige for sosiale medier via e-post, som kan inkludere innholdet og brukernavnet til den sosiale media-profilen som kontaktet oss. Disse e- postene lagres i samsvar med vår «Kontakt via e-post»-policy, beskrevet ovenfor. Innkjøpt/anskaffet persondata kan inneholde, men er ikke begrenset til, din informasjon om navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse inntektsnivå, bileierskap, eller ditt yrke og selskapet du arbeider for. Lister brukes i forbindelse med prosjektet, og persondata vil kun bli oppbevart for fremtidig bruk basert på ditt eksplisitte samtykke, hvis du velger å bli en del av medlemspanelet vårt. Når du som deltaker oppgir dine persondata til oss, vil du bli bedt om å samtykke til å bli kontaktet for fremtidige prosjekter eller for dette prosjektet, men før du samtykker til kontakt i fremtiden vil du gjerne motta mer informasjon om Nordic Viewpoint.

3 Hvis du blir kontaktet angående ditt arbeid, kan informasjonen i persondataene inkludere firmanavn og din rolle i selskapet. Hvor lenge lagrer vi dine persondata? Vanligvis vil dine persondata lagres så lenge prosjektet pågår, og inntil 24 måneder etter prosjektets slutt, men disse kan også oppbevares lenger, basert på ditt samtykke, eller hvis det foreligger rimelig eller lovmessig grunnlag for dette. Som eksempel foreligger det lovmessig grunnlag for å bevare oversikt over hvem vi har tilbudt incitamenter. Når du abonnerer som panelmedlem, samtykker du til å bli kontaktet om fremtidige undersøkelser. Dine persondata vil bli lagret til du trekker tilbake samtykket ditt, og så lenge informasjonen er korrekt og du er aktiv medlem. Hvem har tilgang til dine persondata? Nordic Viewpoint vil iverksette tekniske og organisatoriske tiltak for å begrense tilgang til dine persondata. Gjennom hele prosjektet er dine persondata tilgjengelige for Nordic Viewpoints administrerende direktør, og for teamet som arbeider på det aktuelle markedsundersøkelsesprosjektet som du har gitt samtykke til å bli kontaktet angående. Idet et prosjekt avsluttes, begrenses tilgang til all informasjon til toppledelsen og IT-avdelingen. Data arkiveres trygt umiddelbart, og all unødvendig data fjernes. For å registrere deltagere i undersøkelsesprosjekt, benytter Nordic Viewpoint seg av programvaren Confirmit Horizons. Confirmit som leverandør etterkommer GDPR, og har iverksatt tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at persondata oppbevares trygt. Juridisk grunnlag for å behandle persondata. I forbindelse med prosjekter behandler Nordic Viewpoint, som dataansvarlig, persondata som er nødvendig når dataansvarlig eller en tredjepart forfølger legitime interesser, med unntak av tilfeller der slike interesser tilsidesettes av den registrertes interesser eller grunnleggende rettigheter og frihet som krever vern av persondata, spesielt i tilfeller der den registrerte er et barn. Nordic Viewpoint anser det som en legitim interesse for deltageren i en spesifikk prosjektrelatert målgruppe å være villig til å uttale seg om produkter og tjenester de bruker, kjenner eller potensielt kunne være interessert i å bruke. For panelmedlemmer innhenter vi samtykke til å ta kontakt med de registrerte på nytt i forbindelse med nye prosjekter, og vil behandle persondata basert på eksplisitt samtykke gitt med det formål å invitere dem til å delta i nye markedsundersøkelsesprosjekter utført av Nordic Viewpoint eller deres klienter. 2. Taushetsplikt om svar på undersøkelser og kontaktinformasjon VI kombinerer de svarene du gir i en gitt undersøkelsene med svarene fra alle de andre deltagerne, og sender de kombinerte svarene til klienten som bestilte undersøkelsen. Vi vil aldri med vitende og vilje sende dine individuelle svar på undersøkelsene, unntatt som beskrevet nedenfor. Dine svar på undersøkelsene kan samles inn, oppbevares eller behandles av våre datterselskap eller av selvstendige tjenesteleverandører, både i og utenfor Sverige. Disse har avtalefestet taushetsplikt med hensyn til all informasjon de samler inn og legger frem for oss, eller vi samler inn og legger frem for dem, og må beskytte denne informasjonen med sikkerhetsstandarder og -praksis som tilsvarer våre egne, og i samsvar med GDPR. I tillegg til å overholde taushetsplikt med hensyn til dine svar på undersøkelser, vil vi aldri selge, dele, leie ut eller på annet vis med vitende og vilje overføre ditt navn, din adresse, ditt telefonnummer eller din e-postadresse til våre klienter, andre markedsundersøkelsesselskap, direkte markedsføringsselskap eller noen andre. Det eneste unntaket der vi kan komme til å dele dine persondata eller svar på undersøkelser med tredjeparter, er som følger:

4 1. Du ber om, eller samtykker til, å dele dine identifikasjonsopplysninger og individuelle svar med tredjepartene for et spesifisert formål, 2. Vi deler dine svar, i samsvar med ESOMARs retningslinjer, med en tredjepart som har avtalefestet taushetsplikt med hensyn til den oppgitte informasjonen, og kun vil bruke denne til undersøkelser eller statistikk; 3. Det er usannsynlig, men mulig, at vi kan bli pålagt å utlevere informasjonen i henhold til juridiske eller andre offentlige stevninger, ransakelsesordrer, kjennelser, eller i henhold til lignende juridiske eller myndighetspålagte krav. Overføring av dine persondata vil alltid skje via sikre metoder for dataoverføring, og i samsvar med GDPR, for å sikre trygg overføring av dine persondata. 3. Bruk av informasjonskapsler, loggfiler og annen teknologi Informasjonskapsler er små tekstfiler som et nettsted lagrer på datamaskinen din, og tildeler en numerisk brukeridentitet og lagrer visse former for informasjon om dine søk på nettet. Våre klienter, våre datterselskap og vi selv kan komme til å bruke informasjonskapsler i sidene der undersøkelsene foregår, for å hjelpe oss med å forbedre din brukererfaring, og for å sørge for kvalitetskontroll og valideringsfunksjoner. Ingen persondata lagres på noen av de informasjonskapslene vi bruker. Teknologien som identifiserer enheter tildeler en unik identifikator til en brukers datamaskin for å kunne identifisere og spore datamaskinen. Hverken våre klienter, våre datterselskap eller Nordic Viewpoint bruker teknologien for identifikasjon av enheter (også kalt maskin-id eller digitalt fingeravtrykk) til å samle inn persondata eller spore aktiviteten på nett til brukerne av datamaskinene. Vi kan komme til å bruke teknologien til å hjelpe våre klienter med å kontrollere at undersøkelsesresultatene er fullstendige og pålitelige. Teknologien analyserer informasjon og data mottatt fra din datamaskins nettleser, og fra andre offentlig tilgjengelige datapunkter, slik som for eksempel din datamaskins tekniske innstillinger, din datamaskins kjennetegn, og din datamaskins IP-adresse. Disse dataene brukes til å skape en unik identifikator som tildeles din datamaskin. Den unike identifikatoren er en alfanumerisk ID, som vi oppbevarer. Vi oppbevarer ikke informasjonen som teknologien har analysert for å skape den unike identifikatoren. Teknologien forstyrrer eller avbryter ikke din bruk av eller kontroll over datamaskinen din, og den kommer ikke til å endre, modifisere eller forandre innstillingene eller funksjonaliteten til din datamaskin. For bedre å kunne bistå klienter med å beskytte undersøkelsesresultatene, og sørge for at disse er fullstendige og pålitelige, kan vi komme til å gjøre det følgende: a. lenke eller koble din unike identifikator til deg og til noe av informasjonen du oppgir til oss; b. dele din unike identifikator med våre klienter, og med andre leverandører av utvalg og undersøkelser; og c. motta eller skaffe en unik identifikator lenket til deg fra en tredjepart, inkludert, uten begrensninger, en leverandør av utvalg eller paneler, eller en av Nordic Viewpoints klienter. Enhver unik identifikator lenket til en spesifikk person vil være beskyttet i samsvar med denne personvernpolicyen. Vi kommer til å bruke og distribuere teknologien på en profesjonell og etisk måte, og i samsvar med vår personvernpolicy, enhver erklæring og/eller kunngjøring vårt selskap har kommet med overfor deg, og gjeldende lover og retningslinjer for næringen. Skulle vi oppdage eller finne ut om uetiske handlinger i forbindelse med bruken av teknologien, eller at teknologien benyttes på et vis som ikke er i samsvar med erklæringene og/eller kunngjøringene vi har kommet med overfor respondenter, eller i strid med gjeldende lover og retningslinjer, vil vi umiddelbart gripe inn for å hindre slik uetisk handling, og forsikre at teknologien brukes korrekt. 4. Persondatas sikkerhet Vi informerer våre ansatte om våre policyer og prosedyrer når det gjelder taushetsplikt, sikkerhet og personvern, og vi legger vekt på betydningen av å overholde disse. Våre sikkerhetsprosedyrer er i samsvar med generelt anerkjente bransjestandarder som benyttes for å beskytte persondata.

5 Vi kan komme til å overføre persondata til datterselskap eller selvstendige tjenesteleverandører i forbindelse med undersøkelser, slik som databehandling, og innfrielse av incitamenter. Vi krever at disse selskapene beskytter alt av persondata på et vis som er i samsvar med vårt selskaps tiltak, og som fastsatt av GDPR. Vi følger generelt anerkjente bransjestandarder for å beskytte persondata vi mottar, både under overføringen og etter mottak. på unsubscribe@nordic-viewpoint.com, eller ved å kontakte vår personvernansvarlige. Dine personopplysninger vil bli fjernet eller anonymisert innen kortest mulig tid, og Nordic Viewpoint vil gjøre det de kan for å forsikre at personopplysninger fjernes. Ved å fjerne deg fra registeret kan vi ikke garantere at vi ikke vil kontakte deg igjen, skulle dine personopplysninger dukke opp på lister vi har mottatt/kjøpt og du har samtykket til. 5. Persondataenes nøyaktighet Nordic Viewpoint tar rimelige forholdsregler for å sørge for at persondata i vår besittelse eller under vår kontroll, som brukes på jevnlig basis, er nøyaktige, komplette, oppdaterte og relevante, basert på den nyeste informasjonen vi har tilgjengelig. Vi er avhengig av at du hjelper oss med å holde dine persondata nøyaktige, komplette og oppdaterte, ved å svare ærlig på våre spørsmål. 6. Tilgang til persondata For å be om tilgang til persondata vi har om deg, ber vi at du sender din forespørsel skriftlig til e-postadressen eller postadressen nedenfor. Du har mulighet til å få tilgang til dine persondata og korrigere, endre eller slette disse hvis de er ukorrekte, med følgende unntak: 1. Å gi deg tilgang til dine persondata vil avsløre persondata om andre; 2. Å gjøre informasjonen tilgjengelig vil røpe konfidensiell forretningsinformasjon om Nordic Viewpoint eller deres klienter; 3. Byrden eller utgiftene forbundet med å gi tilgang vil ikke stå i forhold til trusselen mot ditt personvern i det gitte tilfellet. 8. Kunngjøring om gyldigheten av denne policyen Denne policyen ble sist oppdatert, og er gyldig fra og med Kontakt oss Spørsmål om denne policyen, klager på praksisen vår og forespørsler om tilgang kan rettes til Nordic Viewpoints personvernansvarlige via e-post på privacy@nordicviewpoint.com, eller via vanlig post: Nordic Viewpoint AB v/ Privacy Officer, Ben Lepez Prästgårdsgatan Mölndal Sverige Vi kommer til å undersøke alle klager, og forsøke å finne en løsning på de vi mener er berettigede. Om nødvendig, vil vi endre vår policy og våre prosedyrer for å forsikre oss om at andre personer ikke opplever det samme problemet. Vi vil gjøre vårt beste for å innfri din forespørsel om tilgang til dine persondata innen 30 dager etter å ha mottatt din forespørsel om tilgang. Hvis vi ikke kan innfri din forespørsel, vil vi gi deg en skriftlig forklaring på hvorfor vi måtte avslå din forespørsel om tilgang. 7. Rett til å slettes Du har til enhver tid rett til å be oss fjerne dine persondata fra våre registre, ved å kontakte oss