Postboks 230 Sentrum. deponering, 8.desember 2005, mudring Risikoklasse: 3 SFTs revisjonsgruppe: Rune Andersen Anne-Elisabeth Arnulf

Transkript

1 1 Rapport nr.: R.SFT Virksomhet: Oslo Havn KF Organisasjonsnummer: Virksomhetens adresse: EMAS-registrert: Postboks 230 Sentrum Nei SFTs saksnr.: Anleggsnummer: 2008/183 Deponering 2005/1102 Mudring ISO sertifisert: Ja Regelverk: Forurensningsloven med tilh. forskrifter Tidsrom for revisjonen: mai 2008 med sluttmøte 14.mai 2008 Utslippstillatelse av: 20. september 2005, deponering, 8.desember 2005, mudring Risikoklasse: 3 SFTs revisjonsgruppe: Rune Andersen Anne-Elisabeth Arnulf Gebyrsats: 3 Kontaktperson fra virksomheten under revisjonen: Torild Jørgensen Rapportens bakgrunn innhold: SFT følger aktivitetene i forbindelse med Prosjekt Ren Oslofjord tett. Revisjonen inngår som en del av SFTs planlagte kontrollvirksomhet for Rapporten beskriver kun avvik og anmerkninger som ble konstatert under revisjonen. Følgende hovedtema ble kontrollert: Rutiner for og gjennomføring av deponering av forurensende masser i dypvannsdeponiet, rutiner for og gjennomføring av mudring, oppfølging av entreprenører og oppfølging av iverksatte tiltak etter forrige revisjon september Hovedkonklusjon: Det ble konstatert 3 avvik som alle var knyttet til mudringsarbeidet: - Kontroll og overvåking av turbiditet under mudringen i Frognerkilen er mangelfull. - Oslo HavnKF følger ikke eget måleprogram når det gjelder uttak av vannprøver ved mudring. Kontrollplanen beskriver ikke de nye rutinene for vannprøvetaking. - Rapportering og oppfølging av avvik knyttet til mudring og overvåking av mudring er i en del tilfeller mangelfull. Det tar for lang tid før feilene avdekkes, rapporteres og følges opp i avvikssystemet. Det ble også påpekt 3 anmerkninger: - Det kan ikke dokumenteres at dimensjoneringen av beredskapen på installasjonene er tilstrekkelig og at det er gitt opplæring til alle i bruk av utstyret. - Opplæring i rutiner for oppfølging av målinger og føring av skjemaer kan bedres. - Oslo Havn har en svært tett oppfølging av prosjektet men tilsynet med at rutiner og prosedyrer hos entreprenøren følges kan dokumenteres bedre. Utarbeidet dato: 11. juni 2008 Godkjent dato: Sign.: Sign.: Revisjonsleder: Anne-Elisabeth Arnulf Overordnet: Marit Kjeldby

2 Innholdsfortegnelse 2 1. Innledning 3 2. Dokumentunderlag 3 3. Bakgrunn for kontrollen 4 4. Omfang 4 5. Avvik 5 6. Anmerkninger 7 7. Andre forhold 9 8. Gjennomføring 10 Vedlegg: Vedlegg 1: Deltakere ved SFTs systemrevisjon

3 1. Innledning 3 Rapporten er utarbeidet etter en revisjon ved Oslo Havn KF i perioden mai 2008 med sluttmøte 14. mai Revisjonen inngår som en del av SFTs planlagte kontrollvirksomhet for inneværende år. Formålet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende. Det ble særlig sett på områder som har betydning for mudringen og dypvannsdeponeringen. Revisjonen omfattet bl.a. undersøkelse av om: virksomhetens system for internkontroll er hensiktsmessig og dekkende aktiviteter utføres slik som beskrevet og uttalt virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt Revisjonen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Secora er Oslo Havns entreprenør og NGI er Oslo Havns kontrollansvarlig for miljø. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen og gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens miljøarbeid eller miljøstatus. AVVIK defineres som: overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. (F. eks. overtredelse av krav i forurensningsloven, produktkontrolloven, forskrifter hjemlet i disse to lovene, eller krav og vilkår fastsatt i utslippstillatelser eller dispensasjoner.) ANMERKNING defineres som: et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for kontrollen var: Tillatelse til etablering av dypvannsdeponi ved Malmøykalven og deponering av forurensede sedimenter datert Tillatelse til mudring av forurensende sedimenter i Oslo havnedistrikt Forurensningsloven (f-loven) Forskrift om systematisk helse,- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter PA-bok, Oslo Havn KF, datert 22.mars 2006 Kontrollplan for mudring og deponering i dypvannsdeponi, Oslo Havn KF, datert 17. april 2007 KS-plan Oslo, Secora, datert 18. april 2007 NGI-prosjekthåndbok for Oslo Havn, datert 14. september 2007 Korrespondanse mellom Oslo Havn og SFT når det gjelder deponering Korrespondanse mellom Oslo Havn og SFT når det gjelder mudring Rapporter fra interne kontroller, møtereferater, risikovurderinger etc. Driftsdata, journaler og logger

4 4 3. Bakgrunn for kontrollen SFT følger aktivitetene i forbindelse med Prosjekt Ren Oslofjord tett, både gjennom ordinær saksbehandling og ved kontroller. Det er valgt å ha en hyppigere kontrollaktivitet enn vanlig i forbindelse med prosjektet. Denne revisjonen har hatt fokus på rutiner for både mudringen og deponeringen ved dypvannsdeponiet og på hvordan Oslo Havn følger opp entreprenøren. Revisjonen inngår som en del av SFTs planlagte revisjonsvirksomhet for inneværende år. SFT har også gjennomført en rekke kontroller av aktivitetene til Statens Vegvesen Region Øst når det gjelder mudring og tildekking i forbindelse med etablering av senketunnelen i Bjørvika. 4. Omfang SFTs systemrevisjon omfattet følgende områder: Mudring: rutiner for mudring og overvåking ved mudring gjennomføring av mudring i Frognerkilen med Transport 048 rapportering avvik og rapportering av avvik Deponering: rutiner for deponering og overvåking ved deponering fra Rielle gjennomføring av deponering fra Rielle rapportering avvik og rapportering av avvik Opplæring: rutiner for opplæring ved mudring, deponering og overvåking hos Secora gjennomføring av opplæring ved mudring, deponering og overvåking hos Secora Vedlikehold: overvåkingsutstyr beredskapsutstyr Oppfølging av entreprenør fra Oslo Havn: rutiner for oppfølging av entreprenørenes IK-system gjennomgang av rapporter for oppfølging Oppfølging av tiltak etter SFTs revisjon 2007/007R: gjennomgang av tiltakene Oslo Havn har iverksatt gjennomgang av tiltak iverksatt etter episodene med ulovlig dumping i 2007

5 5. Avvik 5 Følgende avvik ble konstatert under revisjonen: Avvik 1 Kontroll og overvåking av turbiditet under mudringen i Frognerkilen er mangelfull. Avvik fra: Tillatelse til mudring av forurensede sedimenter datert pkt 5.3 og 6.1. Kommentarer: I følge tillatelsen pkt. 6.1 skal det under anleggsperioden tas prøver/målinger av: - turbiditet i referansestasjon som er representativ for turbiditeten i området - turbiditet i minst en målestasjon som er påvirket av tiltaksarbeidet (hovedstasjon), det skal måles så lenge mudringsarbeidet pågår I tillatelsen pkt. 5.3 heter det at grenseverdien for turbiditet målt i hovedstasjonen settes til 5 NTU over turbiditeten på referansestasjonen og ved overskridelser av grenseverdien utover en periode på 20 min, skal arbeidene stanses umiddelbart, årsaksforhold avklares og nødvendige tiltak gjennomføres. Usikkerhet ved plassering av referansemåler Den faste turbiditetsmåleren (hovedstasjonen) var plassert på en flytebrygge innenfor en radius på 50 meter fra mudringsfartøyet. Sonden var plassert i overflaten på ca. 1 meters dybde pga de grunne forholdene i Frognerkilen. Referansemåleren var ute av drift og referanseverdien ble fastsatt ved måling med håndholdt instrument ca. én til to ganger daglig. Snittet mellom tre målinger ble brukt som referanseverdi. Referansepunktet som var valgt lå i nærheten av en elvemunning. Målestedet var lite egnet som målested for referansemåling fordi det var store variasjoner i turbiditeten i forhold til hvor nær elvemunningen målingene ble gjennomført. En gjennomgang av målingene fra 14 dager i april, viste at referanseverdien var satt til mellom 10 og 19 NTU mens det under revisjonen ble det målt en referanseverdi på 6,5. Hovedmåleren som skal måle på områder som er påvirket av mudringen varierte i samme periode fra 1 til over 48 NTU og med lange perioder med verdier betydelig under det som ble satt som referanseverdi. I stopploggen var det oppgitt at mudringen ble stoppet om turbiditeten oversteg 5 NTU over en referanseverdi i mer enn 20 minutter, men med en så stor usikkerhet i referanseverdien, er det usikkert om overvåkingen har vært tilstrekkelig for å dokumentere og hindre uønsket spredning av partikler. Driftstid for turbiditetsmålerne er for lav Begge målere for turbiditet ved mudringsstedet skal i følge prosedyre 9.59 Overvåking av turbiditet ved mudring, måle automatisk og resultatene loggføres fortløpende. I lengre perioder gjennom våren 2008 har én av målerne vært ute av drift. Da har man valgt å gjennomføre referansemålingene enten med håndholdt måler ca én til to ganger pr. dag eller gjennomført en referansemåling på mudderfartøyet om kvelden eller om morgenen før mudring starter. Måleren som har vært i orden er brukt som hovedmåler. Det er avklart og beskrevet i prosedyre 9.59 at dette kan gjøres i spesielle tilfeller, men SFT mener at hyppighet og varighet i bruk av kun én måler er for høy.

6 6 Det ble opplyst at årsaken til at det i perioder kun har vært én turbiditetsmåler i drift under mudring, blant annet var lang leveringstid på deler og reparasjon av målerne som Secora benytter. Secora har ikke eget reservedelslager for målerne. Avvik 2 Oslo HavnKF følger ikke eget måleprogram når det gjelder uttak av vannprøver ved mudring. Kontrollplanen beskriver ikke de nye rutinene for vannprøvetaking. Avvik fra: Tillatelse til mudring av forurensede sedimenter datert pkt 6. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, IK-forskriften 5.2 pkt. 7 Kommentarer: I følge tillatelsen pkt. 6 skal tiltaksarbeidene følge et kontroll- og måleprogram. Oslo Havn KF har utarbeidet et program som er beskrevet i Kontrollplanen. I planen er rutinene for Overvåking i sjø under mudring og Prøvetaking av vann ved overskridelse av turbiditet beskrevet. Der heter det at dersom tillatt turbiditet overskrides, skal behov for vannprøver for kjemisk analyse ved aktuell turbiditetsmåler samt ved referansestasjonen vurderes. Oslo Havn KF har etter at Kontrollplanen ble utarbeidet, iverksatt en utvidet vannovervåking der det heter at det skal tas vannmålinger under mudring ca hver åttende uke. Dette gjøres uansett om turbiditeten er overskredet eller ikke. I forbindelse med denne omleggingen av vannovervåkingen, har Oslo Havn KF vurdert at det ikke er behov for å ta ut egne vannprøver ved overskridelse av turbiditet under mudring. Vurderingen bygger på at ved høy turbiditet stoppes mudringsarbeidene og dermed eventuell spredning. Beskrivelsene i Kontrollplanen C2.1 og C5.3.2 er ikke endret som følge av denne omleggingen. Vannprøver skal tas for å dokumentere om overskridelsene i turbiditet skyldes spredning av forurensede partikler fra mudringsarbeidene og for å dokumentere vannkvalitet i de mudrede områdene. Under mudringen i Frognerkilen i 2008 og Paddehavet i 2007, ble det ikke tatt ut vannprøver. Kontrollplanen må endres og beskrive dagens rutiner og Oslo Havn KF må ha rutiner som sikrer at det tas ut vannprøver for å dokumentere vannkvaliteten i alle områder som mudres. Avvik 3 Rapportering og oppfølging av avvik knyttet til mudring og overvåking av mudring er i en del tilfeller mangelfull. Det tar for lang tid før feilene avdekkes, rapporteres og følges opp i avvikssystemet. Avvik fra: Tillatelse til mudring av forurensede sedimenter datert pkt 3.1 om internkontroll. Forskrift om systematisk helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5.2 pkt. 7. Kommentarer: I tillatelsen datert heter det at Oslo Havn KF plikter å etablere internkontroll for aktiviteten. Internkontrollen skal blant annet sikre og dokumentere at virksomheten overholder krav i tillatelsen og forskrifter og lover. I IK-forskriften 5.2 pkt. 7 heter det at virksomheten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav.

7 Prosjektet har etablert rutiner for avvikshåndtering og rutinene er beskrevet i Kontrollplanen og i kvalitetssystemene hos Oslo Havn, NGI og Secora. Avvik rapporteres i tre separate lister; miljøavvik fra byggherrens kontrollansvarlig miljø (NGI), avvik fra entreprenør (Secora) og uønskede hendelser fra entreprenør (Secora). Alle disse tre kan inkludere avvik knyttet til ytre miljø. Avvikene rapporteres til Oslo Havn på skjema B-01 og Oslo Havn fører lister over når avvik er innrapportert. Prosjektet gjennomgår avvikene på byggemøter eller kontrollmøter miljø og diskuterer oppfølgingen av avvikene på møtene. En gjennomgang av avviksrapporter skjema B01 viste at det for mange av rapportene manglet utfylling av - årsak til avviket - korrigerende tiltak - lukking av avviket Under revisjonen kunne det ikke vises til om det var enkelte avvik som var gjengangere eller til en oversikt over hvilke avvik som fortsatt ikke var lukket. Det var ikke etablert rutiner for en systematisk erfaringstilbakeføring etter avvik. I forbindelse med månedsrapporteringen gjennomgår og kvalitetssikrer NGI alle overvåkingsdata og kontrollerer disse dataene mot driftslogger og skjemaer over stoppetid mudring osv. En gjennomgang av avviksmeldinger viste at NGI rapporterer inn en del avvik i forbindelse med denne kvalitetssikringen. NGI påpeker at feil eller ufullstendig informasjon i driftslogger og skjemaer fra Secora har gjort NGI s arbeid som kontrollansvarlig for overvåkingen under mudring vanskelig. NGI skriver avviksmeldinger fra gjennomgangen av dataene og driftslogger fra mudringen opptil to måneder i etterkant av mudringsarbeidet. En gjennomgang lang tid i etterkant av at feilen har skjedd kan resultere i at det tar lang tid før feil og avvik avdekkes og rettes opp. SFT forventer at kvalitetssikringen av overvåkingsdataene ved mudring gjennomføres slik at avvik avdekkes og korrigerende tiltak iversettes raskt Anmerkninger Følgende forhold ble anmerket under revisjonen: Anmerkning 1: Det kan ikke dokumenteres at dimensjoneringen av beredskapen på installasjonene er tilstrekkelig og at det er gitt opplæring til alle i bruk av utstyret. Kommentarer: Det er plassert beredskapsmateriell på alle installasjonene men det er noe uklart hva som ligger til grunn for dimensjoneringen. Rielle/Skjærshavn: - to lenser ca 2x12 m, en lense lå ute rundt nedføringen - to sekker zygol bark - to sekker med absorberende sand Transport to lenser ca 2x12 m

8 - tre sekker zygol bark 8 Det ble opplyst under revisjonen at ikke alle mannskapene var gitt spesiell opplæring i bruk av utstyret og at det ikke alle mannskapene hadde deltatt på øvelser i bruk av utstyret. Anmerkning 2: Opplæring i rutiner for oppfølging av målinger av turbiditet og føring av skjemaer kan bedres. Kommentarer Etter tidligere hendelser er det satt fokus på opplæring av mannskapene hos Secora gjennom egen handlingsplan for opplæring, interne revisjoner av mannskaper med vekt på opplæring, endring av prosedyre for opplæring osv. I prosjektet er det mange forhold som skal dokumenteres og det skal føres en rekke skjemaer/logger. Secora har ansvaret for drift og vedlikehold av måleinstrumentene knyttet til overvåkingen av turbiditet ved mudringen. Secora har økt bemanningen i prosjektet og har samtidig hatt noen utskiftninger i mannskapet. Under revisjonen kom det frem at flere av Secoras mannskaper ikke kjente godt nok til prosedyrene for drift og vedlikehold av turbiditetsmålere og bakgrunn for hvorfor de ulike skjemaene skal fylles ut med bestemte opplysninger. Anmerkning 3: Oslo Havn har en svært tett oppfølging av prosjektet, men tilsynet med at rutiner og prosedyrer hos entreprenøren følges kan dokumenteres bedre. Kommentarer: Oslo Havn KF har en tett og omfattende oppfølging av entreprenøren i prosjektet gjennom: - byggemøter - kontrollmøter miljø - særmøter - HMS-runder - avviksbehandlingssystem - inspeksjon på installasjonene Under inspeksjonene har Oslo Havn KF blant annet gjennomført kontroll av plombering av mudderlektere hos Secora. NGI har gjennomført en revisjon av Secoras arbeid med overvåking og transport av masser i august Oslo Havn KF skal føre et systematisk tilsyn for å forebygge og påse at entreprenøren og kontrollansvarlig følger rutinene beskrevet i Kontrollplanen og i entreprenørens kvalitetssikringssystem. HMS-rundene har fokus på HMS forhold og dokumenteres i egne rapporter mens inspeksjonen på installasjonene først i den senere tid er dokumentert skriftlig. Det ble opplyst at Oslo Havn KF ikke har planlagt egne tilsyn av entreprenøren utover de kvartalsvise HMS-rundene og inspeksjonene på installasjonene.

9 9 7. Andre forhold Oppfølging etter forrige kontroll: Avvik 1: Det er ulike oppfatninger om resultatene fra turbiditetsmålingene på nedføringsenheten er en styrende parameter for driften. Samtaler under revisjonen viste at det nå var oppfattet at turbiditetsmålingene på nedføringsenheten er en styrende parameter for driften og at nedføringen skal stanses dersom turbiditeten i sprangsjiktet er mer enn 5 NTU over verdien ved referansestasjonen i mer enn 20 min. Avvik 2: Uklare rutiner for å iverksette manuell overvåking når de automatiske turbiditetsmålere er ute av drift. Nye rutiner er innarbeidet i kvalitetsdokumentene for NGI, se for øvrig avvik 1 om overvåking mudring i denne rapporten. Avvik 3: Periodevis manglende dokumentasjon på gjennomført kontroll av søl fra transportlekterne Transport av masser fra mudringssted til nedføringssted var ikke tema for denne kontrollen. Det ble verifisert at prosedyren 9.61 b Transport av forurensede sedimenter ved bruk av lektere som slepes var endret og at loggskjema nå ble brukt. Anmerkning 1: Antall timer med forhøyet turbiditet inngår i miljøregnskapet for miljøgifter. Metoden for å beregne tidsperioden kan forbedres. Det ble opplyst under revisjonen at metoden for å beregne tidsperioden var endret. Anmerkning 2: Rutiner for loggføringen gjør det vanskelig å spore når enkeltlaster som ankommer nedføringsenheten blir deponert. Det ble verifisert at loggskjemaet var endret slik at det var mulig å spore enkeltlaster fra mudring til deponi. Anmerkning 3: Det tar lang tid før månedsrapportene for mudring og deponering fra Oslo Havn KF ferdigstilles. Det er ikke stilt krav til månedsrapportering fra Oslo Havn til SFT i tillatelsen. Etter avtale skal likevel rapportene oversendes SFT og da så snart som mulig etter ferdigstillelse og helst innen utgangen av den påfølgende måneden. Månedsrapportene er fortsatt sterkt forsinket og som eksempel kan nevnes at rapporten for desember 2007 ble oversendt SFT nå i mai. Månedsrapportene er omfattende og gir svært nyttig informasjon om prosjektet. Se også avvik 3 i denne rapporten. Anmerkning 4: Rutiner for å få en samlet oversikt over status for registrerte avvik i prosjektet kan bli bedre. Se avvik 2 i denne rapporten. Status for tiltak etter påstander om ulovlig dumping

10 10 Tiltakene ble gjennomgått av SFT under forrige revisjon i september 2007 og kontrollen viste at tiltakene var iverksatt. I notat av har Oslo Havn ved Secora beskrevet status for gjennomføring av tiltak og også tatt inn noen få nye tiltak. Stikkprøver viste at tiltakene var fulgt opp. Status ferdig mudrede områder I referater fra byggemøter og kontrollgruppemiljø møter fra 2008, er arbeidet med kontroll og overlevering av ferdig mudrede områder omtalt. Det ble opplyst under revisjonen at det for enkelte områder kan bli vanskelig å oppnå klasse II for enkelte miljøgifter med bare mudring men at dette analysearbeidet ikke var ferdig. I følge tillatelsen datert pkt. 6.2 skal det etter mudring tas et representativt utvalg prøver av sjøbunnen for å dokumentere at nivåene av miljøgifter i sedimentene tilfredsstiller SFTs tillatelse. Vedlikehold Turbiditetsmålere knyttet til mudringen har Secora har ansvaret for og det er utarbeidet en kort prosedyre og et skjema som skal fylles ved vedlikehold. Secora gjennomfører ikke systematisk kontroll eller kalibrering av målerne men har en avtale med leverandør om kalibrering og feilsøking viss det oppdages feil på målerne. For tiden løper en avtale med Dr.ing Houm om kontroll og kalibrering av målerne. Kontroll og kalibrering gjennomføres kun på initiativ fra Secora. 8. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte :Forberedende møte for planlegging av systemrevisjonen. Åpningsmøte : Informasjon fra SFT om gjennomføring av revisjonen Intervjuer og verifikasjoner personer ble intervjuet. Avsluttende møte : Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 1 er det gitt en oversikt over deltakerne på systemrevisjonen.

11 11 VEDLEGG 1 Deltagere ved SFTs revisjon I tabellen under er det gitt en oversikt over funksjonene til de personene som deltok under formøtet, åpningsmøtet og det avsluttende møtet. Intervjuene er også med i tabellen. Funksjon Formøte Åpnings- Intervju Sluttmøte møte Prosjektleder HAV X X X X Byggeleder HAV X X X X Prosjektmedarbeider HAV X X X X Teknisk direktør HAV X X X Informasjonsrådgiver HAV X Informasjonssjef HAV X Anleggsleder Secora X X X X HMS-K leder Secora X X BAS Transport 48 mudring X X X Operatør Transport 48 mudring X X Bas deponering X X Påtroppende AL/PL leder Secora X Prosjektleder NGI X X X Prosjektansvarlig NGI X Revisjonsgruppe: Anne-Elisabeth Arnulf (revisjonsleder) Rune Andersen (revisor)