Læringsmiljøutvalet. Møtebok: Læringsmiljøutvalet ( ) Dato: Notat:

Transkript

1 Møtebok: Læringsmiljøutvalet ( ) Læringsmiljøutvalet Dato: Sted: Campus Førde (klasserom Nygaard) Notat: Det vert møte i Læringsmiljøutvalet ved HVL onsdag 12. september kl 10:30-15:30. Møtet vert halde ved Campus Førde, klasserom Nygaard. I tillegg til sakshandsaming vert det omvisning på campus og lunsj. Melding om forfall kan sendast til glg@hvl.no snarast. Vel møtt!

2 Saksliste Vedtakssaker 8/18 Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte /18 Konstituering og val av leiar for Læringsmiljøutvalet ved HVL studieåret 2018/ /18 Resultat frå Studentens helse- og trivselsundersøkelse (SHoT) 13 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL 14 12/18 Diskusjonssak - forventningar til rolla som læringsmiljøkoordinator 27 Orienteringssaker 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL 28 6/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet - rapport frå Studentombodet våren

3 Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode. Saksbehandler Grethe Lønning Grimsbø Saksgang Møtedato Læringsmiljøutvalet GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE TIL MØTE I LÆRINGSMILJØUTVALET OG GODKJENT REFERAT FRÅ MØTE Forslag til vedtak/innstilling: Innkalling og saksliste til møte i LMU vert godkjent. Sammendrag Referat frå møte i LMU har vore på e-postrunde til alle medlemmer og vart godkjent utan merknadar. Vedlegg: Referat frå møte i Læringsmiljøutvalet

4 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet MØTEPROTOKOLL Læringsmiljøutvalet Dato: kl. 12:00 Sted: Skype Arkivsak: 17/10211 Tilstede: Tove Sandvoll Vee, Kristen Stæger-Breisnes, Arne Bygstad, Øivind Henne, Marianne Nesbjørg Tvedt, Hellen Dahl, Sjur Herheim(Delvis møtt), Tom Lund-Andersen, Jan-Erik Kallevik Vatland, Linda Christine Bøhn, Hege Råkil, Sindre Rødne Dueland, Einar Georg Johannessen, Bjørg Kristin Selvik Forfall: Pia Oline Lilleskare Lunde, Are Bødal Protokollfører: Grethe Lønning Grimsbø SAKSKART Side Vedtakssaker 4/18 17/ Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte /18 17/ Rapport Sei ifrå-meldingar /18 17/ Møteplan for Læringsmiljøutvalet (LMU) haustsemesteret /18 17/ Ymse-saker til møte i LMU Orienteringssaker 4/18 18/ Årsrapport frå Studentombodet 2017 til LMU 8 HVL,

5 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet /18 Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Innkalling og saksliste til møte i LMU vert godkjent. Møtebehandling Møteleiar ynskte prorektor for utdanning Bjørg Kristin Selvik velkommen til møtet og til Læringsmiljøutvalet. Referatet frå møte i Læringsmiljøutvalet var godkjent på e-post i etterkant av møtet. Det vart meldt ei sak til 7/18 Ymse: spørsmål frå Bjørg Kristin Selvik om rolle og funksjon for lokale læringsmiljøkoordinatorar i nærregionane. Nokre av studentane hadde utfordringar med å finne skype-lenka til møtet og få kople seg på, og rakk difor ikkje å vere klare på skype til møtestart. Vedtak Innkalling og saksliste til møte i LMU vert godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 2

6 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet /18 Rapport Sei ifrå-meldingar Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Læringsmiljøutvalet tek Rapport Sei ifrå-meldingar til orientering. Møtebehandling Kravspesifikasjon for nytt Sei ifrå-system er sendt frå arbeidsgruppe til prorektor for utdanning, som har delt den vidare med organisasjonsdirektør og direktør for økonomi og arealforvaltning, då mange saker i Sei i frå-systemet er driftsrelaterte saker. Prorektor for utdanning har hatt møte med studentar som meiner «Sei ifrå»-knappen er for lite synleg på nettsidene. Det vil bli forsøkt å flytte den lengre fram på nettsidene, slik at den vert meir synleg. Det vert viktig å gi informasjon om Sei ifråsida til nye studentar ved nytt semester. I tillegg til årsakene som er nemnt i saksframlegget, kan ei årsak til at tal på saker i systemet har gått ned vere at ein del saker som før gjekk i Sei ifrå-systemet no går til Studentombodet. Ein del av sakene Studentombodet har løyst, kunne vore løyst av andre dersom studentane visste at det fanst eit anna system. Me må ha forståing for at det ikkje alltid er enkelt for studentane å velje «rett» kanal for saka si. Den største mengda Sei ifrå-saker handlar om det fysiske læringsmiljøet, og driftsrelaterte saker. Ein del av sakene som gjeld tilrettelegging og andre tiltak for studentar på campus Bergen, vert motteke av Studenttorget/lokal læringsmiljøkoordinator, og sendt vidare til driftssjef. Det er ikkje klare retningslinjer for kor oppgåver som gjeld HMS-området for studentane skal løysast og kor i budsjettet det finst midlar til tiltak. Dette må det arbeidast med inn mot neste års budsjett, fram til då må førespurnader frå studentar om tilrettelegging gripast tak i. Det må vere tydeleg for nye studentar kor dei skal henvende seg ved behov for tilrettelegging. I bemanningsplanar for studieadministrasjonen vert det lagt inn ein LMU-kontakt, som skal ha kontakt med LMU, og oppfølging av studentar med spesielle behov. I Sogn og Fjordane skal studentane kunne melde behov som gjeld fysisk læringsmiljø og tilrettelegging til lokal læringsmiljøkoordinator. Prorektor for utdanning tek ansvar for å følgje opp, og avklare kor det er budsjettmidlar til tilrettelegging for studentar. 3

7 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet Hovudverneombod kommenterte utfordringa ved at livet til studentane føregår i fakulteta skal då lokale læringsmiljøkoordinatorar og midlar til tilrettelegging ligge i fellesadministrasjon eller fakultet? Inntil vidare vil Sei ifrå-sida på fungere som før, til nytt system er på plass. LMU vil verte orientert om utviklinga av saka om nytt felles Sei ifrå-system for HVL. Vedtak Læringsmiljøutvalet tek Rapport Sei ifrå-meldingar til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

8 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet /18 Møteplan for Læringsmiljøutvalet (LMU) haustsemesteret 2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Læringsmiljøutvalet vedtek møteplan for haustsemesteret 2018 slik: 4. september kl i Førde 13. november kl på Skype Møtebehandling Det vert lagt opp til to møter i semesteret, eitt fysisk på campus og eitt skype-møte. 4. september passar dårleg for fleire, og det vil verte sendt ut ein doodle for å finne møtedato i september (veke 37) som passar for flest mulig av både dei tilsette og studentane. Studenttinget har valt følgjande studentar til LMU for studieåret 2018/2019. Ein av desse vil bli valgt som leiar i LMU sitt møte i september: Førde: Helene Sylvarnes Sogndal: Erlend Hovland (vara) Bergen: Anders Gunnar Helle og Ingeborg Qatarina Høimyr Haugesund: Ole Henrik Bach Stord: Jan Erik Vatland Tove Sandvoll Vee går ut av LMU etter inneværande studieår. Prorektor for utdanning kjem inn i LMU, og drøftar med rektor om ho skal gå inn som tilsetterepresentant frå Sogndal eller som prorektor. Dersom det skal veljast inn eit nytt LMU-medlem frå dei tilsette i Sogndal, må det også veljast inn ein til student. Vedtak Læringsmiljøutvalet vedtek møteplan for haustsemesteret 2018 slik: September i Førde dato vert sett etter at ein doodle har vist kva dato som passar for flest av LMU-medlemmene. LMU-sekretær sender ut doodle til alle. 13. november kl på Skype. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

9 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet /18 Ymse-saker til møte i LMU Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Vedtak i eventuelle ymse-saker som vert meldt i møtet, vert utforma i møtet. Møtebehandling Prorektor for utdanning ønskjer innspel frå LMU på kva rolle lokal læringsmiljøkoordinator skal ha. Det er semje om at dersom desse skal desse vere kontaktar opp mot LMU, bør dei få observatørstatus i LMU-møta. Dei studentane og tilsette som sit i LMU, bør kunne ta kontakt med lokal læringsmiljøkoordinator dersom det er saker som går på campus eller nærregion. Slik er det per i dag i Sogn og Fjordane. Lokal læringsmiljøkoordinator må ha tett samarbeid både med lokalt forum for LMU (Stord/Haugesund), Kontaktutvalet (Sogn og Fjordane) og LMU ved HVL. Det er per i dag ikkje noko organ for lokalt læringsmiljøarbeid i Bergen. Det er viktig for studentane å ha kort veg til funksjonen. I AMU er det lokale HMS-koordinatoar som er med i AMU, og som byter på å ha sekretærfunksjon og ansvar for AMU-møtene. Dette fungerer godt. Læringsmiljøkoordinatorane er i dag knytt til nærregion. Kva skal vere hovudperspektivet for LMU? Det vert viktig å få samanheng mellom det lokale og arbeidet på institusjonsnivå. Det er viktig med ein felles og klart definert oppfatning av funksjonen til LMUkoordinatorane. Det må vere ein genuin samanheng mellom overordna handlingsplan for læringsmiljø og det som skjer på campusane og blant læringsmiljøkoordinatorane. Sjølv om HVL enno ikkje har ein overordna handlingsplan for læringsmiljø, kan ein likevel sjå på kva slags oppgåver som skal ligge til det lokale arbeidet. Det er viktig å ha lokalt arbeid tett på studentane, og kunne ta opp og gjerne løyse saker på lavast mulig nivå. Læringsmiljøarbeid handlar ikkje berre om det som normalt kategoriserer under HMS-arbeid. Det er viktig å få ein organisasjon der dei impliserte partane, råd og utval, veit kva dei andre driv med. Det vert viktig å få organisasjonsstrukturen og kommunikasjonsstrukturen på plass. Studentane ser det som viktig at det finst ei form for lokale LMU. Ein må vurdere samansettinga av medlemmene, slik at det vert ein stad der studentane kan ta opp lokale saker. Mange av sakene som kjem inn til Studentrådet og til lokalt forum for læringsmiljøarbeid, burde vore løyst i referansegrupper på klasse-/emnenivå. 6

10 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet Det er viktig for studentane å vite kor ein skal melde saker, korleis sakene vert fulgt opp. Prorektor for utdanning tek med seg innspela frå LMU i det vidare arbeidet med bemanningsplanar i administrasjonen. Ho informerte om at prorektor for samhandling arbeider for oppretting av campusråd. Kor mange råd og utval er det rom for, og kan ein klare å rekruttere studentar til? Det viktige må vere at enkle saker som ikkje treng å gå til LMU for å bli løyst, kan bli løyst lokalt. LMU ved HVL har per i dag ikkje noko mandat utover det som er nedfelt i UH-lova. I arbeidet med kvalitetssystem for HVL er det viktig å tydeleggjere kva rolle LMU skal ha. Vedtak Prorektor for utdanning følgjer opp arbeidet med å definere rolla som lokal læringsmiljøkoordinator og organiseringa av læringsmiljøarbeidet i nærregionane og/eller på campus. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

11 i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte / Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte : Protokoll Læringsmiljøutvalet Saknr Arkivsak Tittel 4/18 18/ Årsrapport frå Studentombodet 2017 til LMU Studentombodet presenterte hovudtrekka i rapporten. LMU takka Studentombodet for ein god og grundig rapport, og det gode arbeidet som danna grunnlag for rapporten. Evaluering av gjennomføring av skype-møte Som student utan kontor kan det vere det utfordrande, då ein er avhengig av å kunne låne kontoret som Studenttinget disponerer på campus. Andre studentar har fått hjelp frå IT til å laste ned skype for business på eigen masking, og anbefaler dette. Det er semje om at skype-møte der alle sit på kvar sin plass, fungerer betre enn når ein sit samla på fem ulike campus. Det fungerte fint å bruke chatte-feltet til liste for ordstyraren, og alle vart minna om å mute mikrofonen sin når dei ikkje snakkar, for å unngå bakgrunnsstøy. Det kom tips om å prøve å bruke Google Hangouts i staden for Skype for business, då dette gir høve til å sjå alle møtedeltakarane på skjermen samstundes. LMU takkar Tove Sandvoll Vee for innsatsen som LMU-leiar i første periode etter fusjonen, og ønskjer henne lykke til vidare. 8

12 g val av leiar for Læringsmiljøutvalet ved HVL studieåret 2018/ / Konstituering og val av leiar for Læringsmiljøutvalet ved HVL studieåret 2018/2019 : Konstituering og val av leiar for Læringsmiljøutvalet ved HVL studieåret 2018/2019 Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode. Saksbehandler Grethe Lønning Grimsbø Saksgang Møtedato Læringsmiljøutvalet KONSTITUERING OG VAL AV LEIAR FOR LÆRINGSMILJØUTVALET VED HVL STUDIEÅRET 2018/2019 Forslag til vedtak/innstilling: Læringsmiljøutvalet (LMU) ved HVL vert konstituert og XX vert valt til leiar av LMU for studieåret 2018/2019. Sammendrag Universitets- og høgskolelova 4-3 (3) om læringsmiljøutval, slår fast at: «Studentene og institusjonen skal ha like mange representanter hver i utvalget. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter.» Tilsett ved Fakultet for helse- og sosialvitskap Tove Sandvoll Vee var leiar for LMU studieåret 2017/2018. For studieåret 2018/2019 skal det difor veljast leiar blant studentane i LMU. LMU vil i saka også drøfte arbeidsform, og type saker som er aktuelt å løfte fram i eit læringsmiljøutval på institusjonsnivå på ein fleircampusinstitusjon som HVL. Det vil bli utarbeidd eit årshjul for LMU, sett i samanheng med årshjul for andre råd og utval i HVL. 1

13 10/18 Resultat frå Studentens helse- og trivselsundersøkelse (SHoT) - 18/ Resultat frå Studentens helse- og trivselsundersøkelse (SHoT) : Resultat frå Studentens helse- og trivselsundersøkelse (SHoT) Arkivsak-dok. 18/ Arkivkode. Saksbehandler Grethe Lønning Grimsbø Saksgang Møtedato Læringsmiljøutvalet RESULTAT FRÅ STUDENTENS HELSE- OG TRIVSELSUNDERSØKELSE (SHOT) Forslag til vedtak/innstilling: Vedtak vert formulert i møtet. Sammendrag SHoT-undersøkinga er Noregs største studenthelseundersøking. Meir enn norske studentar i inn- og utland har delteke i undersøkinga SHoT Resultata frå undersøkinga vart presentert 5. september, og det var i samband med dette arrangert samlingar på alle HVL sine campus med streaming frå presentasjonen av resultata, samt presentasjon og diskusjon av lokale resultat per campus ved HVL. LMU vil få ettersendt eit notat som presenterer resultata for HVL, samt ei munnleg orientering i møtet ved prorektor for utdanning Bjørg Kristin Selvik. LMU vil på bakgrunn av dette vurdere om det er nokre av resultata i undersøkinga som skal følgjast opp av LMU ved HVL, eventuelt om LMU skal gje innspel til Sammen eller til leiinga ved HVL med forslag til tiltak/oppfølging av SHoT Vedlegg: Notat vert ettersendt. 1

14 ing av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL Arkivsak-dok. 18/ Arkivkode. Saksbehandler Grethe Lønning Grimsbø Saksgang Møtedato Læringsmiljøutvalet PROSJEKT UTVIKLING AV SYSTEM FOR KVALITETSARBEIDET I UTDANNINGSVERKSEMDA VED HVL Forslag til vedtak/innstilling: LMU tek prosjektplan for utvikling av kvalitetssystem ved HVL til orientering, og vidareformidlar innspel til prosjektleiar. Sammendrag LMU får i med dette ei orientering om arbeidet med utvikling av kvalitetssystem ved HVL. LMU vil få ei sak om kvalitetssystemet til handsaming på novembermøtet, før kvalitetssystemet skal vedtakast i høgskolestyret. Læringsmiljøutvalet får i møtet presentert krava i studietilsynsforskrifta som er særleg relevante for utvalet sitt arbeid. Utvalet blir vidare invitert til å gi innspel på kva ein opplever som spesielt viktig at inngår i systemet for kvalitetsarbeid i utdanningsverksemda ved HVL. Vedlegg: Prosjektplan for utvikling av kvalitetssystem ved HVL. 1

15 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan UTVIKLING AV SYSTEM FOR KVALITETSARBEID I UTDANNINGANE VED HVL 1

16 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan 1. Bakgrunn for prosjektet Lov om universitet og høgskuler pålegg institusjonane å ha eit system for kvalitetssikring som sikrar og vidareutviklar kvaliteten i utdanninga. Loven stiller også krav om at studentevalueringar skal inngå i systemet. HVL skal utvikle nytt system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda i Systemet for kvalitetsarbeidet må både ta utgangspunkt i europeiske, nasjonale og lokale standardar, rammeverk, lovar og forskrifter, samt studieprogramma og HVL sin eigenart. Jamfør årsplanen for HVL, skal nytt system for kvalitetsarbeid handsamast av høgskulestyret i november Dette er heilt naudsynt fordi godkjenning av nye studieprogram avheng av at HVL har eit felles system for kvalitetsarbeid. Vi kan dermed ikkje få godkjenning på dei omsøkte PhD- og masterutdanningane frå NOKUT eller opprette studieprogram der vi er sjølvakkrediterande før HVL har vedteke sitt nye felles system for kvalitetsarbeidet. Vi har vidare fått varsel om at NOKUT skal gjennomføre tilsyn av HVL sitt systematiske kvalitetsarbeid våren 2019, samstundes med tilsvarande tilsyn ved Høgskolen i Innlandet, Universitetet i Sørøst-Norge og Nord universitet. Jf. Studietilsynsforskrifta skal det ikkje gå meir enn åtte år mellom kvart tilsyn. NOKUT har organisert tilsyna dei skal gjennomføre i perioden i sju prosjekt, der vi er del av prosjekt 2. Institusjonane i kvart prosjekt deler ein del fellestrekk som ein håper vil kunne bidra til erfaringsdeling og utvikling. Parallelt med utvikling av det nye system for kvalitetsarbeidet vil utdanningane framleis følgje kvalitetssystem for dei tre tidlegare høgskulene 1. Standardar, lovar, forskrifter og rammeverk innanfor utdanningskvalitet Det blir gitt ei rekke føringar for kvalitetsarbeid og krav til kvalitetssystem i europeiske, nasjonale og lokale standardar, lovar, forskrifter og rammeverk: 1 Fordi nettsidene for dei tidlegare institusjonane er under utfasing, er utvikla ei nettside for at ein enkelt skal kunne finne malar, eksempel osv. for utvikling, oppfølging og evaluering av emne og studieprogram. For samkøyrte studieprogram er det gjort avklaringar for kva krav som skal gjelde fram til system for kvalitetsarbeid for heile HVL er utvikla. 2

17 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan Ny ESG vart utarbeidd i samband med ministermøtet i Jerevan i 2015 Ny studiekvalitetsforskrift vart fastsett av Kunnskapsdepartementet i juni 2016 Ny studietilsynsforskrift vart fastsett av NOKUT i februar 2017 Desse forskriftane inneheldt (mellom anna) krav til o Akkreditering og revidering av institusjonar o Systematisk kvalitetsarbeid o Prosess for akkreditering, evaluering og revidering av studietilbod o Innhald, omgjevnader og fagmiljø knytt til studietilboda o Tilsyn Interimsstyret vedtok i desember 2016 Forskrift om studium og eksamen ved HVL, Forskrift om opptak til HVL og Forskrift om graden ph.d. ved HVL. Det er utvikla ei oversikt over rammevilkåra for utvikling av system for kvalitetsarbeidet ved HVL med omtale av krav i nasjonale forskrifter, i andre institusjonar sine system for kvalitetsarbeid og i dei tre tidlegare institusjonane sine kvalitetssystem (vedlagt). Tilsynsrapportar frå NOKUT NOKUT har gjennomført eit pilotprosjekt og hatt tilsyn etter den nye studietilsynsforskrifta med sju vitskaplege høgskular i 2017/2018. Rapportane frå tilsyna ved Handelshøyskolen BI, Det teologiske menighetsfakultet (MF), Norges idrettshøyskole (NIH), og Norges musikkhøgskule (NMH) vart offentleggjort juni Meir fakta om piloten og dei fullstendige tilsynsrapportane finn ein på NOKUT sine nettsider. Tilsyna har avdekka nokre felles utfordringar for alle institusjonane, og er svært nyttig informasjon i arbeidet med å lage eit godt system for kvalitetsarbeid for HVL. Utdrag frå alle rapportane kan ein lese i dei vedlagte dokumenta Hovudtrekk frå NOKUT sine tilsynsrapportar pilotprosjektet. NOKUT - Pilotering av tilsyn med systematisk kvalitetsarbeid - Hva kan vi lære av andre institusjoner? Spørsmål til refleksjon - Notat av Bente C. Bakke 3

18 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan 2. Mål, mandat, forventa resultat og avgrensingar Mål Styret for HVL skal vedta rammeverket for system for kvalitetsarbeid i utdanningsverksemda ved HVL i november Systemet skal vera i tråd med nasjonale og lokale forskrifter og gi grunnlag for at HVL si utdanningsverksemd skal ha høg kvalitet. Målet er at prosessen skal gi eit godt grunnlag for det systematiske kvalitetsarbeidet ved HVL gjennom - Utvikling av eit felles begrepsapparat og tydelege rolle- og prosesskildringar - Prosessar for at systemet for kvalitetsarbeidet skal opplevast som meiningsfullt og nyttig Mandat Prosjektet skal 1. Utforme rammeverk for system for kvalitetsarbeid i utdanningsverksemda 2. Utvikle nettbasert kvalitetshandbok 3. Utvikle system for lagring og formidling av evalueringar/rapportar/referat osv. 4. Implementere systemet og lære opp organisasjonen Tilgrensa prosessar og utviklingsprosjekt System for kvalitetsarbeidet har tett kobling til mange prosessar og utviklingsprosjekt i HVL. Dette legg både føringar for kva aktivitetar som må gjennomførast og kva funksjonar som må involerast. Eksempel på tilgrensa prosessar og utviklingsprosjekt er: - Strategi for HVL - Strategi studieportefølje - Sei ifrå - avvikssystem - Organisasjonsutvikling og utvikling av system for verksemdsstyring for HVL - Administrative prosesskildringar Strategiar for HVL og strategi studieportefølje Studietilsynsforskrifta slår fast at kvalitetsarbeidet til institusjonane skal vere forankra i ein strategi. Prosessen med å utarbeide den overordna strategien til HVL og dei fakultetsvise strategiane er godt i gang, og er planlagt ferdigstilt tidleg i haust. Det er sentralt at system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda både står i samsvar med og bygger opp under strategiane. 4

19 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan Sei ifrå - avvikssystem Systemet for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda skal fange opp utfordringar og manglar i studentane sitt læringsmiljø. Likevel er det viktig å ha eit system der studentane kan gi tilbakemeldingar der det ikkje høver å følgje dei vanlege kanalane. Ei arbeidsgruppe sett ned av prorektor for utdanning har utarbeidd ein kravspesifikasjon for eit felles avvikssystem der studentar kan melde om utfordringar knytt til læringsmiljøet. HVL har allereie lisens for systemet PureService. Dette systemet ser ut til at det i all hovudsak kravspesifikasjonen. Hausten 2018 vil ein derfor prøve ut dette som innmeldings- og oppfølgingssystem for Sei ifrå-meldingar. Parallelt vil ein gjennomføre ei prosessmodellering for å sikre at sakane som blir melde inn blir følgde opp på tilfredsstillande måte. Prosesskildring og evaluering av PureService som system for innmelding og handsaming av sei ifrå-sakar vil bli handsama av Læringsmiljøutvalet i november Organisasjonsutvikling og verksemdsstyrng ved HVL Utvikling av nytt system for kvalitetsarbeid i utdanningsverksemda ved HVL er del av og har mange grenseflater mot andre delar av organisasjonsutviklinga av HVL. Til dømes vil det vera mange prosessar som er knytt til verksemdsstyring og internrevisjon, leiaropplæring og digitalisering. Det er også gjennomført eit arbeid for å følgje opp anbefalingane i sluttprosjektet i digitaliseringsprosjektet om å etablere ei eining for utvikling av undervisning og læring. Administrative prosesskildringar I samband med fusjonen er det gjort eit omfattande arbeid med å lage felles administrative prosessar og rutinar. Prosesskartleggingane omfattar og prosessar knytt til studiekvalitet, frå eit studieadministrativt perspektiv. Arbeidet har vore svært viktig for å sikre god kvalitet i dei studieadministrative tenestene ved HVL. Metodane som er nytta i dette arbeidet vil også vera aktuelle i utviklinga av prosessar og rutinar knytt til kvalitetsarbeidet, samt at utviklinga av system for kvalitetsarbeidet ved HVL vil kunne resultere i behov for justering av studieadministrative og andre administrative prosessar og rutinar. 3. Organisering av prosjektet Prosjekteigar for utvikling av system for kvalitetsarbeid for utdanningsverksemda er prorektor for utdanning. Utdanningsutvalet vil vera styringsgruppe for prosjektet. Prosjektgruppa vil bestå av tilsette frå eining for utdanningskvalitet, studieportefølje og analyse på institusjonsnivå, kvalitetsrådgivarar frå alle fire fakulteta og ein student (oppnemnt frå Arbeidsutvalet til Studenttinget). 5

20 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan Arbeidet med utvikling av system for kvalitetsarbeid for HVL må involvere studentar og tilsette frå både fag og administrasjon og frå alle delar av organisasjonen. Derfor er det planlagt å gjennomføre fakultetsvise kvalitetsdagar og webinar/andre møter med ulike ressurspersonar, samt møter med studenttinget og studentrepresentantar. 4. Delprosjekt 1. Utforming overordna rammeverk for system for kvalitetsarbeidet 2. Nettbasert "kvalitetshandbok" 3. System for lagring og formidling av evalueringar/rapportar/referat osv. 4. Implementering og opplæring Utforming overordna rammeverk for system for kvalitetsarbeidet Styret skal handsame rammeverk system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL 28. november Systemet skal skildre mål for kvalitetsarbeidet og definere roller, ansvar, oppgåver og prosessar knytt til sentrale område i systemet for kvalitetsarbeidet. Leveransar - Oversikt over rammevilkår for utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda - Utvikling og fastsetting av aktivitetar på dei ulike kvalitetsområda - Rammeverk for system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda (styresak november) - Struktur for rapportering (i samarbeid med verksemdsstyring) Aktivitetar Aktivitet Kven Når Utvikling av oversikt over Kvalitetsrådgivarar Mai/juni 2018 rammevilkår for utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda Handsaming av fyrsteutkast for avklaring av struktur for rammeverket/system for kvalitetsarbeidet Utdanningsutvalet 23. august Prosessar for avklaring og innspel på innhald, metoder, verky, malar og rapportering i kvalitetsarbeidet Handsaming av høyringsutkast rammeverk for system for Fakultetsvise kvalitetsdagar Webinar Dialog med ressurspersonar Utdanningsutvalet September 1. oktober 6

21 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan kvalitetsarbeidet, inkludert system for rapportering Høyring Høyringsinstansar HVL Oktober Handsaming endeleg utkast rammeverk for system for kvalitetsarbeidet Utdanningsutvalet 1. november Handsaming rammeverk system for kvalitetsarbeidet Høgskulestyret HVL 28. november Nettbasert kvalitetshandbok Til støtte i kvalitetsarbeidet blir det utvikla verkty, malar og eksempel på god praksis. Det vil bli utarbeidd ei nettbasert kvalitetshandbok for at studentar, tilsette og eksterne skal kunne finne desse på ein enkel måte. Leveransar - Verkty, malar og eksempel på god praksis knytt til ulike kvalitetsområde - Nettsider for dei ulike kvalitetsområda Aktivitetar Aktivitet Kven Når Avklaring av struktur for nettsider og kobling til kvalitetsportal Prosjektgruppa/ webredaksjonen Primo september Utvikling av verkty, malar og Prosjektgruppa September/Oktober eksempel - emner Utvikling av verkty, malar og Prosjektgruppa September/Oktober eksempel studieprogram Utvikling av verkty, malar og Prosjektgruppa September/Oktober eksempel - studieportefølje Utvikling av verkty, malar og Prosjektgruppa September/Oktober eksempel (studie)administrative tenester oppdatering av prosesskildringar Utvikling av nettsider Prosjektgruppa/ Hausten 2018 webredaksjonen Publisering av nettsider Webredaksjonen Desember/januar 7

22 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan osv. System for lagring og formidling av evalueringar/rapportar/referat For å sikre dokumentasjon og formidling av kvalitetsarbeidet kan det vera aktuelt å anskaffe eit system for lagring av evalueringar, rapportar og referat. I denne prosessen må ein også sikre at arkivverdige dokument blir lagra i høgskulen sitt arkivsystem. Ettersom det også er naudsynt å sikre tilfredsstillande dokumentasjon for studieåret , må ein også tidleg ta stilling til kva lagringssystem ein skal nytte dette studieåret. Leveransar: - Avklare kva system som skal nyttast fram til eit evt. Nytt system for lagring og formidling er på plass - Avklare behov for system for lagring av dokumentasjon av kvalitetarbeidet - Evt. kravspesifikasjon system for lagring av dokumentasjon - Anskaffing av system (evt tilpasning av system HVL allereie har tilgjengeleg) Aktivitetar Aktivitet Kven Når Avklare kva system som skal Utdanningsutvalet 23. august nyttast inntil evt. Nytt system er på plass (studieåret ) Innhente informasjon om ulike eksisterande og moglege system for lagring Prosjektgruppa September Avklare kva type dokument Prosjektgruppa/arkiv Oktober som er arkivverdige Avklare kva behov ein har for Prosjektgruppa Oktober dokumentasjon og tilgjengelegheit for ulike type dokument Fastsette kva system for lagring Utdanningsutvalet 1. november og formidling ein skal ha ved HVL Utforme evt. Kravspesifikasjon Prosjektgruppa Desember for system Gjennomføre innkjøpsprosess Prosjektgruppa/Innkjøp Våren 2019 Implementere nytt system Prosjektgruppa Studiestart

23 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan Implementering og opplæring Utviklinga av nytt system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL vil mest sannsynleg gi behov for å oppdatere delegasjonsreglement og lokale forskrifter. Opplæring og dialog vil vera ein sentral del av kvalitetssystemet, som del av arbeidet for å fremja ein kvalitetskultur blant tilsette og studentar. Likevel vil vi måtte ha særskilt merksemd på dette no både fordi vi er ein ny institusjon og fordi vi utviklar eit nytt system for kvalitetsarbeidet. Leveransar: - Oppdatert delegasjonsreglement - Oppdaterte forskrifter - Opplæring av studentar, tilsette og leiarar Aktivitetar Aktivitet Kven Når Oppdatere delegasjonsreglementet i tråd med mandat for utval og aktivitetane i kvalitetssystemet med handsaming i høgskulestyret Prosjektgruppa/ Høgskulestyret (vedtak) 28. november Oppdatere forskrift for studier og eksamen ved HVL med handsaming i høgskulestyret Utvikle kommunikasjons- og opplæringsplan for studentar, tilsette og leiarar og gjennomføre opplæring Prosjektgruppa/ Høgskulestyret (vedtak) Prosjektgruppa 28. november November- Januar 5. Prosjektgjennomføring Verdiar for prosjektarbeidet Prosjektarbeidet skal gjennomførast med følgjande verdiar som rettesnor: Deling Openheit og innsyn Undersøkjande og kunnskapsbasert Lærande og utfordrande Ressurseffektiv 9

24 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan Overordna milepelsplan Utvikling av system for kvalitetsarbeid for utdanningsverksemda ved HVL 1. Overordna skildring system for kvalitetsarbeid er vedteke av høgskulestyret 2. Delegasjonsreglement er oppdatert og godkjent av høgskulestyret Ferdig dato Godkjennast av 28. november 2018 Høgskulestyret 28. november 2018 Høgskulestyret 3. Nettbasert kvalitetshandbok er publisert 1. januar 2019 Utdanningsutvalet 4. Studentar og tilsette har fått opplæring i system for kvalitetsarbeidet 5. Evt. system for lagring av dokumentasjon frå kvalitetsarbeidet er klar til bruk 31. januar 2019 Utdanningsutvalet 1. august 2019 Utdanningsutvalet Møteplan Styringsgruppemøter 23. august 1. oktober 1. november Rammer for arbeidet i prosjektgruppa Det vil bli utarbeidd ein detaljert prosjektplan med definert ansvar for alle aktivitetar knytt til dei ulike delprosjekta. Prosjektgruppa (samt tilknytta ressurspersonar i eining for utdanningskvalitet, studieportefølje og analyse og på fakulteta) vil ha vekentlege Skypemøter med gjennomgang av status og problemstillingar. Rammer for medverknad og innspel Dei fakultetsvise kvalitetsdagane, inklusive forarbeid og etterarbeid knytt til desse vil vera heilt sentrale for å utforme innhaldet i kvalitetssystemet, særleg kva gjeld kvalitet i studieprogram og emne. Vidare vil det bli gjennomført webinar på konkrete tema som blir opne for alle, men der ein særleg inviterer ressurspersonar. Det vil også bli gjennomført eigne møter med ressurspersonar på ulike område. Studentane ved HVL vil bli involvert både som medlemmar i Utdanningsutvalet, som deltakarar på fakultetsvise kvalitetsdagar og gjennom direkte dialog. Nærare plan for korleis ein skal involvere studentane vil bli diskutert i samband med prosjektet si deltaking på Studenttingsmøte ultimo august. 10

25 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan Medlemmene i styringsgruppa (utdanningsutvalet) har vidare ei viktig rolle, både fordi funksjonane har ulike roller i det framtidige systemet for kvalitetsarbeid og fordi dei representerer ulike delar av organisasjonen. Avslutningsvis vil ein gjennomføre ei høyring ut mot alle høyringsinstansar i HVL. 11

26 11/18 Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL - 18/ Prosjekt utvikling av system for kvalitetsarbeidet i utdanningsverksemda ved HVL : Prosjektplan kvalitetssystem med innarbeidde innspel Prosjektplan 6. Risikovurdering Prosjektleiar vil saman med prosjektgruppa foreta løpande risikovurdering ved å identifisere forhold som kan true prosjektet sine målsettingar, framdrift og leveransar. Følgjande risiki er identifisert og vurdert innleiingsvis i prosjektperioden: Ikkje god nok medverknad i utviklinga av system for kvalitetsarbeidet i utdanningane slik at systemet opplevast som lite relevant for faglærarar/leiarar o Vi har relativt kort tid på å utvikle systemet o HVL er ein stor og kompleks organisasjon o Om systemet opplevast som irrelevant vil det ikkje bli brukt o Kvalitetsdagar på fakultet og andre former for medverknad vil bli gjennomført o Etter at rammeverket er vedteke og systemet er sett i verk må vi følgje opp med evalueringar som avklarar om systemet opplevast som relevant og gjera naudsynte endringar For knapp tid til å få implementert systemet før NOKUT-tilsyn o Rammeverket for systemet blir vedteke 28. November 2018 og NOKUT kjem på tilsyn allereie våren 2018 o Utdanningane har forhalde seg til ulike system fram til dette o Vi må ha ein god kommunikasjons- og opplæringsplan både i utviklingsprosessen og i implementeringsfasen. Systemet blir for komplekst/på sida av andre prosessar o HVL er ein ung og kompleks organisasjon med ulike utdanningar, fem kampus og fire store fakultet. o Vi må ha tett samarbeid med utvikling av verksemdsstyring o Vi må unngå å lage for mange eller for detaljerte prosesskildringar og krav o Vi må ha tydelege rolle- og ansvarsskildringar o Vi må ha vekt på å utforme gode verkty som er lett tilgjengelege for tilsette, studentar og samarbeidspartnarar Systemet sikrar ikkje godt nok at ein fangar opp/følgjer opp sviktande kvalitet i utdanningane o HVL er ein ung og kompleks organisasjon med ulike utdanningar, fem kampus og fire store fakultet. o Vi må ha tydelege rolle- og ansvarsskildringar Systemet gir ikkje godt nok utgangspunkt for å utvikle kvalitetskultur/god kvalitet i utdanningane o HVL er ein ung og kompleks organisasjon med ulike utdanningar, fem kampus og fire store fakultet. o Vi må utvikle løysingar som kan tilpassast ulike formål og engasjere studentar, fagtilsette og leiarar o Vi må finne gode løysingar for erfaringsdeling 7. Budsjett Prosjektmedarbeidarane og medlemmane i styringsgruppa vil gjennomføre prosjektarbeidet som del av sitt arbeid / sin ordinære møteverksemd. Kostnadar knytt til seminar og møter må takast frå ordinære budsjett. 12

27 12/18 Diskusjonssak - forventningar til rolla som læringsmiljøkoordinator - 17/ Diskusjonssak - forventningar til rolla som læringsmiljøkoordinator : Diskusjonssak - forventningar til rolla som læringsmiljøkoordinator Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode. Saksbehandler Grethe Lønning Grimsbø Saksgang Møtedato Læringsmiljøutvalet DISKUSJONSSAK - FORVENTNINGAR TIL ROLLA SOM LÆRINGSMILJØKOORDINATOR Diskusjon Det er per i dag ein læringsmiljøkoordinator i kvar nærregion i HVL. Det er noko uklart kva som er forventningane til denne funksjonen, blant anna kor stor stillingsdel som skal nyttast i rolla og om den samme funksjonen også skal ha ansvar for tilrettelegging for studentar med særskilte behov. Det er oppretta campusråd ved alle fem campus, og dersom dette vert eit forum for læringsmiljøsaker på campus, må ein også sjå på kva rolle læringsmiljøkoordinator skal ha inn mot campusråd. LMU vil i møtet diskutere saka og gi innspel som vert vidareformidla til administrasjonen. 1

28 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL - 17/ Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL : Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL Arkivsak-dok. 17/ Arkivkode. Saksbehandler Grethe Lønning Grimsbø Saksgang Møtedato Læringsmiljøutvalet Læringsmiljøutvalet ORIENTERING TIL LÆRINGSMILJØUTVALET OM STATUS SEI IFRÅ-SYSTEM FOR HVL Forslag til vedtak/innstilling: LMU tek status Sei ifrå-system for HVL til orientering. Sammendrag Ei arbeidsgruppe sett ned av prorektor for utdanning har utarbeidd ein kravspesifikasjon for eit felles avvikssystem der studentar kan melde om utfordringar knytt til læringsmiljøet. HVL har allereie lisens på systemet Pure Service, og dette systemet ser ut til å stette kravspesifikasjonen i stor grad. Hausten 2018 vil ein difor prøve ut dette som innmeldings- og oppfølgingssystem for Sei ifrå-meldingar. 28. august starta også ei prosessmodellering for å sikre at sakene som blir meldt inn blir følgt opp på tilfredsstillande måte. LMU vil i møtet få heilt oppdatert status dersom denne er endra etter utsending av sakene. Prosesskildring og evaluering av Pure Service som system for innmelding og handsaming av Sei ifrå-saker vil bli handsama av LMU i novembermøtet Vedlegg: Kravspesifikasjon Sei ifrå 1

29 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL - 17/ Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL : Kravspesifikasjon sei ifrå Sei ifrå-system ved HVL Innleiing Sei ifrå-systemet skal gjera det enklare å melde frå om forhold knytt til utdanningskvalitet og læringsmiljø som ikkje blir fanga opp gjennom andre kanalar i kvalitetssystemet. Dette inneber at systemet må ha eigenskapar både for at vi skal fange opp og evne å følgje opp desse forholda. Behovet for sei ifrå er mellom anna forankra i studietilsynsforskrifta 4.1.3: Institusjonen skal ha ordninger for å systematisk kontrollere at alle studietilbud tilfredsstiller kravene i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning 3-1 til 3-4 og kapittel 2 i denne forskrift, og eventuelle tilleggskrav fastsatt av institusjonen. Vidare er det naudsynt at HVL har eit avvikssystem med dokumentasjon av mengde sakar, sakshandsamingstid og oversikt over korleis sakane er handsaming av krava for å oppfylle krava frå Sjøfartsdirektoratet for godkjenning av bachelorutdanninga i nautikk. Løysingane ved dei tre tidlegare institusjonane Ved HSH vart sakar meldt via elektronisk si-i-fra system (Dell Kace): Både tilsette og studenter melde inn sakar i dette systemet. Direktørens stab var ansvarleg for å sende vidare til rett sakshandsamar og purre ved behov. LMU ved HSH fekk semestervise rapportar på sakar og status. Ved HiSF har ein også hatt eit sei-ifråsystem (laga av lokal IT avdeling). Viserektor har vore mottakar av desse innmeldingane og fordelt sakane vidare til rett sakshandsamar. Det er hovudsakeleg studentar som har meldt inn, og fleirtallet av sakane har vore knytt til fysisk læringsmiljø. LMU har motteke rapportar om sakar frå systemet. Ved HiB har ein nytta eit behovsmeldingssystem (Lydia) for tilsette drifta av seksjon for Arealforvaltning, drift og brukarservice. Studentar har ikkje sjølv hatt høve til å melde frå via dette systemet. Studentar som ønskjer å melde frå har måtte melde via Organisasjonskonsulenten til Studentparlamentet. Det har ikkje vore rutine for å rapportere sakar til LMU. 1

30 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL - 17/ Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL : Kravspesifikasjon sei ifrå Andre utdanningsinstitusjonar sine løysingar Dei seinare åra har fleire andre UH-institusjonar vidareutvikla og implementert løysingar på dette området. Både UiO og NTNU har ei felles inngangsportal for avviksmeldingar med lenke til systema for avvik innanfor utdanningskvalitet og læringsmiljø, varsling, HMS-avvik og driftsmessige forhold: Systemet for utdanningskvalitet og læringsmiljø har både ved UiO, UiS og UiB tre digitale innmeldingsliner med eit trafikklys her illustrert med UiO si løysing 1 : 1 UiO: UiB: UiS: 2

31 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL - 17/ Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL : Kravspesifikasjon sei ifrå UiO si tekniske løysing, er også implementert ved UiB (sjå nyhendesak på Påhøyden.no om dette: Det er laga ein rapport til Læringsmiljøutvalet ved UiO som skildrar styrkar og svakheiter ved avvikssystemet: med-vedlegg.pdf. Den største utfordringa som blir løfta fram, er å gjera avvikssystemet kjent for studentane, slik at dei veit korleis dei kan varsle om ulike typer forhold. Avgrensningar og grensesnitt «Sei i frå» skal vera eit supplement til andre etablerte kanalar og ikkje erstatte den dialogbaserte forma for kvalitetsutvikling. I den fasa HVL er no, vil denne kanalen likevel kunne vera spesielt viktig, fordi ein ikkje har ferdigutvikla eit felles kvalitetssystem for den nye institusjonen. Samstundes er det viktig at ein får kanalisert sakar inn mot etablerte kanalar i kvalitetssystemet. HVL skal ha eigne meldesystem for varslingar frå tilsette og HMS-spørsmål. Systemet skal derfor ikkje tilretteleggast for å ivareta desse. Løysing for driftsmessige tilbakemeldingar er ikkje vald, men vil mest sannsynleg også vera eit separat system. For å gjera det enklast mogleg å finne fram til rett system for melding, kan ein velge å gjera som NTNU og UiO og lage ei felles inngangsportal til dei ulike systema (sjå informasjon over). I tillegg meiner gruppa at også tilsette bør kunne varsle avvik knytt til utdanningskvalitet og læringsmiljø. Dersom det ikkje skal opnast for at dette skal kunne skje via sei ifrå, må det tydeleg bli definert kva anna kanal som skal nyttast 2. 2 Ved tidlegare HSH var det mogleg for både tilsette og studentar å varsle via sei ifrå. Det var ikkje ein problem at varslings-/hms-sakar vart meldt inn via denne kanalen. 3

32 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL - 17/ Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL : Kravspesifikasjon sei ifrå Kravspesifikasjon «sei ifrå» Synlegheit - Systemet må vera lett tilgjengeleg og synleg HVL sine (student)sider t.d: Sei ifrå - Det bør lagast ein felles side for ulike typer varslingar/meldingar, tilsvarande løysinga som er valt ved NTNU og UiO. Innmeldingsskjema - Må kunne sortere ut spam - Må kunne melde anonymt - I sakar med kjent innsendar må personopplysningar handsamast forsvarleg - Det må gjerast klart at meldingane blir motteke av ein tilsett som ikkje er direkte knytt til arbeidet med læringsmiljø/utdanningskvalitet (sjå nærare omtale under punktet om mottak) - Skille mellom ulike typer meldingar tilsvarande UiO/UiB/UiS sine løysingar (og slik det førebels er lagt opp på Lenke til system for driftsmeldingar 3 Raudt: Skadelege, farlege, uetiske eller straffbare hendingar Gult: Dårlege sider ved læringsmiljøet Grønt: Inspirasjon og ros - Det hastar å få på plass løysing for varslingar av alvorlege avvik. Per i dag er det ingen lenker, men formulering om at ein kan «melde fra skriftleg eller muntlig til ledelsen ved instituttet/faget/eininga du høyrer til, eller direkte til høgskuleleiinga». Mottak - Funksjonar med innsyn i systemet må ikkje vera direkte knytt til arbeidet med læringsmiljø/utdanningskvalitet. Gruppa ynskjer å gi innspel på kva funksjonar som skal ha ansvar for mottak når funksjonsplanane i den administrative organiseringa er klare. 3 Her kan ein også vurdere om ein bør ha ei lenke til system for IT-meldingar/IT-hjelp 4

33 5/18 Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL - 17/ Orientering til Læringsmiljøutvalet om status Sei ifrå-system for HVL : Kravspesifikasjon sei ifrå - Alle innmeldinger skal være krypterte. - Systemet må gjerast personuavhengig med klare ansvarsliner for mottak og vidaresending av ulike sakar. Det bør vera ein funksjon/eit funksjonsområde som tek i mot alle meldingar og fordeler sakane vidare. Oppfølging - Kommuniserte rutiner for korleis ulike sakar skal følgjast opp gruppa ynskjer å lage utkast til slike rutiner når funksjonsplanane er klare. - Anonyme meldingar retta mot einskilde personar må bli handsama med forsiktigheit for å forhindre at systemet mister sin legitimitet og skapar utryggheit. - Det må være mogleg å ta ut rapport som viser alle sakane som er meldt inn kategorisert med o Mengd sakar som er sendt inn av anonyme meldarar o Om saka er lest/under handsaming o Om saka er lukka o Sakshandsamingstid (statistikk) o Om avviksmeldar har fått tilbakemelding (dersom denne ikkje har vore anonym) o Kven som handsamar saka og eventuell arkivreferanse o Om korleis avvika er løyst - Ikkje-anonyme meldarar må få ein fyrste tilbakemelding innan gitt frist på t.d. 14 dagar - Anonyme meldarar bør få ei referanse på innmeldinga slik at ein kan gå inn på nettsida, skrive inn referansen og få ut status på handsaming («motteke»/ «under handsaming» / «ferdig handsama» / «ferdig handsama grunna anonymitet kan saka ikkje takast vidare») - Rutiner for arkivering av arkivverdige sakar - Jf. Krav i UH-lova 4.3.1: Rapportering til Læringsmiljøutval med skildring av kvar einskild sak og korleis ho er løyst/følgd opp ein gong per semester. Også Utdanningsutvalet og Studenttinget bør få rapporteringa til orientering. 5