Vann og avløp Hvaler kommune Regnskapsrevisjonsrapport Rolvsøy 19. september 2011
INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. INNLEDNING 3 2. METODE OG AVGRENSNING 3 3. SELVKOST 4 4. TILKNYTNINGSAVGIFTER FOR VANN - OG AVLØP 5 5. LØPENDE SELVKOSTGEBYRER FOR VANN- OG AVLØP 9 6. VURDERINGER 14 6. KONKLUSJON 15 østfold kommunerevisjon iks 2
1. INNLEDNING Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 ble behandlet i kontrollutvalget den 18. februar 2010, sak 10/4, og i kommunestyret den 3. mars 2010, sak 12/10. I prosjektplanen har kontrollutvalget støttet at regnskapsrevisjonen skal samkjøre sine handlinger på dette området i forhold til forvaltningsprosjektet. I prosjektplanen som kontrollutvalget vedtok den 17/6-2010 ble revisjonen bedt om å : Undersøke Hvaler kommunes etterlevelse av politiske vedtak vedrørende vann- og avløpsutbyggingen, samt kommunens systemer i forhold til tilkopling og drift av vann- og avløpsnettet. Videre fremkommer at regnskapsrevisjonen skal fokusere på følgende: Tilknytningsavgifter for vann- og avløp:: - Hva er reglene for beregning av tilknytningsavgift og er kommunens beregninger i tråd med regelverket? - Hva sier regnskapet for vann- og avløpsutbyggingen i forhold til budsjett og selvkost? - Åpner regelverket for å gi redusert tilknytningsavgift ved innbetaling av forskudd? - Er alle som har betalt forskudd tilkoplet? - Dersom ikke alle forskuddbetalere er tilkoplet, har kommunen midlene stående ubenyttet? - Åpner regelverket for å gi redusert tilknytningsavgift uten innbetaling av forskudd? - Hva er årsaken til redusert tilknytningsavgift uten innbetalt forskudd? - Er tilknytningsavgiftene spesielt høye på Hvaler i forhold til sammenlignbare kommuner? Løpende selvkostgebyrer for vann- og avløp: - Hva er reglene for beregning av løpende selvkostgebyrer og er kommunens beregninger i tråd med regelverket? - Dekker løpende selvkostgebyrer tilhørende kostnader? - Er fakturerte vann- og avløpsgebyrer riktige i forhold til forbruk og andre kriterier? - Er løpende selvkostgebyrer spesielt høye på Hvaler i forhold til sammenlignbare kommuner? 2. METODE OG AVGRENSNING Arbeidet er gjennomført av revisor Ole Hagen og Seksjonsleder for regnskapsrevisjon Jolanta Betker. Det er brukt ulike metoder i revisjonens kartlegging av kommunens praktisering av regelverket: - Gjennomgang av eksisterende rutiner og systemer - Intervju - Regnskapsanalyse østfold kommunerevisjon iks 3
Utdrag av retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, kommunens rutiner og beskrevet praksis utgjør faktagrunnlaget for å vurdere kommunens internkontroll og legges til grunn som revisjonskriterier for vurdering av etterlevelse av regelverket. Det er foretatt stikkprøvekontroll av kommunens fakturering av løpende vann - og avløpsgebyrer. Utgangspunktet for revisjonens utplukk er GAB- registeret (Nasjonalt register og informasjonssystem med data om landets grunneiendommer, eiere, adresser og bygninger). Kontrollbesøk er foretatt i løpet av sommeren 2011 og omfatter blant annet innhenting og kontroll av dokumentasjon som foreligger i kommunens faktureringssystem. Arbeidet omfatter kun forhold av betydning for vurdering av kommunens internkontroll, samt etterlevelse av regelverket. Arbeidet er utført i henhold til prinsipper om god kommunal revisjonsskikk. Kommunens kommentarer er vurdert og innarbeidet i rapporten. 3. SELVKOST H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, utgitt av Kommunal- og regionaldepartementet i januar 2003. Rundskriv T-9/86 fra Miljødepartementet: Retningslinjer for beregning av avgiftsgrunnlaget Selvkostkalkyle Av forskrift om vann og avløpsgebyrer i Hvaler kommune fremkommer det at kommunens nødvendige kostnader skal beregnes med utgangspunkt i selvkostprinsippet. Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester definerer selvkost som den merkostnaden kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Bare kostnader som har en direkte, normal sammenheng med en forsvarlig forretningsdrift av vann- og avløpssektoren, skal legges inn i gebyrgrunnlaget. Videre er det valgt en modell der ytelsen splittes i tre delkomponenter : kjerneprodukt tilleggsytelser støttefunksjoner I selvkostkalkylen inngår også kapitalkostnader. Denne kostnaden representerer den årlige andelen av investeringskostnader som kan belastes brukerne. Investeringer i anleggsmidler kan ikke finansieres direkte av selvkostfond. Kapitalkostnadene (en beregnet størrelse) i gebyrgrunnlaget kalles også kalkulatoriske kostnader. Årlige kapitalkostnader består av to elementer: - Avskrivningskostnader, dvs. forringelsen av et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde. - Alternativkostnaden, dvs. den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. Videre er generasjonsprinsippet sentralt innenfor selvkostområdene, dvs. dagens brukere betaler dagens kostnader. østfold kommunerevisjon iks 4
Avsetning til og bruk av fond Dersom avgiftsnivået er satt for høyt, vil det oppstå overskudd innen vann- og avløpssektoren. Det kan også oppstå underskudd innen vann- og avløpsområdet, fordi kommunen ikke er pålagt å dekke alle kostnader innen området gjennom gebyrer. Dersom underskuddet ikke dekkes inn gjennom bruk av fond eller fremføres/overføres til kommende år, blir deler av kostnadene på vann- og avløpsområdet finansiert av andre deler av kommunebudsjettet. Kommunene bør kompensere brukerne for det rentetapet som påføres ved å binde kapital i kommunen, ved å renteberegne fondene. Det skal videre skilles mellom gebyr for vann og gebyr for avløp på grunnlag av kommunens kostnader forbundet med hver av disse sektorene.. Bruk av og avsetning til vann- og avløpsfond må av den grunn behandles særskilt. 4. TILKNYTNINGSAVGIFTER FOR VANN - OG AVLØP Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter av 31. mai 1974 og rammeforskrift av 10. januar 1995 med senere endringer regulerer behandling av vann og avløp. Utgangspunktet for loven og forskriften er at brukerne av tjenesten i kommunen bør bære kostnadene forbundet med tjenesten. Hva er reglene for beregning av tilknytningsavgift og er kommunens beregninger i tråd med regelverket? I Forurensningslovens 25(Utgifter til anlegg, drift og vedlikehold av avløpsanlegg), fremkommer at utgiftene til anlegg, drift og vedlikehold av avløpsanlegg som drives av kommunen, dekkes av kommunen. Kommunen kan kreve full eller delvis dekning av sine kostnader ved innkreving av avgift i samsvar med Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter. Videre kan vi i 23.(Rett og plikt til tilknytning til eksisterende avløpsanlegg), lese at hvis det skjer tilknytning til kommunal avløpsledning, betales tilknytningsavgift etter ovennevnte lov. Tiknytningsavgifter inngår i beregning av selvkostkalkyle. Kommunestyret på Hvaler har for 2011 vedtatt følgende engangsgebyrer for tilknytning av vann og avløp. Gebyr 2011 Tilkobling bolig Tilkobling bolig Tilkobling hytte Tilkobling u/mva m/mva u/mva hytte m/mva Vann 32.468 40.585 32.468 40.585 Avløp 33.181 41.476 33.181 41.476 Gebyr størrelse for tilknytningsavgifter for boliger har økt gradvis fra 1995, hvor dette var på til sammen ca kr 50.000,- til 2011, hvor det er på kr 82.061,- inkl mva. Hytter hadde i begynnelsen noe lavere tilknytningsgebyrer enn boliger, men dette er i dag likt. For offentlig bygg, industri, næringsbygg fastsettes tilkoplingsavgiften etter byggets bruttoareal. østfold kommunerevisjon iks 5
I kommunens regnskap føres engangsgebyrene på ansvar 74201-Vann og avløp og art 1641- Tilknytningsavgifter MVA. Opplysninger om bergning av selvkost, herav vann- og avløp, fremkommer i kommunens årsregnskap og GKRS note 12. Beregning av tilknytningsavgift revideres i årsoppgjøret og revisjonen har, med unntak av behandling av forskuddsbetalte tilknytningsavgifter, ikke funnet vesentlige feil. Hva sier regnskapet for vann- og avløpsutbyggingen i forhold til budsjett og selvkost? Revisjonen har laget en oversikt over resultat, selvkostfond samt investeringer for perioden 2006 2010 (se tabell under) for både bolig- og fritidseiendommer. Beløpene finnes i kommuneregnskapet, under ansvar 74201- vann og avløp og tjeneste 6040 - vannforsyning og 6041- avløp. I tillegg har vi innhentet budsjettopplysninger for denne perioden og sammenlignet med regnskapet. År V o g A Årstall Inntekt årsgebyr (art 1640 og ) Regnskap Budsjett Inntekt tilknytning (art 1641) Regn- Bud- Skap sjett Kostnad Beregnet netto (inkl avskr og renter på inv) Resultat selvkost Avsetni ng og bruk (art 1550 og 1950) Selvkost- Fond Utgåend e balanse (selvkost note) Investert På det enkelte år (dette er inkl i kostnade r foran inkl avskr og renter) Abon. Antall 2006 V -4.937.734-4.918.000-4.837.291-3.815.000 8.060.652 1.714.373 9.733.544 1.536.864 2.269 A -7.919.878-7.956.000-4.738.264-3.540.000 11.387.876 1.270.266 5.308.555 1.458.335 2.503 2007 V -5.235.734-5.639.000-4.163.774-3.815.000 10.167.310-767.802 9.290.530 4.150.928 2.524 A -7.753.959-8.142.000-3.991.183-3.898.000 13.676.926-1.931.784 3.553.441 5.853.340 2.674 2008 V -5.475.406-5.644.000-4.404.701-3.935.000 10.789.920-909.813 8.380.717 3.610.701 2.867 A -8.019.585-8.142.000-4.038.230-3.935.000 15.611.226-3.553.411 0 2.600.991 3.013 2009 V -6.320.788-6.433.00-4.800.226-3.845.000 11.685.885-564.871 7.815.846 6.650.544 3.944 A -9.502.780-9.214.000-5.149.915-4.719.000 15.454.204-801.509 998.791 2.916.794 3.090 2010 V -6.543.384-6.433.000-6.133.863-3.845.000 11.649.365 1.027.882 8.843.729 1.705.949 3.056 A -10.425.548-10.155.000-6.028.176-4.719.000 14.991.343 1.462.381 2.460.871 1.834.419 3.195 Vi ser at budsjetterte tall for inntekter vdr. årsgebyr samsvarer godt med budsjettet, mens det er noe avvik mellom budsjettert inntekt for tilknytningsavgifter i år 2009 og 2010. Åpner regelverket for å gi redusert tilknytningsavgift ved innbetaling av forskudd? Regelverket for selvkost tilsier at engangs- og årsgebyrer for vann og avløp ikke kan overstige kommunens kostnader. Det er derimot ikke noe i veien for at kommunen tar lavere gebyrer enn sine kostnader. østfold kommunerevisjon iks 6
Administrasjonen opplyser at ordningen med innbetaling av forskudd på engangsgebyrer for tilknytning til vann og avløp startet i 1995. Videre opplyses at det pr. 30.8.2011 er ca 70-80 abonnenter som ikke er tilkoblet. Kommunen understreker at det er ikke lenger anledning til innbetaling av forskudd. Revisjonen har stilt spørsmål om det er blitt gitt i rabatt ved innbetaling av forskudd. Kommunen har i email av den 31/8-2011sendt følgende svar: Det er ikke blitt gitt noe rabatt ved de eiendommer som foretok en innbetaling av tilkoblingsavgifter på forskudd. De hus/ hytter som innbetalte tilkoblingsavgifter i for eksempel 2003, betalte 2003 avgiften. Selve tilkoblingen kunne blitt utført flere år etter at innbetalingen ble foretatt. Tidlig på 2000 tallet steg avgiften for hytter med ca 40 % i løpet av en 2 års periode. Er alle som har betalt forskudd tilkoplet? Ordningen med mulighet for innbetaling av forskudd på engangsgebyrer for tilknytning til VA er i følge kommunen avsluttet i regnskapet 2009. Som nevnt tidligere har revisjonen fått informasjon om at det er ca 70-80 abonnenter som ikke er tilkoblet. Kommunen har i en senere e-mail presisert at det er 77 abonnenter som har innbetalt forskudd er fortsatt ikke er tilkoblet. Forskuddet er ført på selvkostfond og ikke som gjeldspost i balansen. Dersom ikke alle forskuddbetalere er tilkoplet, har kommunen midlene stående ubenyttet? Ved en gjennomgang av kommunens regnskap for 2009 har revisjonen blitt oppmerksom på at kr 1.800.000,- på selvkostfond avløp gjelder overføring av forskuddsbetaling til tilknytning av vann og avløp. Dette er ført i kommunens regnskap på ansvar 74201- Vann og avløp og art 2560160 Teknisk. Som nevnt(se ovenfor) er det mange abonnenter som har innbetalt forskudd, men som fortsatt ikke er tilkoblet. Forskudd er ført på selvkostfond og ikke som gjeldspost i balansen. Beløpet utgjør kr 3.730.764,- og fordeler seg slik: År Antall Kr. 1998 5 174 796 2001 30 1 021 392 2002 10 528 338 2003 6 370 950 2004 20 1 264 935 2005 1 60 333 2006 3 186 610 2007 1 61 705 2008 1 61 705 Til sammen 77 3 730 764 Kommunen forklarer at tilknytningsgebyrene har vært stigende og kommunen har (i tidligere år) gitt innbyggere og hytteeiere mulighet til å betale tilknytningsgebyrer på forskudd til gjeldende satser. På denne måten har abonnentene fått tilknytning til en lavere pris og kommunen har fått inn tilligere finansiering. Før kommunen begynte med selvkostfond i 2003 østfold kommunerevisjon iks 7
var forskuddene ført som egen post i balansen. Ved opprettelse av selvkostfond er forskuddene blitt ført på selvkostfond istedenfor som gjeld. Åpner regelverket for å gi redusert tilknytningsavgift uten innbetaling av forskudd? Hva er årsaken til redusert tilknytningsavgift uten innbetalt forskudd? På spørsmål om også andre enn de som har innbetalt forskudd har fått rabatt har kommunen henvist til kommunestyre sak 54/97 og informert om at Denne er blitt brukt ved flere anlegg der hvor kommunen har overtatt anlegget. Vi har også fått kopi av formannskaps sak 004/04. Her fremkommer at 2002 satser skulle gjelde frem til 31.12.2003, denne ble forlenget frem til 31.03.2004. Dette gjelder for abonnenter på Nordre Sandøy, Søndre Sandøy og Herføl. Videre kan vi lese at i formannskapet vedtak av den 22.01.2002 ble det gitt klarsignal for utbygging av vann og avløp på Nordre Kirkøy.Her fremkommer at abonnentene skal betale inn et beløp som tilsvarer tilknytningsgebyret til anlegget. Dette beløpet var på kr. 60.000,- for ca 170 abonnenter. Etter at anlegget var nedbetalt overtok kommunen eierskapet. Andre som har koblet seg til i etterkant har betalt ordinær tilkoblingsavgift etter gjeldende satser. Det informeres også om at eiere av private vannkilder(brønner) som kom i konflikt med bygging av tunnelen ble håndtert av Statens Vegvesen da disse bygget tunnelen. Når det gjelder eiendommer som hadde private vannkilder og fikk disse ødelagt ved fremføring av vann og avløpsledninger fikk noen eiendommer gratis (slapp å betale tilkoblingsavgiften for vann) tilkobling til den kommunale vannledningen, uten at det ble stilt krav til dokumentasjon på vannkilden. Etter hvert stilte kommunen krav til en slik dokumentasjon (kvalitet, kapasitet), før de eventuelt fikk en erstatning. Kommunen har senere, via konsulent, tatt vannprøver selv i forkant før man startet opp graving ved slike områder. Er tilknytningsavgiftene spesielt høye på Hvaler i forhold til sammenlignbare kommuner? Revisjonen har innhentet Kostra- tall for kommuner som vi mener er sammenlignbare med Hvaler kommune. Deretter har vi satt opp en tabell (vedlegg 1)for å kunne sammenligne engangsgebyrer for tilknytning i 2011. Kommuner kan ha lave engangsgebyrer og isteden høyere årlige gebyrer. Det finnes trolig kommuner med generelt og samlede høyere gebyrer i landet, men det har ikke vært et poeng å søke spesielt etter dette her, men kun sammenlignbare kommuner. Som en slags fasit er det tatt med landsgjennomsnittet, som viser at Hvaler har en del høyere tilknytningsavgifter, men at forskjellen er mindre for årlige gebyrer Udrag fra tabell for bolig Gebyr 2011 inkl mva for bolig Sum gebyr bolig engang VA Hvaler (4.000 Fredrikstad (74.579 Nøtterøy (20.400 Smøla (2.148 Tjømø (4.700 Gjennomsni tt hele landet Kostra 82.061 1.750 45.0000 55.743 68.750 25.251 østfold kommunerevisjon iks 8
For hytter er tilknytningsgebyrer like med boliger for de sammenlignbare kommuner i tabellen over. Vi ser at Hvaler kommune har de høyeste gebyrene. Dette gjelder både i f.t. nabokommune på fastlandet og andre øykommuner. Smøla kommune har imidlertid høyeste årlige gebyrer for vann for boliger og hytter, og Tjøme er høyest når det gjelder engangs gebyr for avløp. Hvaler blir likevel dyrere når årlige gebyrer for vann og avløp vurderes samlet. Når også engangsgebyrer tas med er Hvaler høyest. 5. LØPENDE SELVKOSTGEBYRER FOR VANN- OG AVLØP Hva er reglene for beregning av løpende selvkostgebyrer og er kommunens beregninger i tråd med regelverket? Avgiftene, herav engangsgebyrer og løpende gebyrer skal ikke være større enn kommunens årlige utgifter til vann og avløp. Kommunen fastsetter størrelsen på tilknytnings- og årlige avgifter innenfor dette. Over- og underskudd det enkelte år justeres mot separate selvkostfond for vann og avløp. (Jfr Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Se H-2140, Kommunal og regionaldepartementet Kommunalavdelingen, januar 2003.) Selvkostregnskapet for de enkelte år revideres særskilt og vi har ikke funnet vesentlig feil eller avvik, unntatt feilføring av forskuddsbetalte tilknytningsavgifter. Dekker løpende selvkostgebyrer tilhørende kostnader? Løpende selvkostgebyrene dekker tilhørende kostnader og må også sees i sammenheng med engangsgebyrene. Dette er gjennomgått ved de årlige revisjonene og viser at de samlede selvkostgebyrene i hovedsak dekker de tilhørende kostnader, enten ved overskudd på det enkelte år, eller når det er underskudd dekkes dette av selvkostfondene. Resultat selvkost Avsetning og bruk (art 1550 og 1950) Selvkost- Fond Utgående balanse (selvkostnote) 2006 2007 2008 2009 2010 Vann 1.714.373 9.733.544 Avløp 1.270.266 5.308.555 Vann -767.802 9.290.530 Avløp -1.931.784 3.553.441 Vann -909.813 8.380.717 Avløp -3.553.411 0 Vann -564.871 7.815.846 Avløp -801.509 998.791 Vann 1.027.882 8.843.729 Avløp 1.462.381 2.460.871 østfold kommunerevisjon iks 9
Er fakturerte vann- og avløpsgebyrer riktige i forhold til forbruk og andre kriterier? Vi har foretatt stikkprøvekontroll av ca 50 eiendommer, med tre forskjellige typer eiendommer og deres plasseringer. Disse eiendommene ble valgt med utgangspunkt i kart med påtegnet gårds- og bruksnummer. Denne angrepsvinkelen ble valgt for å sikre å få med eventuelle eiendommer som ikke er med i KomTek(faktureringsprogram), da disse i tilfelle ikke ville fremkomme eller bli fakturert. Det ble gjennomgått 13 eiendommer fra Ødegårdskilen på Vesterøy, i hovedsak næring, 19 eiendommer fra øst på Vikerhavn på Asmaløy, i hovedsak hytter og 14 eiendommer fra Mørkedal (Gilbo) på Kirkøy, i hovedsak boliger. Dette utgjør 46 eiendommer, hvor noen av disse inneholder flere enheter. Gjennomgangen ble utvidet til også å gjelde renovasjon, feiing og slamtømming, da dette ligger inne på eiendommene på KomTek, sammen med fakturering av vann og avløp på den enkelte eiendom. Fakturering Vi har ikke funnet noen systematisk svikt (manglende fakturering)for VA eller andre relaterte selvkosttjenester. Men det er en bolig (Vikerhavn) som falt helt ut av fakturasystemet KomTek for alle typer kommunale avgifter. Dette skal ha skjedd ved overgang til KomTek fra fakturasystemet Proaktiv etter 4 termin 2007. Vi har beregnet at manglende fakturering utgjør ca kr 10.000,- pr år, dvs. totalt ca kr 35.000,- til reduksjon og fordeling av selvkostgebyrene i kommunen. Dette ble tatt opp med administrasjonen og revisjonen ble informert om at dette er korrigert den er blitt lagt inn med vann, avløp, renovasjon og feiing fra 17.6 2011. Det er ikke blitt etterfakturert for de 3 foregående år. Ut av et utvalg på 46 er det funnet en manglende fakturering. Allikevel har vi utvidet antall stikkprøver noe i det samme området, men det ble ikke funnet flere avvik. Stipulering for boliger Hvis kommunen ikke mottar måleravlesning av vannforbruk fra abonnentene har kommunen rett til å stipulere forbruket. I f.t. størrelsene på husene så er det vanligvis 170 m3 som skal stipuleres, i h.h.t. kommunens forskrifter 6. Ved revisjonens stikkprøver (et utvalg på 46 eiendommer) har vi funnet 7 avvik (15 %). Det gjelder en bolig (Vikerhavn) som er stipulert for 100 m3 og seks boliger (Mørkedal) som er stipulert til 130 m3. Disse funnene viser en lavere verdi enn det som burde ha vært i forhold til kommunens reglement. Vi har stilt spørsmål om hvor mange boliger som er fakturert med et stipulert forbruk lavere enn 170 m3. Kommunen har i e-mail den 19/7 informert at: For vann er det 427 abonnenter som har stipulert forbruk. Av disse har 396 abonnenter et forbruk under 170 m3. For avløp er det 533 abonnenter som har stipulert forbruk. Av disse har alle et stipulert forbruk under 170 m3. På vårt spørsmål om hvordan stipulert m3 forbruk ble lagt inn i fakturasystemet svarer kommunen at systemet legger inn fjorårets forbruk. østfold kommunerevisjon iks 10
Det betyr at manglende innrapportering fra forbrukere om måleravlesning av vannforbruk løses av kommunen enten ved å stipulere( noen ganger for lavt ), eller at fjorårets avlesning blir fakturert. Kommunen innrømmer at dette er feil måte og stipulere på. Pr. 31/12-2010 er det registrert (til fakturering) 3.056 abonnenter tilknyttet vann og 3.195 abonnenter tilknyttet avløp. I følge kommunes opplysninger utgjør antall abonnenter som er blitt for lite stipulert for vannforbruk på 13 % og for avløp 17 %. Etter våre beregninger er det ca 15 % av abonnentene som er blitt fakturert lavere enn kommunestyrets vedtatte gebyrsatser. Kommunen opplyser at det stipulerte forbruket er ikke blitt endret, men at dette vil skje i løpet av 2011. Revisjonen har laget beregning på hvor mye for lite stipulert og dermed for lite utfakturert gebyr utgjør for 1. halvår 2011 Stipulert for lite inkl mva Vann stipulert for lite a kr 15,84 Avløp stipulert for lite a kr 23,71 Sum VA bolig stipulert for lite Forbruk 20 m3 (1. halvår 2011) Forbruk 20 m3 Forbruk 20 m3 Antall bolig abonnenter 396 abonnenter vann 533 abonnenter avløp Sum inkl mva i forbruk for 1. halvår 2011 For lite fakturert 2011 i f.t. totalt fakturert for 2010 125.453 3,8 % 252.749 4,8 % 378.202 Våre beregninger viser at for lite fakturert 1. halvår 2011 i forhold til faktisk utfakturert utgjør 3,8 % for vann og 4,8 % for avløp. Fakturering - flere boenheter på samme eiendom I tilfeller der det finnes flere boenheter på en eiendom, skal alle enheter faktureres. Revisjonens har ikke funnet avvik ved stikkprøvekontroll. Vi har imidlertid stilt spørsmål om en eiendom (Mørkedal) inneholder tre istedenfor to boenhetene som denne eiendommen er blitt fakturert for. Kommunen har undersøkt det nærmere og det viser seg at: En bolig i Mørkedalen ligger i matrikkelen inne med 2 boliger og 1 garasje. I KomTek ligger eiendommen inne med 2 stk avløp, (fast/variabel), 2 stk. renovasjon og 2 stk feiing, men på 2 forskjellige avtale nummer, dvs. kommunen sender ut 2 separate fakturaer på eiendommen. Ut i fra gjeldende forskrift sitat; tilkoblingsgebyret skal være likt for alle abonnenter med unntak av eiendom med flere enn to bruksenheter. Videre opplyses det at kommunen ikke kan fakturere for 2 tilkoblingsgebyrer med mindre garasjen kan defineres som bruksenhet og hvor denne enheten er lagt inn med vann og avløp. De forskjellige varegruppene for årsavgift stemmer i hht matrikkelen, men den variable satsen er ikke korrekt ettersom det ikke er registrert noen vannmåler på eiendommen. Det understrekes at eiendommer som kommunen ikke har registrert vannmålernummer på, vil få et pålegg om dette i løpet av 2011. østfold kommunerevisjon iks 11
Har alle vannmålere i h.h.t. regelverket Kommunens reglement tilsier at selv om en abonnent ikke har innlagt kommunalt vann, men kun kommunalt avløp, så er det pålegg om å ha vannmåler på det alternative vannet. Dette for å kunne måle hvor mye det skal faktureres for vedrørende avløp. Kommunen informerer at det finnes abonnenter som er tilkoblet kommunalt avløp, men hvor kommunen ikke har fått registrert vannmålernummeret på eiendommen i avgiftsystemet. I henhold til gjeldende forskrift skal det installeres vannmåler på de eiendommer som er tilkoblet kommunalt vann og/eller avløpsnett. Målernummeret skal også være registrert i avgiftsystemet slik at kommunen kan sende ut måleravlesningskort til sine abonnenter. Bruk av måleravlesning - kontroll av faktisk forbruk og boplikten Det er naturlig at det er en viss variasjon i det avleste og innrapporterte vannforbruket fra den enkelte boligabonnent. I tilfeller der det innrapporterte forbruket var veldig lavt har revisjonen stilt spørsmål om måleravlesningen er korrekt eller om boligen benyttes i h.h.t. boplikten. Kommunen har gitt oss følgende svar Det er ingen rutiner mot boplikten innen vann og avløp. For å teste dette har revisor plukket ut en konkret bolig (Ødegårdskilen) som ikke har innrapportert mer enn et forbruk i 2009 på 60 m3 og i 2010 på 20 m3. Dette er veldig lavt sammenlignet med kommunens reglement for stipulering av forbruk på boliger som er på 170 m3. Tilknytning til vann og avløp i h.h.t. regelverket Av 2.051 boenheter (SSB for Hvaler 2010) og 4.700 hytter (Hvaler kommune sin hjemmeside pr 6/9-2011), til sammen 6.751 eiendommer, er 3.056 av tilknyttet vann og 3.195 tilknyttet avløp. Kommunen har ikke et regelverk som sier at alle boenheter skal være tilknyttet, men at der vannkvaliteten er for dårlig på alternativt vann så kan boenheten pålegges å forbedre dette selv eller ved å legge inn kommunalt vann (vedtak i kommunestyret i 1997 sak nr 54 (KS 54/97). Innleggelse vann stiller automatisk krav til behandling av avløpsvann for alle typer eiendommer. Det fremkommer av undersøkelsen at ikke alle som etter kommunestyrevedtak skulle vært tilknyttet det kommunale vannettet er tilknyttet. Kommunen svar er som følger nei dette har ikke blitt fulgt opp med eventuelle pålegg. Dette med bakgrunn i kapasitetsmangel / omorganisering på personer innefor vann og avløpsavdelingen. Oppdatering og ajourføring av faktureringsprogrammet Faktureringsprogrammet KomTek gir mulighet for synkronisering mot GAB-registeret og vasking mot matrikkelen. Synkronisering mot GAB-registeret vil si at det er en rutine i fakturaprogrammet som kobler seg opp mot kartverket, som kommunen gjør for å ajourføre eierskifter og andre endringer rundt eiendommen, som dødsfall og lignende. Vasking mot matrikkelen er en større handling enn synkronisering, og er noe kommunen kan bestille hos Geokart, som viser sannsynligheten for at eiendommen mangler et gebyr. Vår kontroll viser at det foretas Gab synkronisering (ved eierskifte /dødsfall etc) ca 10 dager før kjøring av de kommunale avgiftene. og at sist vasking ble foretatt i forbindelse med endring av avgiftsystem fra Proaktiv til KomTek. Hvaler kommune gikk over til KomTek fra 1. termin i 2008. østfold kommunerevisjon iks 12
Annet Revisjonen har i tillegg til vann og avløp, foretatt stikkprøvekontroll av selvkostgebyr for renovasjon, slamtømming og feiing. Vi opplever at internkontroll er ivaretatt, men at denne kan ha blitt noe redusert for feiing etter at kommunen begynte å kjøpe denne tjenesten av Fredrikstad kommune i 2007. Det var 21 av de 46 i utvalget som er blitt fakturert for feiing. Dette er relativt mange som ikke faktureres, men vi har ikke undersøkt dette nærmere og det bør nevnes at det kan være naturlige årsaker til dette, som f. eks fyringsforbud eller at det er stor andel med hytter (mindre vanlig å ha pipe). Vi har bedt om informasjon om hvilken kommunikasjon (rutiner) kommunen har med feiervesenet i Fredrikstad, som gjennomfører feiingen. Dette i forhold til hvem som skal faktureres og hvilke eiendommer som feier har gitt fyringsforbud. Kommunen svarer at det har ikke vært noen kommunikasjon med feiervesenet i Fredrikstad etter at det ble inngått ny samarbeidsavtale med Fredrikstad Kommune. Er løpende selvkostgebyrer spesielt høye på Hvaler i forhold til sammenlignbare kommuner? I en undersøkelse vdr. løpende selvkostgebyr inkl. eiendomsskatt som er publisert i Kommunal rapport den 24/8-2011, kom Hvaler gunstig ut. Der har den rimeligste kommunen årlige gebyrer på kr 4.676,- og den dyreste kommunen kr 20.191,-. Hvaler havnet i nedre halvdel med kr 10.543,-. Da disse tallene oppgis å være hentet fra Kostra må trolig alle beløp legges til mva, for å se hva abonnentene faktisk må betale. Tallene er ikke helt sammenlignbare, da det ikke er alle kommuner som har eiendomsskatt, men beløpene sier likevel noe generelt om de kommunale avgiftene. I tillegg har revisjonen innhentet Kostra- tall for kommuner som vi mener er sammenlignbare med Hvaler kommune (vedlegg1)for å kunne sammenligne engangsgebyrer for tilknytning for 2011. Udrag fra tabell for bolig Gebyr 2011 inkl mva for bolig Hvaler (4.000 Fredrikstad (74.579 Nøtterøy (20.400 Smøla (2.148 Tjømø (4.700 Gjennomsn itt hele landet Kostra Sum gebyr bolig årlig vann 4.183 2.095 2.344 9.417 2.522 3.248 Sum gebyr bolig årlig avløp 6.330 3.454 4.098 2.708 6.173 4.004 Udrag fra tabell for hytte Sum gebyr hytte årlig vann 3.391 2.095 1.997 5.566 2.522 Sum gebyr hytte årlig avløp 5.144 3.454 3.320 1.485 6.173 Revisjonen har foretatt noe forenkelet analyse ved å legge 1/30-del av engangsgebyret, som er gjennomsnittlig avskrivingstid av 20 og 40 år på vann og avløp, til de løpende selvkostgebyrene. Dette gir et årlig løpende gebyr på kr 12.524,- ((årsgebyr vann og avløp på kr 6.330,- + årsgebyr renovasjon kr 3.001,-+ årsgebyr feiing kr 458 + engangs kr 2.735 (kr 82.061,- delt på 30 år)). I praksis blir det omregnede engangsgebyret lavere da mange kommuner har en lavere utskiftingstakt en gjennomsittet her på 30 år. Det er her også tatt med østfold kommunerevisjon iks 13
renovasjon og feiing, da dette er med i oversikten i Kommunal rapport. Hvaler har ikke eiendomsskatt så kan ikke dette tas med. 6. VURDERINGER Revisjonen har i denne rapporten vurdert om kommunens etterlevelse av regelverker for vann- og avløp. Vi har også foretatt en vurdering av den interne kontrollen med hensyn til fullstendigheten av salgsinntekter (gebyrer). Det er avdekket forhold ved de gjennomgåtte kontrollpunkter, som revisjonen mener viser en del svakheter i den interne kontrollen. Hvaler kommune sine selvkostgebyrer for VA (tilknytningsgebyrer) kan vurderes som høye i f.t. andre kommuner. For lite stipulert forbruk kan gjøre at innbyggere vil få lavere kostnadsutvikling av selvkostgebyrene. Vår undersøkelse viser at kommunens fastsettelse av gebyrer er i tråd med regelverker, med unntak av feilføring av innbetalte forskudd for tilknytningsavgifter på kr. 3.730.764,- Revisjonen synes at det er positivt at kommunen i sitt svar utrykker at da disse pengene er ført inn på dagens selvkostfond vil det være aktuelt å kanskje splitte disse i et eget fond. Vår undersøkelse har vist at inntekter vdr. gebyrer samsvarer ganske godt med budsjett, men det fremkommer noe avvik for tilknytningsinntekter. Dette kan ha sammenheng med at det fortsatt er 77 abonnenter som ikke er tilknyttet til det kommunale nettet selv om de har betalt forskudd. Revisjonen mener at kommunen bør følge opp sitt eget kommunestyrevedtak KS 54/97 og sikre at innbyggerne har god vannkvalitet og at det håndheves at de som kan pålegges tilknytning blir fulgt opp. Samtidig får kommunen kontrollert at de eiendommer og boenheter som ikke er registrert med kommunalt vann og avløp faktisk ikke er tilkoblet. Revisjonen tolker regelverker dit hen at kommunens tidligere praksis med mulighet for innbetaling av forskudd på tilknytningsavgift, i h.h.t den til en hver tid vedtatte gebyrsats, ikke strider mot sentrale regelverket. I vår undersøkelse fremkommer at noen abonnenter har betalt lave tilknytnings gebyrer. Revisjonen er av den oppfatning tatt det har vært likebehandling, så lenge alle innbyggere har fått tilbud om å benytte seg av muligheten til å betale forskudd og at abonnenter til en hver tid må betale gjeldende tilknytningsgebyrer. Det skal ikke ha blitt gitt mulighet for å innbetale lavere tilknytningsavgift, enn den som er gjeldende på tidspunktet dersom det ikke er betalt forskudd. Vi opplever at kommunen har gitt oversiktlig og pålitelig info om boligabonnenter som er blitt stipulert for lite og kommunen har opplyst at dette vil bli rettet i 2011. Vi mener at det kan være vanskelig å vurdere antall boenheter på en eiendom, ved for eksempel spørsmål om det er innlagt vann og avløp i en garasje og hvordan disse garasjene benyttes. Dette med tanke på at det er høye priser på boliger og hytter i kommunen, og at det har vært utbyggingsstopp for hytter og mangel på boligtomter. Dette kan medføre risiko for at det finnes eiendommer som har bygninger som kan bli benyttet på en annen måte enn det som er søkt om og er registrert av kommunen. østfold kommunerevisjon iks 14