Rutinebeskrivelse En rutinebeskrivelse (RB) sikrer god og effektiv saksflyt ved å gi detaljerte rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen og avgjørelsen av UNEs saker. En RB godkjennes og revideres av avdeling for faglig støtte og analyse (fagavdelingen). Saksnr. (360º) : 15/00593 Dato : 18.9.2015 Versjon : 01 Ansvarlig : Seksjonssjef GJS Saksbehandler : AHJ Nummer : RB-24 Sakskostnader etter forvaltningsloven 36 behandlingen i UNE Formål Sikre en effektiv saksflyt ved behandlingen av søknader om dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven (fvl) 36 og klager over UDIs avslag på slike søknader.
Innhold 1 Innledning... 3 2 Fordeling av saken... 3 3 Behandling av søknader... 3 3.1 Saksbehandlingsfrist i UNE... 3 3.2 Saksforberedelse og kvalitetssikringsrutiner... 3 3.3 Utforming av vedtak og eventuelle merknader... 4 3.4 Utsendelse av vedtaket... 4 4 Behandling av klager... 5 5 Utbetaling... 5 6 Regress... 5 Side 2 av 6
1 Innledning UNE skal behandle søknader om dekning av sakskostnader fremmet direkte overfor UNE, og er i tillegg klageinstans for klager over UDIs avslag på søknader om dekning av sakskostnader. Det helt grunnleggende om behandlingen av slike saker i UNE og dekningsvilkårene fremgår av IR-01 Saksbehandlingen i UNE pkt. 8.5, mens regelverk og praksis når det gjelder dekningsvilkårene er nærmere redegjort for i FV-06 Vilkår for dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven 36. Nedenfor følger rutiner om den konkrete fremgangsmåten ved behandlingen av saker om dekning av sakskostnader, *inkludert saksflyt/rutiner når det gjelder systemene DUF og 360. Det er utarbeidet en detaljert rutinebeskrivelse for saksflyten og rutiner for 36-saker i 360, RB-J-09 Fvl. 36-saker - Hvordan jobbe helelektronisk i 360. Den er et nyttig supplement til disse retningslinjene. 2 Fordeling av saken Når søknad om dekning av sakskostnader mottas i UNE, oppretter Arkiv og fellestjenester (AF) dette som en ny sak i 360. AF håndterer deretter saken iht. ordinære rutiner for saker i 360, jf. IR-80-81-02. DUFvedtaket følger søknad/klage som midlertidig vedlegg som heter merknad i 360. Dette fjernes av AF når saken er ferdig. Ved behov kan eventuelle saksdokumenter fra UDI eller politiet innhentes. Dersom DUF-saken er en esak, er samtlige saksdokumenter tilgjengelige via DUF. Søknaden vil i 360 legges i mappen til den som har fordelingsansvar i seksjonen/avdelingen (vanligvis enhetsleder eller stedfortreder). Vedkommende fordeler saken til saksbehandler. 3 Behandling av søknader 3.1 Saksbehandlingsfrist i UNE UNE har tidligere fått kritikk fra Sivilombudsmannen for lang saksbehandlingstid i sakskostnadssaker. Det er derfor satt en intern saksbehandlingsfrist på fire uker fra en slik søknad mottas i UNE, se IR-01 Saksbehandlingen i UNE pkt. 8.5.2. Det er en fordel både for UNE og parten å få saken raskt avgjort. For parten har det blant annet betydning for muligheten til å søke om fri rettshjelp hos Fylkesmannen dersom UNE ikke dekker sakskostnadene, da fristen der er 3 måneder etter vedtaksdato. 3.2 Saksforberedelse og kvalitetssikringsrutiner Saksbehandleren er ansvarlig for å overholde fristen i den enkelte sak, mens seksjonssjef har et overordnet ansvar for å organisere enhetens arbeid med sakskostnadskrav slik at fristen lar seg overholde. Dersom det viser seg at fristen ikke lar seg overholde i en sak, er saksbehandleren ansvarlig for snarest å sende brev til parten/fullmektigen med orientering om forventet saksbehandlingstid (jf. fvl 11 a) og å prioritere saken. Saksbehandleren utarbeider de nødvendige merknader og utkast til vedtak i tråd med pkt. 3.3, samt et eventuelt utkast til regressbrev jf. pkt. 6. Ved mangler ved saksforberedelsen mv. kan saken på ethvert trinn i saksbehandlingen, jf. nedenfor, returneres saksbehandleren for ytterligere saksforberedelse. Side 3 av 6
Seksjonssjefen eller den seksjonssjefen utpeker, tar endelig stilling til søknaden. Dersom en 36-sak byr på tvil, sendes saken den aktuelle annenhåndsbehandleren til gjennomgang. Er annenhåndsbehandleren enig i saksbehandlerens forslag, returneres saken for godkjenning og utsendelse av vedtak. Finner annenhåndsbehandleren saken klar, men med et annet utfall enn saksbehandleren, returneres saken til vedkommende for utarbeidelse av vedtak i tråd med anvisningene. Er også annenhåndsbehandleren i tvil om utfallet returneres saken til saksbehandleren i 360 som deretter sender saken parallelt til tredjehåndsbehandlerne hos seksjon for generelle juridiske saker (GJS) til gjennomgang. Saken må overføres på denne måten i 360 for at det i ettertid skal være synlig hvilke trinn/personer saken har vært involvert. Når den aktuelle tredjehåndsbehandleren har fullført sin gjennomgang, sendes saken til saksbehandleren som så sender saken til godkjenning (jf. RB -J-09 om 36-saker i P360). Annenhåndsbehandleren orienteres om vurderinger og sakens utfall. Formell godkjenning skjer ved saksbehandlerens seksjonssjef eller den seksjonssjefen utpeker. Dersom det inngår sensitive personopplysninger i saksbehandlingen, må behandlingen av disse opplysningene skje i henhold til kravene i personopplysningsloven. Det vises i denne forbindelse til IR-01 Saksbehandlingen i UNE. Når det gjelder vilkårene for dekning av sakskostnader, vises det til FV-06 Vilkår for dekning av sakskostnader etter forvaltningsloven. 3.3 Utforming av vedtak og eventuelle merknader Når søknaden innvilges (foreslås innvilget), skal vedtaket (utkastet) i utgangspunktet kun inneholde informasjon om beløpet som dekkes, kontonummeret dekningen utbetales til og ev. et avsnitt om fritt rettsråd. Ved (forslag om) delvis innvilgelse, skal vedtaket (utkastet) også redegjøre for hvorfor kravet ble avkortet. Vurderingen av alle vilkår skal foretas i merknadene. Den må på alle punkter være tilstrekkelig konkret og utfyllende til at 2. og ev. 3. hånd kan gjøre en forsvarlig vurdering av saken uten å måtte sette seg inn i DUF-vedtaket eller salæroppgaven mv. Når et krav avslås (foreslås avslått) fullt ut, skal vedtaket (utkastet) redegjøre i tilstrekkelig grad for det vilkår som ikke anses oppfylt. Det er da som utgangspunkt ikke nødvendig å skrive merknader, men dette kan gjøres etter behov ved tvil eller dersom saksbehandleren mener det er noe vedkommende annen- eller tredjehåndsbehandler bør gjøres oppmerksom på. 3.4 Utsendelse av vedtaket Når vedtaket (brevet) er godkjent i 360, tar saksbehandleren utskrift av vedtaket, putter det i en konvolutt og legger det i posthyllen for utpost. Saksbehandler ekspederer også saken i 360 til AF, som distribuerer melding om vedtak i 360 til annenhåndsbehandleren og tredjehåndsbehandler i GJS, samt Økonomi og virksomhetsstyringsseksjonen (ØKO) ved innvilgelse. Dersom dokumenter er innhentet fra UDI/politiet, returneres dokumentene fysisk til AF som foretar utsendelsen, mens saksbehandleren må føre i DUF at dokumentene er returnert til avsender. Side 4 av 6
4 Behandling av klager UDIs vedtak om sakskostnader er gjenstand for klage til UNE. For at klagesaken skal være komplett i 360, må søknaden om sakskostnader til UDI, UDIs avslag på søknad, klagen samt oversendelsesbrevet til UNE være tilgjengelig i 360. Videre må DUF-saken være tilgjengelig for UNE. UDI fører sine sakskostnadssaker i DUF. UNE mottar en tverretatlig melding om klagen i forvaltningssaken via DUF. Dersom utlendingssaken i DUF er i papir, mottar UNE saken per post fra UDI. Utlendingssaken tas da inn som hjelpesak til generell sak i DUF. Når UNE får melding om saken fra UDI, og eventuelt papirdokumentene tilsendt, oppretter AF en ny sak i 360. AF knytter så de nevnte relevante dokumentene fra UDIs sakskostnadssak i DUF til UNEs sakskostnadssak i 360. Sakskostnadssaken overføres til seksjonen i 360. Der utlendingssaken er en esak, har saksbehandleren tilgang til saksdokumentene via DUF. Der utlendingssaken er en papirsak legger AF saken i seksjonens hylle, og UDIs sakskostnadssak i DUF fordeles til seksjonen. Denne skal avsluttes uten behandling. Dersom hele eller deler av utlendingssaken i papir ikke har fulgt med til UNE, innhenter saksbehandleren saken/dokumentene fra UDI. Ved behandlingen av klagen brukes standardmaler for vedtak og merknader som ligger i 360. Klager gis ellers tilsvarende behandling som søknader, jf. pkt. 3. Når vedtaket (brevet) er godkjent, skal saksbehandleren legge det i konvolutt og legge det i posthyllen for utpost. Saken ekspederes så til i AF 360, som distribuerer melding om vedtak i 360 til annenhånd samt de faste tredjehåndsbehandlerne (GJS). AF tilknytter vedtaket til utlendingssaken i DUF, og sender en tverretatlig melding til UDI om at vedtak er fattet. Der utlendingssaken er i papir, legger saksbehandleren utskrift av vedtaket i saken og dokumentfører det, og saken sendes til UDI. 5 Utbetaling Alle vedtak som innebærer at sakskostnader skal dekkes av UNE, skal AF sende en melding om til ØKO, som foretar utbetalingen. Også når det er aktuelt å gjøre regress gjeldende, jf. pkt. 6, skal det tilkjente beløpet utbetales advokaten. Dersom UNE omgjør UDIs vedtak i en 36-sak til gunst for klageren jf. pkt. 4, vil det tilkjente beløpet bli utbetalt av UDI. 6 Regress Dersom det er aktuelt å dekke sakskostnader, skal UNE alltid vurdere regress mot UDI. Dersom UNE krever regress fra UDI, utarbeider den saksbehandleren som har saken utkast til brev med krav om regress etter mal for dette i 360. Brevet følger i så tilfelle saken i 360 som et brev med medfølgende merknad. Dette brevet behandles på den måten som fremgår under pkt. 3.2 og samtidig med vedtaket i selve 36-saken. Side 5 av 6
ØKO påser at UDI betaler regresskravet innen rimelig tid. Øyvind Havnevik (sign.) seksjonssjef Side 6 av 6