Statutter for Vesterålen Gatebil Oppdatert 08.2014 1. Definisjon 1.1 Klubbens navn er Vesterålen Gatebil (Heretter benevnt VGB). 2. Formål Klubbens Formål er: Samle interesserte i Biler av alle merker Sørge for, og delta i, arrangementer til sosial og faglig glede- Være ett organ for utveksling av meninger innen emnet. Ha kontakt med leverandører og sørge for sammarbeidsavtaler 3. Medlemskap 3.1 Medlemskap tegnes ved skriftlig innmelding i klubben 3.2 Alle som har betalt kontingent inneværende år har stemmerett, møterett og talerett på årsmøtet og arrangement hvor det er nødvendig. 3.3 Medlemskapet er gyldig i perioden mellom kontingentforfall. 4. Kontingent 4.1 Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet for ett år av gangen. 4.2 Medlemskap følger kalenderår. 4.3 Betaling av kontingent eller innmelding foretatt etter 1. november gjelder også påfølgende år. 4.4 Klubben drives på non-profit -basis. Side 1/5
5. Årsmøtet 5.1 Årsmøtet er klubbens høyeste organ. 5.2 Innkalling til årsmøtet, ordinært eller ekstraordinært, skal være poststemplet senest 20 dager før avholdelsen, og skal foretas enten gjennom publisering i brev eller pr. e-post til sist kjente adresse for medlemmet. Ordinært årsmøte skal avholdes innen utgangen av november. (Første gang i 2015) 5.3 Enhver innkalling skal inneholde opplysninger om de saker som skal behandles på årsmøtet. Alle innkomne forslag, samt forslag til valg av leder, styremedlemmer, varamedlemmer, valgkomité og revisor skal vedlegges innkallingen. 5.4 Saker som ikke er oppført på dagsorden skal ikke behandles. 5.5 Ekstraordinært årsmøte avholdes når styret eller minimum 10 % av de stemmeberettigede medlemmene krever det. 5.6 Et hvert lovlig innkalt årsmøte er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. 5.7 Stemme kan avgis ved personlig fremmøte eller ved forhåndsstemme. Forhåndsstemme kan avgis elektronisk eller skriftlig, og være fremlagt for styret senest innen årsmøtet er erklært åpnet. Forhåndsstemme på papir legges i nøytral konvolutt som sendes styret eller leveres årsmøtet i nok en konvolutt merket forhåndsstemme og medlemmets navn. 5.8 Alle forslag og saker som ønskes behandlet på årsmøtet, skal være konkret formulert og begrunnet og skal sendes styret minst 6 uker før årsmøtet. 5.9 Vedtak avgjøres ved simpelt flertall (inkl. fullmakter). Vedtektsendringer med 2/3 flertall. 5.10 Valg av styremedlemmer krever skriftlig valg. Annen stemmeavgivning kan gjøres ved håndsopprekning med mindre en eller flere av de fremmøtte stemmeberettigede medlemmene krever skriftlig avstemning. 5.11 Ordinært årsmøte skal behandle følgende saker: 5.11.1 Valg av møteleder, referent og to personer til å undertegne protokollen. 5.11.2 Registrering av stemmeberettigede medlemmer. 5.11.3 Godkjenning av innkalling 5.11.4 Godkjenning av dagsorden 5.11.5 Referat fra forrige årsmøte 5.11.6 Styrets beretning for siste periode 5.11.7 Regnskap siste periode 5.11.8 Budsjett for kommende periode 5.11.9 Fastsettelse av kontingent for kommende periode 5.11.10 Større anskaffelser 5.11.11 Innkomne forslag og saker som er publisert for medlemmene, ref. 5.8. 5.11.12 Valg Side 2/5
6. Styret 6.1 Klubbens styre skal bestå av: 6.1.1 1 Leder 6.1.2 1 Kasserer 6.1.3 1 Sekretær 6.1.4 6-8 styremedlemmer 6.1.5 2 Vararepresentanter 6.2 Styret velges av årsmøtet. 6.3 Valgperioden er 2 år, unntatt leder som velges hvert år. 6.4 For å sikre kontinuitet velges kun halve styret på samme årsmøte. 6.5 Leder og kasserer velges direkte. 6.6 Styret refunderer kun dokumenterte utgifter etter retningslinjer vedtatt av et enstemmig styre. 6.7 Saker i styret besluttes med alminnelig flertall. Leder har dobbeltstemme kun ved stemmelikhet. 6.8 Styret er beslutningsdyktig når minst fire medlemmer er til stede. Med kun 4 til stede må beslutningen være enstemmig. 6.9 Fratrer et styremedlem i perioden, rykker vararepresentant opp til fast plass i styret. Vararepresentant har kun stemmerett ved ordinært styremedlems fravær. 7. Styrets oppgaver 7.1 Styret er i fellesskap ansvarlig for å utføre de plikter de er pålagt av årsmøtet. Utover det som er nevnt i 2, 9 og i 10 skal følgende oppgaver ivaretas: 7.1.1 Føring og ajourhold av medlemsregister. Klubbens medlemsregister og personregistre skal kun brukes i klubbsammenheng. 7.1.2 Arrangere og tilrettelegge møter og treff. 7.1.3 Styret kan søke å treffe avtaler med leverandører av produkter og tjenester tilknyttet medlemmenes interesser. 7.1.4 Det skal føres referat fra styremøter, og referatene lagres i klubbens arkiver. Styrereferater offentliggjøres etter godkjenning av styremedlemmene innen 10 dager etter avholdt styremøte. Referater offentliggjøres i sin helhet med unntak av eventuelle personsensitive opplysninger. Saker avgjort mellom styremøtene pr. E- post/pr. Facebook blir tatt med som eget punkt ved neste styremøte for å ivareta journalføringen. 7.1.5 Styret skal selv nedtegne instruks for de enkelte styremedlemmer og eventuelle komiteer/arbeidsutvalg. 7.1.6 Styret kan nedsette arbeidsutvalg/komiteer for utredning eller utføring av spesielle oppgaver. Side 3/5
8. Valgkomité 8.1 Styret velger i 2014 en valgkomité bestående av tre medlemmer. 8.1.1 Valgkomité blir deretter valgt på årsmøte 8.1.2 Valgkomité velges for en periode på to år med start fra 2015 8.1.3 Valgkomiteen er ansvarlig for - og skal på selvstendig grunnlag arbeide for å rekruttere personer til styret som egner seg, og er villige til å gjøre en innsats for klubben. Valgkomiteen fremmer sine forslag for årsmøtet. 9. Regnskap og revisjon 9.1 Styret skal føre klubbens regnskap. Regnskapet avsluttes 31.12. 9.2 Klubbens regnskap skal revideres av en revisor. 9.3 Revisor velges på årsmøtet med alminnelig flertall. 9.4 Det reviderte regnskapet skal fremlegges for medlemmene på årsmøtet. 10. Registre 10.1 Klubben kan opprette egne registre som går utover det vanlige medlemsregisteret, for eksempel for lokallag eller spesielle interesseområder innen klubben. 10.2 Registrene føres av medlemmer utpekt av styret. Registrene er klubbens eiendom. 11. Utmerkelser 11.1 Æresmedlemskap: Medlemmer som har gjort en spesielt stor innsats for klubben over tid og/eller profilert VGB på en utmerket måte, skal kunne utnevnes som æresmedlem. Medlemmer kan fremlegge forslag til styret, som innstiller kandidater. Årsmøtet avgjør hvem som utnevnes til æresmedlem. En slik beslutning krever flertall på årsmøtet. Æresmedlemmer tildeles fritt medlemskap i klubben. 12. Lovendringer og oppløsning 12.1 Endring av disse vedtektene krever 2/3 flertall på årsmøtet. 12.2 Oppløsning av klubben skjer med ¾ flertall på to fortløpende årsmøter. Ved vedtak om endring eller oppløsning skal avstemning være skriftlig. Forslag om endring eller oppløsning skal bekjentgjøres for medlemmene før det kan behandles. Ved oppløsning av klubben skal eventuell kassa/kontobeholdning og andre eiendeler oppbevares 3 - tre år i påvente om det lar seg gjøre å starte klubben på nytt. Hvis ikke tilfaller klubbens midler Trygg Trafikk. Side 4/5
14. Mistillit 14.1 Mistillit kan bli stilt av medlemmer mot styret samlet, eller mot enkeltpersoner innen styret. Mistillit kan kun vedtas på et ekstraordinært årsmøte iht. 5.5. Vedtaket krever da 2/3 flertall på ekstraordinært årsmøte. 15. Klubbens eiendomsrett 15.1 Alt arbeid gjort for klubben tilfaller klubben vederlagsfritt med mindre annet er skriftlig avtalt ved eget styrevedtak. 16. Tyveri, hærverk og annen skade. 16.1 Følgende kan føre til utviselse fra klubben med umiddelbar effekt, gjelder alle: 16.1.1: Tyveri av klubbmateriale. 16.1.2: Hærverk av klubbmateriale/klubbens eiendom. 16.1.3: Skade/Hærverk som er bevisst gjort på Medlemmenes eiendeler. 16.1.4: Alkoholmisbruk/Dopmisbruk på/i Arrangement/Møter/Trafikken. 16.1.5: Alvorlige brudd på Trafikkloven. 16.1.6: Svindel ved kjøp/salg på våre websider. 16.2 Utviselse krever 3/4 enighet ved avstemning i hovedstyret. 17. Bruk av klubbens logo 17.1 Klubbens logoer skal kun nyttes i klubbsammenheng og korrekte designmessige format, Logoene kan ikke nyttes av andre enn klubbens offisielle organ (Hovedstyret, lokallag, valgkomite, nettsider osv) uten skriftlig tillatelse fra Hovedstyret, og ikke under noen omstendigheter til å skape økonomisk profitt utenom klubben. 18. Områder. 18.1 Dekningsområde: Midtre-Hålogaland 18.2 Arbeidområde: Midtre-Hålogaland exl Hamarøy (Bognes->Sør), Hovedfokus på Vesterålen. 18. Ikrafttreden 18.1 Disse vedtekter trer i kraft 08.08.2014 (3) 2014 Vesterålen Gatebil Side 5/5