Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 14/54 Møtedato/tid: 09.04.2014, kl. 17:00 Møtested: Rådhuset, møterom 223. Møtedeltakere: Per Walseth, leder Tove Grendstad Kerstin Leistad Gunnar Lohse Øystein Sneisen, vara for Per-Arild Lyng Ivar Anderskog, vara for P.Walseth i sak 21. Forfall: Per-Arild Lyng Andre møtende: Ordfører Rådmann Torbjørn Brandt, KonSek Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer, nestleder Per-Arild Lyng, postmottak Malvik kommune, postmottak Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Wenche Holt RMN og Anna Ølnes RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer som ikke er oppført som møtedeltakere møter etter nærmere innkalling. Trondheim,.4.2014. Per Walseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek 1

Sakliste 019/14 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 Godkjenning av protokoller fra kontrollutvalgets møter 10.3.14. Selskapskontroll av Trønderenergi. Revisjonsrapport: Malvik kommunes engasjement i biogasselskapet. Renseanlegg Nygården - spørsmål om kommunal saksbehandling. Prosjektplan - forebyggende innsats barn og unge. Samarbeid om kontroll og tilsyn i Værnesregionen - innspill til diskusjon. Referatsaker til kontrollutvalgets møte 09.04.2014. Eventuelt. 2

Godkjenning av protokoller fra kontrollutvalgets møter 10.3.14. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 019/14 Arvid Hanssen 14/54-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Protokoll fra kontrollutvalgets møte kl 14.00 den 10.3.14 godkjennes. 2. Protokoll fra kontrollutvalgets møte kl 16.00 den 10.3.14 godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoller. Protokollene er tidligere distribuert til utvalget og ligger på www.konsek.no. 3

Selskapskontroll av Trønderenergi. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 020/14 Torbjørn Berglann 216, &58 11/210-29 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonens påpekning om ordførers habilitet til orientering. Kommunestyret ber formannskapet vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring slik at hensynet til habilitetsreglene og god eierstyring kan ivaretas best mulig. 2. Kommunestyret ber formannskapet følge opp øvrige konklusjoner og vurderinger i rapporten. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen avklarer motsetningene i eierskapsmeldingen før den legges fram for kommunestyret til ny behandling. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av rapporten i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmelding. Kommunestyret tar for øvrig rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi til orientering. Vedlegg Rapport fra selskapskontroll av TrønderEnergi Saksutredning I plan for selskapskontroll 2012-2013, vedatt av kommunestyret i sak 33/12 ble følgende selskap prioritert som de tre første for selskapskontroll: 1. TrønderEnergi 2. Malvik Næringsbygg AS 3. Bomvegselskaper På bakgrunn av at TrønderEnergi også ble prioritert for selskapskontroll i kontrollutvalgene i mulige samarbeidskommuner, vedtok kontrollutvalget i Malvik kommune i sak 06/13 å delta i et samarbeid om selskapskontroll av TrønderEnergi AS. KonSek, Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon utarbeidet i samarbeid en prosjektskisse, som ble forelagt for kontrollutvalget. Utvalget sluttet seg til skissen i sak 28/13. Revisjon Midt-Norge IKS og Trondheim kommunerevisjon avla rapport fra selskapskontrollen 28.2.2014. 4

Om selskapet TrønderEnergi AS er et energikonsern som per 31.12.2013 var eid av 24 kommuner i Sør-Trøndelag og Nordmøre energiverk, som igjen er eid av TrønderEnergi AS og 5 kommuner på Nordmøre. Selskapet ble etablert i 1950 som Sør-Trøndelag elektrisitetsverk, og fikk sitt nåværende navn i 1997. I 2010 kjøpte selskapet nettselskapet Trondheim Energi Nett AS, som ble fusjonert med TrønderEnergi nett i 2011. Selskapet har i dag en rekke datterselskaper organisert innen forretningsområdene energi (prosjektutvikling, handel og kraftproduksjon), nett (nettdrift og montering) og marked (salg av strøm og kundetjenester). Forretningsområdet nett er en monopolvirksomhet, mens de andre forretningsområdene drives i konkurranse med markedet for øvrig. Generalforsamlingen er den øverste myndigheten i selskapet, og her er alle eierne representert etter eierandel. Generalforsamlingen velger 10 medlemmer til bedriftsforsamlingen, de ansatte velger 5. Disse velger igjen selskapets styre. 16 eiere er parter i en aksjonæravtale fra 2005 som regulerer forhold mellom eierne. Eierne møter også i jevnlige eiermøter, som er en uformell arena for dialog, og ikke et formelt eierorgan. Om rapporten Etter bestilling fra kontrollutvalgene i 20 av eierkommunene er rapporten utarbeidet i samarbeid mellom Trondheim kommunerevisjon og Revisjon MidtNorge IKS. Revisjonen tar utgangspunkt i tre hovedproblemstillinger: 1. Har den økonomiske utviklingen i TrønderEnergi vært i samsvar med eiernes forventninger? 2. Er eierstyring og selskapsledelse i TrønderEnergi i samsvar med gitte anbefalinger? 3. Hvordan ivaretar Trønerenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? For å besvare problemstillingene har revisjonen blant annet gått ut med en spørreskjemaundersøkelse til ordførere i alle 24 eierkommuner, og intervju med til sammen 24 informanter, deriblant ordførere i de 4 største eierkommunene (Melhus, Trondheim, Orkdal og Rissa) samt representanter for administrativ ledelse, styre, valgkomite, revisor og Norges vassdrags og energiverk. I tillegg har revisjonen gått gjennom regnskapsinformasjon og annen dokumentasjon fra konsernet. Økonomisk utvikling Den største endringen i selskapets drift fra 2009-2012 er oppkjøpet av Trondheim energi nett AS. Dette har medført en dobling av konsernets økonomiske aktivitet og en firedobling av antall nettkunder. Revisjonen registrerer at avkastningen fra nettvirksomheten var svak i 2012, men at selskapet har intensivert arbeidet med effektivisering for å få økonomiske gevinster ut av nettvirksomheten. Revisjonen påpeker at konsernets investeringsvirksomhet gjennom TrønderEnergi Invest AS har vært lite lønnsom og ser det som positivt at selskapet nå har valgt å avvikle denne virksomheten. Kraftsalgsvirksomheten kan vise til god avkastning. Samlet sett viser revisjonen til at lønnsomheten var 5

for svak i 2012. Utbyttet til eierne har ifølge revisjonen vært stabilt gjennom perioden, og i tråd med eierens utbyttekrav. Revisjonen viser til at det ble signalisert lavere nettleie i distriktet og en mindre økning i nettleien i Trondheim og Klæbu etter fusjonen av nettselskapene. Revisjonen kan ikke se at dette har skjedd, og det er ikke signalisert lavere nettleie de nærmeste årene heller. Den såkalte harmoniinntekten som selskapet har tillatelse til å kreve inn etter fusjonen medfører økt nettleie, men bedre lønnsomhet for selskapet. Revisjonen understreker at sammenslåingen har vært ønsket ut fra nasjonale prioriteringer for å få mer robuste og effektive nettselskap. Eierstyring og selskapsledelse Revisjonen viser til at de fleste ordførerne mener deres kommune har et klart mål med eierskapet i TrønderEnergi. Åtte kommuner har likevel ikke utarbeidet eiermeldinger1. Revisjonen mener dette viser at noen av kommunene har et for lite bevisst forhold til eierskapet. Det er en viss varisjon i eiernes mål for eierskapet, med ulikt vekt på finansielle hensyn, men revisjonen vurderer det ikke som problematisk for selskapet, og alle eierne har godtatt endringer i utbyttestruktur. Revisjonen vurderer aksjonæravtalen som for gammel og mener det er positivt at eierne er i gang med å utforme ny avtale. Det er tradisjon for at det stort sett er ordførere som representerer kommunene i generalforsamling. Revisjonen viser til at dette legger til rette for god formell og uformell kontakt med de politiske organene i kommunene, i tråd med anbefalinger fra KS. Revisjonen understreker imidlertid at kommunestyrene også jevnlig bør orienteres, for eksempel gjennom behandling av eierskapsmeldinger. Revisjonen påpeker at de uformelle eiermøtene i praksis er der de reelle eierdiskusjonene foregår, og at det bør vurderes å føre referater fra disse for å gi bedre etterprøvbarhet i eierstyringen. Styret og bedriftsforsamlingen er ikke eierorganer, men en del av selskapets ledelse. Revisjonen viser til at det har vært praksis å velge ordførere også til disse vervene. Dette kan skape habilitetsutfordringer i forholdet til styret. Revisjonen viser til at dette med ett unntak er håndtert godt av styremedlemmene. Sju av de ni ordførerne i bedriftsforsamlingen har imidlertid brutt forvaltningslovens habilitetsbestemmelser ved behandling av endring av vedtekter.2revisjonen mener det er grunn til å stille spørsmål ved om medlemmer av styret eller bedriftsforsamlingen også må vurderes som inhabile til å møte i generalforsamling på vegne av kommunen. Styret velges av bedriftsforsamlingen etter innstilling fra en valgkomite. Revisjonen har inntrykk av at komiteens arbeid har vært godt og hensiktsmessig, men påpeker at kriteriene for valg til styret er for vage og upresise og at enkelteiere har lagt sterke føringer på valgkomiteens arbeid. 1 Roan, Åfjord, Osen, Midtre Gauldal, Tydal, Holtålen, Snillfjord og Rissa har ikke eiermelding. 2 Dette gjelder ordførerne i Orkdal, Hemne, Frøya, Oppdal, Hitra, Malvik og Skaun. 6

Revisjonen understreker at eierstyring bør skje i generalforsamlingen, ikke i styret. Revisjonen mener at det har liten hensikt å ha direkte eierrepresentasjon i styret, slik man har i dag, og mener dette gir grunn til å tro at det forekommer forskjellsbehandling av eierne. Revisjonen peker særlig på ett tilfelle der en kommune har gått ut over rammene for profesjonell eierstyring. Det var da Melhus kommune øvet press for å få sin kandidat inn i styret i 2013. Dette medførte etter revisjonens vurdering at valgkomiteen ikke kunne innstille den kandidaten de mente var best egnet. Etter revisjonens vurdering har eierne fokus på selskapets samfunnsansvar. Selskapet har omfattende etiske retningslinjer, men revisjonen påpeker at de ikke har egne retningslinjer for hva som er samfunnsansvaret. Selskapet har lagt offentleglova til grunn for nettselskapets og morselskapets virksomhet, og er bevisst på prinsippene i lov om offentlige anskaffelser. Miljøansvar er dokumentert gjennom ISO-sertifisering. Selskapet har vært igjennom en stor strategisk utviklingsprosess. Revisjonens vurdering er at selskapet har gjort en god jobb med å informere eierne om denne. Revisjonen påpeker at eierne likevel i mindre grad har vært informert om utenlandssatsingen og investeringsvirksomheten og at selskapet også bør sørge for dette. Selskapet står foran store strategiske beslutninger om vindkraftsatsing, og revisjonen viser til at eierne er delt i dette spørsmålet. Revisjonen mener det er avgjørende at alle eierkommuner setter seg inn i spørsmålet og forankrer kommunens syn i politiske organer. Etter revisjonens vurdering har konsernet i all hovedsak nødvendige styringssystemer for selskapet. Internkontrollen er generelt også vurdert som tilfredsstillende, men med noen utfordringer. Revisjonen anser innkjøpsrutiner og økonomirutiner på konsernnivå som tilstrekkelige, men at økonomistyringen i nettselskapet har vært mangelfull. Revisjonen ser det som positivt at det er et arbeid på gang for å styrke denne. Revisjonen omtaler særlig problemer i tilknytning til system for måling, avregning, fakturering og innfordring (MAFI). Problemene har vært uheldige for nettselskapet og har medført at synergieffekter ikke er tatt ut. Nettselskapets nøytralitet og funksjonelt skille Nettselskapet er en monopolvirksomhet som er konsesjonsbelagt og underlagt særskilte regler for hvordan den skal drives. Det er viktig at konsernet kan dokumentere skillet mellom monopolvirksomheten og den konkurranseutsatte virksomheten. I forbindelse med sammenslåingen av nettselskapene har selskapet fått så mange kunder at det er underlagt strengere krav enn mindre nettselskaper. NVE fant avvik på dette området i forbindelse med tilsyn i 2010 og 2011. Avvikene ble ble oppfattet som alvorlige og TrønderEnergi ble i 2012 ilagt en tvangsmulkt på 1 mill.kr. Avvikene er nå lukket, men revisjonen er imidlertid kritisk til at det har tatt så langt tid å lukke avvikene. Revisjonen observerer at selskapet tidligere ikke later til å ha tatt avvikene like alvorlig som den NVE, men at dette i dag tas på alvor av konsernledelsen. Revisjonens konklusjoner Revisjonen konkluderer med at selskapet fremstår som solid og lønnsomt. I likhet med øvrige aktører i bransjen har TrønderEnergi utfordringer med synkende kraftpriser og har derfor signalisert et behov for å halvere utbyttet til 7

eierne i en overgangsperiode. Selskapet bør ifølge revisjonen ha fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og arbeid med etikk. Selskapet har også etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisjonen at selskapet har god eierkontakt, slik at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene bør, som eiernes beslutningsorgan, særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Malvik kommune Eierstyring: Malvik kommune har vedtatt generelle prinsipper for eierstyring av selskaper der kommunen har eierandeler i en eierskapsmelding (sak 50/10). Eierskapsmeldingen omfatter også vertskommunesamarbeid. Meldingen legger føringer for hvordan kommunen skal håndtere sine eierskap og eierinteresser. Eierskapsmeldingen ble gitt virkning fra 01.01.2011. I meldingens punkt 4.6 står det, i tråd med prinsipper for god eierstyring, at formannskapet og/eller kommunestyret kan gi ordføreren instruksjoner om hvordan han skal opptre i generalforsamlingen. Videre står det: Kommunestyrevedtak kan ikke instruere styret og administrasjonen i aksjeselskapet. Også dette er i tråd med anbefalinger om offentlig eierstyring, der det er sentralt å utøve eierskap i eierorganer og ikke bruke styret som arena for å utøve eierskap. På dette punktet bryter Malvik kommunes eierskapsmelding med anbefalingene: Når styret skal behandle saker hvor valget kan ha stor betydning for Malvik kommunes interesser, skal de personene som representerer kommunens interesser søke å avklare kommunens standpunkt i forkant av selskapets behandling (punkt 5.5) Malvik kommunes eierskapsmelding skiller heller ikke eierrollen fra styreverv: Malvik kommune skal innen utgangen av hvert annet år samle alle valgte representanter til generalforsamlinger, representantskap og styrer der personene representerer Malvik kommune direkte eller kommunens interesser på en indirekte måte. Hensikten med møtet er å formidle innholdet i kommunens overordnete styringsdokumenter, samt eierstrategier overfor de ulike selskapene (Punkt 6.3 ). Og videre står det: 8

Alle som representerer Malvik kommune i ulike selskapsorganer skal arbeide for å nå selskapets mål og gjennomføre selskapets strategier gjennom arbeid innenfor selskapets formelle organer. Det er likevel viktig å sørge for at arbeidet gjenspeiler Malvik kommunes synspunkter i prinsipielle saker. De valgte representantene skal derfor konsultere ordfører eller rådmann før man deltar i behandling av prinsippsaker i selskapets organer (Punkt 6.3) Habilitet: Som nevnt over, består bedriftsforsamlingen i TrønderEnergi av fem representanter for de ansatte og ti representanter fra eierne, deriblant ordføreren i Malvik kommune. Av rapporten framgår det at ordføreren i Malvik kommune ikke har meldt seg inhabil når saker som angår TrønderEnergi har vært til behandling i kommunestyret. Han har dermed brutt habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven. Revisjonen viser til prinsippene for god eierstyring og anbefaler at ordførere ikke bør sitte i bedriftsorganer, som styre eller bedriftsforsamling. I Malvik kommunes eierskapsmelding står det: Styreposisjoner skal ikke besettes på en måte som bringer kommunens administrative og politiske ledelse i habilitetskonflikter. Dette er i samsvar med nylig vedtatte endringer i Forvaltningsloven (punkt 5.2). Ordføreren sitter i bedriftsforsamlingen, et bedriftsorgan som i noen grad har styreoppgaver. Dette er derfor ikke i samsvar med kommunens eierskapsmelding. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget ber kommunestyret om at formannskapet merker seg rapportens vurderinger og konklusjoner. Videre at kommunestyret anbefaler administrasjonen å oppdatere eierskapsmeldingen, slik at den blir i tråd med prinsipper for god eierstyring. 9

Revisjonsrapport: Malvik kommunes engasjement i biogasselskapet. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 021/14 Arvid Hanssen 13/45-23 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kommunestyret er kritisk til Malvik kommunes utøvelse av eierskapet i biogasselskapet. 2. Kommunestyret ber formannskapet vurdere i hvilke organer kommunen skal drive eierstyring slik at hensynet til habilitetsreglene og god eierstyring kan ivaretas best mulig. 3. Kommunestyret ber rådmannen påse at regler for protokollføring og arkivering følges. 4. Kommunestyret ber rådmannen legge fram en egen sak om tiltak for å styrke eierstyringen. 5. Kommunestyret forventer at rådmannen etterlever regelverket om forbudet mot offentlig støtte. 6. Kommunestyret tar for øvrig rapporten og opplysningene fra høringen til orientering. Vedlegg Malvik kommunes engasjement i biogasselskapet.pdf Notat Høring Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens eieroppfølging og har vært opptatt av at kommunen skulle få på plass eierskapsmeldinger og praktisk organisering av oppfølgingsarbeidet. Rapporten om Malvik kommunes engasjement i biogasselskapet er et ledd i dette arbeidet. Malvik kommunestyre vedtok et system for eierstyring i sak 50/10. I forbindelse med rapport etter selskapskontroll av Malvik Næringsbygg AS, som kommunestyret behandlet i sak 17/13 vedtok kommunestyret følgende i pkt 2: Kommunestyret ber rådmannen sørge for at kommunen etablerer en praksis for å gi styringssignaler til Malvik Næringsbygg AS, og andre selskaper hvor det er aktuelt, på en tydelig og etterprøvbar måte. Forholdene som omtales i denne saken gjelder tiden før kommunestyret fattet vedtaket nevnt ovenfor. 10

Malvik kommune gikk i 2007 inn i et samarbeid med det finske selskapet Preseco OY og Spis Grilstad om etablering av et biogassanlegg i tilknytning til planlagt slakteri på Sveberg, gjennom selskapet Malvik biogass AS (senere Norsk biodrivstoff AS). Av ulike årsaker ble slikt anlegg ikke etablert, og Malvik kommune gikk ut av selskapet i 2013, da med et betydelig tap. Kontrollutvalget vedtok i sak 14/13 den 6.5.13 å bestille en gjennomgang av kommunens engasjement og oppfølging av sine eierinteresser knyttet til etablering av biogassanlegg i Malvik kommune. Bestillingen ble konkretisert gjennom vedtak av prosjektskisse i sak 21/13, den 17.6.13. Revisjon Midt-Norge IKS gjennomførte undersøkelsen og la fram resultatene i en rapport datert 23.12.13. Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i sak 2/14 i møtet den 20.1.14. På bakgrunn av at fortsatt forelå uavklarte spørsmål, besluttet kontrollutvalget å gjennomføre en høring. Denne ble avholdt i kontrollutvalgets møte 10.3.14. Om rapporten I rapporten tok revisjonen utgangspunkt i følgende problemstillinger: 1. Kartlegging av prosessen med etablering av biogassanlegg 2. Hvor mye har kommunen tapt på sitt engasjement i biogassanlegget? 3. Har kommunen opptrådt kritikkverdig underveis i prosessen? Revisjonens konklusjoner på problemstillingene fremgår av rapportens kapittel 6 på side 34, og gjengis nedenfor: Hvor mye har kommunen tapt på sitt engasjement i biogassanlegget? Kommunen har tapt ca. kr 22,1 mill. på sitt engasjement i biogassanlegget, i tillegg kommer kr 5,6 mill. fra det kommunalt heleide selskapet Malvik Næringsbygg AS, totalt kr 27,7 mill. Har kommunen opptrådt kritikkverdig underveis i prosessen? Revisjonen er svært kritisk til salget av kommunens aksjer i biogasselskapet i 2013, som ordfører gjorde uten vedtak fra kommunestyret. Det innebærer et klart brudd på kommuneloven og et habilitetsmessig overtramp. Kommunestyret tok en bevisst risiko da de satset kommunens midler på et såpass nyskapende prosjekt. Gjennom ytterligere lån og egenkapitaltilskudd har kommunens overføringer til selskapet økt gjennom perioden, og dermed har kommunens tap blitt større enn hva som var forutsatt ved kommunestyrets behandling. Ikke alle overføringer har vært gjenstand for kommunestyrets oppmerksomhet. Det skyldes blant annet at prosessen i stor grad har vært styrt av noen sentrale folkevalgte. På denne bakgrunn stiller vi spørsmål ved om kommunen som eier har hatt tilstrekkelig styring med prosessen. Revisjonen er kritisk til at ikke kommunestyret har vært involvert i større grad. Revisjonen er videre kritisk til håndteringen av lånet fra Malvik Næringsbygg AS til Malvik biogass AS, som skjedde mellom kommunens folkevalgte representanter i de to selskapene, og etter hva vi erfarer uten 11

at kommunestyret (som eier) eller administrasjonen i biogasselskapet så ut til å være involvert. Håndteringen framstår som uryddig. Revisor har tatt forbehold om saksframstillingen på grunn av at informantene har gitt til dels motstridende opplysninger. Om høringen i kontrollutvalget I etterkant av at rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget gjenstod flere spørsmål som kontrollutvalget ønsket å få svar på. På bakgrunn av dette ble det blant annet gjennomført en høring. Eget notat med oppsummering av høringen er vedlagt. Fire av tolv inviterte personer møtte til høringen, to av de som ikke møtte til høring avga skriftlig svar. Høringen ga opplysninger om kommunens eierstyring, spesielt vedrørende de ulike avtalene, sikring av selskapets verdier og kontroll i henhold til regelverket knyttet til forbudet mot offentlig støtte. Da kontrollutvalget behandlet saken diskuterte man seks områder der man ønsket en utdyping. Disse ble formulert som spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatet vil her gi svar på og vurdere opplysningene fra høringen, og fra materiale som er ettersendt sekretariatet. Spørsmål 1: Var det et godt nok grunnlag for vedtaket om etablering av biogassanlegg? Kontrollutvalgssekretariatets vurdering er at både selskapets styre og rådmannen burde ha gjennomført selvstendige og grundigere undersøkelser vedrørende selskapenes og prosjektets økonomi. Spørsmål 2: Ble det informert godt nok da det ble kjent at kalkyler som lå til grunn for driften hadde mangler? Daglig leder la fram kalkyler for styret, som viste at forutsetningene for lønnsom drift ikke var til stede, og anbefalte heving eller reforhandling av de aktuelle avtalene. Ordfører ble informert om dette. Opplysningene ble ikke forelagt kommunens politiske organer på en slik måte at det er etterprøvbart. Spørsmål 3: Var leveranseavtalen med Preseco tilstrekkelig kvalitetssikret? Kontrollutvalgssekretariatet merker seg at det forut for avtaleinngåelsen forelå juridiske anbefalinger som kunne redusert risikoen for å bli påført et økonomisk tap. Det er klare motsetninger mellom den engelske og norske delen av leveranseavtalen som sannsynligjør at den ikke var tilstrekkelig kvalitetssikret. Spørsmål 4: Har representanter for Malvik kommune, i prosessen som ledet frem mot styreleder Randi Eikevik gikk av og daglig leder Torsten Rønning sa opp i februar 2009, opptrådt i tråd med prinsipper for god eierstyring? Prosessen fram mot Eikevik og Rønnings avgang er ikke tilstrekkelig klarlagt, men kontrollutvalgssekretariatets vurdering er at kommunen som eier burde sett nærmere på forholdene i selskapet da både styreleder og daglig leder trakk seg samtidig. Spørsmål 5: Har Malvik kommune gjennomført nødvendige skritt for å sikre egne interesser i selskapet, eller overlatt for mye til næringslivspartnere? 12

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering er at kommunen i for stor grad har overlatt ivaretakelsen av sine interesser til selskapets styre. Dette er ikke i tråd med god eierstyring. Kommunen burde utvist særlig aktsomhet når de andre eierne også opptrer som motparter i avtaler med selskapet. Sekretariatet kan ikke se at kommunen tok juridiske råd om dette tilstrekkelig alvorlig. Spørsmål 6: Har rådmannen vurdert om overføringene til selskapene er i henhold til regelverket om forbudet mot offentlig støtte? Kontrollutvalgssekretariatets vurdering er at ingen av overføringene som ble ytt til selskapene, ble underlagt kontroll i henhold til regelverket om offentlig støtte. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Kontrollutvalgssekretariatet mener at kommunen i denne saken ikke har forvaltet sine eierskap i tråd med prinsipper for god eierstyring. Kommunen har heller ikke sikret sine eierinteresser godt nok. Revisjonen har konkludert med at ordfører i tilknytning til salget av aksjer i 2013 har opptrådt i strid med kommuneloven og brutt habilitetsbestemmelsene. Salget skulle vært behandlet av kommunestyret og ordfører måtte som styreleder for selskapet fratrådt ved behandlingen. Kommunens dokumenterte samlede tap er av revisjonen fastsatt til 27,7 millioner kroner. Både selskapets styre og rådmannen burde ha gjennomført selvstendige og grundigere undersøkelser vedrørende selskapenes og prosjektets økonomi ved etablering og inngåelse av sentrale avtaler. Kommunens eierstyring har i for stor grad vært ivaretatt av én enkelt person. På avgjørende tidspunkt har kommunen i for stor grad overlatt styringen til de andre samarbeidspartene, Spis og Preseco. Kommunen har utøvd sitt eierskap gjennom styret og ikke i generalforsamlingen. Som styremedlem i et eksternt selskap representerer de folkevalgte ikke kommunen som eier. Rapporten viser likevel at kommunen i praksis har valgt å organisere eierskapsutøvelsen slik at rollene i stor grad har gått over i hverandre. Dette har skapt habilitetskonflikter og uklare ansvarsforhold, noe som er uheldig. Malvik kommune hadde svært lite dokumentasjon rundt kommunens eierskap i sine sak- og arkivsystem. Dette gjelder både arkivering av sentrale dokumenter og muntlige orienteringer i politiske organer. Dette vitner om lite systematisk eierstyring. Håndteringen av et lån på 5,6 millioner kroner fra Malvik Næringsbygg AS til biogasselskapet er i rapporten omtalt som uryddig behandlet. Samme forhold kom også frem i rapport fra selskapskontroll av Malvik Næringsbygg AS, som kommunestyret behandlet i sak 17/13. Sekretariatet mener at også andre overføringer til selskapet er uryddig behandlet og går utover rammer fastsatt av kommunestyret. Det må være et absolutt krav for en offentlig aktør at man opptrer ryddig når det gjøres slike økonomiske disposisjoner. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgsekretariatets konklusjon er at Malvik kommunes eierstyring har vært mangelfull på en rekke områder: Utredningen i forkant av etableringen av selskapet var ikke grundig nok. 13

Kommunen fulgte heller ikke juridiske anbefalinger, eller kvalitetssikret arbeidet i den tidlige fasen av prosessen med etablering av biogassanlegget. Kommunen tok ikke nødvendige skritt for å sikre sine egne interesser i selskapet, men overlot for mye av styringen til samarbeidspartene, Spis og Preseco. Kommunikasjonen mellom selskapet og kommunens politiske organ har vært mangelfull og i liten grad etterprøvbar, dersom den har forekommet. Arkiveringen i kommunen er også mangelfull. Kommunen burde undersøkt forholdene i selskapet da daglig leder og styreleder fratrådte samtidig. Kommunen har ikke utøvd sitt eierskap gjennom generalforsamlingen, men gjennom styret. Denne praksisen har skapt habilitetskonflikter og uklare ansvarsforhold, noe vi mener er uheldig. Utover manglene ved eierstyringen har det også kommet fram at rådmannen ikke har vurdert om overføringene til de involverte selskapene er i samsvar med regelverket om forbudet mot offentlig støtte. Undersøkelsen viser også at håndteringen av de økonomiske overføringene til selskapene har vært uryddig håndtert og i noen tilfeller går utover rammer fastsatt av kommunestyret. Det er klart at ordføreren både har opptrådt i strid med kommuneloven brutt og habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven. 14

Notat fra høring 10.3.2014 Kontrollutvalget Malvik kommune 15

1 Innledning Etter forslag fra ordfører Terje Granmo vedtok formannskapet i sak 16/13 at kontrollutvalget vurderte granskning angående kommunens engasjement i Norsk Biodrivstoff AS (tidl. Malvik Biogass AS, heretter kalt selskapet.) Med bakgrunn i formannskapets vedtak vedtok kontrollutvalget i sak 14/13 bestilling av undersøkelse rettet mot Malvik kommune (heretter kalt kommunen) sitt engasjement i selskapet. Undersøkelsen ble presentert av Revisjon Midt-Norge (heretter kalt RMN) i kontrollutvalgets møte den 20.januar.2014. Rapporten gav klare konklusjoner på enkelte områder, men RMN kunne ikke belyse alle områder da dette ville gå ut over de ressursrammer RMN hadde tilgjengelig. Kontrollutvalget måtte derfor ta stilling til ulike alternativer for den videre prosessen. Kontrollutvalget vedtok i sak 2/14 at det skulle gjennomføres høring den 10. mars 2014. I forbindelse med høring utarbeidet kontrollutvalget en rekke spørsmål som skulle besvare hovedspørsmålene gjengitt i saksfremstillingen i sak 2/14. I dette notatet sammenfattes svarene som kom frem uten vurderinger eller konklusjoner. Både de som deltok på høring og de som oversendte skriftlige svar har fått mulighet til å komme med bemerkninger og innspill vedrørende dette notatet. RMN sin rapport Malvik kommunes engasjement i biogasselskapet, notat fra høring og oversendt materiale dannet grunnlaget for kontrollutvalgssekretariatets saksfremlegg som blir behandlet i kontrollutvalget den 9. april 2014. 2 Høring Forhåndsvarsel ble sendt ut 21.februar 2014 hvor kontrollutvalget informerte 12 ulike aktører om muligheten for at de kunne bli invitert til høring. I dette forhåndsvarselet ble Retningslinjer for gjennomføring av høring vedlagt og det ble informert om høringsdeltakerens rettigheter. 2.1 Høringsdeltakere Kontrollutvalget vedtok den 4. mars endelig invitasjonsliste over de aktører man ønsket skulle delta på høringen. Følgende aktører deltok på høring: Ordfører og tidligere styreleder Terje Granmo (heretter omtalt som ordfører.) Tidligere styreleder og styremedlem Randi Eikevik (heretter omtalt som Eikevik.) Rådmann Kristian Rolstad med bisitter, tidligere økonomisjef Eiliv Elden. (heretter omtalt som rådmann.) Følgende aktører ønsket ikke å delta på høringen, men ville avgi skriftlig tilsvar: Tidligere daglig leder Torstein Rønning. Tidligere styremedlem Steinar Sandgrind Følgende aktører ønsket ikke å delta eller avgi skriftlige svar: Advokatfirmaet Bjerkan Stav ANS ved Ole Martin Tronshart Tidligere styremedlem og daglig leder Christopher Worzøe Advokat Erlend L. Solberg Tidligere styremedlem Anton Jenssen Følgende aktører besvarte ikke kontrollutvalgets forhåndsvarsel: Tidligere styremedlem Ståle Gausen Tidligere styremedlem Leif Stråtveit 2.2 Saksområder og spørsmål I kontrollutvalget møte den 4.mars tok kontrollutvalget stilling til de saksområder man ønsket å belyse i høringen. I denne forbindelse utarbeidet kontrollutvalget en rekke spørsmål som ble ferdigstilt og oversendt høringsdeltakerne den 6. mars. På grunn av kort tid til forberedelse ble høringsdeltakerne gitt muligheten til å supplere helt eller delvis mangelfulle svar skriftlig etter høringen med utvidet svarfrist. Høringsdeltakerne ble opplyst om dette per epost den 7.mars. 16

3 Høringen Møteleder Per-Arild Lyng innledet høringen med å gjenta de gjeldende retningslinjer for gjennomføring av høring i Malvik kommune og høringsdeltakernes rettigheter. Det ble samtidig opplyst om den utvidede svarfrist som høringsdeltakerne ble innrømmet tidligere. Hovedutspørrer Ivar Andersskog var gitt ansvaret med å stille hovedspørsmålene og kontrollutvalgets medlemmer hadde mulighet til å stille oppfølgingsspørsmål. Sammendrag av svarene som ble gitt under høringen gjengis i punktene 3.1-3.4. 3.1 Spørsmål vedrørende Malvik kommunes inntreden i selskapet. Rådmannen kunne i forbindelse med administrasjonens saksutredning, opplyse om følgende: 1. Malvik kommune utarbeidet ikke egne risikoanalyser eller lønnsomhetskalkyler. Rådmannen hadde ingen kjennskap til risikoanalysen som ble utarbeidet av Malvik Everk. 2. Det ble ikke innhentet informasjon om erfaringer fra lignende prosjekt. Rådmannen kunne ikke erindre at det fantes tilsvarende prosjekt i Norge som benyttet slakteriavfall som råstoff for biogass, men at Preseco hadde sammenlignbare erfaringer fra Finland. 3. Avhengighetsforholdet mellom slakteriet og biogassanlegget ble ikke vurdert. 4. Alternativ til drift og råstofftilgang til selskapet i tilfelle drift av slakteriet opphørte ved flytting, konkurs eller lignende ble ikke vurdert i forkant av prosjektet. Hvilken organisering eller selskapsform som var mest hensiktmessig for å minimere risikoen for å kunne bli påført et økonomisk tap, ble derfor ikke vurdert. 5. Det ikke ble innhentet kredittvurdering av Preseco. 6. Det ble foretatt en kredittvurdering av SPIS som tilsa at selskapet var mindre økonomisk solid. Etter rådmannens oppfatning ble dette forholdet overskygget av et sterkt politisk ønske om å etablere slakteriet. Ordføreren kunne i forbindelse med Malvik kommunes inntreden i selskapet, opplyse om følgende: 1. Da Malvik Everk trakk seg fra prosjektet var det naturlig at Malvik kommune kjøpte aksjene og videreførte prosjektet, spesielt med tanke på tilførsel av nye arbeidsplasser til kommunen. Ettersendt bemerkning: Grunnlaget for Malvik kommunes inntreden var ett notat fra styreleder i Malvik Næringsbygg som skisserte Malvik Everks uttreden og Malvik kommunes inntreden. 2. Årsaken til at Malvik Everk trakk seg var ikke direkte overførbare til kommunen. Det ble derfor ikke vurdert som nødvendig med en ny saksutredning. 3. Rapporten fra Rambøll var mangelfull på vesentlige punkter og det ble bestilt en ny rapport fra Asplan Viak. Sistnevnte rapport anbefalte at prosjektet ble gjennomført og rapporten dannet grunnlaget for den videre prosessen. 4. Kartlagging av prosjektet var en voldsom utfordring. Innhenting av informasjon om lignende erfaringer ble foretatt ved blant annet befaring på lignende anlegg i Verdal og ved studietur til Finland hvor ordfører, rådmann og tidligere økonomisjef besøkte et anlegg som var oppført av Preseco. 5. Det ble ikke innhentet kredittvurdering av SPIS. Preseco ble oppfattet som økonomisk solid som følge av opplysninger gitt av Finnvera. Ettersendt bemerkning: Ordfører kjenner ikke til om det ble innhentet kredittvurdering av Spis 3.2 Spørsmål vedrørende avtaler av vesentlig betydning for selskapet Rådmannen kunne i forbindelse med avtaleinngåelser av vesentlig betydning for selskapet, opplyse om følgende: 1. Var lite involvert i prosessene i forbindelse med selskapet unntatt for overføringer hvor bilag skulle attesteres. 2. Det ble ikke foretatt noen kvalitets- eller kontrollsikring av leveringsavtalen av 14. mars 2008. Administrasjonen var for øvrig lite involvert i denne prosessen. 3. Kunne ikke erindre at leveringsavtalen var fremme til behandling i kommunestyret verken i forkant eller etterkant av avtaleinngåelsen. Videre var det rådmannens oppfatning at de ble sporadisk informert. 4. Kan verken bekrefte eller avkrefte hvorvidt investeringsavtalen av 3. oktober 2008, som ble behandlet og godkjent på generalforsamlingen 20.oktober 2008, ble fremlagt i forkant eller etterkant til behandling i kommunestyret. 17

5. Det ble ikke foretatt noen vurdering av de ulike overføringer fra kommunen eller Malvik Næringslivbygg AS (MNB) til selskapet eller fra kommunen til SPIS, kunne bli rammet i henhold til regelverket om forbudet mot offentlig støtte. 6. Rådmannen var ikke bekymret for den økonomiske situasjonen før SPIS og Preseco gikk i forhandlinger med Nortura. Det var først på dette tidspunktet rådmannen ble bekymret hvorvidt prosjektet kunne realiseres, men rådmannen oppfattet Norturas inntreden som positiv da Nortura ble oppfattet som mer økonomisk solid enn SPIS. Eikevik kunne i forbindelse med avtaleinngåelser av vesentlig betydning for selskapet, opplyse om følgende: 1. Oppfattet leveranseavtalen som ensidig utarbeidet av Preseco. 2. Mottok leveranseavtalen i engelsk avtaleutkast fra Leif Stråtveit like før påske. Eikevik påpekte at styret burde gjennomgå avtalen med juridisk bistand for å kvalitetssikre avtalen. Styret var enige om dette, men Eikevik oppfattet at dette ikke var viktig for SPIS sine representanter i styret. 3. Ville ha oversendt avtalen i norsk utgave og ga klart uttrykk for at hun ikke ville signere før dette, samt juridisk kvalitetskontroll, var i orden. 4. Selv om styret ble enige om å gjennomføre en juridisk kvalitetskontroll, ble dette ikke gjort etter hennes oppfatning. 5. Har ingen kjennskap til at den endelige avtalen ble forelagt i sin helhet til behandling i styret. 6. Kan ikke huske at det ble nedfelt sanksjonsmuligheter eller garantier i avtalen. 7. Investeringsavtalen ble utarbeidet av advokat Solberg og ble behandlet av generalforsamlingen. Denne var nødvendig for å kunne oppfylle forpliktelsene som lå i leveranseavtalen. Ordføreren kunne i forbindelse med avtaleinngåelser av vesentlig betydning for selskapet, opplyse om følgende: 1. SPIS satt på vesentlige opplysninger om kommunens forhold og interesser rundt prosjektet, noe som gjorde forestående forhandlinger svært vanskelig, med lite forhandlingsrom. 2. Forholdet mellom SPIS, Preseco og Malvik kommune som eiere innebar mål- og interessekonflikter. Dette ble behandlet i styremøte hvor ordfører la spesielt fokus på aksjelovgivningen og det styreansvar som følger av loven. 3. Utkast til leveranseavtalen ble forelagt styreleder høsten 2007. 4. Utkast til leveranseavtalen var oppe til styrebehandlingen 17. desember. 5. Leveranseavtalen ble fortløpende styrebehandlet da avtalen var meget omfattende. Det er uklart om det finnes et vedtak som behandlet den ferdige avtalen. 6. Leveranseavtalen ble lagt frem for kommunestyret i norsk og engelsk versjon. 7. Leveranseavtalen innebar en økt risiko som gikk utover kommunestyrets vedtak. 8. Bjerkan Stav ANS var engasjert av Malvik Everk og ble ikke reengasjert av selskapet. 9. Bjerkan Stav ANS utarbeidet 3 notater i desember 2007. De notater hvor innholdet var kjent av styret ble diskutert i sak 09/07. Oppfatning var at hele prosjektet stod i fare og styrets hovedfokus var å rette opp på disse forhold innenfor rammen til kommunestyrets vedtak. 10. Kan ikke huske innholdet i notat av 13.desember utarbeidet av Bjerkan Stav ANS. 11. Kan ikke huske verken å ha mottatt eller lest innhold av notatet oversendt fra Bjarne Brubak. Ettersendt bemerkning: Ordfører så i ettertid at ved oversendelse av kopien av notatet fra Bjarne Brubak at det ordførers skrift på notatet. De forhold som Brubak nevner tok ordfører opp med styret. Det som styret var spesielt usikker på var MBG sin kostnad ved opparbeidelse av tomten som ble utført av Skanska. Dette punktet fikk advokat Erlend Solberg et eget oppdrag på å kvalitetssikre ved bruk av ekstern kompetanse. Ordføreren mener notatet ble fulgt opp der og da ble punktene ivaretatt av ordføreren i tråd med styrets forståelse. 3.2.1 Spørsmål vedrørende finansieringsplanen, sanksjonsmuligheter og garantier. Ordføreren kunne i forbindelse med finansieringsplanen og sanksjonsmulighetene ovenfor Preseco, herunder garantiene, opplyse om følgende: 1. Det var utarbeidet en finansieringsplan av Asplan Viak i samarbeid med styret i forkant av signering av leveranseavtalen, fremstår uklart om denne var til behandling i kommunestyret og om det er påkrevd at denne var til behandling. 2. Det ble utarbeidet bankgarantier som styret trodde var gode nok i tilfelle Preseco ikke leverte i henhold til avtalen. De sanksjonsmuligheter selskapet hadde mot Preseco var forankret 18

ibankgarantiene. Styret fikk ikke innarbeidet ytterligere garantier eller rett til befaring på produksjonsstedet. Ettersendt bemerkning: Ordføreren viser til advokat Solberg sin vurdering vedrørende bankgarantiene som hevdet at dette var viktige garantier som var «sikre» i den forstand at de var stilt av en bank. Garantiene kommer bare til utbetaling ved et mislighold fra Presecos side, typisk hvor det viser seg at det er mangler ved leveransen og Preseco selv ikke er i stand til å utbedre disse. Dersom Preseco i et slikt tilfelle hadde gått konkurs etter leveransen ville utbetalingene under en slik garanti kunne sikre at NBD fikk utført utbedringsarbeid uten å bli påført tap. 3. Har ingen kjennskap hvorvidt det ble forsøkt foretatt befaring på produksjonsstedet for å påse at produksjon var påstartet. 3.2.2 Spørsmål vedrørende investeringsavtalen og låneavtaler. Ordføreren kunne i forbindelse med investeringsavtalen av 3.okt 2008 med påfølgende låneavtaler opplyse om følgende: 1. Kan ikke svare på spørsmål om investeringsavtalen. Kan ikke besvare hvorvidt denne innebar en rettet emisjon eller om denne emisjonen i realiteten var balansert mellom eierne. Investeringsavtalen var oppe til godkjenning i selskapets generalforsamling den 20.okt hvor Eilif Elden med fullmakt møtte for kommunen som eier. Ettersendt bemerkning: Ordfører var på denne tiden ikke i selskapets styre. 2. Kommunens risiko ble utvidet gjennom flere vedtak i etterkant av vedtaket i sak 93/07 og dette danner bakgrunnen for at investeringsavtalen ikke ligger innenfor det opprinnelige vedtaket. 3. Kan ikke besvare hvorvidt avtalene var gjenstand for betryggende juridisk kvalitetskontroll. 4. Det ble inngått en låneavtale 27.okt. 2008 mellom Malvik Næringsbygg AS (MNB) og selskapet. MNB som var 100 % heleid av Malvik kommune, lånte selskapet NOK 5.600.000 som et ikke rentebærende lån. Denne avtalen ble ikke forelagt kommunestyret da begge selskapene var aksjeselskap. Ordføreren antok at dette gikk riktig for seg og henviste til styreleder i MNB, Per Walseth og Randi Eikevik. 5. Det ble inngått ytterligere en låneavtale 15.desember 2008 hvor Malvik kommune lånte selskapet NOK 600.000 som et ikke-rentebærende lån. Ordføreren signerte denne på vegne av Malvik kommune sammen med selskapets styreleder Randi Eikevik. Avtalen ble ikke forelagt kommunestyret. 3.3 Spørsmål vedrørende gjennomføring av prosjektet, drift og andre forhold i selskapet. Eikevik kunne i forbindelse med gjennomføring av prosjektet, opplyse om følgende: 1. Styret diskuterte den første rapporten fra Rambøll og kom frem til at denne var mangelfull. Preseco ønsket en ny rapport som de selv ville finansiere og ny rapport ble bestilt fra Asplan Viak. 2. Eikevik hadde ikke tillit til prosessen eller Asplan Viak. 3. Var kjent med de fleste risikofaktorer gjennom rapportene. 4. Tok kontakt med NTNU for å få ytterligere vurderinger hvorvidt prosjektet var gjennomførbart, spesielt med tanke på den mengden råstoff anlegget krevde. Oppfattet at Asplan Viaks vurderinger ble problematisert og at dette forsterket inntrykket at Asplan Viak ikke fullt ut forsto alle aspekter vedrørende prosjektet. 5. Det ble innledet samtaler med Trondheim Renholdsverk blant annet for å sikre ytterligere råstofftilgang. Det viste seg svært vanskelig å kunne oppdrive en sikker og stabil tilgang til råstoff. Markedet ble karakterisert som svært «tørt» 6. Kunne ikke svare på om det ble foretatt noen kredittvurdering av de andre samarbeidspartnerne. 7. Oppfattet at SPIS fokuserte på hvordan de kunne komme seg ut av prosjektet tidlig i prosessen. 8. Var i tvil om at noe faktisk ble produsert i Finland og hevdet at daglig leder besøkte Finland for å undersøke, men ble møtt med stengte dører. Fikk følelsen av å være «lurt» og at det ikke var produsert noe som helst. 9. Anbefalte at man kom til bunns i saken og at man vurderte rettsak som en følge av forholdene nevnt i punkt 8. 10. I forbindelse med SPIS sitt krav om å stanse prosjektet, vurderte styret søksmål for erstatning som en følge av mislighold av avtalen, men dette ble ikke realitetsbehandlet. Preseco og SPIS var ikke interessert i å behandle dette. 11. Styret vurderte stans i utbetalingene da selskapet ikke kom inn på produksjonsstedet. 19

12. Eikevik opplevde et spill i kulissene blant de andre styremedlemmene for å få avsatt daglig leder. Hun opplevde det som umulig å fortsette som styreleder som en følge av disse forhold. Torstein Rønning svarte skriftlig i forbindelse med gjennomføring av prosjektet følgende: 1. Rønning har ikke vært på befaring for å påse om produksjon av leveransen var påstartet på produksjonsstedet. 2. Har kun kjennskap til at en representant fra Asplan Viak og at ordfører i forbindelse med en prisutdeling hadde vært i Finland. Uklart om dette var 2 forskjellige turer. 3. Var av den oppfatning at kommunen hadde mer vilje enn evne. SPIS var en profesjonell aktør og burde ha sett at dette prosjektet ikke var basert på realistiske forutsetninger. Når investeringskalkylene mangler vesentlige avskrivninger og prisen for vannrensing ligger godt under kostpris, burde noen fanget opp dette, før man signerte leveranseavtalen med Preseco. Ordføreren kunne i forbindelse med drift av selskapet opplyse om følgende: 1. Det oppstod ikke situasjoner der ordføreren som styreleder ikke kunne informere kommunen som eier om vesentlige forhold ved selskapet. 2. I forkant av både daglig leders og styreleders fratreden fikk ordføreren henvendelser fra andre styremedlemmer vedrørende forholdene i selskapet. Ordføreren tok kontakt med styreleder og diskuterte hvordan man førte prosessen videre, men styreleder og daglig leder avsluttet sitt engasjement i selskapet kort tid etter. 3. Ved utvelgelsen av ny styreleder følte ordføreren at det påla ham et ansvar i å ferdigstille prosjektet. Han aksepterte derfor noe motvillig på ny vervet som styreleder. Styremedlem Worzøe ble utpekt som ny daglig leder. Ingen av disse utnevnelsene ble forelagt kommunestyret da dette ikke var påkrevd etter aksjelovgivningen. 4. I forbindelse med SPIS sitt krav om å stanse prosjektet, vurderte ikke styret søksmål som en følge av mislighold av avtalen. Styret ble frarådet dette av advokat Solberg. 5. Da Nortura kom på banen så styret for seg en løsning. Nortura ønsket ikke å inngå avtale hvor biogasselskapet var en integrert del av løsningen. Styret arbeidet derfor med alternativ råstofftilgang med Sør-Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune. Dette resulterte i en intensjonsavtale, men prosessen ble ikke fullført da Trondheim kommune ikke ville signere en fullverdig avtale. 6. Kan ikke erindre henvendelsen fra advokat Solberg og Leif Stråtveit av 22.september 2009 som uttrykte bekymring for gjennomføring av prosjektet og hvorvidt produksjon av leveransen fra Preseco i det hele tatt var påstartet. 7. I forbindelse med salget av biogasselskapets tomt antok ordføreren at salgssummen gikk tilbake til selskapet. 3.4 Høringsdeltakernes avsluttende bemerkninger Rådmannens avsluttende bemerkning, utover det som allerede er gjengitt, var følgende: 1. Rådmannen viste til at det var bred politisk tilslutning om å gå inn i prosjektet. Nesten all behandling i kommunestyret har vært besluttet nesten uten unntak som enstemmige vedtak. 2. Rådmannen var av den oppfatning at det ikke forelå noen informasjonen som tilsa at prosjektet ikke kunne realiseres eller at Malvik kommune kunne påføres et økonomisk tap. Det ble vist til SINTEF som bekreftet at et slikt prosjekt kunne være lønnsomt 3. Rådmannen viste til sin vurdering i forbindelse med kommunestyrets behandling av sak 49/07 den 27.august 2007 hvor rådmannen påpekte at prosessen rundt etableringen av slakteriet hadde vært uoversiktlig og ufullstendig. 4. Rådmannen fremhevet at det er viktig at politikerne løfter blikket og ser på alle eierinteresser, ikke bare de heleide selskapene. Man bør se på hvordan eiermelding med eierstrategier bedre kan benyttes for å beskytte kommunens eierinteresser. Bedre kommunikasjonen mellom styremedlemmer og kommunestyret. Videre bør administrasjonen sammen med kommunestyret se på hvilke rutiner man har for å sikre kommunens investeringer i fremtiden. Eikeviks avsluttende bemerkning, utover det som allerede er gjengitt, var følgende: 1. Jeg følte at både Malvik kommune og jeg ble lurt. Til dags dato er jeg svært usikker på om noe i det hele tatt ble produsert. Generelt følte jeg meg kneblet og føler jeg fikk lite informasjon om hva som skjedde. 20

Ordførerens avsluttende bemerkning, utover det som allerede er gjengitt, var følgende: 1. Ordføreren er meget opptatt av å trekke lærdom av saken og at saken bør benyttes til opplæring av folkevalgte. Man bør unngå at kommunestyret og administrasjonen blir avskrekket fra å innlate seg på fremtidig næringslivsprosjekt som kan ha stor betydning for kommunen. Ordføreren trakk frem Norturas vellykkede etablering av Norges største slakteri, som svært positivt for kommunen. 2. Kommunestyret ble informert om forslaget fra styreleder Randi Eikevik om å oppløse selskapet, men kommunestyrets stillhet ble tolket som samtykke for å fortsette arbeidet med å gjennomføre av prosjektet. 3. Ordføreren var glad for at rapporten fra RMN konkluderte med at han personlig ikke kan lastes for personlig å ha påført kommunen et tap på ca. 27 millioner kroner, men at hele prosessen har vært en stor belastning for ham både på et personlige og profesjonelt plan. 4. Ordføreren fremhevet at styret har gjort en god jobb og at det var flere uforutsette hendelser som hindret gjennomføring av prosjektet. Mye kunne vært gjort annerledes, men det var lagt så mange rammer i forkant. Videre har manglende skriftlighet og protokollering gjort det svært vanskelig å få oversikt over alle opplysninger som ligger 5-8 år tilbake i tid. 5. Ordføreren fremhevet at det har vært en vanskelig prosess helt fra starten av i 2006. Mye har kunnet vært gjort annerledes. Mye tyder på at det er viktig at de som setter i gang et slikt prosjekt også er med å fullføre det, uavhengig av valgperioden. 6. Avslutningsvis oppfordret ordføreren at man må bedømme saken ut ifra de opplysningene man faktisk hadde og ikke i etterpåklokskapens lys. Tr.heim 2. april 2014 Torbjørn Brandt Konsulent Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS 21

Renseanlegg Nygården - spørsmål om kommunal saksbehandling. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 022/14 Arvid Hanssen 033 14/33-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget ønsker ikke å gå videre med henvendelsen fra Tove Lofthus nå, da saken vedrørende plassering av renseanlegg fortsatt er under behandling i Malvik kommune. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å besvare henvendelsen og oversende særutskrift av saken til Tove Lofthus. Vedlegg E-post fra Tove Lofthus til P.Walseth datert 9.2.14, vedrøende lokalisering av renseanlegg m.v Sakshistorikk - renseanlegg i strandsonen på Nygården. Klage på kommunalt vedtak om lokalisering av nytt renseanlegg. Illustrasjon fra Asplan Viaks rapport. Utsnitt plankart kommunedelens arealplan vedtatt 2011. Spørsmål og svar vedrørende renseanlegg - ARESAM 13.2.14 Svarbrev på henvendelse ang spørsmål ang sak om Hommelvik renseanlegg Saksutredning Denne saken ble fremmet som sak 9/14 til kontrollutvalgets møte den 4.3.14. Da rådmannen ikke hadde anledning til å møte fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: 1. Saken utsettes. 2. Rådmannen innkalles til møtet 9.april for å redegjøre om kommunens håndtering av saken om plassering av renseanlegg og status for arbeidet. Tove Lofthus har på bakgrunn av saksfremlegget og vedtak i sak 9/14 påpekt følgende i e-post til KonSek den 29.3.14: Det viktigaste spørsmålet for oss å få besvart er spørsmål 1: Kva har skjedd med klage av 19.10.2012, og kva heimel er brukt for å ikkje vidaresende den til Fylkesmannen? Vi er kjent med svaret på utval for ARESAM sitt tilsvarande spørsmål til Rådmannen, der Rådmannen viser til gjennomført avklaring med Fylkesmannen. Vi er imidlertid også kjend med at denne avklaringa med Fylkesmannen var gjort som grunnlag for administrativ avvising av klage. Denne avvisinga vart påklaga, 22

og handsama av utval for ARESAM 13.12.2012 som vedtok å vidaresende klagen til Fylkesmannen. Administrasjonen si avklaring med Fylkesmannen er altså gjort på eit tidlegare tidspunkt i sakshandsaminga, og det politiske vedtaket i utval for ARESAM frå 19.10.2012 er enno ikke fylgt opp. Kontrollutvalget kan behandle henvendelser fra innbyggere eller andre aktører som mener de har en sak for kontrollutvalget. For hver henvendelse må det vurderes om den hører inn under kontrollutvalgets oppgaver. Det er likevel viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et klageorgan, og at det derfor ikke behandler klager på enkeltvedtak som har vært til administrativ behandling. Krav om å få omgjort et vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemnder, kommunestyret, formannskapet eller fylkesmannen som er klageinstans, og klagen skal fremsettes for det organet som fattet vedtaket. Eventuelt kan slike saker behandles av sivilombudsmannen. Det kontrollutvalget kan gjøre, er å undersøke henvendelser som kan indikere svikt i den kommunale saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og retningslinjer som den er underlagt. Fokuset bør være på systemkontroll. Som det fremgår av vedlagte skriv med vedlegg er dette en sak som har pågått over en årrekke. Det er vedlagt en oversikt over hendelsesforløp, slik brevskriver ser den. I brevet er det stilt 9 spørsmål, hvorav sekretariatet mener flere er av en slik art at det ikke er naturlig at de besvares av kontrollutvalget. Kontrollutvalget kan gjennom spørsmål til rådmannen likevel skaffe seg ytterligere informasjon rundt noe av det som er tatt opp i brevet. Sekretariatet har allerede konferert med administrasjonen som bekrefter at klage på tidligere vedtak ikke er oversendt fylkesmannen. Sekretariatet har videre innhentet spørsmål fra Eva Lundamo til møtet i utvalg ARESAM 13.2.14 og Malvik kommunes svar på spørsmålene. Svaret angir at kommunen har kommet frem til at vedtaket ikke var et enkeltvedtak og dermed ikke kunne påklages. Det fremgår ikke om dette er kommunisert ut godt nok til parter som er berørt. Det opplyses at lokaliseringsspørsmålet for renseanlegget fortsatt ikke er avgjort og at alle parter får mulighet til å klage når vedtak om plassering er fattet. Som det er redegjort for innledningsvis er kontrollutvalget ikke et klageorgan. Kontrollutvalget har heller ikke myndighet til å pålegge rådmannen eller andre organ til å omgjøre vedtak. Kontrollutvalget kan likevel granske og rapportere til kommunestyret, dersom utvalget mener kommunal saksbehandling er lovstridig eller at politiske vedtak er fattet på feil grunnlag. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Det er positivt at kontrollutvalget får innspill også fra innbyggere, da dette enkeltvis eller samlet kan gi innspill til områder som kontrollutvalget bør se nærmere på i forhold til sitt tilsynsansvar. Kontrollutvalget må imidlertid være varsom i forhold til å gå inn i enkeltsaker. Denne saken er fortsatt under behandling, men det kan synes som om kommunen ikke har kommunisert godt nok at tidligere klage ikke har vært til realitetsbehandling hos fylkesmannen. Sekretariatet mener kontrollutvalget bør avvente prosessene som er i gang før utvalget eventuelt vurderer å få belyst saken ytterligere gjennom ny ordinær sak. 23

Sekretariatet har likevel bedt rådmannen orientere spesielt om hvorfor kommunen har kjøpt tomt til renseanlegg før plassering er endelig vedtatt, samt bedt rådmannen redegjøre i møtet om hvorfor klage etter vedtak i ARESAM 13.12.12 ikke er oversendt fylkesmannen. 24

Fra: Tove Lofthus [mailto:toveloft@online.no] Sendt: 9. februar 2014 14:51 Til: per.walseth@ntebb.no Kopi: 2rbrekke@online.no; 'Harald Sveian' Emne: Spørsmål ang sak om Hommelvik renseanlegg Hei Takk for praten på telefon fredag! Eg vidaresender her som avtalt vår klage på vedtak om lokalisering av nytt renseanlegg, sendt Malvik kommune 19.10.2012 (jfr vedlegg 1), samt oversikt over gangen i saka så langt me kjenner denne (vedlegg 2). Sjå våre spørsmål til deg utheva i teksten under. Klaga vart fyrst avvist av kommune, deretter klaga me på avvisinga og saka blei då teken opp i ARESAM kor dei i møte 13.12.2012, sak 48/12 "Hommelvik renseanlegg - vedtak om avvisning av klage - klage", gjorde fyljande vedtak: "Kommunen opprettholder vedtaket i delegert sak 383/12. Saken oversendes Fylkesmannen i Sør-Trøndelag til videre saksbehandling" Når me på fredag tok kontakt med sentralarkivet hjå Fylkesmannen kunne dei opplyse at det ikkje er registrert innkommande dokument frå Malvik kommune med vår klage. Dei har både fått klagen som kopi av oss og vidaresendt frå fylkeskommunen. Men, dei kan altså ikkje sakshandsame den før den kjem frå kommunen. 1. Kva har skjedd med klage av 19.10.2012, og kva heimel er brukt for å ikkje vidaresende den til Fylkesmannen? 2. Er politikarane informert om at vedtaket i ARESAM ikkje er fulgt opp? Frå arkivet i Malvik kommune får eg fredag opplyst at ordføraren 5.april 2013 har stempla tomtekjøpskontrakt for opprinneleg tomteval (alt 1) med Jernbaneverket. Frå sakshandsamar Magne Thomassen fekk eg fredag på telefon vite at han tidlegare hadde stoppa saka, inntil han "plutseleg" fekk kjøpskontrakten i fanget frå ordføraren. Tomtekjøpet skjer før klage på lokaliseringsvedtaket er sendt til fylkesmannen som vedteke i ARESAM 13.12.12 3. Har ordføraren delegert mynde til eit slikt kjøp midt i ein pågåande prosess? Oppsummering av føringar mot alt 1: Dei to nyaste kommuneplanane, statlege retningslinjer for forvaltning av strandsona, friluftsfagleg vurdering + mange tydelege innspel i folkemøte (20.juni 2013) legg føringar for at alternativ 1 er feil val. 4. Kva er argumenta no i sentrumsplanprosessen* for å gå mot desse sterke føringane? (*Kommunedelplan - omregulering for Hommelvik sentrum) Motstrid mellom kommuneplan og vedteken reguleringsplan Dei siste10 åra har Malvik kommune hatt motstrid mellom kommuneplanens arealdel og 25

reguleringsplan frå 1985 for grøntområdet i strandsona på Nygården. Informasjon på folkemøte 4.februar 2014 tilseier at kommunen vil sjå bort frå dei to nyaste kommuneplanane, (jfr vedlegg 4). 5. Skal kommuneplanen endrast? Me klarer ikkje å få svar frå kommunen på spørsmål: 6. Kvifor det vurderes som beste alternativ å plassere anlegget på eit tomteval frå 1985 før det var klart at jernbanen skulle vekk (jfr vedlegg 4 og 5). Og at det i 2014 er nødvendig å nytte tomta til sjølve anlegget, og dra veganlegg med både tungtrafikken og biltrafikken frå dei som skal jobbe ved anlegget gjennom heile grøntområdet. Sjølve renseanlegget er etter reguleringsplanen frå 1985 plassert lengst inne i det nye grøntområdet frå 2011. Bygget skal ut frå nabovarslet vere 11,5 m høgt (tilsvarande meir enn 4 etasjar) med grunnflate på 240 m2. Det er betrakteleg større enn renseanlegget i Buvika som det har vore vist bilde av i Malvikbladet fleire gonger. Me synest også det er paradoksalt at ordføraren kjøper tomt til etablering av kloakkrenseanlegg midt i eit område som Jernbaneverket nyleg har kosta på ca 30 millionar til opprensking for å frigjere til friluftsformål. Og, at tomtekjøpet har skjedd når det blir gitt uttrykk for at ein skal arbeide med å finne eigna tomt for renseanlegget som del av sentrumsplanarbeidet. 7. Kvifor vart det ikkje informert på folkemøtet 20.juni 2013 (kor det var mange innspel i saka) om at tomtekjøpet alt var gjennomført? 8. Kva hindrar kommunen i å tenkje heilt nytt om tomteval når byggesaka blir stoppa for å bli teken med inn som del av ny sentrumsplan? 9. Kvifor er ikkje alle dei tekniske og økonomiske konsekvensane ved tomtealternativ 1 eller 2 utgreiia før ARESAM skal gjere vedtak om plassering? (Jfr m.a. geolog Harald Sveian sitt innlegg i Malvikbladet 4.2.2014) Me ser fram til å høyre tilbake frå deg! Ta kontakt om noko er uklårt eller om det er behov for utfyllande opplysningar. Kontaktpersonar: Tor Brekke tlf: 90 7616 86 Harald Sveian tlf: 41 6287 82 Tove Lofthus: tlf 93 2292 32 Vennleg helsing Tove Lofthus Vedlegg: 1) Interessegruppa for ivaretakelse av strandsonen på Nygården: 26

Klage på kommunalt vedtak om lokalisering av nytt renseanlegg, av 19.10.2012 2) Tidslinje inkludert våre purringar og vedtak i ARESAM 3) Kommuneplanens arealplan 2011, utsnitt av plankart 4) Foto over området pr 10.02.2014 5) Illustrasjon, Asplan Viak i rapport av 18.06.2012: "Lokalisering av Hommelvik renseanlegg" 27

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården Sakshistorikk - renseanlegg i strandsonen på Nygården Tidspunkt Innhold Kommentar 1985 Reguleringsplan Nygården Tomt for kommende kloakkrenseanlegg lagt innerst på Nygården Litjmoen nedenfor eksisterende jernbanespor området reguleres til industriformål. 2000-tallet (?) Vedtak om nytt jernbanespor i tunnel gjennom Gjevingåsen Byggestart 2009 (?) 2003 Kommuneplanens arealdel Jernbanespor og områdene nedenfor på Nygården reguleres til grøntområder 2011 Kommuneplanens arealdel Nygården holdes fremdeles regulert som grøntområde. Kartdelen viser ingen annen regulering, men i planteksten står det at: Regulerings- og bebyggelsesplaner vedtatt før 01.07.2010 skal fortsatt gjelde med unntak av de tillegg og presiseringer som følger av følgende bestemmelser: - Fortetting - Minste uteoppholdsarealer - Parkeringsbestemmelser - Båndlagte områder Det står også i forklaringen til plankartet at De områder som foreslås gjennom denne revisjonen, videreføres fra tidligere arealplan eller der det er reguleringsplaner på gang, vises som framtidig arealformål. Plankartet har ingenting som indikerer renseanlegg 23.08.11 Gjevingåstunnelen taes i 1 28

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården bruk 2012 20.03.12 15.04.12 19.04.12 Jernbaneverket opprydding for å frigi området til friluftsformål Det opparbeides vei i fjæra og snuplass for nytt renseanlegg innerst på Nygården Vi kjenner ikke til planverk som åpner for veien i fjæra. Nabovarsel om bygging av nytt renseanlegg til en del av innbyggerne på Solbakkan med svarfist 10.04.12 Det vises til reguleringsplan fra 1985. Naboene ber Asplan Viak (AP) om utsett høringsfrist pga påsken, og informasjonsmøte med AP og Malvik kommune Høringsfristen utsettes og informasjonsmøte gjennomføres 10.04.2012 Merknader til nabovarsel sendt til ASplan Viak AS Hovedpunkt: Orientering om saken i ARESAM. Utvalget ber om utreding av en alternativ plassering Nærmeste nabo til anleggstomten får ikke nabovarsel. Motstrid mellom gammel reguleringsplan og ny arealplan. Motstrid med Statlige planretningslinjer for differensiert forvaltning langs strandsonen Ny kunnskap gir behov for nye prioriteringer, herunder ny arealsituasjon pga jernbaneomlegging Det kommende alternativ 2 ble tilfeldigvis foreslått av en av beboerne i området. Kommunens administrasjon har aldri tatt initiativ til å tenke nytt ifht tomtevalg. 2 29

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården Våren 2012 Ordføreren forsikrer innbyggere gjentakende ganger i offentlige sammenhenger om at det kommer ikke til å bli noe renseanlegg på Nygården, men på en alternativ tomt. 18.06.12 Ferdigstillt rapport fra Asplan Viak: Lokalisering av Hommelvik Renseanlegg Sak 32/12 innstilling til møte i 23.08.12 ARESAM Rådmannen innstiller på valg av tomtealternativ 1 til ARESAM Rådmannen skriver blant annet at Resultatet (fra Asplan Viaks rapport) viser at begge alternativer kan benyttes, at det ikke er de veldig store forskjellene i fordeler og ulemper med de to alternativene. Deretter følger en argumentasjon som leder til fortsatt plassering i henhold til 1985. Kostandsbildet er presentert som usikkert. Generelt er er mulige merkostnader ved alternativ 2 tatt med, mens mulige merkostander ved alterativ 1 ikke er det (eksempelvis molo/plastring mot bølger). Innsparing ved alternativ 2 er heller ikke med (eksempelvis bortfall av behov for vei gjennom grønnstrukturen). Det er mye synsing om potensielle merkostander i flere trinn ved alterativ 2 uten at behovet for de ulike trinnene er dokumentert med fakta. 23.08.12 Sak 32/12 ARESAM fatter følgende vedtak mot to stemmer: 1. Malvik kommune velger alternativ 1 til lokalsering av nytt renseanlegg i Hommevik. Det har blitt opplyst muntlig fra fra flere av medlemmene i utvalget at Rådmannen tror merkostnadene ved alternativ 2 kan kunne komme til å bli 40-60 millioner. Det har ikke blitt gjort kjent at det er gjort utreginger i denne størrelsesorden. 3 30

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården 2. Bygget heves med 0,5 m Området skal tilrettelegges for aktiviteter knyttet til friluftsliv og fremme av dette (gapahuker, bålplass, universell adkomst sjøkant/fjære m.m.). 06.09.12 Planprogram for ny sentrumsplan legges ut på høring 19.10.12 Interessegruppa for ivaretakelse av strandsonen på Nygården sender Klage på kommunalt vedtak om lokalisering av nytt renseanlegg til kommunen. Klagen inneholder 16 underpunkt innen følgende tema: 1. Manglende utredning av tekniske forhold 2. Feil og mangelfullt friluftsfaglig beslutningsgrunnlag 3. Feil i saksbehandlingen i planprosessen 4. Mangelfunn prosess i beslutningssaken Klagen synliggjør svært mangelfull håndtering av både av prosess og faktagrunnlag forut for politisk beslutning. Klagen sendes som innspill til ny sentrumsplan 30.10.12 Svar fra Malvik kommune til interessegruppa med avvising av klage 07.11.12 Revidert nabovarsel 14.11.12 Interessegruppa for ivaretakelse av strandsonen på Nygården klager på avvisning av klagen. 13.12.12, sak 48/12 ARESAM gjør vedtak om å opprettholde sitt vedtak og videresende klagen til Fylkesmannen. Grunngitt med at vedtaket ikke er et enkeltvedtak, men videreføring av et prinsippvedtak og at det derfor ikke kan påklages. Hovedbegrunnelse er at bygget er vesentleg høyere enn reglene fastsatt i reguleringsplan fra 1985. 4 31

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården 05.04.13 Ordføreren inngår kjøpskontrakt med Jernbaneverket for tomt til renseanlegg på Nygården, og får innvilget dispensasjon for plassering av anlegget 15 m fra gammelt jernbanespor. Dette skjer før klage på lokaliseringsvedtaket er sendt til fylkesmannen som vedtatt i ARESAM 13.12.12 04.06.13 Interessegruppa for ivaretakelse av strandsonen på Nygården purrer kommunen for svar fra Fylkesmannen. 05.06.13 Svar på e-post fra Saksbehandler Magne Thomassen Informasjon om at saken om bygging av nytt renseanlegg er midlertidig stoppet pga manglende utnyttelsesgrad i reguleringsplanen. Saken vil nå bli lagt inn i sentrumsplanarbeidet. 07.06.13 Interessegruppa for ivaretakelse av strandsonen på Nygården svarer Spørsmål om vi forstår det riktig at klagen ikke er oversendt fylkesmannen? 20.06.13 Folkemøte ang ny reguleringsplan for Hommelvik sentrum. Mange innspill ang renseanlegget, og det blir sagt at en skal ta med seg alle innspill i videre arbeid med planen. Det blir ikke opplyst fra verken administrasjonen eller ordfører at kommunen allerede har kjøpt tomt til renseanlegget. Tomta ligger ikke innenfor det presenterte planområdet for ny reguleringsplan for sentrum. 20.06.13 Samtale med ordfører i etterkant av folkemøte 21.06.13 Mail til ordføreren fra Interessegruppa med korrespondanse med kommunen angående etterspørring av klagestatus Interessegruppa etterlyser svar på klage fra Fylkesmannen 5 32

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården 26.06.13 Svar fra ordfører Ordfører har gått gjennom dokumentene. Vedrørende svar fra fylkesmannen videresender ordføreren videresender epostkorrespondanse som relateres til dette. Men, svaret fra Fylkesmannen som videresendes er en dialog mellom kommunens saksbehandler og Fylkesmannen før ARESAM vedtok å sende klagen til fylkesmannen. Det er altså ingen realitetsbehandling av klagen. 04.02.14 Folkemøte ang ny reguleringsplan for Hommelvik sentrum. I prosjektgjennomgangen er det bl.a. ført opp: Renseanlegg - friområde Nygården, men prosjektet blir ikke gjennomgått. Det blir på spørsmål fra salen vist til at tidligere vurdering ang tomtealterantiv 1 blir opprettholdt, men plansjefen kan ikke svare for argumentasjonen for dette da de som har jobbet med det ikke er tilstede. Det blir informert om at målene for ny reguleringsplan er miljømessig, økonomisk og sosial bærekraft hvor man bl.a. vil sikre unike kvaliteter langs sjøen. Det blir vist til at tidligere grøntanalyse for kommunen skal være førende for ny reguleringsplan. Om grøntstruktur blir det sagt at en i sentrumsplanen jobber for å få til samenhengende grøntområder som er lett tilgjengelig. 6 33

Sakshistorikk renseanlegg i strandsonen på Nygården Det blir informert om at det jobbes mot første gangs behandling av ny reguleringsplan for sentrum i ARESAM 13.februar 9 dager etter folkemøte, samtidig som det opplysest om at alle innspill fra møtet vil bli tatt med videre. 07.02.14 Fylkesmannens sentralarkiv kan ikke finne at de har fått tilsendt klage på vedtak av 19.10.2012 ang Hommelvik renseanlegg fra Malvik kommune, som oppfølging av ARESAM sitt vedtak av 13.12.2012 i sak 48/12 7 34

35

36

37

38

39

40

Fra: Johansen Frank Sendt: 14. februar 2014 10:56 Til: Fosmo Randi; Langås Sissel Kopi: Rolstad Kristian; Thomassen Magne Emne: Spørsmål ang sentrumsplanen - ARESAM 13.02.2014 Det vises til spørsmål fra representanten Eva Lundemo i utvalgsmøte, ARESAM, 13.2.2014, se under. Svar på spørsmålene er: 1. ARESAM besluttet å opprettholde plasseringen av renseanlegget som vist i reg plan fra 1985. Kommunen mener dette ikke var et enkeltvedtak etter forvaltningsloven som kunne påklages og avviste klage fra interessegruppa for ivaretakelse av strandsonen på Nygården. Under behandling av klagen tok kommunen kontakt med fylkesmannen for å få råd og fylkesmannen svarte blant annet: (utdrag fra e-post fra Caroline Holm, juridisk rådgiver hos FM) «Jeg har blitt kontaktet av Hanne vedrørende din henvendelse. Etter å ha sett kort på vedtaket i PS 32/12 fremstår dette for oss primært som en politisk prinsippbeslutning, og ikke som et enkeltvedtak. Forstår jeg dette riktig? Dersom dette er tilfelle ser vi ikke at det avgjørelsen er et enkeltvedtak som kan påklages. En fremtidig byggesak vil naturligvis være et enkeltvedtak som kan påklages.» På samme tid som kommunen arbeidet med klagen ble vi kjent med en ny uttalelse fra Miljøverndepartementet knyttet til en sak et annet sted i landet hvor de fastslår at en gammel reguleringsplan uten angivelse av utnyttelsesgrad er gyldig for allerede bebygde områder, men ikke for ubebygde områder. Reguleringsplanen for området renseanlegget er lokalisert på er en slik plan, og kommunen kunne for å gjennomføre bygging evt. dispensert fra planen. Kommunens vurdering ble da at siden dette er en sak med store motsetninger blir det feil å dispensere fra planen slik vi har anledning til. Kommunens beslutning ble at renseanleggsaken må behandles i sentrumsplanen for å få en godkjent plan med angitt utnyttelsesgrad.. Dette samsvarer med kravet fra interessegruppa som stilte spørsmål om hvordan kommunen kunne foreta utbygging etter en så gammel plan. Vurderingen ble dermed at avvisningsvedtaket ikke lenger var relevant fordi alle parter i saken om lokalisering etter dette ville få mulighet for å uttale seg og evt klage på den nye planen som nå er under behandling. Klagebehandlingen på avvisningsvedtaket ble avsluttet på grunn av forhold som nevnt over samt av ressurshensyn og klagerne ble gjort kjent med dette? 2. Dette er ikke en tilsidesetting av kommuneplaner. Reguleringsplanen for området er gyldig og går foran en overordnet plan. 3. Anlegget er prosjektert og kostnadsberegnet. Slike vurderinger som det etterspørres her er rutine for kommunen. Kommunen har god kompetanse på slik utbygging og i tillegg bistand av konsulenter som er spesialister på området og har full tillit til at alle hensyn er ivaretatt. Med hilsen Frank Johansen virksomhetsleder Areal og samfunnsplanlegging 41

Malvik kommune Direkte: 73 97 20 81 Mobil: 91 14 09 46 Epost: frank.johansen@malvik.kommune.no Postboks 140, 7551 Hommelvik. Telefon 73 97 20 00 - Telefaks 73 97 20 01 E-post: postmottak@malvik.kommune.no - www.malvik.kommune.no Fra: Eva Lundemo Sendt: 10. februar 2014 08:28 Til: Rolstad Kristian Kopi: Ravlum Bernt Emne: Spørsmål ang sentrumsplanen - ARESAM 13.02.2014 Hei, da sentrumsplanen for Hommelvik skal opp i ARESAM nå torsdag har jeg noen spørsmål jeg ønsker besvart iht renseanlegget. Sender det til deg på forhånd, slik at spørsmål kan bli besvart av rette vedkommende. Kopi sendes også leder for utvalg, Bernt Ole Ravlum. - ARESAM gjorde 13.12.12 vedtak om å opprettholde vedtaket om plassering av renseanlegget, og å oversende klagesaken til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag til videre saksbehandling. Når ble saken oversendt til fylkesmannen, og hva har Fylkesmannen i så fall svart? - De to nyeste kommuneplanene, (2003 og 2011) er tydelige på at Solbakken-fjæra skal være grøntområde. Det står at gamle reguleringsplaner skal gjelde, men det står også at disponeringer som tas med fra gamle planer til fremtidig bruk er markert i kartet. Slik markering av videreføring er ikke gjort for renseanleggstomta - den er markert som fremtidig grøntområde. Hva er argumentene for å sette til side prioriteringer i to påfølgende kommuneplaner, nyere statlige planretningslinjer når den nye sentrumsplanen skal lages? - I Malvikbladet lørdag skriver Harald Sveian (Geolog og forsker ved Norges Geologiske Undersøkelse) om nødvendigheten av å sikre opprinnelig plassering av renseanlegget mot bølger, og at dette vil medføre store kostnader. Er kostnadene til slik sikring tatt med i økonomivurderingene som ble presentert for ARESAM som grunnlag for vedtak om lokalisering? Med hilsen Eva Lundemo Malvik Høyre 42

Tove Lofthus Vår saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen, tlf. 486 00 014 E-post: jan.age.gundersen@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 14/33-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 20.02.2014 Svarbrev på henvendelse ang spørsmål ang sak om Hommelvik renseanlegg Sekretariatet har mottatt din henvendelse den 10.2.2014, og vil bringe dette videre inn til orientering til Kontrollutvalget i Malvik kommune i deres neste ordinære møte den 4.mars 2014. Vi forstår det slik at De retter en klage i din henvendelse. Det er slik vi leser av saken at dette er en klagesak som nå er inne til behandling hos Fylkesmannen. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan for enkeltsaker i kommunen eller arenaen for politiske omkamper. Utvalgets rolle er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale virksomheten for å se nærmere på blant annet internkontroll og eventuelle system- og rutinesvikt. Kontrollutvalget har ikke myndighet til å innvilge rettigheter eller pålegge plikter ovenfor den enkelte borger. Kommunestyret er kommunens øverste organ og kontrollutvalget rapporterer til eller får arbeidsoppgaver fra dette organet. Kontrollutvalgssekretariatet får sine oppgaver fra utvalget og kan derfor heller ikke sette i gang et større arbeid i saker eller rundt henvendelser uten en klar føring fra kontrollutvalget. Din henvendelse vil bli lagt frem for utvalget til orientering, og du vil bli tilskrevet utfallet av saken. Møtene til kontrollutvalget er åpne og det er anledning til å delta som tilhører. Ved senere kontakt angående saken, er det Arvid Hanssen som er oppdragsansvarlig for Malvik kommune hos oss. Han kan nås på telefon: 915 82 102 eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Jan-Åge Sneve Gundersen rådgiver Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 43 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Prosjektplan - forebyggende innsats barn og unge. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 023/14 Arvid Hanssen 216, &58 14/7-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til fremlagte prosjektplan. Vedlegg Prosjektplan- helhetlig innsats for barn og unge. Saksutredning Kontrollutvalget foretok bestilling av forvaltningsrevisjonen i sak 5/14 i møtet 20.1.14. Kommunalsjef kommunens arbeid på dette området og forvaltningsrevisor Frode Singstad orienterte om mulige vinklinger på prosjektet. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide en prosjektplan som sendes ut i egen sak til kontrollutvalgets neste møte. Prosjektplanen utarbeides på bakgrunn av kontrollutvalgets diskusjon i møtet og revisjonens egne vurderinger gjennom innhenting av informasjon fra kommunen. I forståelse med kontrollutvalgets leder ble prosjektplanen ikke fremlagt for kontrollutvalget på noen av kontrollutvalgets møter i mars. Viser til saksfremlegg og protokoll i sak 5/14, samt dialogen mellom kontrollutvalget og revisjonen i møtet 20.1.14. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vurderer at planen er i tråd med signaler gitt av kontrollutvalget og anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til prosjektplanen. 44

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Malvik Prosjekt: Barn og unge 2014 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2235 Styringsgruppe, dato: 28.02.14 Forebyggende innsats barn og unge 1. BESTILLING Kontrollutvalget i Malvik kommune bestilte i sak 005/14 (20.01.14) en forvaltningsrevisjon om forebyggende innsats overfor barn og unge. Revisjon Midt-Norge var til stede i møtet og orienterte om mulig innretting av arbeidet og noterte seg innspill fra utvalget. Overordnet var utvalget opptatt av samarbeid, samhandling og koordinering av kommunens tjenester overfor barn og unge. Dernest at revisor skulle ta hensyn til forrige forvaltningsrevisjon (barnevern) i sin innretting av nye undersøkelser. Ut i fra diskusjonen og spørsmålene som ble reist i utvalgets møte, synes man å være opptatt av kontinuiteten i tjenestetilbudet som barn og unge mottar. Dette gjelder spesielt kommunikasjon og informasjon i forbindelse med overgang fra et tjenestetilbud til et annet, eksempelvis overgang barnehage til skole, og overgang mellom skoleslag. Utvalget er også opptatt av hvordan man sikrer helhet i tilbudet til barn og unge som mottar støtte og hjelp fra kommunens øvrige tjenester. Revisor har med bakgrunn i saksutredning, protokoll og utvalgets innspill forsøkt å utforme en prosjektplan som ivaretar både utvalgets risikovurderinger og gjeldende føringer for samarbeid og samordning av aktuelle tjenesteområder. 2. BAKGRUNN 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING Malvik kommune er administrativt organisert etter en 2-nivåmodell. Det overordnede strategiske nivået består av rådmannsfunksjonen, mens virksomhetene utgjør det tjenesteproduserende nivået. 45 side 1 av 6

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Malvik Prosjekt: Barn og unge 2014 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2235 Styringsgruppe, dato: 28.02.14 Figur 1. Administrativ organisering i Malvik kommune Kilde: malvik.kommune.no 1.2 TJENESTER OVERFOR BARN OG UNGE De største og mest omfattende tjenestene som kommunene har ansvar for er barnehage og skole. I tillegg har kommunen ansvar for barnevernstjeneste, pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) og helsestasjon/helsesøster. Kommunen har dessuten ansvar for sosiale tjenester gjennom NAV kommune, hvor enkelte sosiale og økonomiske tjenester er spesielt rettet mot barn. Kommunene yter dessuten tjenester og støtte innenfor kultur- og fritidsområdet, herunder kulturskole, fritidsklubber, støtte til frivillige organisasjoner som organiserer aktiviteter for barn og unge. 46 side 2 av 6

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Malvik Prosjekt: Barn og unge 2014 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2235 Styringsgruppe, dato: 28.02.14 1.3 TJENESTER OVERFOR BARN OG UNGE I MALVIK KOMMUNE Malvik kommune er både barnehagemyndighet og barnehageeier. Det er 9 kommunale barnehager i kommunen og 9 private (4 avdelingsbarnehager og 5 familiebarnehager). I tillegg er man skoleeier for 6 kommunale skoler. Foruten skoler og barnehager, har kommunen samlet sine tjenester overfor barn og unge i enheten Barne- og familietjenesten (barnevern, PPT, Helsesøstertjenesten osv). Dessuten har man tjenester som fysio-/ergoterapitjenesten og kultur/fritid, hvor barn og unge også er brukere. Totalt sett spenner tjenestetilbudet for barn og unge over store deler av kommunens virksomhet. 3. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I denne forvaltningsrevisjonen vil det vektlegges å møte kontrollutvalgets ønske om å undersøke hva kommunen gjør for å sikre et helhetlig tjenestetilbud for barn og unge, spesielt overfor barn som kan stå i fare for å falle utenfor. Det dreier seg både om forebyggende innsats i den enkelte tjeneste (primær,sekundær- og tertiærforbyggende), og helheten i kommunens forebyggende arbeid overfor barn og unge (samordning og samarbeid mellom tjenester). 3.1 AVGRENSNING Kontrollutvalget har i dialog med revisor gitt uttrykk for at undersøkelsene i denne forvaltningsrevisjonen bør ta hensyn til nylig gjennomført forvaltningsrevisjon innen barnevern. Samarbeid mellom barnevern, barnehage og helsestasjon er til en viss grad dekt gjennom de undersøkelser som allerede er utført. Det virker derfor hensiktsmessig å ta utgangspunkt i skole som en sentral tjeneste for barn og unge, og belyse samarbeid med øvrige tjenester gjennom dette. I den grad revisor finner det nødvendig og hensiktsmessig, vil man også kunne gjøre undersøkelser knyttet til barnehage og helsestasjon. Malvik kommune har opprettet SLT-samarbeid (Samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak) som involverer SLT-koordinator, Politi, Barne og familietjenesten (BFT), virksomhetsledere i barnehager og skoler, og representanter fra rådmannens stab. Styringsgruppe for arbeidet er rådmannens lederteam, ordfører og lensmann. SLT forvalter kommunens forebyggingsplan, og revisor ser det derfor som viktig å belyse hvordan denne er fulgt opp. Revisor kommer ikke til å se på skolens primære oppgaver, men se på hvordan de fanger opp barn og unge som kan komme i en utsatt situasjon. Undersøkelsene vil konsentrere seg om hvilke tiltak som 47 side 3 av 6

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Malvik Prosjekt: Barn og unge 2014 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2235 Styringsgruppe, dato: 28.02.14 iverksettes og hvilket apparat de har for dette. Vi vil være opptatt av hvordan tjenestene driver forebyggende arbeid, hver for seg og i samarbeid med hverandre. Undersøkelsene vil i noen grad innhente data om eksempelvis politiets arbeid, men revisor vil i utgangspunktet ikke vurdere samarbeid som er rettet mot tjenester utenom kommunen. 3.2 PROBLEMSTILLING Revisor har valgt å formulere en overordnet problemstilling for de undersøkelser som skal gjennomføres i denne forvaltningsrevisjonen. Sikrer Malvik kommune et helhetlig forbyggende tjenestetilbud for barn og unge? Revisor vil i sine undersøkelser søke å dekke følgende delproblemstillinger: Sørger kommunen for tilfredsstillende samarbeid mellom kommunale enheter og tjenester ved overgang fra barnehage til skole, og mellom skoleslag? Sørger kommunen for hensiktsmessig og forutsigbart samarbeid mellom skole og øvrige tjenester for å avdekke utfordringer hos, og iverksette tiltak overfor, barn og unge? Har Malvik kommune fulgt opp SLT-arbeidet som forutsatt? 4. REVISJONSKRITERIER Det er lovbestemmelser, retningslinjer og veiledere for alle de nevnte tjenestene når det gjelder forebygging og samarbeid med andre tjenester. Alle vurderinger som revisor gjør må knyttes til autoritative kriterier. Bestemmelser i lover og forskrifter og mål- og planvedtak i kommunens politiske organ er eksempler på kilder for slike kriterier. LOVKILDE Hjemmel Tema Opplæringsloven: Kapittel 9, 9a, 9a-1, 9a-3, 9a-4, Aktivt og systematisk arbeid med 9a-5, 9a-6 (Forskrift: kapittel 12) skolemiljøet (Forebygging) Kapittel 5: 5-6 PPT bistand til skoler i kompetanseutvikling og organisasjonsutvikling Kapittel 11, 11-1a 48 Skolemiljøutvalg side 4 av 6

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Malvik Prosjekt: Barn og unge 2014 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2235 Kapittel 13, 13-3d (Forskrift: kap Styringsgruppe, dato: 28.02.14 Foreldresamarbeid 20) Kapittel 15 15-3 og 15-4 Opplysningsplikt (barnevern og sosialtjeneste) Forskrift til rammeplan for barneha- Kapittel 5: 5.1-5.7 Samarbeid med andre tjenester og institusjoner i kommunen ger Lov om kommunale helse- og om- Kapittel 3: Ansvar for for helsetjenester; helse- sorgstjenester 3-3, 3-4 tjenester i skole og helsestasjonstjeneste, samarbeid, forebygging Kommuneloven 23 Betryggende kontroll Kommuneplanen i Malvik kommune er sterkt førende for den aktivitet og tjenesteyting-/utførelse som skal skje. Mål og virkemidler slik de er spesifisert i eksempelvis kommuneplanens samfunnsdel (20102021) vil være gyldige og autoritative kriterier for en forvaltningsrevisjon. Videre vil det være aktuelt å anvende kommunens handlingsplan med budsjett som grunnlag for kriterier til revisors undersøkelser, i tillegg til eventuelle administrativt styrende dokumenter. 5. METODE Problemstillingene i denne forvaltningsrevisjonen viser til arbeid, arbeidsprosesser og organisering av disse i kommunen. Det vil si at revisor må søke kunnskap og informasjon på en måte som kan fange opp dynamikken og samspillet mellom aktuelle tjenester og brukerne, og mellom tjenestene. Intervju er godt egnet til å innhente beskrivelser og dybdekunnskap i slike prosesser. Revisor vil derfor gjennomføre intervju både på saksbehandler og ledernivå i tjenestene. I tillegg vil det innhentes dokumentasjon som kan vise hvordan den enkelte tjeneste innretter sitt forebyggende arbeid, eksempelvis gjennom planer, møtereferat og lignende. I den grad det finnes tilgjengelig tallmateriale som indikerer omfang av ulike typer problemer blant barn og unge i kommunen, så vil revisor vurdere å anvende dette i bakgrunnsbeskrivelse/statusbeskrivelse. 49 side 5 av 6

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Malvik Prosjekt: Barn og unge 2014 Oppdragsansvarlig: Tor Arne Stubbe Prosjektnr.: 2235 Styringsgruppe, dato: 28.02.14 6. ORGANISERING AV PROSJEKTET 6.1 PROSJEKTORGANISERING OG TIMERESSURSER Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er Tor Arne Stubbe, og Frode Singstad vil være prosjektmedarbeider. Styringsgruppe er Arve Gausen og Anna Ølnes. Bestillingen besvares innen 31.12.14 til en avtalt timeressurs på 400 timer. 7. KJENTE RISIKOFORHOLD Ingen kjente risikoforhold. 50 side 6 av 6

Samarbeid om kontroll og tilsyn i Værnesregionen - innspill til diskusjon. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 024/14 Arvid Hanssen 089 14/56-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget er positiv til at det gjennomføres et felles møte mellom representanter for kontrollutvalgene i Værnesregionen høsten 2014. 2. Endelig møtetidspunkt og dagsorden fastsettes før 1.juli 2014. Vedlegg Værnesregionen - Notat etter møte 14.3.14 mellom KonSek og KomSek Saksutredning Kontrollutvalg i Værnesregionen har i ulike sammenhenger signalisert at de ønsker en dialog knyttet til kontroll og tilsyn som berører flere kommuner i regionen. Utfordringer knytter seg særlig til kontroll som skal utføres på områder som kommer inn under vertskommunesamarbeid. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) og Kontrollutvalgssekretariat Trøndelag IKS (KomSek) har hatt en dialog om mulige vinklinger på informasjonsflyt og måter å koordinere tilsyn på. Viser i den forbindelse til referat fra møte 14.3.14, som følger som vedlegg. I referatet antydes det et fellesmøte 12.9.14, hvor dette kan diskuteres nærmere. Etter blant annet innspill fra kontrollutvalget i Tydal er samarbeid om kontroll og tilsyn også diskutert i Værnesregionen. Arbeidsutvalget i Værnesregionen som består av rådmenn i 6 samarbeidende kommuner, Tydal, Selbu, Malvik, Meråker, Stjørdal og Frosta satte Revisjon i interkommunale samarbeid opp som tema på møte i Stjørdal 18.3.14. Daglig ledere i KomSek, KonSek, Revisjon Midt-Norge IKS og KomRev Trøndelag IKS ble invitert til møtet for å gi informasjon om følgende tema: - Generelt om revisjon i interkommunale samarbeid. Ordinær revisjon av fellesområdene i VR pr i dag. Opplegg og erfaring. Forvaltningsrevisjon innen samarbeidsområdene. Krever samordning. Samordning mellom kontrollutvalgene i håndtering av saker som gjelder VR. Felles diskusjon: Veg videre? Prosjekt for samordning? 51

KomSek og KonSek er klar på at det er kontrollutvalgene og kommunestyrene som prioriterer kontrollarbeidet. Det er imidlertid positivt at arbeidsutvalget inviterer til utveksling av informasjon. Det er viktig at tilsynsorganene samarbeider og hvordan dette skjer. Dette gjelder kanskje særlig når flere kontrollutvalg bli enige om å gå inn på et område av felles interesse. Ressursfordeling blir da et punkt som må avklares. Det må også foretas en praktisk avklaring av revisjonsarbeidet, dersom det blir aktuelt at 2 revisjonsselskap kan bli involvert i samme prosjekt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgene i de 6 samarbeidene kommuner i Værnesregionen bør hver for seg, og deretter samlet, tar stilling til hvordan de skal løse eventuelle utfordringer knyttet til tilsynsarbeidet i Værnesregionen. Målsettingen må være at kontroller gjennomføres på en kvalitativ og ressursmessig god måte for eierkommunene. Viser for øvrig til innstillingen. 52

Orgnr. 987672196 Postboks 2564 7735 Steinkjer Tlf. 74 11 14 76 www.komsek.no Notat Værnesregionen Samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene Oppsummering etter møte den 14. mars 2014 Møte sted Møtedato Møtetid Til sted Stjørdal rådhus, møterom Steinvikholm 14. mars 2014 09:00 til 14:30 Arvid Hanssen, daglig leder Konsek Midt-Norge IKS Liv Tronstad, daglig leder KomSek Trøndelag IKS Paul I Stenstuen kontrollsekretær for bl.a. Stjørdal, Meråker og Frosta Følgende ble tatt opp 1) Rutiner for orienteringer til kontrollutvalget (KU), to alternativer Vertskommunens initiativ Sekretær for øvrige KU skal ha melding. KU i Vertskommunen inviterer lederne i de øvrige deltagernes KU inn i møte Samarbeidskommune tar initiativ Sekretær sender info til sekretær for vertskommunen. Vertskommunens sekretær tar dette opp med KU, og tar initiativ til å inviterer alle øvrige KU i samarbeidskommuner til en felles orientering. Alle KU-ledere i samarbeidet får da tilbud om å delta på orienteringen, og stille spørsmål knyttet til egen kommune 2) Fellesmøte Det legges opp til et felles møte for alle KU lederne i samarbeidet den 12. september 2014 Utgangspunkt i en Vertskommune (Stjørdal) med orientering til KU på to utvalgte tema, og mulige samarbeidsformer fremover. Aktuelle tema kan være IT og Barnevern. 3) Målsetting om mer effektiv ressursutnyttelse, både i kontrollorganene men ikke minst deltagerkommunene seg imellom. Utnytte kunnskap hos hverandre. 4) Når det gjelder Forvaltningsrevisjon av Vertskommunesamarbeid er det også her to alternativer Vertskommunens KU er ansvarlig for å føre tilsyn med rådmannen i vertskommunen og hvordan vertskommunen «produserer tjenesten» m.m. Samarbeidskommunens KU skal påse ut fra avtaler og rapporter at kommunen får de «tjenester» m.m. og når de målsettinger de har med samarbeidet Felles e-post: post@komsek.no Hjemmeside: www.komsek.no 53

KomSek Trøndelag IKS Side 2 av 3 Vertskommune samarbeidskommune deltagerkommune, dvs. alle kommuner F.revisjon etter ønske fra Vertskommunene. Øvrige KU informeres, og kan ta del i undersøkelsen. Naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU dersom de ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen. Forvaltningsrevisjon etter ønske fra samarbeidskommune. Øvrige KU/sekretariat informeres, og kan ta del i undersøkelsen. (Dersom KU i Vertskommunen ønsker og delta er det naturlig at undersøkelsen foregår i regi av Vertskommunens revisor. Om ikke vertskommunen ønsker å delta blir det revisor til KU som ønsker undersøkelsen som får oppdraget med utgangspunkt i kjøp av tjenester fra Vertskommunen) Ressurser til dette bør også komme fra de øvrige deltagerkommunenes KU, som ønsker å ta del i forvaltningsrevisjonen. Begge formene for forvaltningsrevisjon kan gjennomføres ved å samarbeide om oppdraget el. avstå timeressurser i et prosjekt. Men det blir opp til revisjonsenheten å samordne og bli enige om det praktiske her. Hvert enkelt KU er ansvarlig overfor eget kommunestyre, der det enkelt KST og KU kan ha en annen prioritering, som gjør at den samarbeidskommune ikke ønsker å delta. De blir da med på «gratis-lasset», dvs gjennom offentlig kjente dokumenter i etter tid selv om dette ikke er spesifikk på egen kommune. 5) Reglement for godtgjørelse må sjekkes ut, ev. initiere retningslinjer for godtgjørelse slik at KU-lederne og ev. nestledere vil kunne prioritere å møte når orienteringer gis i en annen kommune vedrørende Værnesregionen 6) Dette notatet legges frem for kontrollutvalgene som referatsak 54

KomSek Trøndelag IKS Side 3 av 3 Vedlegg De kommunale styringslinjene 55

Referatsaker til kontrollutvalgets møte 09.04.2014. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Saksnr 025/14 Arvid Hanssen 14/54-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Kommunestyrets vedtakskompetanse Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 20/14: Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern, den 24.3.14. 2. Kommunestyrets behandling av sak 21/14: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Malvik kommune. 3. Påmelding til kontrollutvalgskonferanse og årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn 3.-og 4.6.14. 4. Uttalelse fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet 18.3.14 om kommunestyrets vedtakskompetanse. 56

Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat Sentrumsveien 1 8646 KORGEN Deres ref Vår ref Dato 14/1392-18.03.2014 Spørsmål om kommunestyrets vedtakskompetanse Vi viser til henvendelse av 13. januar 2014 med spørsmål om kommunestyrets vedtakskompetanse i relasjon til virksomhet utøvet etter kontrollutvalgsforskriften.1 I henvendelsen stilles følgende spørsmål; 1) Kan et kommunestyre vedta ordning A (for eksempel kjøp av revisjonstjeneste) dersom kontrollutvalget kun har utredet og innstilt ordning B (for eksempel interkommunalt revisjonssamarbeid)? 2) Kan et kommunestyre i en sak som vedrører revisjonsordningen vedta å si opp eksisterende revisjonsordning uten at dette verken er utredet eller innstilt av kontrollutvalget. Vi tolker spørsmålene på følgende måte: Har kommunestyrets adgang til å treffe et eller flere vedtak når vedtaket/ene som treffes ikke er utredet og/eller innstilt av kontrollutvalget? Vi gjør oppmerksom på at den enkelte har et selvstendig ansvar for korrekt anvendelse av gjeldende regelverk. Departementet kan likevel gi generell veiledning til forståelsen av regelverket. Det forutsettes i det videre at saken vedtakene angår, er rettmessig oppført på sakslisten til kommunestyremøtet hvor vedtakene treffes, jf. kommuneloven (koml.) 32 andre ledd. Kommuneloven 6 sier at kommunestyret er det øverste kommunale organ. Kommunestyret har all kompetanse som er lagt til kommunen, og har ansvaret for kommunens samlete virksomhet. Dette innebærer at det som utgangspunkt er kommunestyret 1 Forskrift 15. juni 2004 nr. 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Postadresse Postboks 8112 Dep NO-0032 Oslo postmottak@kmd.dep.no Kontoradresse Akersg. 59 http://www.kmd.dep.no/ Telefon* 22 24 90 90 Org no. 972 417 858 57 Kommunalavdelingen Saksbehandler Jørgen Jahr Hopperstad

som treffer vedtak på vegne av kommunen så lenge ikke kommunestyret har delegert sin kompetanse til et underordnet folkevalgt organ eller administrasjonen i kommunen. Administrasjonssjefen skal påse at sakene som legges fram for folkevalgte organer, herunder kommunestyret, er forsvarlig utredet, jf. koml. 23 andre ledd siste setning. I parlamentarisk styrte kommuner ligger dette ansvaret hos kommunerådet, jf. koml. 20 andre ledd første setning. Når det gjelder innstillinger fra kontrollutvalget til kommunestyret om valg av revisjonsordning, er dette særlig regulert i koml. 78 tredje ledd siste setning som tilsvarer kontrollutvalgsforskriften 16 første ledd siste setning. Bestemmelsene legger innstillingsretten vedrørende valg av revisjonsordning til kontrollutvalget. Selv om det ikke er et uttrykkelig krav om forsvarlig utredning i de to bestemmelsene, mener departementet det er naturlig å innfortolke dette. Dette underbygges blant annet av kontrollutvalgsforskriften 20 andre ledd som pålegger kontrollutvalgets sekretariat å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Kommuneloven retter ikke et krav mot kommunestyret som sådan om at et vedtak i en sak skal være utredet (og innstilt) før kommunestyret kan treffe vedtaket. At det foreligger en innstilling til vedtak fra administrasjonen forplikter ikke kommunestyret til å treffe et vedtak i samsvar med det som er innstilt. Som kommunens øverste organ kan kommunestyret treffe det vedtaket det ønsker. Det er i denne sammenhengen likevel grunn til å minne om forvaltningsloven 17 første ledd som pålegger ethvert [f]orvaltningsorgan å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak. Paragraf 17 står i kapittelet som kun gjelder for enkeltvedtak, men det er lite tvilsomt at den gir uttrykk for et generelt prinsipp om krav om forsvarlig saksbehandling forut for avgjørelser truffet av forvaltningsorgan, herunder kommunestyrer. Hvor langt dette prinsippet går og de nærmere kravene til den forsvarlige utredningen må vurderes i det enkelte tilfellet. Vi mener relevante forhold kan være sakens omfang og viktighet og konsekvensene vedtaket vil få. Jo større disse er, jo strengere krav til utredning vil forsvarlighetskravet kunne sies å stille. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Jahr Hopperstad rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: NKK og NKRF Side 2 58

Eventuelt. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Malvik kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.04.2014 Arvid Hanssen 14/54-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 59 Saksnr 026/14