INNLEDNING 10 Statutter for Kulturstyret 10.1 Kulturstyrets formål: Formål Kulturstyret (KS) er Velferdstinget (VT) i Bergens utøvende organ for kulturpolitikk og er saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål. KS skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen (SiB). KS skal bidra til å profilere studentkulturen utad. 10.1.1 Støtte KS skal legge forholdene til rette ved å tildele økonomisk og praktisk støtte for å utvikle kulturtilbudet i omfang og kvalitet. 10.1.2 Kulturell aktivitet KS skal ikke selv drive kulturell aktivitet, men organisatorisk stimulere til dette. 10.2 Støttedefinisjoner 10.2.1 Driftstøtte Driftsstøtte er den viktigste støtten KS gir, og er støtte og/eller driftsgarantier til studentorganisasjonens ordinære drift. Støtten bevilges normalt for ett kalenderår om gangen. Søknadsfrist er 15.februar. 10.2.2 Prosjektstøtte Prosjektstøtte er støtte og/eller underskuddsgaranti til arrangementer som i vesentlig grad skiller seg fra studentorganisasjonens ordinære drift i art eller størrelse, og der arrangementet ikke har vært arrangert i mer enn to år. Søknaden må være KS i hende innen rimelig tid før arrangementet gjennomføres. 10.2.2.1 Underskuddstøtte I forbindelse med en søknad om prosjektstøtte er det mulig å søke om underskuddsgaranti. Underskuddsgaranti utbetales når endelig regnskap for prosjektet foreligger og har blitt godkjent i organisasjonens øverste organ. 10.2.3. Praktisk støtte Praktisk støtte er ytelser som kurs, seminarer, tilgang til utstyr som eies av KS, tilgang til lokaler i Det Akademiske Kvarter, Villaen, NG1b og de SiB-tilsluttede lærestedenes lokaler (hvor KS har hjemmel for dette). STØTTEBERETTIGELSE 10.3 Krav til organisasjonen 10.3.1 Registrering Organisasjonen som søker støtte etter 2 må være tidligere registrert av KS eller registreres når søknad om støtte fremsettes (se pkt. 3.2.- 3.7.) 10.3.2 Vilkår for registrering
Vilkår for registrering: Minst to tredeler av organisasjonens medlemmer må være medlem av SiB og organisasjonen må ha minst fem medlemmer. Med medlemmer forstås de personer som ifølge organisasjonens egne statutter/lover har stemmerett ved den forsamling som vedtar statutter/lover. 10.3.3 Fravvik fra andelskrav Organisasjoner som engasjerer et stort antall studenter, men som likevel ikke oppfyller kravet om 2/3 SiB-medlemmer kan få støtte såfremt organisasjonen har særlig tilknytning til studentkulturen. Støtten som deles ut i slike tilfeller vil være forholdsmessig etter andelen SiB-medlemmer i organisasjonen. 10.3.4 Aktivitetskrav En organisasjon kan ikke registreres dersom dens aktiviteter: - er av rent faglig art og går inn under undervisningsinstitusjonens virksomhet - defineres som studentidrett - bidrar til ulovlig virksomhet eller usaklig forskjellsbehandling. 10.3.5 Underorganisasjon En studentorganisasjon tilknyttet en annen ikke-studentrettet forening/organisasjon registreres som studentavdeling. En søkerorganisasjon som ikke har et eget organisasjonsnummer, men er en del av en annen organisasjon kan registreres dersom de oppfyller kravene som en ordinær organisasjon: - Ha statutter - Utskillbar økonomi (ref 10.3.8) - Overskudd av drift skal holdes i søkerorganisasjonens økonomi. - Ikke ha mottatt driftstøtte fra KS samme driftsår, verken direkte eller indirekte. 10.3.6 Brønnøysundregisteret Studentorganisasjonen skal være registrert hos Brønnøysundregisteret. 10.3.7 Bankkonto Studentorganisasjonen må ha en bankkonto som står registrert i organisasjonens navn. 10.3.8 Utskillbar økonomi For driftsstøtte er det krav om at organisasjonen har en egen/utskillbar økonomi. KS gir ikke driftsstøtte til organisasjoner som mottar alminnelig støtte fra SiB. 10.3.9 Avregistrering Dersom organisasjonen ikke har søkt KS om støtte de siste to år er organisasjonen nødt til å registrere seg på nytt. 10.4 Krav til aktivitetene 10.4.1 Selvfinansiering Organisasjonen bør selvfinansiere minimum 25 prosent av drift det søkes støtte til. 10.4.2 Ikke støtteberettiget Ikke støtteberettiget er: - aktiviteter som hindrer registrering (se 3.4) - aktiviteter som dekkes av fristasjonsytelser (gratis lokaler, elektrisitet, brensel, vedlikehold og
lignende) - aktiviteter som dekkes av alminnelig støtte fra SiB - organisasjonens egen reisevirksomhet, mat og drikke (dette gjelder dog ikke for foredragsholder og lignende.) - leie av faste lokaler med mindre det foreligger avslag om fristasjonsytelser og støtten er nødvendig for organisasjonens ordinær formål. - radiodrift eller kjøp av sendetid. - det kan i ekstraordinære tilfeller åpnes for å hente inn i ekstern, lønnet hjelp til arbeidsoppgaver som organisasjonen ikke klarer å gjennomføre ulønnet. I disse tilfeller skal Kulturstyret fokusere på måtehold. - aktiviteter det søkes prosjektstøtte til som har foregått før søknad er kommet KS i hende. - aktiviteter hvor overskuddet går til veldedige formål. 10.4.3 Varige verdier Støtte til investering i varige verdier (utstyr og oppussing/møblering av en organisasjons faste lokaler) kan tildeles dersom det foreligger avslag om fristasjonsytelse og støtten er nødvendig for å: - starte ny virksomhet, sikre eksisterende verdier i fast eiendom og permanent utstyr, eller - bevare organisasjonens egenart SØKNADSPROSESSEN 10.5 Krav til søknaden 10.5.1 Søknadsskjema Alle søknader skal presenteres på Kulturstyrets skjema. 10.5.2 Signatur og vilkår Skjemaet skal være undertegnet av juridisk og økonomisk ansvarlig for søknaden. Undertegnende går god for opplysninger gitt i søknaden og aksepterer vilkårene for eventuell tildeling. 10.5.3 Vedlegg Søknaden skal ha følgende vedlegg: - budsjett for søknadsperioden - handlingsplan for aktiviteter i søknadsperioden - balanse (egenkapital/gjeld for året før +/- årsresultatet) og resultatregnskap for forrige søknadsperiode. - aktivitetsrapport for forrige søknadsperiode - eventuelle publikasjoner/programhefter fra forrige periode - gjeldene statutter/lover for søknadsperioden. I organisasjonens statutter/lover skal det defineres hvor et eventuelt overskudd går og hva som skjer med organisasjonens midler og verdier ved en eventuell oppløsning. - oversikt over tillitsvalgte 10.5.4 Støtte skal dokumenteres Støtte fra Kulturstyret skal fremgå som egen post på organisasjonens regnskap og budsjett. 10.5.5 Ufullstendig søknad
Dersom ufullstendig søknad ikke kompletteres innen to måneder etter mottatt søknad, må ny søknad sendes. 10.6 Retningslinjer ved Kulturstyrets behandling av søknaden 10.6.1 Bredde og variasjon Støtten skal bidra til størst mulig bredde og variasjon i kulturtilbudet for SiBs medlemmer. KS skal primært støtte ikke-kommersiell drift. 10.6.2 Skjønnsmessig vurdering Søknadene behandles skjønnsmessig og følgende blir vurdert: - organisasjonens aktivitetsnivå - antall SiB-medlemmer som engasjeres - økonomistyring og driftskvalitet - evne og mulighet til egeninntjening - deltagelse i studentpolitiske/kulturelle fora - søkers posisjon i det totale kulturbildet - aktivitetsendring og begrunnelse for eventuell endring av støttebeløp fra forrige søknadsperiode. - KS kan gi oppstartsstøtte til nye organisasjoner. Dette gjelder kun første gang organisasjonen får støtte fra KS. 10.6.3 Beløpsgrense Det tildeles ikke mer støtte enn organisasjonen selv søker om. 10.6.4 Kutt i bevilgninger KS kan kutte i bevilgninger i forhold til tidligere år. 10.6.5 Medlemsliste KS kan kreve å få fremlagt medlemslisten hvor antall medlemmer skal fremkomme, og hvorvidt disse er semesterregistrert hos en SiB-tilknyttet institusjon. 10.6.6. Delvis støtteberettigelse Dersom deler av organisasjonens aktiviteter ikke er støtteberettiget (se 10.4), diskvalifiseres ikke organisasjonen for støtte. KS kan se bort fra ikke-støtteberettigede utgifter/inntekter og kun vurdere støtteberettigede aktiviteter. 10.6.7 Søknadsfrist Søknader om driftsstøtte som presenteres etter 15. februar kan få redusert bevilgning tilsvarende den andel av driftsåret som er gått siden 15. februar. 10.6.8 Begrunnelse av vedtak KS gir begrunnelse for vedtak ved avslag, delvis innvilgelse og ellers når søkerorganisasjonen ber om det. 10.7 Klage på vedtak i KS 10.7.1 Klagefrist Søkere kan klage på vedtak fattet i KS. Fristen er tre uker etter mottatt svar fra KS.
10.7.2 Klagebehandling Klagen behandles i nytt møte i KS. 10.7.3 Velferdstinget Dersom søker ikke får medhold i klagen fra KS, kan vedtaket påklages til VT innen tre uker etter svar på klage. UTBETALING OG BETINGELSER 10.8 Utbetaling av støtte 10.8.1 Utbetaling Driftsstøtte utbetales normalt innen en måned etter behandling. 10.8.2 Underskudsstøtte Krav om utbetaling av underskuddstøtte må fremmes i samme kalenderår som eller tre måneder etter prosjektet ble utført. Underskuddsstøtten vil ellers bortfalle. 10.8.3 Godkjenning av underskuddsstøtte Leder kan godkjenne utbetalinger av underskuddsstøtte inntil summen vedtatt av styret. 10.9 Bruk av bevilget støtte 10.9.1 Krav til bruk Støtten skal kun benyttes i tråd med KS sine statutter og opplysninger gitt i søknad. 10.9.2 Promoteringsmateriale Det skal fremgå at aktiviteten er støttet av KS på program, tidsskrift, plakater eller annet trykt materiale. 10.9.3 Revisjon Det er en forutsetning for tildeling av støtte at søker aksepterer KS sin rett til å revidere søkers regnskap for de aktiviteter det søkes støtte til (se 10.10). 10.9.4 Særkrav Særlige krav kan stilles til søkere etter vedtak i KS, eksempelvis særskilt informasjonsplikt som betingelse for bevilgning. KS kan også vedta at en minsteandel av bevilgningen skal benyttes til markedsføring/profilering av organisasjonen og dens virksomhet utad. 10.9.5 Tilbakebetaling Bevilgninger bortfaller eller må betales tilbake dersom forutsetninger eller krav til støttemottager ikke er oppfylt (se forhold beskrevet i 10.3 og pkt 10.10.4). 10.9.6 Ansvar for tilbakebetaling Organisasjonens styre står ansvarlig overfor KS for tilbakebetaling av bevilget beløp dersom forhold beskrevet under pkt. 10.10.4. inntreffer. 10 Revisjon 10.10.1 Årlig revisjon
KS skal hvert driftsår ta ut et antall støttemottakerne til revisjon. KS velger selv antall, tidspunkt og revisor. 10.10.2 Formål Revisjonen har to formål: Å tilby organisasjonen gratis revisjon og veiledning i regnskapsføring, og å kontrollere at organisasjonene benytter støtten i tråd med KS sine statutter og at opplysninger gitt i søknaden er korrekte. 10.10.3 Holde tilbake støtte Bevilget støtte kan holdes tilbake til revisjon er gjennomført. 10.10.4 Uoverensstemmelser Bevilgning kan helt eller delvis bortfalle eller bli bedt om å betales tilbake dersom: - det er uoverensstemmelser mellom opplysninger gitt i søknad og reelle forhold - midler er brukt i strid med vilkår for bevilgning - støttemottaker nekter KS å gjennomføre kontroll - støttemottaker ikke gir KS relevant dokumentasjon innen seks uker etter mottak av varsel om revisjon 10.10.5 Konsekvenser Er organisasjonen sanksjonert etter forhold nevnt under pkt 10.4 kan dette få konsekvenser for senere søknader fra den aktuelle organisasjonen. KULTURSTYRETS SAMMENSETNING OG FORRETNINGSORDEN 10.11 KS og dets konstituering 10.11.1 Valg KS sine medlemmer blir valgt av VT på bakgrunn av innstilling fra en valgkomité. Valgkomiteen skal bestå av organisasjonssekretær og minst én fra VT og én fra KS. Valgkomiteen skal hver høst innstille til VT det antall medlemmer som trengs til neste års KS. 10.11.2 Styrets sammensetning KS består av tretten medlemmer og syv nummererte varamedlemmer, 19 av disse er valgt av VT. I tillegg kommer organisasjonssekretær i SiB. Denne skal ha egen vara. Medlemmer valgt av VT: Leder og nestleder velges for ett år, seks medlemmer velges for to år, tre av disse velges hvert kalenderår, fire medlemmer velges for ett år. Varamedlemmene velges for ett år. 11.3 Kjønnsfordeling KS skal tilstrebe minst 40 prosent representasjon av det underrepresenterte kjønn. Ved ellers like kvalifikasjoner skal det underrepresenterte kjønn ha rangen over det overrepresenterte. 10.11.4 Leder eller nestleders fratreden Dersom leder eller nestleder trer ut av KS i løpet av valgperioden velger VT ny for den tiden som gjenstår frem til ordinært valg. Når leder eller nestleder velges blant KS sine faste medlemmer foretas det suppleringsvalg for resten av vedkommende medlems valgperiode. Ved øvrig frafall i valgperioden foretas det suppleringsvalg av VT. 10.11.5 Leder eller nestleders fravær
Leder og nestleder er gjensidig ansvarlig for at den andres oppgaver ivaretas ved et eventuelt fravær. 10.11.6 Fastsetting av styrets ansvarsområder KS kan fastsette særskilte ansvarsområder for styrets faste medlemmer. 10.11.7 Ansvar ovenfor Velferdstinget KS er ansvarlig overfor VT. VT vedtar disse statuttene med to tredjedels flertall samt budsjett og handlingsplaner etter forslag fra KS. KS fremlegger regnskap og årsmelding for VT til godkjenning. 10.11.8 Kandidatur Kandidater som ønsker å stille til verv i KS, og få dette behandlet av valgkomiteen, må melde sitt kandidatur 21 dager før velgende VT. 10.11.9 Habilitet Medlemmer av KS skal ikke delta under noen fase av behandlingen av søknader der de selv står som søkere, eller innehar sentrale tillitsverv. KS-medlemmer bør ellers fratre behandlingen av saker der de mener seg inhabil. Opplysningene protokollføres. 10.11.10 Frafall Forfall skal meldes til leder av KS innen to dager før styremøte. Umeldt forfall til to møter vil føre til advarsel fra KS. Ved umeldt forfall til tre møter har KS rett til å fatte vedtak om å ekskludere medlemmet. 10.11.11 Eksklusjon av styremedlem Et vedtak om eksklusjon kan ankes til VT innen tre uker etter fattet vedtak. 10.11.12 Tiltreding av varamedlem Ved et KS-medlems frafall vil første varamedlem inntre som fast medlem av KS inntil nytt valg eller supplering. 10.12 Økonomistyring 10.12.1 Budsjettforslag Leder legger frem for KS forslag til budsjett for neste driftsår innen vårsemesterets siste møte. 10.12.2 Endelig budsjett Leder legger frem endelig budsjett for KS på første møte i nytt driftsår. Regnskap legges frem innen 15.mars. 10.12.3 Økonomioversikt Leder legger frem budsjett- og regnskapsoversikt for styret hver måned. 10.13 Møtevirksomhet 10.13.1 Innkalling Leder innkaller til ordinært møte minimum fire virkedager innen det avholdes. 10.13.2 Ekstraordinært styremøte To faste styremedlemmer kan innkalle til ekstraordinært styremøte med ett døgns varsel. Ved hastesaker kan telefonmøter avholdes eller gjennomføres på e-post.
10.13.3 Møteleder Leder er møteleder. 10.13.4 Referater Organisasjonssekretær er referent. Møtereferater sendes til alle medlemmer og varamedlemmer. Protokollen offentliggjøres på KS sine nettsider. 10.13.5 Forvaltningsskikk KS skal arbeide innenfor rammene av god forvaltningsskikk. 14 Vedtaksdyktighet 10.14.1 Vedtaksdyktighet Møtet er vedtaksdyktig når to tredje deler av styret er til stede.