Organisasjonshåndbok Vedtatt av Forbundsstyret 23.mars 2012 I henhold til NIFs straffebestemmelser kan straff ilegges dersom en person eller et organisasjonsledd bryter idrettens lover eller vedtak, herunder bestemmelsene i denne organisasjonshåndboken.
Organisasjonshåndbok Norges Cykleforbund 2012 2. utgave 3. versjon Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med Norges Cykleforbund er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Henvendelser om denne publikasjonen kan rettes til: Norges Cykleforbund Postboks 170, 1309 Rud Hamang Terrasse 55, 1336 Sandvika info@sykling.no Side 2
Organisasjonshåndbok Innholdsfortegnelse Innledning Organisasjon Organisasjonen Norges Cykleforbund Forbundsadministrasjonen Reiseoppgjør og utgiftsrefusjon Organisasjonsnormer for styre og utvalg Om styrets oppgaver Holdninger til styrearbeid Forbundsstyrets oppgaver Revisjon og kontroll Engasjert revisor Kontrollkomiteens plikter Tingvalgte utvalg og komiteer Grenutvalg Landevei, Terreng, Utfor, BMX, Bane, Syklecross, Trial Domsutvalg Disiplinær- og sanksjonsutvalg Kontrollkomité Valgkomité Oppnevnte Utvalg og Prosjektgrupper Utvalg og Prosjektgrupper oppnevnt av Forbundsstyret Oppnevnelse av Prosjektgrupper etter forslag fra Grenutvalg Planer, retningslinjer og informasjon Utmerkelser Syklepolitisk dokument (eget dokument) Lov for Norges Cykleforbund (eget dokument) Markedsbestemmelser (eget dokument) Side 3
Innledning Norges Cykleforbund ble stiftet 26.oktober 1910 og tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) 9.mai 1911. Norges Cykleforbund (NCF) er et mellomstort forbund innen NIF og kan vise til nærmere 100.000 enkeltmedlemskap via Idrettsregistreringen (2011) og omkring 400 klubber/lag har medlemskap i NCF (2011). På institusjonelt nivå er det 8 tillitsvalgte i forbundsstyret og i tillegg kommer tingvalgte og styreoppnevnte komiteer/utvalg. Norges Cykleforbund er den øverste myndighet i Norge på syklesportens område, og har til formål å arbeide for syklesporten fremme, herunder bidra til samarbeid mellom lagene, foruten å representere idretten internasjonalt. Forbundsstyret har det øverste ansvaret for syklesporten, nasjonalt og internasjonalt, gjennom forbundets komiteer/utvalg samt samarbeid med andre forbund skal det koordineres et arbeid mot felles mål. Denne organisasjonshåndboken er utarbeidet for å hjelpe og støtte rekrutteringsprosessen av tillitsvalgte, og ved arbeidsoppgavene som skal utføres i styrer og komiteer/utvalg. Den skal være et nyttig og viktig verktøy for å styre hele organisasjonen. Fig. 1; Norges Cykleforbund står tilsluttet NIF fellesskapet og er underlagt NIFs lover NIF NCF 2,7 mill enkeltmedlemskap 100 tusen enkeltmedlemskap 14 tusen Idrettslag 400 klubber/lag 350 Idrettsråd 19 Idrettskretser Særkretser/regioner 7 Regioner 56 Særforbund Norges Cykleforbund Norges Idrettsforbund
ORGANISASJONEN Norges Cykleforbund er en sammenslutning av alle klubber og lag som organiserer syklesporten og som er medlemmer av Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité(nif) er den høyeste faglige myndighet for de tilsluttede syklegrener i Norge har som formål å fremme de tilsluttede syklegrener i Norge og representere idrettene internasjonalt står tilsluttet NIF, Nordiske Cykleforbund, UEC (Europeiske Sykleforbund) og UCI (Internasjonale Sykleforbund) er underlagt de til enhver tid gjeldende lover og bestemmelser for NIF og UCI forpliktes økonomisk og juridisk av forbundsstyret Norges Cykleforbund er organisert på flere nivåer; Norges Cykleforbund er organisert på flere nivåer: Lokalt nivå Klubber/lag Idrettsråd Kommunene og kommunal forvaltning Regionalt nivå Regioner Idrettskretser Fylket og fylkeskommunal forvaltning Nasjonalt nivå Forbundet sentralt NIF Staten og statsforvaltningen Det er klubbene/lagene selv som er både eiere og brukere av organisasjonen Organisasjonens høyeste myndighet er forbundstinget som holdes hvert annet år Klubber og lag Forbundstinget Valgkomité Kontrollkomité Forbundsstyret Tverrfaglige utvalg Fagutvalg/komiteer fagutvalg GU Landevei GU Terreng GU Utfor Fig. 2; Det er klubbene/lagene selv som er både eiere og brukere av organisasjonen GU BMX GU Bane Idrettsforbundets bestemmelser Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) sine lover samt bl.a. nedenstående kan leses på Internett; www.idrett.no Idrettens barnerettigheter og Bestemmelser om barneidrett Retningslinjer for NIFs lover 6 kjønnsfordelingsbestemmelser Retningslinjer for idrettslagsnavn Regnskaps- og revisjonsbestemmelser samt Norsk Standard Kontoplan Regler for utdeling av H.M. Kongens Pokal Retningslinjer for ungdomsidrett Retningslinjer i forhold til seksuell trakassering i idretten Retningslinjer alkohol og idrett GU Syklecross GU Trial
FORBUNDSADMINISTRASJON Forbundsstyret GrenUtvalg UCI/UEC Generalsekretær Stab Sport Marked Region/aktivitet Fig. 3: Linjene avspeiler rapporteringslinjer fra administrasjonen til de tillitsvalgte Saksbehandling og arkivering av saks- og forvaltningsdokumenter innen idrettsadministrasjon besørges av NCFs forbundsadministrasjon. For å ha kontroll med dette: Ikke-lovfestede regler om forsvarlig saksbehandling Målsetting; Saksbehandlingen skal være rask, effektiv, grundig og trygg Når det skal fattes en avgjørelse basert på skjønn, må saksbehandleren ikke utvise usaklig forskjellsbehandling eller ta utenforliggende hensyn. Skjønnet må for eksempel bygge på relevante bestemmelser i NIF/NCFs lover og ligge innenfor regelverkets formål. Kravene til saksbehandling vil variere i forhold til sakens art, viktighet og omfang Varsel om at saken er under behandling og om forventet behandlingstid Vedkommende bør få muligheten til å uttale seg før vedtak fattes Saksbehandleren må vurdere sin egen habilitet, jf. NIFs lov 2-8 Forsvarlig saksbehandlingstid Vedtak/avgjørelser bør begrunnes Konsekvenser av saksbehandlingsfeil Enhver feil vil ikke føre til ugyldighet Feilen må ha hatt innvirkning på avgjørelsens innhold Der det ikke er opprettet klageadgang, kan et vedtak i visse tilfeller overprøves av de sivile domstoler Dersom klageadgang, vil vedtaket kunne omgjøres av klageinstansen Andre forhold: o Fare for uriktige avgjørelser blir større o Tap av tillit og goodwill
REISEOPPGJØR OG UTGIFTSREFUSJON Veiledning Omfang og ansvar Gjelder personer i valgte og oppnevnte verv, kommissærer, representasjonsutøvere og ledere innen Norges Cykleforbund (NCF). Enhver som reiser på forbundets regning, plikter å overholde de retningslinjer som er gitt i denne veiledning. Oppgjørsskjema Det benyttes egne skjemaer for reiseoppgjør, utgiftsrefusjon og honorar. Disse finnes på www.sykling.no Krav til utfylling For å få utbetalt reiseoppgjør må man sende inn en fullstendig utfylt reiseregning, også når det gjelder kilometergodtgjørelse og eventuelt honorar. Frist for innsending Reiseregning sendes inn for hver tjenestereise snarest etter endt reise og senest innen utgangen av påfølgende måned. Reiseregninger som innkommer etter dette, er foreldet og kan avvises. Reiseoppgjør Administrasjonen forestår bestilling av fly/hotell etter anmodning fra den reisende. Reisende som ønsker å besørge fly/hotell selv, skal på forhånd avtale dette med NCFs adm. Reiser for forbundets regning skal i prinsippet belastes etter rimeligste reisemåte. Reiser foretatt uten forhåndssamtykke blir først å regne som tjenestereiser når den som er bemyndiget til å gi samtykke, har godkjent reiseregningen. Myndighet Fly/tog o.a. Taxi Personbil Kost/losji Forskudd Telefon Tapt lønn Den som har myndighet til å beordre tjenestereiser er generalsekretær/bemyndiget. Billetter vedlegges reiseregningen, elektronisk billett skrives ut og legges ved. Bruk av taxi skal begrenses til et minimum. Bruk av personbil dekkes per kjørte kilometer. Satsene for kilometergodtgjørelse fastsettes av NCFs styre. I tilfelle flere reiser på NCFs oppdrag fra samme område, skal disse personer ordne samkjøring hvis mulig. Er det behov for overnatting i forbindelse med oppdrag for NCF, skal dette normalt bestilles via forbundsadministrasjonen. Forbundets hotellavtaler benyttes så langt som mulig. Regningen oversendes direkte fra overnattingsstedet til forbundet. Kost dekkes etter regning og innenfor reisens varighet. Ved utlegg av kost/losji for flere skal navn spesifiseres. Reisegodtgjørelse kan, etter avtale, utbetales forskuddsvis. Slike utbetalinger skjer kun etter forhåndsavtale med generalsekretær/bemyndiget. Ved manglende bilag etter at innleveringsfristen er gått ut, vil forskuddet bli rapportert inn som lønn og faktura sendes. Ved forskudd skal forskuddsskjema benyttes (fås ved henvendelse til forbundskontoret). Eventuell telefondekning skal godkjennes av forbundsstyret. Forbundet har anledning til å dekke tapt arbeidsfortjeneste, men dette skal fremgå av budsjett og regnskap i henhold til loven.
Med fullstendig utfylt reiseregning menes: Fullstendig navn Adresse Fødselsnummer (11 siffer) Skattekommune Bankkontonummer Navn på eventuelt overnattingssted Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst per tjenestereise Formålet med reisen (møte, samling, o.a.) Alle bilag skal være originalbilag og skal være limt/klistret på et A-4 ark som vedlegges. Kopier eller betalingspåminning kan ikke benyttes som vedlegg. Hvis ikke ovennevnte krav blir innfridd, vil reiseregningen bli returnert og refunderes ikke før alle krav er oppfylt. Selvstendig næringsdrivende skal ikke skrive reiseregning. Refusjon skjer kun etter faktura/regning der organisasjonsnummer er oppgitt. Forbundets satser = Statens regulativ (pr.1.januar 2012): Kilometergodtgjørelse kr. 3,95 per km (kr. 3,50 over 10.000km) Telefondekning og kilometergodtgjørelse er oppgavepliktig.
ORGANISASJONSNORMER 1 Overordnet ansvar 2 Ansvar og formål innenfor organisasjonsstrukturen 3 Beslutningsansvar 4 Arbeidsfordeling/delegering 5 Utvalgsstruktur 6 Medieansvar 7 Protokollansvar 8 Forbundsstyremøter 9 Kontraktsreglement 10 Reglement for NCFs markedsavtaler 1 Overordnet ansvar a) Forbundsstyret er NCFs høyeste myndighet mellom forbundstingene. Dette innebærer at forbundsstyret, innenfor de rammer som følger av NCFs lover, avgjør hvilke saker det vil ta opp, hvilke protokolleringer som gjøres fra forhandlingene, hvilke saker som delegeres og til hvem sakene delegeres. b) Ut fra punkt a) vurderer hvert nytt forbundsstyre om det skal vedtas organisasjonsnormer for tingperioden. c) Forbundsstyret styrer, men detaljstyrer ikke. Forbundsstyret konsentrerer seg om overordnete beslutninger, strategier og prinsipielle forhold, samt et passe antall konkrete saker å prøve ut prinsippene på. d) For løsning av nærmere definerte arbeidsoppgaver og tidsbegrensede oppgaver, kan det oppnevnes prosjektgrupper på ad hoc basis. Innen noen få spesielle områder kan det oppnevnes komiteer eller utvalg for hele styreperioden. e) Oppnevnte organer har hovedsakelig en støttefunksjon i forhold til forbundsstyret, utvalgsstyrer og administrasjonen. De er faglige og rådgivende organer for løsning av spesielle oppgaver. f) Forbundsstyret delegerer til generalsekretæren, som administrativt kan delegere videre. g) President og generalsekretær innstiller til vedtak i saker til forbundsstyret. Utvalgsleder fremlegger saker fra utvalgene til forbundsstyret dersom forbundsstyret ikke bestemmer noe annet. h) Forbundsstyret kan omgjøre enhver avgjørelse fattet av ansatte, utvalg eller tillitsvalgte/oppnevnte for øvrig. 2 Ansvar og formål innenfor organisasjonsstrukturen a) I denne strukturen, hvor forbundsstyret er overordnet og resten av enhetene hjelpemidler, er formålet: Politiske organer konsentrerer seg om de viktigste overordnede idrettspolitiske sakene. Et riktig og hensiktsmessig beslutningsnivå. En effektiv og rasjonell administrativ organisasjon. Motiverte medarbeidere. Ovennevnte momenter kan ses på som effektive virkemidler for å yte den service som er nødvendig i forhold til medlemsorganisasjonen. Kontroll med delegert myndighet kan gjennomføres på flere måter, for eksempel: ved kvartalsrapportering i forbindelse med handlingsplaner. eget vedlegg til forbundsstyret. Delegert myndighet kan alltid tilbakekalles av overordnet myndighet eller av det organ som har delegert myndigheten. b) For å kunne holde organisasjonen orientert mot dette formålet, krever forbundsstyret av alle valgte, ansatte eller oppnevnte, at enhver handling baseres på tillit til og lojalitet mot organisasjonen og medlemmene i den. c) Det er en forutsetning for alle tillitsvalgte og oppnevnte i NCF at organisasjonsnormene etterleves.
3 Beslutningsansvar Allmenn forpliktelse Enhver som tar en beslutning, må: være forvisset om at de har tilstrekkelig styrepolitisk forankring ta det fulle ansvar for beslutningen informere om beslutningen til alle enheter i organisasjonen som bør kjenne til den Beslutningsnivåer Beslutninger tas nærmest mulig problemstillingen Formelle beslutningsnivåer Forbundsstyret Generalsekretæren Øvrige i administrasjonen All løpende drift innenfor forbundsstyrets vedtatte planer og fastlagte budsjetter håndteres av administrasjonen. Nye tiltak og vesentlige avvik fra planer/budsjetter forelegges forbundsstyret. 4 Arbeidsfordeling/delegering 4.1 Forbundsstyret NCF ledes og forpliktes av forbundsstyret som er forbundets høyeste myndighet mellom tingene. Forbundsstyrets hovedoppgave er å iverksette forbundstingets vedtak, og føre en overordnet idrettspolitikk mellom forbundstingene. Forbundsstyret skal forestå NCFs daglige administrasjon, representere og profilere dette utad, samt utøve dets faglige myndighet. Forbundsstyret skal holde møter når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Forbundsstyret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 4.1.1 Budsjett og regnskap a) Forbundsstyret vedtar rammer for NCFs årsbudsjett, og foretar eventuelt budsjettrevisjon. b) Forbundsstyret kontrollerer årsregnskap mellom tingperiodene. c) Forbundsstyret skal føre kontroll med alle utvalg. d) Forbundsstyret kan føre kontroll med organisasjonsleddenes økonomi. 4.1.2 Personalsaker a) Forbundsstyret ansetter generalsekretær. b) Forbundsstyret oppretter/nedlegger stillingshjemler. c) Forbundsstyret fastsetter overordnede prinsipper for organisasjonsplaner. d) Forbundsstyret fastsetter stillingsbeskrivelse for generalsekretæren. e) Forbundsstyret fastsetter personalpolitikken i NCF. 4.1.3 Handlingsplaner Forbundsstyret vedtar årsmeldinger og handlingsplaner. 4.1.4 Organisasjonsmessige saker a) Forbundsstyret skal arbeide med konkrete idrettspolitiske mål som er beskrevet i Syklepolitisk dokument og etter signaler trukket opp av forbundstinget. b) Som det overordnede idrettspolitiske organ mellom forbundstingene skal forbundsstyret tilrettelegge forholdene for alle grener innen sykling. c) Forbundsstyret skal legge fram forslag for forbundstinget. d) Forbundsstyret skal påse at lover og bestemmelser blir fulgt opp, herunder utøve alminnelige disiplinærforføyninger i henhold til NIFs lov 11-11. e) Forbundsstyret skal behandle kontrakter av særlig art eller stor betydning.
4.2 President Presidenten skal blant annet utføre følgende oppgaver: a) Presidenten skal åpne og avslutte forbundstinget. b) Presidenten skal representere NCF utad og utøve den faglige myndighet i tråd med tingvedtak og vedtak fattet av forbundsstyret. c) Det er presidenten som først og fremst uttaler seg i alle saker som har vært behandlet av forbundsstyret. d) Presidenten innkaller til og er ansvarlig for gjennomføring av forbundsstyrets møter i henhold til utsendt sakliste. 4.3 Visepresidenter Visepresidentene skal blant annet utføre følgende oppgaver: a) Visepresidentene er presidentens stedfortreder ved dennes forfall/fravær, og har i slike tilfeller presidentens myndighet. b) Visepresidentene skal etter avtale med president representere NCF utad og utøve den faglige myndighet i tråd med tingvedtak og vedtak fattet av forbundsstyret. c) Forbundsstyret fordeler ansvarsområder og oppgaver mellom visepresidentene som bl.a anleggsutvikling, rekruttering, likestilling, integrering, inkludering, osv. d) Forbundsstyret fordeler funksjonsområder og oppgaver mellom styremedlemmene, bl.a. ad hockomiteer, spesielle saksforberedelser, andre representasjonsoppgaver, med videre. 4.4 Forbundsstyrets øvrige medlemmer a) Forbundsstyrets øvrige medlemmer er, sammen med presidentskapet som kollektiv, forbundets øverste myndighet i perioden mellom forbundstingene. b) Forbundsstyret fordeler seg på oppnevnte komiteer/utvalg. Fortrinnsvis skal leder (eller minst ett av medlemmene) i slike komiteer/utvalg være medlem i forbundsstyret. c) Forbundsstyret fordeler funksjonsområder og oppgaver mellom styremedlemmene, bl.a. Grenutvalgene, ad hoc-komiteer, spesielle saksforberedelser, andre representasjonsoppgaver, med videre. 4.5 Kontrollkomiteen a) Kontrollkomiteen skal påse at de disposisjoner som er foretatt i løpet av tingperioden, er i samsvar med forbundets lover og beslutninger, og skal gjennomgå forbundets reviderte regnskap. b) Kontrollkomiteen skal avgi skriftlig beretning til forbundstinget, fortrinnsvis sammen med øvrige saksdokumenter. c) Kontrollkomiteen skal ellers arbeide i henhold til NIFs lov 2-12. 4.6 Valgkomiteen a) Valgkomiteen har som hovedoppgave å fremme forslag for forbundstinget om sammensetning av medlemmer og varamedlemmer til tingvalgte utvalg og komiteer. b) Valgkomiteen skal utarbeide forslag til kandidater ut fra hensyn til en rimelig geografisk og idrettsfaglig representasjon og personlige forutsetninger hos dem som foreslås. Det skal i tråd med NIFs lov 2-4 foreslås kandidater av begge kjønn (minst to kvinner i styrene og minst én kvinne i komiteer/utvalg med tre eller færre medlemmer, eksklusiv varamedlemmer). c) Valgkomiteene bør begrunne sin innstilling og i den sammenheng vurdere kontinuitet og fornyelse i sammensetningen av styre og komiteer/utvalg. d) For å kunne foreslå kandidater som kan vente og få tilslutning, bør valgkomiteen søke en bred kontaktflate i forbundet i valgperioden. e) Valgkomiteens leder skal kalle inn medlemmene til møter/telefonkonferanser. f) Valgkomiteen skal avlegge sin innstilling slik at denne kan utsendes sammen med endelig sakliste og tingdokumenter (senest 2 uker før tinget). g) Komiteen kan bare ha én (flertalls) innstilling til tinget. h) Forbundsstyret plikter å sikre at valgkomiteens arbeid er satt i gang i god tid før kommende ting og senest seks måneder før tinget. 4.7 Regioner NCF er organisert med 7 regioner. Regionene utgjør en del av forbundets sentralorganisasjon og er ikke selvstendige organisasjonsledd. 4.7.1 Budsjett og regnskap a) Regionen utarbeider og fremmer overfor forbundsstyret egne budsjettforslag. b) Regionen skal føre kontroll med egen økonomi. 4.7.2 Handlingsplaner Regionen vedtar egne årsmeldinger og handlingsplaner, basert på forbundets langtidsplan.
Organisasjonshåndbok 4.7.3 Organisasjonsmessige saker Regionen skal sørge for ivaretakelse av de idrettslige aktiviteter som hører inn under Regionens område. 4.8 Generalsekretær/Administrasjonen Generalsekretær utformer og leder administrasjonen innenfor vedtatte strategier, budsjetter og handlingsplaner, ut fra instruks fra forbundsstyret. Generalsekretær er delegert økonomistyringsansvar innenfor vedtatte budsjetter i NCF sentralt, og praktiserer dette gjennom kontinuerlig ressursallokering. Dette innebærer at generalsekretær budsjetterer, rapporterer og fører økonomisk kontroll innenfor de rammer forbundsstyret bestemmer. 4.8.1 Budsjett og regnskap a) Generalsekretær skal utarbeide budsjett og handlingsplaner og avgi avviksrapporter til forbundsstyret. b) Generalsekretær kan foreta tilpasninger i NCFs økonomiske virksomhet som ikke vesentlig berører prioriterte idrettspolitiske arbeidsområder. 4.8.2 Personalsaker/ansettelser a) Generalsekretær er ansvarlig for gjennomføringen av NCFs personalpolitikk. b) Generalsekretær fastsetter avlønning i forhold til lønnssystem/rammer. c) Generalsekretær ansetter/konstituerer personal. d) Generalsekretær godkjenner bruk av overtid for øvrige ansatte. e) Generalsekretær innvilger permisjonssøknader i henhold til gjeldende overenskomst. f) Generalsekretær kan kjøpe konsulenttjenester etter behov innenfor budsjettrammer. g) Generalsekretær kan ved behov engasjere personell korttidsengasjementer innenfor budsjettrammer og gjeldende regler. h) Generalsekretær kan foreta nødvendig omorganisering i forhold til nye arbeidsoppgaver og endrede rammebetingelser innenfor vedtatte stillingshjemler og i overensstemmelse med gjeldende overenskomst. i) Generalsekretær kan utarbeide retningslinjer for introduksjon og ansettelser. j) Generalsekretær kan avgjøre søknader om telefongodtgjørelse, bruk av egen bil o.a. i forbindelse med utførelse av arbeidsoppdrag. 4.8.3 Handlingsplaner Generalsekretær utarbeider forslag til handlingsplaner for forbundsstyret, og iverksetter tiltak som vedtatt av forbundsstyret. 4.8.4 Organisasjonssaker a) Generalsekretær er ansvarlig for administrasjonen og løpende endringer av den. b) Generalsekretær kan uttale seg i alle saker av idrettsfaglig og idrettspolitisk karakter innenfor forbundsstyrets beslutninger. c) Generalsekretær er ansvarlig for å legge fram saker til forbundsstyret. d) Generalsekretær kan framforhandle sponsorkontrakter, jf. kontraktsreglement e) Generalsekretær kan tegne på NCFs vegne (bilagsattestering, kontraktssignering) 4.9 Administrasjonen a) En ansatt er administrativt ansvarlig innenfor sitt enkelte arbeidsområde, i tråd med vedtatte rammer og fullmakter. b) En ansatt arbeider i forhold til egen arbeidsinstruks. c) Skal fremme budsjettforslag overfor generalsekretær for eget arbeidsområde. d) Oppfølging utarbeidelse av handlingsplaner og budsjett. e) Koordineringsansvar. f) Foreta regelmessig budsjettoppfølging. g) Bilagsanvisning for de budsjettposter/tiltak som er tilhørende. h) Ansatte kan uttale seg i alle saker innen eget arbeidsområde av idrettsfaglig og idrettspolitisk karakter innenfor forbundsstyrets beslutninger. 4.10 Forholdet; Tillitsvalgte - Administrasjonen a) Forbundsstyrets medlemmer kan enkeltvis kun pålegge administrasjonen arbeid i samråd med generalsekretær. Spørsmål av faglig art og innhenting av informasjon (som ikke innebærer pålegg av arbeid) kan rettes direkte til fagansvarlig. b) Forbundsstyremedlemmer må kunne forventes å utarbeide eget materiell til foredrag, innledninger og saksforberedelser. Ønskes bistand av et visst omfang, må henvendelse skje gjennom generalsekretær tidligst mulig. c) Henvendelser fra enkeltpersoner, klubber eller andre organisasjonsledd til enkeltmedlemmer av styret, skal som hovedregel videreformidles gjennom generalsekretær eller direkte til fagansvarlig når det gjelder faglige spørsmål. Side 12
Organisasjonshåndbok d) Lojalitet utøves slik at det til enhver tid tjener organisasjonen. Det forutsettes gjensidig lojalitet mellom styrene og administrasjonen. 5 Utvalgsstruktur a) Det er forbundstinget som fastsetter utvalgsstruktur i hver tingperiode. b) I saker fra utvalg til styrebehandling ivaretas innstillingsretten iht. pkt. 1 g). c) Generalsekretær har styringsrett i forhold til eventuelle adm. personell som ønskes benyttet av komiteer og utvalg. 6 Medieansvar a) Den interne debatten i forbundsstyret og utvalg skal være mest mulig åpen, direkte og saklig. Alle skal kunne være trygge på at de interne diskusjoner ikke bringes videre. b) Utad, spesielt vis-à-vis alle former for medier, inkl. sosiale medier, bidrar hver tillitsvalgt til at det som ytres om egne idretter er mest mulig positivt. Spesielt skal det legges arbeid i å: unngå negativ personfokusering holde organisasjonsinterne diskusjoner utenfor massemedienes journalistikk unngå at personer og organisasjonsenheter spilles ut mot hverandre Tillitsvalgte har taushetsplikt utad i forhold til saker av sensitiv karakter (disiplinærsaker, doping o.a. saker under behandling). c) I dopingsaker uttaler bare presidenten seg utad på vegne av forbundet ellers bare generalsekretær eller den som får delegert fullmakt. d) President, eller den som får delegert fullmakt, kan uttale seg på vegne av forbundet. 7 Forbundsstyremøter a) Administrasjonen må tilrettelegge møtedeltakelse og representasjon eller annet som involverer forbundsstyret, på en slik måte at det gis rimelig varslingstid. b) Forbundsstyret forelegges saker på en slik måte at en samlet framstilling framgår og at forslag til vedtak fra president/generalsekretær framgår i saken. Som hovedregel skal forslag til vedtak eller anbefalt konklusjon foreligge i alle saker. Større prinsipielle saker kan framlegges uten innstilling, eventuelt behandles i flere møter. Muntlig saksbehandling aksepteres i hastesaker. c) Vedlegg til saken vurderes ut fra relevans og informasjonsverdi. Eventuelt kan disse «bygges inn» i saksframstillingen, eller henvises til som utrykte vedlegg. Tidligere organisasjonsledds behandling, eventuelt tidligere styrebehandling (også utvalgsstyre) bør framgå. d) Dokumenter skal som hovedregel sendes ut senest sju 7 dager før styremøtet. President/AU og generalsekretær samarbeider om dagsorden til forbundsstyremøter. e) Styrenes møteplaner gjøres kjent for administrasjonen, og øvrige komiteer/utvalg må legge sin møteplan etter denne, slik at innstilling i saker som skal til forbundsstyret for endelig vedtak, foreligger. f) I forbundsstyrets møter deltar administrasjonen med generalsekretær samt eventuelt styresekretær. Generalsekretær avgjør hvorvidt avdelingsledere/stab/saksbehandler skal delta. g) Protokoll utformes snarest mulig etter møtet og oversendes presidenten (eventuelt visepresidenter) for gjennomlesing og «foreløpig godkjenning» før utsendelse. Deretter sendes protokollen umiddelbart til styret. 8 Protokollansvar a) Det skal føres protokoll fra forbundsstyrets forhandlinger. Dette er den eneste offisielle og bindende protokoll overfor egen organisasjon. Denne utsendes senest sju 7 dager etter styremøte med merknadsfrist for endringsforslag/tillegg. Når endelig protokoll er godkjent, skal den signeres av deltakerne og leveres administrasjonen for arkivering senest i påfølgende styremøte. b) Alle andre protokoller i det utøvende apparatet er primært interne arbeidsdokumenter for gruppen selv. I tillegg er de informative dokumenter for forbundsstyret og administrasjon. c) Enhver beslutningstaker plikter å sørge for offisiell protokollering når det er behov for det. Når en sak skal tas opp i styret, følges formaliseringen vedtatt av samme styre. d) Av og til må vedtak gjøres uten at det er mulig å innkalle styret. Da kan vedtak gjøres per telefon, unntaksvis mail eller annen fjernkommunikasjon. I slike saker må vedtakets intensjon, hensikt eller mening klargjøres helt. Om mulig klargjøres også vedtakets konsekvenser. Endelig ordlyd i forslaget til vedtak formuleres helst før styremedlemmene kontaktes (av styreleder, saksforberedende styremedlemmer eller adm.) seinest etter at alle er kontaktet. Side 13
Organisasjonshåndbok e) Protokolleringen føres inn i saksnummereringen som styrevedtak. Om nødvendig lages et eget møtenummer med aktuell dato, eller det bekreftes i neste styre protokoll. f) Den som oppdager at det er behov for et reglement, en instruks eller en presedens i en eller annen sammenheng, plikter å ta dette opp med den som er ansvarlig for arbeidsområdet. g) Likeledes påhviler det ethvert styremedlem, alle oppnevnte og ansatte å skape ro og oppslutning om vedtak fattet av styret. h) Alle ferdigbehandlede styresaker er i utgangspunktet offentlige. Dersom saker skal unndras offentlighet, må det gjøres særskilt vedtak om dette i forbindelse med behandlingen av den enkelte sak. i) Styreprotokollene er forbundsinterne og unntatt offentligheten. For å skape en åpen organisasjon kan tilpassete protokoller (med tanke på personvern og annet) utlegges på forbundets Internettsider/dokumentarkivet. 9 Kontraktsreglement 9.1 Formål og bakgrunn Formålet med kontraktsreglementet er å gi en oversikt over: a. Forbundsstyrets myndighet til å forplikte NCF b. Grenuvalgets myndighet til å forplikte NCF c. Generalsekretærens myndighet til å forplikte NCF Disse retningslinjene har hjemmel i forbundsstyrets generelle instruksjonsmyndighet, dog vises det særlig til NCFs lover 21. 9.2 Forbundsstyrets myndighet ved kontraktsinngåelser Forbundsstyret er NCFs høyeste organ mellom forbundstingene, og er som sådan kun underlagt forbundstinget. Forbundsstyrets myndighet følger av den til enhver tid gjeldende lovgivning, NIFs lover med tilhørende forskrifter og bestemmelser, NCFs lover samt herværende organisasjonsnormer. Forbundsstyret har et forvaltnings- og beslutningsansvar i saker som etter NCFs forhold er av særlig art eller av stor betydning. Forbundsstyret skal således behandle kontrakter i saker som gjelder: Investeringer eller disposisjoner av betydelig omfang i forhold til NCFs ressurser. Som investeringer/disposisjoner av betydelig omfang skal alltid regnes: a. Låneopptak og ytelse av lån eller garantier (jf. NCFs lov 2-14, 13 og NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser) b. Investeringer tilsvarende en verdi overstigende kr 100 000 per år (jf. NIFs regnskaps- og revisjonsbestemmelser 2-12) c. Markedskontrakter av enhver art (sponsoravtaler) d. Faste ansettelseskontrakter, jf. dog generalsekretærens fullmakter i herværende organisasjonsnormer e. IT-kontrakter f. Inngåelse av kontrakter som av andre grunner må anses å være av vesentlig og/eller prinsipiell betydning for NCF, herunder blant annet kontrakter av idrettspolitisk, samfunnsmessig eller holdningsmessig karakter. g. Plassering av overskuddslikviditet. 9.3 Grenutvalgenes myndighet ved kontraktsinngåelser Grenutvalget er underlagt forbundsstyrets instruksjonsmyndighet og har ingen fullmakt til å inngå kontrakter. 9.4 Generalsekretærs myndighet ved kontraktsinngåelser Generalsekretæren er øverste leder av NCFs administrasjon og er underlagt forbundsstyrets instruksjonsmyndighet. Generalsekretærens fullmakter framgår særlig av arbeidskontraktens stillingsbeskrivelse, vedtak fattet av forbundsstyret samt herværende organisasjonsnormer. Generalsekretæren kan ikke signere kontrakter som etter NCFs forhold er av særlig art eller av stor betydning, jf. pkt. 9.2. Side 14
9.5 Taushetsplikt Samtlige styremedlemmer og generalsekretæren har taushetsplikt i forhold til fortrolige forhold de gjøres kjent med under kontraktsforhandlinger eller som framgår av kontrakter mellom NCF og tredjemann. 10 Reglement for NCFs markedsavtaler 10.1 Formål og bakgrunn Formålet med dette reglementet er å regulere det interne forholdet i NCF, herunder særlig forholdet mellom forbundsstyret, Grenutvalgene og administrasjonen, vedrørende inngåelse av markedsavtaler. Bakgrunnen for dette reglementet er å søke å oppnå optimal utnyttelse av de markedsrettigheter NCF besitter, samt å inneha kontroll over bruk og fordeling av markedsrettighetene, herunder særlig slik at sponsorenes eventuelle krav til bransjeeksklusivitet ivaretas. Ved inngåelse av markedsavtaler vises det særlig til NCFs markedsbestemmelser, NCFs kontraktsreglement, standard utøver- og markedsavtaler samt NIFs lover kapittel 13 og 14. 10.2 Forbundsstyrets behandling av markedsavtaler NCF eier og forvalter alle markedsrettighetene knyttet til forbundets virksomhet og skal alltid stå som kontraktspart i markedsavtalene. Forbundsstyret kan inngå alle typer markedsavtaler. Markedsavtaler av vesentlig omfang og som omfatter bruk av flere utøvere/lag/idrettsgrener skal betegnes som: «Hovedsamarbeidspartner». NCFs hovedsamarbeidspartner(e) og kan blant annet tilbys følgende rettigheter: a) Utnyttelse av NCFs navn og logo i sponsorens markedsføring, herunder varemerker b) Reklame på konkurransedrakter og annen bekledning innen alle av NCFs konkurranseidretter i henhold til gjeldende konkurransereglement c) Bruk av utøverne i markedsøyemed (forutsetter utøverkontrakt) e) Arenareklame i henhold til stevnereglementet f) Billetter til idrettsarrangementer g) Angivelse av sponsorens navn på NCFs brevark, konvolutter, hjemmeside m.m. NCF kan ha flere hovedsamarbeidspartnere innen ulike bransjer og avtaler inngås kun av forbundsstyret. Forbundsstyret skal videre søke å framforhandle og inngå leverandøravtaler som omfatter alle idretter/idrettsgrener som NCF organiserer. Slike leverandøravtaler skal framforhandles i samråd med Grenutvalgene og avtalene skal betegnes som: «Hovedleverandøravtaler». Forbundsstyret skal påse at ingen av NCFs markedsavtaler kommer i konflikt med hverandre. Standard markedsavtaler, vedtatt av forbundsstyret, skal benyttes. NCFs markedsavtaler etter dette punkt kan framforhandles av NCFs administrasjon og NCFs administrasjon er ansvarlig for oppfølging av markedsavtalene. 10.4 Særlig om utøverkontrakter Ved inngåelse av utøverkontrakt skal standard utøverkontrakt, vedtatt av forbundsstyret, legges til grunn. Utøverkontrakten skal reforhandles årlig i siste kvartal. Utøverne på de respektive landslag kan oppfordres til å nedsette et forhandlingsutvalg (gjerne på tvers av grenene) som opptrer på vegne av utøverne. Utøverne bør i tillegg orienteres om at de kan søke bistand fra NISO.
HOLDNINGER TIL STYREARBEID Forbundsstyret representerer ikke særinteresser, men syklesporten generelt Styret skal alltid ha idrettens idealer i tankene ved sitt styrearbeid. Styret utgjør et kollegium. Det representerer ikke særinteressene, men tilsluttede sykkelgrener generelt. Når en beslutning er tatt i styret, skal hele styret forsvare denne. Styret skal engasjere seg i idrettspolitiske spørsmål som omhandler syklesporten. Den enkelte skal utvise lojalitet til styrets beslutninger og forsvare disse som sine egne. Soloutspill fra enkelte styremedlemmer er uakseptabelt og vil være ødeleggende for styrearbeidet. Styret skal ta beslutninger, også upopulære. Beslutningene skal tas etter god og grundig saksbehandling. Det skal så langt som mulig søkes å oppnå enighet i styret. Styret skal ha prioritet på å vise resultater. Oppgavene må konsentreres om det som er viktigst for totaliteten. Styremøtene skal ikke behandle detaljer. Styrets arbeidsform og styrets resultater skal være gjenstand for en løpende diskusjon gjennom hele tingperioden. Styret skal bruke sitt skjønn til å avveie de ulike interessene blant organisasjonens medlemmer og de mer faglige vurderinger. Styrets medlemmer skal målbære organisasjonen i alle sammenhenger. Dette innebærer bl.a. å stille seg positiv til henvendelser om deltakelse i ulike fora primært i, men også utenfor organisasjonen. Hele styret skal aktiviseres. Meningen er at alle skal få konkrete arbeidsoppgaver på vegne av styret. Styret skal involvere seg i budsjettet, følge dette opp, og om nødvendig aksjonere via administrasjonen. Styret skal styrke kontakten med overordnete organisasjonsledd på alle plan. Styret skal være klart og forutsigbart. Styret skal gjøre det som sies. Styret kan delegere myndighet, men ikke ansvar. Saker som tas opp i styret, skal være vel forberedt og godt dokumentert. I prinsippet skal styret behandle sentrale prioriterte områder i styremøtene. Hastesaker skal bare aksepteres fremmet som unntak. Dersom et styremedlem trekker seg fra styret, er vedkommende ikke uten videre fri for ansvar, men hefter for styrets disposisjoner dersom ikke styret vedtar fritak. Forbundsstyret skal i størst mulig grad arbeide med idrettspolitiske/strategiske spørsmål og saker. Grenutvalgene skal sørge for å ivareta og utvikle idrettslige aktiviteter. De operative og administrative saker er administrasjonens arbeidsoppgaver.
FORBUNDSTYRETS OPPGAVER (LOVPÅLAGT) Norges Cykleforbund ledes og forpliktes av forbundsstyret som er forbundets høyeste myndighet mellom tingene. Forbundsstyret skal: 1. Iverksette forbundstingets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Forestå NCFs daglige administrasjon, representere og profi lere dette utad, samt utøve dens faglige myndighet. 3. Påse at forbundets midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre påse at forbundet har en tilfredsstillende organisering av regnskaps og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. 4. Arbeide med saker som er nevnt i NCFs lov 3 og 20. 5. Oppnevne medlemmer av utvalg, råd og komiteer etter oppdrag fra forbundstinget eller som forbundsstyret finner påkrevd, samt utarbeide mandat/instruks for disse. 6. Sørge for en forsvarlig håndtering av de økonomiske midler som til enhver tid står til disposisjon. 7. Utgjøre et sammenholdende og impulsgivende organ innen norsk syklesport, og derfor holde seg godt underrettet om den virksomhet som bedrives av NCFs og de tilsluttede medlemsklubber. 8. Følge med i den internasjonale utvikling, og arbeide for å utvikle og opprettholde gode internasjonale kontakter til fordel for syklesporten. President og visepresidentene utgjør arbeidsutvalget. Forbundsstyret utarbeider retningslinjer for arbeidsutvalget. Forbundsstyret skal holde møter når lederen bestemmer det eller et flertall av styremedlemmene forlanger det. Til forbundsstyrets møter innkalles eventuelle norske styremedlemmer i de internasjonale særforbundene som NCF er tilsluttet når internasjonale saker og spørsmål skal behandles. Disse møter kun med tale- og forslagsrett. Forbundsstyret skal oppnevne representant til internasjonale møter og kongresser, og foreslå aktuelle kandidater til de internasjonale særforbundenes styrer og underliggende komiteer. I samråd med eventuelle norske medlemmer av internasjonale styrer skal forbundsstyret diskutere NCFs standpunkt i internasjonale idrettspolitiske saker. Forbundsstyret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende.
REVISJON OG KONTROLL Valgte revisorers plikter Revisjonen skal utføres av to revisorer valgt av årsmøtet (gjelder små organisasjonsledd). Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Den engasjerte revisors plikter Store organisasjonsledd skal også følge revisjonsbestemmelsene i revisorloven, herunder engasjere registrert eller statsautorisert revisor på årsmøte/ting. Alle organisasjonsledd som har engasjert registrert eller statsautorisert revisor, skal velge en kontrollkomité med minst to medlemmer, jf. NIFs lov 2-12 Kontrollkomiteens plikter Kontrollkomiteen skal arbeide i henhold til NIFs lov 2-12. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med organisasjonsleddets økonomi. Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med organisasjonsleddets lov og beslutninger fattet av årsmøte/ting. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at organisasjonsleddets interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig. Kontrollkomiteen skal påse at organisasjonsleddets regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for organisasjonsleddets drift og finansielle stilling. Kontrollkomiteen skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjonsleddets finansielle stilling, forvaltning og drift. Kontrollkomiteen skal ha adgang til samtlige regnskaper og de forskjellige styre- og utvalgsprotokoller og skal gjøre seg kjent med avgitte rapporter fra den engasjerte revisor. Kontrollkomiteen kan bygge på det arbeid som den engasjerte revisor har utført der den finner det hensiktsmessig. Kontrollkomiteen skal føre protokoll over sine forhandlinger og avgi beretninger til årsmøtet/tinget om sin gjennomgåelse av årsregnskapet/årsregnskapene og organisasjonsleddets anliggender for øvrig, herunder budsjetter og budsjettoppfølging, forvaltning generelt og styrets arbeid/beretning. For organisasjonsledd som ikke har ting hvert år, skal kontrollkomiteen avgi en beretning til det enkelte årsregnskap. For øvrig skal kontrollkomiteen løpende ta opp forhold den finner nødvendig og rapportere gjennom nummererte rapporter til organisasjonsleddets styre og revisor. Kontrollkomiteen kan be engasjert revisor utføre spesielle revisjonshandlinger som den ønsker utført, dersom kontrollkomiteen finner det påkrevd. Slike arbeidsoppgaver kan ikke være i strid med gjeldende revisorlovgivning. Særskilt instruks må i slike tilfeller utarbeides av kontrollkomiteen. Styret må informeres om eventuelle økonomiske konsekvenser av ekstra arbeidsoppgaver for revisor.
TINGVALGTE UTVALG OG KOMITEER Grenutvalg Landevei, Terreng Rundbane/Maraton, Utfor, BMX, Bane, Syklecross og Trial Grenutvalgene skal sørge for ivaretakelse av alle idrettslige aktiviteter som hører under utvalgets område Grenutvalgene er rådgivende organer overfor forbundsstyret i sine disipliner og er videre utøvende organer i sine disipliner innen fullmakt fastsatt av forbundsstyret. Grenutvalgene må følge sin grens utvikling, og sørge for å forelegge forbundsstyret nødvendige forslag og synspunkter knyttet til denne. Grenutvalgene skal holde forbundsstyret underrettet i viktige saker, og skal opptre i samråd med forbundsstyret. Forbundsstyret har instruksjonsmyndighet overfor Grenutvalgene. Grenutvalgene rapporterer til forbundsstyret. Grenutvalgene må videre ivareta sine økonomiske forhold, og sørge for at forvaltningen av utvalgenes midler skjer på forsvarlig måte og i henhold til budsjett godkjent av forbundstinget. Grenutvalgene plikter å forhåndsrapportere eventuelle disposisjoner som kan medføre budsjettavvik til forbundsstyret. Forbundsstyret kan utarbeide interne rutiner og fullmakter innenfor rammen av denne lov og vedtak fattet av forbundstinget. Instruks for Grenutvalgene: 1. Bidra til gjennomføringen av Norges Cykleforbunds langtidsplan (SPD). 2. Utvikle, oppdatere og gjennomføre egne handlingsplaner for seksjonen basert på SPD. 3. Budsjettering og økonomisk oppfølging av utvalgets virksomhet. 4. Ha ansvar for at det etter behov utarbeides forslag til reglementsendringer som oversendes Forbundsstyret eller utvalg oppnevnt av Forbundsstyret. 5. Fungere som særidrettslig høringsinstans for forbundsstyret. 6. Grenutvalgene er vedtaksføre etter de samme regler som forbundsstyret, og innkalles etter de samme regler som for dette. Retningslinjer for virksomheten i Grenutvalg og øvrige utvalg og komiteer - kfr. Forbundstingets retningslinjer og Forbundsstyrets oppgaver - L 21. RETNINGSLINJER GU BREDDE Generelt stimulere til rekrutteringsfremmende tiltak i sin gren Motivere og påvirke klubber og regioner til å utvikle nye aktiviteter og arrangementer Bistå til utvikling av jentesamlingene Innspill på hvordan rekruttere og beholde jenter i sykkelsporten Bistå i arbeidet med barne-,ungdoms- og rekrutteringsarbeid: - Innspill for å utvikle arrangementer på ungdommens premisser - Komme frem til nye sykkelaktivitetstilbud til ungdom RETNINGSLINJER GU ARRANGEMENT Være høringsinstans for tildeling av Mesterskap, Norgescup og NCF-Ranking ritt (distanse, profil og tidspunkt) Representere NCF i følgende ritt; UCI, NM, NC, koordineres med Forbundsstyret. Representanten kan ikke ha andre oppgaver under dette rittet. Medvirke til å tilrettelegge ritt slik at disse tilpasses deltakelse av funksjonshemmede Kartlegge eksisterende terminliste, og utarbeide tiltak for utvikling og optimalisere den nasjonale terminliste (ref: geografi, tid, alder, trender), frist innen utgangen av august. Arbeide for økning av antall aktive ritt innen Ungdomsklassene (t.o.m. 16 år) RETNINGSLINJER GU ANLEGG Arbeide mot andre idrettsanlegg for å utvide tilgangen for sykkelrelaterte aktiviteter Holde kontakt med og være pådriver til benyttelse av nåværende sykkelanlegg, og utvikling av disse. Være en faglig ressurs i arbeidet med realisering av nye sykkelanlegg i alle regioner RETNINGSLINJER GU UTDANNING Arbeide for at flere kvinner utdanner seg til ledere, trenere og kommissærer Delta i møter og seminarer i regi av Kvinnenettverket/NIF Arbeide for at flere ungdommer utdanner seg til ledere, trenere og kommissærer Foreslå og medvirke til at det utvikles utdanningsopplegg og tilhørende instruksjons- og testmateriell, og at dette fremlegges for godkjennelse i de rette organer
Forslag utenom tiltaksplan Dersom et GU har behov for at det igangsettes tiltak utenom tidsplan for leveranser skal følgende prosedyre følges: 1. Saker som ønskes styrebehandlet skal være innmeldt til agenda senest 10 dager før styremøtet. 2. Saker må i forkant være forankret i GU i form av epost eller møter. 3. Leder av GU er saksfremlegger og må sjekke at saken har nok støtte i GU, og selv har forstått innholdet og kan svare på spørsmål fra styret. Leveranse: Hvert enkelt GU skal i løpet av året og sesongen utarbeide en tiltaksplan for utviklingen av sin gren for kommende sesong. Det som skal leveres er følgende to dokumenter: Tiltaksplan: Et dokument i PDF-format med punktvis opplisting av alle tiltak som foreslås for kommende sesong sammen med henvisning til forankring i SPD, samt forventede kostnadsrammer for hvert enkelt tiltak. Dokumentet har til hensikt å være grunnlagsmateriale for det enkelte styremedlem slik at det i forkant er mulig å sette seg inn i saken før det skal behandles i et styremøte. Presentasjon: Det skal utarbeides en kortfattet presentasjon på maks 15 min + 5 min spørsmål for å formidle essensen i forslagene i et styremøte hvor sakslisten skal presenteres. Presentasjonen skal fremføres for styret av en eller to representanter for GU eller leder selv. Tidsplan for leveranser fra GU eller oppnevnte utvalg: Følgende plan skal følges for å sikre nødvendig drift og videreutvikling: Primo januar: Kommissæroppsett for nasjonale ritt Medio februar: Avholde kommissærsamling kommende sesongen Medio mars: GU samling Primo september: Innlevere første versjon av tiltaksplan for neste sesong September: brukes til kommunikasjon med styret om eventuelle mangler ved tiltaksplan Oktober: Endelig tiltaksplan innleveres og presenteres Oktober: Styret samler forslag til tiltaksplaner i budsjett og vedtar tiltak/budsjett Primo november: Forarbeidet for neste tiltaksplan igangsettes Ultimo november: Plansamling Lovutvalg Disiplinær og Sanksjonsutvalg