ÅRSMØTE FOR VAADAN VANN OG AVLØP

Trondheim 30.3.2014 ÅRSMØTE FOR VAADAN VANN OG AVLØP Vaadan Vann og Avløp SA innkaller med dette til årsmøte 2014 STED: STALLKROA Vådan Gård DATO: 9. april 2014 KLOKKESLETT: 19:00 Alle fullmakter må være ferdig registrert senest kl 18:45. DAGSORDEN: 1. Konstituering. 2. Årsmelding fra styret. 3. Regnskap for 2013. 4. Budsjett for 2014. 5. Innkomne forslag. 6. Avgifter for inneværende år. 7. Valg. Denne innkalling er sendt til registrerte eiere av eiendom. Eierskifter må meddeles sekretæren skriftlig. Vaadan Vann og Avløp SA, Vådanveien 151 7024 Trh. Org.nr: 991 609 156 http://www.vva-trondheim.no Leder: Geir Otto Berg Tlf 92086906 epost: geirotto@start.no Kasserer: Sigmund Ofstad Tlf 95042509 epost: s_ofstad@hotmail.com Sekretær: Kristian Opheim Tlf 92265907 epost: kristian.opheim@no.ibm.com Styremedlem: Tom Bugge Tlf 48192233 epost: tom.bugge@detnor.no Styremedlem: Jean Sebastian L'Heureux Tlf 97120860 epost: jsl@ngi.no Varamedlem: Geir Hansen Tlf 90842921 epost: geir.hansen@eurocontact.no

Vaadan Vann og Avløp SA Styrets årsberetning 2013 Styrets sammensetning i perioden: Leder: Geir Otto Berg valgt for 2 år i 2012 Sekretær: Kristian Opheim valgt for 2 år i 2013 Kasserer: Sigmund Ofstad valgt for 1 år i 2013 Styremedlem: Tom Bugge valgt for 2 år i 2012 Styremedlem: Jean Sebastian Lheureux valgt for 2 år i 2013 Varamedlem: Geir Hansen valgt for 1 år i 2013 Revisor: Bjørn Inge Haugan valgt for 1 år i 2013 Valgkomite: Pål Valsø valgt for 2 år i 2013 Turid Måø valgt for 2 år i 2012 Torstein Opheim valgt for 2 år i 2013 Styrets aktivitet: I perioden har det vært avholdt 7 styremøter, 1 ordinært årsmøte og 1 ekstraordinært årsmøte. Styret praktiserer at varamedlem til styret møter med tale og stemmerett. Andelstegninger: Det ble ikke tegnet nye andeler i 2013. Regnskap: Det ble i 2012 inngått avtale med KL Regnskap Nordre AS om regnskaps- og konsulent tjenester. Avtalen løper uavbrutt frem til en av partene sier denne opp. Avtalen med KL Regnskap skyldes i all hovedsak problemstillinger knyttet opp mot dagens krav til regnskapsføring, fakturering og avstemming av konti. Styret besitter ikke denne kompetanse. Årets resultat viser et underskudd på kr. -181 310,- Alle konti er avstemt.

Skattesaken: VVA søkte i 2012 om fritak fra skatteplikt. I brev av 1. februar ble denne søknaden avslått og VVA ble bedt om å sende inn selvangivelse. VVA påklagde denne avgjørelsen, og etter noen runder ble VVA i brev fra Skatteetaten 28. juni 2013 gitt skattefritak under forutsetning av at vedtektene ble tilpasset. Det ble gjort på ekstraordinært årsmøte 31. oktober. Kommunal overtagelse av anlegg: I forbindelse med opphevelse av pålegg fra Trondheim kommune på fellesmøte i 2013 kom det signaler fra administrasjonen i Trondheim kommune på at VVA burde fremme en søknad om kommunal overtagelse av vårt vann- og avløpsnett. Søknad om kommunal overtagelse ble sendt høsten 2013. Den 14. januar 2014 kom følgende svar fra Trondheim kommune: «Trondheim kommune kan overta avløpspumpestasjon og hovedledningsnett fra pumpestasjon (via slamavskiller og dykkerledning) fram til kommunal nett med noen betingelser. Generelt må anleggene være i god stand. Pumpestasjon må bla. oppgraderes først og kostnader for dette må dekkes av vann og avløpslaget. Vaadan vann og avløp må også besørge avtaler som sikrer kommunen de nødvendige retigheter for å eie og drifte installasjonene. Det må lages en avtale der vi kommer fram til nærmere betingelser for overtagelse. Vannledninger er det foreløpig ikke aktuelt å ta over.» Styret arbeider kontinuerlig med saken og vil fremlegge alle fakta for medlemmene så snart disse foreligger. Se også forslag fra styret på årsmøtet. Andelslagets oppsynsmann: Oppsynsmannen har hovedansvar for pumpestasjon og slamavskillere. Oppsynsmann Rudolf Stæhli rapporterer direkte til styret. Pumpestasjon for avløp på Vådan: Det er montert alarm som utløses ved driftsstans. Varsling skjer ved tekstmelding til styret samt oppsynsmann. Pumpestasjon er over 30 år gammel og det fremstår som en større og større utfordring og drifte denne uten større investeringer med utskifting av pumper og styringsenhet. Vi hadde i desember driftsavbrudd på den ene pumpa, som medførte at den var ute av drift i over 3 uker. Faktura mottatt i januar 2014. Styret har hatt møter med pumpeleverandør og Trondheim kommune med befaringer på stedet for drøfting av hvilke muligheter som finnes. Konklusjonen ble at det er behov for full oppgradering av dagens pumpestasjon. Hendelser i 2013: Drenering av kum med stengekran inn til Lianhaugen og reparasjon av kran på ledning i kum til Eggen er utført av firma Lillevik. Flere frosne vannledninger som følge av lav temperatur og mangel på snø. Vannlekkasje, ved pumpestasjon og på Vådan bak H. Stokken.

Det var i en periode kloakklukt ved postkassestativet opp til Vådan gård. Dette ble undersøkt med kamerakontroll og ledningen ble spylt. Det ble ikke funnet feil på anlegget. Det ble identifisert feil med taknedløp og drenering ved en bolig i Skråstien. Dette vil bli utbedret av eier i 2014. For å hindre fremmedparkering foran avløpspumpestasjonen, ble det montert bom ved innkjøringen. Veien ble også gruset opp. En defekt stoppekran ved pumpestasjonen ble skiftet. Avtaler: VVA har rammeavtale med følgende firmaer. Lillevik AS: Graveentreprenør Haralds VVS: Rørlegger Kontroll, sikkerhet og interne rutiner: Det er utarbeidet beredskapsplaner for både vann og avløp, samt pumpestasjon. Disse er gjengitt på vår hjemmeside. Styret har rutiner for elektronisk lagring av dokumenter, korrespondanse, avtaler, referater, bilder etc. Det er også utarbeidet regler for vannavstenging. Disse kan lastes ned fra vår hjemmeside. Styret varsler berørte eiendommer via E-post eller SMS. Det innrapporteres årlig om drikkevannskvaliteten til Mattilsynet. Vedlikeholdsavgift/avgifter: Årsmøtet for 2013 vedtok at det ikke skulle innkreves vedlikeholdsavgift for 2013. Avgift for inndekning av utgift i forbindelse med slamavskilling ble fordelt på de enkelte eiendommer. Styrets målsetning for det videre arbeidet i 2014: Videreføre avløpsmålinger ved Haukåsen. Overvann og fremmedvann. Minst mulig inn lekk. Sluttføre merkeprosjektet. Merke strekk fra Dike ned mot Haukåsen. Rydding av ledningstraseene med prioritet fra pumpestasjon og ned til Haukåsen. Flere stoppekraner på avgreininger. Sjekke trykkreduksjonsventilen på 50mm-ledningen nedenfor Formannsvegen for å få denne til å gi vann opp til Skråstien ved eventuell avstenging av hovedvannledningen.

Oppsummering av tiltak utført de seneste år: Merking av sentrale punkter vann og avløp. Kartprosjekt med referanse til merkede punkter og kraner. Godkjennelse av søknad om ikke skatteplikt. Kommunal godkjennelse og oppheving av pålegg utstedt av Trondheim kommune. Søknad om kommunal overtagelse av ledningsnett for vann og avløp. Oppgradering av vannfordelingsnett inkl nye kummer med utstyr. Trykkøkning for de med lavt trykk. Rensing/kloring av vannledningsnettet. Flere nye stoppekraner. Mange nye kummer for bedre kontroll på avløp. Mengdemåler avløp ved Haukåsen. Alarm pumpestasjon Mulighet for bruk av aggregat ved strømstans Fjerne fremmedvann Kontroll av den enkelte eiendom ift. drenering og taknedløp Beredskapsplaner Innføring av internkontroll for styrearbeidet. Elektronisk lagring av dokumenter Godkjennelse fra Mattilsynet Styret i Vaadan Vann og Avløp SA 25.03.2014 Geir Otto Berg Tom Bugge Jean Sebastian L Heureux Kristian Opheim Sigmund Ofstad Geir Hansen >>>>>> Slutt på Styrets Årsberetning <<<<<<

Årsregnskap 2013 for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156 Utarbeidet av: KL Regnskap Nordre AS Autorisert regnskapsførerselskap Boks 131, Nordre gt.6 7400 TRONDHEIM Organisasjonsnr. 921235380

Vaadan Vann Og Avløp SA Resultatregnskap Note 2013 2012 DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Driftsinntekter Årsavgift vann og avløp 105 750 498 402 Annen driftsinntekt 1 0 229 528 Sum driftsinntekter 105 750 727 930 Driftskostnader Lønnskostnad 2 22 000 26 728 Avskrivning på varige driftsmidler 3 147 364 142 718 Annen driftskostnad 4 303 073 277 223 Sum driftskostnader 472 437 446 670 DRIFTSRESULTAT (366 687) 281 260 FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekter Annen renteinntekt 39 837 40 235 Sum finansinntekter 39 837 40 235 Finanskostnader Annen rentekostnad 20 7 Annen finanskostnad 1 805 465 Sum finanskostnader 1 825 472 NETTO FINANSPOSTER 38 012 39 763 ORDINÆRT RES. FØR SKATTEKOSTNAD (328 675) 321 023 Skattekostnad på ordinært resultat 0 0 ORDINÆRT RESULTAT (328 675) 321 023 ÅRSRESULTAT (328 675) 321 023 OVERF. OG DISPONERINGER Overføringer annen egenkapital 6 (328 675) 321 023 SUM OVERFØRINGER OG DISPONERINGER (328 675) 321 023 Årsregnskap for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156

Vaadan Vann Og Avløp SA Balanse pr. 31.12.2013 Note 31.12.2013 31.12.2012 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Varige driftsmidler Driftsløsøre, inventar, verktøy, kontorm. 3 3 394 017 3 541 381 Sum varige driftsmidler 3 394 017 3 541 381 SUM ANLEGGSMIDLER 3 394 017 3 541 381 OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer (750) 1 690 Sum fordringer (750) 1 690 Bankinnskudd, kontanter o.l. 7 1 419 839 1 624 500 SUM OMLØPSMIDLER 1 419 089 1 626 189 SUM EIENDELER 4 813 106 5 167 570 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital 6 4 718 866 5 047 541 Sum opptjent egenkapital 4 718 866 5 047 541 SUM EGENKAPITAL 4 718 866 5 047 541 GJELD KORTSIKTIG GJELD Leverandørgjeld 40 722 88 557 Skyldig offentlige avgifter 0 1 128 Annen kortsiktig gjeld 53 519 30 344 SUM KORTSIKTIG GJELD 94 241 120 029 SUM GJELD 94 241 120 029 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 4 813 106 5 167 570 Trondheim, Geir Otto Berg Kjeld Thomas Kristian Opheim Sigmund Ofstad Jean-Sebastien Bugge Heureux Styrets leder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Årsregnskap for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156

Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Regnskapsprinsipper: Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk. Selskapet har videre fulgt relevante bestemmelser i Norsk Regnskaps Standard utarbeidet av Norsk Regnskaps Stiftelse. De regnskapsprinsipper som er gjengitt i regnskapslovens kap. 4 om grunnleggende prinsipper og god regnskapsskikk og kap. 5 om vurderingsregler er ikke gjengitt i denne innledende noten om regnskapsprinsipper dersom det ikke foreligger forhold ved regnskapsposten eller prinsippene og vurderingsreglene som fordrer en presisering (valgadgang mv). Unntaksreglene i regnskapsloven for små foretak er anvendt der annet ikke er angitt spesielt. Presiseringer mht regnskapsprinsipper: Inntektsføring Inntektsføring ved salg av varer skjer på leveringstidspunktet. Tjenester inntektsføres i takt med utførelsen. Andelen av salgsinntekter som knytter seg til fremtidige serviceytelser, balanseføres som uopptjent inntekt ved salget og inntektsføres deretter i takt med levering av ytelsene. Anleggsmidler Lineære avskrivninger over driftsmidlenes forventede økonomiske levetid er lagt til grunn ved beregning av avskrivningsbeløp. Vedlikehold / påkostning Utgifter som påløper for å opprettholde eiendommenes kvalitetsnivå, kostnadsføres når de påløper. Utgifter som påløper for å bringe eiendommen tilbake til standarden ved vårt kjøp av eiendommen (tatt hensyn til bygningsteknisk utvikling fram til i dag) kostnadsføres direkte. Utgifter som representerer en standardhevning av eiendommen ut over standarden ved vårt kjøp, tillegges kostpris, dvs. balanseføres. Fordringer Kundefordringer føres opp i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til påregnelig tap. Avsetning til påregnelig tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene. I tillegg gjøres det for øvrige kundefordringer en uspesifisert avsetning for å dekke antatt tap. Andre fordringer er også gjenstand for en tilsvarende vurdering. Note 1 - Påkobling 2012 Axel Heggel 124 950 Roger Bøkseth 12 344 Geir Erling Aaldstedt 129 250 Ola Magne Sæter -37 016 Sum Annen driftsinntekt 229 528 Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156

Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Note 2 - Lønnskostnad 2013 2012 STYREHONORAR 0 16 500 AVSETN STYREHONORAR 18 000 1 100 GODTGJØRELSE TILSYNSMANN 4 000 8 000 ARBEIDSGIVERAVGIFT AV 8000 0 1 128 Sum Lønnskostnad 22 000 26 728 Note 3 - Avskrivning på varige driftsmidler Vann og avløpsnett Anskaffelseskost pr. 1/1 3 684 099 + Tilgang 0 - Avgang 0 Anskaffelseskost pr. 31/12 3 684 099 Akk. av/nedskr. pr 1/1 142 718 + Ordinære avskrivninger 147 364 + Avskr. på oppskrivning 0 - Tilbakeført avskrivning 0 + Ekstraord nedskrivninger 0 Akk. av/nedskr. pr. 31/12 290 082 Balanseført verdi pr 31/12 3 394 017 Prosentsats for ord.avskr 4-4 Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156

Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Note 4 - Annen driftskostnad 2013 2012 KOMMUNALE AVGIFTER 87 403 94 280 STRØM 11 610 5 226 LEIE LOKALE 1 500 0 LISENS INKASSO 5 850 0 INVENTAR IKKE AKTIVERTE 0 5 939 Rep./vedlikehold vann- og avløp 122 695 31 255 Vedlikehold av pumpestasjon 5 857 19 932 Rep. vannpunkt 0 33 688 Nytt spylepunkt 0 33 688 HONORARER REGNSKAP 18 368 14 995 HONORAR FAKTURERING 11 254 0 HONORAR ÅRSSREGNSKAP 11 991 0 HONORAR KONSULENTER 6 878 2 925 KONTORREKVISITA 3 263 894 KOPIERING 0 1 920 MOBILTELEFON 2 808 2 437 WEB-SITE 350 350 PORTO 1 861 608 PARKERINGSAVGIFT 76 0 ANNONSER 1 125 1 275 GAVER MED FRADRAG 0 310 FORSIKRINGSPREMIER 7 072 5 409 MØTEKOSTNADER 3 111 5 727 ANNEN KOSTNAD FRADR.BERETT. 0 16 369 Sum Annen driftskostnad 303 073 277 223 Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156

Vaadan Vann Og Avløp SA Noter 2013 Note 6 - Annen egenkapital Annen Sum Selskapskapital egenkapital egenkapital Pr 1.1. 0 5 047 541 5 047 541 Anvendt til årsresultat -328 675-328 675 Pr 31.12. 0 4 718 866 4 718 866 Note 7 - Bankinnskudd, kontanter o.l. Skattetrekkinnskudd utgjør pr 31.12. i år kr 0 og utgjorde pr 31.12. i fjor kr 0. Noter for Vaadan Vann Og Avløp SA Organisasjonsnr. 991609156

VAADAN VANN OG AVLØP BUDSJETT OG REGNSKAP 2013 2014 2013 2014 Budsjett Resultat Budsjett Budsjett Resultat Budsjett DRIFTSUTGIFTER DRIFTSINNTEKTER Godkjennelse mattilsynet Renteinntekter 30 000 39 836 35 000 Forsikring 6 000 7 072 7 500 Vedlikeholdsavgift 0 0 335 500 Tømming slamavskillere 95 000 87 403 95 000 Avgift for tømming av slamavskillere 95 000 105 750 95 000 Trondheim Energi - strøm 7 500 11 610 12 000 Vedlikehold/REP v&a-nettet 100 000 122 695 100 000 Rydding av ledningstraseene 20 000 Honorarer regnskap 20 000 18 368 13 000 Utgifter fakturering 11 254 9 000 Årsregnskap 11 991 5 000 Lisens inkasso 5 850 Godtgjørelse tilsynsmann m/ arbeidsgiveravgift 4 000 4 000 4 000 Kontroll/ vedlikehold av pumpestasjon 10 000 5 857 30 000 Utredning oppgradering av pumpestasjon 30 000 Telefon pumpestasjon og avløpsmåling 3 000 2 808 3 000 Merking av ledningsnett 5 000 Kontorrekvisita 1 200 3 263 3 500 Kopiering 2 000 Fremmedvann/lekkasjesøk 20 000 Porto 2 000 1 861 500 Konsulenter 6 877 Utgifter styremøter/årsmøte 7 750 4 611 5 500 Annonser 1 125 600 Parkeringsavgift 76 Website 1 350 350 7 000 Honorar styret/revisor 21 500 18 000 21 500 Finanskostnader (purregebyr, inkassokostnader) 1 825 Sum driftsutgifter 336 300 326 896 337 100 Sum driftsinntekter 125 000 145 586 465 500 NYANLEGG/PÅKOSTNING Alarm pumpestasjon NYE MEDLEMMER Påkostn. kummer/ledninger 40 000 0 105 000 Nye medlemmer 133 890 0 133 890 Sum utgifter 376 300 326 896 442 100 Sum inntekt 258 890 145 586 599 390 Resultat -117 410-181 310 157 290

Sak nr 5, Forslag: 1. Kommunal overtakelse Bakgrunn: På årsmøtet i april 2013 ble det redegjort for situasjonen for avløpspumpestasjonen ved Vådan. Pumpestasjonen har vært i drift i 30 år, og det var nødvendig med omfattende arbeid. Valget sto mellom en noe mer moderat påkostning for å forlenge levetiden med noen år eller full utskifting, som vil kunne gi en tilsvarende levetid som den nåværende pumpestasjonen har hatt. På årsmøtet var det enighet om det siste. Styret hadde hatt diskusjoner med Trondheim kommune om mulig overtakelse av hele eller deler av anlegget til VVA. Disse diskusjonene er videreført gjennom det siste året. Status: Kommunen har nå tilbudt seg å overta pumpestasjonen og hovedavløpet derfra til Haukåsen under visse betingelser. Innledningsvis forutsatte kommunen at VVA måtte oppgradere pumpestasjonen til kommunal standard. Dette ville innebære en prosess der VVA måtte utarbeide tekniske spesifikasjoner, innhente anbud og stå for byggeledelse og kontroll og samtidig forsikre at dette tilfredsstilte kravene om kommunal standard. Tilbudet fra kommunen er nå endret slik at de selv ønsker å stå for dette arbeidet og at VVA betaler et anleggsbidrag. I e-post fra kommunen av 14. januar 2014 er dette formulert slik: Størrelsen på andelsbidraget er ikke endelig fastlagt, men antydes å ligge mellom 1,3 og 1,0 million kroner. Ved at kommunen selv tar ansvar for oppgraderingen av pumpestasjonen oppnås følgende: VVA får ingen problemer med å oppfylle kravene til kommunal standard VVA trenger ikke leie inn konsulenter for anbudsprosessen og kontroll under arbeidet Kostnadsrammen er definert

Arbeidet kan skje raskt og med rask kommunal overtakelse allerede 1. januar 2015 Styret i VVA anbefaler derfor å gjøre følgende vedtak: Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å inngå avtale med Trondheim kommune om overtakelse av avløpspumpestasjonen og hovedledningsnettet fra pumpestasjonen (via slamavskiller og dykkerledning) fram til kommunalt nett for et anleggsbidrag begrenset oppad til 1,2 million kroner med sikte på kommunal overtakelse 1. januar 2015. 2. Vedtektsendring I vedtektene 6 Årsmøte heter det: Innkalling til årsmøte kunngjøres i Adresseavisen og ved brev/ e-post til hver enkelt andelseier minst 30 dager i forveien. Alle medlemmer bortsett fra 16 mottar i dag innkallingen i e-post. De 16 uten e-post får innkallingen levert i postkassen. Styret foreslår å forenkle rutinene og opphøre annonsering i Adresseavisen. Forslag til ny ordlyd under 6 Årsmøte: Innkalling til årsmøte gjøres ved brev/ e-post til hver enkelt andelseier minst 30 dager i forveien.

Avgifter for 2014 Fastsettelse av tilknytningsavgift for 2014 De vedtatte avgiftene for 2013 var: Påmeldingsavgift 2890 NOK Tilknytning vann 65 500 NOK Tilknytning avløp 65 500 NOK I henhold til vedtektene skal dette indeksreguleres hvert år. Denne reguleringen er på 2,5 % fra februar 2013 til februar 2014. Med en avrunding på noen få kroner blir avgiftene for 2014: Påmeldingsavgift 2960 NOK Tilknytning vann 67 140 NOK Tilknytning avløp 67 140 NOK Fastsettelse av vedlikeholdsavgift for 2014 På grunn av usikkerheten rundt skattesituasjonen, vedtok årsmøtet i 2013 at det ikke skulle innkreves vedlikeholdsavgift. Det ga et underskudd på 181 310 NOK i 2013. I vedtektene heter det at det bør tilstrebes å holde en relativt høy likvid kapital slik at laget er i stand til å dekke større uventede kostnader uten å måtte gå veien om ekstra vedlikeholdsavgift. Styret anbefaler at dette beløpet er i størrelsesorden 500 000 NOK. Kostnadene med avløpspumpestasjonen anses å bli i størrelsesorden 1,0 1,2 million NOK. VVA har en kontantbeholdning på ca 1,4 million NOK. Det antydes fra kommunen at betaling av kostnadsbidraget til pumpestasjonen kan betales over 2-3 år. Ved å fastsette vedlikeholdsavgiften for 2014 på et beløp som gir et overskudd tilsvarende det meste av underskuddet i 2013 og deretter budsjettere med et årlig overskudd på ca 100 000 NOK i 2015 og 2016, vil vi unngå at kontantbeholdningen går under 500 000 NOK. Styret foreslår ut fra dette at vedlikeholdsavgiften for 2014 settes til 1100 NOK for hver av vann og avløp. >>>>> End of Print <<<<<