Det Kongelige Finansdepartement Det Kongelige Kommunal- og moderniseringsdepartement Samtlige departement Deres ref Vår ref Dato 17/4459 -TS 14.11.2017 Tiltak for å øke andelen fakturaer på elektronisk handelsformat Vi viser til Finansdepartementets brev av 27. september 2016 til samtlige departementer med oppfordring til å følge opp at virksomhetene tar i bruk elektroniske fakturaer i henhold til standarden «Elektronisk handelsformat» (EHF). Det er fortsatt et potensiale for å øke andelen elektroniske fakturaer til statlige virksomheter. Finansdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil gjenta oppfordringen til departementene. Bakgrunnen er kravet fra 2012 om at statlige virksomheter skal kreve at deres leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i henhold til standarden EHF. Kravet om å ta i bruk elektronisk faktura på fastsatt standardformat er nedfelt i forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning 10 og i digitaliseringsrundskrivet fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, rundskriv H-7/17, punkt 1.10. I august 2016 var det fremdeles et stort rom for å øke andelen elektroniske fakturaer, til tross for at Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) hadde gjort mye for å få opp andelen elektronisk fakturaer. DFØ og Difi gjennomførte i fellesskap konferanser i alle fylker. Leverandører som leverte papirfaktura til noen virksomheter, og elektronisk faktura til andre, ble kontaktet. Det ble også virksomheter med lav andel EHF-fakturaer. Elektronisk faktura har videre vært tema i kundemøter, og DFØ bistår leverandører med å ta i bruk EHF-formatet. Oppdaterte oversikter per oktober 2017 viser at andelen EHF-fakturaer for statlige virksomheter som benytter DFØ som leverandør av regnskapstjenester har økt. I august 2016 var andelen 53 prosent, mens andelen EHF-fakturaer akkumulert til og med august 2016 var 50 prosent. Tilsvarende tall for oktober 2017 var henholdsvis 69 og 63 prosent. Postadresse Postboks 8008 Dep 0030 Oslo postmottak@fin.dep.no Kontoradresse Akersg. 40 Telefon 22 24 90 90 Org. nr. 972 417 807 Finansavdelingen Telefon 22 24 43 03 Telefaks 22 24 27 16
Andel EHF i % Oktober 2017 Hittil i år 2017 Utenriksdepartementet 89 % 87 % Kunnskapsdepartementet 88 % 81 % Kulturdepartementet 80 % 77 % Justis- og beredskapsdepartementet 68 % 69 % Kommunal- og moderniseringsdepartementet 69 % 61 % Arbeids- og sosialdepartementet 85 % 80 % Helse- og omsorgsdepartementet 74 % 73 % Barne- og likestillingsdepartementet 73 % 70 % Nærings- og fiskeridepartementet 75 % 65 % Landbruks- og matdepartementet 79 % 77 % Samferdselsdepartementet 78 % 69 % Klima- og miljødepartementet 84 % 80 % Finansdepartementet 70 % 67 % Forsvarsdepartementet 56 % 49 % Olje- og energidepartementet 78 % 74 % Totalt 69 % 63 % Kilde: Direktoratet for økonomistyring, 2017. Økningen på 13 prosentpoeng fra 2016 er gledelig og viser at tiltakene hjelper. Oversikten viser samtidig at det er et stykke igjen for alle departementene. Det er betydelige økonomiske og miljømessige gevinster ved økt andel elektroniske fakturaer, og at driftskostnadene blir lavere for både avsender og mottaker. Difi og DFØ samarbeider om ulike tiltak for å øke EHF-andelen, herunder omfattende kontakt med både leverandører til staten og bestillere i statlige virksomheter. Direktoratene rapporterer at tiltakene virker, men et aktivt engasjement fra departementenes side vil kunne bidra til ytterligere økning. I vedlegget er det for hvert departement vist andelen EHF-fakturaer for departementet selv, og for virksomheter som benytter regnskapstjenestene til DFØ. Det fremgår at det er til dels store forskjeller mellom virksomhetene. Side 2
Finansdepartementet og Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil med dette oppfordre alle departementene til å følge opp andelen EHF-faktura i sin dialog med virksomhetene, med sikte på å redusere volumet av papirfakturaer som sendes til staten. Med hilsen Pål Longva ekspedisjonssjef Finansdepartementet Jan Hjelle ekspedisjonssjef Kommunal- og moderniseringsdepartementet Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer Vedlegg (1) Kopi: Direktoratet for økonomistyring Direktoratet for forvaltning og IKT Side 3
Vedlegg 1: Andel EHF-fakturaer per departement Departement UTENRIKSDEPARTEMENTET Antall faktura Antall EHF Andel EHF FREDSKORPSET 919 736 80 % Totalsum 919 736 80 % Departement KUNNSKAPSDEPARTEMENTET Data, hittil i år, oktober 2017 Antall faktura Antall EHF Andel EHF DE NASJONALE FORSKNINGSETISKE KOMITEENE 295 138 47 % DE SAMISKE VIDEREGÅENDE SKOLER, KARASJOK OG KAUTOKEINO 2 363 1 370 58 % FORELDREUTVALGET FOR GRUNNOPPLÆRING 470 385 82 % NASJONALT ORGAN FOR KVALITET I UTDANNINGEN NOKUT 1 823 1 612 88 % NORSK UTENRIKSPOLITISK INSTITUTT 1 579 720 46 % SÀMI ALLASKUVLA SAMISK HØGSKOLE 1 626 1 121 69 % SENTER FOR IKT I UTDANNINGEN 2 102 1 653 79 % SENTER FOR INTERNASJONALISERING AV UTDANNING 2 206 959 43 % STATENS LÅNEKASSE FOR UTDANNING 3 326 2 779 84 % STATPED 7 841 5 503 70 % UTDANNINGSDIREKTORATET 8 577 7 307 85 % KOMPETANSE NORGE 3 791 1 998 53 % NORGES GRØNNE FAGSKOLE - VEA 1 163 837 72 % ÅARJELSAEMIEN VIERHTIESÅAFOE - SØRSAMISK KUNNSKAPSPARK 297 134 45 % KUNNSKAPSDEPARTEMENTET 3 758 2 495 66 % Totalsum 41 217 29 011 70 % Side 4
KULTURDEPARTEMENTET ARKIVVERKET 3 151 2 430 77 % FORVALTNINGSORGANET FOR OPPLYSNINGSVESENETS FOND 725 398 55 % KUNST I OFFENTLIGE ROM - FOND KORO 819 443 54 % KUNST I OFFENTLIGE ROM KORO 378 234 62 % LOTTERI- OG STIFTELSESTILSYNET 1 125 801 71 % MEDIETILSYNET 1 136 926 82 % NASJONALBIBLIOTEKET 6 626 4 768 72 % NIDAROS DOMKIRKES RESTAURERINGSARBEIDER 2 197 1 292 59 % NORSK FILMINSTITUTT 2 184 1 248 57 % NORSK KULTURRÅD 2 599 2 173 84 % NORSK LYD OG BLINDESKRIFTBIBLIOTEK 1 303 912 70 % RIKSTEATRET 2 388 1 088 46 % SPRÅKRÅDET 556 371 67 % KULTURTANKEN - DEN KULTURELLE SKOLESEKKEN NORGE 2 027 1 444 71 % NORSK KULTURFOND 896 826 92 % NORSK FILMINSTITUTT FILMFOND OSLO 246 0 0 % KULTURDEPARTEMENTET 3 666 2 088 57 % KULTURDEPARTEMENTET IDRETTS- OG KULTURFORMÅL 153 0 0 % Totalsum 32 175 21 442 67 % Side 5
JUSTIS- OG BEREDSKAPSDEPARTEMENTET Antall faktura Antall EHF Andel EHF DIREKTORATET FOR SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP (DSB) 18 575 13 658 74 % DOMSTOLENE I NORGE 106 310 32 394 30 % GENERALADVOKATEMBETET 373 229 61 % HOVEDREDNINGSSENTRALEN I SØR-NORGE 1 199 484 40 % HOVEDREDNINGSSENTRALEN NORD-NORGE 799 327 41 % INTEGRERINGS- OG MANGFOLDSDIREKTORATET 7 486 1 941 26 % KOMMISJONEN FOR GJENOPPTAKELSE AV STRAFFESAKER 327 251 77 % KONFLIKTRÅDENE 2 799 1 746 62 % KONTORET FOR VOLDSOFFERERSTATNING 3 052 286 9 % RIKSADVOKATEN 3 727 2 231 60 % SPESIALENHETEN FOR POLITISAKER 767 657 86 % STATENS SIVILRETTSFORVALTNING 1 574 985 63 % SYSSELMANNEN PÅ SVALBARD 1 306 761 58 % UTLENDINGSDIREKTORATET 17 990 9 624 53 % KRIMINALOMSORGEN 71 148 46 083 65 % DIREKTORATET FOR SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP (DSB) AVDELING FOR NØD- OG BEREDSKAPSKOMMUNIKASJON 4 405 3 852 87 % UTLENDINGSNEMDA 2 109 1 494 71 % JUSTIS- OG BEREDSKAPSDEPARTEMENTET 6 552 5 258 80 % Totalsum 250 498 122 261 49 % Side 6
KOMMUNAL- OG MODERNISERINGS- DEPARTEMENTET DATATILSYNET 810 654 81 % DIREKTORATET FOR BYGGKVALITET 1 576 966 61 % DIREKTORATET FOR FORVALTNING OG IKT 3 371 2 746 81 % FYLKESMANNEN I AUST- OG VEST-AGDER 7 294 4 381 60 % FYLKESMANNEN I BUSKERUD 3 815 2 212 58 % FYLKESMANNEN I FINNMARK 3 690 2 909 79 % FYLKESMANNEN I HEDMARK 2 746 2 344 85 % FYLKESMANNEN I HORDALAND 5 948 5 022 84 % FYLKESMANNEN I MØRE OG ROMSDAL 3 221 2 097 65 % FYLKESMANNEN I NORDLAND 4 418 3 520 80 % FYLKESMANNEN I NORD-TRØNDELAG 2 678 2 095 78 % FYLKESMANNEN I OPPLAND 3 525 1 948 55 % FYLKESMANNEN I OSLO OG AKERSHUS 5 991 5 112 85 % FYLKESMANNEN I ROGALAND 2 543 2 272 89 % FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2 989 2 309 77 % FYLKESMANNEN I SØR-TRØNDELAG 2 751 1 970 72 % FYLKESMANNEN I TELEMARK 2 918 2 280 78 % FYLKESMANNEN I TROMS 3 316 2 775 84 % FYLKESMANNEN I VESTFOLD 3 517 3 102 88 % FYLKESMANNEN I ØSTFOLD 6 825 2 415 35 % HUSLEIETVISTUTVALGET 714 413 58 % INTERNASJONALT REINDRIFTSSENTER 378 92 24 % SAMEDIGGI / SAMETINGET 2 963 2 195 74 % VALGDIREKTORATET 714 616 86 % KOMPETANSESENTER FOR DISTRIKTSUTVILING 390 278 71 % KOMMUNAL- OG MODERNISERINGS- DEPARTEMENTET 6 086 4 543 75 % DEPARTEMENTENES SIKKERHETS- OG SERVICEORGANISASJON (DSS) 6 756 5 774 85 % Totalsum 91 943 67 040 73 % Side 7
ARBEIDS- OG SOSIALDEPARTEMENTET ARBEIDSRETTEN 248 169 68 % ARBEIDSTILSYNET 9 924 6 792 68 % RIKSMEKLEREN 163 114 70 % STATENS ARBEIDSMILJØINSTITUTT 2 492 1 601 64 % TRYGDERETTEN 832 477 57 % ARBEIDS- OG SOSIALDEPARTEMENTET 2 261 1 871 83 % Totalsum 15 920 11 024 69 % Departement HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENTET BIOTEKNOLOGIRÅDET 236 188 80 % DIREKTORATET FOR E-HELSE 4 794 4 430 92 % HELFO 4 368 3 440 79 % HELSEDIREKTORATET 12 197 9 750 80 % NASJONALT KLAGEORGAN FOR HELSETJENESTEN 1 314 931 71 % NORSK PASIENTSKADEERSTATNING 1 826 1 425 78 % STATENS HELSETILSYN 1 264 1 065 84 % STATENS LEGEMIDDELVERK 2 248 1 706 76 % STATENS STRÅLEVERN 1 379 889 64 % HELSE- OG OMSORGSDEPARTEMENTET 3 679 2 852 78 % Totalsum 33 305 26 676 80 % Side 8
BARNE- OG LIKESTILLINGS- DEPARTEMENTET Antall faktura Antall EHF Andel EHF BARNE-, UNGDOMS- OG FAMILIEDIREKTORATET 102 670 64 400 63 % BARNEOMBUDET 428 303 71 % FORBRUKEROMBUDET 512 395 77 % FORBRUKERRÅDET 1 787 1 273 71 % LIKESTILLINGS- OG DISKRIMINERINGSOMBUDET 730 571 78 % FYLKESNEMDENE FOR BARNEVERN OG SOSIALE SAKER 8 438 2 758 33 % DISKRIMINERINGSNEMDA 178 148 83 % BUFDIREKTORATET AKTIV U 318 0 0 % SEKRETARIATET FOR MARKEDSRÅDET OG FORBRUKERKLAGEUTVALGET 380 315 83 % BARNE- OG LIKESTILLINGSDEPARTEMENTET 2 098 1 684 80 % Totalsum 117 539 71 847 61 % Side 9
NÆRINGS- OG FISKERIDEPARTEMENTET Antall faktura Antall EHF Andel EHF DIREKTORATET FOR MINERALFORVALTNING MED BERGMESTEREN FOR SVALBARD 1 091 893 82 % FISKERIDIREKTORATET 5 305 3 709 70 % GARANTIINSTITUTTET FOR EKSPORTKREDITT/ THE NORWEGIAN EXPORT CREDIT GUARANTEE AGENCY 1 026 697 68 % KONKURRANSETILSYNET 900 758 84 % NASJONALT INSTITUTT FOR ERNÆRINGS- OG SJØMATFORSKNING (NIFES) 3 395 2 523 74 % NORSK ROMSENTER 826 516 62 % REGELRÅDET 117 77 66 % SJØFARTSDIREKTORATET 4 610 3 805 83 % KLAGENEMDA FOR INDUSTRIELLE RETTAR 149 99 66 % KLAGENEMDSSEKRETARIATET (KNS) 118 75 64 % NÆRINGS- OG FISKERIDEPARTEMENTET 6 198 5 097 82 % Totalsum 23 735 18 249 77 % Departement LANDBRUKS- OG MATDEPARTEMENTET Antall faktura Antall EHF Andel EHF LANDBRUKSDIREKTORATET 2 782 2 264 81 % LANDBRUKS- OG MATDEPARTEMENTET 2 809 2 281 81 % Totalsum 5 591 4 545 81 % Side 10
SAMFERDSELS- DEPARTEMENTET LUFTFARTSTILSYNET 1 481 1 039 70 % STATENS HAVARIKOMMISJON FOR TRANSPORT 1 090 870 80 % STATENS JERNBANETILSYN 1 246 1 129 91 % VEGTILSYNET 164 127 77 % JERNBANEDIREKTORATET 6 989 5 445 78 % KYSTVERKET 28 416 21 597 76 % SAMFERDSELSDEPARTEMENTET 3 172 2 553 80 % Totalsum 42 558 32 760 77 % Departement KLIMA- OG MILJØDEPARTEMENTET Data hittil i år, oktober 2017 NORSK KULTURMINNEFOND 477 294 62 % SVALBARD MILJØVERNFOND 426 37 9 % RIKSANTIKVAREN 3 226 2 272 70 % NORSK POLARINSTITUTT 4 080 2 462 60 % KLIMA- OG MILJØDEPARTEMENTET 4 154 3 009 72 % Totalsum 12 363 8 074 65 % Side 11
FINANSDEPARTEMENTET Antall faktura Antall EHF Andel EHF DIREKTORATET FOR ØKONOMISTYRING 4 521 4 094 91 % FINANSTILSYNET 2 272 1 851 81 % NORGES NASJONALE INSTITUSJON FOR MENNESKERETTIGHETER 443 382 86 % OMBUDSMANNEN FOR FORSVARET 317 218 69 % RIKSREVISJONEN 2 922 2 028 69 % SIVILOMBUDSMANNEN STORTINGETS OMBUDSMANN FOR FORVALTNINGEN 1 031 774 75 % SKATTEETATEN 43 030 30 986 72 % STATISTISK SENTRALBYRÅ 3 686 2 447 66 % STORTINGET 7 720 5 987 78 % STORTINGETS KONTROLLUTVALG FOR ETTERRETNINGS-, OVERVÅKINGS- OG SIKKERHETSTJENESTE, EOS-UTVALGET 268 191 71 % STATSMINISTERENS KONTOR 2 218 1 589 72 % FINANSDEPARTEMENTET 3 793 2 860 75 % REGJERINGSADVOKATEN 1 554 1 147 74 % Totalsum 73 775 54 554 74 % Side 12
FORSVARSDEPARTEMENTET FORSVARSDEPARTEMENTET 4 094 2 825 69 % Totalsum 4 094 2 825 69 % Departement OLJE- OG ENERGIDEPARTEMENTET OLJE- OG ENERGIDEPARTEMENTET 3 122 2 728 87 % Totalsum 3 122 2 728 87 % Side 13