Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: 16/168 Møtedato/tid: 09.12.2016 Kl 12:00 Møtested: Formannskapssalen, Orkdal rådhus Møtedeltakere: Berit Ingeborg By Johnny Danielsen Joar Syrstadeng Mads Løkeland Vigdis Bye Olsen Forfall: Andre møtende: Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kopi: Ordfører, rådmann, postmottak Orkdal kommune, postmottak RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon 930 65 722, eller e-post: Torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 30.11.2016 Berit Ingeborg By (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulent, Konsek

Sakliste Saksnr. Sakstittel 27/16 Godkjenning av møteprotokoll 28/16 Referatsaker 29/16 Orientering om regnskapsrevisjon og status revisjon av kommuneregnskapet 2016. 30/16 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 31/16 Forslag til plan for selskapskontroll 2017-2018 32/16 Forslag til møteplan for 2017 33/16 Forslag til enhetsbesøk for 2017 34/16 Forslag til avtaler for forvaltnings- og regnskapsrevisjon 2017 35/16 Eventuelt

Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 09.12.2016 27/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/168-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 09.12.2016 28/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/168-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Du kan ikke bli nektet taletid Fort inhabil når foreldre er involvert Korrupsjon i offentlige anskaffelser Regjeringen setter ned et ekspertutvalg om varsling Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Bernt svarer - taletidsbegrensinger 2. Bernt svarer habilitet i familierelasjoner 3. Korrupsjon 4. Ekspertutvalg om varsling.

Du kan ikke bli nektet taletid 03.10 2016 Flertallet kan ikke påtvinge mindretallet mindre taletid enn dem selv, og ordføreren kan ikke nekte å gi noen ordet fordi andre representanter fra samme parti har "brukt opp tiden". Taletiden er individuell, påpeker Jan Fridthjof Bernt. t I innkallingen til møte i kommunestyret legger rådmannen ved et «Forslag til taletid». I dette er møtets varighet foreslått til i alt tre og halv time, og samlet tid til debatt til 150 minutter, fordelt mellom partiene i kommunestyret på en skala mellom 49 og 13 minutter. Kan det vedtas slike begrensninger med bindende virkning for de enkelte partier og det enkelte kommunestyremedlem? Bernt svarer Dette er en vanskelig problemstilling. Den angår forholdet mellom på den ene siden den enkelte folkevalgte og den enkelte partigruppes rett til å presentere og begrunne sine standpunkter i møte, og på den andre det åpenbare behovet for å kunne sikre møteavvikling innen rimelig tidsrammer. Det er ingen regler om dette i Kommuneloven. Det vi har, er en bestemmelse i 39 nr. 1 om at kommunestyret «fastsetter selv ved reglement nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer». Men her snakker vi altså om generelle møtereglementer. I tillegg er det, ut fra alminnelige prinsipper om møteorganisering, sikkert at vedkommende organ under møtet som alminnelig utgangspunkt vil kunne treffe vedtak om taletid for enkeltinnlegg og avslutning av debatten. I den aktuelle saken innbyr altså rådmannen tilsynelatende kommunestyret til å treffe et slikt vedtak i generell form i forkant av møtet, der det både fastsettes en samlet tidsramme for hele møtet og fordeling av total taletid mellom partiene, med en underforstått fullmakt for partigruppene til å bestemme hvem som skal ta ordet i den enkelte sak, og hvor lange innlegg. Spørsmålet blir da om kommunestyret kan treffe et vedtak med et slikt innhold, og hvor bindende dette er for kommunestyret selv, og for de enkelte medlemmene. Det må altså klart nok være mulig for det enkelte folkevalgte organ å treffe vedtak som hindrer at møtene tar uforholdsmessig lang tid. Tradisjonelt ivaretas dette ved at møtelederen under møtets gang fremmer forslag om maksimal lengde på innlegg og om å sette strek på talerlisten, normalt med en siste frist for å tegne seg, men unntaksvis også med virkning for inntegnete talere. Slike begrensninger vedtas normalt ved stilltiende samtykke til møteleders forslag av organet selv. Hvis det da er talere som ikke får gjort rede for sitt standpunkt, må disse i stedet be om å få komme med en helt kort stemmeforklaring som vedlegges møteboken. Som et ytterligere virkemiddel kan det klart nok være nyttig å sette opp en tidsplan for møtet, slik rådmannen her foreslår. Men en slik plan kan ikke være bindende for møteavviklingen, verken når det gjelder møtet som helhet eller den tid det brukes på den enkelte sak. Den kan bare være en ramme og et utgangspunkt for møteleder under avviklingen av møtet. Dette er ganske åpenbart når det gjelder tidsrammen for møtet som helhet. Hvis møteleder ser at den stipulerte tidsrammen sprekker, kan hun fremme forslag om at en eller flere saker utsettes til et senere møte, men dette må i tilfelle det folkevalgte organet selv vedta. I motsatt fall må man holde på til man er ferdig med saklisten.

Også hvor lang tid man skal bruke på debatt om den enkelte sak, må vurderes fortløpende under møtet ut fra sakens karakter og viktighet, og ut fra hvordan debatten utvikler seg. Møteleder kan ved innledningen til saken opplyse om hvor mye tid man har tenkt det bør brukes på denne, og gjerne motta synspunkter på dette. Men den stipulerte tidsrammen er bare et veiledende utgangspunkt, og må om nødvendig håndheves ved vedtak om taletidsbegrensninger eller avslutning av debatten. MEN tidsrammen VIL MÅTTE fravikes NÅR det er nødvendig for en forsvarlig saksbehandling og politisk debatt. Hvis det er inngått avtale mellom de ulike partiene om fordelingen av taletiden dem imellom, kan møteleder referere også denne, til orientering. I forlengelsen av dette kan det også avtales internt i partigruppene om deling av gruppens tildelte tid mellom medlemmene. Slike begrensninger kan imidlertid neppe fastsette ensidig, verken for partigruppene eller for den enkelte folkevalgte. Adgangen til å gi reglementsbestemmelser eller treffe konkrete vedtak om møteavviklingen kan ikke være hjemmel for flertallsvedtak om en slik fordeling av taletid mellom partigruppene med virkning for et mindretall. Og partigruppene kan heller ikke ha råderett over enkeltmedlemmers utøving av sin talerett. Vervet som folkevalgt er en individuell rett og plikt for den enkelte, og utøvelsen av dette ved deltakelse i møter kan bare reguleres ved generelle regler som virker på lik linje for alle medlemmer. Min konklusjonen blir etter dette at vedtak om tidsrammer for møter og behandling av enkeltsaker bare kan ha karakter av en veiledende plan for møteavviklingen, som organet selv må ha full rådighet over, og som må søkes oppfylt ved vedtak under møtets gang om begrenset taletid og avslutning av debatten. Ved oppsetting av talerlisten kan møteleder ta utgangspunkt i avtale mellom partigruppene om fordeling av taletiden, men en slik fordeling kan ikke påtvinges en partigruppe som ikke er enig i denne. Alle medlemmer har rett til å be om ordet på lik linje. Avtale innen partigruppene om fordeling av taletid mellom medlemmene av denne kan derfor heller ikke være grunnlag for å nekte et enkeltmedlem ordet i debatten.

Fort inhabil når foreldre er involvert 17.10 2016 Hvis det er tvil om en politiker er inhabil når foreldre er involvert, kan han eller hun også søke om fritak fra møte ved hjelp av kommuneloven, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Skriv ut Det søkes om dispensasjoner fra en ganske ny reguleringsplan i et gammelt og sårbart byområde. Faren til en av dem som skal behandle saken politisk i planutvalget sitter i styret til aksjeselskapet som søker. Er sønnen inhabil? Bernt svarer Som styremedlem i aksjeselskapet ville faren er klart nok vært inhabil som utvalgsmedlem. Spørsmålet blir da om denne inhabiliteten «smitter» på sønnen, slik at også han blir inhabil. Etter forvaltningsloven 6, andre avsnitt, er vurderingstemaet om dette er «særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet». Det må avgjøres helt konkret. Momenter ved denne vurderingen vil være hvor viktig saken er for selskapet herunder den økonomiske verdien av en slik dispensasjon og hvorvidt faren har vært med å treffe beslutning i denne saken i sitt verv som styremedlem. Utgangspunktet vil her være at det skal lite til for at det oppstår inhabilitet i en slik situasjon der det er tale om et så nært slektskapsforhold som far og sønn, og etter alt å dømme vil sønnen være inhabil i denne saken. I alle fall vil det være uheldig hvis det i ettertid reises tvil om lovligheten av vedtaket på grunn av inhabilitet, og hvis man er usikker på inhabilitetsspørsmålet, kan sønnen i stedet skjære igjennom ved å søke om fritak fra å delta ved behandlingen av saken etter bestemmelsen i kommuneloven 40 nr. 4, om fritak fra deltakelse ut fra «vektige personlige grunner».

Korrupsjon i offentlige anskaffelser Sist endret 1. november 2016 Difis fagsider om offentlige anskaffelser https://www.anskaffelser.no Minimumskravene for å forhindre korrupsjon er god styring, tilstrekkelig intern kontroll og et kontinuerlig arbeid med etikk knyttet til offentlige anskaffelser. Transparency International Norge definerer korrupsjon slik: "Korrupsjon er misbruk av makt i betrodde stillinger for personlig gevinst". Etter 387 i straffeloven straffes for korrupsjon "den som for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag (passiv korrupsjon), eller gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag (aktiv korrupsjon)." Alle typer ansettelsesforhold, verv og oppdragsforhold for offentlige og private arbeids- og oppdragsgivere omfattes. God ledelse vil forhindre korrupsjon Offentlige anskaffelser er særlig utsatt for korrupsjon. Det er et lederansvar å bygge en tydelig kultur i organisasjonen. Felles forståelse av virksomhetens verdier og holdninger gir den enkelte medarbeider ansvarsfølelse for effektiv og etterrettelig forvaltning av offentlige midler. Ledelsen kan forebygge korrupsjon ved: 1. God styring Etablere målsetninger, prosesser, retningslinjer og rutiner. Organisere arbeidet hensiktsmessig med tydelige roller og ansvar. Utvikle kompetente medarbeidere. 2. Etiske retningslinjer Tydelige og klare etiske retningslinjer som kommuniserer verdier og holdninger og sikrer integritet og motstand mot korrupsjon når anskaffelser planlegges og gjennomføres. Et etisk arbeid krever en kontinuerlig innsats. 3. Kontrollrutiner Å innføre kontrollrutiner, oppfølging og resultatrapportering. Behandle avvik og stimulere til forbedringsforslag og læring med mål om kontinuerlig forbedring. Praktisere åpenhet. Etikk, eller morallære, er læren om rett og galt Etikk handler om holdninger og verdier som den enkelte og organisasjonen skal følge. Etiske retningslinjer setter normer og prinsipper for riktig handling. Organisasjonenes etiske retningslinjer skal sette klare grenser og identifisere gråsoner hvor det kan være riktig å klarere med overordnede. Etiske retningslinjer vil kunne skape forutsigbarhet, trygghet og tillit både for ledere og medarbeidere. Men selv det beste og mest hensiktsmessige system feiler dersom personer bevisst eller ubevist søker å utnytte dette til egen vinning. Korrupsjon undergraver rettsstaten Korrupsjon undergraver rettsstaten, fører til ineffektiv levering av offentlige tjenester, bryter ned grunnlaget for demokratiet og gir reduserte skatteinntekter. Korrupsjon har en målbar negativ effekt på produktivitet og økonomisk velstand.

Å forhindre korrupsjon er viktig i kampen mot organisert kriminalitet og for å sikre større rettssikkerhet, noe som igjen bidrar til mer tillit til offentlige institusjoner. "Korrupsjon truer rettssikkerheten, demokratiet og menneskerettighetene, undergraver godt styresett og sosial rettferdighet, virker konkurransevridende, hindrer økonomisk utvikling og setter stabiliteten til demokratiske institusjoner og samfunnets moralske fundament i fare." (fra Europarådets strafferettslige konvensjon mot korrupsjon) Norge er et land med lite korrupsjon sammenlignet med mange andre land. Det betyr ikke at det ikke forekommer. Vi har i de senere år opplevd mange større og mindre saker knyttet til korrupsjon i offentlige anskaffelser. Et kjent eksempel er Romerike vannverk. Kilder om korrupsjon og etikk Straffelovens paragraf om korrupsjon Hva er korrupsjon (Transperency.no) Hva er korrupsjon ( Norad) Korrupsjon (Økokrim) Etikk (Filosofi.no) Etikk (Store norske leksikon)

Regjeringen setter ned et ekspertutvalg om varsling Pressemelding Dato: 11.11.2016 Arbeids- og sosialdepartementet Nr: 41 I statsråd 11. november ble det oppnevnt et ekspertutvalg som skal gjennomgå og vurdere varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven og praktiseringen av disse. Direktør Anne Cathrine Frøstrup leder utvalget. Utvalget er satt sammen av fagpersoner innen juss, organisasjonspsykologi, presse og media og som har praktisk erfaring med å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet. Arbeidslivets parter vil også være representert i utvalget. Jeg er glad for at vi nå har fått på plass et bredt sammensatt utvalg som skal vurdere om det er behov for å foreslå lovendringer og/eller andre tiltak som kan styrke varslervernet i norsk arbeidsliv, sier arbeids- og sosialminister Anniken Hauglie. Utvalget skal blant annet vurdere om arbeidsmiljølovens regler har hensiktsmessige begreper og avgrensninger. Utvalget skal også drøfte hvilken rolle myndighetene, domstoler, fagforeninger, tillitsvalgte og verneombud har i varslingssaker, sier statsråden. Utvalgets utredning skal legges fram innen 1. mars 2018. Vedlegg: Utvalgets mandat

Mandat til utvalg som skal gjennomgå varslingsbestemmelsene Bakgrunn Ytringsfrihet er en grunnleggende rettighet som er nedfelt i Grunnloven og i menneskerettighetene. Ansattes ytringsfrihet er en del av denne alminnelige ytringsfriheten. Én form for ytring er arbeidstakers deltakelse i politisk eller faglig debatt innenfor eget eller virksomhetens fagfelt. En annen type ytring er varsling som innebærer at den ansatte sier fra, internt eller eksternt, om forhold i virksomheten som vedkommende mener er kritikkverdige. Generelle bestemmelser om arbeidstakeres rett til å varsle om kritikkverdige forhold ble innført i arbeidsmiljøloven med virkning fra 1. januar 2007. Formålet med de nye reglene i arbeidsmiljøloven 2-4, 2-5 og 3-6 var å beskytte arbeidstakere som sier fra om kritikkverdige forhold i virksomheten og å legge til rette for et godt ytringsklima i arbeidslivet. Det er mange eksempler på at varsling har vært avgjørende for at lovbrudd, korrupsjon og andre uakseptable forhold har blitt avdekket. På samme tid viser erfaringer fra varslingssaker, også i den senere tid, at det å varsle kan være en belastning for den som varsler. Det er derfor viktig at varslere har et tilstrekkelig rettslig vern. Samtidig har arbeidsgiver krav på en viss lojalitet fra sine ansatte, noe som kan begrunne begrensninger. Det er i tillegg viktig at hensynet til den eller de varsles om, herunder arbeidsgiver, blir tilstrekkelig ivaretatt i varslingsprosessen. Under lovforberedelsen var varslingsbestemmelsene gjenstand for mye debatt. Det ble blant annet diskutert om reglene var tydelige nok og om de ville gi varslerne et tilstrekkelig vern. I 2013/2014 gjennomførte forskningsstiftelsen Fafo og advokatfirmaet Arntzen de Besche, på oppdrag fra Arbeids- og sosialdepartementet, en omfattende evaluering av varslingsreglene. Evalueringen viser at det varsles oftere i Norge enn i andre land, og at norske varslere gjennomgående ser ut til å lykkes bedre med varslingen enn hva det rapporteres om fra andre land. Samtidig viser evalueringen at mange arbeidstakere opplever formelle og uformelle begrensninger i retten til å varsle. Behovet for bevisstgjøring og holdningsendring til varsling i arbeidslivet fremheves særlig i evalueringen. Blant annet på bakgrunn av evalueringen, sendte Arbeids- og sosialdepartementet den 20. juni 2016 forslag til visse lovendringer for å styrke varslernes stilling på høring. Det er nå ti år siden arbeidsmiljølovens lovregler om varsling ble vedtatt. Det er høstet betydelig erfaring med reglene, både faktisk og rettslig. Det er også tilkommet mye

forskning om temaet, både nasjonalt og internasjonalt, senest i nyere undersøkelser som Fafo la fram i september 2016. Samtidig har det skjedd en rettsutvikling internasjonalt. Regjeringen mener på denne bakgrunn at det er hensiktsmessig å gjøre en helhetlig gjennomgang av dagens regulering på dette området. Utvalget bes derfor, i tråd med mandatet nedenfor, å foreta en gjennomgang av gjeldende regelverk om varsling, og komme med de forslag som utredningen gir grunnlag for. Utvalget bes også iaktta forslag til lovendringer i Arbeids- og sosialdepartementets høringsbrev av 20. juni 2016. Mandat Utvalget skal gjennomgå varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, og i den sammenheng særlig vurdere om "kritikkverdige forhold" og "forsvarlig fremgangsmåte" i arbeidsmiljøloven 2-4 er hensiktsmessige begreper og avgrensninger. Utvalget skal med utgangspunkt i relevant forskning og ulike eksempelsaker redegjøre for hvilke forhold som påvirker prosessen og utfallet av en varslingssak. Utvalget skal på egnet måte innhente erfaringer og synspunkter fra personer, arbeidsgivere og virksomheter som har praktisk erfaring med varslingssaker i ulike sektorer, herunder eksterne varslingsmottakere. Utvalget skal drøfte hvilken rolle myndighetene, domstoler, fagforeninger, tillitsvalgte og verneombud har i varslingssaker, herunder vurdere om eksisterende aktører og organer dekker behovet for informasjon, veiledning og tvisteløsning i varslingssaker. Utvalget skal redegjøre for internasjonal rett på området og innhente erfaringer fra andre land. Utvalget skal i den sammenheng også se på reguleringer og anbefalinger om varsling fra internasjonale organer som for eksempel EU og OECD. Utvalget skal på bakgrunn av sin gjennomgang vurdere om det er behov for å foreslå lovendringer og/eller andre tiltak som kan styrke varslervernet i norsk arbeidsliv. Utvalget skal i den sammenheng sørge for at hensynet til den som varsler og den eller de det varsles om, blir tilstrekkelig ivaretatt. Utvalget skal vurdere fordeler og ulemper ved dagens plassering av varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven og sammenholde disse med fordeler og ulemper med en særlov, og gi sin anbefaling om lovplasseringen. Utvalget skal levere sin innstilling innen 1. mars 2018 i form av en offentlig utredning (NOU).

Orientering om regnskapsrevisjon og status revisjon av kommuneregnskapet 2016. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 09.12.2016 29/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 216 Arkivsaknr 15/170-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretak sine årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser eller avtaler med revisor, jf. kommuneloven 77 nr. 4 og forskrift om kontrollutvalg i kommune eller fylkeskommune 6. Oppdragsansvarlig revisor for Orkdal kommune vil gi kontrollutvalget en generell gjennomgang for regnskapsrevisjon samt orientere om plan av gjennomføring av finansiell revisjon for 2016 i møtet. Revisor vil videre redegjøre for status for den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering.

Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 09.12.2016 30/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 217, TI - &30 Arkivsaknr 16/119-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018, og legger planen fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018, med følgende prioriterte områder: 1. Pleie og omsorg kvalitet i eldreomsorgen og hjemmetjenesten 2. Miljø Klimasatsningen i Orkdal kommune 3. Brukermedvirkning i skole og barnehage Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer eller omprioriteringer i planen dersom utvalget finner det nødvendig som følge av endringer risiko- eller vesentlighetsbildether skrives innstillinga. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018 adm.utk Orkdal Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon utløper ved utgangen av 2016. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en vurdering av risiko og vesentlighet. Sekretariatet har utarbeidet en risiko- og vesentlighetsanalyse som grunnlag for forslag til prioriterte områder. Sekretariatet prioriterer følgende områder. Disse kan endres av kontrollutvalget selv eller av kommunestyret i kommunestyrets behandling av saken. Pleie og omsorg - Kvalitet i eldreomsorg og hjemmetjenesten Orkdal kommune har som mål å legge til rette for at den enkelte lengst mulig kan styre eget liv og kommunen har som mål å tilrettelegge for fysisk aktivitet for eldre og syke. Spørsmål en eventuell forvaltningsrevisjon ønsker besvart er bl.a.: Hvilke kvalitetskrav har Orkdal kommune til tjenesten og i hvilken grad etterleves disse? Hvilket innhold tilbyr Orkdal kommune i hverdagen til brukerne? Kartlegging av brukerens selv- og medbestemmelsesrett i forbindelse med måltidsservering, hygiene og døgnrytme. Kartlegging av tilbud og regelmessighet av fysisk aktivitet, skyssordninger og kulturtilbud. Kvalitet på mat, rom og lokaler. Kartlegge hvilke rutiner som finnes for gjennomføring av brukermedvirkning, pårørendemedvirkning og avvikshåndtering. I hvilken grad benyttes resultatene av slike undersøkelser, tilbakemeldinger og avvik til å

forbedre tjenestetilbudet? Miljø - Klimasatsing i Orkdal kommune. Kommuneplanens samfunnsdel har som overordnet mål at klima- og miljøhensyn skal ivaretas i all kommunal virksomhet. I planperioden er det relevant å vurdere om kommunens arbeid er i tråd med overordnet mål og delmål. Mulige problemstillinger som ønskes besvart er om enhetene prioriterer mål/delmål og om Orkdal kommune har etablert målekriterier og funnet fram til datakilder for å måle effekter av klimatiltakene. Brukermedvirkning i grunnskolen og barnehagen Et godt samarbeid mellom hjem og skole er en viktig forutsetning for at barn og unge skal få et godt læringsmiljø. Skolen skal legge til rette for samarbeid med hjemmet og sikre barn og foreldres medvirkning i skolen. Råd og utvalg i skolen har rett til å uttale seg og komme med forslag i alle saker som gjelder skolen. De skal holdes løpende orientert om skolemiljøet og har rett til å få dokumentasjon om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Så tidlig som mulig skal de tas med i planleggingen og gjennomføringen av miljøtiltak. Hvis skolen blir klar over forhold ved skolemiljøet som kan virke negativt på elevenes helse, skal elever og foresatte snarest mulig varsles om det. En forvaltningsrevisjon kan bl.a. se på i hvilken grad blir elevråd, samarbeidsutvalg og foreldreråd blir gitt muligheten til aktiv og reell medvirkning? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler å vedta plan for forvaltningsrevisjon 2017-2018, men oppfordrer kontrollutvalget og kommunestyret til selv å vurdere prioriteringene i planen og eventuelt gjøre endringer.

PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2017-2018 Orkdal kommune

1 Om forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 1 Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Herunder om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2 Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal kommunestyret vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 3 Plan for forvaltningsrevisjon utarbeides for perioden 2017-2018. Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 1 Jf. kommuneloven 77 2 Jf. forskrift om revisjon 7 første ledd 3 Jf. kontrollutvalgsforskriften 10

1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS(RMN). RMN vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret.

2 Områder i planperioden 2017-2018 Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Kontrollutvalget ønsker å prioritere 3 prosjekter som legges frem som innstilling til kommunestyret. Øvrige uprioriterte områder inntas i planen i tilfelle endringer i risikobildet gjør at et prioritert område blir mindre aktuelt eller et uprioritert område blir mer aktuelt etter at planen ble vedtatt. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. 1 2 3 Område Pleie og omsorg - Kvalitet i eldreomsorg og hjemmetjenesten Orkdal kommune har som mål å legge til rette for at den enkelte lengst mulig kan styre eget liv og kommunen har som mål å tilrettelegge for fysisk aktivitet for eldre og syke. Spørsmål en eventuell forvaltningsrevisjon ønsker besvart er bl.a.: Hvilke kvalitetskrav har Orkdal kommune til tjenesten og i hvilken grad etterleves disse? Hvilket innhold tilbyr Orkdal kommune i hverdagen til brukerne? Kartlegging av brukerens selv- og medbestemmelsesrett i forbindelse med måltidsservering, hygiene og døgnrytme. Kartlegging av tilbud og regelmessighet av fysisk aktivitet, skyssordninger og kulturtilbud. Kvalitet på mat, rom og lokaler. Kartlegge hvilke rutiner som finnes for gjennomføring av brukermedvirkning, pårørendemedvirkning og avvikshåndtering. I hvilken grad benyttes resultatene av slike undersøkelser, tilbakemeldinger og avvik til å forbedre tjenestetilbudet? Miljø - Klimasatsing i Orkdal kommune. Kommuneplanens samfunnsdel har som overordnet mål at klima- og miljøhensyn skal ivaretas i all kommunal virksomhet. I planperioden er det relevant å vurdere om kommunens arbeid er i tråd med overordnet mål og delmål. Mulige problemstillinger som ønskes besvart er om enhetene prioriterer mål/delmål og om Orkdal kommune har etablert målekriterier og funnet fram til datakilder for å måle effekter av klimatiltakene. Brukermedvirkning i grunnskolen og barnehagen Et godt samarbeid mellom hjem og skole er en viktig forutsetning for at barn og unge skal få et godt læringsmiljø. Skolen skal legge til rette for samarbeid med hjemmet og sikre barn og foreldres medvirkning i skolen. Råd og utvalg i skolen har rett til å uttale seg og komme med forslag i alle saker som gjelder skolen. De skal holdes løpende orientert om skolemiljøet og har rett til å få dokumentasjon om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Så tidlig som mulig skal de tas med i planleggingen og gjennomføringen av miljøtiltak. Hvis skolen blir klar over forhold ved skolemiljøet som kan virke negativt på elevenes helse, skal elever og foresatte snarest mulig varsles om det. En forvaltningsrevisjon kan bl.a. se på i hvilken grad blir elevråd, samarbeidsutvalg og foreldreråd blir gitt muligheten til aktiv og reell medvirkning?

Orkdal kommune som forvaltningsmyndighet og utbygger i byggesaker Kommunen har omfattende oppgaver som forvaltningsmyndighet, i plan- og byggesaker etter plan- og bygningsloven, jordloven, skogloven, konsesjonsloven m.m. Videre er kommunen kulturminnemyndighet, forurensningsmyndighet ved bygge- og gravearbeider i forurenset grunn og har ansvar for landbruksfaglig utredning i arealsaker. Hvordan ivareta og fremmer kommunen bærekraftige nærmiljø og legger til rette for samfunnsutvikling? Psykososialt læringsmiljø ved skolene i Orkdal kommune Det arbeides mye og godt med læringsmiljøet i Orkdal og kommunen scorer gjennomgående godt på de aller fleste indikatorer sammenlignet med kommunegruppa, fylket og landet uten Oslo. Opplæringsloven stiller krav om at kommunene skal arbeide aktivt og systematisk for å fremme et godt psykososialt miljø ved skolene. Indikatorer på psykososialt læringsmiljø for Orkdal kommune viser at de ligger på samme nivå som fylket. De aller fleste indikatorer faller fra 7. til 10. trinn, fallet i Orkdal kommune er det samme som for fylket. Viktig område å ha kontinuerlig fokus på hvor det alltid er forbedringspotensial. En forvaltningsrevisjon kan se bl.a.: Hvordan det tverretatlig samarbeid fungerer mellom bl.a. skolen, PP- og helsesøstertjenesten? I hvilken grad lykkes arbeidet med å få ned fraværet med de elevene som sliter med høyt fravær? Arbeidet som gjøres for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing? Barnehage Barnehagemyndighet I 2016 ble det vedtatt noen endringer og tillegg i barnehageloven og til høsten 2017 kommer ny Forskrift om rammeplan for barnehager. Hvordan arbeider kommunen med å tilpasse seg endringene? Det oppstilles en rekke krav i lov og forskrift om barnehager til barnehageeier. Har barnehageeier tilstrekkelig og kompetent fagkompetanse, gode rutiner, avviksbehandling og systemer m.m.? Hvordan forholder kommunen seg til at kommunen er både myndighet og eier i tilsynsaker? Brann- sikkerhet og beredskap Orkdal er vertskommune for samarbeid for brann- og redningstjenesten. Kommunen skal sørge for at drift av brannvesenet er forsvarlig og at brannvesenet ivaretar de forebyggende og beredskapsmessige oppgaver på en effektiv og sikker måte. Kommunens internkontroll skal sikre at kravene til brann- og redningsvesenets forebyggende og beredskapsmessige oppgaver til enhver tid etter loven og forskriftene blir overholdt. Det ble i et varsel i 2016 gjengitt flere punktet som kan være kritikkverdige, flere av punktene sammenfaller med de avvik som ble påpekt i 2013 av DSB. En forvaltningsrevisjon kan være aktuell om de avvik DSB påpekte i 2013 ikke har blitt lukket og eventuelt om ny avvik avdekker at kommunens internkontroll ikke sikrer at kravene til enhver tid blir overholdt. Administrasjon - Sykefravær En forvaltningsrevisjon kan belyse rådmannens arbeid med å nå målet. Mulige problemstillinger kan være om eventuelle tiltak virker som forutsatt og om arbeidet er forankret i hele organisasjonen. Om oppfølgingen av den sykmeldte er i tråd med regelverket, og om tiltaksplaner blir fulgt opp

3 Rapportering I tråd med forskrift om revisjon skal revisor rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret og legger vanligvis rapportene fra forvaltningsrevisjon fram for kommunestyret. Den videre oppfølgingen av rapportene rapporteres løpende til kommunestyret ved behov, og i en samlet framstilling av kontrollutvalgets arbeid ved slutten av valgperioden

Forslag til plan for selskapskontroll 2017-2018 Behandles i utvalg Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Orkdal kommune 09.12.2016 31/16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 037, TI - &30 Arkivsaknr 16/133-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2017-2018, med følgende prioriterte prosjekter: 1. System og praksis for eierstyring 2. Orkdal Energi 3. Rosenvik AS Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å kunne foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål. Vedlegg Plan for selskapskontroll 2017-2018 adm.utkast Orkdal Oversikt risiko- og vesentlighetsanalyse Faktaark selskap Saksutredning Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper, jf. kommuneloven 77-5. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene, jf. kontrollutvalgsforskriften 13. Kontrollutvalget legger frem i denne sak vesentlighets- og risikovurderinger knyttet til kommunens eierskap, og gitt signaler i forhold til prioriteringer som danner grunnlaget for vedlagt forslag til plan. Kontrollutvalgssekretariatet har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres to ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres.

Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sekretariatets vurdering er at det ikke foreligger et risikobildet av Orkdal kommunes eierskap som tilsier at noe selskap prioriteres høyt i plan for selskapskontroll 2017-2018. Sekretariatet har prioritert praksis og system for eierstyring først, deretter er 3 selskaper satt til 'middels' prioritet, HMS tjenesten Orkladal er vurdert til 'middel, men er ikke blant de 3 prioriterte prosjekt. 1.Praksis og system for eierstyring Ved eierskapskontroll ser revisor på kommunens overordnede eierstyring. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av kommunens eierskapsstrategi, etterlevelse av kommunens eierskapsmelding, etterlevelse og fokus på forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser om habilitet og hvorvidt dialogen mellom kommunestyret og eierrepresentantene er tilfredsstillende. 2.Orkdal Energi AS Selskapets formål er produksjon, overføring og omsetning av energi. Selskapet skal drives på sunn forretningsmessig basis med vekt på langsiktig verdiskapning, og med fokus på miljøvennlig ressursutnyttelse. Selskapet er heleid av Orkdal kommune, utgjør en svært stor investering for Orkdal kommune og har stor innvirkning på kommuneøkonomien. Selskapet er også vurdert som viktig i Orkdal kommunes strategier. Selskapet er organisert som aksjeselskap. I henhold til Orkdal kommunes eierstratergi fra 2009, er det et mål at kommunen som eier har folkevalgte eller ansatte i administrasjonen i styreverv. Denne målsetning kan medføre at det blir vanskeligere å oppnå andre mål kommunen har for selskapet på grunn av forvaltningslovens habilitetsregler. Kommunen bør utøve sitt eierskap i generalforsamlingen og ikke gjennom folkevalgte som sitter i styret som automatisk blir inhabil i kommunestyrets behandling i saker som vedrører selskapet. Det samme gjelder for ansatte i administrasjonen som blir inhabile til å tilrettelegge for vedtak og fatte vedtak. Ved kjøp av tjenester, tilskudd eller overføringer fra kommunen og selskapet, vil regelverket med forbud mot offentlig støtte kunne gjøres gjeldende. Graden av risiko er derfor avhengig av Orkdal kommunes fokus på overnevnte faktorer. Omdømme: Som Orkdals viktigste bedrift vil økonomiske resultater, styring og/eller tjenestene påvirke kommunens omdømme i stor grad. I all hovedsak har bedriften medført et svært positivt omdømme for kommunen. 3.Rosenvik AS Agdenes, Meldal, Skaun og Orkdal eier til sammen over halvparten av aksjene i selskapet. Selskapet er en viktig tilbyder innenfor attføring i Orkdalsregionen, og utgjør en ikke ubetydelig investering. Selskapet har en solid økonomi, og lønnsomhet er ikke et hovedmål. Rammebetingelsene for arbeidsmarkedsbedrifter er imidlertid vesentlig endret, og arbeidsmarkedstjenester er nå konkurranseutsatt. Bedriften har de siste årene måttet gå igjennom omstillinger på grunn av nedgang i salg, og har utvidet gjennom fusjon med andre vekstbedrifter i regionen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at det i vedtaket delegeres myndighet til kontrollutvalget til å prioritere ressurser mellom disse to formålene.

Videre kan det bli aktuelt for Orkdal å bli med på samarbeidsprosjekt dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der også Orkdal kommune er medeier. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget legger frem saken for kommunestyret med sekretariatets innstilling og det vedlagte forslaget til plan for selskapskontroll 2017-2018.

PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2017-2018 Orkdal kommune administrativt utkast.

1 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. 1 Kommunens interesser omfatter eierskap i selskapsformene; aksjeselskap(as), allmennaksjeselskap(asa), interkommunale selskap (IKS), interkommunale samarbeid, samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar. Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap som stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 2 Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskapene som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon. 3 I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til selskapskontroll, mens det er kommunestyret eller fylkestinget som vedtar planen. Denne planen er basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 1.2.2 Innsyn og undersøkelser i selskaper 4 Kommunens kontrollutvalg og revisor har rett til å kreve opplysninger fra selskapets daglige leder, fra styret og den valgte revisor for selskapet som finnes påkrevd for deres kontroll i interkommunale selskaper, interkommunale styrer og i aksjeselskap der kommunen alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjene. 5 1 Jf. kommuneloven 77 nr. 5 2 Jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13 3 Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14, sml. kommuneloven 77 nr. 4. 4 Jf. kommunelovens 80. 5 Jf. kommunelovens 80 første ledd, se også lov av 29.januar 199 nr. 6 samt kommunelovens 27. 2

I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. 6 I henhold til loven kan kommunestyret fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens kontrollutvalg og revisor. 7 Denne bestemmelsen kan imidlertid ikke brukes til å innskrenke den innsynsrett kontrollutvalg og revisor har kommunelovens 80 første ledd. Kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. 8 Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, kan det være hensiktsmessig å inngå samarbeid om selskapskontroll, både av ressurshensyn til revisjonsarbeidet og av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Samarbeidsprosjekt er avhengig av at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes med andre relevante medeier kommuner. Det er derfor hensiktsmessig at kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter og foreta endringer i planperioden. 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering 6 Jf. kommunelovens 80 første ledd siste punktum. 7 Jf. 80 andre ledd. 8 Jf. kommunelovens 80 tredje ledd. 3

mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 4

2 Eierskap og eierstyring i Orkdal kommune I Orkdal kommune ble det i kommunestyresak 3/10 vedtatt en eierstrategi og prinsipper og retningslinjer for forvaltning og oppfølging av Orkdal kommunes eierinteresser i eksterne selskaper i tillegg til en egen eierstrategi. I eierstrategien legges det opp til at formannskapet skal fungere som eierskapsutvalg for kommunen for å sikre en profesjonell forvaltning av eierskapet. Større saker og saker av prinsipiell betydning skal legges fram for kommunestyret. Det skal etableres klare rutiner for deltakelse i generalforsamlinger, vurderinger av styresammensetning og formål med eierskap i det enkelte selskap. Formannskapet skal årlig fremme en sak til kommunestyret med orientering om kommunens eierinteresser i de forskjellige selskaper. Prinsippdokumentets del IV presiserer at det bør etableres en klar eierstrategi for hvert enkelt selskap hvor Skaun kommune er eier. 2.1 Tidligere gjennomført selskapskontroll Det ble gjennomført en eierskapskontroll hvor revisjon ser på kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper 9. Eierskapskontrollen så på eierrepresentasjon i eiermøter, føringer for bruk av valgkomite, etablering av eierstrategier og tilbakemelding til eier Orkdal Energi AS, AS Rosenvik, Trondheim Havn IKS, HAMOS Forvaltning IKS. Det ble gjennomført en større selskapskontroll av Hamos Forvaltnings IKS. I plan for selskapskontroll 2015-2016 var ikke dette selskapet prioritert og Orkdal kontrollutvalg deltok ikke i samarbeidsprosjektet. Rapporten er offentlig tilgjengelig og Hamos forvaltnings IKS vil ikke bli prioriert gitt at det nylig er gjennomført selskapskontroll av dette selskapet. I 2014 ble det gjennomført en stor og omfattende selskapskontroll 10 med Trønderenergi AS, og med foreliggende risikobilde er en selskapskontroll ikke ennå aktuelt. 9. Se KU sak 22/15 og kst. 115/15 10. Se KU 12/14 og kst. sak 20/14 5

3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere, er det hensiktsmessig å søke og gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Prioritering Prosjekt Involverte selskaper Involverte kommuner 1 Praksis og system for - Orkdal eierstyring 2 Orkdal Energi AS Orkdal Energi AS Orkdal 3 Rosenvik AS Rosenvik AS Orkdal, Agdenes, Skaun; Meldal, Rennebu, Oppdal 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I hvert tilfelle kan det være nødvendig med en tilpassing av problemstillingene før bestilling av prosjekter iverksettes. 3.1.1 Praksis og system for eierstyring Ved eierskapskontroll ser revisor på kommunens overordnede eierstyring. Eierskapskontroll kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av kommunens eierskapsstrategi, etterlevelse av kommunens eierskapsmelding, etterlevelse og fokus på forvaltningslovens og kommunelovens bestemmelser om habilitet og hvorvidt dialogen mellom kommunestyret og eierrepresentantene er tilfredsstillende. 3.1.3 Orkdal Energi AS Selskapets formål er produksjon, overføring og omsetning av energi. Selskapet skal drives på sunn forretningsmessig basis med vekt på langsiktig verdiskapning, og med fokus på miljøvennlig ressursutnyttelse. Selskapet er heleid av Orkdal kommune, utgjør en svært stor investering for Orkdal kommune og har stor innvirkning på kommuneøkonomien. Selskapet er også vurdert som viktig i Orkdal kommunes strategier. Selskapet er organisert som aksjeselskap. I henhold til Orkdal kommunes eierstratergi fra 2009, er det et mål at kommunen som eier har folkevalgte eller ansatte i administrasjonen i styreverv. Denne målsetning kan medføre at det blir vanskeligere å oppnå andre mål kommunen har for selskapet på grunn av forvaltningslovens habilitetsregler. Kommunen bør utøve sitt eierskap i generalforsamlingen og ikke gjennom folkevalgte som sitter i styret som automatisk blir inhabil i kommunestyrets behandling i saker som vedrører selskapet. Det samme gjelder for ansatte i administrasjonen som blir inhabile til å tilrettelegge for vedtak og fatte vedtak. Ved kjøp av tjenester, tilskudd eller overføringer fra kommunen og selskapet, vil regelverket med forbud mot offentlig støtte kunne gjøres gjeldende. Graden av risiko er derfor avhengig av Orkdal kommunes fokus på overnevnte faktorer. Omdømme: Som Orkdals viktigste bedrift vil økonomiske resultater, styring og/eller tjenestene påvirke kommunens omdømme i stor grad. I all hovedsak har bedriften 6