Hovedprosjekt i informasjonsteknologi våren 2014 Oslo 22.01.2014 Gruppe 32 - Erik M. Forsman, Lars H. Nordli og Simen A. Hansen Forprosjektrapport Presentasjon Tittel: Definisjon: Gruppemedlemmer: Meso PDF Meso PDF er en web applikasjon som skal håndtere PDF dokumenter, fortrinnsvis kjøpskontrakter som skal fylles inn, og proseseres via web. Tjenesten skal laste inn eksisterende PDF dokumenter og gjenkjenne hvilke posisjoner som kan fylles ut og generere opp en rekke input felter i webtjenesten som skal kunne fylles ut direkte derfra. Oppdragsgiver skal så kunne koble opp disse skjemaene mot ny eller eksisterende kunde. Tjenesten skal også kunne lagre PDF ene som et arkiv i skyen. Erik Maximillian Forsman Lars Henrik Nordli Simen André Hansen Gruppenummer: 32 Oppdragsgiver: Kontaktperson hos oppdragsgiver: Intern veileder: Meso Capital Markets Investeringsrådgiver Lasse Bøe 451 79 539 lb@mesocm.no Høgskolelektor Yngve Lindsjørn yngve.lindsjorn@hioa.no 1
Sammendrag Per i dag fyller oppdragsgiver ut flere skjemaer hver eneste arbeidsdag. Imidlertid blir dette gjort på utskrevet papir og for hånd. For å effektivisere og forenkle prosessen med å fylle ut og ha et digitalt arkiv over disse skjemaene, ønsker oppdragsgiver en web applikasjon som gjør dette. Web applikasjonen skal først lede brukeren (de ansatte) til en side hvor han/hun skal logge inn, for så å ha valget mellom hvilke handlinger som skal gjøres (deriblant kjøpe, selge, kjøpe og selge ) og skal ut fra valgt handling få muligheten til å fylle ut de skjemaene som hører til. Brukeren skal så kunne velge å knytte skjemaet til eksisterende kunde eller å opprette ny kunde. Ved å velge eller opprette kunde skal skjemaene fylles ut med gitt kundeinformasjon og eventuelle spesialfelter skal også kunne fylles ut i nåværende steg. De utfylte skjemaene og knytningen til kunde lagres i en database for arkivering ( i skyen ), og skal så kunne skrives ut, sendes på e post, lagres på disk og eventuelle andre handlinger oppdragsgiver ser nyttig. Innloggingen gir en oversikt over hvem som har fylt ut hvilke dokumenter og hvem som er ansvarlig for kundeforhold. Brukere vil ha roller som bestemmer graden innsyn og handlinger brukeren kan utføre (opprette, slette, se osv.). Når brukeren laster opp et nytt skjema skal skjemaet analyseres og opprettes som mal, samt legges inn i en database for utfylling. Web applikasjonen skal idéelt være mulig å bruke på desktop maskiner, smarttelefoner og nettbrett, men vil som høyeste prioritet bli utviklet for desktop maskiner. Dagens situasjon Etter et møte med oppdragsgiver 21.01.2014 fikk vi flere nye krav og ønsker fra oppdragsgiver, som endret vårt tenkte bruksmønster. Oppdragsgiver arbeider i dag handlingsbasert, og vil ut fra handlingen ha flere skjemaer som tilsammen utgjør en kontrakt mellom kunden og oppdragsgiver til forskjell fra ett dokument (kontrakt) per kunde. Dermed må vårt tenkte system oppdateres og endres etter oppdragsgivers nye ønsker. Oppdragsgiver hadde også et ønske om en mer helhetlig portalløsning der blant annet møtekalender, kundestatus og notater ved korrespondanse og lokal lagring av kundeforhold er ny funksjonalitet fra tiltenkt system. Vi vil sette opp en liste med all funksjonalitet og prioritere disse for å kunne gi oppdragsgiver et best mulig system i forhold til tiden vi har til rådighet. 2
Status per i dag er at vi har satt opp de forskjellige verktøyene og tjenestene vi skal benytte i utviklingen og gjort alt klart for konkret arbeid på oppgaven og løse de målene som er satt. Vi har 1 blant annet opprettet private grupper på GitHub hvor rammeverket Laravel er implementert (installert på maskin hos hver enkelt gruppemedlem), Trello, Google Drive og Dropbox. Vi har også fastsatt ukentlige møter på mandager innad i gruppen som avslutter og starter en ny sprint. Vi har, som tidligere nevnt, møtt oppdragsgiver og fått mer generell innsikt i hva oppdragsgiver ønsker og tenker seg utover det vi tidligere avtalte per e post. Vi har her fått klarhet i hva slags webserver/webhotell de har tilgjengelig og vil arbeide videre med den nye kunnskapen vi har fått. Vi tenker oss at vi etter dette har mer grunnlag for å utarbeide spørreundersøkelser, eventuelt intervjuer for å finne ut hvordan løsningen kan møte oppdragsgivers forventninger og i tillegg være mest mulig brukervennlig. Ut i fra dette kan vi igjen lage user stories og videre kravspesifikasjon for prosjektet sammen med oppdragsgiver. Når dette er på plass kan vi lage videre mer konkrete punkter for vårt SCRUM brett (i Trello) og ta fatt i produksjonen av det faktiske produktet. Vi har jobbet med et designutkast for brukergrensesnittet slik at vi før det første møtet hadde et utkast som vi kunne få tilbakemelding(er) på fra oppdragsgiver. I tillegg har vi begynt å sette opp de foreløpige sikkerhetsmekanismene/ metodene rundt innlogging og filer, samt å sette opp rammeverk. 1 PHP rammeverk for blant annet MVC arktitektur http://laravel.com/ 3
Mål, utfordringer og løsninger # Mål Utfordring Løsning(er) 1 Sikker autentisering av brukere. 2 Sikre utfylte PDF filer for kun autoriserte brukere. 3 Sikker opplasting av og utfylling på PDF filer. Sikre tilgang til brukergrensesnittet og innhold kun for autoriserte brukere. Lage en løsning slik at PDF filene ikke kan akssesseres av andre enn autoriserte brukere. Laste opp filer og fylle ut filer som skal lagres på server uten at dette kan fanges opp av ikke autentiserte personer. Hashe passord Benytte hashet epostadresse som salt. Blokkering etter x antall feilinnlogginger med gjenoppretting via epost. Lagre filene i en mappe hvor filer ikke kan aksesseres direkte. Vise filene kun via visningsklasser med autoriseringsmekanismer. Hashe overføringer både av opplastinger og informasjon som skal fylles inn i filene. 4 Analysere og muliggjøre endring av PDF filer. Analysering av nyopplastede filer for å muliggjøre utfylling av innfyllingsfelter og lagre dette for eventuell gjenbruk. Kombinere pdf manipulator/ rammeverk for å hente ut innfyllingsfelter. Mulliggjøre innfylling av innfyllingsfeltene via HTML forms. Lagre mal i database. 5 Lagre sensitiv informasjon Følge regler datatilsynet (eller andre statlige organer som har retningslinjer rundt dette) har satt for lagring av slik informasjon. 6 Kompleks nok database Utvikle en så kompleks og dynamisk database at dette ikke vil sette en stopper for oppdraggivers ønske om funksjonalitet. Benytte kryptering og lagringsmetoder som sikrer innholdet på en tilstrekkelig måte. Få tilsendt eksempler på kontrakter slik at vi har noe konkret å jobbe med, samt sette opp databasen slik at det kan utvikles med tanke at et skjema har et ukjent antall punkter 4
Generelt om mål: I første omgang har vi satt opp målene som kommer innenfor PDF filen av prosjektet som vi prioriterer først. Vi har i denne forbindelse satt opp de punktene vi anser som viktigst i denne sammenheng. Den største utfordringen i dette prosjektet er å utvikle et generisk analyseverktøy (ref. punkt 4) som gjør det mulig for brukere å laste opp nye PDF filer som i etterkant av denne prosessen vil være klar for utfylling uten manuell med /påvirkning fra bruker. Basert på den bakgrunnskunnskapen vi har er vi ikke sikre på hvordan vi, rent konkret, skal muliggjøre dette med tanke på restriksjoner i PDF formatet og om vi eventuelt må benytte lisensbelagte rammeverk og programvare for å muliggjøre dette. De fem hovedpunktene ovenfor er det vi i forkant betrakter som de mest utfordrende punktene i prosjektet. Utover dette har vi også (med vår bakgrunnskunnskap) mer trivielle mål som blant annet gjelder: Lagring/opprettelse av bedrifter og bedriftsinformasjon Utvikle et brukervennlig og ryddig design. Implementere forskjellige tilgangsnivåer for hvem som skal se og gjøre hva. Adminbruker(e) som har tilgang til å legge til nye brukere. Valg om utfylt skjema skal mailes/printes 5
Rammebetingelser Programmeringsspråk: HTML5 CSS3 JavaScript / JQuery PHP5 PHP rammeverket Laravel (http://laravel.com/) LESS (http://www.lesscss.org/) MySQL Verktøy: Netbeans IDE Git / Github Adobe Photoshop CS5 Adobe Acrobat Reader Pro Dia WAMP/LAMP Trello (https://trello.com/) Utviklingsmetode For å ha oversikt over alle arbeidsoppgaver og oversikt over hvem som skal og gjør hva har vi tenkt å benytte Scrum utvikling med Trello (se Rammebetingelser ) som hjelpemiddel for å holde oversikt over fremgangen i prosjektet. Trello gjør det mulig for oss å benytte et brett for hele prosjektet hvor vi etablerer hovedpunkter for prosjektet som i sin tid har mer spesifikke oppgaver som må fylles for å dekke hovedpunktet. Etter overnevnte første møte med oppdragsgiver vil vi videre sette opp en prioriteringsliste som oppdragsgiver også skal være med på å sortere. Dette vil vi i sin tur sette opp en kravspesifikasjon basert på hva vi anser som gjennomførbart og hvor lang tid vi anslår de forskjellige punktene tar å utvikle. 6
Deretter skal vi planlegge utviklingen og sette opp hovedpunkter og underpunkter for prosjektet ut fra kravspesifikasjonen. Det vil også kunne bli lagt til flere punkter senere ved hvert oppsummeringsmøte som vi, gruppemedlemmene, holder én gang i uken. Her gis det også oppgaver til hver av gruppemedlemmene som skal utføres frem til neste oppsummeringsmøte (en sprint). Virkninger for oppdragsgiver For oppdragsgiver vil en fungerende løsning som fyller målene ovenfor effektivisere og forenkle arbeideidet mot eksisterende og potensielle kunder. Imidlertid vil heldigitalisering gjøre det enda enklere for oppdragsgiver, og å kunne få satt opp en USB signering vil være til stor hjelp i dette. Til og med uten dette vil løsningen uansett effektivisere strukturen på kunder og kontrakter, samt minske manuelt arbeid som utfylling, scanning og kopiering. Om også en portal løsning lar seg gjøre innenfor tidsrammen (ikke kartlagt enda) vil dette gjøre det mulig for oppdragsgiver å kvitte seg med eksisterende løsninger de ikke er tilfredse med. Konklusjon Etter møtet med oppdragsgiver har vi fått et mye bedre bilde av hva de ønsker i den ferdige løsningen. Vi føler hovedmålene som er satt vil dekke delen for kontrakter i PDF løsning som vi vil utvikle i første omgang. På grunn av at vi er noe usikre på tidsaspektet med tanke på et nytt rammeverk, generisk behandling av PDF filer samt å ta hensyn til personvern kan det være at vi ikke vil ha tid til en Portal løsning som oppdragsgiver ønsker. Dette vil vi først ha klart for oss etter at vi har satt opp en prioriteringsliste hvor vi evaluerer tiden hver faktor i prosjektet vil ta. 7