RETNINGSLINJER FOR STYREARBEID I VESTSKRENTEN BORETTSLAG Fastsatt på styremøte 24.09.2014. Retningslinjene erstatter retningslinjer vedtatt på styremøte 20.09.2012. 1. Formålet med retningslinjene. Styret skal lede borettslaget i samsvar med lov om borettslag, vedtektene for Vestskrenten borettslag, husordensreglene og god forvaltningsskikk. Formålet med retningslinjene er å etablere gode rutiner for styrearbeidet og klargjøre de krav som stilles til styrets medlemmer. Retningslinjene er ikke bindende, men skal være en veileder og støtte for styremedlemmenes utøvelse av sine verv. Retningslinjene skal være et levende dokument som kan endres ved styrevedtak. Alle som deltar i styrearbeidet oppfordres til å foreslå endringer etter hvert som styret vinner erfaring. 2. Valgkomiteen Valgkomiteen er valgt av, og rapporterer til, generalforsamlingen, og fastsetter selv nødvendige retningslinjer for sitt arbeid. 3. Forvalteransvar for fellesmidler. På vegne av beboerne forvalter styret store økonomiske verdier i form av bygninger, tomter, penger og andre eiendeler. Styrets arbeid har stor velferdsmessig og økonomisk betydning for beboerne. Alle utbetalinger skal være hjemlet i styrevedtak. 4. Organisering Styremøter gjennomføres vanligvis en gang hver måned, bortsett fra i juli. Ved behov kan styret møtes oftere. Så langt det er mulig skal styremøtene konsentrere seg om prinsipielle spørsmål og langsiktig planlegging. Styreleder setter opp saksliste og kaller inn til styremøter. Styremøtene skal normalt ikke vare mer enn to timer. På styremøtene deltar styremedlemmer og varamedlemmer, og så langt det er mulig avgjøres sakene ved enighet. Dersom det er nødvendig med avstemning er det de faste styremedlemmene som har stemmerett. Dersom et eller flere faste styremedlemmer har forfall, tiltrer varamedlemmene i den rekkefølge de ble valgt. Styrets vedtak fattes med alminnelig flertall på formelle styremøter der alle styremedlemmene har blitt innkalt. Styret beslutter hvem som skal være saksansvarlig for de enkelte saker, og fastsetter hvilken fullmakt den enkelte har til å treffe beslutninger på vegne av
2 styret. Ved behov kan styret gjennomføre uformelle heldagsmøter, vanligvis for å drøfte arbeidsmåten i styret eller mer langsiktige utfordringer. Rutinespørsmål kan avgjøres av den saksansvarlige i styret, eller av et arbeidsutvalg (AU) bestående av leder, nestleder og ett styremedlem. AU møtes vanligvis ca. to uker før de ordinære styremøtene. Ved behov kan den saksansvarlige drøfte saker med andre styremedlemmer eller ta saken opp med AU. 5. Personlig adferd. Styremedlemmene representerer borettslaget. Den personlige adferd i utøvelsen av vervet og i sammenhenger som av andre naturlig kan knyttes til utøvelsen av vervet, må derfor ta hensyn til dette. Styremedlemmene må opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med, andelseiere/beboere, ansatte, leverandører, offentlige myndigheter og andre. 6. Styremedlemmenes lojalitet til borettslaget. Når styremedlemmer på vegne av borettslaget opptrer i offentlige sammenhenger, i forhold til massemedia m.v., er det av stor betydning at borettslaget og bomiljøet omtales på en måte som ikke er egnet til å skade laget, strøket eller bomiljøet. 7. Styremedlemmenes lojalitet til styret For å sikre en fri og god meningsutveksling i styrets arbeid, skal styremedlemmene ikke uttale seg om diskusjonene i styret. Når beslutning er fattet, står styret kollektivt bak beslutningen. Dersom et styremedlem ikke kan akseptere en flertallsbeslutning, skal dette dokumenteres ved en protokolltilførsel. 8. Styremedlemmenes habilitet. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saker der vedkommende har en personlig eller økonomisk særinteresse, jf. lov om borettslag 8-14. Det samme gjelder når det foreligger slike forhold for styremedlemmets nære slektninger. Det er styremedlemmet selv som har ansvaret for sin egen habilitet og plikter å si fra dersom det kan foreligge grunn til å reise spørsmål ved denne. Dersom et styremedlem fratrer i behandlingen av en sak på grunn av inhabilitet, skal dette anføres i protokollen under vedkommende sak. 9. Taushetsplikt og innsynsrett. Styremedlemmene har taushetsplikt om det de i forbindelse med virksomheten i borettslaget får vite om noens personlige forhold. Taushetsplikten kan ikke påberopes for å beskytte egne interesser eller hindre andelseiernes innsynsrett i styrets arbeid på generalforsamling, innenfor reglene om taushetsplikt i lov om
3 borettslag 13-1. Styrets protokoller kan inneholde opplysninger om beboeres personlige forhold og skal derfor ikke offentliggjøres. Styret skal gjennom rundskriv, informasjon på hjemmesidene og på andre hensiktsmessige måter holde beboerne informert om styrets arbeid og beslutninger. 10. Styremedlemmenes godtgjørelse Styremedlemmene honoreres for sin innsats og resultater gjennom generalforsamlingens fastsettelse av styrehonorar. Fordelingen av honoraret foretas av styret basert på ansvar, arbeidsmengde og innsats. Dersom det er nødvendig for styremedlemmer å ta fri fra lønnet arbeid for å delta i møter, kurs eller utføre arbeid for borettslaget, kan dokumentert tapt arbeidsfortjeneste erstattes. Styremedlemmene skal ivareta borettslagets interesser og kan som tillitsvalgte for laget ikke ta imot godtgjørelse for arbeid knyttet til lagets virksomhet i form av penger eller på annen måte fra andre enn laget, jf. også lov om borettslag 8-4. Styremedlemmene kan ikke betinge seg selv eller gi andre særfordeler eller særbehandling (bestikkelser, smøring). Ved møter og arrangementer som varer utover 4 timer bør faktisk kostnad til bevertning ikke overstige et nivå som tilsvarer statens satser for diettgodtgjørelse. Kostnader forbundet med styrets møtevirksomhet skal fremgå av særskilt konto i lagets regnskap. 11. Dekning av styremedlemmenes utgifter Styret benytter seg i stor grad av internettbaserte tjenester i sitt arbeid. Styremedlemmer som ikke får dekket dette på annen måte, får derfor dekket nødvendige utgifter til bredbåndsabonnement etter regning. Denne godtgjørelsen er skattepliktig. Styremedlemmer og andre som har hatt utgifter eller har lagt ut penger på vegne av borettslaget, får dette dekket etter regning. Reiseutgifter innenfor Oslo dekkes normalt ikke. 12. Bruk av anbud/tilbud - effektiv ressursbruk. For å sikre effektiv ressursbruk skal styret i størst mulig grad benytte anbud/tilbud ved utførelse av arbeid eller oppdrag for laget. For løpende oppdrag eller arbeider som utgjør større beløp bør dette alltid skje. 13. Attestasjon og anvisning av faktura. Bruk av kontantutbetalinger. Alle fakturaer behandles elektronisk på Styrerommet.net. Faktura som mottas på papir eller e-post, sendes forvaltningskonsulenten for elektronisk registrering. Styreleder, eller i hans fravær nestleder, fordeler mottatte fakturaer til
4 saksansvarlig styremedlem for attestering, før fakturaen godkjennes. Attestasjon er en bekreftelse på at varen/tjenesten er mottatt i samsvar med bestilling og at pris og andre forhold er i henhold til avtale. Anvisning er en godkjennelse av at kostnaden gjelder laget og kan utbetales. Attestasjon og anvisning kan ikke utføres av samme person. Lagets leder/nestleder og ytterligere ett styremedlem har anvisningsrett. Attestasjon og anvisning skal foretas ved at det signeres med fullt navn, ikke med initialer. Ved dekning av utgifter for styremedlemmer eller andre i laget, nyttes refusjonsskjema vedlagt nødvendig dokumentasjon. Refusjonsskjemaet attesteres og anvises før det sendes forvaltningskonsulenten for utbetaling. Ingen kan attestere eller anvise for utbetalinger til seg selv. Kontantutbetalinger nyttes ikke. 14. Henvendelser til styret Styret mottar henvendelser pr brev, e-post, telefon eller ved muntlige henvendelser til det enkelte styremedlem. Alle henvendelser til styret skal behandles seriøst og besvares så raskt som mulig. Muntlige henvendelser kan besvares på stedet dersom det dreier seg om rene faktaopplysninger. Dersom henvendelsen krever behandling i styret, eller hvis svaret kan forplikte styret i fremtiden, skal den som får henvendelsen be om at den leveres som e-post til styret@vestskrenten.no eller skriftlig i styrets postkasse utenfor styrerommet. Brev kan også sendes til lagets offisielle adresse i OBOS. 15. E-post til styret E-post til styret blir i første omgang behandlet av nestleder etter følgende rutine: Dersom nestleder har den informasjonen som trenges, besvares henvendelsen, med gjenpart til saksansvarlig og styreleder til informasjon Dersom saken ikke kan besvares direkte, sendes den til saksansvarlig, med gjenpart til styreleder. Saksansvarlig vurderer om det skal opprettes en ny sak i Prosjektplassen, eller om henvendelsen hører hjemme under en eksisterende sak. Nestleder sender alltid svar til avsender der det fremgår hva som vil bli gjort med saken 16. Brev til styret Henvendelser til styret som legges i postkassen utenfor styrerommet hentes av styreleder eller et styremedlem. Henvendelsen skannes av styreleder og fordeles til saksansvarlig.
5 Brev som sendes til den offisielle adressen i OBOS, skannes av forvaltningskonsulenten, sendes som e-post til styret og fordeles som annen e- post. 17. Telefonhenvendelser Telefonhenvendelser til styrets mobiltelefon besvares av styreleder, som også avgjør om det skal opprettes sak i Prosjektplassen, og evt fordeler saken til saksansvarlig. 18. Saksbehandling All saksbehandling, enten saken avgjøres av saksansvarlig, eller i styremøte, skal dokumenteres under saker i Prosjektplassen. Alle saker som gjelder andelseiere/beboere skal identifiseres i sammendrag med: Bolignummer (BnrXXXX) Adresse Etternavn Stikkord om saken (Eksempel: Bnr2010 Nordåssløyfa 8 Falck Varmtvann) Andre saker identifiseres med egnete og søkbare stikkord, f. eks. brannvern, utelys osv. Når saken er ferdigbehandlet, skal det skrives inn en merknad om hva som er gjort og vedtak som er fattet, før saken avsluttes. 19. Svar Alle henvendelser skal i prinsippet besvares på den måten de kom, telefonhenvendelser kan besvares pr telefon, e-poster besvares med e-post, brev besvares med brev. Svar/avgjørelser av generell art kan gis i rundskriv, mens enkeltavgjørelser som blir tatt i styret normalt besvares med brev fra styret gjennom forvaltningskonsulenten eller pr-epost, avhengig av sakens art. 20. Naboklager Styret kan i prinsippet bare behandle naboklager som gjelder brudd på vedtekter eller husordensregler. Styret bør i størst mulig grad unngå å involvere seg i nabokrangler som skyldes uvennskap eller lignende. Naboklager bør søkes løst på et så lavt nivå som mulig, og før styret tar opp en sak skal klageren oppfordres til å prøve å løse konflikten i samarbeid med den det klages på. For å unngå at deler av styret blir inhabile i den aktuelle saken, bør styremedlemmene ikke påta seg å megle i nabokonflikter. Naboklager må fremsettes skriftlig i brev eller e-post og være undertegnet med fullt navn på klageren. Klagen må inneholde opplysninger om:
6 Hva det klages på, med angivelse av tid og sted, evt vitner eller annen dokumentasjon på forholdet Hvilke bestemmelser i vedtekter eller husordensregler som er berørt Hva som er gjort for å løse konflikten Forslag til løsning. Dersom styret beslutter å behandle klagen, skal klageren gjøres oppmerksom på at den det klages på vil få anledning til å uttale seg om klagen, uten at det blir opplyst hvem som har klaget. Styret skal så langt det er mulig tilstrebe en minnelig løsning. Dersom klagen gjelder truende oppførsel, hærverk e.l., skal klageren oppfordres til å anmelde saken til politiet. Dersom forholdet er så alvorlig at det kan bli aktuelt med salgspålegg og krav om fravikelse iht vedtektene pkt 7-2 og 7-3, jf. borettslagsloven 5-22 og 5-23, skal det alltid innhentes råd fra OBOS advokater før styret fatter sin beslutning. Avgjørelser i klagesaker skal normalt gis skriftlig gjennom forvaltningskonsulenten.