Saksliste for årsmøtet Tromsøstudentenes Idrettslag 2010 3. Mars 2010 kl. 16.30 Auditorium 2, Teorifagbygget, UiT Hovedstyret
Velkommen 2 Sak 1 Godkjenning av innkalling og dagsorden 2 Sak 2 Godkjenning av stemmeberettige 2 Sak 3 Godkjenning av forretningsorden 2 Sak 4 Konstituering 2 Sak 5 Undergrupper -godkjenninger 2 5.1 Årsmeldinger 2 5.2 Regnskap 2 5.3 Budsjett 3 Sak 6 Hovedstyret - godkjenninger 3 6.1 Årsmelding fra Hovedstyret 3 6.2 Regnskap for Hovedstyret 3 6.3 Budsjett for Hovedstyret 3 Sak 7 Organisasjon 3 7.1 Fordeling av treningstider 3 7.2 Kjøp av matter til bomberommet 3 7.3 Naustfondet brukes til utbygging av Kraft 3 7.4 Søknad om opptak som undergruppe: TSI Basketak 3 7.5 Opprettelse av trimgruppe: TSI Futsal 4 7.6 Opprettelse av trimgruppe: TSI Turn 4 Sak 8 Valg 4 8.1 Valg av nytt Hovedstyre 4 8.2 Valg av to Revisorer 4 Sak 9 Eventuelt 4 1
Velkommen Leder ønsker velkommen til årsmøte Sak 1 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og saksliste godkjennes Sak 2 Godkjenning av stemmeberettige Fremmøtte representanter med gyldig legitimasjon og betalt TSI- medlemskap godkjennes som stemmeberettigede etter 4 i Lover for TSI. Sak 3 Godkjenning av forretningsorden Forslag til vedtak Ordet forlanges ved handsopprekning Ingen får ordet mer enn tre ganger per sak Tre minutter taletid første gang, ett minutt andre og tredje gang Dirigenten kan foreslå forkortet taletid og strek Forslag kan bare fremmes i saker som står på sakslisten, skriftlig og før strek er satt Vedtak og valg avgjøres ved stemmetall slik loven sier Blanke stemmesedler teller ikke og regnes ikke som avgitt Sak 4 Konstituering Valg av funksjonærer til årsmøte Dirigent: Sekretærer: Unnur Olafsdottir og Liva Helleland Protokollunderskriver I: Marit Eidissen Protokollunderskriver II: Marte Collin Sak 5 Undergrupper -godkjenninger 5.1 Årsmeldinger Forslag til vedtak Årsmeldinger for 2009 fra undergruppene godkjennes 5.2 Regnskap Forslag til vedtak Regnskap for Undergruppene for 2009 godkjennes 2
5.3 Budsjett Forslag til vedtak Budsjettene for Undergruppene for 2010 godkjennes Sak 6 Hovedstyret - godkjenninger 6.1 Årsmelding fra Hovedstyret Årsmelding for 2009 godkjennes med eventuelle endringer 6.2 Regnskap for Hovedstyret Forslag til vedtak Regnskap for 2009 godkjennes 6.3 Budsjett for Hovedstyret Forslag til vedtak Budsjettet for TSI Hovedstyret for 2009 godkjennes Sak 7 Organisasjon 7.1 Fordeling av treningstider I slutten av høstseesteret skal Hovedstyret gjennomgå treningstidene på nytt og tildelingene kan endres. Hovedstyret kan I samme prosess frata undergrupper som har mindre enn ti registrerte medlemmer treningstidene. 7.2 Kjøp av matter til bomberommet Aikido, Judo og Basketak trener i dag i bomberommet. Judo har sendt inn søknad om støtte til matter. Søknaden invilges. 7.3 Naustfondet brukes til utbygging av Kraft Det er meldt inn forslag om å bruke Naustfondet til utbygging av Kraft og kampsportrom. Vi beholder naustfondet slik det er i dag. 7.4 Søknad om opptak som undergruppe: TSI Basketak Se vedlagt søknad TSI Basketak tas opp som undergruppe 3
7.5 Opprettelse av trimgruppe: TSI Futsal TSI Futsal tas opp som trimgruppe 7.6 Opprettelse av trimgruppe: TSI Turn TSI Turn tas opp som trimgruppe Sak 8 Valg 8.1 Valg av nytt Hovedstyre Det velges leder, nestleder, kasserer, kontoransvarlig og tre styremedlemmer og to vara. 8.2 Valg av to Revisorer Marte Collin og Tone Heimlund velges til revisorer. Sak 9 Eventuelt 4
Vedlegg Til sak 7.3 søknad om mattelag 5
6
Søknad opptak til undergruppe i TSI fra Basketak TSI Basketak søker herved om å bli tatt opp som undergruppe i TSI. Årsmelding TSI Basketak Tillitsvalgte i perioden Leder: Jon-Atle Larsen Nestleder: Ståle Kjeldsen Kasserer: Eirin Gausvik Lie Sekretær: Harald Einarsson Styremedlem: Lars-Robert Helander Trenere: Hovedtrener: Jon-Atle Larsen Hjelpetrener: Lars-Robert Helander Medlemmer pr 31.01.10 16 stk Aktivitet/arrangementer Jon-Atle var på 6 ukers treningsopphold i USA. Trening hos 6 av USAs beste kampsportklubber resulterte i mange nye ideer for videreutvikling av trening her hjemme. Opprettet klubbavtale med fighter og xtremesport for rabatt på bestilling av utstyr. Kickbokser Gudjon Omar Gudjonsson var innom som gjesteinstruktør. Klubben fikk endelig utstyr. Eirin Gausvik Lie deltok på aktivitetshelg i Oslo ved Norges idrettsforbund. 7
De medlemmene som ønsket fikk kjøpe personlig utstyr gjennom Jon-Atle fra USA for å unngå toll og moms. Opprettet samarbeid med Tromsø bryteklubb, slik at de som ønsker kan trene hos de på Fløya hver tirsdag og torsdag. Hatt kampkvelder hos medlemmer hvor vi har samlet oss for å se kamper. Framdriftplan Medlemmer reiser i månedsskiftet mars/april til Skellefteå, Sverige for å delta på turnering i grappling, og eventuelt trening hos lokal klubb. Prøve å opprette samarbeid med kickboksingklubb for gradering slik at vi kan delta på kickboksing-arrangement. Leie inn instruktør for seminar, hvor vi inviterer andre interesserte utøvere fra kampsportmiljøet i Tromsø Jon-Atle reiser på 2 mnd treningsopphold til Thailand for stadig videreutvikling. Bestilling av mer utstyr til klubben. Utstyrsliste 5 par thaipads 10 hoppetau 1 medisinball 4 hjelmer 4 par hansker 1 timer 2 ruller sportstape 8
Regnskap Inntekter Oppstartsmidler TSI Oppstartsmidler NSI Medlemskontigent (16 x 200 kr) Totalt 5000 kr 8000 kr 3200 kr 16 200 kr Utgifter Utstyr Fighter Utstyr Xtremesport Totalt 4339 kr 4437 kr 8776 kr Inntekter utgifter = 7424 kr Regnskapet er ikke særlig stort, da vi akkurat er kommet i gang, derfor er det ikke vanskelig å holde oversikt. Eneste utgiftene vi har hatt er utstyret vi har bestilt, og vi har foreløpig ikke andre inntekter enn tilskudd og medlemsavgift. 9
Budsjett 2010 Inntekter Medlemsavgifter Tilskudd TSI Tilskudd NSI Seminaravgift Egenandel konkurranser Totalt 4000 kr 8000 kr 8000 kr 7500 kr 2000 kr 29 500 kr Utgifter Seminarer Utstyr Konkurranser Sosiale sammenkomster Totalt 15 000 kr 5000 kr 5000 kr 1000 kr 26 000 kr Inntekter utgifter = 3500 kr I tillegg vil vi prøve å få til dugnader om det dukker opp muligheter. Vi vil trenge litt mer utstyr i tillegg til det vi har bestilt, da vi fortsatt opplever og ikke ha nok utstyr til alle på treningene. Per i dag har vi nok til at 10 stk trener, men må nok utvide til 15 stk for å være sikker på at noen ikke blir stående å se på. Vi er også interessert i å invitere andre instruktører for å gjesteinstruere. Blant annet for å få nytt treningsmateriale, promotere klubben, og inspirere medlemmene. 10
Lover Vedtatt den 18. februar 1999. Godkjent av Troms Idrettskrets 24.03.99. 1 FORMÅL Laget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Lagets formål er å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund. 2 FORBUND Idrettslaget er medlem av Norges Idrettsforbund gjennom Troms Idrettskrets. Laget er medlem av Norske Studenters Idrettsforbund og de særforbund som lagets årsmøte bestemmer. Laget hører hjemme i Tromsø kommune og er medlem av Idrettsrådet i kommunen. 3 MEDLEMMER Alle som lover å overholde lagets lover og overordnedes idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli opptatt som medlem. Minst 75% av medlemmene skal studere ved norsk universitet, høgskole eller likeverdig lærested. Unntatt fra denne bestemmelsen er æresmedlemmer og livsvarige medlemmer. Laget rekrutterer sine medlemmer primært fra Universitetet og Høgskoler i Tromsø som ligger i Tromsø kommune. Forøvrig plikter ethvert medlem å overholde Norges Idrettsforbunds, dets organisasjonsledd og medlemmers, samt lagets lover og bestemmelser. En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd og medlemmer i NIF er gjort opp. Medlemsskap i laget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt. 4 STEMMERETT OG VALGBARHET For å ha stemmerett på lagets møter må et medlem ha fylt 15 år, ha vært medlem i minst 1 måned, og ikke skylde laget kontingent. Alle medlemmer som har stemmerett og som ikke er arbeidstaker i laget, er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i overordnet idrettsorganisasjon. 5 KONTINGENT Kontingenten fastsettes av årsmøte og betales forskuddsvis. Medlemmer som skylder kontingent for mer enn et år, har ikke stemmerett eller andre rettigheter, og kan av styret strykes som medlem i laget. Strykes et medlem kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. 6 TILLITSVALGTES GODTGJØRELSE Tillitsvalgte kan motta et rimelig honorar for sitt arbeid, samt refusjon for faktiske utgifter, inkludert tapt arbeidsfortjeneste. Utgifter til godtgjørelse og refusjon for faktiske utgifter skal fremgå av lagets budsjett og regnskap. 7 INHABILITET For lagets tillitsvalgte, oppnevnte tillitspersoner og ansatte, gjelder NIFs inhabilitetsregler, jfr. NIFs lov 2-7. 11
8 STRAFFESAKER For alle straffesaker gjelder NIFs lov kapittel 11 (NIFs straffebestemmelser). 9 ÅRSMØTE Lagets høyeste myndighet er årsmøtet som avholdes hvert år i februar måned. Årsmøtet innkalles av styret med minst 1 måneds varsel, direkte til medlemmene eller ved kunngjøring i pressen. Forslag som skal behandles på årsmøtet må være sendt til styret senest 2 uker før årsmøtet. Fullstendig saksliste må være tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Alle lagets medlemmer har adgang til årsmøtet. Årsmøtet kan invitere andre personer og/eller media til å være tilstede. Årsmøtet er vedtaksfør med det antall stemmeberettigede medlemmer som møter. Ingen har mer enn en stemme, og stemmegivning kan ikke skje ved fullmakt. På årsmøtet kan ikke behandles forslag om lovendring som ikke er oppført på saklisten. Andre saker kan behandles og avgjøres når 2/3 av de fremmøtte krever det. Slik beslutning kan bare tas i forbindelse med vedtak om godkjenning av sakliste. 10 LEDELSE AV ÅRSMØTET Årsmøtet ledes av dirigent. Dirigenten behøver ikke å være medlem av laget. 11 STEMMEGIVNING PÅ ÅRSMØTET Med mindre annet er bestemt skal et vedtak for å være gyldig være truffet med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer skal ansees som ikke avgitt. Valg foregår skriftlig hvis det foreligger mer enn et forslag. Bare foreslåtte kandidater kan føres opp på stemmeseddelen. Skal flere velges ved samme avstemning, må stemmeseddelen inneholde det antall forskjellige kandidater som det skal velges ved vedkommende avstemning. Stemmesedler som er blanke eller som inneholder ikke foreslåtte kandidater, eller et annet antall kandidater enn det som skal velges, teller ikke og stemmene anses som ikke avgitt. Når et valg foregår enkeltvis og en kandidat ikke oppnår mer enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas bundet omvalg mellom de to kandidater som har oppnådd flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Når det ved valg skal velges flere ved en avstemming, må alle, må alle for å anses valgt ha mer enn halvparten av de avgitte stemmer. Dette gjelder ikke ved valg av vararepresentanter. Hvis ikke tilstrekkelig menge kandidater har oppnådd dette i første omgang, anses de valgt som har fått mer enn halvparten av stemmene. Det foretas så bundet omvalg mellom de øvrige kandidater, og etter denne avstemming anses de valgt, som har fått flest stemmer. Er det ved omvalg stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. 12 ÅRSMØTETS OPPGAVER Årsmøtet skal : 1. Behandle årsmeldinger fra hovedstyret og de enkelte undergruppene. 2. Behandle revidert regnskap fra hovedstyret og de enkelte undergruppene. 3. Behandle innkomne forslag. 4. Fastsette kontingent. 5. Vedta hovedstyrets og undergruppenes budsjett. 6. Bestemme lagets organisasjon (jfr. 15) (info. undergrupper) 7. Velge: a) Hovedstyre bestående av leder, nestleder, kasserer og 4 styremedlemmer. 12
b) 2 varamedlemmer til hovedstyret. c) 2 revisorer. Alle personer velges for et år. 13 EKSTRAORDINÆRE ÅRSMØTER Ekstraordinære årsmøter holdes når Hovedstyret eller overordnet idrettsmyndighet bestemmer det eller når minst 1 tredjedel av de stemmeberettigede medlemmene krever det. Det innkalles på samme måte som for ordinære årsmøter, men med minst 14 dagers varsel. Ekstraordinære årsmøter kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen. 14 STYRET Laget ledes av et Hovedstyre som er lagets høyeste myndighet mellom årsmøtene. Hovedstyret består av: Leder, nestleder, kasserer (sekretær) og 4 styremedlemmer med ansvar for hhv. informasjon, sportsarrangementer, sponsorarbeid og region 7 (Nord-Norge). Hovedstyret skal: 1. Iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. 2. Opprette en PR- og sponsorgruppe bestående av kasserer og 2 styremedlemmer. Opprette en aktivitetsgruppe bestående av nestleder og 2 styremedlemmer. 3. Administrere og føre nødvendig kontroll med lagets økonomi i henhold til de for idretten til en hver tid gjeldende instrukser og bestemmelser. 4. Representere laget utad. 5. Vurdere de økonomiske behov innen laget og fordele midlene til de enkelte gruppene etter opptrukne planer og godkjente budsjett. 6. Opprette et arbeidsutvalg (AU) bestående av leder, kasserer og nestleder. AU fungerer som valgkomité. 7. For etter behov øvrig oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide instruks for disse. Hovedstyret skal holde møte når leder bestemmer eller et flertall av medlemmene forlanger det. Styret er vedtaksfør når et flertall av medlemmene er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. 15 GRUPPER/AVDELINGER Laget kan organiseres med avdeling og/eller grupper. Disse kan ledes av oppnevnte tillitspersoner eller av valgte styrer. Lagets årsmøte bestemmer opprettelsen av avdelinger/grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. For avdelinger/gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. 16 LOVENDRING Endringer i denne lov kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på sakslisten, og det kreves to tredjedels flertall av de avgitte stemmer. Lovendringer må godkjennes av Idrettsstyret, og trer ikke i kraft før de er godkjent. 17 kan ikke endres. 17 OPPLØSNING Oppløsning av laget kan bare behandles på ordinært årsmøte. Blir oppløsning vedtatt med to tredjedels flertall, innkalles det til ekstraordinært årsmøte tre mnd. senere. For at laget skal oppløses 13
må vedtaket her gjentas med to tredjedels flertall. Sammenslutning med andre lag ansees ikke som oppløsning av laget. Vedtak om sammenslutning og nødvendig lovendring i tilknytning til disse treffes i samsvar med bestemmelsene om lovendring jfr 16. I tilfelle oppløsning tilfaller lagets eiendeler Norges Idrettsforbund eller formål godkjent av Idrettskretsstyret. Ved oppløsning sendes lagets arkiv til Idrettskretsen. Vedtekter 1 Hovedstyret kan ikke investere over kroner 10.000,- i varer som ikke er oppsatt i budsjettet av Årsmøtet. Hovedstyret kan i særtilfelle kalle sammen lederne for alle undergruppene for samtykke hvis det skal brukes større beløp. 2/3 av de fremmøtte lederne må samtykke for evt. kjøp. 2 Æresmedlemsskap Personer som har gjort en særdeles stor eller langvarig innsats for TSI kan, av årsmøtet, innvilges æresmedlemsskap i TSI. Æresmedlemmer har stemmerett på Årsmøter. 3 Regler for opprettelse m.m. for undergruppene. En undergruppe som er vedtatt opprettet av årsmøtet skal ledes av et styre på tre. Disse tre velges formelt av lagets årsmøte, etter forslag fra undergruppens årsmøte. Gruppen er selvstyrende og forvalter de midlene de er tildelt innenfor de rammene årsmøtet eller Hovedstyret setter. Undergruppen må ha Hovedstyrets godkjennelse for å kunne inngå økonomiske forpliktelser, da det i realiteten er hele laget som står ansvarlig for disse. Undergruppen må for å få tildelt midler legge frem regnskap, budsjett, årsmelding, handlingsplan og eiendels liste for lagets årsmøte og få disse godkjent. Evt unnlatelse straffes med at gruppen mister 10 % av tildelingen min 1000 kr. 4 Sanksjon ved for sen levering. Undergrupper som leverer regnskap, budsjett, årsmelding og utstyrsliste for sent til Hovedstyret ved årsmøte eller ekstraordinært årsmøte blir trukket 10 % av brutto tildeling. 5 Selvstendige trimgrupper. Hovedstyret kan etter søknad opprett selvstendige trimgrupper. De selvstendige trimgruppene skal, som en ordinær undergruppe, ha sitt eget styre og styre sin egen økonomi, med de samme begrensninger som for undergrupper jfr. TSI-lover 15. Denne myndigheten kan likevel, bare gis inntil det første ordinære Årsmøte for laget. 6 Rådet Rådet består av avtroppende leder og økonomiansvarlig. Disse kan kontaktes om det er spørsmål eller lignende. Rådet vil ha tale og forslagsrett i Hovedstyret. 7 Endringer. Endringer i disse vedtekter kan bare foretas på ordinært eller ekstraordinært årsmøte etter å ha vært oppført på sakslisten, og det kreves to tredjedels flertall av de avgitte stemmer. 14