Møteprotokoll Utval: Arbeidsutvalet Møtestad: Sandøy kommune,harøya,kommunestyresalen Dato: 07.09.2017 Tid: Kl. 12.00 15.05 Medlemmer: Eva Vinje Aurdal Vebjørn Krogsæter Dag Olav Tennfjord Knut Helge Harstad Oddvar Myklebust Forfall: Ingen Møtte varamedlemmer: Ingen Møtte rådmann: Astrid Eidsvik Turid Hanken Synnøve Vasstrand Synnes Anny Sønderland Bente Glomset Vikhagen Kommune/Parti: Ålesund,AP Haram,SP Skodje,H Ørskog,H Sandøy,AP Kommune/Parti: Kommune/Parti: Kommune: Ålesund Haram Ørskog Sandøy Skodje Møteleiar: Eva Vinje Aurdal, Ålesund AP. Administrasjon/andre: Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem, politisk sekretær Elin A. Moen, prosjektrådgivar demokrati Mads Solberg, saksbehandler kommunikasjon Christine Rørvik.
Orientering: Det vart gitt korte orienteringar frå administrasjonen i byrjinga av kvar sak. Orientering i sak 13/17 vart gitt av delprosjektleiar A8 Per Anders Aure via telefon, og orientering i sak 14/17 vart gitt av delprosjektleiar A6 Lars Fylling via skype. Diverse: Det kom ikkje fram merknader til innkalling eller sakliste. Eventuelt: Vebjørn Krogsæter, Haram, SP tok opp spørsmål om kva som er status for arbeidet når det gjeld samanslåing av kyrkjeleg fellesråd. Det er spørsmål om dei skal ha eiga fellesnemnd, prosjektstilling m.v. Prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem opplyste at ho vil ta saka vidare med rådmannsgruppa i første omgang. Dag Olav Tennfjord, Skodje, H tok opp spørsmålet om nye Ålesund skal stille med representant/observatør i referansegruppe for Møreaksen. Arbeidsutvalet bestemte at ein vil utsette å ta stilling til dette. Eva Vinje Aurdal, Ålesund, AP meinte at ein bør få opp ei samla sak om infrastruktur/vegprosjekt som det kan vere aktuelt for nye Ålesund å engasjere seg i. Sakliste: Saksnr Sakstittel 011/17 Godkjenning av møtebok frå møte 16.08.17 012/17 Referatsaker 013/17 Kriterier som skal leggast til grunn for endring av vegnamn i kommunane som inngår i nye Ålesund. 014/17 Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. 015/17 Førebels utkast til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Til drøfting. 016/17 Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesamanslåing. 017/17 Val av leiar og varamedlemmer i delprosjekt Interkommunale samarbeid. 018/17 Grafisk materiell og uttrykk for prosjektet nye Ålesund kommune. 011/17 Godkjenning av møtebok frå møte 16.08.17 Møtebok frå forrige møte 16.08.17 vert godkjent. Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -011/17 Vedtak : Møtebok frå forrige møte 16.08.17 vert godkjent.
012/17 Referatsaker Refererte saker vert teke til vitande. Framlegget til vedtak vart samrøystes vedteke. AU -012/17 Vedtak : Refererte saker vert teke til vitande. 013/17 Kriterier som skal leggast til grunn for endring av vegnamn i kommunane som inngår i nye Ålesund. AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. AU -013/17 Tilråding :
Fellesnemnda vedtar å legge følgende kriterier til grunn, i prioritert rekkefølge, når det skal tas stilling til hvilke veg som skal endre navn og i hvilken kommune evt. navneendring skal skje: 1. Antall adresser knyttet til vegnavnet i hver kommune. Kommunen med flest adresser knyttet til et vegnavn beholder navnet. Antall adresser knyttet til bruksenheter innen næring vektes i denne sammenhengen høyere enn bolig. Det siste punktet vurderes ved skjønn. 2. For vegnavn som tilhører en gruppe av samme type, f.eks. treslag eller geografisk lokalisering, skal antall vegnavn og antall adresser for vegnavngruppen vektlegges samlet sett. Kommunen med flest vegnavn og/eller flest adresser knyttet til vegnavngruppen beholder navnet. 3. En kommune som naturlig kan erstatte et vegnavn ved å ta i bruk navn på tilstøtende vegtrase, beholder ikke navnet. 4. Vegnavn med sterk posisjon for flere enn beboerne, f.eks. navn etter viktige personer og/eller navn av historisk betydning for det aktuelle geografiske området, beholder navnet. Disse kriteriene bygger på de mål som er opplistet i saksutredningen og det vises til opplistingen bokstav a-h under vurdering i saken. 014/17 Søknad om unntak frå lovar og reglar som gjeld frist for innkrevjing av eigedomsskatt i nye Ålesund kommune. AU rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. Behandling i Arbeidsutvalet 16.08.17 AU -014/17 Tilråding : Fellesnemnda i nye Ålesund kommune vedtek å søke om ein overgangsperiode på inntil 2 år for å harmonisere reglane for innkrevjing av eigedomsskatt i den nye kommunen. 015/17 Førebels utkast til møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund. Til drøfting.
Arbeidsutvalet tek utkastet til nytt politisk møtereglement til førebels orientering og ber om at reglementet vert lagt fram til ordinær behandling i neste møte. Inntil møtereglement er vedteke av fellesnemnda vert saksbehandlingsreglane i kommunelova følgt på vanleg måte. Det kom følgjande innspel til reglementet: Spørsmål om plassering av medlemmene i fellesnemnda jf. Fn-sak 011/17, vert tatt inn som eige punkt i møtereglementet. Det skal takast inn eit eige pkt om gyldig forfall, jf kommunelova i staden for det som står om dette i utkastet (jf. pkt 2 og 5). Ordlyden i pkt 6 ordensreglement må vurderast Under pkt 7 må det takast inn ordlyd om korleis taletid skal praktiserast Det må inn i pkt 7 om kva som meinast med gruppemøte, om dette kan vere både Det må presiserast kva som meinast med gruppeleiarar, om dette kan vere både Under pkt. 8 presiserast at heimelen for inhabilitet skal førast i møteboka Punkt om innbyggjarforslag går ut Ved røysting vart framlegget til vedtak med dei framsette innspela samrøystes vedteke. AU -015/17 Vedtak : Arbeidsutvalet tek utkastet til nytt politisk møtereglement til førebels orientering og ber om at reglementet vert lagt fram til ordinær behandling i neste møte. Arbeidsutvalet har følgjande innspel til reglementet: Spørsmål om korleis plassering av medlemmene i fellesnemnda jf. Fn-sak 011/17 vert tatt inn som eige punkt i møtereglementet. Det skal takast inn eit eige pkt om gyldig forfall, jf kommunelova i staden for det som står om dette i utkastet (jf pkt 2 og 5). Ordlyden i pkt 6 ordensreglement må vurderast Under pkt 7 må det takast inn ordlyd om korleis taletid skal praktiserast Det må inn i pkt 7 om kva som meinast med gruppemøte, om dette kan vere både Det må presiserast kva som meinast med gruppeleiarar, om dette kan vere både Under pkt. 8 presiserast at heimelen for inhabilitet skal førast i møteboka Punkt om innbyggjarforslag går ut Inntil møtereglement er vedteke av fellesnemnda vert saksbehandlingsreglane i kommunelova følgt på vanleg måte. 016/17 Orientering om prosessar ved samanslåing av NAV-kontor ved kommunesamanslåing.
AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. AU -016/17 Tilråding : Fellesnemnda tek informasjonen til orientering og ber rådmannsgruppa og prosjektkoordinator starte eit innleiande arbeid med NAV for å definere partnarskapet og avklare roller. 017/17 Val av leiar og varamedlemmer i delprosjekt Interkommunale samarbeid. Arbeidsutvalet (AU) gjer slikt val av varamedlemmer til delprosjektgruppa for interkommunale samarbeid frå Haram: Sandøy: Ørskog: Leiar av delprosjektgruppa vert: Det kom framlegg om val av Nils Magne Abelseth frå Sandøy. H, dette har kommunen også meldt inn tidlegare. Ordførar i Haram og Ørskog får fullmakt til å gi melding om sine varamedlemmer direkte til prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem. Det kom framlegg om val av Oddvar Myklebust, Sandøy, AP som delprosjektleiar. Det kom framlegg om val av Frode Andresen,Ørskog, H som nestleiar. Ved røysting vart dei framsette framlegga samrøystes vedteke. Eva Vinje Aurdal, Ålesund, AP, tok opp behovet for ei felles prosedyre for val av politiske representantar til delprosjekt og arbeidsgrupper slik at dette vert praktisert likt i dei fem kommunane. Administrasjonen vil utarbeide dette. AU -017/17 Vedtak : Arbeidsutvalet (AU) gjer slikt val av varamedlemmer til delprosjektgruppa for interkommunale samarbeid Sandøy: Nils Magne Abelseth,Sandøy H
Haram og Ørskog: Ordførar i Haram og Ørskog får fullmakt til å gi melding om sine varamedlemmer direkte til prosjektkoordinator Anne Berit Støyva Emblem. Leiar av delprosjektgruppa vert: Oddvar Myklebust, Sandøy AP Nestleiar av delprosjektgruppa vert: Frode Andresen,Ørskog, H. Administrasjonen vert bedt om å utarbeide ei felles prosedyre for val av politiske representantar til delprosjekt og arbeidsgrupper slik at dette vert praktisert likt i dei fem kommunane. 018/17 Grafisk materiell og uttrykk for prosjektet nye Ålesund kommune. AU rår fellesnemnda til å gjere følgjande vedtak: 1. Nye Ålesund skal ha ein heilheitleg grafisk profil for prosjektet med å danne nye Ålesund kommune. Dette er eit viktig strategisk virkemiddel som vil virke samlande for prosessen og skape stoltheit over å vere med i nye Ålesund. Nye Ålesund vedtek ei budsjettramme på 170 000 kroner på profilen (idé, utforming og oppsett av ekstern leverandør). Trykking og distribusjon av materiell til husstandar m.v. vil kome i tillegg. 2. Nye Ålesund dekker utgiftene til nye nettsider for prosjektet nye Ålesund. Dei nye nettsidene som allereie er lanserte, har ein pris for design og bygging på 25 000 kroner. AU -018/17 Tilråding : 1. Nye Ålesund skal ha ein heilheitleg grafisk profil for prosjektet med å danne nye Ålesund kommune. Dette er eit viktig strategisk virkemiddel som vil virke samlande for prosessen og skape stoltheit over å vere med i nye Ålesund. Nye Ålesund vedtek ei budsjettramme på 170 000 kroner på profilen (idé, utforming og oppsett av ekstern leverandør). Trykking og distribusjon av materiell til husstandar m.v. vil kome i tillegg. 2. Nye Ålesund dekker utgiftene til nye nettsider for prosjektet nye Ålesund. Dei nye nettsidene som allereie er lanserte, har ein pris for design og bygging på 25 000 kroner.