Etiske retningsliner Utv.saksnr Utvalg Møtedato 1/2008 Administrasjonsutval 08.04.2008 23/2008 Kommunestyret 23.04.2008
ETISKE RETNINGSLINER I eit velfungerande lokaldemokrati er det ein føresetnad at innbyggjarane har tillit til korleis offentleg tilsette og folkevalde forvaltar fellesskapet sine ressursar. Vi kan ikkje vedta å ha eit godt omdømme, det må vi heile tida jobbe aktivt for å få. Ein kommune med godt omdømme forvaltar og handlar på ein måte som er mest mogleg i samsvar med innbyggjarane si oppfatting av kva som er rett og gale. Etiske standardar på alle nivå i organisasjonen må jamleg takast opp og drøftast, for på den måten skape eit eigarforhold til dei. Dei etiske retningslinene er meinte å vera hjelpemiddel til å bevisstgjere våre tilsette og folkevalde på etiske problemstillingar som vi kan stå overfor i vår forvalting. Retningslinene har som mål å vera ei rettesnor for etisk framferd. Alle tilsette og folkevalde i Lom har som forvaltarar av felles verdiar eit særleg ansvar for å byggje opp tillit og omdømme for kommunen ved å opptre på ein etisk forsvarleg måte. Andre relevante reglement Økonomireglement for Lom kommune Reglement for finansforvalting i Lom kommune. Reglement for registrering av verv og økonomiske interesser i styreversregisteret. Innkjøpsreglement for Vågå, Skjåk, Lom, Lesja, Dovre og Sel kommunar. Delegasjonsreglement Personalhandboka Retningsliner for varsling Plan for informasjon og kommunikasjon (må utarbeidast) Endringar i reglementet Redaksjonelle og mindre endringar av desse retningslinene blir gjort av administrasjonssjefen. Vesentlege endringar går til Formannskapet til avgjerd. Retningsliner for etisk framferd Retningsliner for etisk framferd på område som er viktige er: 1. Respekt for den enkelte Alle som utfører arbeid eller verv skal opptre venleg, korrekt og imøtekomande. Det er særleg viktig å respektere den enkelte innbyggjar sin personlege integritet og alltid overhalde lovføresegner om teieplikt og personvern. 2. Fagleg nøytralitet Dei tilsette skal leggje sine faglege kunnskapar og sitt faglege skjønn til grunn i tenesteytinga. Ein skal vere merksam på etiske dilemma som kan oppstå i møte mellom tilsett og brukar. Det same gjeld saker der det kan bli reist spørsmål om habilitet.
3. Effektiv utnytting av ressursane Alle tilsette og folkevalde pliktar å forvalte kommunen sine ressursar på ein mest mogleg økonomisk og rasjonell måte. Som døme på kommunen sine midlar blir nemnde arbeidstid, budsjettmidlar, arbeidskraft, bygningar, bilar, maskiner, materiell og elektroniske tenester. Utlån av kommunen sitt utstyr skal skje i samsvar med fastsette retningsliner. 4. Økonomiforvalting, innkjøp, tilbod, finansforvalting og fordelsskatting Alle innkjøp skal følgje lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Det blir vist til Innkjøpsreglement for Vågå, Sel, Lom, Skjåk, Lesja og Dovre kommunar. All finansforvaltning skal følgje gjeldande lover, reglement og god forretningsskikk. Det skal arbeidast for å oppnå best mogleg avkasting på forvalta midlar, der varsemd er eit overordna prinsipp. Det blir vist til reglement for finansforvalting og budsjettvedtak i kommunestyret. Reglar for korleis økonomiforvaltinga skal skje, som delegasjon, attestering, tilvising, bilagshandtering, kontantkasse, tildeling av startlån / bustadtilskott, budsjettprosess m.m er nedfelte i eige økonomireglement. Det blir også vist til delegasjonsreglementet. Når arbeidsgjevar fullt ut dekkjer utgifter til bruk av mobil / datakommunikasjon skal arbeidstakar / folkevald skatte av denne fordelen fordelsskatting. Det blir vist til personalhandboka. 5. Openheit og informasjon Det skal vere ein kultur blant dei tilsette for å utvise openheit så vel ut mot innbyggjarane som innafor eigen organisasjon. Openheit er eit viktig demokratisk prinsipp og ein føresetnad for at innbyggjarane skal få innsyn i og utøve kontroll med offentleg forvalting. Kommunelova slår fast at kommunen pliktar å leggje til rette for at innbyggjarane får mest mogleg utfyllande informasjon om verksemda. Måten vi informerer på, opptrer og kommuniserer med andre tilsette, innbyggjarane og omverda på, skal bidra til at kommunen får eit godt omdømme. Det er understreka at ingen skal føle at dei ikkje kan uttale seg til media om forhold dei arbeider med. Det er ein føresetnad at slik uttale blir gjort i samsvar med overordna lovverk og evt eige reglement eller plan for informasjonsområdet. Innsyn i den offentlege forvaltinga skal førebyggje klanderverdig handling, korrupsjon og ukultur i organisasjonen. I tillegg er det eit individuelt ansvar hjå dei tilsette å varsle om kritikkverdige forhold. 1. januar 2007 vart dette ytterlegare skjerpa ved at det i arbeidsmiljølova vart innarbeidd eit punkt om varsling. Det er vedtatt eige reglement for varsling som følgjer dei etiske retningslinene. Det er eit leiaransvar at den som varslar ikkje blir utsett for represaliar eller liknande frå overordna eller kollegaer. Det er vidare svært viktig å vidareutvikle ein open organisasjonskultur, der det blir oppfordra til dialog for å ta opp kritikk og forslag til forbetringar. Ein open organisasjonskultur vil førebyggje behov for å varsle overordna leiing, administrativt eller politisk. Prinsippet om at løysingar skal løysast lengst mogleg ut i organisasjonen blir lagt til grunn.
Det er eit individuelt og partiuavhengig ansvar hjå dei folkevalde å ta opp kritikkverdige forhold som ein får kjennskap til i eigenskap av å vera folkevald. 6. Uhilda åtferd Tilsette og folkevalde skal ikkje bruke stillinga si til å oppnå fordelar for seg sjølv, heller ikkje når desse fordelane ikkje påverkar tenestehandlingane. Innbyggjarane skal kunne føle seg trygge på at avgjerder blir tekne upåverka av omsyn som ikkje vedkjem saka. 6.1 Habilitet Alle tilsette og folkevalde skal arbeide for å unngå å koma i situasjonar som kan føre til konflikt mellom kommunen sine interesser og personlege interesser. Habilitetsreglane skal m.a. bidra til å hindre misbruk av mynde. Habilitet er m.a omtala i forvaltingslova og kommunelova og gjeld for all utøving av offentleg verksemd. Lova slår fast at ein offentleg tenestemann, eller andre som handlar på vegne av stat og kommune, er ugild når han/ho eller familiemedlemmar er part i den gjeldande saka, eller er representantar for ein part i saken. Personen er og ugild dersom saka kan avgjerast på ein måte som inneber ein særlig fordel, tap eller ulempe for han/ho sjølv eller nokon som han/ho har nær tilknyting til. Den enkelte har sjølv ansvar for å melde frå om situasjonar der det kan reisast tvil om eigen habilitet. Spørsmål om dette skal takast opp med næraste overordna. 6.2 Å ta i mot gåver Det er forbode for tilsette og folkevalde å ta i mot gåver, provisjon, tenester eller liknande som av gjevar er meint å påverke den kommunale tenestehandlinga eller politiske utfall. Mottak av gåver eller fordelar i kraft av å vere tilsett i kommunen vil kunne bli sett på som korrupsjon, og kan medføre straff etter straffelova 276 a-c. Det er viktig å presisere at det ikkje er forbode å ta i mot gåver innafor vanleg høflegheit som t.d. bøker, vin, blomster eller anna merksemd. Det kan i fleire høve oppstå tvilstilfelle knytte til kva som kan oppfattast som smørjing. Når slike situasjonar oppstår, skal følgjande leggjast til grunn: Strengt forbode å ta i mot! - raud sone: Pengar, lån, rabattar, eller tenester/gjenstandar som lett kan omsetjast i pengar. Gåver med vilkår. Gåver som blir gjevne i det skjulte for å påverke vedtak i ei sak. Invitasjonar til overnatting, måltid, framsyning, sports- eller kulturarrangement som blir betalt fullt ut av andre og som skjer i samband med forhandlingar om kontraktar og avtaler, eller for å få demonstrere produkt og/eller tenester. Dekkjing av andre utgifter enn overnatting og nødvendig bevertning på hotellrekninga. Rabattordningar som ikkje har karakter av å vere ei ordning som gjeld for alle tilsette. Må vurdere nøye og ta opp med overordna! - gul sone: Faglege arrangement der alle utgifter til reise og/eller opphald blir betalt av andre. Deltaking på faglege arrangement / reise når arbeidsgjevar eller eigen kommune dekkjer reise og opphald for følgje.
Personlege gåver av større verdi ved feiring av ulike anledningar på arbeidsplassen, t.d. fødselsdag, avskjedsfest, andre jubileum. Takk-for-hjelpa gåver av større verdi. Større verdi er her meint utover det som er vanleg høflegheit. Invitasjonar til måltid, sports- eller kulturarrangement, som ikkje er ein del av eit fagleg opplegg. Invitasjonar til måltid, sports- eller kulturarrangement som krev reise og opphald. Reiser i samband med faglege arrangement som krev reise med dyre billettar utanfor Europa. Kan ta i mot! grøn sone: Profilgåver med ubetydeleg verdi. Takk-for- hjelpa - gåver med verdi innafor det som er vanleg høflegheit. Arbeidslunsj og arbeidsmiddag. Faglege arrangement der kommunen dekkjer reise og opphald. Betaling og reisekostnader som foredragshaldar. Billettar og bevertning til arrangement av mindre omfang. 6.3 Tilbod om gåver Kommunalt tilsette og folkevalde skal ikkje gje eller tilby gåver, tenester eller andre fordelar som er meint til å påverke tenestehandlingane til mottakaren. Det kan bli rekna for å bidra til korrupsjon dersom tilsette eller folkevalde i kraft av si stilling / ombodsrolle tilbyr nokon ei gåve eller fordel, t.d. for å få gjennomslag i forhandlingar om kjøp eller levering av varer eller tenester. 7. Ekstraverv og tilleggserverv Det skal vere openheit om tilsette og folkevalde sine tilleggserverv, styreverv og økonomiske interesser. Det er ikkje lov å ta på seg verv eller erverv som er i direkte konflikt med interessene til kommunen, og som gjer at ein kan koma i illojal konkurranse med kommunen sitt tenestetilbod. For å unngå interessekonfliktar er det oppretta eit kommunalt register der alle politisk valde, administrasjonssjefen, tenesteleiarar og tilsette som har oppgåver knytte til innkjøp og tilbod m.m., blir oppfordra til å opplyse om sine verv og økonomiske interesser. Alle tilsette og folkevalde har ei sjølvstendig plikt til å opplyse om slike tilfelle der det kan vera tvil om tilleggservervet er i konflikt med interessene til kommunen. 8. Oppfylgjing og kontroll Alle tilsette og folkevalde pliktar å melde frå om ulovlige eller uetiske forhold eller handlingar, eller grunna mistanke om slike. Vidare pliktar alle tilsette og folkevalde å opptre i samsvar med kommunen sine interesser og fylgje dei reglementa og etiske retningslinene som til ei kvar tid gjeld i kommunen. Alle tilbod om smørjing / ureglementerte hendingar skal rapporterast via næraste overordna til administrasjonssjefen. Administrasjonssjef rapporterer til ordførar. Ordførar rapporterer til formannskapet. Kommunestyremedlemane rapporterer til ordføraren. Ordførar og
administrasjonssjef vurderer om ureglementerte hendingar skal rapporterast til kontrollutvalet. Det er eit leiaransvar å følgje opp at tilsette er kjende med og arbeider etter kommunen sine etiske retningsliner og stettar arbeidet med omdømmebyggjing. Gjennom aktivt fokus på kommunen sine prinsipp for leiing skal etiske dilemma og haldningar jamleg vera tema på alle arbeidsplassar via personalmøte og faglege samlingar. Leiarsamlingar skal jamleg ha etiske problemstillingar som tema. Det er vidare eit ansvar for leiarar av folkevalde organ å følgje opp at dei folkevalde er kjende med og arbeider etter kommunen sine etiske retningsliner. Etikk skal vera ein del av folkevaldopplæringa som blir gjennomført ved oppstart av kommunestyreperioden. Vidare skal det leggjast opp til temasamlingar knytte til omdømmebyggjing / etikk gjennom kommunestyreperioden.