Møteinnkalling Utvalg: Oppvekst- og kulturutvalget Tidspunkt: 26.08.2014, kl 13:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Forfall meldes til Infotorget på e-post infotorg@lokalstyre.no eller på telefon 79 02 21 50. Infotorget sørger for innkalling av vararepresentanter. Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling gjøres via telefon eller e-post. Longyearbyen, 19/8-2014 Christin Kristoffersen leder Side 1
Saksliste Utv.saksnr. Tittel PS 6/14 Godkjenning av protokoll fra møte 6.5.2014 PS 7/14 Revidering av vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager PS 8/14 Evaluering av videregående opplæring PS 9/14 Korkpengeordningen - Justering av retningslinjer. Økonomisk ramme og satsningsområder for 2014 - Informasjon fra leder og sektorsjef - Informasjon om prosjektet «Gode skoleeiere for Nord-Norge» Side 2
PS 6/14 Godkjenning av protokoll fra møte 6.5.2014 Side 3
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2009/447-10-A10 Anne Jahre 18.08.2014 Revidering av vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 7/14 26.08.2014 Anbefaling: Oppvekst og kulturutvalget vedtar fremlagt forslag til vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager, gjeldende fra 01.11.14 Saksopplysninger: Viser til vedlagte dokumenter. Den siste revideringen av vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager ble gjort av Oppvekstforetaket KF 16.09.2011(vedlegg 1). Etter omorganiseringen 01.01.2014 må vedtektene for Longyearbyen lokalstyres barnehager igjen revideres (vedlegg 2) Følgende endringer er gjort: Eierforholdet har endret seg. I dag er det Longyearbyen lokalstyre som eier barnehagebygninger og er barnehageeier. Jf. Punkt 1 i vedtektene. I punkt 7.2 er det satt en begrensning på supplerende opptak i juni, juli og desember. Da avvikler barnehagene ferie og har begrensede muligheter til å ha en pedagogisk og forsvarlig oppstartsprosess med nye barn. Punkt 7.2 og 7.3. Etter at elektronisk barnehageprogram ble innført barnehageåret 2013/14 må alle søke elektronisk og si opp elektronisk. Punkt 13.1 «Det forutsettes at barna skal ha ferie 4 uker pr. år. 3 av ukene avvikles sammenhengende, som hovedregel i sommerhalvåret» endres til «3 av ukene skal avvikles sammenhengende i skolens sommerferie». Dette for at personalet skal få avviklet ferie etter ferielovens bestemmelser. Punkt 15 «I Longyearbyen lokalstyres barnehager er tobakksbruk forbudt i barnehagenes lokaler og uteområder». Tobakkskadeloven 26. Tilføyd ved lov 24 mai 2013 nr. 17 (ikr. 1 juli 2014 iflg. res. 24 mai 2013 nr. 515). Vurdering: Etter omorganisering av Longyearbyen lokalstyre 01.01.2014 er det nødvendig med revidering av vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager. Side 4
2009/447-10 Side 2 av 2 I endringene er det valgt å begrense supplerende opptak i månedene juni, juli og desember. Dette er noe som i praksis er blitt gjort de siste årene. Det er hensynet til barnets beste som ligger til grunn for denne endringen. I løpet av de to siste årene har det vært 2 familier som ønsket oppstart i juni. Det er lagt inn en presisering om tobakksfrie barnehager etter lovendring 01.07.2014. For øvrig er det gjort mindre endringer og justeringer. Vedlegg: 1 Vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager, vedtatt Oppvekstforetaket KF 11.09.2011 2 Forslag til revidering av vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager pr. august 2014 3 Opptakskriterier for Longyearbyen lokalstyres barnehager Side 5
Vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager Vedtatt av lokalstyret 11.05.2009, sak 23/09 Revidert av styret for Oppvekstforetak KF, 16.09.2011, sak 21/11 1 EIERFORHOLD Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF eier barnehagebygningene. Longyearbyen lokalstyre v/longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF leier barnehagebygningene og er ansvarlig for barnehagedrifta. 2 OVERORDNET STYRINGSVERK Barnehagene drives etter Lov om barnehager av 17.juni 2005 med forskrifter så langt dette passer. Videre legges Rammeplan for barnehager fastsatt av kunnskapsdepartementet 1.mars 2006 til grunn for utarbeiding av barnehagenes lokale planer. Barnehagene drives for øvrig i henhold til rammebetingelser satt av Longyearbyen lokalstyre. 3 FORMÅL Barnehagen skal gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings- og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Barnehagen skal hjelpe til med å gi barna en oppdragelse i samsvar med kristne grunnverdier. 4 POLITIATTEST Alle som blir ansatt i barnehagene må levere politiattest jmf. Lov om barnehager 19. Attesten skal vise om den som blir ansatt er tiltalt eller dømt for seksuelle overgrep mot barn. 5 OPPLYSNINGSPLIKT Alle som arbeider i barnehagene skal være oppmerksom på forhold som kan føre til tiltak fra barnevernstjenesten. De ansatte har plikt til av eget tiltak å melde fra om slike saker jmf. Lov om barnehager 21 og 22. 6 TAUSHETSPLIKT Personalet i barnehagene har taushetsplikt i samsvar med 20 i Lov om barnehager. Side 6
7 OPPTAK 7.1 Longyearbyen lokalstyre er opptaksmyndighet for samtlige barnehager i Longyearbyen. Opptak av barn foretas etter opptakskriterier nedfelt i Lov om barnehager så langt disse passer, samt lokalt tilpassede opptakskriterier se vedlegg. Under forutsetning av ledig kapasitet gjelder i tillegg følgende: Barn som fyller 1 år etter utløpet av august i barnehageåret vil kunne tildeles plass fra og med fylt år. Eldre barn har normalt fortrinnsrett framfor yngre barn dersom øvrige opptakskriterier er fulgt. 7.2 Hovedopptakene til barnehagene skjer etter søknadsfristene 15. april og 15. november. Dersom det i løpet av barnehageåret skulle bli ledige plasser, vil det bli foretatt supplerende opptak. Søkerlista på det aktuelle tidspunkt legges da til grunn. Søknad om opptak skjer på fastsatt skjema skriftlig eller elektronisk. 7.3 Tildelt plass beholdes inntil den sies opp skriftlig. 8 KLAGE PÅ OPPTAK Tildeling av plass og avslag på søknad om plass i barnehagene er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Slike vedtak kan påklages innen tre uker. 9 OPPSIGELSE Oppsigelse av barnehageplass må skje skriftlig med en måneds varsel regnet fra siste dag i den måneden oppsigelsen leveres. Det skal betales for plassen i oppsigelsestiden. Plassen kan ikke sies opp i perioden 01.04 30.06. Dette betyr: Benyttes ikke barnehageplassen mellom 01.04 og 30.06, og den ikke er oppsagt før 01.04, må det uansett betales fram til 30.06. Dette gjelder også barn som skal over til skolen. 10 FORELDREBETALING 10.1 Oppholdsbetaling fastsettes av Lokalstyret eller den de delegerer myndigheten til. Oppholdsbetalingen fastsettes og er bindende for ett kalenderår av gangen Barnehagesatsene skal ikke være høyere enn Stortingets vedtatte maksimalsatser. Det betales for 11 måneder pr. år. Juli måned er betalingsfri. Det gis ikke reduksjon eller fritak for betaling dersom barnet er borte fra barnehagen p.g.a. sykdom, fastlandsopphold, ferie, eller lignende. 10.2 I opptaksmåneden gjelder følgende betalingsregler: Opptak 1.-9.: Hel månedsbetaling Opptak 10.-19.: 1/2 månedsbetaling Opptak 20.-30/31 1/3 månedsbetaling Side 7
10.3 Ved skyldig betaling ut over 1 måned kan Longyearbyen lokalstyre si opp plassen med 14 dagers varsel. Familier med restanse i oppholdsbetalingen kan ikke påregne gjeninntak eller opptak av andre barn i familien. 11 LEKE- OG OPPHOLDSAREAL/BEMANNING Barnas netto leke- og oppholdsareal er fastsatt til 4,5 m2 for barn over 3 år og 6 m2 for barn under 3 år jmf lov om barnehager. Barn som fyller 3 år i løpet av vårhalvåret, regnes som 3-åring hele vårhalvåret. Barn som fyller 3 år i løpet av høsthalvåret regnes som 3-åring hele høsthalvåret. Bemanning følger normer i lov om barnehager. 12 FELLESAKTIVITETER Barnehagens fellesaktiviteter og aktivitetsplaner tar utgangspunkt i rammeplan og i de mulighetene som ligger i bemannings- og arealnormer. Barn som er tildelt barnehageplass og som ikke har ekstraressurser etter enkeltvedtak, må derfor kunne følge barnehagens aktivitetstilbud. 13 ÅPNINGSTID 13.1 Barnehagenes åpningstid er: kl. 07.30-16.30 hele året, jf. dog punkt 13.2 og 13.3. Det forutsettes at barna skal ha ferie 4 uker pr. år. 3 av disse avvikles sammenhengende, som hovedregel i sommerhalvåret. Barnehagene kan etter behov samles til samdrift i en av barnehagene. 13.2 Barnehagene er stengt: - lørdager og søndager - jul- og nyttårsaften - hellig- og høytidsdager - 5 planleggingsdager pr. år 13.3 Dager med redusert åpningstid: - onsdag før skjærtorsdag stenger barnehagene kl. 12.15 - åpningstidene i romjulen er kl. 09.45-14.15 Bindende påmelding av barn som skal være i barnehagene i romjula/påskeuka og sommerferien må skje senest før 01.desember, 3 uker før palmesøndag og rett etter 1. april. 14 FORELDRERÅD - SAMARBEIDSUTVALG 14.1 Hver barnehage er pålagt å opprette et foreldreråd og et samarbeidsutvalg. 14.2 Samarbeidsutvalget er et rådgivende, kontaktskapende og samordnende organ. Samarbeidsutvalget består av en forelder/foresatt fra hver avdeling i barnehagen og et tilsvarende antall fra de ansatte. Ved annen organisering enn avdelingsorganisering skal samarbeidsutvalget ha samme antall medlemmer som det ville hatt ved en avdelingsorganisering. Side 8
14.3 Foreldrerådet består av foreldre/foresatte til alle barn i barnehagen og skal fremme deres fellesinteresser og bidra til at samarbeidet mellom barnehagen og foreldregruppen skaper et godt barnehagemiljø. Foreldrerådet skal ha et arbeidsutvalg som leder og samordner foreldrerådets arbeid. Foreldrerådet velger representanter til samarbeidsutvalget. 15 INTERNKONTROLL Barnehagedriver, i samarbeid med bygningseier, er ansvarlig for HMS/internkontroll i egne barnehager. Fastsatte forskrifter og barnehagenes egne sjekklister skal følges. 16 VEDTEKTSENDRING 16.1 Lokalstyret eller den de delegerer myndigheten til kan foreta endringer i gjeldende vedtekter. Forslag til endringer som er av betydning for foreldres/foresattes forhold til barnehagene, skal forelegges barnehagenes samarbeidsutvalg før beslutning fattes. 16.2 Vedtektene gjøres gjeldende f.o.m. 01.01.12. Side 9
Vedtekter for Longyearbyen lokalstyres barnehager Forslag pr. 18.08.14 1 EIERFORHOLD Longyearbyen lokalstyre eier barnehagebygningene. Longyearbyen lokalstyre er barnehageeier. 2 OVERORDNET STYRINGSVERK Barnehagene drives etter Lov om barnehager av 17.juni 2005 med forskrifter. Videre legges Rammeplan for barnehager fastsatt av kunnskapsdepartementet 1.mars 2006 til grunn for utarbeiding av barnehagenes lokale planer, endret ved forskrift 10 jan 2011 nr. 51. Barnehagene drives for øvrig i henhold til rammebetingelser satt av Longyearbyen lokalstyre. 3 FORMÅL Barnehagen skal gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings- og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Barnehagen skal hjelpe til med å gi barna en oppdragelse i samsvar med kristne grunnverdier. 4 POLITIATTEST Alle som blir ansatt i barnehagene må levere politiattest jmf. Lov om barnehager 19. 5 OPPLYSNINGSPLIKT Alle som arbeider i barnehagene skal være oppmerksom på forhold som kan føre til tiltak fra barnevernstjenesten. De ansatte har plikt til av eget tiltak å melde fra om slike saker jmf. Lov om barnehager 21 og 22. 6 TAUSHETSPLIKT Personalet i barnehagene har taushetsplikt i samsvar med 20 i Lov om barnehager. Side 10
Side 2 av 4 7 OPPTAK 7.1 Longyearbyen lokalstyre er opptaksmyndighet for samtlige barnehager i Longyearbyen. Opptak av barn foretas etter opptakskriterier nedfelt i Lov om barnehager samt lokalt tilpassede opptakskriterier. Under forutsetning av ledig kapasitet gjelder i tillegg følgende: Barn som fyller 1 år etter utløpet av august i barnehageåret vil kunne tildeles plass fra og med fylt år. Eldre barn har normalt fortrinnsrett framfor yngre barn dersom øvrige opptakskriterier er fulgt. 7.2 Hovedopptakene til barnehagene skjer etter søknadsfristene 15. april og 15. november. Dersom det i løpet av barnehageåret skulle bli ledige plasser, vil det bli foretatt supplerende opptak. Det vil ikke bli foretatt supplerende opptak i juni, juli og desember. Søkerlista på det aktuelle tidspunkt legges da til grunn. Søknad om opptak skjer på fastsatt skjema elektronisk. 7.3 Tildelt plass beholdes inntil den sies opp elektronisk. 8 KLAGE PÅ OPPTAK Tildeling av plass og avslag på søknad om plass i barnehagene er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Slike vedtak kan påklages innen tre uker. 9 OPPSIGELSE Oppsigelse av barnehageplass må skje skriftlig med en måneds varsel regnet fra siste dag i den måneden oppsigelsen leveres. Det skal betales for plassen i oppsigelsestiden. Plassen kan ikke sies opp i perioden 01.04 30.06. 10 FORELDREBETALING 10.1 Oppholdsbetaling fastsettes av Lokalstyret eller den de delegerer myndigheten til. Oppholdsbetalingen fastsettes og er bindende for ett kalenderår av gangen. Barnehagesatsene skal ikke være høyere enn Stortingets vedtatte maksimalsatser. Det betales for 11 måneder pr. år. Juli måned er betalingsfri. Det gis ikke reduksjon eller fritak for betaling dersom barnet er borte fra barnehagen p.g.a. sykdom, fastlandsopphold, ferie, eller lignende. 10.2 I opptaksmåneden gjelder følgende betalingsregler: Opptak 1.-9.: Hel månedsbetaling Opptak 10.-19.: 1/2 månedsbetaling Opptak 20.-30/31 1/3 månedsbetaling 10.3 Ved skyldig betaling ut over 1 måned kan Longyearbyen lokalstyre si opp plassen med 14 dagers varsel. Familier med restanse i oppholdsbetalingen kan ikke påregne nytt inntak eller opptak av andre barn i familien. Side 11
Side 3 av 4 11 LEKE- OG OPPHOLDSAREAL/BEMANNING Barnas netto leke- og oppholdsareal er fastsatt til 4,5 m2 for barn over 3 år og 6 m2 for barn under 3 år jmf lov om barnehager. Barn som fyller 3 år i løpet av vårhalvåret (01.01. 30.06.), regnes som 3-åring hele vårhalvåret. Barn som fyller 3 år i løpet av høsthalvåret (01.07. 31.12.), regnes som 3-åring hele høsthalvåret. Bemanning følger normer i lov om barnehager. 12 FELLESAKTIVITETER Barnehagens fellesaktiviteter og årsplan tar utgangspunkt i rammeplan og i de mulighetene som ligger i bemannings- og arealnormer. Barn som er tildelt barnehageplass og som ikke har ekstraressurser etter enkeltvedtak, må derfor kunne følge barnehagens aktivitetstilbud. 13 ÅPNINGSTID 13.1 Barnehagenes åpningstid er: kl. 07.30-16.30 hele året, jf. dog punkt 13.2 og 13.3. Det forutsettes at barna skal ha ferie 4 uker pr. år. 3 av ukene skal avvikles sammenhengende i skolens sommerferie. Barnehagene kan etter behov samles til samdrift ved en av barnehagene. 13.2 Barnehagene er stengt: - lørdager og søndager - jul- og nyttårsaften - hellig- og høytidsdager - 5 planleggingsdager pr. år 13.3 Dager med redusert åpningstid: - onsdag før skjærtorsdag stenger barnehagene kl. 12.00 - åpningstidene i romjulen er kl. 10.00 14.00 Bindende påmelding av barn som skal være i barnehagene må meldes innen: - romjula 20.11. - påskeuken 4 uker før palmesøndag - sommerferien 01.04. 14 FORELDRERÅD - SAMARBEIDSUTVALG 14.1 Hver barnehage er pålagt å opprette et foreldreråd og et samarbeidsutvalg. 14.2 Samarbeidsutvalget er et rådgivende, kontaktskapende og samordnende organ. Samarbeidsutvalget består av en forelder/foresatt fra hver avdeling i barnehagen og et tilsvarende antall fra de ansatte. Ved annen organisering enn avdelingsorganisering skal samarbeidsutvalget ha samme antall medlemmer som det ville hatt ved en avdelingsorganisering. 14.3 Foreldrerådet består av foreldre/foresatte til alle barn i barnehagen og skal fremme deres fellesinteresser og bidra til at samarbeidet mellom barnehagen og foreldregruppen skaper et godt barnehagemiljø. Foreldrerådet skal ha et arbeidsutvalg som leder og samordner foreldrerådets arbeid. Foreldrerådet velger representanter til samarbeidsutvalget. Side 12
Side 4 av 4 15 INTERNKONTROLL Longyearbyen lokalstyre er ansvarlig for HMS/internkontroll i egne barnehager. I Longyearbyen lokalstyres barnehager er tobakksbruk forbudt i barnehagenes lokaler og uteområder, ihht Tobakkskadeloven 26. 16 VEDTEKTSENDRING 16.1 Lokalstyret eller den de delegerer myndigheten til kan foreta endringer i gjeldende vedtekter. Forslag til endringer som er av betydning for foreldres/foresattes forhold til barnehagene, skal forelegges barnehagenes samarbeidsutvalg før beslutning fattes. 16.2 Vedtektene gjøres gjeldende f.o.m. 01.11.14. Side 13
Side 14
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/675-7-A40 Unn Martinsen 13.08.2014 Evaluering av videregående opplæring Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 8/14 26.08.2014 Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre ber administrasjonssjefen evaluere videregående opplæring på Svalbard med fokus på omfang, organisering, forutsigbarhet og kvalitet. Et videregående tilbud med kvalitet og muligheter for valg er en viktig del av grunnlaget for et robust familiesamfunn. Tilbudet bør også sees opp mot behovene til næringslivet i Longyearbyen. Evalueringa skal lede frem til en modell som gjøres gjeldende fra skoleåret 2016/2017. Saksopplysninger: Saken legges frem for oppvekst- og kulturutvalget som oppfølging fra strategikonferansen 2014. Det ble signalisert at lokalstyret ser behovet for to yrkesfaglige utdanningsprogram for å ivareta gutters og jenters ønsker, men flertallet heller likevel til at det tilbys to utdanningsprogram der treårig utdanningsprogram for studiespesialisering er det ene tilbudet og ett yrkesfaglig utdanningsprogram er det andre. Longyearbyen lokalstyre har i sak 09/59 vedtatt at modell for omfang og organisering av videregående opplæring skulle evalueres etter fire år. Det ble i styret for oppvekstforetaket sak 12/31 vedtatt prosjektplan som av flere grunner ikke ble gjennomført. Vurdering: Administrasjonssjefen vil evaluere videregående opplæring på grunnlag av de politiske signalene som er fremkommet og de vedtak som er gjort. Målene for arbeidet kan videreføres fra oppvekststyrets sak 12/31 og sees i sammenheng med signalene fra strategikonferansen 2014. Vedtatte mål i sak 12/31 er å utarbeide en samlet tilstandsrapport for videregående opplæring på Svalbard, å vurdere effekten av godkjente avvik fra opplæringsloven med forskrifter og å danne grunnlag for beslutninger om framtidig omfang og organisering av videregående opplæringstilbud. Evalueringsarbeidet vil bli gjennomført med ekstern bistand innenfor vedtatte budsjettrammer og vil skje i god dialog med oppvekst- og kulturutvalget. Side 15
Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2014/460-3-243 Svein Olav Ween 12.08.2014 Korkpengeordningen - Justering av retningslinjer. Økonomisk ramme og satsningsområder for 2014 Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Oppvekst- og kulturutvalget 9/14 26.08.2014 Lokalstyret 09.09.2014 Anbefaling: 1. Vedlagte forslag til reviderte «Retningslinjer for Korkpengeordningen» vedtas. 2. Lokalstyret vedtar følgende satsningsområder for korkpengetildelingen i 2014: - - - 3. Oppvekst- og kulturutvalget gis fullmakt til å tildele korkpenger for 2014 til prosjekter og tiltak innenfor en samlet ramme på inntil 2,9 mill.kr. 4. Resterende andel av nettooverskuddet, kr. 3 033 418, tilføres posten bunden fond for korkpenger. Av dette skal ca. 2,4 mill. kr gå til betjening av lån til Kulturhuset som forutsatt i handlingsplanen. Saksopplysninger: Lokalstyret vedtar ramme og satsningsområder for den årlige tildelingen av midler fra korkpengefondet. Selve behandlingen av søknadene og tildelingen av korkpenger er etter vedtatte delegasjonsreglement delegert til oppvekst- og kulturutvalget. I forbindelse med fjorårets tildeling ba administrasjonsutvalget om at det ble tatt en gjennomgang av korkpengeordningen med en nærmere vurdering av kriterier, formål, satsningsområder og rutiner for behandling av søknadene. Bakgrunnen for dette var at det har vært noe usikkerhet og omkring tolkningen av retningslinjene for korkpengeordningen slik de er beskrevet i «Veiledning og informasjon for søkere til støtte til allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea (Korkpenger)». I henhold til forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS skal nettooverskuddet fordeles til velferdsformål i Longyearbyen og Svea. Longyearbyen lokalstyre kan videre bestemme at deler av det årlige overskuddet skal avsettes til senere tildelinger. Nordpolet AS har i brev, dat. 14.5.2014, opplyst at nettooverskuddet for 2013 er på kr. 5 933 418, og at dette beløpet vil bli overført til Longyearbyen lokalstyre. Beløpet er omlag kr. 300 000 høyere enn året før. Pr. 31.12.13 var bundet fond for korkpenger på kr. 9 886 096. I vedtatte handlingsplan er det forutsatt at det årlig skal brukes ca. 2,4 mill. kr. av korkpengene til betjening av lånet til Kulturhuset. Side 16
2014/460-3 Side 2 av 4 Vurdering: Vurdering av korkpengeordningen Spørsmål som har blitt stilt er i forbindelse med søknader og behandlingen av korkpengetildelingen har bl.a. vært: - Hvor går grensen for å bli betraktet som, eller hva kan defineres som, et allmennyttig tiltak for befolkningen? - Hva betyr det at tildelingen skal «gjenspeile mangfoldet i kulturlivet»? Innebærer dette at kulturtiltak skal prioriteres framfor andre «allmennyttige tiltak»? - Skal det gis tilskudd fra korkpengene til kjøp av utstyr mv. til LL sine egne avdelinger, eller bør slike tiltak/prosjekt dekkes over egne budsjett/behandles som tiltak i forbindelse med budsjettbehandlingen? - Bør det skilles mellom lag og foreninger som stort sett klarer seg på egen hånd og de som er helt avhengig av korkpenger for å opprettholde virksomheten? - Bør det prioriteres å gi tilskudd til å opprettholde aktivitetsnivået/den daglige driften i lag og foreninger framfor å gi tilskudd til (store/ambisiøse) nye tiltak? - I hvor stor grad skal medlemstall/antall deltakere vektlegges? - Skal det egentlig gis tilskudd til søkere som er profesjonelle utøvere/aktører (artister, kunstnere, forfattere mv.)? - Skal det kunne gis «symbolske» tilskudd til søkere som egentlig ikke oppfyller vilkårene for korkpenger, som et positivt signal fra LL? - Hvordan skal en vurdere søknader der midlene i all hovedsak skal gå til reise, opphold, honorar mv. for instruktører, kursholdere osv. som hentes inn utenfra? - Tilskudd til velforeninger o.l. hva skal det, og hva skal det ikke, gis tilskudd til? (AU har f.eks. sagt nei til grillhytter). Med utgangspunkt i disse spørsmålene har administrasjonen tatt en gjennomgang av retningslinjene slik administrasjonsutvalget har bedt om. Konklusjonen er at det ikke nødvendigvis må gjøres de store endringene, men det foreslås at det i retningslinjene tas inn noen nye punkter som presiserer hva det kan søkes om støtte til og hva det som hovedregel ikke vil kunne gis støtte til. Punktene som foreslås tatt inn er: Hva det kan søkes om tilskudd til: Aktivitetsstøtte Tilskudd til aktivitet og drift av lokale frivillige organisasjoner. (Kan f.eks. beregnes etter antall medlemmer) Etableringstilskudd Tilskudd til etablering av nye frivillige amatørorganisasjoner som skal ha som formål å drive allmennyttige tiltak. Ekstraordinært driftstilskudd Tilskudd til frivillige organisasjoner med høyt aktivitetsnivå der utgifter til profesjonell bistand er høy. Tilskudd til ekstraordinære opplærings- og utviklingstiltak Tilskudd til heving av kompetansen og kvaliteten i frivillige organisasjoner. Arrangementstilskudd Tilskudd til gjennomføring av arrangementer. Større kulturarrangementer gis høy prioritet. Jubileumsgave til frivillige organisasjoner. Side 17
2014/460-3 Side 3 av 4 Innkjøp og vedlikehold av utstyr Tilskudd til innkjøp, oppgradering og vedlikehold av utstyr som benyttes av lag, foreninger og organisasjoner. Bygging av anlegg Tilskudd til utvidelse eller bygging av nye anlegg i regi av organisasjoner, lag, foreninger. Det er også anledning til å søke om støtte til større og flerårige prosjekter. (Hva som menes med større prosjekter er omtalt et annet sted i retningslinjene.) Hva som ikke støttes: Som hovedregel gis det ikke støtte til: Politiske organisasjoner Nasjonale foreninger Tros- og livssynssamfunn (???) Velforeninger (???) Humanitære og sosiale foreninger Profesjonelle aktører eller organisasjoner Næringsvirksomhet Dekning av ordinære lønnsutgifter (ut over honorar til innleide instruktører) Aktiviteter/prosjekter som vil påføre LL drifts- og vedlikeholdsutgifter/-ansvar En slik presisering i retningslinjene vil forhåpentligvis være til god hjelp for både søkere, saksbehandlere og de som skal foreta selve tildelingen. Lokalstyret bes om å vurdere om dette er noe som skal tas inn i retningslinjene, enten slik de er foreslått eller med evt. justeringer. Det foreslås også å dele «Veiledning og informasjon» i to dokumenter, slik at det blir et skille mellom det som anses for retningslinjer og det som er en veiledning til utfylling av søknader. Det ene vil da bli «Retningslinjer for Korkpengeordningen» og det andre «Veiledning til utfylling av søknad om Korkpenger». I tillegg justeres søknadsskjemaet litt slik at dette bli noe mer oversiktlig. I retningslinjene er det også tatt inn et pkt. om klagerett, samt at punktene om delegasjon er justert i forhold til det nye delegasjonsreglementet. For øvrig er det bare foretatt noen mindre justeringer i teksten. Økonomisk ramme for 2014 I forkant av hver tildeling av korkpenger har lokalstyret vedtatt en årlig økonomisk ramme som tildelingene skal gjøres innenfor. De fire siste årene har rammene vært: 2010 2,6 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,0 mill. kr.) 2011 2,7 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,6 mill. kr.) 2012 2,7 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,1 mill. kr.) 2013 2,8 mill. kr. (overføring fra Nordpolet var på ca. 5,6 mill. kr.) Overføringen i år er noe høyere enn i fjor, og det er da rom for å øke rammen noe. Administrasjonssjefen anbefaler at en viderefører at ca. halve beløpet settes av som ramme for tildelingen, og at rammen for 2014 dermed settes til 2,9 mill. kr. Resterende del av Nordpolets overskudd for 2013 blir med denne anbefalingen ca. 3 mill. kr., Av dette settes ca. kr 600.000 av på korkpengefondet, mens resten går til betjening av lånet til Kulturhuset. Satsningsområder Side 18
2014/460-3 Side 4 av 4 I kriteriene for tildeling av korkpenger heter det at ved vurdering av søknadene vil det bli tillagt vekt om tiltaket er i samsvar med de satsningsområder som lokalstyret har trukket opp for tildeling av korkpenger. I forkant av tildelingen av korkpenger bør derfor lokalstyret trekke opp hvilke satsningsområder som skal legges til grunn for tildeling av korkpenger for 2014. For 2013 ble flg. satsningsområder vedtatt: - Barne- og ungdomsarbeid - Tiltak for seniorungdom - Flerbrukstankegang og tiltak på tvers av aldergrupper og aktiviteter Lokalstyret bes vurder om disse satsningsområdene også skal legges til grunn for årets tildeling, eller om det er ønskelig prioritere andre områder. Søknader I de fire siste årene har det samla årlige søknadsbeløpet på korkpenger vært: 2010 6,0 mill. kr. 2011 6,3 mill. kr. 2012 7,3 mill. kr. 2013 6,98 mill. kr Søknadsfristen har siden 2009 vært 1. oktober. Denne datoen er satt fordi mange i Longyearbyen ikke er tilbake etter sommerferien før månedsskifte august/september, og med en tidligere søknadsfrist blir det for kort tidsfrist for mange søkere. Denne ordningen har fungert greit, men siden retningslinjene nå er under revisjon vil det være behov å forskyve søknadsfristen noe i år. Vedlegg: 1 Forslag til reviderte "Retningslinjer for Korkpengeordningen" Andre vedlegg (ikke vedlagt): 1 «Veiledning og informasjon for søkere til støtte til allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea» 2 Overskuddsutdeling fra Nordpolet AS Side 19
Vår referanse: -- Saksbehandler: Dato: 16.06.2014 Retningslinjer for Korkpengeordningen 1. Bakgrunn og formål med ordningen Longyearbyen lokalstyre har i Forskrift om overskuddsutdeling fra Nordpolet AS fått i oppgave å fordele nettooverskuddet til velferdsformål. Med velferdsformål menes allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea. Tilskudd skal stimulere til utvikling og aktivitet hos enkeltpersoner, lag og foreninger. Gjennom tildelingene ønsker Longyearbyen lokalstyre å gjenspeile mangfoldet i kulturlivet i Longyearbyen og Svea. 2. Hvem kan søke Lag, organisasjon, foreninger og andre med formål å drive allmennyttige tiltak for befolkningen i Longyearbyen og Svea kan søke. Større organisasjoner og foreninger må koordinere søknadene og sende samlet søknad. 3. Hva det kan søkes om tilskudd til Aktivitetsstøtte Tilskudd til aktivitet og drift av lokale frivillige organisasjoner. Etableringstilskudd Tilskudd til etablering av nye frivillige amatørorganisasjoner som skal ha som formål å drive allmennyttige tiltak. Ekstraordinært driftstilskudd Tilskudd til frivillige organisasjoner med høyt aktivitetsnivå der utgifter til profesjonell bistand er høy. Tilskudd til ekstraordinære opplærings- og utviklingstiltak Tilskudd til heving av kompetansen og kvaliteten i frivillige organisasjoner. Arrangementstilskudd Tilskudd til gjennomføring av arrangementer. Større kulturarrangementer gis høy prioritet. Jubileumsgave til lokale frivillige organisasjoner. Innkjøp og vedlikehold av utstyr Tilskudd til innkjøp, oppgradering og vedlikehold av utstyr som benyttes av lag, foreninger og organisasjoner. Bygging av anlegg Tilskudd til utvidelse eller bygging av nye anlegg i regi av organisasjoner, lag, foreninger. Det er også anledning til å søke om støtte til større og flerårige prosjekter. Hva som menes med større prosjekter er omtalt nedenfor. 4. Hva som ikke støttes Som hovedregel gis det ikke støtte til: Politiske organisasjoner Nasjonale foreninger Tros- og livssynssamfunn Velforeninger Humanitære og sosiale foreninger Side 20
Side 2 av 5 Profesjonelle aktører eller organisasjoner Næringsvirksomhet Dekning av ordinære lønnsutgifter (ut over honorar til innleide instruktører) Aktiviteter/prosjekter som vil påføre LL drifts- og vedlikeholdsutgifter/-ansvar 5. Formelle krav til søknaden Eget søknadsskjema skal benyttes. Alle felt i søknadsskjemaet skal fylles ut så langt det er mulig. I tillegg til navn og informasjon om søker, må søknaden bl.a. inneholde: Budsjett og beskrivelse av tiltaket/prosjektet det søkes om støtte til Begrunnelse for søknaden Vedlegg med utfyllende informasjon Se for øvrig egen veiledning til utfylling av søknaden. Søknaden, opplysninger som legges ved og saksbehandlingen er offentlig. 6. Større prosjekter Som større prosjekter defineres søknader med søknadsbeløp over 150.000,-. Søknader om støtte til større prosjekter skal inneholde de samme opplysningene som de andre søknadene, men det vil bli stilt større krav til oversikt over finansiering og planlegging. Egenfinansiering og bidrag fra medlemmer i form av dugnad/frivillig arbeid vil bli tillagt vekt. Det vil også bli stilt større krav til en realistisk plan for gjennomføring av prosjektet. En slik plan skal bl.a. inneholde: tidsskjema aktiviteter oversikt over årlig kostnader Det skal framgå av søknaden hvilke andre forutsetninger som må innfris før prosjektet kan realiseres (tillatelser fra grunneier, eier av bygg, Sysselmannen etc.). Prosjektet må være fullfinansiert før utbetaling. Det vil bl.a. si at tilsagn om økonomisk støtte fra andre kilder som nevnes i finansieringsplanen, må være bekreftet før utbetaling, men ikke nødvendigvis før søknad sendes. Det vil også her bli tillagt vekt om støtte til prosjektet fra Longyearbyen lokalstyre kan føre til annen økonomisk støtte. 7. Store organisasjoner og foreninger Det skal fremmes søknader hvor tiltak, prosjekter, planlagt aktivitet og drift er beskrevet. Tildeling av tilskudd vil skje på grunnlag av denne beskrivelsen. I etterkant skal det utarbeides en rapport som viser at bevilgningen er brukt i tråd med vedtaket. Store organisasjoner og foreninger med undergrupper må koordinere søknadene og sende en samlet søknad. Hensikten med dette er å sikre en mest mulig effektiv og rasjonell utnyttelse av korkpengene. Det er uhensiktsmessig å pålegge de store organisasjonene og foreningene detaljerte krav om hvordan tildelingen skal forvaltes. Longyearbyen lokalstyre legger derfor opp til å styre aktivitetene via rammene på overføringene til disse søkerne. Dersom mottaker ikke benytter bevilgningen i tråd med vedtaket, skal det rapporteres til Longyearbyen lokalstyre. Adgang til å endre bruk av korkpenger skal det også søkes om til Longyearbyen lokalstyre. 8. Mangelfulle søknader Side 21
Side 3 av 5 Longyearbyen lokalstyre kan reservere seg mot å behandle mangelfulle søknader, eller vurdere å avslå søknader på formelt grunnlag pga. mangelfull dokumentasjon. Søkeren har ansvar for å gi nødvendige opplysninger. Dersom søknaden er klart mangelfull, vil Longyearbyen lokalstyre så godt det lar seg gjøre opplyse søkeren om dette, og gi rimelig frist for å supplere søknaden. Søkere kan bli forespurt om opplysninger utover spørsmål som er nevnt i søknaden, eksempelvis utfyllende opplysninger om budsjett og regnskap. Longyearbyen lokalstyre vil også kunne gi veiledning og svare på spørsmål vedrørende utfylling av søknaden, samt hjelpe barn og ungdom med søknaden. 9. Vurdering av søknadene Ved vurdering av søknadene vil følgende forhold bli tillagt vekt: er tiltaket i samsvar med de satsingsområder som lokalstyre har trukket opp for tildeling av korkpenger målgruppen for tiltaket kostnadene forbundet med aktiviteten i foreningen om det er en kostnadskrevende aktivitet, eller en aktivitet som kan drives med relativt beskjedne midler om tiltaket kan realiseres/gjennomføres innenfor kostnadsrammen, og med den finansiering som er lagt til grunn i søknaden i hvor stor grad foreningen selv bidrar til fullfinansiering av tiltaket/prosjektet hvilke andre inntektskilder som bidrar til fullfinansiering av tiltaket/prosjektet, og om tildeling av korkpenger vil utløse bidrag fra andre om tiltaket/prosjektet vil bidra til økt aktivitet i foreningene om foreningen bidrar ved kulturarrangementer og kulturutvekslinger (f.eks. Solfest, 17.mai, idretts- og kulturutvekslinger etc.) tidligere tildelinger av korkpenger I tilknytning til vurderingskriteriene presiseres det at: via korkpengen er det et ønske om å stimulere til et aktivt, kreativt og nyskapende velferdstilbud. I vurderingen av søknadene vil det derfor bli vektlagt at nye aktiviteter også skal få støtte, slik at mangfoldet blant aktivitetene økes. Også her bør det fokuseres på hvorvidt disse aktivitetene er beregnet på barn, ungdom eller voksne osv. Tidligere tildelinger av korkpenger vil bli tatt med i vurderingen ved behandling av søknadene. Lag og foreninger som ved tidligere tildelinger har blitt tilgodesett med store summer kan ikke forvente ved kommende års tildeling å få full uttelling på søknadene. Nisje -foreningene eller særinteressene bør også komme med i vurderingen slik at disse også kan nyte godt av korkpengene. Sammenlignbare foreninger søkes vurdert på likt grunnlag Ved søknad om større beløp stilles det strengere krav til opplysninger, dokumentasjon og presisjon i søknaden, enn ved mindre tiltak. 10.Vurdering av prosjekter Ved vurdering av støtte til større prosjekter bør det fokuseres på hvem som vil nyte godt av tilbudene. Er tiltaket/prosjektet av varig verdi? Vil det være med på å utløse andre midler? Samt en forventning om at via prosjektene vil det generelle velferdstilbudet styrkes og utvikles. Det vil på et senere tidspunkt vurderes om det er nødvendig å etablere særskilte regler for behandling av tildelinger over 300.000,-. 11.Tildeling Korkpenger blir tildelt kun en gang årlig. Saksbehandlingen i forbindelse med tildelingen av korkpenger legges opp slik at det annonseres en gang årlig, og midler tildeles etter søknad. Side 22
Side 4 av 5 Longyearbyen lokalstyre har en restriktiv praksis på dette, og en vil kun helt unntaksvis fravike denne praksisen. Unntak kan vurderes dersom en søker fremmer ny og korrigert søknad til et kjent prosjekt, der det allerede er bevilget midler. 12.Utbetaling av tilskudd Frist for å be om utbetaling av korkpenger er 30. juni i året etter at tildelingen ble foretatt. I visse tilfeller kan det gis utsettelse i inntil ett år, dersom særskilte forhold i tiltaket/prosjektet taler for det. En utbetaling fordrer at rapport og regnskap vedrørende forrige års tildeling er innlevert Longyearbyen lokalstyre. I tillegg må de betingelsene gitt i vedtaket for tildelingen være oppfylt før utbetalingen skjer. Det samme gjelder for en mottaker som ikke har mottatt korkpenger ved forrige års tildeling. 13.Manglende krav om utbetaling av tilskudd manglende dokumentasjon Dersom vilkårene i punkt 12 utbetaling av tilskudd ikke oppfylles kan bevilgningen trekkes tilbake. Mottaker av tildelingen skal varsles om forholdene og gis mulighet for å rette manglene innen nærmere fastsatte frister. Dersom mottaker ikke imøtekommer disse kravene innen fastsatt frist legges saken frem for oppvekstog kulturutvalget til avgjørelse. 14.Delegasjon til Oppvekst- og kulturutvalget Longyearbyen lokalstyre fatter i forkant av den årlige tildelingen av korkpenger, beslutning om hovedprioriteringer og rammer for fordeling av tilskudd. Oppvekst- og kulturutvalget har, jfr. vedtatte delegasjonsreglement, myndighet til å avgjøre søknader innenfor lokalstyrets vedtatte rammer og hovedprioriteringer. Innvilgning av tilskuddsbeløp over kr 300 000,- til prosjekter som er av prinsipiell og betydelig karakter omfattes ikke av delegasjon gitt fra lokalstyret til Oppvekst- og kulturutvalget. Disse sakene skal avgjøres av lokalstyret etter anbefaling fra Oppvekst- og kulturutvalget. 15.Delegasjon til administrasjonssjefen Administrasjonssjefen har, jfr. vedtatt delegasjonsreglement, myndighet til å: følge opp vedtakene om utbetaling av korkpenger i tråd med vedtatte prinsipper for korkpengetildeling, herunder varsle søker om mulig inndragning av bevilgning (jf. punkt 13) avgjøre søknader om endring av bruken av tildelingen, dersom denne ikke er av vesentlig eller prinsipiell karakter (jf. punkt 13) gi tillatelse på utsettelser på utbetaling av korkpenger (jf. punkt 12) tilbakeføre korkpengebevilgninger som ikke er utbetalt, og som det ikke er gitt utsettelse for, når det har gått 2 år fra tildelingen ble vedtatt. 16.Klagerett Frist for evt. klage på vedtak er 3 uker fra den dag søker mottar svar på søknaden, jfr. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Side 23
Side 5 av 5 Veiledning til utfylling søknad om Korkpenger Standard søknadsskjema skal benyttes. Alle felt i søknadsskjemaet skal fylles ut så langt det er mulig og relevant for søknaden. Legg evt. ved egne ark med utfyllende informasjon dersom det ikke er avsatt nok plass på søknadsskjemaet. Søkeren har selv ansvar for å gi nødvendige opplysninger. Søknaden, opplysninger som legges ved og saksbehandlingen er offentlig. Navn og adresse på søker Navn er navn på organisasjonen (klubb, lag, forening) dersom det er en etablert organisasjon eller en organisasjon under etablering som søker. Finnes det en valgt leder, føres også navnet på denne opp. Dersom det er en uformell gruppe som søker, må navnet på en ansvarlig person settes opp. Kontaktperson Dersom det ikke er leder eller annen ansvarlig person som skal kontaktes for nærmere opplysninger, må søknaden inneholde navn på kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Informasjon om søkeren Lag, foreninger, organisasjoner mv. må oppgi informasjon om medlemstall, kontingent, aldersgrupper og type aktivitet. Fordeling på aldersgrupper er viktig for statistikk og for vurdering av søknaden. Beskrivelse av tiltaket/prosjektet Søknaden må inneholde en beskrivelse av hva det søkes om støtt til, og tiltakets/prosjektets totale kostnad må oppgis. Evt. egenfinansiering, støtte fra andre og om evt. tilskudd fra korkpengene utløser midler fra andre bidragsytere, skal også framgå av søknaden. Alle prosjekt og tiltak det søkes om støtte til må være begrunnet. Dette gjøres ved å besvare spørsmålene i søknadsskjemaet. Utfyllende opplysninger og dokumentasjon skal/kan om nødvendig legges ved søknaden. Søknaden skal inneholde følgende vedlegg: Budsjett for prosjektet/tiltaket Evt. prosjektbeskrivelse Årsmelding med godkjent regnskap (for etablerte organisasjoner) Rapport/regnskap for bruk av forrige års korkpengetildeling Evt. andre dokumenter som er relevante i forhold til søknaden Større prosjekter Som større prosjekter defineres søknader med søknadsbeløp over 150.000,-. For slike søknader stilles det større krav til oversikt over finansiering og planlegging. Disse søknadene skal derfor i tillegg inneholde følgende opplysninger: Går prosjektet over flere år? (Som hovedregel bevilges det ikke korkpenger til prosjekter som har varighet over tre år) Har prosjektet varig verdi? Gir prosjektet grunnlag for fremtidige aktiviteter? Se for øvrig pkt. 5 i Retningslinjer for Korkpengeordningen. Side 24