VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Dato: Tirsdag 11. mars 2014 Tid: Kl 09:00 Sted: Verdal rådhus - møterom 2. etg. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/14 Referatsaker 002/14 Orientering fra rådmannen vedrørende avløpssaken på Ørmelen 003/14 Orientering fra revisor - statusrapport for revisjonsarbeidet 004/14 Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 005/14 Kontrollutvalgets budsjett for 2014 Sak 3/14 vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml. 31.2 og fvl. 13 Steinkjer, 05.03.14 Kristine Karlgård Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf. 74 11 14 78 / 90 95 04 40 E-post: paul.stenstuen@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no,
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 001/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.03.14 Paul Stenstuen 001/14 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Kommunal og Ekspertutvalg skal se på Ikke vedlagt Moderniseringsdepartementet oppgaveløsningen i kommunene 2 Komrev Trøndelag IKS Regnskapsavslutning 2013 Vedlagt 3 Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2013 vedrørende Vedlagt skatteoppkreverfunksjonen i Verdal kommune 4 Skatteoppkreveren i Årsregnskap og årsrapport for 2013 Vedlagt Innherred samkommune 5 Norges kommunerevisorers forening Kontrollutvalgskonferansen 2014 Ikke vedlagt Steinkjer 05.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 002/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.03.14 Paul Stenstuen 002/14 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Det har vært en del medieoppmerksomhet vedrørende sen fakturering av hjemmelshavernes andel av kostnader knyttet til en oppgradering av avløpsnettet på Ørmelen. Kontrollutvalget har over lengre tid hatt fokus på kommunens økonomiske internkontroll. En har på denne bakgrunn anmodet rådmannen om en orientering. Rådmannen vil gi orienteringen i møte. Steinkjer 05.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 003/14 ORIENTERING FRA REVISOR - STATUSRAPPORT FOR REVISJONSARBEIDET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.03.14 Paul Stenstuen 003/14 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal påse at det føres betryggende revisjon med kommunens regnskaper. Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisor vil gi en statusrapport for revisjonsarbeidet i møte. Vurdering Kontrollutvalget vil bli gitt innblikk i revisors foreløpige vurderinger og arbeidsmetoder. Møtet må derfor lukkes under revisors orientering, jf. koml. 31.2 og forv.l. 13. Steinkjer 05.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 004/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.03.14 Paul Stenstuen 004/14 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Det fremlagte forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2013. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til orientering. Vedlegg Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret. Saksfremstilling I kommunelovens 77 heter at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. For øvrig blir alle møteinnkallinger med saksdokumenter sendt ordføreren da denne har møte og talerett i kontrollutvalgets møter. Dette fungerer som en informasjon til det politiske miljøet. Møteinnkallinger med saksdokumenter sendes også til rådmannen. I tillegg har utvalget funnet det formålstjenlig å sende møteprotokollene etter hvert møte til både ordfører og rådmann. Dette i den hensikt å gi løpende orientering om alle saker som har vært til behandling i utvalget. Ut fra tidligere praksis er det også for 2013 naturlig å avgi en årsrapport om kontrollutvalgets virksomhet til kommunestyret.
Vurdering Kontrollutvalget anbefales å vedta det fremlagte forslag som kontrollutvalgets årsrapport for 2013. Steinkjer 05.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
Verdal kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport for 2013 til kommunestyret Vedtatt av kontrollutvalget i møte den 11.03.14 Postboks 2564, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013... 3 2.1 MØTER... 3 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER... 3 2.3 FORVALTNINGSREVISJON... 4 2.4 SELSKAPSKONTROLL... 4 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER... 4 2.6 TILSYN MED REVISJONEN... 4 2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON... 5 2.8 BEFARINGER/BESØK... 5 3 AVSLUTNING... 5 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 2 AV 6
1 INNLEDNING Kontrollutvalget har som oppgave å føre den løpende kontroll og tilsyn med den kommunale forvaltning på vegne av kommunestyret, jf. kommunelovens kap. 12 med forskrifter. Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll og tilsyn, men kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens folkevalgte organer. For nærmere informasjon om kontrollutvalgets hjemmel og mandat, viser en til kontrollutvalgets årsplan. Kommunestyret valgte i møte den 17.10.2011 et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 7 varamedlemmer for perioden 2011 2015. Listen er endret etter søknad om fritak, jf. kommunestyret sak 102/12. Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Parti Funksjon Parti Navn Kristine Karlgård Sp Leder V Nils Georg Leirset John Hermann Frp Nestleder Frp Ole Vatten Sv Hilde Gunn Slottemo Sp Siri-Gunn Vinne Rolf Tømmerås Ap Medlem Ap Jon Sellæg Marita Nergård Gustad Krf Medlem Ap Svein J Svensson Bjørn Holmli Ap Medlem Ap Gerd Janne Kristoffersen John Hermann og Bjørn Holmli sitter i kommunestyret. Rolf Tømmerås er vararepresentant til kommunestyret. Bjørn Holmli sitter i kommunestyret og Rolf Tømmerås er vararepresentant til kommunestyret. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2013 2.1 MØTER Kontrollutvalget har i 2013 holdt 5 møter og behandlet 22 saker, se vedlegg. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2012, 4 møter og 32 saker. Kontrollutvalgets møter er åpne. Møtene har likevel vært lukket under behandling av saker underlagt lovpålagt taushetsplikt. Kommunens revisor benytter seg rutinemessig av sin møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. 2.2 BEHANDLING AV KOMMUNENS REGNSKAPER Kontrollutvalget behandlet kommunens årsregnskap og årsberetning i møtet den 29.04.13, sak 8/13. Saksgangen ved behandlingen av kommunens regnskaper er forøvrig regulert i kommuneloven med tilhørende forskrifter. Kontrollutvalgets uttalelser skal foreligge før formannskapet avgir sin innstilling til kommunestyret, slik at formannskapet kan ta disse uttalelsene i betraktning ved sine innstillinger. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 3 AV 6
2.3 FORVALTNINGSREVISJON Forvaltningsrevisjon er hjemlet i KL 77.4, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 05.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 25.06.12, sak 70/12. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon vedrørende «Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall - Oppfølging i byggeperioden» ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 29.04.13, sak 9/13. Saken ble behandlet av kommunestyret i møte den 27.05.13, sak 38/13. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon vedrørende sosialtjenesten ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 22.11.13, sak 20/13. Saken ble behandlet av kommunestyret i møte den 16.12.13, sak 84/13. I samsvar med Forskrift om kontrollutvalg skal utvalget gi tilbakemelding til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter er blitt fulgt opp. Kontrollutvalget vil i rimelig tid etter den kommunale behandlingen av hver forvaltningsrevisjon be administrasjonen gjøre rede for hvordan dette er gjort. 2.4 SELSKAPSKONTROLL Selskapskontroll er hjemlet i KL 77.5, og i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Planen ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 05.06.12 og vedtatt av kommunestyret den 25.06.12, sak 71/12. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i 2013. 2.5 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER Det ble i 2013 gjennomført endringer i revisors rapportering etter gjennomgang av møteprotokoller. Med mindre det blir avdekket forhold kontrollkomiteen bør følge opp, tas denne rapporteringen nå som ledd i revisors ordinære statusrapportering. Jf. sak 39/13. 2.6 TILSYN MED REVISJONEN Kontrollutvalgets sekretariat har faste møter med revisjonen, der revisjonen orienterer om sitt arbeid. Sekretariatet har fullt innsyn i revisjonens arbeidspapirer, slik at en kan forsikre seg om at revisjonsarbeidet foregår i samsvar med god revisjonsskikk. Referat fra disse møtene legges frem for kontrollutvalget. Utvalget har også blitt holdt orientert om revisjonsstrategi og status for revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor skal årlig avgi erklæring om sin uavhengighet, jfr. forskrift om revisjon 15. Denne ble forelagt kontrollutvalget i møtet den 10.09.13, sak 12/13. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 4 AV 6
2.7 ORIENTERING FRA KOMMUNENS ADMINISTRASJON Kommunens administrasjon har orientert om: Innherred arbeidsmiljø og sykefravær (sak 2/13) Aktuelle forhold vedrørende kommunens økonomi og regnskap (sak 8/13) Kommunens økonomi (sak 14/13) 2.8 BEFARINGER/BESØK Kontrollutvalget har ikke gjennomført befaringer/besøk i 2013. 3 AVSLUTNING Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med øvrige folkevalgte organer og administrasjonen. I praksis blir forhold som kontrollinstansen avdekker, løst på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis formelt rapportert til kommunestyret. Den årlige meldingen er derfor viktig informasjon om det tilsyn kontrollutvalget utøver på vegne av kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer allikevel fortløpende hvilke saker og hvilken informasjon som bør presenteres for kommunestyret. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. Verdal 11.03.14 Kristine Karlgård leder John Hermann nestleder Rolf Tømmerås Marita Nergård Gustad Bjørn Holmli KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 5 AV 6
VEDLEGG - OVERSIKT OVER KONTROLLUTVALGETS SAKER I 2013 Dato Sak nr. Sakstittel 001/13 Referatsaker 002/13 Orientering fra rådmannen vedrørende arbeidsmiljø og sykefravær 22.02.2013 003/13 Orientering fra revisor - statusrapport for revisjonsarbeidet 004/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2012 005/13 Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 006/13 Kontrollutvalgets budsjett for 2013 007/13 Referatsaker 008/13 Kontrollutvalgets uttalelse til Verdal kommunes årsregnskap for 2012 29.04.2013 009/13 Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon «Verdalsøra barneskole, Verdalsøra ungdomsskole, flerbrukshall og svømmehall - Oppfølging i byggeperioden» 28.05.2013 010/13 Referatsaker 011/13 Forvaltningsrevisjon - Godkjenning av prosjektplan 012/13 Skifte av oppdragsansvarlig revisor 013/13 Referatsaker 014/13 Orientering fra rådmannen 10.09.2013 015/13 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2013 016/13 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1. halvår 2013 017/13 Budsjett for kontroll og tilsyn 2013 - budsjettregulering 018/13 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2014 019/13 Referatsaker 22.11.2013 020/13 Forvaltningsrevisjon vedrørende sosialtjenesten 021/13 Orientering fra revisor - statusrapport for revisjonsarbeidet 022/13 Kontrollutvalgets årsplan / møteplan for 2014 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 SIDE 6 AV 6
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 005/14 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2014 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.03.14 Paul Stenstuen 005/14 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar følgende detaljbudsjett for kontroll og tilsyn for 2014: Art Beskrivelse 2014 10800 Godtgjørelse folkevalgte 22 000 10804 Tapt arbeidsfortjeneste 7 500 1099 Arbeidsgiveravgift 4 200 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 5 400 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 3 000 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 3 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 215000 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1110000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 398 100 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta de nødvendige budsjettekniske registreringer. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommunestyrets sak 85/13 2. Kontrollutvalgets sak 18/13 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 4. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 5. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 07.05.13.
Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for 2014 den 10.09.13, sak 18/13. Budsjettrammen omfatter kontrollutvalgets samlede virksomhet, herunder kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester. Budsjettforslaget fra kontrollutvalget hadde en total ramme på kr 1 398 100, med slik bakenforliggende kalkyle: Art Beskrivelse 2014 10800 Godtgjørelse folkevalgte 22 000 10804 Tapt arbeidsfortjeneste 7 500 1099 Arbeidsgiveravgift 4 200 1103 Faglitteratur/tidsskrifter 5 400 1116 Bevertning 3 000 1150 Kursavgifter og oppholdsutgifter 25 000 1160 Kjøregodtgjørelse 3 000 1170 Reiseutgifter (inkl. parkeringsavgifter/bomavgifter) 3 000 1375 Kjøp av tjenester fra KomSek Trøndelag IKS 215000 1375 Kjøp av tjenester fra KomRev Trøndelag IKS 1110000 Sum ramme - kontroll og tilsyn (funksjon 110) 1 398 100 Rådmannens forslag til budsjett for kontrollutvalget for 2014 går ikke klart fram av rådmannens samlede budsjettforslag for 2014. Slik en har oppfattet det avvek imidlertid ikke rådmannens budsjettforslag fra kontrollutvalgets budsjettforslag på dette punkt. Da det ikke ble vedtatt endringer kommunestyret legger en til grunn at kontrollutvalgets budsjettforslag ble vedtatt. Vurdering En tilrår kontrollutvalget å vedta en spesifisering av det samlede budsjett for 2014 for kontroll og tilsyn som fremgår av forslaget til vedtak. Steinkjer 05.03.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær