Ark.: M80 &85 Lnr.: 6844/11 Arkivsaksnr.: 11/264-10 Saksbehandler: Rannveig Mogren DRØFTINGSNOTAT TIL FORMANNSKAPENE 13.09.2011 Om felles brann- og feiertjeneste for kommunene i Lillehammer-regionen. Vedlegg: - Forslag til vedtekter og samarbeidsavtale ( tatt inn i notatet) - Formannskapssaken fra 23. august 2011, med vedlegg: - Utredning fra arbeidsgruppe - Uttale fra tillitsvalgte i Gausdal brannvesen Bakgrunn: Øyer og Lillehammer kommuner har hatt samarbeid om brannvesen siden 1992. Samarbeidet ble utvidet til også å omfatte feiervesenet fra 2001. I forbindelse med behandling av handlingsprogram 2010-2013 og årsbudsjett 2010 vedtok Gausdal kommunestyret at følgende skal utredes: Innen teknisk: Vurdere regionalt samarbeid på ( ) brannberedskap. Saken ble utredet, og Gausdal kommunestyret behandlet saken igjen den 17.06.2010 sak 43/10, med følgende vedtak: Gausdal kommune innleder forhandlinger med Lillehammer og Øyer kommuner med sikte på å få en avtale om felles brann- og redningstjeneste for de 3 kommunene i Lillehammerregionen. Staten understreker nødvendigheten av samarbeid, og samarbeidet mellom Gausdal, Lillehammer og Øyer kommuner vil styrke brann- og beredskapsarbeidet i Lillehammerregionen. Drøftingsnotatet. Dette notatet er et notat utarbeidet til de 3 formannskapene i Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner, og inneholder utkast til vedtekter for samarbeidet etter Kommunelovens 27 og samarbeidsavtale. Bakgrunnen for notatet er saken Samarbeid om brann- og beredskap i Lillehammerregionen, behandlet i formannskapene i de 3 kommunene 23. august 2011. Formannskapene vedtok følgende: 1. Felles brann- og feiertjeneste for Lillehammer, Øyer og Gausdal etableres fra 01.01.2012.
2. Avtaledokument med vedtekter blir utarbeidet og legges fram for de 3 kommunestyrene i september 2011. 3. Brann- og feiervesenet for de 3 kommunene i Lillehammer-regionen organiseres som et interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27. 4. Utredning av august 2011 om felles brann- og feiertjeneste for de 3 kommunene i Lillehammer-regionen legges til grunn for dimensjoneringen. 5. Feiing: gjennomgang av kostnadene (selvkost) og utarbeidelse av et felles gebyrregulativ, inkludert feiervesen, med sikte på å gi like gebyrsatser for innbyggerne i de 3 kommunene tas i forbindelse med årsbudsjett for 2012. 6. Følgende prinsipper legges til grunn for fordeling av kostnadene for finansiering av brann og redningstjenesten for de 3 kommunene pr 01.01.2012: a. Lillehammer kommune betaler forlots andel som tilsvarer gjeldende avtale. b. Øvrige driftsutgifter og inntekter fordeles iht. innbyggerantall. c. Etterslepet Gausdal kommune har på opplæring etter forskriften, dekkes av Gausdal kommune alene. 7. Kostnadsnøkkelen vurderes etter 2 regnskapsår (fra 01.01.2012). I denne saken ble det bestemt i pkt 2 at avtaledokument med vedtekter for felles brann- og feiertjeneste for Lillehammer, Øyer og Gausdal blir utarbeidet og legges fram for de 3 kommunestyrene i september 2011. En tar med dette også sikte på at samarbeidet etableres fra 01.01.2012, som et interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27. Ved behandlingen av saken var formannskapet i Lillehammer kommune opptatt av å få fremlagt til drøfting forslaget til avtaler før en lager sin innstilling til kommunestyret. Det skal legges fram 3 like saker til kommunestyrene, og da er det vanskelig å komme med eventuelle korrigeringer som en del av den formelle behandlingen. Notatet omhandler også økonomiperspektivet, slik at det nå blir avklart hvilke element en går videre med og eventuelt hva som må avklares før sluttbehandling i september i formannskap og kommunestyre. Prosess: Drøftingsnotat med utkast til vedtekter og samarbeidsavtale blir lagt fram for formannskapene 13. september 2011. Så blir det på bakgrunn av drøftingene i formannskapene 13. september laget en felles sak med vedtekter for samarbeidet etter Kommunelovens 27 og samarbeidsavtale som behandles i formannskapene 27. sept (i Øyer og Lillehammer) og 29. sept. i Gausdal, - før saken går til sluttbehandling i kommunestyrene 29. september 2011. Utredning av august 2011 om felles brann- og feiertjeneste for de 3 kommunene i Lillehammer-regionen legges til grunn for dimensjoneringen. Feiing: gjennomgang av kostnadene (selvkost) og utarbeidelse av et felles gebyrregulativ, inkludert feiervesen, med sikte på å gi like gebyrsatser for innbyggerne i de 3 kommunene tas i forbindelse med årsbudsjett for 2012. Økonomi:
Lillehammer dekker i dag en forlots andel på 10% av faste lønninger for mannskapene ved Lillehammer brannstasjon. Bakgrunnen for dette er at Lillehammer er en bykommune og må derfor ha et relativt større og mer omfattende brannvesen (kasernert mannskap) enn en landkommune. Dersom man velger å benytte samme prinsipp som i dag for kostnadsdeling, er det mulig å justere størrelsen på forlots andel, slik at de totale kostnadene blir tilnærmet som i dag for all tre kommuner. Dette vil i tilfelle medføre at den forlots andel som Lillehammer i dag betaler, økes fra ca 1 mill til ca 1,5 mill. Ved å beholde forlots andel på dagens nivå, vil Lillehammer redusere sine kostnader med ca kr 160 000.-, mens Øyer og Gausdal øker sine kostnader med henholdsvis kr 60 000.- og kr 100 000.- (forutsatt uendret kostnadsnivå og innbyggertall.) Formannskapene vedtok dette i saken 23. august 2011, pkt. 6 og 7: Følgende prinsipper legges til grunn for fordeling av kostnadene for finansiering av brann og redningstjenesten for de 3 kommunene pr 01.01.2012: d. Lillehammer kommune betaler forlots andel som tilsvarer gjeldende avtale. e. Øvrige driftsutgifter og inntekter fordeles iht. innbyggerantall. f. Etterslepet Gausdal kommune har på opplæring etter forskriften, dekkes av Gausdal kommune alene. Kostnadsnøkkelen vurderes etter 2 regnskapsår (fra 01.01.2012). Nærmere om økonomien i samarbeidet, - til drøfting: Samla tilskudd - nivå 2010 Gausdal (korrigert) 3 854 000 Øyer 3 212 000 Lillehammer 18 228 000 Totalt budsjett brannsamarbeid 25 294 000 Forutsetninger. Regnskapstall for 2010 ble benyttet som sammenligningsgrunnlag i utredningen og sak for formannskapene, jfr. tabellen over. Dette grunnlaget benyttes også her da det anses for å være det mest presise sammenligningsgrunnlaget per dags dato. Pris- og lønnsvekst for 2011 og 2012 vil komme i tillegg. Denne kommer uavhengig av samarbeidet, og er derfor ikke inntatt i tallmaterialet nedenfor, da det ikke vil påvirke sammenligningsgrunnlaget. Innbyggertall 01.10.2010 ble lagt til grunn i utredningen, og benyttes også her. Befolkningstallene er noe endret, men det gir seg kun mindre utslag, jfr. tabellen nedenfor. Selv om Lillehammer har den sterkeste befolkningsveksten i antall personer, ser en at den prosentvise fordelingen er forholdsvis stabil. 01.okt.10 01.jan.11 01.jul.11 Lillehammer 26442 70,25 % 26571 70,29 % 26640 70,31 %
Gausdal 6131 16,29 % 6141 16,24 % 6146 16,22 % Øyer 5067 13,46 % 5092 13,47 % 5101 13,46 % Sum 37640 100,00 % 37804 100,00 % 37887 100,00 % Fordeling av kostnadene %-andel forlodds Gausdal kommune Øyer kommune Lillehammer kommune Dagens, uten samarbeid 3 854 000 3 212 000 18 228 000 25 294 000 Forlots andel kr 0.- 0 4 120 019 3 405 013 17 768 968 25 294 000 Forlots andel kr 981 000.- 10,0 % 3 960 229 3 272 954 18 060 818 25 294 000 Forlots andel kr 1 430 000.- 14,6 % 3 887 093 3 212 510 18 194 397 25 294 000 Forlots andel kr 1 500 000.- 15,3 % 3 875 691 3 203 087 18 215 222 25 294 000 Forlots andel kr 1 600 000.- 16,3 % 3 859 403 3 189 625 18 244 972 25 294 000 Forlots andel kr 2 000 000.- 20,4 % 3 794 249 3 135 778 18 363 973 25 294 000 Tabellen over viser kostnadene for hver av de tre partene slik de er uten at Gausdal inngår i brannvernsamarbeidet, jfr. øverste linje. Videre framgår det at ved å benytte forlodds andel som i dag, på 10 % av faste lønninger ved Lillehammer brannstasjon, vil kostnadene for Øyer og Gausdal øke med hhv. ca kr 60 000.- og 100 000.-, jfr. blå linje. Dersom forlodds andel økes til om lag 15 %, vil kostnadsfordeling mellom de tre partene, i stor grad tilsvarer dagens kostnader (grønn linje). I tabellen er det også tatt inn kostnadsfordeling med en høyere forlodds andel. Sum Vedtekter og samarbeidsavtale: Formannskapene vedtok følgende i pkt. 2 og 3: Avtaledokument med vedtekter blir utarbeidet og legges fram for de 3 kommunestyrene i september 2011. Brann- og feiervesenet for de 3 kommunene i Lillehammer-regionen organiseres som et interkommunalt samarbeid etter Kommunelovens 27. Øyer og Lillehammer kommuner har hatt samarbeid om brannvesen siden 1992. Fra 01.01.2003 ble det utvidet til også å omfatte feiervesenet og organisert som et interkommunalt samarbeid med hjemmel i Kommunelovens 27. I de overordnede bestemmelsene i Brannloven står følgende: Kommunens plikter og fullmakter ( 9) Kommunen skal sørge for etablering og drift av et brannvesen som kan ivareta forebyggende
og beredskapsmessige oppgaver etter loven på en effektiv og sikker måte. Kommunen skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse slik at brannvesenet blir best mulig tilpasset de oppgaver det kan stå overfor. To eller flere kommuner kan avtale å ha felles brannvesen eller felles ledelse av brannvesenet. Kommunen kan gjennom avtale overlate brannvesenets oppgaver og ledelse helt eller delvis til en annen kommune, virksomhet e.l. Kommunen må i slike tilfeller etablere ordninger som sikrer at all myndighetsutøvelse etter loven skjer under kommunens formelle ansvar. Kommunelovens 27 sier følgende: 27. Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid. 1. To eller flere kommuner, to eller flere fylkeskommuner, eller en eller flere kommuner og en eller flere fylkeskommuner, kan opprette et eget styre til løsning av felles oppgaver. Kommunestyret og fylkestinget gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Til slikt styre kan kommunestyret eller fylkestinget selv gi myndighet til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Kongen kan gi pålegg om opprettelse av styre som nevnt i første ledd. 2. Vedtektene for det interkommunale styre skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b. området for styrets virksomhet, c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten, d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet. 3. Den enkelte kommune og fylkeskommune kan i alle fall med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i det interkommunale samarbeid og kreve seg utløst av det. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune eller fylkeskommune har skutt inn. ---- Interkommunalt samarbeid er en organisering som passer godt for disse tjenestene, og erfaringene fra samarbeidsmodellen mellom Øyer og Lillehammer har utelukkende vært gode. De eksisterende vedtektene for dette samarbeidet og samarbeidsavtalen er gjennomgått nå, og ligger som hovedsak til grunn for forslag til vedtekter og samarbeidsavtale for det nye samarbeidet mellom de 3 kommunene. Avtaledokumentene (forslag) er vedlagt slik: Vedtekter Samarbeidsavtale Vurdering: I dag (med 2 kommuner) er styret sammensatt av 2 representanter fra Lillehammer kommunestyre og 1 fra Øyer kommunestyre. I tillegg er de 2 rådmennene med i styret, pluss en representant fra de ansatte.
I forslag til vedtekter for samarbeidet mellom de 3 kommunene er styret sammensatt med 5 politiske representanter (3 fra Lillehammer og 1 fra de 2 andre kommunene), 1 rådmann og 1 representant for de ansatte. Antallet styremedlemmer bør ikke være mer enn 7 for å fungere hensiktsmessig, og med denne sammensetningen er alle kommunene representert fra politisk nivå. Rådmennene har et tett samarbeid med faste møter hver 3. uke, og den ene som er representert i styret har ansvar for å samrå seg med de 2 andre før styremøter, i budsjettprosesser og ved andre større saker. Utover dette punktet er vedtektene for 3-kommunesamarbeidet ikke substansielt endret i forhold til dagens vedtekter mellom Lillehammer og Øyer. Noen små endringer og oppdateringer i forhold til dagens lov- og avtaleverk er foretatt. Når vedtektene og samarbeidsavtalen er på plass blir brannordningen gjennomgått og Gausdal kommune implementert. Ved overgangstidspunktet blir det avklart hvilket utstyr og materiell fra Gausdal kommune som skal være med inn i samarbeidet. Alt materiell og utstyr blir deretter en del av det interkommunale samarbeidet, jfr. vedtektene. Hva skal samarbeidet hete? Forslaget går på at samarbeidet går under navnet Brann- og feiervesenet i Lillehammerregionen, forkortet til BIL. Notatet legges fram for formannskapene med følgende forslag til drøftingspunkt: o Økonomiperspektivet, med sikte på å få et fram synspunkt og evt. hva som må avklares før sluttbehandling i september. o Vedtektene og samarbeidsavtalen, - er det ønsker om korrigeringer til foreliggende utkast? ----
Vedtekter for interkommunalt samarbeid om brann- og feiervesen i Gausdal, Lillehammer og Øyer kommuner. 1. Alminnelige bestemmelser. Med hjemmel i Kommunelovens 27 om interkommunalt samarbeid og Lov om brann- og eksplosjonsvern av 14. juni 2002 organiseres brann- og feierrvesen i kommunen Øyer, Lillehammer og Gausdal som et interkommunalt brannvesen under navnet Brann- og feiervesenet i Lillehammer-regionen, heretter forkortet BIL. Vedtektene og tilhørende samarbeidsavtale skal godkjennes av kommunestyrene. 2. Styrets sammensetning og oppgaver. 2.1 Styret. BIL ledes av et styre med følgende medlemmer, valgt for en kommunestyreperiode: 3 representanter, med personlige vararepresentanter, valgt av og blant Lillehammer kommunestyre 1 representant, med personlige vararepresentant, valgt av og blant Øyer kommunestyre 1 representant, med personlig vararepresentant, valgt av og blant Gausdal kommunestyre 1 av regionens rådmenn, med de 2 andre som varamedlemmer 1 representant for de ansatte, med møte og talerett i alle saker, og stemmerett når styret behandler saker som etter Hovedavtalen tilsier at ansatte skal ha medbestemmelse Styret konstituerer seg selv og velger leder og nestleder blant de folkevalgte, for 2 år om gangen. Brannsjefen har ansvaret for at sakene til styret er forsvarlig utredet, er styrets sekretær, og har tale og forslagsrett. 2.2 Styrets oppgaver. Styret er brannvesenets øverste organ, og er delegert den enkelte kommunens gjøremål og myndighet etter Brannloven. Styret: Skal ansette daglig leder / brannsjef og fastsette dennes betingelser. Kan videredelegere myndighet til brannsjefen slik Brannloven forutsetter. Har ansvar for at brannvesenet har tilstrekkelige ressurser til å etterleve brannordningen. Skal foreslå for kommunestyrene en 4-årig rullerende økonomiplan med årsbudsjett. Skal forvalte ressursene innenfor de rammer kommunestyrene vedtar, herunder driftsbudsjett og investeringer. Skal avlegge halvårsrapport og årsrapport med årsregnskap. Skal føre tilsyn med brannsjefens ledelse av virksomheten.
Skal bestemme hvor det skal kjøpes administrative tjenester. 2.3 Styremøter. Styrets leder sammenkaller styret så ofte vedkommende finner det nødvendig, eller når 2 av styrets medlemmer krever det. Styremøter innkalles med 7 dagers varsel, og skal inneholde oversikt over de saker som skal behandles, med saksframlegg. Styrets leder skal lede møtene. Styret er beslutningsdyktige når minst halvparten av de faste medlemmene er tilstede, og de 3 kommunene er representert. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Styret skal orienteres om større enkeltsaker, og ha disse til behandling når styret krever det. Det skal føres protokoll fra møtene, og samtlige tilstedeværende skal underskrive. Protokollen skal sendes til kommunene. Dersom et styremedlem eller brannsjefen er uenig i styrets beslutning kan vedkommende kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. 3. Arbeidsgiver. Lillehammer kommune er formell arbeidsgiver for alle ansatte i BIL. De 3 kommunene har pro rata solidarisk ansvar i saker som er knyttet til arbeidsgiveransvaret. 4. Økonomi. Kommunene bevilger midler til drift i henhold til samarbeidsavtalen. BIL skal budsjettere med årlige avsetninger til anskaffelsesfond. BIL skal budsjettere med eget driftsfond, hvor eventuelt overskudd i forhold til budsjett skal avsettes. Underskudd i forhold til budsjett må dekkes inn av BIL innenfor de 2 neste års budsjett. Styret har ikke fullmakt til å oppta lån eller pådra deltakerkommunene andre økonomiske forpliktelser enn de som følger av budsjettene som kommunene vedtar årlig. 5. Materiell og utstyr. BIL har ansvar for alt utstyr. Midler til utskiftninger styres gjennom eget fond, disponert av styret i henhold til pkt. 4 i vedtekten. 6. Eiendeler. Kommunenes brann- og redningsutstyr tilhører det interkommunale brannvesenet. Ved opphør av samarbeidet skal det felleseide utstyrets nettoverdi fordeles forholdsmessig etter folketallet i kommunene, dog begrenset oppad til verdien av de midler kommunene har skutt inn. Med utstyr menes anleggsmidler og utstyr som har mer enn 3 års varighet og en anskaffelseskostnad over kr. 100.000,-. 7. Møtegodtgjørelse.
De politisk valgte representantene i styret får møtegodtgjørelse i henhold til sin kommunes reglement. 8. Oppløsning av samarbeidet. Kommunene kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i BIL, og kreve seg utløst av det. Fordeling av eiendelene skal være i henhold til vedtektenes pkt. 6. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler kommunen har skutt inn. Oppsigelse av deltakerforholdet kan bringes inn for departementet. 9. Endringer Endringer i disse vedtektene skal behandles i styret i BIL og vedtas i de 3 kommunestyrene. Opptak av nye deltakerkommuner kan skje ved reforhandling av denne vedtekten, og krever samtykke fra de 3 deltakerkommunene. 10. Tvister. Tvist om forståelse av disse vedtektene avgjøres med bindende virkning av en voldgiftsnemnd på 3 medlemmer, hvorav hver av partene velger 1 medlem og Fylkesmannen i Oppland oppnevner det 3. medlem, som skal ha dommerkvalifikasjoner og være nemndens leder. 11. Godkjenning. For at denne vedtekten skal være gyldig må den være vedtatt i kommunestyrene i de 3 kommunene og være forelagt Direktoratet. 12. Ikrafttredelse. Vedtektene og tilhørende samarbeidsavtale trer i kraft 01.01.2012. Vedtatt i Lillehammer kommunestyre. Vedtatt i Øyer kommunestyre. Vedtatt i Gausdal kommunestyre Lillehammer kommune Øyer kommune Gausdal kommune Ordfører Ordfører Ordfører Vedtektene blir forelagt Direktoratet. ----
Samarbeidsavtale om interkommunalt brannvesen for Lillehammer-regionen, med virkning fra 01.01.2012. 1. Alminnelige bestemmelser. Brannvesenet i Lillehammer regionens funksjoner styres av Vedtekter for interkommunalt samarbeid om brannvesen i Øyer, Lillehammer og Gausdal kommuner, Brannordningen og denne samarbeidsavtalen. 2. Styret. Styret er BIL`s øverste organ. Styret delegerer myndighet til brannsjefen. 3. Brannsjef Som daglig leder av BIL skal det være ansatt brannsjef i hel stilling. Brannsjef er ansvarlig overfor styret. 4. Økonomi 4.1 Kostnadsfordeling. Kostnadene for BIL`s virksomhet dekkes i forhold til innbyggertallet pr. 01.01. i budsjettåret. Beløpet som framkommer til fordeling er regnskapets nettoutgift. Før utgiftsfordeling foretas dekker Lillehammer kommune forlots andel på 10% (?) av faste lønninger for mannskapene ved Lillehammer brannstasjon. 4.2 Økonomiplan og årsbudsjett: Kommunestyrene fastsetter økonomiplan og årsbudsjett for BIL, på grunnlag av det forslag styret legger fram. 4.3 Feiervirksomheten. Regnskap og gebyr. Kommunene skal dekke kostnadene ved feiing og tilsyn i følge gjeldende feieforskrift Omfanget av tjenestene fastsettes av styret i forbindelse med årsbudsjettet. For å synliggjøre sammenheng mellom feiegebyr og kostnad skal feiervesenets regnskap holdes adskilt fra øvrige regnskap i BIL. 4.4 Administrative tjenester. Styret kan beslutte å kjøpe tjenester utenfor kommunene når dette er formålstjenlig. Dersom eierkommunene er leverandører skal godtgjørelse for slike tjenester fastsettes etter selvkost. BIL kan også avtale tilførsel av kompetanse og forskjellig bistand når styret finner behov for det. 4.5 Avtaler om andre tjenester. Det opprettes egne avtaler for alle tilleggstjenester BIL påtar seg for enkelt - virksomheter. Slike avtaler skal godkjennes av styret.
5. Lokaler. Hver kommune har ansvar for å stille til disposisjon og vedlikeholde hensiktsmessige lokaler for BIL s virksomhet. Husleie faktureres etter egen avtale. 6. Materiell og utstyr. Ved overgangstidspunktet blir det administrativ avklart hvilket utstyr og materiell fra Gausdal kommune som skal være med inn i samarbeidet. Alt materiell og utstyr blir deretter en del av det interkommunale samarbeidet, jfr. vedtektene. 7. Vurdering av samarbeidet. Kostnadsnøkkelen vurderes etter 2 regnskapsår (fra 01.01.2012). Lillehammer kommune Øyer kommune Gausdal kommune Rådmann Rådmann Rådmann Samarbeidsavtalen legges fram for Direktoratet. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende Saken legges fram til drøfting. vedtak: