MØTEINNKALLING Møtetid: 28.03.2017 kl. 15.30 Møtested: Ås kulturhus, Lille sal Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Informasjon fra leder og eventuelt 2 Side Saker til behandling 3/17 17/00786-1 Årsmelding 2016-3 4/17 17/00920-1 Samlokalisering av kommunale tjenester i Ås sentrum 4 Orientering kl. 16.30 i Lille sal Sentrumsutviklingen i Ås Felles orientering for Ungdomsråd, Eldreråd og Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne ved plan- og utviklingssjef Ellen Grepperud 2 Ås, 21.03.2017 Grethe Karusbakken leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 04 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/vibeke Berggård. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 17/00128
Informasjon fra leder og eventuelt Orientering kl. 16.30 i Lille sal Sentrumsutviklingen i Ås Felles orientering for Ungdomsråd, Eldreråd og Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne ved plan- og utviklingssjef Ellen Grepperud 28.03.2017 Side 2 av 7
Saker til behandling ER-3/17 Årsmelding 2016 - Saksbehandler: Vibeke Berggård Saksnr.: 17/00786-1 Saksgang Møtedato 1 3/17 28.03.2017 Lederens innstilling: Årsmelding 2016 for godkjennes. Ås, 20.03.2017 Grethe Karusbakken Leder Avgjørelsesmyndighet: Behandlingsrekkefølge: Referatsak i Kommunestyret Vedlegg: 1. Årsmelding 2016 -.docx Saksbehandler sender vedtaket til: Kommunestyret som referatsak Saksutredning: Sammendrag: s årsmelding for 2016 legges frem for behandling. Fakta i saken: I følge eldrerådsloven 4 skal skal hvert år utarbeide en melding om sin virksomhet. Meldingen skal legges frem for Kommunestyret. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart 28.03.2017 Side 3 av 7
ER-4/17 Samlokalisering av kommunale tjenester i Ås sentrum Saksbehandler: Emil Schmidt Saksnr.: 17/00920-1 Saksgang Møtedato 1 4/17 28.03.2017 2 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 6/17 28.03.2017 3 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 11/17 29.03.2017 4 Hovedutvalg for helse og sosial 7/17 29.03.2017 5 Hovedutvalg for teknikk og miljø 6 Administrasjonsutvalget 5/17 05.04.2017 7 Formannskapet 24/17 05.04.2017 8 Kommunestyret Rådmannens innstilling: - Det igangsettes et mulighetsstudie for etablering av et bygg for samlokalisering av kommunale tjenester i Ås sentrum. - Ulike lokaliteter i Ås sentrum vurderes. Det vurderes også et alternativ med leie av lokaler. - Det bevilges 250 000 kr til en mulighetsstudie og det opprettes et eget investeringsprosjekt som finansieres av ubundet investeringsfond. Ås, 21.3.2017 Trine Christensen Rådmann Emil Schmidt Økonomisjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Hovedutvalg for oppvekst og kultur Hovedutvalg for helse og sosial Hovedutvalg for teknikk og miljø Administrasjonsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Ingen Øvrige relevante dokumenter som ligger i saken: Ingen Saksbehandler sender vedtaket til: Saksbehandler 28.03.2017 Side 4 av 7
Saksutredning: Sammendrag: Ås kommune har i dag en rekke kommunale tjenester lokalisert i Ås sentrum. Disse tjenestene er i dag spredt på ulike bygg som kommunen delvis eier og delvis leier. Leieavtalene varer frem til 31.12.2020 bortsett fra NAV. Kommunen bør da ha et alternativt klart slik at kommunen ikke kommer i en situasjon hvor leieavtaler går ut og man sitter uten andre alternativer enn å forlenge eksisterende avtaler Fakta i saken: Formannskapet behandlet i møte 15.02.2012 sak om «kontorlokaler i Ås sentrum leie eller eie» med følgende vedtak: 1. Rådmannen legger fram en sak med vurdering av om kommunen fortsatt skal leie lokaler i Ås sentrum eller bygge et nytt kontorbygg i forbindelse med handlingsprogram 2013 2016. 2. Det legges fram en områderegulering for Ås sentrum. Områderegulering for Ås sentrum er i gang. Sak om vurdering av utbygging av et nytt bygg for samlokalisering av kommunale tjenester har blitt utsatt i påvente av arbeidet med kommunereformen. Det er nå nærmere avklart at Ås kommune skal fortsette som egen kommune fremover. Kommunale tjenester lokalisert i Ås sentrum er økende og kommunens leieavtaler går ut i 2020. Det er derfor nå behov for en avklaring av hvilke veivalg kommunen skal gjøre for fremtidig lokalisering av kommunale tjenester. Vurdering: Kommunale virksomheter i leide lokaler i Ås sentrum Følgende kommunale tjenester er lokalisert i leide bygg i Ås sentrum i dag: - Forebyggende helse m/bl.a.helsestasjon - Barnevern - Dagtilbudet for personer med funksjonshemninger - PPS - NAV - Rus og psykisk helse - Friskliv og folkehelse - Økonomi og personal - Prosjektavdeling - Voksenopplæringen - FIKS - Kirkelig fellesråd Dette utgjør ca. 175 medarbeidere. 28.03.2017 Side 5 av 7
Leid areal i Ås sentrum Ås kommune leier per i dag følgende arealer i Ås sentrum: Adresse Areal Leiebeløp Estimerte Sum/snitt leiebeløp Utløpsdato BTA m2 2017 felleskostnader inkl felleskostnader Moerveien 10 2 606 31.12.2020 Moerveien 2 915 Okt. 2018 Rådhusplassen 29 2 022 31.12.2020 Sagaveien 3 360 01.08.2017 SUM 5900 7 361 000 1 250 000 8 611 000/1 459 I dag må kommunen forholde seg til ulike utleiere. Kommunen opplever i dag ulik tilfredshet blant brukerne med dagens bygg. Flere av byggene har ofte tekniske feil, dårlig inneklima og generell lav standard. Dette omfatter blant annet stadige vannlekasjoner, muggsopp og dårlig luftkvalitet. Dette har bidratt til at kommunale tjenester i flere perioder har måttet flytte midlertidig ut av lokalene. Dette reduserer kvaliteten på tjenestene til kommunens innbyggere og medfører mye ekstraarbeid for kommunens ansatte. Kommunale virksomheter i kommunale bygg. Skoleveien 3 er et kommunalt bygg med stort rehabiliteringsbehov. De siste års medarbeiderundersøkelser viser stor misnøye med de fysiske forholdene. Bygget er ikke universelt utformet. I dag rommer huset 8 virksomheter og har et totalareal på ca 990 m2. I tillegg til spesialrom er det 28 kontorplasser. Alle disse kontorplassene kan være aktuelle å flytte i nytt administrasjonsbygg. En eventuell utvidelse av Åsgård skole kan også medføre behov for utvidelse av skolearealet. Skoleveien 3 kan derfor være aktuelt å frigjøre til skoleformål. Gevinster ved samlokalisering I forbindelse med omstillingsprosjektet er det meldt inn forslag fra mange enheter om samlokalisering av kommunale tjenester for å få bedre og mer effektive tjenester. Tilgjengeligheten for innbyggerne kan forbedres og grunnlaget for økt samarbeid mellom kommunale enheter kan bedres. Forvaltning, drift og vedlikehold av byggene vil også kunne effektiviseres med samlokalisering. Bedre standard på forvaltning, drift og vedlikehold vil i neste omgang bidra til bedre kommunale tjenester for kommunens innbyggere. Leie vs eie Det er fordeler og ulemper med å leie bygg kontra å eie selv. Her drøftes noen fordeler og ulemper Vedlikehold Ved leie av bygg overlates forvaltning, drift og vedlikehold i større grad til utleier. Kommunen får da lavere vedlikeholdskostnader men må påregne tilsvarende økende leiekostnader, da dette kommer som påslag på leiekostnader. Finanskostnader Ved leie av bygg reduseres finanskostnadene, da kommunen ikke får utgifter til renter og avdrag på investeringer. Det er huseier som får disse kostnadene, men 28.03.2017 Side 6 av 7
disse kostnadene veltes igjen over på kommunen gjennom husleien. Kommunen har høyere kredittverdighet enn et privat eiendomsselskap. Kommunen får derfor lavere rentekostnader enn en privat aktør. Kommunen får i dag lån i banken til ca 1,7% rente. En privat aktør ligger betydelig over dette. Det kan derfor forutsettes at finanskostnadene i realiteten blir høyere ved å leie lokaler i forhold til å eie selv. Kontraktsoppfølging Ved leie av lokaler må kommunen fortsatt ha bestiller- og kontraktskompetanse. Ved eventuell fremtidig leie av lokaler bør den juridiske kompetansen på dette området styrkes slik at det inngås gode kontrakter som følges opp på en riktig måte. Prisstigning Historisk sett har det vært høy prisstigning på eiendom. Denne tilfaller huseier ved leie. Dersom kommunen selv eier byggene tilfaller prisstigning kommunen. Da prisene kan gå både opp og ned, er det en større økonomisk risiko å eie egne bygg. Statistikk over eiendomspriser viser at prisene kan variere fra år til år, men at prisene over en lengre tidsperiode har hatt en vekst. For en kommune som investerer med en lang tidshorisont kan det derfor antas at risikoen for prisfall er lav og det kan forventes en prisvekst på lang sikt. Alternativer I sak til Formannskapet 15.02.2012 ble to alternativer for utbygging av et kommunalt bygg drøftet. Det ene alternativet var en utvidelse av dagens rådhus og det andre var etablering av et kommunalt bygg på kommunens tomt mellom Brekkeveien og Østfoldbanen. Rådmannen anbefaler at disse alternativene vurderes nærmere i en mulighetsstudie. I tillegg bør andre muligheter også vurderes. Dette kan være andre utbyggingsalternativer, samt en vurdering av leiemarkedet i Ås sentrum, Økonomiske konsekvenser Beregninger som ble utført i forbindelse med saken i Formannskapet 15.02.2012 viser at kommunens årlige utgifter kan reduseres ved å erstatte leide lokaler med egne lokaler. En mulighetsstudie kan si noe mer om de økonomiske konsekvensene. Miljømessige konsekvenser: Ved å etablere et nybygg kan kommunen definere en høyere miljøstandard enn minimumskravene. Dette kan gi høyere investeringskostnader, men kan også utløse tilskudd og lavere renter i kommunalbanken (grønne lån). Dette kan vurderes nærmere i en eventuell mulighetsstudie. Konklusjon med begrunnelse: Det igangsettes et arbeid med en mulighetsstudie. Ikrafttredelse av vedtaket: Umiddelbart. 28.03.2017 Side 7 av 7