NAV Hordaland Konkurranse med forhandling (FOA DEL II) Konkurransegrunnlag del III Avtalevilkår (Bilag 1-7 til Rammeavtale) 1
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon - Bedriftshelsetjeneste 1. FORMÅL NAV Hordaland skal inngå en rammeavtale om kjøp av BHT. Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Formålet med anskaffelsen er å få én felles leverandør for alle enheter i NAV Hordaland (44) sin styringslinje (560 årsverk), samt NAV Familie- og pensjonsytelser Bergen (130 årsverk). Avtalen skal omfatte systemisk oppfølging av enhetene og en individuell oppfølging av statlige ansatte ved disse enhetene. Det skal utarbeides en årlig handlingsplan mellom partene. Dette er et gjensidig styrende dokument for bruk av BHT. Aktiviteten skal gjenspeile avtalens intensjon om leveransens størrelse på omkring kr. 800.000 pr. år. Beløpets størrelse er imidlertid ikke bindende for oppdragsgiver. Anskaffelsen omhandler en konkurranse med forhandlinger, hvor en ser etter det økonomisk mest fordelaktige tilbud på bakgrunn av følgende tildelingskriterier: Kvalitet/oppdragsforståelse og pris. 2. DELTAKERE Aktuelle deltakere er alle medarbeidere i NAV i Hordaland og NAV Familie- og pensjonsytelser Bergen. Oversikt over aldersfordeling av ansatte fra begge styringslinjene til sammen. Antall andel 20-29 år 59 7 % 30-39 år 171 21 % 40-49 år 219 27 % 50-59 år 222 27 % 60-70 år 154 19 % Sum 825 100,00 % NAV i Hordaland har en fordeling mellom kvinner og menn på ca. 70/30 3. VARIGHET Avtalen skal ha en varighet på tre år fra signering. Oppdragsgiver (Kunden) har opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 1 år. 2
4. GEOGRAFISK OMRÅDE Det som skal inngå i anskaffelsen er: Følgende kontor skal omfattes av avtalen: - NAV Hordaland Fylkeskontor - NAV Familie- og Pensjonsytelser Bergen - NAV Arbeidslivssenter Hordaland - NAV Arbeidsrådgivning Hordaland - NAV Markedstjenester Hordaland - NAV Bergenhus - NAV Arna - NAV Åsane - NAV Årstad - NAV Laksevåg - NAV Fyllingsdalen - NAV Fana - NAV Ytrebygda Tjenesteområde Vest - NAV Fjell - NAV Sund - NAV Øygarden - NAV Askøy Tjenesteområde Nord - NAV Lindås - NAV Austrheim - NAV Meland - NAV Masfjorden - NAV Radøy - NAV Osterøy - NAV Fedje - NAV Modalen - Tjenesteområde Midt - NAV Os - NAV Fusa - NAV Samnanger - NAV Austevoll Tjenesteområde SHL - NAV Etne - NAV Sveio - NAV Bømlo - NAV Stord - NAV Fitjar - NAV Tysnes - NAV Kvinnherad 3
Tjenesteområde Voss / Hardanger - NAV Jondal - NAV Odda - NAV Ullensvang - NAV Eidfjord - NAV Ulvik - NAV Granvin - NAV Voss - NAV Kvam Leverandøren må på forespørsel kunne levere tjenesten til samme pris, uavhengig av endringer i antall enheter / prosjekter og fysisk plassering av disse. Samlinger og undervisning/opplæring vil i størst mulig grad bli lagt sentralt til Bergen. Kontortilpasset tiltak, kurs og samlinger er det likevel nødvendig å gjøre lokalt. Det åpnes for at leverandør kan bruke underleverandør i distriktene. 5. KRAV TIL TJENESTENS INNHOLD Generell rådgiving, veiledning, bistand til lederne Bistand til organisatorisk arbeid/utvikling Bistand til oppfølging/veiledning av ansatte/grupper Bistand i forbindelse med oppfølging av sykemeldte Bistand ved konfliktløsning Bistand til forebyggende arbeid Bistand til beredskap og oppfølging av kriser Muligheter for medisinske/psykologiske konsultasjoner (ikke erstatning for fastlege) Deltakelse i Arbeidsmiljøutvalg, IA-utvalg og evt. underutvalg Bidra aktivt til utarbeidelse av handlingsplan for bruk av BHT Gjennomføre ulike kartlegginger av fysisk og psykisk arbeidsmiljø Det ønskes også en beskrivelse på kompetansehevende tiltak i blant annet: Hele eller deler av HMS-grunnopplæring Livsstil og helse Jobbmestring / stressmestring / livsmestring Hjertestarter: Opplæring og vedlikehold av kunnskap om bruk av denne Det står fritt for leverandør å foreslå andre eller lignende leveranser, tema og tilnærmingsformer i tillegg til overnevnte Det blir bedt om et tilbud som for tiden omfatter totalt ca. 44 kontor og enheter. Leverandør av BHT må redegjøre for responstid knyttet til leveransene. 4
Leverandøren bes om å komme med utfyllende beskrivelse i bilag 2, vedrørende følgende punkter: Kvalitet /Oppdragsforståelse - Vektes 60 % Tjenesteinnhold Leveranse av: 1. Generell rådgiving, veiledning og bistand til lederne 2. Bistand til organisatorisk arbeid/utvikling (systemisk tilnærming) 3. Aktivt å bidra til å utarbeide handlingsplan for bruk av BHT. 4. Bistand til lederne når det gjelder oppfølging/veiledning av ansatte/grupper. 5. Forebyggende arbeid og nærværs-/sykefraværsarbeid. 6. Kriseberedskap/kriseteam Den faglige kompetansen til teamet som utøver krisehåndtering og hvordan denne er satt sammen og samarbeider Det er ønskelig at det også gis en beskrivelse på kompetansehevende tiltak innenfor blant annet: Livsstil, livsmestring og helse, Jobbmestring Stressmestring Opplæring, og vedlikehold av kunnskap om bruk av hjertestarter Listen er ikke uttømmende og det står fritt for leverandør å foreslå andre eller lignende leveranser, tema og tilnærmingsformer i tillegg til overnevnte. Det blir bedt om et tilbud for totalt 44 enheter, men med forbehold om endringer som nevnt under pkt. 2.1 Leverandør av BHT må redegjøre for responstid knyttet til leveransene. Organisering av tjenesten Kravspesifikasjonen bygger på Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI) sitt arbeidshefte «God BHT verktøy for evaluering av bedriftshelsetjenesten», revidert utgave fra 2013 (heretter «God BHT»). 1. Grunnleggende krav til leverandøren Et grunnleggende krav er at leverandøren har kapasitet til å levere tjenester i henhold til avtalen. Dette dokumenteres ved hjelp av oversikt over antall fagpersonell som er disponibel for tjenesten. Det vektlegges at leverandøren har kunnskap om hva som kreves for å nå målsettingene om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtalens hovedmål er å gi plass til alle som kan og vil arbeide. Avtalen skal bidra til: et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplassen og samfunnet 5
reduksjon i sykefravær og uføretrygd at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid jf. avtale om et mer inkluderende arbeidsliv (IA-avtalen). Det gis en beskrivelse av viktige utfordringer og tilnærmingsmåter for å møte kravene i IAavtalen. 2. Tverrfaglighet Det vektlegges at tjenesten gis en tverrfaglig tilnærming. 3. Kvalitet Det vektlegges hvordan leverandør sikrer leveransens kvalitet er i samsvar med virksomhetens behov. 4. Etikk Det gis en beskrivelse av hvordan leverandøren arbeider i henhold til vedtatte etiske retningslinjer for bedriftshelsetjenestepersonell (jf. «God BHT»). 5. Handlingsplan, samarbeid og tilgjengelighet Det gjennomføres planleggings- og samarbeidsmøter mellom NAV Hordaland og bedriftshelsetjenesten, hvor det utarbeides handlingsplaner for HMS-arbeidet. Antall møter per år avtales etter behov. Bedriftshelsetjenesten utarbeider periodevise rapporter og årsrapport med oversikt over aktiviteter. Aktivitetene kategoriseres i tråd med oppdragsgivers behov. Det kreves en fast kontaktperson hos bedriftshelsetjenesten. Kontaktpersonen evt. en annen fast representant fra BHT deltar i Arbeidsmiljøutvalget og på anmodning i andre aktuelle møter som omhandler arbeidsmiljø. Møtene i Arbeidsmiljøutvalget, IA-utvalget eller andre underutvalg forberedes i samarbeid med andre representanter fra BHT som har vært i kontakt med enhetene i NAV Hordaland. Generelle henvendelser som ikke omfattes av kriseberedskapshåndtering skal besvares snarest mulig, og senest innen tre dager. 6. Kriseberedskapshåndtering BHT må ha en kriseberedskapshåndtering som innebærer tilgjengelighet på telefon ift rådgivning og veiledning i tidsrommet 07.00-23.00 på alle dager unntatt søndag. BHT skal ha en responstid på maks 24 timer ved behov for møter med medarbeidere som har vært utsatt for krisesituasjoner. Eksempel på områder for kriseberedskap er vold og trusler, arbeidsulykker, ran, overfall, brann, plutselige dødsfall. 7. Forebyggingsperspektivet på systemnivå og individnivå Forebyggingsperspektivet bør være utgangspunktet gjennom kartlegging og utvikling av arbeidsmiljøet i forhold til både fysiske og organisatoriske/psykososiale faktorer. Rådgivning, veiledning og bistand gis til virksomheten som helhet i tråd med Arbeidsmiljøloven 3-3. 6
8. Undervisning og rådgivning BHT samarbeider med NAV Hordaland for å gi eller fremskaffe egnet opplæring eller rådgivning etter behov. 9. Arbeidsmedisinsk bistand BHT må kunne gi tilbud til ansatte med arbeidsrelaterte helseproblemer. BHT må kunne henvise videre i de tilfeller der dette er hensiktsmessig. 10. Sykefraværsoppfølging BHT skal gi støtte i arbeidet med forebygging og oppfølging av og tilrettelegging ved sykefravær. BHT deltar på dialogmøte 2 ved behov. 11. Håndtering av henvendelser Det gis en beskrivelse av hvordan leverandør håndterer ulike typer henvendelser. Gjennomføringsevne Beskrivelse av leveransen og organisering av kontrakten. Hvordan vil leveransen gjennomføres overfor en så stor mengde kontor som NAV Hordaland innbefattes av. 1. Implementering; herunder beskrivelse av fremdriftsplan og synliggjøring av aktiviteter. 2. Kundeservice herunder fleksibilitet/vikarløsninger, leveringssikkerhet, kundeoppfølging og avviks/reklamasjonsrutiner Pris - Vektes 40 % Pris for løpende faglig bistand Besvares i bilag 3 6. KRAV TIL KOMPETANSE: Alt utførende personell skal ha og må kunne dokumentere relevant faglig kompetanse og/eller erfaring med tilsvarende eller andre relevante arbeidsoppgaver. Personalet Leverandøren bruker skal være kompetent til utføre det arbeidet Avtalen omfatter, og Leverandøren plikter til en hver tid å ha slikt personale tilgjengelig. Ved skifte av personell plikter Leverandøren å erstatte vedkommende med en alternativ person med tilsvarende faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved å tilføre nytt personell kunnskap for å gjøre vedkommende operativ på tilsvarende nivå som personell som erstattes, skal dekkes av Leverandøren. Leverandør må bekrefte skriftlig i tilbudet at utførende personell i tiltaket vil fylle kravene til kompetanse over. Leverandør må oversende CV og dokumentasjon i form av autorisasjon som viser at den enkelte oppfyller kravene ovenfor minimum 1 måned før iverksettelse av kontrakt. Dersom det skal foregå en utskifting av utførende personell, skal leverandør oversende CV og autorisasjon minimum 1 måned før vedkommende skal starte å jobbe i tiltaket. NAV skal på bakgrunn av dette godkjenne at leverandørens samlede personell oppfyller kompetansekravene. 7
7. RAPPORTERING 7.1 Rapportering Det skal utarbeides en årlig handlingsplan mellom partene. Det praktiske arbeid vedrørende hyppighet og utforming av innhold av rapportering vil avtales gjennom dette samarbeidet. Bedriftshelsetjenesten utarbeider periodevise rapporter og årsrapport med oversikt over aktiviteter. Aktivitetene kategoriseres i tråd med oppdragsgivers behov. 8
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bedriftshelsetjenester Leverandørens løsningsspesifikasjon skal utarbeides som svar til bilag 1, Kundens kravspesifikasjon, i henhold til instruksjoner gitt i bilag 1. Bilag 2, løsningsspesifikasjonen, skal følge samme struktur som bilag 1, dvs. at man følger den samme kapittelnummereringen. Leverandør skal bekrefte og gi en beskrivelse av løsningen på alle punkter og krav i bilag 1. Løsningsbeskrivelsen skal følge samme nummerering som Bilag 1 og det skal klart fremgå hvordan kravene skal oppfylles. Leverandør kan fritt utforme et skjema/dokument for å tilpasse det til eget tilbud, men det må inneholde samme overskrifter og tema som dette. Tjenesteinnhold: Krav: 1. Generell rådgiving, veiledning og bistand til lederne 2. Bistand til organisatorisk arbeid/utvikling (systemisk tilnærming) 3. Aktivt å bidra til å utarbeide handlingsplan for bruk av BHT 4. Bistand til lederne når det gjelder oppfølging/veiledning av ansatte/grupper 5. Forebyggende arbeid og nærværs-/sykefraværsarbeid Beskrivelse av hvordan kravet oppfylles 6. Kriseberedskap/kriseteam Ønsket: Livsstil, livsmestring og helse Jobbmestring Stressmestring Opplæring og vedlikehold av kunnskap om bruk av hjertestarter Annet 9
Bilag 2 forts.: Leverandørens løsningsspesifikasjon Bedriftshelsetjenester Organisering av tjenesten: Krav 1. Grunnleggende krav til leverandøren 2. Tverrfaglighet Beskrivelse av hvordan kravet oppfylles 3. Kvalitet 4. Etikk 5. Handlingsplan, samarbeid og tilgjengelighet 6. Kriseberedskapshåndtering 7. Forebyggingsperspektivet på systemnivå og individnivå 8. Undervisning og rådgivning 9. Arbeidsmedisinsk bistand 10. Sykefraværsoppfølging 11. Håndtering av henvendelser Gjennomføringsevne: Krav: 1. Beskrivelse av leveranse og organisering av kontrakten 2. Implementering Beskrivelse av hvordan kravet oppfylles 3. Kundeservice 10
Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser Bedriftshelsetjenester 1 PRISER OG BETALINGSPLAN Priser skal oppgis eksklusiv merverdiavgift. 1.1.1 Prismodell Prisene skal være timepris på bruk av fagpersonell. Prisene skal kunne indeksreguleres i avtaleperioden etter KPI, første gang juni 2017 med utgangspunkt i KPI juni 2016. I evalueringen vil pris på de ulike fagtjenestene bli multiplisert med et forventet forbruk av timer. Pris oppgis i NOK. eksklusiv merverdiavgift, men inklusiv alle kostnader vedrørende medarbeidere og reise. Prisene er inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med gjennomføring av leveransene, herunder også utgifter til parkering, bompassering, drivstoff m.m. Hvordan timepriser blir registrert og fakturert skal fremgå i tilbudet, f.eks. påbegynt 15 min, ½ time eller første hele time. Priser for tjenestene føres i følgende skjema: Fordeling av forbruk i % er kun et estimat for tilbudet og er ikke bindende for oppdragsgiver i det videre HMS arbeidet. Pris per time oppfølging: Fordeling i % (ca.) NOK Lege 2 Sykepleier 5 Ergoterapeut 6 Fysioterapeut 10 Psykolog 34 Jordmor 2 Yrkeshygieniker 6 HMS rådgiver 35 BETALING OG FAKTURERING Betaling skjer i henhold til rammeavtalens punkt 5. 2 INNFØRING AV ELEKTRONISK FAKTURA Dersom NAV innfører bruk av elektronisk faktura plikter Leverandøren etter nærmere avtale å kunne tilby dette innen 4 måneder etter at NAV har stilt krav om dette. 11
3 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering. Bilag 4: Administrative bestemmelser og avropsskjema Bedriftshelsetjenester 1 GENERELT OM SAMHANDLING MELLOM KUNDEN OG LEVERANDØREN Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst 2 EVT. SAMARBEID MED TREDJEPART Evt. beskrivelse utover det som følger av generell avtaletekst, ref. punkt 4.1.3 3 ANGIVELSE AV UNDERLEVERANDØRER Her skal leverandøren angi eventuelle underleverandører, jf rammeavtalens punkt 4.1.2 og hvilke tjenester de er tiltenkt å utføre. 4 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering. 5 AVROPSSKJEMA Henvisningsbrev fra NAV s saksbehandlersystem vil benyttes som avropsskjema. Avrop i form av henvisningsbrev gjøres mot inngått rammeavtale mellom NAV og den enkelte leverandør. Betingelsene i rammeavtalen gjelder for leveransen, med mindre annet uttrykkelig går frem av dette avropet. 12
Bilag 5: Forbehold til kontraktsvilkårene Bedriftshelsetjeneste FORBEHOLD TIL KONTRAKTSVILKÅRENE Leverandørens forbehold til kontraktsvilkårene i del II (Avtalen) skal beskrives klart og utvetydelig i tabellen. Aktuelt punkt i avtalen Kontraktsvilkåret man har forbehold til (skriv inn kontraktsvilkåret) Skriv hvilket kontraktsvilkår som ønskes alternativt, hvis relevant Begrunnelse for forbeholdet Prissetting av forbeholdet, (totalsum) Utdypende beregning av prissettingen 13
Bilag 6: Endringer etter avtaleinngåelsen - Oppfølging DOKUMENTASJON AV ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2). MAL FOR ENDRING TIL RAMMEAVTALEN Endring nr XX til Rammeavtale om [xxxxxxxxxxxxx] mellom [NAV enhet] og [Leverandør], signert [dato] Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor. Beskrivelse av endringen: Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett. For [NAV enhet] Dato: Sign: For [Leverandør] Dato: Sign: Navn: Navn: 14
Bilag 7: Databehandleravtale Avtale om (sett inn navn på oppdraget) Databehandleravtale I henhold til personopplysningslovens 15, jf. 13 og personopplysningsforskriftens kapittel 2 mellom Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) (behandlingsansvarlig) og (Virksomhetens navn) (databehandler) Denne avtalen er utferdiget i 2 to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Sted/dato, 15
For NAV Sign.: (tittel) For (sett inn navn på virksomhet) Sign.: (tittel) 16
1. Avtalens parter Avtalen inngås mellom behandlingsansvarlig Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) og (navn på avtalepart) som databehandler for NAV. (navn på avtalepart) er heretter kalt databehandler i avtalen. Behandlingsansvarlig er definert i personopplysningsloven 2 nr. 4 som den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Databehandler er definert som den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige, jf. personopplysningsloven 2 nr. 5. 2. Hensikten med avtalen Avtalens hensikt er å regulere rettigheter og plikter etter lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer databehandlers bruk av personopplysninger på vegne av NAV, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller kombinasjoner av disse. 3. Formål og behandling av personopplysninger Databehandler kan bare behandle personopplysningen i henhold til de formål som er bestemt av NAV og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtalen. (Punktet MÅ fylles ut. Gi en klar og tydelig beskrivelse av hva denne avtalen skal dekke og hvilke oppgaver databehandler skal utføre på vegne av NAV. Sett inn beskrivelse av: Hva omfattes av oppdraget/ oppgaven/tjenesten. Angi grunnen for oppdraget/ hva er formålet. Beskriv hvilken bruk/oppgaver/behandling databehandler skal utføre på vegne av NAV. Angi hvilke type opplysninger som databehandler skal bruke (for eksempel sensitive personopplysninger). 4. Databehandlers plikter Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven med forskrift, herunder særlig personopplysningsloven 13 15 med forskrift. Databehandler skal sikre at all behandling av personopplysninger som er omfattet av denne avtalen utføres i samsvar med akseptabelt risikonivå definert av NAV og i samsvar med risikovurdering utført av databehandler, jf. personopplysningsforskriften 2-4. Det forutsettes at databehandler har definert sikkerhetsmål, -strategi, -organisering og ansvar i samsvar med personopplysningsloven og at dette følges opp i et internkontrollsystem. Databehandler plikter å gi NAV tilgang til sin sikkerhetsdokumentasjon, og bistå slik at NAV kan ivareta sitt eget ansvar etter lov og forskrift. 17
Databehandler har ikke anledning til å behandle opplysningene på annen måte enn det som er skriftlig angitt i denne avtalen. Databehandler plikter å sørge for att samtlige personer hos seg som gis tilgang til personopplysninger som behandles på vegne av NAV, er kjent med denne avtalen og er underlagt avtalens bestemmelser. 5. Krav til informasjonssikkerhet Databehandler skal skille personopplysninger mottatt fra NAV isolert fra databehandlers øvrige informasjonssystem. Dette medfører at databehandler skal ha en tilfredsstillende teknisk og fysisk sikring på den løsningen som benyttes. Databehandler skal ha et regime for autorisasjon og tilgangskontroll i forhold til systemer som behandler data og informasjon fra NAV. Kun ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne, og som har tjenstlig behov for tilgang til personopplysningene kan gis slik tilgang. Databehandler skal årlig revidere autorisasjoner og tilganger, for å sikre at kun autoriserte har hatt tilgang, og at tilgangskontrollen er tilstrekkelig og korrekt. NAV kan til enhver tid kreve den tilgang til informasjon og den adgang til områder og utstyr hos databehandler som er nødvendig for å forsikre seg om at databehandler oppfyller vilkårene i avtalen herunder gjennom sikkerhetsrevisjoner forsikre seg om at sikkerhetsbestemmelsene i personopplysningsloven med forskrift er oppfylt. NAV kan benytte en tredjepart for gjennomføring av revisjoner. Databehandler er ansvarlig for å gjennomføre jevnlige (årlige) revisjoner av virksomheten, slik det kreves i personopplysningsforskriften kapittel 2. Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler varsler NAV om hendelser som bryter med eller kan bryte med personvernet eller på annen måte tilgjengeliggjør personopplysninger for uautoriserte. Feil eller mangler skal umiddelbart meldes til NAV som behandlingsansvarlig. Databehandler skal ha klare rutiner for logging av feil og avvik som er av betydning for NAV og som er omfattet av denne avtalen. Dersom det avdekkes slike feil eller avvik, skal databehandler så snart som mulig varsle NAV om dette. Databehandler skal i et slikt tilfelle straks igangsette tiltak for å minimere mulig skade for NAV. Informasjon om hendelser skal loggføres av databehandler og framlegges på forespørsel eller i avtalte møter med NAV. I forhold til hendelser skal tiltaksplaner og gjennomføring av tiltakene også loggføres og fremvises. I utgangspunktet skal denne varslingen foregå mellom kontaktperson i NAV og kontaktperson hos databehandler, se avtalens punkt 12. NAV har, med mindre annet er avtalt eller følger av lov, rett til tilgang til og innsyn i personopplysningene som behandles og systemene som benyttes til dette formål. Databehandler plikter å gi nødvendig bistand til dette. 6. Taushetsplikt Databehandlers ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne, har taushetsplikt om informasjon og personopplysninger som vedkommende får tilgang til i henhold til denne avtalen. Ansatte og andre som opptrer på databehandlers vegne skal undertegne taushetserklæring. Taushetsplikten omfatter også kravene i lov om arbeids- og velferdsforvaltningen 7 og lov 18
om sosiale tjenester i NAV 44. Det vil si at taushetsplikten også gjelder opplysninger om fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bosted og arbeidssted, i tillegg til generell taushetsplikt etter forvaltningsloven 13-13e. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. Ansatte og andre som fratrer sin tjeneste hos databehandler skal pålegges taushet også etter fratredelse om forhold som nevnt ovenfor. Dersom en del av databehandleroppdraget omfatter utlevering av adresseinformasjon til andre, så skal graderte adresser (adressesperre med kode 6 og 7 i folkeregisteret) ikke utleveres. 7. Bruk av underleverandør Dersom databehandler engasjerer underleverandør til å utføre tjenester som følger av denne avtalen, er databehandler fullt ansvarlig for utførelsen av disse tjenestene på samme måte som om databehandleren selv stod for utførelsen. Eventuell bruk av underleverandører, eller andre som ikke normalt er ansatt hos databehandler, skal skriftlig godkjennes av NAV som behandlingsansvarlig før behandling av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler utfører oppdrag der behandling av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med databehandlers avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 8. Avtalens varighet og ikrafttredelse Avtalen trer i kraft fra den dato avtalen undertegnes og varer til (sett inn dato). Ved brudd på denne avtale og eller personopplysningsloven med tilhørende forskrift kan NAV pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Avtalen kan sies opp av begge parter med en gjensidig frist på (sett inn frist). 9. Ved opphør Ved opphør av denne avtalen plikter databehandler å tilbakelevere alle personopplysninger som er mottatt på vegne av den behandlingsansvarlige og som omfattes av denne avtalen. Med mindre annet er avtalt mellom NAV og databehandler, skal databehandler slette eller forsvarlig destruere alle dokumenter og elektroniske data lagret på medium som databehandler måtte besitte i egenskap av å være databehandler. Dette gjelder også for eventuelle sikkerhetskopier. Databehandler skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør. 10. Endringshåndtering Ved endringer i lover, forskrifter, eventuelt konsesjonsvilkår og lignende med relevans for avtalen, skal det vurderes om avtalen må revideres. 19
Tekniske eller andre sikkerhetsmessige endringer kan medføre at avtalen må endres. Dette vurderes fortløpende av partene i avtalen. Slike endringer skal varsles den andre part uten ugrunnet opphold. Endringer av avtalen skal avtales skriftlig og legges ved som bilag til avtalen. 11. Lovvalg og verneting Avtalen er underlagt norsk rett og partene vedtar (navn på verneting) som verneting. Dette gjelder også etter opphør av avtalen. 12. Kontaktpersoner Alle meddelelser som gis etter denne avtalen skal være skriftlig og adressert til følgende kontaktpersoner: Kontaktperson hos NAV: Navn: (sett inn navn) Telefon: (sett inn telefonnummer) E-post: navn.navn@nav.no Kontaktperson hos databehandler: Navn: (sett inn navn) Telefon: (sett inn telefonnummer) E-post: [sett inn e-post] 20