Erfaringer fra Sør-Innherad prosti midlertidig organisasjonsforsøk 2003-2013 1 Sammendrag Sør-Innherad kirkelige fellesråd www.sikirken.no omfatter Sør-Innherad prosti i Nidaros bispedømme. Prostiet dekker de tre kommunene Verdal, Levanger og Frosta med til sammen ca. 36000 innbyggere. Kommunene har flere tettsteder, og de består av til sammen 12 sokn med variert tilbud innen menighetsarbeid, trosopplæring, kirkemusikk og diakoni. 1.1 Kort om historiske fakta om organisasjonsforsøket 2002-2013 2002 Forprosjekt ble gjennomført mellom Frosta menighetsråd, Levanger fellesråd og Verdal fellesråd. Endelig målsetting: Etablering av ett fellesråd for prostiet. 2003 Etablering av midlertidig organisasjonsforsøk. Søknad til Kultur- og kirkedepartementet om dispensasjon i h.t. Kirkeloven 5 for å: a. Etablere felles administrasjonsutvalg b. Foreta delegering ut av egen organisasjon. Søknaden ble innvilget 2003-2013 Etablering av en arbeidsgiver og en felles organisasjon på rådssiden. Utvikling av en felles organisasjonskultur for alle rådstilsatte. Tilsetting av alle ansatte i en organisasjon. Avvikling av tidligere organisasjonsmodell. 1.2 Status for sammenslåing i dag I medhold av Kirkelovens 5 tredje ledd har Det kongelige fornyings-, administrasjons- og kirkedepartement godkjent at forsøket med ett kirkelig fellesråd for kommunene Frosta, Levanger og Verdal etableres som en fast ordning med virkning fra 1. januar 2014. 1.3 De tre mest positive resultatene med sammenslåingen a. Kulturforståelsen har blitt endret. Forsøket har bidratt til å se oss selv mer som èn virksomhet på tvers av råd-/embete- strukturen. b. Den faglige kompetansen og samarbeidet er styrket og mer robust innen fagene: diakoni, kirkemusikk, trosopplæring, administrasjon og drift. c. Det er blitt mulig å utøve en mer aktiv arbeidsgiverpolitikk gjennom at en har fått en større samlet organisasjon. Arbeidsgiverrollen er blitt mer profesjonell. 1.4 De tre mest negative resultatene med sammenslåingen a. En større enhet har skapt større avstand mellom beslutningstakerne, som sitter i fellesrådet, og menighetene hvor vedtakene får virkning. 1
b. Menighetene og de ansatte har krav om å bli mer profesjonaliserte, samtidig som enkelte stillinger og roller forsvinner og erstattes av flere frivillige. Frivillige, som ofte hentes fra et allerede hardt belastet menighetsråd. c. Prosessen med sammenslåing til ett fellesråd har vært unødvendig lang i tid, noe som har medført dårlig kommunikasjon mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og rådsmedlemmer i enkelte områder. De involverte er i mange sammenhenger spilt ut mot hverandre. 2 Bakgrunn 2.1 Forprosjekt Det ble i 2002 gjennomført et forprosjekt med henblikk på å avklare målsettinger og fremdrift for et utstrakt organisert samarbeid mellom Frosta menighetsråd, Levanger kirkelige fellesråd og Verdal kirkelige fellesråd. Forprosjektet endte opp med vedtak om endelig målsetting og delmålsettinger for prosjektet. 2.2 Endelig målsetting for prosjektet Etablering av ett fellesråd for Sør-Innherad prosti. 2.3 Delmålsettinger for prosjekt a. En lokal kirkelig virksomhet som er medlems- og formålsorientert. b. En grasrotkultur med lokal frihet og styring av ressurser og virksomhet. c. Mer kirkelig tjenesteproduksjon og mindre administrasjon. d. En profesjonell arbeidsgiver som rekrutterer, utvikler og beholder kompetente medarbeidere. e. Kirkelige enheter som er ressursmessig ansvarlige og effektive. 2.4 Søknad til Kultur- og kirkedepartementet For å kunne gjennomføre dette fra 01.01.2003 ble det sendt søknad til Kultur- og Kirkedepartementet om dispensasjon i h.t. Kirkeloven 5 for å: c. Etablere felles administrasjonsutvalg d. Foreta delegering ut av egen organisasjon. Søknaden ble innvilget, og den videre utvikling i samarbeidsprosjektet er beskrevet videre. 3 Utvikling av prosjektet 3.1 Tiltak for perioden 2003 2007 i. Etablering av felles administrasjonsutvalg og forhandlingsutvalg. ii. Arbeidsdeling mellom kirkevergene: i. Kirkevergen i Levanger skulle fungere som bygg- og anleggsleder for prostiet. ii. Kirkevergen i Frosta skulle fungere som personalleder for prostiet. iii. Kirkevergen i Verdal skulle fungere som økonomileder for prostiet. iii. Felles regnskapsordning. 2
Punktene a. og b. ble gjennomført, men punkt c. ble kun delvis gjennomført. Regnskapene ble ført på et sted, men en fortsatte med tre organisasjonsnummer, førte de samme antall regnskaper; samtidig som en førte et «fiktivt» regnskap på et overordnet nivå for Sør-Innherad prosti. Ved utgangen av 2007 ble det skrevet en erfaringsrapport om prosjektet. Rapporten ble skrevet av kirkevergen, og på bakgrunn av mange positive sider; så var anbefalingen å videreføre prosjektet. 3.2 Tiltak for perioden 2007-2013 a. Rollene som daglig leder ble gjeninnført for de tre områdene Levanger, Frosta og Verdal i løpet av 2007/2008. b. Det ble i 2011 innført linjeledere for fagområdene: drift av kirker og kirkegårder, trosopplæring, kirkemusikk og diakoni. c. Det ble høsten 2012 etablert et felles Lederforum for ansatte i prostiet. Her sitter linjelederne for hvert fagområde, kirkeverge, prosten og en prest i forumet. Hensikten er gjennomføre en helhetlig og tverrfaglig ledelse og styring av alle aktiviteter i prostiet for å oppnå felles visjon og mål for Dnk. c. De tre «fellesrådene» hadde ved utgangen av 2012 et samlet akkumulert underskudd på kr. 3,6 millioner. Akkumulert underskudd 2 008 2 009 2 010 2 011 2 012 Frosta -700 810-774 275-585 383-531 336-636 550 Levanger -1 087 793-1 087 793-1 241 287-1 413 714-1 603 533 Verdal -277 141-196 060-738 302-1 051 195-1 375 083 Sum: -2 065 744-2 058 128-2 564 972-2 996 245-3 615 166 Det ble startet en prosess for å få budsjett og regnskap i balanse, som resulterte i nedbemanning i 2013. Antall årsverk (ÅV) ble redusert fra 29,6 ÅV til 26,3 ÅV ved utgangen av 2013 reduksjon med 3,3 ÅV. Reduksjon av ÅV er utelukkende tatt innenfor ledelse, administrasjon og drift for å spare de utadrettede virksomhetene i kirken. Alle stillingene som daglig leder ble avviklet. Rollen som linjeleder ble styrket. d. De ansatte hadde fortsatt tre arbeidsgivere, og de ansatte var ansatt i tre forskjellige områder frem til 1. juli 2013. Det ble skrevet og drøftet nye stillingsbeskrivelser for alle ansatte, og det ble etablert en felles arbeidsgiver Sør-Innherad kirkelige fellesråd med et felles tjenestedistrikt Sør-Innherad prosti. e. Det ble vedtatt i mars 2013 å endre navnet fra Sør-Innherad prostistyre til Sør-Innherad kirkelige fellesråd. f. Sør-Innherad kirkelige fellesråd har satt ut regnskapsfunksjonene til Falstad regnskapsservice fra 1. november 2013. 3
g. Det ble sendt en søknad til departementet høsten 2013 om å få etablert en felles organisasjon Sør-Innherad kirkelige fellesråd, slik at det midlertidige organisasjonsforsøket kunne bli permanent fra og med 1. januar 2014. Søknaden ble innvilget medio desember 2013. 3.3 Fordeler og ulemper med innføring av ett fellesråd for tre kommuner 12 sokn Fordeler og ulemper med prosjektet må ses i lys av det ståsted den enkelte har. I hovedsak må en se dette fra to sider: I. Rådssiden II. Embetssiden. Vi har valgt å se dette hovedsakelig fra rådssiden. 3.3.1 Fordeler på rådssiden Kulturforståelsen har blitt endret. Forsøket har bidratt til å se oss selv mer som èn virksomhet på tvers av råd-/embete- strukturen. Det er utviklet en samlet og riktig dimensjonert ledelse og administrasjon for de samarbeidende rådene. Det er etablert felles rutiner for ansettelser, vikariater, bruk av IT, regnskap, budsjetter, planarbeid, IT, post m.m. Det er oppnådd en innsparing på fire årsverk innen administrasjon og drift i den samlede fellesrådsadministrasjonen. Det har samtidig blitt etablert ca. fire nye årsverk innen trosopplæring et satsningsområde for Dnk. Det er etablert gode rutiner for samarbeid mellom ansatte og ledelse. Det er blitt mulig å utøve en mer aktiv arbeidsgiverpolitikk gjennom at en har fått en større samlet organisasjon. Arbeidsgiverrollen er blitt mer profesjonell. Det er oppnådd mer fleksibel bruk av arbeidskraft og utstyr som kommer helheten i prostiet til gode. Det er oppnådd forbedringer i arbeidsmiljøet. Det er etablert et felles Arbeidmiljøutvalg for embets- og rådssiden. Det er etablert en samlet og enhetlig folkevalgt styringsstruktur for de kirkelige rådene i prostiet. Det er åpen dialog og godt tverrfaglig samarbeid mellom tjenestelinjene embets- og rådssiden. Den faglige kompetansen og samarbeidet er styrket og mer robust innen fagene: diakoni, kirkemusikk, trosopplæring, administrasjon og drift. Det er i ferd med å etableres en ordning for enhetlig økonomi på rådssiden gjennom felles avtaler med kommunene. 4
Det er oppnådd heving av kvalitet og omfang på vedlikehold av kirker og kirkegårder. Det er etablert fora for løpende kontakt mellom menighetsrådene og fellesrådet. 3.3.2 Ulemper på rådssiden En større enhet har skapt større avstand mellom beslutningstakerne, som sitter i fellesrådet, og menighetene hvor vedtakene får virkning. Mindre fokus på den enkelte ansatte innen hvert område tidligere stabsmøter er erstattet med områdemøter. Ingen har «ansvar» for lokal koordinering. Menigheten savner daglig leder, som hadde ansvar for oppfølging av saker og referater i det enkelte menighetsråd. De føler de ikke før nødvendig administrativ støtte til saksforberedelser, arkivering, referatskriving m.m. Menighetsrådenes representanter «slites ut» av krav om høringer, mulig effektivisering, endringsprosesser og mange «tunge» saker. Samtidig som de har krav til regnskap, arkivering og generelt administrativt organisasjonsarbeid, som gir «liten merverdi» for menigheten. De ansatte i kirken har fått et større tjenestedistrikt, og lokal tilhørighet til den enkelte kirke blir erstattet av «et større perspektiv» på kirka som en stor organisasjon. Menighetene og de ansatte har krav om å bli mer profesjonaliserte, samtidig som enkelte stillinger og roller forsvinner og erstattes av flere frivillige. Frivillige, som ofte hentes fra et allerede hardt belastet menighetsråd. Kompleks og noe komplisert budsjett prosess med tildeling fra tre kommuner, samt bispedømmerådet. Dette krever stor vilje og evne til kompromisser fra alle berørte parter i budsjett og regnskapsprosessene. Prosessen med sammenslåing til ett fellesråd har vært unødvendig lang i tid, noe som har medført dårlig kommunikasjon mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og rådsmedlemmer i enkelte områder. De involverte er i mange sammenhenger spilt ut mot hverandre. 4 Videre utvikling av økonomien Det er et overordnet mål for fellesrådet å få tildelte ressurser i balanse med regnskapet for hvert år. Når dette så ikke har vært tilfelle for de senere seks års forbruk, så har kommunene uttalt at de ikke vil tildele mer enn en flat vekst på 3 % fra foregående års budsjett. Når vi oppnår en balanse mellom budsjett og regnskap har kommunene sagt de er villige til å se på en hjelp for å få dekket det akkumulerte underskuddet. Mer enn 70 % av fellesrådets totale budsjett går til lønn hvert år. Med en årlig lønns- og prisvekst over 3 %, så vil vi få et underskudd hvert år. I hovedsak har fellesrådet to muligheter for å få budsjettet i balanse, og det er: å minske aktiviteten eller ta ned forbruk av lønn. 5
På lang sikt er dette en stor utfordring for vår organisasjon, og vi er derfor nødt til å se på fremtidige tiltak for kirken som en helhetlig virksomhet. 5 Videre utvikling av organisasjonen Sør-Innherad kirkelige fellesråd vil forsøke å videreutvikle organisasjonen for det beste for menigheten i prostiet, og det er allerede startet drøftinger for å utvikle en felles identitet og tilhørighet innen kirken i vårt område. Det vil i videre utvikling av Dnk som et kristent luthersk trossamfunn med fokus på kjernevirksomhet for oss. 5.1 Områdemøter Det er fra januar 2014 innført områdemøter i prostiet etter de fire gamle prestegjeldsgrensene: i. Frosta og Åsen ii. iii. iv. Alstadhaug, Ekne og Markabygda Levanger, Okkenhaug og Ytterøy Stiklestad, Vinne, Vuku og Vera. Hensikten med møtene er å ha fokus på de utadrettede virksomhetene. Fokus på områdemøtene er gjennomføring og aktiviteter innen de utadrettede virksomhetene: gudstjenester, diakoni, trosopplæring og kirkemusikk. Det leveres referat fra hvert møte, som kan føre til saker for Lederforum. Møtene blir ledet av en sokneprest i hvert område (dvs. fra en annen arbeidsgiverlinje). Deltakere er ansatte og frivillige i hvert område innen prestetjeneste, diakoni, musikk og trosopplæring. 5.2 Vurdering av antall sokn i prostiet Bispedømmerådet i Nidaros har i et eget skriv bedt om at soknene og fellesrådet gjør en vurdering av antall sokneråd, og eventuelt ser på mulighetene for å redusere antall sokneråd med tanke på Kirkevalget 2015. Soknerådene har fått skrivet til høring, og det kan her ses på muligheter om prostiet kan redusere antall sokn fra 12 til fire. Slik at de nye soknegrensene omfatter de «naturlige grensene for samarbeid», som allerede er etablert bl.a. for trosopplæringsutvalg og noen diakonater. Det vil kanskje være mulig å bruke de samme områdene, som er beskrevet i pkt. 4.2. En forutsetter videre at det blir opprettholdt et utvalg for hver menighet innenfor de «nye soknene». Tidsplan for en beslutning kan være klar høsten 2014. 5.3 Vurdering av overføring av begravelsesmyndigheten Stålsett-utvalgets innstilling ga en anbefaling på at kommunene overtar ansvaret for samfunnsoppgaven gravferdsmyndighet på vegne av alle livs- og trossamfunn. Denne saken er drøftet i Lederforum, og det vil bli saksbehandlet for fremleggelse til fellesrådet og kommunene. 6
Dersom kirken skal fokusere på fokusområdene: gudstjeneste, diakoni, trosopplæring og kirkemusikk, vil det være naturlig at en ser på mulighetene for å overføre begravelsesmyndigheten og stell ev gravplassene til en gravferdsetat i kommunene; eventuelt til en felles gravferdsetat drevet som et Inter-kommunalt selskap (IKS). Tidsplan for en beslutning kan være klar 2015/2016. 7